Datum: 26 september 2014

Transcriptie

1 OPZET VAN DE PRESTATIEDIALOOG VAN DE OUDER- EN KINDTEAMS Het nieuwe Amsterdamse jeugdstelsel kent per 1 januari 2015 vier zorgvormen: (1) het digitaal platform; (2) de ouder- en kindteams (OKT s) en de Samen DOEN-teams, die samen de basisinfrastructuur in 22 Amsterdamse gebieden vormen; (3) het flexibele aanbod; en (4) de gespecialiseerde stedelijke en regionale voorzieningen. De OKT s worden ten uitvoering gebracht door een samenwerking in een joint venture tussen praktijkinstellingen, de Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) en de Gemeente Amsterdam. De kerntaak van de ouder- en kindteams (OKT s) is het verlenen van preventie, jeugdgezondheidszorg, lichte jeugdhulp en de toegang tot individuele voorzieningen in het flexibel en stedelijk regionaal aanbod. In de samenwerkingsovereenkomst (SOK) van de joint venture is de prestatiedialoog benoemd als het instrument om sturing te geven aan de kwaliteit van de OKT-zorg en het behalen van de doelen en prestaties van de OKT s. Dit document is een eerste versie van de opzet van deze prestatiedialoog. Bij deze beschrijving van de prestatiedialoog hoort een dashboard, een plaat die inzichtelijk maakt: hoe de doelen van het OKT in relatie staan tot de maatschappelijke doelen van het gemeentelijk beleid in het sociaal domein; welke prestatie-indicatoren worden gemeten om te monitoren of de doelen van het OKT worden behaald; én welke nog niet meetbare kwalitatieve gespreksonderwerpen op de agenda van de prestatiedialoog horen. Korte typering van de prestatiedialoog: De prestatiedialoog staat voor een maandelijks gesprek tussen elke teamleider OKT en het programmateam; het programmateam is een collegiaal en duaal overlegorgaan tussen een vertegenwoordiger van de gemeente en een vertegenwoordiger van de gezamenlijke instellingen van de joint venture. Het doel van de prestatiedialoog is om op basis van kwalitatieve en kwantitatieve informatie te beoordelen of het OKT de doelen en prestaties behaalt, zoals die zijn vastgelegd in het werkplan van het OKT. Kernvraag tijdens prestatiedialoog: In hoeverre is het OKT van toegevoegde waarde voor jeugdigen en ouders? Essentieel is dat de gesprekken de cultuur dragen van leren van prestaties en daarmee van continu verbeteren geen afrekencultuur. Deze cultuur wordt bereikt door de DIALOOG, gebaseerd op waarderend onderzoeken ( appreciative inquiry ): - WAARDOOR gaat het goed (geheim van de smid) - WAARDOOR gaat het niet goed (begrijpen van de situatie) én gebaseerd op oplossingsgericht werken: - Herkennen: herkennen we deze uitkomsten? - Verklaren: kunnen we deze uitkomsten verklaren? - Beoordelen: wat vinden we van deze uitkomsten? - Verbeteren: zijn verbeteracties nodig en zo ja, welke? Begrip (kennis) en eigenaarschap (de wil) leiden tot systematisch verbeteren. 1

2 Aansluiten bij principes van Vertrouwen en rekenschap De principes uit Vertrouwen en rekenschap 1 zijn ook richtinggevend voor de prestatiedialoog: Vertrouwen in de professional en handelingsruimte voor de professional. Gezamenlijk gedragen beleidsambities en duidelijke afspraken over prestaties. Uit de controle-modus: de gemeente waakt voor de bijna automatische reflex van de overheid om teveel vanuit risicobeheersing en controlemechanismen te handelen. Registratiedruk voor de professionals beperken; registraties en metingen dienen zo veel als mogelijk nuttig te zijn voor of ten dienste te staan van de uitvoering in het primair proces. Eenmalige registratie, meervoudige benutting: gegevens worden eenmalig geregistreerd in het primair proces en vervolgens ontsloten voor terugkoppeling op team- en organisatieniveau, voor verantwoording naar de financier en voor verantwoording over het gemeentelijk jeugdbeleid. Een beperkte set indicatoren voor een betekenisvolle verantwoording over kwaliteit; géén datakerkhoven. Meten om te verbeteren: cijfers spreken niet voor zich, er moet over gesproken worden. Gebruik cijfers als materiaal in kwaliteitsgesprekken om betekenis te geven aan de