Bedrijfsplan FUMO EINDCONCEPT 1.0

Transcriptie

1 Agendapunt 11 Bijlage 16 Bedrijfsplan FUMO EINDCONCEPT 1.0 Opdrachtgever : Dagelijks Bestuur / Directeur FUMO Kernteam : Nico Kistemaker (projectleider), Ellen Kools, Sietske Tjepkema, Lennard Kloosterman, Henk van Kessel (NC Advies) Datum : 9 november 2015 Ons kenmerk : P1420/hk Status : EINDCONCEPT Versie : 1.0

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Doel geactualiseerde Bedrijfsplan Status Leeswijzer... 6 Deel A: Doorontwikkeling FUMO Uitgangspunten Bedrijfsplan 2012: start FUMO Doel bedrijfsplan Samenwerkingsovereenkomst Takenpakket FUMO Bedrijfsmatige uitgangspunten Bedrijfsplan Uitgangssituatie geactualiseerd bedrijfsplan Onderzoeksopdracht Deloitte Algehele conclusie Het takenpakket van de FUMO De gehanteerde uitgangspunten/normen voor de FUMO De formatie voor het primaire proces, de overhead en de bedrijfsvoering De uitgangspunten voor te behalen efficiëntie en kwaliteit binnen Fryslân De financiële vertaling van de uitgangspunten Vergelijking andere omgevingsdiensten Externe ontwikkelingen Mogelijke wijzigingen in wet- en regelgeving Gemeentelijke takenfusies Geactualiseerde ambitie, visie en missie FUMO Ambitie Missie, visie en strategie Kernwaarden en speerpunten FUMO Ontwikkelscenario s Doorontwikkeling FUMO Noodzaak doorontwikkeling Kern doorontwikkeling Uitgangspunten doorontwikkeling Verhogen productiviteit en declarabiliteit Analyse Deloitte Productiviteit en declarabiliteit: twee verschillende begrippen Terugbrengen omvang niet declarabele uren in de primaire formatie Verhogen productiviteit Werken op basis van een risicobenadering Risicobenadering is geen nieuw fenomeen Contouren risicobenadering / 57 -

3 5.5.3 Risicobenadering als basis voor de programmering Keuzes risicobenadering zijn zaak van het bevoegd gezag Gezamenlijk uitwerken risicobenadering Inrichtingsgebonden basistakenpakket Niet inrichtingsgebonden basistakenpakket Professionaliseren van een kennisintensieve en innovatieve organisatie Het verstevigen van de samenwerking en de interactie met de deelnemers.. 28 Deel B: De organisatorische en bedrijfsmatige uitwerking Organisatie Kaders FUMO Bestuurlijke aansturing Bestuur FUMO Positie en rol eigenaren FUMO Bevoegdheden en mandaten De FUMO-organisatie Aansturing organisatie Hoofdstructuur organisatie Takenpakket van de FUMO Frontoffice Accountmanagement Acquisitie Kwaliteitsmanagement en -beheer Strategisch adviseur Bedrijfsjurist Cultuur Overlegstructuur en communicatie intern Medezeggenschap Terugkoppelingen Directie Overlegstructuur samenwerking met deelnemers Overige externe overlegstructuren en samenwerkingsvormen Bedrijfsvoering en planning en control Kaders voor de bedrijfsvoering FUMO Planning en Control Bedrijfsplan Programmabegroting en meerjarenraming Verantwoordingstructuur Dienstverleningsovereenkomsten (DVO s) Leefomgeving Informatie Systeem (LIS): de nieuwe VTH-applicatie Uit te wisselen informatie Leefomgeving Informatie Systeem (LIS) Zaaktypencatalogus Producten- en dienstencatalogus (PDC) Overige applicaties en meetsystemen Digitale archivering Contracten voor inhuur Inhuur bij de provincie Fryslân / 57 -

4 7.5.2 Inhuur huisvesting bij de gemeente Leeuwarden Overige voorzieningen en faciliteiten Mensen en HRM-beleid Rechtspositie en sociaal statuut Rechtspositie Functioneren en beoordelen Functies Functiewaardering Functioneringsgesprekken en eventueel beoordeling Opleiden en ontwikkelen Persoonlijk ontwikkelingsplan Mobiliteit Werving en selectie Flexpool Arbobeleid Arbobeleid Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) Verzuimbeleid en begeleiding Klachtenregeling Financiële aspecten doorontwikkeling Begrotingsontwikkeling Tariefstelling Integraal uurtarief Ontkoppelen implementatiekosten van het uurtarief Tariefdifferentiatie Efficiencykorting Eigen formatie overhead Nacalculatie Bijlagen Bijlage 1: Jaarprogramma 2016 voor de ontwikkelopgaven Bijlage 2: Overzicht ontwikkelopgaven voor de FUMO Bijlage 3: Fryske norm / 57 -

5 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt het bedrijfsplan van de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (hierna: FUMO). De FUMO is de organisatie waarin de provincie Fryslân, het Wetterskip Fryslân en de Friese gemeenten de krachten bundelen bij de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving en specialistisch advies op het gebied van het omgevingsrecht. Dit Bedrijfsplan FUMO is een actualisatie van het bedrijfsplan op hoofdlijnen uit 2012, zoals dat bij de start van FUMO in 2012 is opgesteld. Dat plan was gericht op het operationeel krijgen en uitlijnen van de FUMO als nieuwe uitvoeringsorganisatie voor de omgevingstaken in Fryslân. Op verzoek van het Algemeen Bestuur is Deloitte nauw betrokken bij de totstandkoming van het bedrijfsplan Hen is gevraagd een analyse te maken van de verschillen tussen de uitgangspunten van het bedrijfsplan van de FUMO uit 2012 en de actuele situatie bij de FUMO ten tijde van het opstellen van het geactualiseerde bedrijfsplan De uitkomsten van het onderzoek vormen een belangrijke bouwsteen voor dit bedrijfsplan. De belangrijkste bevindingen en conclusies uit dit onderzoek zijn voorafgaand aan dit bedrijfsplan aangeboden aan de deelnemers en zijn in paragraaf 3.1 van dit plan beknopt weergegeven. 1.2 Doel geactualiseerde Bedrijfsplan Het geactualiseerde Bedrijfsplan vormt de basis voor de verdere doorontwikkeling en professionalisering van de FUMO. Een doorontwikkeling die door de deelnemers meerdere keren is bepleit. Het is een strategisch plan, waarin op basis van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de FUMO is vastgelegd hoe de FUMO zich doorontwikkelt tot een robuuste uitvoeringsorganisatie en hoe enkele fundamentele dilemma s die zich vanuit de start van de FUMO manifesteren worden opgepakt. Het plan gaat in op de vier centrale ontwikkelopgaven voor de FUMO: 1. Het verhogen van de productiviteit en declarabiliteit 2. Het werken op basis een risicobenadering Tactisch niveau: Organisatie en Bedrijfsvoeri ng Strategisch niveau: Visie en Ambitie Doorontwikkeling FUMO 3. Het verder professionaliseren van een kennisintensieve en innovatieve organisatie 4. Het verstevigen van de samenwerking en de interactie met de deelnemers Operationeel niveau: Productie en Dienstverleni ng De FUMO verricht haar dienstverlening transparant binnen de bestuurlijke kaders die zij vanuit de deelnemers krijgt aangereikt en die zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling. Het plan kent een nauwe samenhang met de producten die in het kader van de PC-cyclus jaarlijks worden opgesteld: programmabegroting, meerjarenraming en jaarstukken (zie hoofdstuk 7). De begroting en meerjarenraming bieden zicht op de financiële uitgaven en de inkomsten van de FUMO c.q. de inbreng van de deelnemers. De begroting bevat de concretisering op het niveau van de omvang en bijdrage per deelnemer. De inbreng van de deelnemers is gebaseerd op de afspraken die hierover langjarig met de deelnemers zijn gemaakt en vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten (DVO s). Acties volgend uit dit bedrijfsplan zullen in de programmabegroting en meerjarenraming een plek krijgen. Aan het bedrijfsplan wordt jaarlijks een actieprogramma gekoppeld. De doorontwikkeling van de FUMO wordt in samenwerking met de deelnemers verder uitgewerkt en verfijnd. De FUMO zal op basis van dit bedrijfsplan tot een nadere uitwerking voor de organisatie komen. Intern de FUMO krijgt dit bedrijfsplan een nadere uitwerking in de organisatieontwikkeling, de - 5 / 57 -

6 verdere stroomlijning van de bedrijfsvoering en een nog in te richten systematiek van afdelings- en/of teamplannen. De FUMO wil met dit plan de dienstverlening en de bedrijfsvoering zo in te richten dat producten en diensten efficiënt en klantgericht worden geleverd. FUMO beoogt verder te bouwen aan een uitvoeringsorganisatie die het vertrouwen geniet van haar deelnemers en (deels) in mandaat van de deelnemers de aan haar opgedragen omgevingstaken uitvoert. Daarbij wordt zorg gedragen voor een efficiënte en doelmatige informatie-uitwisseling op zaak(dossier)niveau tussen de deelnemers en de FUMO. Het plan gaat uit van een risicobenadering voor het realiseren van de aan de FUMO opgedragen producten en diensten uit het basistakenpakket. De FUMO werkt op basis van dit plan aan het verhogen van de productie, het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en het versterken van de samenwerking tussen de FUMO, de deelnemers en de partners. Dit gemeenschappelijk doel vraagt om inspanningen aan de zijde van zowel de FUMO, als de deelnemers. 1.3 Status Het bedrijfsplan is na vaststelling een kaderstellend document voor de directie van de FUMO, die is belast met de verdere implementatie en uitwerking van het bedrijfsplan en de daarin opgenomen ontwikkelopgaven. Gegeven het voortschrijdende karakter van de ontwikkelopgaven wordt het plan jaarlijks in samenhang met de begroting waar nodig geactualiseerd. Een keer in de vier jaar wordt het plan integraal herzien. Het Bedrijfsplan FUMO is in samenspraak met bestuur, directeur, management, ondernemingsraad en medewerkers opgesteld. Intern FUMO is de voortgang tussentijds besproken met de directeur, het management en de ondernemingsraad en is het plan in concept gepresenteerd aan de medewerkers. Op meerdere momenten in het proces is teruggekoppeld en overleg gevoerd met de deelnemers. Tussentijds zijn er presentaties over de doorontwikkeling en actualisatie gehouden bij het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur, het directeurenplatform (als klankbord), de secretarissenkring, het controllersoverleg en het opdrachtgeversoverleg (OGO). De besturen van de deelnemers zijn, voorafgaande aan de besluitvorming op het bedrijfsplan, over de inhoud ervan geïnformeerd tijdens vier regionale informatiebijeenkomsten. 1.4 Leeswijzer Het bedrijfsplan start met de aanleiding voor de actualisatie en de wijze waarop daaraan invulling en uitwerking wordt gegeven. Deel A gaat in op de doorontwikkeling van de FUMO. In deel B van het plan staat de organisatorische en bedrijfsmatige uitwerking. Een overzicht van de ontwikkelopgaven waaraan FUMO de komende vier jaar werkt staat in bijlage 1 (Actieprogramma 2016) en bijlage 2 (overzicht ontwikkelopgaven). - 6 / 57 -

7 Deel A: Doorontwikkeling FUMO 2 Uitgangspunten Bedrijfsplan 2012: start FUMO 2.1 Doel bedrijfsplan 2012 Het Bedrijfsplan 2012 diende de bestuurders van de deelnemende overheden in staat te stellen een besluit te nemen over hun deelname in de FUMO en over de oprichting van deze nieuwe samenwerkingsorganisatie. Doel van het plan was om inzicht te geven in de organisatorische, personele, bestuurlijke en financiële consequenties van de samenwerking in de FUMO. 2.2 Samenwerkingsovereenkomst Op 20 december 2012 hebben de provincie Fryslân, het Wetterskip Fryslân en de Friese gemeenten de Samenwerkingsovereenkomst Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing vastgesteld. Deze gemeenschappelijke regeling voorziet in het onder gezamenlijke verantwoordelijkheid instellen van een regionale uitvoeringsdienst die de vergunningverlenende, toezichthoudende en handhavingstaken en specialistische advisering gaat uitvoeren op het gebied van het milieu- en omgevingsdomein, als openbaar lichaam. 2.3 Takenpakket FUMO De FUMO kent op basis van het bedrijfsplan 2012 en de gemeenschappelijke regeling de onderstaande taken: a. Basistakenpakket: het ten behoeve van de deelnemers uitvoeren van adviserende, voorbereidende en uitvoerende taken die behoren tot het zogenoemde basistakenpakket. Dit basistakenpakket bestaat uit inrichtingsgebonden en niet inrichtingsgebonden basistaken en vloeit voort uit de Package Deal. b. Aanvullend takenpakket c.q. plustakenpakket 1 : het ten behoeve van de deelnemers uitvoeren van niet tot het basistakenpakket behorende adviserende, voorbereidende en uitvoerende taken op het terrein van het milieu- en omgevingsrecht, voor zover de betreffende deelnemer daartoe een besluit heeft genomen. Daarnaast voert de FUMO op incidentele en projectbasis taken uit voor haar deelnemers, andere overheden of overheidsgerelateerde instellingen. Alle taken worden uitgevoerd met inachtneming van de door of ten behoeve van de deelnemers vastgestelde beleidskaders, beleidsregels en overige instructies. Voorafgaande aan de start van de FUMO hebben de deelnemers in het bedrijfsplan 2012 de bij de FUMO in te brengen taken vastgesteld: het in te brengen aantal inrichtingen voor de basistaken (deze opgave is voor de start van de FUMO in 2014 nogmaals geactualiseerd mede op basis van de Rapportage commissie kengetallen 2 ) en de omvang van de aanvullende taken c.q. de plustaken. Gemeenten hebben destijds geen opgave gedaan voor de omvang en inbreng van de niet inrichtingsgebonden basistaken. De FUMO is op 1 januari 2014, een jaar later dan de bedoeling, van start gegaan. 1 In dit bedrijfsplan hanteren we verder de term plustaken. 2 Deze rapportage wordt ook wel rafelrandennotitie genoemd. - 7 / 57 -

8 2.4 Bedrijfsmatige uitgangspunten Bedrijfsplan 2012 In het Bedrijfsplan 2012 is bij de start van de FUMO een aantal specifieke uitgangspunten benoemd voor de bedrijfsvoering van de FUMO: De FUMO hanteert voor het basistakenpakket voor het inrichtingsgebonden deel een kengetallenbenadering, waarbij de benodigde formatie wordt berekend door het aantal per deelnemer in te brengen inrichtingen te vermenigvuldigen met de Fryske norm (bijlage 3) voor de verschillende categorieën inrichtingen. Tot dit pakket behoren ook enkele specifieke taken die voor alle deelnemers gezamenlijk worden uitgevoerd betreffende onder meer ketenhandhaving. Het totale pakket wordt vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Voor de niet inrichtingsgebonden basistaken wordt de ureninzet per product bepaald en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Voor de aanvullende taken (plustaken) wordt de ureninzet per product bepaald en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Voor de incidentele opdrachten en specifieke projecten wordt de ureninzet per product bepaald en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. De primaire formatie wordt geacht uur / fte productief en tegelijkertijd ook declarabel te zijn. Voor de omvang van de overhead is uitgegaan van 24% van de totale omvang van de formatie van de FUMO. Er geldt een efficiëntiedoelstelling van 5% te behalen uiterlijk 3 jaar na de start van de FUMO. De producten en diensten die de FUMO aan de deelnemers aanbiedt worden uitgewerkt in de producten- en dienstencatalogus. De deelnemers nemen de producten en diensten af tegen een vastgestelde vergoeding voor het product of dienst. Voor de inrichtingen in het basistakenpakket wordt een vergoeding per inrichting vastgesteld, op basis van de normuren en het uurtarief van de FUMO. De overige producten en diensten nemen de deelnemers af tegen een vastgestelde vergoeding op basis van de tijdsbesteding en het uurtarief. Het Bedrijfsplan 2012 gaat daarbij uit van een integraal uurtarief waaruit de integrale kosten van FUMO moeten worden gedekt, inclusief de implementatiekosten. - 8 / 57 -