cijfers en het verhaal te maken dat anders niet in beeld komt. De insteek is leren en verbeteren. Meervoudig evalueren op basis van kwantitatieve en kwalitatieve informatie We beschouwen de prestatiedialoog als onderdeel van het lerend systeem ofwel de permanente leeromgeving die we in het nieuwe jeugdstelsel voor ogen hebben. Het gaat er in het stelsel om dat de gemeente én zorgorganisaties én professionals én cliënten bij voortduring zoeken naar verbetermogelijkheden, zichzelf en elkaar de spiegel voorhouden en leren van successen en mislukkingen. Kwaliteitsvragen laten zich niet uitsluitend beantwoorden met kwantitatieve informatie. Kwalitatief onderzoek - bijvoorbeeld middels interviews, visitatie-rondes of gesprekken in focusgroepen zijn waardevol om een goed beeld te vormen in combinatie met cijfermateriaal. Evaluaties met een mix van kwantitatieve en kwalitatieve informatie doen het meest recht aan de meervoudige opdracht van de OKT s. Daarom is in de prestatiedialoog ruimte voor deze meervoudige evaluaties 2. Sturen op doelen en prestaties met hulp van een dashboard met kwalitatieve en kwantitatieve gegevens De prestatiedialoog is bedoeld om te beoordelen of het OKT de doelen en prestaties behaalt, zoals die zijn vastgelegd in het werkplan van het OKT. De opdracht aan de OKT s is complex, de doelen zijn veelomvattend, in de werkwijze moet nog veel ontwikkeld worden en er is tijd nodig om de veranderopgave te realiseren. Een mix van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens geeft de meest rijke informatie om te monitoren of te doelen van het OKT worden behaald. De kwalitatieve en kwantitatieve informatie staan niet los van elkaar. Ook is het van belang de gemeten prestatie-indicatoren in samenhang met elkaar te beoordelen. Dashboard Bij de prestatiedialoog hoort een dashboard, een plaat die een overzicht biedt van de kwalitatieve informatie en de prestatie-indicatoren om die worden gebruikt om het behalen van de doelen van het OKT te monitoren. Hieronder volgt een korte toelichting op alle onderdelen van het dashboard. 1 Berg, G. van den & Yperen, T.A. van (2013). Vertrouwen en rekenschap. Visie op kwaliteit en betekenisvol verantwoorden over kwaliteit. Amsterdam/Utrecht: DMO Amsterdam / Nederlands Jeugdinstituut. 2 Suurmond, J. (2013; Red.). Meervoudig evalueren van de proeftuinen. Een handvat. Amsterdam: Om het kind. 2

3 Maatschappelijke doelen en maatschappelijke outcome De gemeente Amsterdam maakt voor het eerst een integraal meerjarenbeleidsplan voor het Sociaal Domein, met de ambities van het nieuwe college op het gebied van zorg en ondersteuning, volksgezondheid, zorg voor de jeugd, onderwijs, werk en inkomen, armoedebestrijding, sport en de aanpak van multiproblematiek door de methodiek van Samen DOEN. De basis van dit meerjarenbeleidsplan vormt het Doelen-Inspanningen- Netwerk (DIN), met de missie en maatschappelijke doelen van het gemeentelijk beleid plus beoogde maatschappelijke effecten en prestaties voor de komende vier jaar. De indicatoren uit deze DIN zijn ook opgenomen in de begroting 2015 van de gemeente. De maatschappelijke doelen uit het meerjarenbeleidsplan/de DIN staan bovenaan op het dashboard voor de prestatiedialoog van het OKT. De bijbehorende indicatoren voor het maatschappelijke effect staan daar direct onder. Het OKT kan niet rechtstreeks en niet als enige maatschappelijke partner verantwoordelijk zijn voor het realiseren van de maatschappelijke doelen en het behalen van de maatschappelijke effecten. Met hun geheel aan inspanningen leveren de OKT s wel een bijdrage aan het behalen van de maatschappelijke doelen en effecten. Doelen OKT De doelen van het OKT zijn expliciet vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst (SOK) van de joint venture. De kerndoelen van het OKT staan op het dashboard in de donkergrijze balk en zijn: Eerder en sneller gezondheids-, ontwikkel-, opvoed- en opgroei- en sociaal-psychologische- en veiligheidsproblematiek signaleren Passende en effectieve informatie, advies, ondersteuning en lichte ambulante jeugdhulp bieden en het uitvoeren van het basistakenpakket van de jeugdgezondheidszorg (JGZ). De sociale veerkracht en informele netwerken in wijken actief benutten en meer ruimte geven aan de eigen kracht van burgers Tijdig en terecht verwijzen naar specialistische zorg en jeugdhulp De SOK benoemt ook Het onnodig gebruik van specialistische zorg en jeugdhulp verminderen en Het bijdragen aan het verminderen van de inzet van jeugdbescherming als doelen van het OKT. Echter, de veronderstelling is dat, als de OKT s hun kerntaak gedegen uitvoeren en zij bovengenoemde kerndoelen behalen, dit uiteindelijk leidt tot minder gebruik van specialistische zorg en jeugdhulp en minder inzet van jeugdbescherming. In die zin beschouwen we het verminderen van specialistische zorg en jeugdhulp en jeugdbescherming niet zozeer als een doel van het OKT, maar eerder als een maatschappelijk effect van de OKT-zorg. Daarom zijn deze twee ook als maatschappelijke effecten bovenaan op het dashboard toegevoegd. Ontwikkelonderwerpen en kwalitatieve informatie-uitwisseling Zoals benoemd geeft een mix van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens de meest rijke informatie om te monitoren of te doelen van het OKT worden behaald. Op het dashboard staan in de witte balk per doel van het OKT de nog niet meetbare kwalitatieve gespreksonderwerpen voor prestatiedialoog. Deze onderwerpen zijn door de implementatiemanagers en projectleiders van de proeftuinen benoemd. Indicatoren voor de outcome, output en throughput van het OKT In de lichtgrijze balken op het dashboard staan per doel van het OKT de prestatie-indicatoren die worden gemeten om te monitoren of de betreffende doelen worden behaald. Ten einde de registratiedruk voor de OKA s te beperken is aansluiting gezocht bij de registraties die de OKA s nu in RIS vastleggen (of na de zomer zullen gaan vastleggen). Als start valt deze kwantitatieve registratie uit RIS prima te benutten. Een belangrijke voorwaarde is dat de cijfers kloppen! De ambitie is om de indicatoren in de loop van de tijd nog door te ontwikkelen en steeds meer te focussen op outcome-indicatoren die het effect van de OKT-zorg in beeld brengen. 3

4 De outcome-indicatoren die nu op het dashboard staan benoemd sluiten aan bij de set van landelijke outcomecriteria die op aangeven van de Tweede Kamer 3 en in opdracht van VWS worden ontwikkeld 4. Deze criteria worden in het najaar van 2014 van definities en meetinstrumentarium voorzien. Vanuit Amsterdam zullen we als pilotregio meedoen in dit landelijke ontwikkeltraject, zodat we de operationalisering van de landelijke outcome-criteria maximaal kunnen beïnvloeden. In de prestatiedialoog gaat het erom betekenis te geven aan dit cijfermateriaal. Daartoe is het zinvol om veel met voorbeelden uit de casuïstiekbesprekingen werken, good practices en bad practices aan te dragen en hieruit kennis te destilleren over de werkingsmechanismen. Ook kan het helpen om te benchmarken tussen de verschillende gebieden in de stad. Indicatoren voor de kwaliteit van het team en voor de monitoring van het budget De kwaliteit van het team en het budget, met bijbehorende prestatie-indicatoren, ligt als basis onder het werk van het OKT. Verdiepend onderzoek In het onderzoeksprogramma van de gemeente zal ruimte zijn voor verdiepend onderzoek over de uitvoering en opbrengsten van de OKT-zorg. Uitkomsten kunnen worden benut in de prestatiedialoog. Ook is het zinvol om studenten van de hogescholen en universiteiten in de stad voor hun afstudeerprojecten korte verdiepende en praktijkgerichte onderzoeken te laten uitvoeren en de resultaten daarvan te bespreken in de prestatiedialoog. Daarnaast kunnen OKA s zelf meer verdiepende kwalitatieve informatie ophalen, bijvoorbeeld door focusgroepen met cliënten te organiseren, collega s te visiteren of samenwerkingspartners in de wijk te interviewen. Ook de resultaten hiervan kunnen worden ingebracht in de prestatiedialoog. Aansluiting tussen het format voor de prestatiedialoog en het werkplan OKT Het behoort tot de taak van