9 3 Uitgangssituatie geactualiseerd bedrijfsplan 3.1 Onderzoeksopdracht Deloitte Deloitte is gevraagd een analyse te maken van de verschillen tussen de uitgangspunten van het bedrijfsplan van de FUMO uit 2012 en de uitgangssituatie bij de FUMO voor het Bedrijfsplan Deze conclusies en aanbevelingen zijn voorafgaande aan dit bedrijfsplan integraal opgenomen achter de aanbiedingsbrief, waarbij het hoofdrapport als bijlage is bijgesloten. Deloitte gaat in haar analyse in op: Het takenpakket van de FUMO. Expliciet is in de analyse gekeken naar de verhouding tussen het takenpakket conform Package Deal, de rafelranden 3 en de feitelijke inbreng van taken (inrichting gebonden en niet-inrichting gebonden basistaken en de plustaken). De gehanteerde uitgangspunten/normen voor de FUMO. De formatie voor het primaire proces, de overhead en de bedrijfsvoering. De uitgangspunten inzake de te behalen efficiëntie en kwaliteit binnen Fryslân. De financiële vertaling van de uitgangspunten. In de analyse is waar mogelijk een vergelijking gemaakt met andere omgevingsdiensten Algehele conclusie De FUMO is een organisatie die is gebouwd op een bedrijfsplan met een stevig ambitieniveau. Deloitte concludeert dat in het bedrijfsplan 2012 en de uitwerking daarvan er onvoldoende rekening is gehouden met de benodigde ontwikkeltijd en capaciteit en dat op dit punt bijsturing door de FUMO en haar deelnemers nodig is. De verwachting dat de FUMO op basis van het bedrijfsplan 2012 meteen kon functioneren als een volwassen organisatie die aan de hand van (productiviteits)normen wordt gestuurd en op basis van output wordt gefinancierd, is niet realistisch gebleken. Achteraf is gebleken dat het realiseren van 100% productie vanaf de start een onmogelijke opgave was. In tegenstelling tot andere regio s is er bij de FUMO geen ruimte genomen voor een opbouwfasse Het takenpakket van de FUMO Wat betreft het takenpakket dat de deelnemers bij de FUMO hebben ingebracht wordt geconstateerd: Het basistakenpakket is ten opzichte van de uitgangspunten aanzienlijk gekrompen. Het aantal inrichtingen dat bij de FUMO is ingebracht is gedaald van (bedrijfsplan) naar Hier liggen verschillende redenen aan ten grondslag, namelijk de rafelranden, autonome ontwikkelingen (o.a. faillissementen) en onjuistheden in de oorspronkelijke inrichtingenlijsten. In Fryslân is er in afwijking van de meeste omgevingsdiensten voor gekozen niet alle basistaken op milieugebied onder te brengen bij de FUMO. Er is nadrukkelijk gekozen voor lokaal maatwerk op basis van de zogenaamde rafelrandennotitie, waarbij een deel van het basistakenpakket lokaal wordt uitgevoerd in plaats van centraal bij de FUMO. Het betreft milieutaken voor bedrijven met een beperkte milieubelasting. De VTH-wet biedt nadat deze van kracht is geen ruimte meer voor het afwijkend vaststellen van rafelranden. Onder invloed van de keuzes inzake de rafelranden zijn meer taken bij de gemeenten gebleven dan in het bedrijfsplan 2012 was voorzien. De consequentie hiervan is tevens dat een deel van de milieutaken nog versnipperd over de Friese gemeenten wordt uitgevoerd. Deze versnippering lijkt geen optimale keuze, gelet op de efficiency en kwaliteitsdoelstellingen achter de RUD-vorming. In 3 Rapportage commissie kengetallen - 9 / 57 -

10 het bedrijfsplan 2012 werd dit risico geschat op een lager werkaanbod vanuit de gemeenten van ca. 2,5 fte. Achteraf moet worden geconstateerd dat dit ca. 7 fte is geworden. Er is nog steeds discussie over wie de gemeentelijke niet inrichtingsgebonden basistaken uitvoert. Deze taken zijn door de meeste gemeenten nog niet ingebracht bij de FUMO. De nieuwe wet VTH (naar verwachting van kracht vanaf juli 2016) maakt een einde aan deze discussie door het takenpakket wettelijk te verankeren. Vanaf dan dienen deze taken door een omgevingsdienst te worden uitgevoerd. De VTH-wet biedt geen ruimte meer voor het afwijkend vaststellen van rafelranden. Wat betreft de inbreng van de aanvullende taken c.q. de plustaken wordt geconstateerd dat de omvang van de ingebrachte plustaken ten opzichte van het bedrijfsplan 2012, dat uitging van 39 fte, met ruim 3 fte (7,5%) is gedaald. Door de gemeenten is ruim 8,5 fte (circa 50%) minder ingebracht aan plustaken. Daar staat tegenover dat er meer plustaken zijn ingebracht door de provincie en de gemeente Terschelling met een omvang van circa 5,5 fte De gehanteerde uitgangspunten/normen voor de FUMO Bij het realiteitsgehalte van belangrijke uitgangspunten uit het bedrijfsplan 2012 plaatst Deloitte kanttekeningen. Dit betreft met name: de Fryske norm en de declarabele norm van uur/fte. Deloitte stelt dat deze uitgangspunten uit het bedrijfsplan 2012 te hoog gegrepen waren voor een startende organisatie als de FUMO en dat deze normen op onderdelen niet adequaat zijn en zich nog in de praktijk moeten ontwikkelen. Tevens geeft Deloitte aan dat deze uitgangspunten op onderdelen inmiddels actualisatie en/of verfijning behoeven: In de Fryske norm is geen rekening gehouden met recente wetswijzigingen, waardoor deze norm niet goed aansluit bij de thans gangbare differentiatie in de producten en diensten die een omgevingsdienst geacht wordt uit te voeren. In de urennorm is geen onderscheid gemaakt tussen productieve en de declarabele uren. Het onderscheid tussen productieve en declarabele uren is van belang omdat het nodig is binnen de formatie van de FUMO capaciteit te hebben voor interne of indirecte productiviteit. Dit omvat activiteiten die weliswaar direct bijdragen aan de dienstverlening (accountmanagement, productontwikkeling, stafjurist, coördinatie, kwaliteitszorg), maar niet direct betrekking hebben op een dienst of product voor een individuele deelnemer. Deze activiteiten kunnen daarmee niet rechtstreeks als declarabele uren worden doorberekend aan de afzonderlijke deelnemers De formatie voor het primaire proces, de overhead en de bedrijfsvoering In het bedrijfsplan is de formatie voor het primaire proces afgeleid van het takenpakket: de tijdsbesteding per taak in combinatie met een normproductiviteit van uren per primaire fte. Voor de basistaken is de formatie hoofdzakelijk bepaald aan de hand van het aantal inrichtingen, het type inrichting en de genormeerde tijdbesteding per type inrichting (de Fryske norm). Voor de plustaken en de niet-inrichting gebonden basistaken is de formatie bepaald op basis van de opgegeven tijdbesteding door de deelnemers. De overheadformatie (management en ondersteunende taken) is afgeleid van de primaire formatie en vastgesteld op 24% van de totale formatie. Geconstateerd wordt dat de formatieve overhead van de FUMO uiteindelijk anders is ingericht dan was voorzien in het bedrijfsplan In het bedrijfsplan van 2012 is het volgende bepaald ten aanzien van de omvang van de formatie voor de overhead: Voor de omvang van de overhead van de FUMO wordt uitgegaan van 24% van de totale omvang van de formatie van de FUMO. Deze omvang is kleiner dan wat gebruikelijk is binnen overheidsorganisaties, maar passend voor een uitvoeringsorganisatie als de FUMO. Waar de formatieve overhead in het - 10 / 57 -

11 bedrijfsplan 2012 in de vorm van formatie was berekend is een deel van die formatie uiteindelijk via inhuur verkregen op basis van contracten met de provincie Fryslân voor financiën, HRM en ICT en met de gemeente Leeuwarden voor huisvesting en facilitair. Dit is gebeurd binnen de kaders van het budget dat oorspronkelijk voor de overhead was geraamd. Geconstateerd wordt dat de bedrijfsvoering van de FUMO vanaf de start knelpunten heeft ondervonden die samenhangen met de opstartfase van de organisatie: Bij de start van de FUMO was er geen goed overzicht van het takenpakket. Zo moesten nog een zaaktypencatalogus en producten- en dienstencatalogus worden uitgewerkt en vastgesteld en er moesten nog uitvoeringsovereenkomsten met de deelnemers worden afgesloten. Ook bleken de beschikbare bedrijvenlijsten niet actueel, hebben deelnemers soms de informatie niet volledig aangeleverd, dan wel hebben deelnemers nadien correcties doorgevoerd, op de opgave die zij eerder voor het Bedrijfsplan 2012 hadden gedaan. Zaakgericht werken, werkprocessen en ondersteunende systemen (zoals de webportal) moesten nog worden ontwikkeld. Er zijn opstartproblemen ervaren die samenhangen met het bij elkaar brengen van medewerkers vanuit verschillende organisaties, culturen en achtergronden. Er was sprake van scheefheid in de formatie (verschil in vraag en aanbod van kennis en vaardigheden). Vanaf het startjaar had de FUMO te maken met een hoog ziekteverzuim, vaak nog stammend uit de latende organisatie. Deloitte stelt dat het voor de FUMO gegeven bovenstaande onmogelijk was om meteen aan de doelstellingen en normen van het bedrijfsplan te voldoen De uitgangspunten voor te behalen efficiëntie en kwaliteit binnen Fryslân. Deloitte constateert dat de FUMO de verantwoordelijkheid heeft en houdt om de randvoorwaarden voor een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te organiseren. Er zijn binnen de FUMO diverse projecten gestart om dit te realiseren, waarbij er positieve ontwikkelingen zijn te constateren: De FUMO kent naar verwachting vanaf 2016 geen situatie van boventalligheid meer en de restformatie MAD is dan verdwenen. In de organisatie is er nog wel sprake van enige scheefheid inhoudende dat er voor enkele taken teveel en voor andere taken te weinig gekwalificeerde mensen beschikbaar zijn. De FUMO is bezig deze scheefheid op te heffen, met behulp van onder meer interne mobiliteit en bijscholing. De FUMO kende vanuit de start een ziekteverzuim dat boven het landelijk gemiddelde lag. Inmiddels is door een actief verzuimbeleid een verzuimsituatie gerealiseerd die zich nog iets boven het landelijk gemiddelde beweegt De financiële vertaling van de uitgangspunten Deloitte constateert dat wijzigingen in de omvang en herkomst van het takenpakket direct gevolgen hebben voor de financiële bijdrage van de individuele deelnemers, de begroting en de fysieke omvang van de FUMO. De daling van het aantal inrichtingen en de lagere inbreng van het aantal plustaken leiden er toe dat het uurtarief van de FUMO is gestegen. Minder taken betekent immers een kleinere formatie en dus minder productief/declarabele uren, bij nagenoeg gelijkblijvende kosten (o.a. door de relatief vaste overheadkosten) / 57 -

12 In het bedrijfsplan is gesteld dat 3 jaar na de start van de FUMO efficiencyvoordelen zijn gerealiseerd (5% lagere kosten). Hierover doet Deloitte in haar analyse geen uitspraak Vergelijking andere omgevingsdiensten Vanuit een vergelijking met andere omgevingsdiensten wordt geconstateerd dat de meeste omgevingsdiensten in afwijking van Fryslân hebben gekozen voor een meer geleidelijke aanpak waarbij gedurende twee tot vijf jaren wordt toegegroeid naar een model van outputsturing. De randvoorwaarden voor de bedrijfsvoering en de (productiviteits)normen die ten grondslag liggen aan de outputsturing worden in deze periode door deze omgevingsdiensten ontwikkeld en getoetst. Er wordt zo toegewerkt naar een organisatiemodel dat vergelijkbaar is met het model dat in het bedrijfsplan van de FUMO als startsituatie is beschreven. 3.2 Externe ontwikkelingen Naast en in samenhang met hetgeen Deloitte in haar onderzoek constateert zijn er autonome ontwikkelingen die van invloed zijn op de ontwikkeling van de FUMO Mogelijke wijzigingen in wet- en regelgeving Naar verwachting wordt in 2018 de Omgevingswet ingevoerd en vooruitlopend daarop worden er al tal van wetswijzigingen doorgevoerd die ook impact kunnen hebben op het takenpakket en volume van de FUMO. Vanuit de wetgeving dienen zich zowel nieuwe taken aan voor de FUMO en de deelnemers, onder meer ingevolge veranderingen in de natuurwetgeving, als kunnen er ook taken komen te vervallen. De exacte impact van deze wetswijzigingen is thans moeilijk te voorspellen en daardoor zijn de gevolgen van deze wijzigingen voor het bij de FUMO ingebrachte en nog in te brengen takenpakket vanuit de deelnemers vooralsnog onzeker. De onderstaande tabel biedt een overzicht van de belangrijkste voor de FUMO relevante wijzigingen in de wet- en regelgeving, met indicatief een duiding van de gevolgen voor de FUMO. Wet- en regelgeving Ontwikkeling Mogelijke gevolgen voor de FUMO Activiteitenbesluit Invoering derde en vierde tranche Vergunningplichtige activiteiten komen onder Activiteitenbesluit te vallen. Aantal vergunningplichtige bedrijven daalt. Voor vergunningplichtige bedrijven neemt het aandeel standaardbepalingen toe. De zwaarte van de resterende vergunningplichtige bedrijven neemt toe. Het aantal meldingen met OBM en maatwerkvoorschriften stijgt. Een complexe combinatie van vergunning en melding treedt vaker op. De verschuiving in de aandacht van vergunningverlening naar toezicht en handhaving zet door. Er verschuiven inrichtingen naar een lagere categorie. Richtlijn Industriële Emissies (RIE) IPPC bedrijven VTH-wet Wetsvoorstel kwaliteitsborging voor het bouwen IPPC status is voor aantal bedrijven komen te vervallen Wetsvoorstel waarin RUD s en package deal wettelijk worden verankerd Invoering van een stelsel van private kwaliteitsborging Verschuivingen in het bedrijvenbestand door vervallen IPPC-status bedrijven en verzwaring werkzaamheden bij bedrijven die onder RIE vallen. VTH-wet wordt bepalend voor het bij de FUMO onder te brengen takenpakket. Ruimte voor een specifiek Friese uitwerking (rafelranden) vervalt Brzo en RIE gaan terug naar provincie Deel van de taken BRIKS betreffende bouw en sloop gaan over naar private markt. Deel van deze gemeentelijke taken vervalt mogelijk in loop 2016/ / 57 -

13 Wet- en regelgeving Ontwikkeling Mogelijke gevolgen voor de FUMO Wet natuurbescherming (Wnb) Vergunning Wnb moet aanhaken bij vergunningprocedure Wabo Toename bij Wabo uit te voeren beoordelingen met Wnb aspecten met ook consequenties voor toezicht en Omgevingswet Inrichtingenbestel gaat over naar bestel gebaseerd op activiteiten en installaties handhaving. Andere grondslag voor taakuitvoering en planning en programmering omgevingstaken Gemeentelijke takenfusies In diverse deelgebieden binnen de provincie zijn gemeenten met elkaar in gesprek om de krachten rond de uitvoering van bepaalde taken onderling te bundelen. Dit gebeurt zowel in het maatschappelijke domein als in het voor de FUMO relevante fysieke domein. De FUMO wil graag met deze gemeenten in overleg over de mogelijkheid de gemeenten te ontzorgen door vanuit een maatwerkbenadering de uitvoering voor delen van dit takenpakket aan te bieden / 57 -

14 4 Geactualiseerde ambitie, visie en missie FUMO De ambitie, visie en missie is in essentie niet gewijzigd ten opzichte van het bedrijfsplan Wel zijn de kernkwaliteiten en speerpunten geactualiseerd en gebundeld. 4.1 Ambitie De FUMO is bedoeld voor de uitvoering van taken en bevoegdheden ten behoeve van de deelnemers op het gebied van het milieu- en omgevingsrecht in ruime zin in het algemeen en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht in het bijzonder, alsmede taken en bevoegdheden op het terrein van vergunningverlening, handhaving en toezicht op grond van de in artikel 5.1 van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht genoemde wetten. De ambitie van de FUMO is daarbij, om als kennisintensieve dienstverlener, een bijdrage te leveren aan een goede werk- en leefomgeving in Fryslân. 4.2 Missie, visie en strategie Inzet van de FUMO is de komende jaren uit te groeien tot een robuuste dienstverlener met voldoende kritische massa, kennis en kwaliteit en met een hoge klanttevredenheid onder de deelnemers. De FUMO wil in haar taakuitvoering en dienstverlening innovatief en inspirerend zijn en zich als volgt ontwikkelen en profileren: 1. De FUMO ontwikkelt zich tot een robuust, professioneel en efficiënt werkend bedrijf dat de klanten ontzorgt en ondersteunt. 2. De FUMO profileert zich als kennisintensieve dienstverlener, die ervaringen en expertise deelt met de deelnemers. De slogan die daarbij past is: KENNIS DICHTBIJ 3. De FUMO pakt nieuwe ontwikkelingen in de werkwijze en producten en diensten innovatief op en draagt zo bij aan een betere werk- en leefomgeving in Fryslân. 4. De FUMO werkt intensief samen met haar deelnemers en partners. De FUMO voldoet bij de uitvoering van haar taken met betrekking tot het verlenen van vergunningen, het houden van toezicht, het informatie gestuurd handhaven en diverse specialistische taken op het gebied van het omgevingsrecht aan de Europese, landelijke en regionale kaders. Nieuw is dat in de programmering van de uitvoering (output) in dit plan wordt gewerkt vanuit een risicobenadering voor het basistakenpakket. Door zich te bewijzen als leverancier van kwalitatief hoogwaardige producten en diensten in het omgevingsbeleid, beoogt de FUMO te bewerkstelligen dat de deelnemers, andere overheden en overheidsgerelateerde instellingen meer taken aan de FUMO gaan opdragen en zo het werkvolume van de FUMO weer toeneemt. Mede in het belang van een optimale dienstverlening en bedrijfsvoering streeft de FUMO een beheerste groei na, gericht op in eerste instantie het terugkomen op het niveau van de in het bedrijfsplan 2012 aangehouden kritische massa van circa 100 fte aan primaire formatie. Dit impliceert ten opzichte van de uitgangssituatie voor dit bedrijfsplan een lichte groei, die komende jaren verder kan worden doorgezet, afhankelijk van de vragen van de deelnemers. Groei is daarbij geen doel op zich. 4.3 Kernwaarden en speerpunten FUMO De FUMO is een robuuste uitvoeringsorganisatie en zet zich optimaal in om efficiënt en klantgericht te werken aan het leveren van kwalitatief hoogwaardige producten en diensten. De FUMO is een kennisintensieve dienstverlener die haar deelnemers ontzorgt bij de uitvoering van taken op het gebied van milieu en (leef)omgeving tegen een goede prijs-kwaliteitverhouding. Kennis en kunde worden ingezet om een gezonde en veilige leefomgeving in Fryslân te bevorderen en waar het kan veilig te stellen. Daarmee levert FUMO een bijdrage aan een gezonde en veilige leefomgeving, - 14 / 57 -

15 hetgeen past bij de taak die aan de FUMO is opgedragen om conform de geldende kwaliteitscriteria taken uit te voeren met betrekking tot het verlenen van vergunningen, het houden van toezicht, het handhaven en geven van specialistisch advies op het gebied van het omgevingsrecht. De FUMO werkt daartoe nauw samen met haar deelnemers, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de FUMO en de partners in de VTH-keten. De FUMO werkt vanuit de onderstaande kernwaarden en speerpunten: Sturen op outcome: vanuit het inhoudelijke beleidsproces zijn in Fryslân outcome doelen geformuleerd (maatschappelijke effecten) op basis van de relevante beleidskaders, zoals de EUregelgeving (die de basis is voor 80% van de Nederlandse regelgeving voor milieu), nationale wetten, besluiten, beleidsplannen, programma s, verordeningen, convenanten en vergunningen van de gemeenten, het Wetterskip Fryslân en de provincie Fryslân. Kortweg komen deze doelen neer op het zorg dragen voor een gezonde en veilige leefomgeving voor alle burgers, het bedrijfsleven maar zeker ook voor de vele gasten die de provincie jaarlijks ontvangt. Leveren output: deze outcome wordt door de provincie Fryslân, het Wetterskip Fryslân en de gemeenten in samenwerking met de FUMO vertaald in output (concrete prestaties in de vorm van producten en diensten), programma s en vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten (DVO s). Vervolgens stelt de FUMO in afstemming met de provincie Fryslân, het Wetterskip Fryslân en de gemeenten haar jaarlijkse uitvoeringsprogramma conform de dienstverleningsovereenkomsten (DVO s) en de geldende kwaliteitseisen. De komende jaren wordt er wat betreft de uitvoering van de basistaken zwaarder gestuurd op het verhogen van de productie in combinatie met een risicobenadering. Bij een risicobenadering maakt het bevoegd gezag keuzes op basis van de risicoprofielen van bedrijven, branches, installaties en activiteiten. De programmering van de uitvoering van het basistakenpakket wordt bepaald op basis van een risicobenadering per deelnemer, en voor overstijgende taken (ketenhandhaving) collectief. Deze doorontwikkeling moet ertoe bijdragen dat er realistische en haalbare afspraken tot stand komen en dat wat wordt afgesproken ook geleverd wordt. Borgen van kwaliteit: de FUMO zal medio 2016 voldoen aan de kwaliteitseisen die aan omgevingsdiensten worden gesteld, waarbij kan worden opgemerkt dat de nieuwe VTH-wet erin voorziet dat gemeenten en provincies modelverordeningen gaan opstellen voor de te stellen kwaliteitseisen. Provincies en gemeenten maken op basis daarvan afspraken met omgevingsdiensten. Een provincie kan een gemeente die geen kwaliteitseisen vastlegt, voorschrijven dit alsnog te doen. In 2015 wordt nog gewerkt met de door KPMG landelijk ontwikkelde kwaliteitscriteria 2.1, waarbinnen onderscheid wordt gemaakt naar kwaliteitscriteria voor de kritische massa (deskundigheden), het proces en de inhoudelijke kwaliteit inclusief te stellen prioriteiten. Voor specifieke taken van de FUMO zoals Brzo en bodem gelden specifieke kwaliteitscriteria. Acceptabele prijs-kwaliteitverhouding: door de bundeling van taken en middelen kan de FUMO efficiëntievoordelen behalen. Om een efficiëntere inzet van medewerkers binnen het primaire proces te realiseren is een langere termijn nodig dan bij de start van de FUMO op basis van het bedrijfsplan 2012 werd voorzien. Deloitte constateert dat er binnen het basistakenpakket als gevolg van regionaal maatwerk sprake is van een versnipperde uitvoering en daarmee een minder efficiënte uitvoering. Een verdere optimalisatie van de efficiëntie is mogelijk door taken meer uniform en in mandaat vanuit de FUMO te kunnen en mogen uitvoeren / 57 -

16 De FUMO werkt met ingang van 2016 met gedifferentieerde tarieven voor de plustaken en de incidentele opdrachten, waarmee invulling wordt gegeven aan de wens van de deelnemers en aan de eisen uit de Wet markt en overheid. Deze gedifferentieerde tarieven maken het mogelijk eenvoudigere taken tegen een lager tarief uit te gaan voeren hetgeen FUMO voor deze activiteiten een aantrekkelijkere uitvoeringsorganisatie maakt. Kennisintensief en innovatief: De FUMO is een kennisintensieve organisatie. Het vroegtijdig onderkennen van nieuwe ontwikkelingen rond de aan de FUMO opgedragen taken en de omgeving ervan en het delen van de bij de FUMO opgebouwde kennis en kunde met de deelnemers en de partners is inherent aan en maakt onderdeel uit van het takenpakket van de FUMO. De FUMO beoogt bij te dragen aan de permanente doorontwikkeling en vernieuwing in de uitvoering van de taken, de te leveren producten en diensten en het gericht daarop organiseren van inspirerende bijeenkomsten met en voor de deelnemers en partners. Samenwerking opdrachtgevers: de FUMO hecht aan een goede samenwerkingsrelatie met haar deelnemers en opdrachtgevers. De FUMO draagt zorg voor een transparante en op basis van heldere afspraken ingerichte samenwerkingsrelatie met de deelnemers en de partners. Formeel zijn de kaders voor deze samenwerkingsrelatie verankerd in de gemeenschappelijke regeling FUMO. De afspraken met de deelnemers worden per opdrachtgever nader uitgewerkt en vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomsten (DVO s). De FUMO biedt deelnemers de mogelijkheid aan de FUMO mandaat te verstrekken voor het uitvoeren van de opgedragen taken. 4.4 Ontwikkelscenario s De FUMO is ten opzichte van het bedrijfsplan 2012, waarin werd uitgegaan van 101 fte voor de primaire formatie, gekrompen met circa 8 fte, tot circa 93 fte voor de primaire formatie in De FUMO acht het vanuit zowel bedrijfseconomisch gronden als kwalitatieve motieven wenselijk in te zetten op stabilisatie op het niveau van minimaal 100 fte aan primaire formatie (zijnde het vertrekpunt van het Bedrijfsplan 2012) en van daaruit in te zetten op een beheerste groei die is afgestemd op de vragen van de deelnemers. Dit draagt bij aan het verlagen van de kostenstructuur van de FUMO, die vanaf de start van de FUMO, zo constateert ook Deloitte, is opgelopen en leidt tot een hoger uurtarief. De provincie heeft als grootste deelnemer expliciet aangegeven dat terugkeren op het niveau van het bedrijfsplan 2012 en een verdere groei van de FUMO in volume wenselijk wordt geacht. Zij zien hierin tevens een mogelijkheid om zo te komen tot een meer gelijkwaardige verdeling in de verhouding betreffende de omvang van de inbreng van de provinciale en de gemeentelijke taken. De gemeenten hebben aangegeven dat de FUMO kostenefficiënt moet opereren en verdere kostenstijgingen van opgedragen basis- en plustaken ongewenst zijn mede gegeven de bezuinigingstrajecten die bij de gemeenten actueel zijn. Nieuwe taken c.q. groei in volume van het takenpakket wordt niet uitgesloten, maar heeft voor de meeste gemeenten geen prioriteit. Daarbij kan worden opgemerkt dat de groei van het takenpakket losstaat van de opgave om de bestaande taken goed uit te voeren. Een lichte groei heeft wel een positief effect op de totale kostenstructuur van de FUMO. De FUMO heeft onderstaande ontwikkelscenario s geanalyseerd: Krimpscenario: onder invloed van het Activiteitenbesluit en andere wetswijzigingen en bij uitstel van de invoering van de VTH-wet en/of Omgevingswet bestaat het risico dat de taakomvang verder afneemt en het volume van de FUMO verder daalt. Stabilisatiescenario: de FUMO handhaaft de huidige omvang van werkzaamheden. Een mogelijke krimp die zich vanuit autonome ontwikkelingen (Activiteitenbesluit, bedrijfsbeëindigingen) kan - 16 / 57 -

17 blijken te manifesteren wordt opgevangen door het inbrengen van meer inrichtings- en nietinrichtingsgebonden basistaken (onder invloed van het van kracht worden van de VTH-wet) en het aantrekken van nieuwe plustaken en meer incidentele opdrachten en projecten. Lichte groeiscenario: de FUMO realiseert bovenop de stabilisatie een lichte beheersbare groei van jaarlijks enkele procenten. Het inzetten op stabilisatie en van daaruit een lichte beheersbare groei draagt ertoe bij dat een voldoende schaalgrootte van de FUMO ook in de toekomst aanwezig blijft. De FUMO ziet groei niet als een doel op zich en schat in dat bovenstaande groeiverwachting reëel is en ontstaat vanuit het accommoderen van vragen die vanuit de deelnemers en partners aan de FUMO worden gesteld. Daarnaast hebben wetswijzigingen impact op het takenpakket van de FUMO. De FUMO ziet kansen voor het concreet invullen van de ontwikkelscenario s stabilisatie en lichte groei vanuit ontwikkelingen rond de onderstaande taken: Inrichtingsgebonden basistaken: inrichtingen die thans onder de rafelranden vallen en waarvoor de taken door gemeenten worden uitgevoerd moeten na het van kracht worden van de VTH-wet door een omgevingsdienst worden uitgevoerd. Groei-indicatie: 2,5 tot 7 fte. Niet inrichtingsgebonden gemeentelijke basistaken: de gemeenten hebben tot dusver deze taken niet bij de FUMO ingebracht. Het betreft een takenpakket dat expliciet onderdeel uitmaakt van het basistakenpakket uit de Package Deal. Na het van kracht worden van de VTH-wet moeten deze taken verplicht bij een omgevingsdienst worden ingebracht. Groei-indicatie: 2 à 3 tot 10 fte. Uitbreiding plustaken: meerdere deelnemers hebben aangegeven te overwegen en/of staan op het punt te gaan besluiten, meer plustaken bij de FUMO onder te brengen. Gedacht wordt aan de uitvoering van bijvoorbeeld BRIKS 4 -taken of taken rond de uitvoering van verordeningen (provinciale verordeningen, APV/bijzondere wetten). Groei-indicatie: 3 tot 5 fte. Uitbreiding van de incidentele opdrachten en specifieke projecten. Het beeld is dat de opdrachtenstroom aan incidentele opdrachten en specifieke projecten in de komende jaren aanzienlijk verder uitgebouwd kan worden doordat zowel de deelnemers, de partners als andere partijen de FUMO meer en meer als uitvoerder voor dergelijke werkzaamheden gaan zien. Groeiindicatie 3 tot 5 fte. De FUMO zet nadrukkelijk ook in op het uitvoeren van meer taken en incidentele opdrachten en projecten voor het Rijk, het Wetterskip, alsmede andere omgevingsdiensten en overheidsgerelateerde instellingen. Deze partijen zijn bij de start van de FUMO expliciet als potentiële opdrachtgever aangemerkt maar betrekken tot dusver nauwelijks producten of diensten van de FUMO. 4 BRIKS: Bouw, Reclame, Inritten, Kap en Sloop, als elementen die in het kader van de Wabo mee in beschouwing moeten worden genomen. Naast BRIKS zijn er vanuit de Natuurwetgeving nieuwe elementen in de beoordeling bijgekomen / 57 -

18 5 Doorontwikkeling FUMO 5.1 Noodzaak doorontwikkeling De FUMO beoogt zich conform de visie en missie en de kernwaarden door te ontwikkelen tot een robuuste en professionele dienstverlener voor de omgevingstaken. Uitgangspunt is en blijft dat FUMO zich focust op het kostenefficiënt realiseren van een kwalitatief hoogwaardige taakuitvoering van de vanuit de deelnemers aan haar opgedragen taken (basistaken en plustaken). De komende jaren zijn er, zo blijkt ook uit het onderzoek van Deloitte, nog aanzienlijke inspanningen nodig om de organisatie efficiënt en klantgericht te laten opereren en het doel van de FUMO om kwaliteit tegen een goede prijs-kwaliteitverhouding te leveren, waar te maken. Een ontwikkelopgave die de komende vier jaar om een stevige inspanning van de FUMO en de deelnemers vraagt. De FUMO ziet in de uitkomsten van het onderzoek van Deloitte en de kritische reflecties op de uitgangspunten uit het bedrijfsplan 2012 een stevige onderbouwing voor de noodzaak tot een doorontwikkeling van de organisatie. In dit bedrijfsplan is gezocht naar een doorontwikkeling waarbij de uitgangspunten uit het bedrijfsplan 2012 worden gerespecteerd en gehandhaafd. De FUMO acht het niet verstandig tussentijds de spelregels ingrijpend te veranderen. De uitgangspunten uit het bedrijfsplan 2012 vormen immers de basis voor de oprichting en inrichting van de FUMO, de inbreng van taken door de deelnemers en niet in de laatste plaats de bepaling van de formatie van de FUMO. Het betreft ook uitgangspunten, dit geldt in het bijzonder de Fryske norm, waarvan is afgesproken deze pas medio 2016 te evalueren. Afspraak evaluatie Fryske norm Afspraak is de Fryske norm in 2016 te evalueren. Dat is het moment waarop de kengetallen kunnen worden geactualiseerd en gemoderniseerd. Dit laatste houdt in dat dan ook een nadere verfijning in de kengetallensystematiek kan worden doorgevoerd die beter aansluit op de tussentijds tot ontwikkeling gekomen differentiatie vanuit de wetgeving en daarmee in de vanuit FUMO te leveren producten voor het basistakenpakket. Op dat moment kan ook worden gekeken naar de richtgetallen die landelijk in het kader van de doorontwikkeling van de producten- en dienstcatalogus worden aangereikt. Ook is het dan beter mogelijk om de ervaringen die FUMO heeft opgedaan te verwerken in de kengetallen. Deze meer op ervaringscijfers te baseren kengetallen kunnen dan gekoppeld worden aan de producten- en dienstencatalogus (PDC) van de FUMO. 5.2 Kern doorontwikkeling De doorontwikkeling richt zich er op dat de FUMO zich blijvend kan waarmaken en bewijzen als professionele uitvoeringsorganisatie en dienstverlener richting de deelnemers. Een organisatie die het vertrouwen geniet van de samenwerkende deelnemers dat de producten en diensten conform de geldende kwaliteitsstandaarden worden uitgevoerd. De doorontwikkeling omvat in de kern de onderstaande vier aspecten: 1. Het verhogen van de productiviteit en declarabiliteit. 2. Het werken op basis een risicobenadering. 3. Het verder professionaliseren van een kennisintensieve en innovatieve organisatie. 4. Het verstevigen van de samenwerking en de interactie met de deelnemers. Op de professionalisering en het verstevigen van de samenwerking en het samenspel met de partners wordt ingegaan in deel B: de organisatorische en bedrijfsmatige uitwerking / 57 -