de teamleiders van het OKT om samen met hun teamleden een werkplan op te stellen. De vorm van dat werkplan is vrij. Bij het werkplan hoort een oplegger ter ondersteuning van de prestatiedialoog, waarin een samenvatting van het werkplan wordt vastgelegd. Het format van de oplegger is uniform voor alle OKT s en sluit aan bij het dashboard voor de prestatiedialoog. Net als het dashboard hangt ook de oplegger op aan de kerndoelen van het OKT. De prestatie-indicatoren voor de outcome, output en throughput van het OKT op het dashboard zijn in de oplegger te vinden in de blokken met Resultaat. In de oplegger laten de OKT s zien met welke acties zij bijdragen aan het behalen van de maatschappelijke doelen uit het meerjarenbeleidsplan Sociaal Domein en die dus ook in het dashboard zijn opgenomen. 3 Zie: 4 Yperen, T.A. van, Wilde, E.J. de & Keuzenkamp, S. (2014). Outcome in Zicht. Werken met prestatieindicatoren in de jeugdhulp. Utrecht: Nederlands Jeugdinstituut. 4

5 Agenda per prestatiedialoog Het is níet zo dat alle cijfers en alle kwalitatieve gespreksonderwerpen op elke prestatiedialoog aan de orde komen. De teamleider prioriteert en bepaalt de agenda. Uiteraard kan het programmateam vragen stellen over onderwerpen waar zij op het dashboard aanleiding toe zien of waar zij nieuwsgierig naar zijn. De dialoog is altijd gericht op het maken van verbeterafspraken. Cultuur van de gesprekken Het succes van de prestatiedialoog staat of valt met de cultuur van deze gesprekken. Zoals eerder benoemd is het essentieel dat er geen afrekencultuur ontstaat. De gesprekken dienen de cultuur te dragen van leren van prestaties en daarmee van continu verbeteren. Om deze cultuur te realiseren is het nodig om thuis te raken in de principes van waarderend onderzoeken (appreciative inquiry 5 ) en oplossingsgericht werken. Onderzoeken wat werkt, veel voorbeelden uit de praktijk gebruiken, zelf verantwoordelijkheid nemen, eigenaarschap erkennen en samenwerken gelden als kernwaarden. Daarmee ontstaan de creativiteit, betrokkenheid en verbeteracties die nodig zijn om de missie van het OKT te verwezenlijken. Teamleiders benadrukken dat het van belang is dat het programmateam het uitvoerend werk van de OKA s leert kennen, bijvoorbeeld door in de praktijk eens mee te lopen met een OKA, een teamvergadering van een OKT bij te wonen of een OKA uit te nodigen voor de prestatiedialoog. Prestatiedialoog op alle niveaus Tot nu toe spraken we van een prestatiedialoog tussen de teamleider van het OKT en het programmateam. Het idee is dat de prestatiedialoog op alle niveaus wordt gevoerd. Het is de bedoeling dat de teamleider met zijn of haar eigen team ook een prestatiedialoog voert, om als team te leren en mede ter voorbereiding van de prestatiedialoog met het programmateam. Ook zal tussen het programmateam en de stuurgroep van de joint venture gewerkt worden op basis van de principes van de prestatiedialoog. Daarnaast kunnen teamleiders ook elkaar opzoeken voor een prestatiedialoog. Doorontwikkeling dashboard, KPI s en prestatiedialoog Voor het dashboard is voor aanvang van het nieuwe jaar een Business Intelligence oplossing voorzien. De data zullen hierin gefaseerd beschikbaar komen. Het programmateam en de ontwikkelgroep/stuurgroep van de joint venture zullen voor het eind van het jaar vaststellen of en zo ja welke (beperkte set van) prestatie-indicatoren uit het dashboard worden aangemerkt als kritische prestatie-indicatoren (KPI s) en welke normen aan deze KPI s worden gehangen. Uiteraard is het voorgestelde dashboard en de opzet van de prestatiedialoog geen statisch geheel. Ook hier geldt: al lerend ontwikkelen, vooral om de veranderopgave voor de OKT s optimaal tot bloei te laten komen. Door ervaring op te doen met de prestatiedialoog, zullen we ontdekken welke prestatie-indicatoren adequaat zijn en welke niet. En al doende zullen de vaardigheden voor het voeren van een betekenisvolle prestatiedialoog verbeteren Bijbehorend document: Dashboard voor de prestatiedialoog voor de ouder- en kindteams 5 Zie bijvoorbeeld: 5