19 5.3 Uitgangspunten doorontwikkeling De uitgangspunten uit het bedrijfspan 2012, zoals: het bedrijvenbestand, de Fryske norm en de productief/declarabele norm van uur/fte voor de primaire formatie, zijn en blijven leidend voor het bepalen van de voor de uitvoering benodigde formatie bij de FUMO. Deze formatie is vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomsten en daarmee zijn ook de kosten c.q. de bijdragen van de deelnemers aan de FUMO langjarig bepaald (basistaken onbepaalde tijd en plustaken vijf jaar), behoudens effecten van autonome ontwikkelingen (wetswijzigingen, bedrijfsbeëindigingen, en dergelijke) en/of het opdragen van nieuwe taken aan de FUMO. Behoudens autonome ontwikkelingen is de bijdrage van de deelnemers aan de FUMO, zoals vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomsten en op basis waarvan de formatie bij de FUMO is bepaald en wordt afgenomen, leidend voor de programmering van de uitvoering. Bij deze benadering past dat de FUMO binnen deze budgetten bij de plustaken en incidentele opdrachten en specifieke projecten werkt met gedifferentieerde tarieven die gekoppeld zijn aan de zwaarte van een product of dienst. Bij deze benadering past vooralsnog geen systematiek van nacalculatie (zie hoofdstuk financiën), omdat de inbreng van de deelnemers in deze benadering kaderstellend is voor de programmering. Met andere woorden per deelnemer wordt binnen de beschikbaar gestelde middelen op basis van een door het bevoegd gezag vast te stellen risicoafweging een zo optimaal mogelijk programma uitgevoerd. De voortgang op dit programma wordt gemonitord en tenminste per kwartaal wordt de voortgang in een rapport teruggekoppeld en besproken met de deelnemer. Het programma kent een dynamisch karakter en kan tussentijds in overleg met de deelnemer worden bijgesteld. Dat kan ook inhouden dat het programma tussentijds wordt uitgebreid met extra producten die op basis van de risicoafweging en de beschikbare formatie in eerste instantie niet in de programmering konden worden opgenomen. Alleen indien nieuwe taken aan de FUMO worden opgedragen en dientengevolge nieuwe basistaken (ingevolge veranderende wetgeving) of plustaken bij FUMO worden ingebracht, die tot dusver niet zijn ingebracht in de DVO s, stijgen de kosten voor de deelnemers. Indien door autonome ontwikkelingen de inbreng van één of meerdere deelnemers daalt wordt in samenspraak met de deelnemer een passende invulling in de programmering gegeven aan de formatie die daarmee beschikbaar komt. Vanaf 2016 zal er ruimte ontstaan voor het binnen FUMO inrichten van een flexibele schil. Het betreft noodzakelijke formatie voor het uitvoeren van het takenpakket dat niet met vaste formatie is ingevuld om zo mee te kunnen bewegen met de autonome ontwikkelingen in het takenpakket. De FUMO gaat in samenwerking en samenspraak met de deelnemers haar formatie, zoals vastgelegd in de DVO s, op basis van inhoudelijke en kwalitatieve overwegingen daar inzetten waar de uitvoering er het meest toe doet en de risico s voor de samenleving het hoogst zijn. De FUMO gaat in de uitvoering van de basistaken risico gestuurd werken, waarbij de deelnemers als bevoegd gezag de risico s bepalen. Deze risicobenadering is niet nieuw zodat bij de verdere uitwerking ervan gebruik kan worden gemaakt van ervaringen die elders waaronder ook bij deelnemers van de FUMO zijn opgedaan. De risicobenadering beoogt te leiden tot een andere en meer gedifferentieerde en kwalitatieve wijze van programmering voor met name de uitvoering van de basistaken. In onderstaande figuur is deze doorontwikkeling gericht op sturen op inhoud en kwaliteit en meer risico gestuurd werken, schematisch uitgewerkt / 57 -

20 Wat wel wijzigt is dat de formatiebepaling voor de basistaken wordt ontkoppeld van de programmering van de uitvoering. Dit gebeurt door uitgaande van de bij de FUMO ingebrachte formatie jaarlijks, zo mogelijk per 1 januari 2017, op basis van een in 2016 nog nader uit te werken risicobenadering, in samenspraak met de deelnemers, de programmering van de per jaar te realiseren producten en diensten te bepalen. Dit houdt in dat de Fryske norm, die in 2016 wordt geëvalueerd, nog wel wordt gebruikt voor het bepalen van de per deelnemer beschikbare capaciteit, maar niet langer wordt gebruikt bij de programmering van de inrichtingsgebonden basistaken voor de uitvoering voor vergunningverlening en toetsing, toezicht en handhaving en deels ook de specialistische advisering. Hiervoor in de plaats komt een programmering die gebaseerd is op een risicobenadering. De risicobenadering voorkomt ook dat FUMO extra menskracht zou moeten gaan inhuren op het moment dat de programmering van de basistaken, zoals die op basis van de Fryske norm en productief/declarabele norm is opgesteld, niet wordt gehaald. Deze inhuur van extra capaciteit is sowieso niet eenvoudig te realiseren omdat dat een aanpassing van de begroting noodzakelijk maakt. De geactualiseerde benadering is flexibeler en maakt het mogelijk op basis van de bestuurlijk per deelnemer te bepalen risico s passende keuzes te maken in de uitvoering van met name de basistaken. Voor FUMO leidt het tot meer stabiliteit hetgeen onder meer is terug te zien in meer realistische planningen en programmeringen; programmeringen die de FUMO na kan komen en waar kan maken. Het leidt tevens tot inhoudelijke keuzes en een meer kwalitatieve verantwoording in plaats van het sturen op aantallen (kwantiteit). Het verheldert ook de onderlinge verhoudingen tussen de besturing (bestuur deelnemers) en de uitvoeringsorganisatie FUMO. Dit geldt de inhoudelijke keuzes die gebaseerd worden op een risicobenadering per deelnemer, waarbij het streven wel is die risicobenadering zoveel mogelijk op basis van een uniforme systematiek binnen Fryslân tot stand te brengen (zie voor een verdere toelichting en uitwerking paragraaf 5.5) / 57 -

21 5.4 Verhogen productiviteit en declarabiliteit Analyse Deloitte In het bedrijfsplan 2012 is productiviteit en declarabiliteit zeer met elkaar verweven en worden beide begrippen als gelijk beschouwd. Dit is echter in de praktijk niet het geval, want in de wijze waarop de FUMO is ingericht staat productiviteit niet één op één gelijk aan declarabiliteit. Deloitte geeft in haar onderzoek aan dat de productieve norm van uren / fte primaire formatie als een zware norm is te beschouwen die zelfs in het geval van een optimaal ingerichte bedrijfsvoering moeilijk is te halen. De productief/declarabele norm van de FUMO van uur is als volgt opgebouwd: Productief / declarabele norm primaire formatie FUMO 1 fte = 52 x 36 uur uur Verplichte feestdagen 58 uur Verlof/vakantie 187 uur Ziekte (5%) 94 uur Bruto productief uur Interne overleggen, opleiding, kennisontwikkeling, HRM (7%) 134 uur Netto productief en declarabel uur Deloitte merkt op dat FUMO ten opzichte van andere omgevingsdiensten weinig uren voor interne overleggen, opleiding, kennisontwikkeling en HRM rekent en constateert dat voor de medewerkers in het primaire proces geen tijd is gereserveerd voor zaken als coördinatie, relatiebeheer en productontwikkeling Productiviteit en declarabiliteit: twee verschillende begrippen Productiviteit en declarabiliteit zijn twee verschillende begrippen: Productiviteit zijn alle activiteiten die direct en indirect bijdragen aan het kunnen leveren van een product of dienst dat voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Declarabiliteit zijn de uren die gekoppeld aan een zaak/product in rekening kunnen worden gebracht bij de deelnemers. In het bedrijfsplan 2012 is de productiviteitsnorm gelijkgesteld aan de declarabiliteitsnorm per fte primaire formatie. Dit impliceert dat elke fte uit de primaire formatie voor uur moet kunnen worden doorberekend aan producten en diensten die de deelnemers van de FUMO betrekken. Dit is niet realistisch want productiviteit omvat zowel declarabele als niet declarabele uren. Deze niet declarabele uren omvatten: structurele activiteiten en functies die niet op uurbasis gekoppeld aan een product of dienst kunnen worden doorberekend aan deelnemers of partners. Het betreft functies en activiteiten die rechtstreeks bijdragen aan de levering en de kwaliteit van de producten en de diensten van de FUMO. Het gaat hierbij om onderstaande activiteiten en functies: o Coördinatoren: omvattende activiteiten als werkverdeling en oppakken knelpunten in de uitvoering en de afstemming met de deelnemers. o Accountmanagement: activiteiten accountmanager, maar ook contacten afdelingshoofden en coördinatoren met de deelnemers en contacten van medewerkers rond o.a. de invulling van de plustaken / 57 -

22 o Stafjurist: deze functie was wel voorzien in bedrijfsplan 2012, maar is niet ingevuld. Dit betekent dat vanuit de bij de FUMO aanwezige juristen ondersteuning wordt geboden inzake wijzigingen gemeenschappelijke regelingen, opstelen overeenkomsten en contracten. o Kwaliteitsmanager: belast met het opstellen van het kwaliteitsbeleid en onderliggende systemen. o Projectleiders en medewerkers: dit betreft de noodzakelijke inschakeling van primaire formatie voor interne projecten, zoals het uitwerken van een zaaksysteem, het opstellen van de producten- en dienstencatalogus of het uitwerken van kwaliteitsbeleid. Specifieke taken die over een beperkte periode nodig zijn in het kader van implementatietrajecten binnen de FUMO. Zeker in het eerste jaar van de FUMO was de omvang van deze implementatietrajecten relatief groot evenals het aantal uren dat hieraan niet declarabel is besteed. Te denken valt aan het cultuurtraject met Leeuwendaal, het inrichten en uitlijnen van de organisatie en de ICT, het inrichten van werkprocessen, het opstellen en implementeren van de zaaktypencatalogus en producten en dienstencatalogus, et cetera. De omvang van deze implementatietrajecten zal de komende jaren afnemen. Taken als gevolg van grootschalige ontwikkeltrajecten. Binnen de FUMO lopen komende jaren nog meerdere grotere ontwikkeltrajecten waarbij de inzet van medewerkers nodig is. Voorbeelden hiervan zijn: de aanbesteding en daaropvolgend de implementatie van het Leefomgeving Informatie Systeem (LIS) c.q. de nieuwe VTH-applicatie, de ontwikkeling van een systematiek voor de risicobenadering en het anticiperen op de Omgevingswet. Het betreft activiteiten, taken en functies die wel als productief zijn aan te merken, maar die niet declarabel zijn omdat de uren die eraan besteed worden niet als declarabele uren één op één kunnen worden doorberekend aan de deelnemers. Het betreft uren die in beginsel niet of onvoldoende zijn meegenomen in de declarabele norm zoals die in het bedrijfsplan 2012 is gesteld, hetgeen door Deloitte wordt bevestigd in haar onderzoek. De omvang van deze niet declarabele uren verschilt per jaar met name afhankelijk van de omvang van de implementatietrajecten (in beginsel kent de omvang van deze uren een dalende lijn) en grotere ontwikkelopgaven (deze kunnen jaarlijks fluctueren) Terugbrengen omvang niet declarabele uren in de primaire formatie De aanwezigheid van de in de vorige paragraaf genoemde niet declarabele activiteiten, taken en functies binnen de primaire formatie maakt een declarabele norm van gemiddeld uur/fte over de volledige primaire formatie niet realistisch. Dit heeft als gevolg dat er feitelijk minder uren beschikbaar zijn voor het leveren van de producten en diensten en de programmering van de uitvoering van de basis- en de plustaken. Een effect dat deels kan worden ondervangen door op basis van een risicobenadering (per deelnemer) te gaan programmeren in het basistakenpakket, uitgaande van de daadwerkelijk effectief voor de uitvoering beschikbare capaciteit. Voor de plustaken biedt dit geen soelaas. Het passend maken van de programmering betreft bij de plustaken met name het opvangen van bovenstaande effecten op basis van onderlinge afspraken over de uitvoering tussen de FUMO en de deelnemers. Bij de incidentele opdrachten en projecten is deze problematiek niet aan de orde omdat hier de integrale kostprijs kan worden doorberekend. De FUMO is voornemens de onderstaande maatregelen door te voeren die er op zijn gericht de primaire formatie zo beperkt als mogelijk te belasten met niet declarabel door te berekenen activiteiten, taken en functies: 1. Maatregelen gericht op het niet langer belasten van de declarabiliteit met activiteiten en functies die niet aan deelnemers op productniveau declarabel kunnen worden doorbelast. Dit betreft het - 22 / 57 -

23 stapsgewijs verschuiven van dergelijke activiteiten en functies naar de overhead op de momenten dat dit kostentechnisch mogelijk is in de begroting. Gedacht wordt daarbij in eerste instantie aan de accountmanager, bedrijfsjurist (was in bedrijfsplan 2012 al voorzien als overhead functie), de kwaliteitsmanager en/of de strategisch adviseur. Mogelijkheden hiertoe ontstaan door: lagere investeringslasten als gevolg van meevallers in de aanbestedingstrajecten van bijvoorbeeld de nieuwe VTH-applicatie, verdere uitgavenbeheersing en/of groei van de FUMO. 2. Maatregelen gericht op het terugbrengen van de inzet van medewerkers op implementatie trajecten. De noodzaak tot het inzetten van medewerkers op dergelijke trajecten zal komende jaren verder afnemen doordat de omvang van deze en implementatietrajecten daalt. Zolang de declarabele norm binnen de FUMO niet kan worden waargemaakt zal de programmering van zowel de basistaken als de plustaken waar nodig daarop moeten worden aangepast Verhogen productiviteit Het is een gegeven dat de FUMO scherp moet sturen op het verder verhogen van de productiviteit en ervoor moet zorgen dat de productiviteit in de komende jaren zich ontwikkelt richting de uur/fte. Dit proces is al in gang gezet en wordt komende jaren verder geïntensiveerd. In combinatie met de beide maatregelen uit de vorige paragraaf wordt een complex van maatregelen genomen om de productiviteit te vergroten. Daarbij geldt dat voor het bepalen van de productiviteit ook de uren meetellen die indirect bijdragen aan het realiseren van een kwalitatief product Een deel van de productieve uren wordt daarmee besteed aan ontwikkelopgaven die naar verwachting voortdurend aan de orde zullen zijn. De specifieke maatregelen gericht op het verhogen van de productiviteit, in combinatie met de maatregelen uit de vorige paragraaf, zijn: 3. Maatregelen gericht op het verminderen van de inzet van medewerkers op ontwikkeltrajecten. De noodzaak tot het inzetten van medewerkers op dergelijke trajecten zal de komende jaren wisselen qua omvang onder invloed van onder meer wet en regelgeving (VTH-wet en Omgevingswet), het afkomen van landelijke kaders (producten- en dienstencatalogus en richtgetallen) en de effecten van een nieuwe VTH-applicatie. Er zal hiertoe ook de komende jaren in samenhang met de doorontwikkeling van de FUMO een beroep op de medewerkers moeten worden gedaan. 4. Maatregelen gericht op het verbeteren van de productiviteit van de individuele medewerker. Dit omvat een complex aan acties binnen de FUMO, zoals: De verdere optimalisatie om te zorgen dat de juiste medewerker op de juiste plek zit ( ). Het beter inregelen en inrichten van de organisatie ( ). Het uniformeren en standaardiseren van de werkprocessen ( ). Het beschikbaar krijgen van nieuwe en betere applicaties zoals VTH-applicatie ( ). Het overgaan op digitaal toezicht ( ). 5. Maatregelen gericht op een betere afstemming en werkrelatie met de deelnemers en partners, waardoor de informatie-uitwisseling en de werkprocessen soepeler en sneller gaan lopen. Hieraan zal ook de nieuwe VTH-applicatie een bijdrage dienen te leveren. 6. Maatregelen gericht op het terugbrengen van de scheefheid in de verdeling van de capaciteit over de teams in relatie met de hoeveelheid werk die er per team is en de kwaliteitseisen die daarbij aan de medewerkers per product worden gesteld. Via het bevorderen van de interne doorstroming, het opleidingsplan, natuurlijk verloop, flexpool en werving en selectie wordt gewerkt aan het oplossen van de scheefheid in de organisatie / 57 -

24 De FUMO verwacht op basis van bovenstaande maatregelen dat de productiviteit van de organisatie de in de tabel aangegeven ontwikkelcurve laat zien. De tabel geeft het te verwachten percentage ten opzichte van de streefwaarde van uren productief/fte primaire formatie aan dat in een bepaald jaar naar verwachting op basis van bovenstaande maatregelen gerealiseerd gaat worden. In deze ontwikkelcurve is rekening gehouden met de implementatie van de nieuwe VTH-applicatie in Deze nieuwe VTH-applicatie moet vanaf 2017 voordelen op gaan leveren. De te verwachten optimale situatie wordt vanaf 2018 bereikt met naar verwachting een productiviteit van rond de 95% van de streefwaarde van uren per fte primaire formatie. Daarbij kan nu al worden voorzien dat in 2018 de invoering van de Omgevingswet een stagnerende werking zal hebben op de verdere toename van de productiviteit. Ontwikkelcurve productiviteit FUMO 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0, Reeks1 65,0 80,0 82,5 90,0 95,0 Wat betreft het complex van productiviteitsmaatregelen geldt dat de maatregelen onder 1 en 2 (paragraaf 5.4.3) circa 35% bijdragen aan de verbetering van de productiviteit en dat de resterende 65% wordt behaald met de maatregelen onder 3 t/m 6 (paragraaf 5.4.4). De FUMO blijft vooralsnog uitgaan van een gemiddelde productiviteit per fte primaire formatie. Op het moment dat het verbetertraject is doorlopen en er een meer stabiele situatie ontstaat zal worden onderzocht of het wenselijk is te gaan werken met een meer gedifferentieerde productiviteitsnorm per functie. Het verhogen van de productiviteit is noodzakelijk om vanuit de FUMO niet alleen kwalitatief maar ook kwantitatief te kunnen leveren op het niveau dat de deelnemers van de FUMO verwachten. Het onderzoek van Deloitte maakt helder dat de FUMO dit niveau met name kwantitatief nu niet kan leveren ingevolge het gegeven dat de productiviteitsnorm uit het bedrijfsplan 2012 niet wordt gehaald. Bovenstaande complex aan maatregelen moet hierin verbetering brengen. Op het moment dat de FUMO vanaf 2018 een meer stabiele situatie bereikt kan er mogelijk verder worden nagedacht over te schakelen naar een systematiek waarin jaarlijks wordt afgerekend op basis van de werkelijk geleverde productie. Dit is een wens van meerdere deelnemers. 5.5 Werken op basis van een risicobenadering In het geactualiseerde bedrijfsplan wordt voor het basistakenpakket uitgegaan van een focus gericht op het leveren van de kwaliteit en een inhoudelijke sturing op de te leveren productie en output op basis van een risicobenadering. Hieronder is aangegeven hoe deze risicobenadering werkt voor de afzonderlijke taken uit het basistakenpakket van de FUMO Risicobenadering is geen nieuw fenomeen De risicobenadering is geen nieuw fenomeen is. Het werken met een risicobenadering ligt impliciet besloten in bestaande kengetallensystematieken en wordt bijvoorbeeld al toegepast bij Brzo- en IPPC-bedrijven. De provincie Fryslân en enkele gemeenten werken met een risicobenadering. In Fryslân wordt op diverse andere terreinen met een risicobenadering gewerkt, zoals bij het natuurtoezicht en bij grondstromen. Een risicobenadering voor het ketentoezicht in Fryslân wordt in de tweede helft 2015 opgesteld. Landelijk hanteren meerdere omgevingsdiensten, provincies en gemeenten een risicobenadering voor de programmering van de werkzaamheden met name op het - 24 / 57 -

25 terrein van toezicht en handhaving. De FUMO hanteert tot dusver geen risicobenadering in haar programmering voor vergunningverlening en toezicht. De FUMO en de deelnemers zijn op diverse beleidsterreinen wel al aan de slag met of treffen voorbereiding tot het gaan hanteren van een risicobenadering Contouren risicobenadering Bij een risicobenadering wordt per bedrijf, branche, installatie of activiteiten bepaald of, en zo ja, welke risico s daaraan zijn te verbinden voor het milieu en de omgeving. Het is aan het bestuur c.q. bevoegd gezag om te bepalen hoe zij met deze risico s om willen gaan. Dit vertaalt zich in keuzes en het stellen van prioriteiten betreffende de inzet van menskracht en middelen, de eisen, regels en bepalingen die worden opgelegd, de intensiteit en wijze waarop het toezicht wordt uitgevoerd en de handhaving wordt geëffectueerd in de uitvoering bij vergunningverlening, toezicht en handhaving. Een risicobenadering werkt dus door op zowel de vergunningverlening, inclusief de omgevingsvergunning beperkte milieutoets (OBM), maatwerkvoorschriften en specialistische onderzoeken en adviezen, als het toezicht en de handhaving. Het werken met een risicobenadering is tevens voorzien in de nieuwe Omgevingswet. Een risicobenadering kijkt bij milieu (zie figuur), bouw en ruimte in de regel naar een combinatie van de te verwachten effecten op het milieu, de omgeving en de samenleving en het te verwachten gedrag van een bedrijf of branche of degene die een installatie runt of activiteit uitvoert. Wat betreft de effecten wordt bijvoorbeeld gekeken naar de aspecten: fysieke veiligheid, leefbaarheid. duurzaamheid en volksgezondheid. Bij de beoordeling van het gedrag spelen eerdere ervaringen met de aanvrager, eigenaar of uitvoerder, de houding, de te verwachten opvolging van gestelde regels en de naleving van regels (naleefgedrag), een rol. De risico s worden met behulp van een model bepaald op basis van specifiek voor de beoordeling van bovenstaande aspecten uit te werken criteria Risicobenadering als basis voor de programmering De risicobenadering wordt gebruikt om per deelnemer binnen de kaders van het bestaande uitgavenniveau c.q. de beschikbare formatie de programmering te optimaliseren. Daarbij wordt rekening gehouden met de feitelijk lagere beschikbaarheid van formatie doordat productiviteitsnorm niet wordt gehaald. Met de risicobenadering wordt de Fryske norm verlaten wat betreft de programmering van de door FUMO te leveren producten en diensten. De programmering van de basistaken wordt gebaseerd op de risicobenadering en de keuzes die het bevoegd gezag op basis van een risicoafweging maakt. Uitgangspunt is nadrukkelijk dat iedere deelnemer in beginsel een uitvoeringsprogramma krijgt aangeboden dat past bij de vastgestelde bijdrage van de betreffende deelnemer. De risicobenadering wordt per deelnemer toegepast en gebruikt voor het optimaliseren van de programmering binnen de kaders van de beschikbare middelen. Dit kan inhouden dat bepaalde bedrijven met een lagere frequentie of met een andere aanpak (bijvoorbeeld aspectcontrole in plaats van integrale controle) worden afgehandeld. Het is dus niet zo dat de risicobenadering over het totale basistakenpakket wordt toegepast met als denkbare consequentie dat een van de deelnemers meer of minder krijgt geleverd dan op basis van de bijdrage aan de orde zou zijn / 57 -

26 5.5.4 Keuzes risicobenadering zijn zaak van het bevoegd gezag De keuzes die op basis van de risicobenadering wat betreft de programmering van de uitvoering worden gemaakt zijn een bestuurlijke verantwoordelijkheid van de deelnemers. Het bevoegd gezag c.q. de deelnemer is verantwoordelijk voor de afwegingen die op basis het risicoprofiel wordt gemaakt, conform big eigth, waarbij afstemming plaatsvindt in VTH-overleg. De FUMO kan faciliteren bij het in kaart brengen van de risico s op basis waarvan het bevoegd gezag haar afweging bepaalt en de keuzes maakt betreffende de programmering. De FUMO kan bovendien faciliteren bij het doen van voorstellen betreffende de bij een bepaald risico behorende aanpak op basis van de mede bij de FUMO aanwezige kennis en ervaring. Kortom: het bevoegd gezag maakt de keuzes waarbij de FUMO op basis van de vastgestelde systematiek een voorstel inclusief programmering aan het bevoegd gezag levert Gezamenlijk uitwerken risicobenadering Het werken met een risicobenadering vraagt om een goed samenspel tussen het bevoegd gezag, zijnde de deelnemers, en de FUMO, als uitvoeringsorganisatie. Het is dan ook dringend gewenst en nadrukkelijk de bedoeling om in 2016 gezamenlijk de risicobenadering verder uit te werken. Doel is uiteindelijk te komen tot een gemeenschappelijke en uniforme systematiek voor heel Fryslân, die vanaf 2017 kan worden toegepast bij de programmering van de basistaken. Voor het uitwerken van de systematiek kan aansluiting worden gezocht bij het bestaande traject dat de FUMO in opdracht van de provincie uitvoert gericht op het uitwerken van een risicobenadering voor de provinciale inrichtingen. Deze risicoanalyse wordt in 2015 uitgewerkt voor de 58 provinciale bedrijven. Ook kan gebruik worden gemaakt van de ervaringen bij enkele deelnemers en bij andere omgevingsdiensten die al werken met een risicobenadering voor de Wabo-taken. Enkele omgevingsdiensten hanteren in hun risicoprofielen een branchebenadering die ook voor de FUMO en haar deelnemers aantrekkelijk is gegeven het grote aantal bedrijven waarop de risicobenadering betrekking heeft. Inzet vanuit de FUMO is om eerst op strategisch niveau de kaders voor de risicobenadering gezamenlijk met de deelnemers uit te werken en daarna pas over te gaan tot een meer gedetailleerde technische uitwerking Inrichtingsgebonden basistakenpakket Voor het basistakenpakket geldt dat de omvang van de formatie wordt bepaald op basis van het geactualiseerde bedrijvenbestand dat ten grondslag ligt aan de programmabegroting en de DVO s en de kengetallenbenadering, zoals die is vastgelegd in de Fryske norm. Het bedrijvenbestand wordt in de programmabegroting waar nodig aangepast op autonome ontwikkelingen. De programmering van de uitvoering van de inrichtingsgebonden basistaken gebeurt op basis van bestuurlijk te bepalen inhoudelijke keuzes die gebaseerd worden op een risicobenadering. Deze gegevens worden vervolgens gebruikt voor de programmering van de werkzaamheden, waarbij bedrijven, branches, installaties en/of activiteiten met een hoog risico eerder in de programmering worden opgenomen, intensiever en met een hogere frequentie worden aangepakt en/of met een andere op maat gesneden aanpak worden benaderd vanuit de FUMO, dan waar een lager risico aan de orde is. Een dergelijke risicobenadering biedt binnen het basistakenpakket beduidend meer mogelijkheden in de programmering van toezicht en handhaving dan bij toetsing en vergunningverlening. Maar ook voor toetsing en vergunningverlening is de benadering toepasbaar en kan deze tot nadere keuzes en specifieke accenten in de uitvoering leiden / 57 -

27 Toetsing en vergunningverlening Wat betreft toetsing en vergunningverlening biedt de risicobenadering voor milieu, als gevolg van de vergaande standaardisatie vanuit het Activiteitenbesluit, beperktere mogelijkheden dan bij toezicht en handhaving. Dit laat onverlet dat ook bij toetsing en vergunningverlening een risicobenadering kan worden toegepast. Op basis van een risicobenadering is het mogelijk keuzes te maken in met name accenten die in de beoordeling van risicovolle aspecten bij toetsing en vergunningverlening worden gelegd. Dit kan er toe leiden dat bij bepaalde aanvragen dergelijke aspecten kritischer worden beoordeeld en er sneller aanvullende regels worden gesteld. De risicobenadering komt bij milieu met name tot uiting in de intensiteit en diepgang waarmee bepaalde aspecten worden beoordeeld. Dit is met name mogelijk bij vergunningverlening, omgevingsvergunning beperkte milieutoets (OBM), de beoordeling Milieueffectrapportage (MER) en onderzoeken die bij een vergunning worden gevraagd. Toezicht en handhaving Voor toezicht en handhaving is het hanteren van een risicobenadering niet nieuw. Deze wordt al toegepast bij Brzo- en IPPC bedrijven. Het maakt ook onderdeel uit van de landelijke afspraken rond toezicht en handhaving die de partners in de VTH-keten onderling hebben gemaakt. Het bevoegd gezag kent al de verplichting jaarlijks een Handhavingsuitvoeringsprogramma (HUP) op te stellen waarin wordt aangegeven welke prioriteiten in het toezicht en de handhaving worden gesteld. Vaak ligt hier een afweging van de risico s inclusief het naleefgedrag aan ten grondslag. De risicobenadering bij toezicht en handhaving houdt in dat afhankelijk van het risicoprofiel onderstaande zaken daarop worden aangepast: Intensiteit: het object wordt bij een hoger risicoprofiel vaker en intensiever gecontroleerd hetgeen zich vertaald in het aanpassen van de controlefrequentie Aanpak: de wijze waarop het object wordt gecontroleerd gaat afhankelijk van het risicoprofiel differentiëren. Niet elk object wordt bij elke controle integraal gecontroleerd. Er wordt daarnaast of in plaats van een integrale controle gewerkt met aspect controles, systeem controles, administratieve controles bij zowel de eerste en/of opvolgende (her)controles. Ook kan er in de programmering gekozen worden voor het controleren van branches of overstijgende thema s. Handhaving: bij een hoog risico en/of slecht naleefgedrag wordt sneller opgeschaald naar hardere sancties en instrumenten. De risicobenadering biedt de mogelijkheid om per bedrijf, branche, installatie en/of activiteit de aanpak te bepalen, waarmee maatwerk ontstaat. Enkele voorbeelden: Uit de risicobenadering komt naar voren dat een bedrijf een hoog risico kent maar dat dit risico door slechts één aspect wordt veroorzaakt. Op basis van de uitkomsten van de risicobenadering wordt het bedrijf niet jaarlijks integraal gecontroleerd maar slechts om de drie jaar integraal en tussenliggende jaren uitsluitend op het betreffende aspect. Uit de risicobenadering blijkt dat een bedrijf met in aanzet een hoge milieubelasting al jaren aan alle eisen voldoet en een uitmuntend naleefgedrag kent. Vanuit de risicobenadering zijn er dan meerdere mogelijkheden: - het bedrijf wordt wat betreft de controlefrequentie in een lagere categorie geplaatst dan waar het op basis van de milieubelasting thuis hoort - het bedrijf wordt jaarlijks alternerend op slechts enkele aspecten gecontroleerd. Uit de risicobenadering blijkt dat een bedrijf met een hoog risico een slecht naleefgedrag kent. Dit bedrijf wordt intensiever en meer frequent gecontroleerd vanuit een combinatie van integrale, aspect en administratieve controles. Uit de risicobenadering komt naar voren dat een bepaalde branche laag scoort en daarmee maar beperkt wordt meegenomen in de programmering. Vanwege een gelijke behandeling op brancheniveau kan er dan worden gekozen om in een bepaald jaar deze branche op basis van een branchebenadering te controleren / 57 -

28 Voor de FUMO biedt dit ruimte in de programmering ten opzichte van de uitgangspunten uit het bedrijfsplan 2012 en de Fryske norm (in de Fryske norm wordt er vanuit gegaan dat elk bedrijf integraal wordt gecontroleerd op basis van een standaardfrequentie per categorie). De op basis van de Fryske norm berekende capaciteit kan op basis van een risicobenadering veel gedifferentieerder en meer op maat worden ingezet. Hiermee kan binnen de kaders van de beschikbare formatie tot een andere meer doelmatige programmering worden gekomen Niet inrichtingsgebonden basistakenpakket Wat betreft de niet inrichtingsgebonden basistaken geldt voor de provincie dat deze taak conform de DVO wordt uitgevoerd. Voor het gemeentelijk deel van de niet inrichtingsgebonden taken geldt dat dit nog niet bij de FUMO is ingebracht en dat wanneer dit gebeurt dat nog in DVO s moet worden vastgelegd. Met de nieuwe VTH-wet gaat een verplichting gelden voor de gemeenten om deze taken bij de FUMO onder te brengen en is er geen wettelijke ruimte meer om deze taken in eigen beheer uit te voeren. In dit takenpakket is het eveneens mogelijk bestuurlijk nadere inhoudelijke keuzes te maken op basis van een risicobenadering, waarbij ook hier geldt dat de ruimte in toezicht en handhaving groter is dan bij toetsing en vergunningverlening. 5.6 Professionaliseren van een kennisintensieve en innovatieve organisatie De maatregelen die eerder zijn benoemd in het kader van het verhogen van de productiviteit dragen tevens bij aan de verdere professionalisering van de FUMO. Ook tal van andere aanpassingen in de organisatie en bedrijfsvoering dragen bij aan de professionalisering van de organisatie. Hierop wordt nader ingegaan in deel B van dit bedrijfsplan. De FUMO is nadrukkelijk een kennisintensieve organisatie. Dat houdt in dat de organisatie en haar medewerkers kennis moeten bijhouden, ontwikkelen en delen met de deelnemers. Dit laatste krijgt niet alleen gestalte in de reguliere contacten rond zaken/producten maar zal in de toekomst ook in bijeenkomsten actiever worden uitgedragen. De FUMO moet, mede ingegeven door de aan haar gestelde kwaliteitseisen, met de tijd meegaan en dient tijdig te anticiperen op innovaties in de uitvoering van zaken, producten en diensten. Om dicht bij het vuur te zitten bij nieuwe ontwikkelingen participeert de FUMO in regionale en landelijke netwerken, werkgroepen en projecten en wordt samen met andere omgevingsdiensten deelgenomen in pilots. 5.7 Het verstevigen van de samenwerking en de interactie met de deelnemers Het goed kunnen functioneren van de FUMO is mede afhankelijk van de interactie tussen de FUMO en de deelnemers. Dit is meer dan het goed vastleggen van afspraken in de gemeenschappelijke regeling en de uitwerking ervan in de meerjarenbegroting, meerjarenraming en de dienstverleningsovereenkomsten. Veel producten van de FUMO worden in directe interactie en samenwerking met de deelnemers gemaakt. Het efficiënt en klantgericht kunnen leveren van producten en diensten vraagt om een goede uitwisseling van informatie, een goede harmonisatie en inrichting van werkprocessen (zaaksysteem, maar ook uniforme afspraken over mandatering), een eenduidige benoeming van producten en diensten (uit te werken in een producten- en dienstencatalogus), maar zeker ook om onderling vertrouwen in elkaars kwaliteiten en capaciteiten. Concreet wordt onder meer gedacht aan onderstaande maatregelen: Vasthouden en intern beter positioneren van het accountmanagement Vergroten transparantie FUMO door vanuit de P&C cyclus te komen met steeds beter uitgewerkte jaarrekening, financiële voortgangsrapportages en kwartaalrapportages aan de deelnemers. Vastleggen van afspraken in helderde dienstverleningsovereenkomsten en mandaatregelingen. Komen tot een eenduidige en heldere overlegstructuur tussen opdrachtgever en opdrachtnemer / 57 -

29 Gezamenlijk uitwerken en vormgeven van de systematiek voor de risicobenadering. Samen optrekken met de deelnemers bij de uitwerking van het zaaksysteem, de producten- en dienstencatalogus en de keuze en implementatie van het nieuwe zaaksysteem. Dit betreft zaken die bijdragen aan een betere stroomlijning van de uitvoering van de producten en diensten. Organiseren van kennisbijeenkomsten met de deelnemers die tevens bijdragen aan het elkaar beter leren kennen, als onderdeel van een gezamenlijk cultuurtraject. Bovenstaande zaken worden in deel B van dit plan verder uitgewerkt. Naast de verdere technische uitwerking betreffende tal van verbeteringen die te maken hebben met de verdere professionalisering en optimalisatie van de bedrijfsvoering wil de FUMO expliciet aandacht besteden aan het vergroten onderling vertrouwen. Dit vraag om een investering van zowel de FUMO als de deelnemers. Helder is dat vertrouwen moet worden verdiend en niet via bedrijfsplan kan worden geregeld of afgedwongen. Voorwaarde voor het verder groeien van vertrouwen is dat er over en weer heldere kaders zijn en gezamenlijk de schouders eronder worden gezet. De FUMO gaat in samenwerking met een externe adviseur een strategie bepalen voor het wederzijds verbeteren van de interactie met de deelnemers. Deze strategie zal worden vertaald naar een concreet verbeterplan dat in nauwe samenwerking met het directeurenplatform zal worden opgepakt. Een dergelijk verbeterplan kan alleen kans van slagen hebben wanneer de mindset bij alle deelnemers een positieve wending krijgt. Tegelijkertijd blijft de FUMO via onder meer het accountmanagement een focus houden op het scheppen van heldere verwachtingspatronen en een goed relatiemanagement / 57 -

30 Deel B: De organisatorische en bedrijfsmatige uitwerking 6 Organisatie 6.1 Kaders FUMO De belangrijkste kaders voor de FUMO worden gevormd door: De gemeenschappelijke regeling. Het bedrijfsplan 2012 en na vaststelling het geactualiseerde bedrijfsplan De programmabegroting FUMO, inclusief meerjarenraming. In 2015 loopt een actualisatie van de gemeenschappelijke regeling om enkele artikelen te wijzigingen en daarmee enkele specifieke onderwerpen anders te gaan regelen. De actualisatie is ook nodig om de wetswijzigingen die vanuit de Wet op de gemeenschappelijke regelingen voortvloeien in de gemeenschappelijke regeling te verwerken. 6.2 Bestuurlijke aansturing Bestuur FUMO Het bestuur van de FUMO bestaat uit een algemeen bestuur (AB), een dagelijks bestuur (DB). De secretaris van het algemeen bestuur/dagelijks bestuur is tevens de directeur van de FUMO. De deelnemers wijzen elk uit hun midden één lid alsmede een plaatsvervangend lid aan van het algemeen bestuur. Alle taken en bevoegdheden die niet vanuit de gemeenschappelijke regeling, aan het dagelijks bestuur of de voorzitter zijn opgedragen, behoren aan het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur van de FUMO bestaat uit vijf leden, de voorzitter inbegrepen, door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen. In de gemeenschappelijke regeling staan de taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur uitgewerkt. De secretaris-directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het dagelijks bestuur. De secretaris-directeur is belast met de dagelijkse leiding van de FUMO en assisteert het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de vervulling van hun taak. De bevoegdheden en taken van de directeur staan in het directiestatuut Positie en rol eigenaren FUMO De beleidsinhoudelijke sturing blijft de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de respectievelijke deelnemers. De FUMO is op basis van de gemeenschappelijke regeling belast met adviserende, voorbereidende en uitvoerende taken op gebied van milieu en omgeving. Kortom de bovenste regelkring van de big eight, zoals die in de Wabo wordt gebruikt, is een zaak van het bestuur en de deelnemer en het onderste deel is een zaak van de FUMO Bevoegdheden en mandaten Aan het bestuur van het openbaar lichaam zijn geen publiekrechtelijke bevoegdheden overgedragen. Wel is het mogelijk gemaakt dat de deelnemers voor de uitvoering van taken mandaat verlenen aan het bestuur van het openbaar lichaam om in naam van die bestuursorganen besluiten te nemen, volmacht te verlenen tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of machtiging te verlenen tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke - 30 / 57 -

31 rechtshandeling zijn. Dergelijke besluiten worden opgenomen in het openbare register mandaat, volmacht en machtiging FUMO. Het dagelijks bestuur heeft mandaat verstrekt aan de directeur van de FUMO voor het ondertekenen van besluiten inzake de aanstelling van personeel met toepassing van de Centrale Arbeidsregeling (CAR-UWO), de Arbeidsvoorwaardenregeling Leeuwarden, eigen regelingen en/of het Sociaal Statuut. De opdrachtgever/deelnemer is het bevoegd gezag en heeft en houdt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheden. Deze verantwoordelijkheden zijn niet aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling c.q. de FUMO overgedragen. De deelnemers kunnen de uitvoering van de taken en bevoegdheden mandateren aan de FUMO. De FUMO ziet grote voordelen van het in mandaat uit kunnen voeren van taken en bevoegdheden. Het draagt bij aan de uniformiteit, slagvaardigheid, snelheid van de dienstverlening en vermindert de bureaucratie. Mandatering werkt in de regel voor de deelnemers kostenverlagend omdat het de verantwoordelijkheden laag in de organisatie legt waar dit kan. De FUMO kent een mandaatregeling waarbij de deelnemers de keuze hebben uit vijf standaardpakketten (waarbij de keuze voor een ruimer mandaatpakket de onderliggende mandaatpakketten impliceert): Geen mandatering/machtiging. Zeer beperkt: gericht op het verrichten van voorbereidingshandelingen, verstrekken van inlichtingen zonder inhoudelijke implicaties. Beperkt: ontwerpbeschikkingen en besluiten op reguliere procedures, eerste controlebrief, voornemen dwangsom en bestuursdwang, inclusief spoedeisende bestuursdwang, dwangsom en beschikking akoestisch onderzoek bij melding. Ruim: beschikkingen op aanvragen en ambtshalve beschikkingen, beschikkingen bestuursdwang en dwangsom, verweerschriften. Zeer ruim: uitvoeren bestuursdwang en dwangsom, intrekken vergunningen, afhandeling tussenuitspraak. Deze mandaten worden opgenomen in het Register mandaat, volmacht en machtiging FUMO. De deelnemers kunnen een van de pakketten kiezen of ervoor kiezen om helemaal geen mandaat te verlenen. Elke deelnemer kan aldus voor de aan de FUMO opgedragen taken een eigen afweging maken in hoeverre aan het bestuur van de FUMO mandaat wordt verleend. Indien geen mandaat wordt verstrekt geldt dat de FUMO de deelnemer adviseert betreffende de opgedragen taken. 6.3 De FUMO-organisatie Aansturing organisatie In het kader van de doorontwikkeling van de FUMO is ook gekeken naar het organisatiemodel van de FUMO. Hierbij was de vraag of het huidige model het meest geschikt is om de geconstateerde knelpunten op te lossen en te komen tot een intern en extern slagvaardiger en meer verbindend management. Deze knelpunten houden onder meer verband met: De geconstateerde behoefte bij directie en dagelijks bestuur om de betrokkenheid van het dagelijks bestuur bij knelpunten in de organisatie en in de relatie met de deelnemers, te versterken. Het te laat en onvoldoende creëren van draagvlak bij de deelnemers. Het onvoldoende scherp managen van verwachtingen bij de deelnemers (bestuurlijk en ambtelijk / 57 -

32 Het versneld uitvoeren van efficiëntiemaatregelen gericht op het vergoten van de productiviteit, met in het verlengde daarvan meer aandacht voor de uitvoering op met name het operationele en tactische niveau. Dit betreft onder meer het stroomlijnen, harmoniseren en uniformeren van werkprocessen en onderliggende procedures en systemen (zaaksysteem, producten- en dienstencatalogus en de nieuwe VTH-applicatie). Het intern vergroten van de verbondenheid van de medewerkers met de FUMO. Het helder beleggen van de verantwoordelijkheden. Het bestaan en functioneren van meerdere overlegplatforms. Het bieden van meer duidelijkheid en uniformiteit in taken en rollen. Vanuit bovenstaande is geconcludeerd dat het wenselijk is tot een managementstructuur te komen die het zowel intern als extern mogelijk maakt om meer verbindend en slagvaardiger te kunnen opereren en de organisatie meer toekomstbestendig te maken. Door het dagelijks bestuur is geconstateerd dat de doorontwikkeling van de FUMO is gebaat bij een andere opzet van het management. Daarom is besloten de leiding van de FUMO-organisatie te kantelen van een MT-model onder leiding van de directeur naar een directiemodel met een algemeen directeur en een adjunct-directeur. Deze directie moet de organisatie toekomstbestendig maken en er voor zorgen dat deelnemers, bestuur en medewerkers trots kunnen zijn op de FUMO als organisatie. Het invoeren van een directiemodel met een directeur en een adjunct-directeur wordt gezien als een versteviging van het fundament van de FUMO. De directie is gezamenlijk verantwoordelijk voor het algehele functioneren van de FUMO en zet waar nodig in overleg met het Dagelijks Bestuur de strategische lijnen van de organisatie uit. De directeur is tevens de secretaris van het bestuur (DB en AB). De directie laat zich adviseren door de concerncontroller, (staf)medewerkers en projectleiders van interne projecten. Deze wijziging zal bijdragen aan een slagvaardiger opereren van de FUMO, zowel in- als extern en aan een grotere aandacht voor de cultuurontwikkeling van de FUMO inclusief de tevredenheid van medewerkers. Onder deze directie worden de afdelingshoofden integraal verantwoordelijk voor hun afdelingen. Het resultaat hiervan zal met name moeten zijn een strakkere sturing door afdelingshoofden op de uitvoering en de productiviteit. Naast de drie vakafdelingen wordt de staf zoveel mogelijk gecentreerd. De directie heeft het mandaat van het bevoegde gezag om binnen de FUMO organisatie bepaalde taken uit te voeren en mag binnen de kaders van het Fries VTH-Overleg uitvoeringsafspraken maken met externe partners in de keten van toezicht en handhaving, in het bijzonder met het OM en de politie Hoofdstructuur organisatie De organisatiestructuur van FUMO is een middel om te zorgen voor een goede dienstverlening. Ontwikkelingen in wetgeving, kabinetsbeleid en economische ontwikkelingen zijn van invloed op de inrichting van de organisatie en de werkpakketten per organisatieonderdeel. Deze ontwikkelingen wijzen allemaal in de richting van meer samenwerken en verder professionaliseren, waarbij de omgevingsdiensten op basis van de nieuwe VTH-wetgeving worden geformaliseerd bij wet / 57 -

33 Onder leiding van de directie opereren de volgende organisatieonderdelen: Drie vakafdelingen: o Toetsing en vergunningverlening. o Toezicht en handhaving. o Specialistisch advies. Staf. Elke afdeling wordt aangestuurd door een afdelingshoofd. De drie inhoudelijke vakafdelingen werken afhankelijk van de omvang met meerdere teams. Voor de dagelijkse coördinatie van de werkzaamheden, de werkplanning, knelpunten en integrale afstemming en de uitvoering van werkzaamheden voor de deelnemers is per team een coördinator voor een beperkt aantal uren vrijgemaakt Takenpakket van de FUMO Het takenpakket van de FUMO bestaat uit: Basistaken: o Toetsing en vergunningverlening. o Toezicht en handhaving. o Niet inrichtingsgebonden basistaken. Plustaken. Incidentele opdrachten en specifieke projecten. Basistaken toetsing en vergunningverlening Wabo Vergunningen worden verleend aan inrichtingen, waarbij er een toetsing plaatsvindt op het Activiteitenbesluit. Bij het verlenen van vergunningen gaat het om oprichtings- (bij nieuwvestiging), veranderings- (bij partiële aanpassingen) en revisievergunningen (bij een nieuwe vergunning, ter vervanging van een eerdere vergunningen). Vergunningverlening vindt plaats op basis van actuele wet- en regelgeving en Wabo-breed. De vergunningen worden, waar nodig, afgestemd met andere overheden, zoals het Wetterskip. De vergunningen worden periodiek doorgelicht op actualiteit en zo nodig aangepast. Wanneer veranderingen in wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven, vindt aanpassing los van de periodieke doorlichting plaats. Bij inrichtingen waarop het Activiteitenbesluit op activiteiten van toepassing is, wordt de melding beoordeeld. Op basis van de beoordeling kan een aanvullende procedure worden gevolgd, bijvoorbeeld door het opleggen van maatwerkvoorschriften. De FUMO stelt zich tot doel dat de vergunningaanvragen binnen de wettelijke dan wel servicetermijnen worden afgehandeld en dat meldingen beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Basistaken toezicht en handhaving Wabo De FUMO zet zich ervoor in om te komen tot een zodanige naleving van de wettelijke voorschriften dat gezondheid, veiligheid, leefbaarheid en duurzaamheid optimaal worden bevorderd. Toezicht en handhaving zijn belangrijke instrumenten om ervoor te zorgen dat burgers en bedrijven de regels naleven die zijn gesteld. Onder toezicht wordt verstaan het verzamelen van informatie over het feit of een activiteit is toegestaan en/of wordt voldaan aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (inclusief voorschriften in vergunningen e.d.). Bij handhaving wordt de handhavingstrategie gevolgd en waar nodig wordt een sanctiemiddel (last onder dwangsom of bestuursdwang) toegepast om naleving te bewerkstelligen. Naast het uitvoeren van de controles en het opstellen van de toezichtrapporten verricht de FUMO ook de juridische werkzaamheden die tot de Wabo behoren, zoals: het opstellen - 33 / 57 -

34 van beschikkingen, verweerschriften, pleitnota s, vertegenwoordiging in rechte in voorlopige voorziening, bezwaar- en beroepsprocedures Het Besluit risico s zware ongevallen (Brzo) bepaalt dat het bevoegde gezag inzake de Wabo, in overeenstemming met de betrokken arbeidsinspectie, de regionale brandweer en burgemeester en wethouders van de betrokken gemeenten, een inspectieprogramma vaststelt. In noordelijk verband (Groningen, Fryslân en Drenthe) is met het Bestuurlijk toezichtprogramma voor de periode aan deze Brzo-verplichting voldaan. Voor het Brzo voert de FUMO in noordelijk verband, in samenwerking met de Omgevingsdienst Groningen, wettelijke taken rond Brzo-bedrijven uit. Waar de provincie op 30 oktober 2009 bevoegd gezag was of zou zijn geweest, wordt deze taak door de FUMO Wabo-breed uitgevoerd en dus inclusief de BRIKS-taken. Als onderdeel van het basistakenpakket voert de FUMO de BRIKS-taken uit voor zowel de provinciale als ex-provinciale inrichtingen. Niet inrichtingsgebonden basistaken De niet inrichtingsgebonden basistaken betreffen: Ketentoezicht: De FUMO verzorgt het milieutoezicht bij bedrijfsmatige activiteiten (waaronder afvalmakelaardij) met betrekking tot gevaarlijke afvalstoffen, bedrijfsafvalstoffen en ingezamelde huishoudelijke afvalstoffen, asbest, vuurwerk, bouwstoffen, grond, baggerspecie, meststoffen, dierlijke vetten, radioactief schroot, destructiemateriaal, explosieven voor civiel gebruik of andere gevaarlijk stoffen, voor zover het die activiteiten betreft. Het gaat hierbij om het ketengerichte milieutoezicht. Toezicht wet bodembescherming: De FUMO verricht alle noodzakelijke activiteiten in het kader van de controle op de naleving van de Wet bodembescherming (Wbb). Vergunningverlening en toezicht vuurwerk: De FUMO verricht alle activiteiten, meldingen, registraties en controles, die op grond van het Vuurwerkbesluit nodig zijn. Dit omvat mede het invoeren van vuurwerkevenementen in het vuurwerkregistratiesysteem van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu en het versturen van digitale afschriften van de verleende ontbrandingstoestemmingen en afgehandelde meldingen via het meldsysteem naar de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Jaarlijks wordt een Rapport Vuurwerk opgesteld. Toezicht sloop/asbest en mobiele puinbrekers: Het toezicht op sloop/asbest en mobiele puinbrekers vindt plaats aan de hand van de actuele sloopvergunning, dan wel een melding. Bij de sloop wordt gekeken of het vrijkomende puin mobiel zal worden gebroken en zo ja, hoeveel naar verwachting ter plaatse zal worden toegepast en binnen welk tijdsbestek. Toezicht besluit bodemkwaliteit: Het doel van het besluit bodemkwaliteit is dat wordt voorkomen dat de bodem (grond en grondwater) en het oppervlaktewater verontreinigd worden door het gebruik van bouwstoffen, grond of baggerspecie. Het toezicht voorziet erin dat het toepassen van grond op een juiste wijze plaatsvindt. Plustaken Plustaken c.q. aanvullende taken zijn alle taken die niet onder het basistakenpakket vallen en die door de deelnemers structureel bij de FUMO zijn ingebracht. Het takenpakket omvat: Overige Wabo taken: Voor een aantal deelnemers voert de FUMO de VTH-milieutaken van het gehele inrichtingenbestand uit. Voor enkele gemeenten verzorgt de FUMO de uitvoering van Wabo BRIKS-taken. De BRIKS-taken die vallen onder de basistaken zijn opgenomen in het onderdeel Basistaken / 57 -

35 Andere regelgeving: De FUMO geeft uitvoering aan provinciale taken die voortvloeien uit de volgende wetten: o Luchtvaartwet: Provinciale Staten zijn bevoegd om Luchthavenregelingen en Luchthavenbesluiten bij verordening vast te stellen voor locaties die structureel voor burgerluchtvaart worden gebruikt. o Ontgrondingenwet: Voor de Ontgrondingenwet worden taken uitgevoerd ten behoeve van het winnen van oppervlaktedelfstoffen ( zandwinputten ) en overige ontgrondingsactiviteiten waarbij het maaiveld wordt verlaagd. Er wordt een bijdrage geleverd aan het ontgrondingenbeleid. o Waterwet/KWO: Toezicht en handhaving grootschalige grondwateronttrekkingen (> m³/jaar) ten behoeve van industrie en drinkwaterproductie. Toezicht en handhaving bij open bodemenergiesystemen (koude-warmteopslag). o Wet bodembescherming (vergunningverlening): De FUMO verleent namens GS beschikkingen ernst en spoedeisendheid, saneringsplan of een combinatie hiervan, inclusief eventuele beheers- en/of tijdelijke beveiligingsmaatregelen. Er worden diverse soorten meldingen behandeld. Daarnaast voert de FUMO taken uit voor de aanpak van spoedlocaties conform het convenant c.q. Plan de Campagne van de provincie Fryslân in samenwerking met Programma Bebouwde Ruimte en Landelijk Gebied van de Provincie. o Wet hygiëne badinrichtingen en zwemwater: Met betrekking tot de controle op de naleving van de Whvbz voert de FUMO preventieve controles uit. Bij open zwemwater wordt jaarlijks een veiligheidsonderzoek uitgevoerd en wordt meerdere keren bemonsterd. De FUMO zorgt voor de onderlinge afstemming en coördinatie en van 1 mei tot en met 30 september de zwemwatertelefoon en de piketdienst ten aanzien van zwemwater. o Groene wetgeving: Toezicht en handhaving op de Boswet, Flora en Faunawet, de Natuurbeschermingswet en verschillende provinciale verordeningen. Specialistische taken: het betreft hier afzonderlijk specialistisch advies en diensten op de kennisgebieden geluid, licht, trillingen, energie, bodem, lucht, geur, afval, water, milieueffectrapportage, mijnbouw en juridisch advies. De FUMO maakt gebruik van (geijkte) meetapparatuur en rekenmodellen. De juristen beschikken over een juridisch expertsysteem. Waar nodig worden verschillende deskundigen ingezet om tot een integraal advies te komen. Externe Veiligheid: Voor Externe Veiligheid (EV) wordt in de jaren 2015 tot en met 2018, in samenwerking tussen de bevoegde gezagen, de Veiligheidsregio Fryslân en de FUMO, het Fries Uitvoeringsprogramma Omgevingsveiligheid (FUOV) uitgevoerd. De FUMO verzorgt een deel van de uitvoerende taken van dit programma. Incidentele opdrachten en specifieke projecten Naast de plustaken, die in het DVO zijn vastgelegd, voert de FUMO ook taken uit met een incidenteel karakter. De praktijk leert dat deelnemers of andere overheden behoefte hebben aan kortdurende ondersteuning en/of advisering vanuit de FUMO. De totstandkoming van deze opdrachten verloopt via een offertetraject. Op verzoek van deelnemers of vanuit de FUMO wordt een productaanbod gedaan aan één of meer deelnemers. Voorbeelden hiervan zijn SWUNG (Samen Werken aan de Uitvoering van Nieuw Geluidbeleid), Subsidie Geluidsanering Verkeerslawaai of Energiek toezicht. Daarbij wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van (rijks)subsidiegelden / 57 -

36 Uitvoering kan ook plaatsvinden voor externe partijen, zoals andere omgevingsdiensten, rijksoverheid, andere provincies en gemeenten buiten de provincie Friesland. Het kan daarbij gaan om taken met een sterk uiteenlopend karakter, die in principe aansluiten bij de werkzaamheden die regulier door de FUMO worden verricht Frontoffice Het bevoegd gezag kan zelf zorgen voor het inrichten van de frontoffice en zo het eerste aanspreekpunt voor burgers en bedrijven zijn, maar kan dit ook bij de FUMO onderbrengen. De provincie Fryslân heeft de frontoffice voor de aan de FUMO opgedragen taken bij de FUMO belegd, waarbij mandaat is verstrekt voor de uitvoering ervan Accountmanagement De FUMO hecht groot belang aan goede contacten en relaties met haar deelnemers en opdrachtgevers. Om die reden is voorzien in een afzonderlijke accountfunctie die komende jaren verder wordt uitgebouwd en geprofessionaliseerd. FUMO verstaat onder accountmanagement: Relaties onderhouden en versterken. Wensen / verwachtingen / signalen / klachten opvangen en acties ondernemen. Ontzorgen klanten / meedenken / adviseren. Producten en diensten goed in etalage neerzetten. Nieuw werk actief binnenhalen. Op termijn kan de accountrol zich ook op bedrijven en burgers gaan richten maar vooralsnog zijn zij geen doelgroep of speerpunt van het accountmanagement. Medewerkers van de FUMO kunnen wel rechtstreekse contacten met burgers en bedrijven hebben en vervullen in die contacten een deskundigenrol. Het accountmanagement draagt bij aan een succesvol opererende ondernemende organisatie en het helder maken van de positie en mogelijkheden van de FUMO voor deelnemers en andere huidige en toekomstige klanten. Het accountmanagement omvat zowel het informeren en voorlichten, het fungeren als vraagbaak en adviseren over de mogelijkheden van de FUMO, als het als intermediair bemiddelen tussen de partijen over de dienstverlening en zaken die zich daarbinnen aandienen Acquisitie Op directieniveau ligt er met name een acquisitie rol op strategisch niveau bijvoorbeeld wanneer gemeenten besluiten de taakuitvoering regionaal te bundelen en de FUMO daarin mogelijk een rol kan spelen. Bij het benaderen van deelnemers en partners met een vraag rond het inbrengen van meer taken bij de FUMO spelen de afdelingshoofden en coördinatoren van de teams een voortrekkersrol bij het maken en vastleggen van afspraken over de uitbreiding van plustaken en nieuwe incidentele opdrachten en projecten. Het accountmanagement vervult eveneens een rol in de acquisitie waar het de deelnemers betreft. Uitbreidingen van de DVO s en incidentele opdrachten en projecten kunnen via de accountmanager worden ingebracht. De FUMO verwacht van alle medewerkers in de primaire functies dat zij hun oren en ogen open hebben en een antenne hebben voor nieuwe taken die deelnemers of partners mogelijk bij de FUMO onder willen brengen. Dit geldt in het bijzonder de specialistische adviseurs die voor een deel van hun werkvoorraad afhankelijk zijn van plustaken en het verwerven van incidentele opdrachten en specifieke projecten / 57 -

37 Met de vaststelling van gedifferentieerde tarieven is het mogelijk geworden dat de FUMO maatwerk kan toepassen door in de acquisitie de uitvoering van taken van verschillende niveaus ook tegen verschillende, bij het taakniveau passende, tarieven aan te kunnen bieden Kwaliteitsmanagement en -beheer De FUMO werkt continue aan het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie en de te leveren producten en diensten. Vanaf de start is gewerkt aan het voldoen aan de criteria voor kritieke massa (deskundigheden), proces en inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten op basis van de KPMG Kwaliteitscriteria 2.1 en andere specifieke kwaliteitscriteria zoals die van toepassing zijn op onder meer Brzo en bodemtaken vanuit de Stichting infrastructuur kwaliteitsborging bodembeheer (SIKB). In de zaaktypencatalogus en de PDC DVO 2015 zijn zaken, producten, procedures en documenten gestandaardiseerd en vastgelegd en er zijn sjablonen met standaardteksten opgesteld. In uitvoering is het opstellen van een kwaliteitshandboek waarin de werkinstructies en procesbeschrijvingen worden vastgelegd. Inmiddels staat vast dat de KPMG kwaliteitscriteria 2.1 zullen worden vervangen door een verordening waarin op het niveau van een omgevingsdienst de deelnemers gezamenlijk de kwaliteitsniveaus kunnen vaststellen en verankeren. De VNG en het IPO hebben aangegeven hier modelverordeningen voor te ontwikkelen. Vanuit een professionele en efficiënte uitvoering zet de FUMO als onderdeel van haar algehele bedrijfsvoering in op permanente kwaliteitszorg en verbetering door onder meer: Het inzichtelijk maken welke deskundigheden en taken de FUMO uitvoert volgens de KPMG Kwaliteitscriteria 2.1 en andere kwaliteitscriteria zoals die van toepassing zijn bij Brzo en de Richtlijn Industriële Emissies (RIE). Het vastleggen van zaken, producten, procedures en documenten in de zaaktypencatalogus en de producten- en dienstencatalogus (PDC). Het uitwerken en gebruiken van sjablonen met standaardteksten. Het goed vastleggen van de bedrijfsvoering door middel van werkinstructies en procesbeschrijvingen in een kwaliteitshandboek. Het uitvoeren van periodieke kwaliteitsaudits. Voor de FUMO is de aanwezigheid van voldoende juiste deskundigheden een voorwaarde om aan de kwaliteitsdoelstellingen te kunnen voldoen. Hierop wordt nader ingegaan bij het HRM-beleid. Daar waar onverhoopt lacunes ontstaan in de kwaliteit en kwantiteit van de bemensing (scheefheid of vacatures), zullen deze door opleiding, werving en/of via samenwerkingsafspraken met deelnemers, andere omgevingsdiensten of partners, onder verantwoordelijkheid van de FUMO, worden aangepakt. Het beheer van het kwaliteitssysteem is binnen de FUMO belegd bij de bedrijfskundig adviseur en de kwaliteitsmanager. Zij dragen tevens zorg voor de actualisatie en/of verbetering van het kwaliteitssysteem. Op basis van een auditplan wordt de bedrijfsvoering intern geaudit. De resultaten worden inclusief een plan van aanpak jaarlijks aan de directie opgeleverd Strategisch adviseur De FUMO acht het noodzakelijk binnen de organisatie een strategisch adviseur aan te stellen die wordt belast met het tijdig onderkennen van voor de ontwikkeling en het functioneren van de FUMO relevante ontwikkeling en trends op rijks-, provinciaal en lokaal niveau. Het betreft bestuurlijke en beleidsmatige ontwikkelingen, inclusief wijzigingen in wet- en regelgeving, maar ook trends in de samenleving die relevant zijn of kunnen worden voor de FUMO. De strategisch adviseur adviseert de - 37 / 57 -

38 directie en onderhoudt zelfstandig contacten met het rijk, de provincie, andere omgevingsdiensten, de deelnemers, partners en andere overheidsgerelateerde instellingen, maar ook met voor de FUMO relevante koepel- en belangenorganisaties Bedrijfsjurist In het bedrijfsplan 2012 was al voorzien in een bedrijfsjurist als onderdeel van de overheadformatie. De functie is ook opgenomen in het functieboek van de FUMO. Bij de start van de FUMO is er voor gekozen de functie niet in te vullen. Het ontwikkelstadium waarin de FUMO verkeert brengt met regelmaat de behoefte aan juridische capaciteit op concernniveau met zich mee. Deze capaciteit wordt nu intern betrokken vanuit de juristen die werken binnen specialistisch advies en wordt aldus betrokken vanuit de primaire formatie. Op het moment dat hiervoor in de begroting ruimte ontstaat gaat de FUMO deze functie alsnog invullen. 6.4 Cultuur In de FUMO zijn de medewerkers van de provincie, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en gemeenten bij elkaar gebracht. Dit brengt met zich mee dat er verschillende manieren en culturen van werken binnen de FUMO moesten worden verenigd. Er is een cultuurtraject ingezet om deze verschillen zo snel mogelijk te overbruggen en te bevorderden dat er vanuit de FUMO zo uniform mogelijk wordt gewerkt intern en in de dienstverlening naar de deelnemers en partners. Het komen tot een gezamenlijke FUMO cultuur blijft om aandacht vragen. Ook in de samenwerking met de deelnemers is er aandacht nodig om de opdrachtnemers- / opdrachtgevers relatie verder te verbeteren en FUMO te laten doorontwikkelen tot een organisatie die werkt voor de deelnemers. De FUMO wil bereiken dat medewerkers vanuit een gezamenlijke trots en ambitie werken aan: Het versterken van de samenhang en samenwerking tussen en binnen de teams. Het integraal oppakken en uitvoeren van taken. Vanuit een gemeenschappelijke houding klantgericht te werk gaan. Inzet is daarbij dat de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd. 6.5 Overlegstructuur en communicatie intern Medezeggenschap In de processen van de FUMO komen frequent personele en organisatorische aspecten aan de orde. Met het oog op advisering hierover is er een Ondernemingsraad (OR) ingesteld, op grond van de Wet op de Ondernemingsraden. De OR voert overleg met de directeur, als bestuurder in de zin van de WOR, over alle OR aangelegenheden Terugkoppelingen Directie Terugkoppelingen vanuit de directie vinden plaats via het intranet, de diverse afdelingsoverleggen en personeelsbijeenkomsten. 6.6 Overlegstructuur samenwerking met deelnemers De FUMO is namens het bevoegd gezag van gemeenten, Wetterskip Fryslân en provincie Fryslân één van de partijen die een rol speelt in zowel de uitvoering, als de informatievoorziening van de VTHtaken en de samenwerking met tal van partners in de ketens vergunningverlening, toezicht en handhaving en activiteiten die daarmee in samenhang plaatsvinden. Het optreden van de FUMO is in - 38 / 57 -

39 deze situaties onderdeel van het optreden van de overheid als geheel. De FUMO draagt dan ook verantwoordelijkheid voor het op tijd leveren van kwalitatief goede producten en het betrekken van andere diensten (ketenpartners) in haar processen (dit is onder meer vastgelegd in landelijke afspraken en convenanten). Dit betreft onder meer de samenwerking met het Openbaar Ministerie en de politie, de Veiligheidsregio, Rijksdiensten en andere omgevingsdiensten. Deels verloopt deze afstemming via specifieke overlegstructuren zoals het VTH-overleg. De FUMO zal ook op andere gebieden samenwerkingsverbanden aangaan, als dat in de toekomst nodig blijkt, om haar werkzaamheden optimaal te blijven uitvoeren. De rol, positie en functie van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur zijn hiervoor al beschreven en volgen uit de omschrijvingen in de gemeenschappelijke regeling. Vanuit FUMO vindt ambtelijk op meerdere niveaus overleg plaats met de deelnemers c.q. de opdrachtgevers, waarbij onderstaande overlegstructuur wordt aangehouden: Directeurenoverleg: Is ingesteld als klankbord voor de secretaris/directeur FUMO. Het overleg bestaat uit zes tot zeven algemeen directeuren van de deelnemers, waaronder de algemeen directeur van de provincie en een zo goed mogelijke afspiegeling van de gemeentelijke deelnemers. Deelname aan dit overleg gebeurt op persoonlijke titel. Er worden geen besluiten genomen. Er bestaat de mogelijkheid om rond specifieke strategische vraagstukken op te schalen naar het niveau van de secretarissenkring voor reflectie en advies. Controllersoverleg: Is ingesteld om te overleggen over alle aspecten van de FUMO betreffende de planning- en controlcyclus, financiën en bedrijfsvoering. Alle controllers van de deelnemers en vanuit de FUMO de concerncontroller en de financiële controller nemen deel aan het overleg. Opdrachtgeversoverleg: Het betreft het ambtelijk overleg tussen de deelnemers onderling als opdrachtgevers van de FUMO. Bij dit overleg schuift vanuit de FUMO de accountmanager en een afdelingshoofd aan. Op de agenda staan de voortgang van het uitvoeringsprogramma, het uitvoeren van specifieke taken, zo nodig aangevuld met de relevante operationele doelstellingen. Voor zover van toepassing worden hierbij ook betrokken de in de begroting (van de deelnemers) opgenomen prestatie-indicatoren per werkveld. Zo nodig worden (verbeter)maatregelen genomen om de realisatie in overeenstemming te brengen met de planning. Indien achterstand ontstaat in de voortgang is het aan de FUMO om aan te geven welke (verbeter) maatregelen passend zijn en wordt in overleg gekomen tot een acceptabele oplossing, zo nodig na bestuurlijke instemming. De FUMO is voornemens de overlegstructuur in overleg met de deelnemers verder te optimaliseren en stroomlijnen. De FUMO gaat samen met de deelnemers bezien hoe gekomen kan worden tot één overkoepelend overlegplatform met een opdrachtgevers- / opdrachtnemers rol. Naast de bovenstaande gestructureerde overleggen vinden er op meerdere terreinen en momenten bilaterale overleggen plaats tussen vertegenwoordigers van de FUMO en de deelnemers. De FUMO neemt tevens deel aan het Fries VTH-overleg. Ook met de inbestedingspartners, zijnde de provincie en de gemeente Leeuwarden, vindt regelmatig bilateraal overleg plaats. 6.7 Overige externe overlegstructuren en samenwerkingsvormen Voor de bedrijven die onder het Besluit risico zware ongevallen (Brzo) vallen en of complexe chemiebedrijven, de zogenaamde RIE-4 bedrijven (Richtlijn industriële emissies) is landelijk afgesproken dat zes omgevingsdiensten zich specialiseren in de uitvoering van de VTH-taken bij deze bedrijven. In Noord-Nederland stuurt en coördineert de omgevingsdienst Groningen de uitvoering van deze taken waarbij de uitvoering decentraal, voor Fryslân door de FUMO, kan plaatsvinden. De uitvoeringsafspraken zijn vastgelegd in 2014 in een samenwerkingsovereenkomst Brzo - 39 / 57 -

40 Omgevingsdienst. Landelijk komen de omgevingsdiensten met regelmaat bij elkaar om onderling informatie en voortgang uit te wisselen. De FUMO neemt deel aan deze bijeenkomsten en het digitale platform en kennisnetwerk van omgevingsdienst.nl. Daarnaast participeert FUMO op landelijk niveau in enkele voor de omgevingsdiensten relevante projecten zoals Samen zijn wij kwaliteit / 57 -

41 7 Bedrijfsvoering en planning en control 7.1 Kaders voor de bedrijfsvoering FUMO Op strategisch niveau vormen, zoals eerder al benoemd de gemeenschappelijke regeling, het bedrijfsplan en de programmabegroting de belangrijkste kaders voor de bedrijfsvoering FUMO. Deze werken ook door op tactisch en operationeel niveau. Deze documenten zijn mede bepalend voor de planning en control cyclus, zoals die binnen de FUMO wordt gehanteerd. 7.2 Planning en Control Centraal in de bedrijfsvoering van de FUMO staat de inrichting en werking van de Planning en Control cyclus (PC-cyclus). De hoofdstructuur van de PC-cyclus is verankerd in de gemeenschappelijke regeling. De kern van de PC-cyclus bestaat uit: Het bedrijfsplan (geactualiseerde bedrijfsplan ). De programmabegroting, inclusief een meerjarenraming. De jaarstukken. De voortgangsrapportage op de uitvoering van de begroting (welke drie keer per jaar wordt uitgebracht: einde eerste kwartaal, halfweg het jaar en na het derde kwartaal). De voortgangsrapportage per deelnemer op de voortgang van de uitvoering (vier keer per jaar steeds aan het einde van het kwartaal). De maandelijks interne rapportage aan directie, afdelingshoofden en coördinatoren. Deze PC-cyclus is nog in ontwikkeling binnen de FUMO en wordt verder uitgebouwd en verfijnd Bedrijfsplan De FUMO legt in haar bedrijfsplan de kaders voor de bedrijfsvoering voor vier jaar vast. Het betreft een dynamisch plan dat jaarlijks waar nodig wordt bijgesteld en eens in de vier jaar integraal wordt herzien. Onderdeel van het plan is een programma voor de ontwikkelopgaven waaraan de FUMO uitwerking wil geven. De uitwerking van de ontwikkelopgaven in het plan worden opgenomen in de programmabegroting, meerjarenraming en het jaarplan Programmabegroting en meerjarenraming De FUMO werkt vanaf 2016 met een programmabegroting en een meerjarenraming. De begroting van de FUMO geeft inzicht in de jaarlijkse inkomsten en uitgaven van de FUMO. De begroting behoeft jaarlijks de vaststelling van het Algemeen Bestuur. Alle deelnemers kunnen zienswijzen indienen op de conceptbegroting en zich afzonderlijk uitspreken over de begroting van de FUMO. Op basis van gemeenschappelijke regeling, het bedrijfsplan en de DVO s is in de meerjarenbegroting beschreven wat er in de komende vier jaar en specifiek in jaar x moet gebeuren en welke kosten daarmee gemoeid zijn. In de programmabegroting wordt een geconsolideerde begroting opgenomen (totaalbeeld). De verplichte paragrafen hebben onder meer betrekking op zaken als het weerstandsvermogen en risico s, de balans, het investeringsplan. De programmabegroting en meerjarenraming is opgebouwd aan de hand van de taakpakketten die de FUMO kent: Basistaken. Plustaken. Incidentele opdrachten en specifieke projecten. Taken bedrijfsvoering en specifieke ontwikkelopgaven en interne projecten (interne opdrachten) / 57 -

42 Onderdeel van de programmabegroting is het jaarprogramma voor de eerste jaarschijf uit de programmabegroting, waarin alle taken die aan FUMO zijn opgedragen en de interne activiteiten die FUMO verricht in het kader van haar bedrijfsvoering c.a. zijn opgenomen. Wat betreft het basistakenpakket omvat het jaarprogramma een actuele programmering voor de categorieën van bedrijven conform de voor onbepaalde tijd voor dit takenpakket aangegane DVO. Wat betreft de plustaken bevat het jaarplan een uitwerking van de afspraken vastgelegd in de DVO s. Voor de incidentele en projectmatige taken geldt dat deze eveneens op basis van een DVO worden uitgevoerd, maar dat deze taken moeilijk in de begroting kunnen worden meegenomen. Deze taken dienen zich namelijk deels gedurende het lopende begrotingsjaar aan. Bovendien vindt financieel de doorwerking van het jaarprogramma in verband met de planning van de begroting steeds in het daaropvolgende begrotingsjaar plaats. De taakomvang (basistaken en plustaken) op de peildatum 1 januari 2015 (jaarprogramma 2015) worden opgenomen in de begroting Verantwoordingstructuur De FUMO stelt jaarlijks, conform de wettelijke bepalingen, de jaarstukken op en legt daarmee verantwoording af richting het dagelijks bestuur en bespreekt deze met het algemeen bestuur. Tussentijds rapporteert de FUMO drie keer per jaar over de voorgang van de begroting richting het dagelijks bestuur. De deelnemers ontvangen per kwartaal een overzicht van de voortgang van de programmering c.q. de geleverde productie en stand van zaken in de planning. 7.3 Dienstverleningsovereenkomsten (DVO s) De FUMO sluit als opdrachtnemer met iedere deelnemer als opdrachtgever afzonderlijk één of meerdere uitvoeringsovereenkomsten c.q. dienstverleningsovereenkomsten (DVO s). Het model voor deze overeenkomsten is vastgesteld door het dagelijks bestuur. In de DVO s wordt onderscheid gemaakt naar DVO s voor het basistakenpakket en DVO s voor aanvullende taken, de zogenaamde plustaken. Ook voor de incidentele opdrachten en specifieke projecten worden DVO s gesloten. Het doel van de DVO s is vast te leggen binnen welke kaders de door opdrachtgever opgedragen taken door de FUMO worden uitgevoerd. In de bijlage Opgedragen taken, die onderdeel uitmaakt van de DVO, wordt verwezen naar de Producten- en dienstencatalogus (PDC). De DVO s voor het basistakenpakket worden afgesloten voor onbepaalde tijd en beëindiging van deze DVO s is uitsluitend mogelijk door uittreding. De looptijd van de DVO s voor de plustaken bedraagt vijf jaar, waarbij deze na die tijd voor onbepaalde tijd wordt voortgezet, met een opzegtermijn van één jaar. Voor dit takenpakket geldt dat er voor de uitvoering in de DVO s afspraken worden gemaakt over de omvang van de inzet van FUMO per taakonderdeel. De incidentele opdrachten en specifieke projecten die FUMO verwerft vanuit haar deelnemers, overige opdrachtgevers en derden worden op basis van de integrale kostprijs begroot en uitgevoerd. Ook hiervoor wordt een DVO afgesloten. De DVO s voor deze kortlopende incidentele opdrachten en specifieke projecten kennen een korte looptijd. Een deelnemer die uittreedt verplicht zich het personeel dat is belast met de uitvoering van de in de DVO s opgenomen taken, over te nemen. Het algemeen bestuur stelt de omvang van het toe te wijzen personeel vast en de overige kosten van opzegging / 57 -

43 7.4 Leefomgeving Informatie Systeem (LIS): de nieuwe VTH-applicatie Uit te wisselen informatie De FUMO informeert het bevoegde gezag over de (status van de) afhandeling van haar uitvoerende bevoegdheden zodat het bevoegde gezag verantwoording kan afleggen over haar rol in het bestel en de eisen van Nederlandse en Europese regelgeving. Rol FUMO Vanwege haar bedrijfsmatige aard en positie in de dienstverlening voor het bevoegde gezag en de keten heeft de FUMO een centrale rol in de informatievoorziening in het stelsel: Genereren van informatie voor het proces van vergunningverlening en toezicht. Externe verantwoording naar opdrachtgevers over de status, output en outcome van de uitvoering. Kennisbundeling vastgelegd via de kwaliteitseisen die worden gesteld aan medewerkers. Dit wordt ondersteund door applicaties die informatie genereren over zaken zoals bijvoorbeeld bodem, geluid en veiligheid. Landelijke informatiedeling over de toestand van VTH van bedrijven via Inspectieview. Archiefinformatie van het bevoegd gezag via de FUMO digitaal te delen. Daarnaast willen de veiligheidsketen en de handhavingspartners over bedrijfsinformatie kunnen beschikken. De inrichting van de toekomstige VTH-applicatie is daarom gebaseerd op landelijk uniforme processen, producten en inhoudelijke afspraken voor zaakgericht werken. Daarbij speelt in de handhavingsketen het instrument Inspectieview (straks) een informatieontsluitende rol, zodat het toezicht beter kan worden voorbereid en afgestemd Leefomgeving Informatie Systeem (LIS) Onderdeel van de doorontwikkeling en met name de verdere professionalisering en versteviging van het samenspel met de deelnemers is het inrichten van een centrale verzamel- en opslaglocatie (kernregistratie) voor alle, voor de uitvoering van VTH-taken relevante gegevens over locaties (objecten) en bedrijven (subjecten) en documenten en dossiers (gekoppeld aan zowel objecten en subjecten), conform de vigerende (archief)wet- en regelgeving. Deze kernregistratie is, in het verlengde van landelijke basisregistraties, bedoeld voor eenmalige opslag en meervoudig gebruik van deze gegevens door de FUMO en haar deelnemers. In aanvulling op de landelijke basisregistraties, zoals BAG en BGT, zijn voor de uitvoering van VTH-taken veel meer gegevens noodzakelijk. Teneinde het verzamelen en vastleggen van deze gegevens efficiënter te maken voorziet de FUMO zowel in de uitvoering (samen met haar deelnemers) als in de hiervoor benodigde faciliteiten. De verzamelde gegevens staan ter beschikking van deelnemers en dienen daarnaast als basis voor de provinciebrede risicoanalyses en de hierop te baseren programma s voor de uitvoering van de taken voor de individuele deelnemers. De FUMO wil haar deelnemers zo maximaal ondersteunen in de stappen naar een Digitale Overheid, waarbij het LIS erin voorziet dat het zaaksysteem van de FUMO wordt gekoppeld aan de eigen zaak- en document management systemen (DMS) van de deelnemers. Vanuit de FUMO is in 2015 een aanbestedingstraject gestart om een nieuwe VTH-applicatie aan te schaffen en in te richten die voldoet aan bovenstaande randvoorwaarden en wensen betreffende de informatievoorziening en kernregistratie. De huidige applicatie is als tijdelijke voorziening aangeschaft, in afwachting van een verplichte Europese aanbesteding. De kosten van de aanbestedingsprocedure zelf worden ten laste gebracht van het ICT-implementatiebudget / 57 -

44 7.4.3 Zaaktypencatalogus De FUMO werkt met een groot aantal partijen samen rond de uitvoering van de aan haar opgedragen taken. Dit vraagt om een generieke manier van werken die het mogelijk maakt samen te werken aan processen in wisselende samenstelling, waarbij de overdracht van informatie goed is geborgd. Deze generieke manier van werken heet zaakgericht werken en wordt ondersteund met informatiemodellen en uitwisselingsstandaarden die hun oorsprong vinden in gemeenten, maar steeds breder worden toegepast (binnen provincies, waterschappen en sinds kort ook op landelijk niveau bij inspectiediensten). De beschrijving van alle zaaktypen die bij de FUMO aan de orde komen zijn vastgelegd in de zaaktypencatalogus. FUMO sluit met het zaakgericht werken aan op de landelijke ontwikkelingen waarin zaakgericht werken de norm wordt. Dit impliceert een kanteling in de benadering vanuit FUMO. Waar anno 2015 de PDC nog leidend is kantelt dit naar een benaderingswijze waarin de Zaaktypencatalogus leidend wordt. Dit werkt ook door in de nieuwe VTH-applicatie die FUMO aanschaft en in gaat richten. In deze nieuwe VTH-applicatie staat het zaakgericht werken centraal waarbij is voorzien in de informatie-uitwisseling op zaak- en dossierniveau. Een zaaktypenbeschrijving omvat onder meer de statussen van het proces, de samenstelling van het dossier (welke documenten kunnen / moeten er in voorkomen), de mogelijke uitkomsten (vergunning verleend / geweigerd, etc.) en de doorlooptijd(en) van het proces Producten- en dienstencatalogus (PDC) De FUMO heeft in samenwerking met haar deelnemers een producten- en dienstencatalogus opgesteld (PDC). In eerste instantie is een PDC DVO 2015 ontwikkeld. Het OGO heeft op 8 december 2014 ingestemd met deze PDC. De PDC DVO 2015 is, zoals de naamgeving al aangeeft, gekoppeld aan de DVO s, zoals die in dat jaar tussen FUMO en partners zijn afgesloten. De PDC DVO 2015 biedt nog niet in alle gevallen duidelijkheid over het onderscheid tussen de basis- en de aanvullende c.q. plustaken. Daar waar nog onduidelijkheid bestaat, wordt dit voorgelegd aan de commissie kengetallen. Onder de vlag van het zaakgericht werken en de zaaktypencatalogus wordt de PDC in de komende jaren gefaseerd verder uitgewerkt, waarbij onder meer recht wordt gedaan aan de productdifferentiatie zoals die zich rond onder meer het inrichtingsgebonden basistakenpakket de afgelopen periode heeft voltrokken. Het wordt daarbij op voorhand niet uitgesloten dat vervolgens er weer een zekere opschaling van producten en diensten plaatsvindt om de catalogus qua omvang beheersbaar te houden. De producten- en dienstencatalogus kan worden uitgebouwd door er in de toekomst, na evaluatie van de Fryske norm, de dan van toepassing zijnde kengetallen in op te nemen / 57 -