GMR Vergadering 17 april 2018

Transcriptie

1 GMR Vergadering 17 april 2018 Verslag vastgesteld d.d. 26 juni 2018 Aanvang: uur. Locatie: Directiekantoor Aanwezig: Afwezig: A S. CvB: Directiekantoor: Hans Riemens, Angela Westerholt, Eli van Toledo, Remco Bouter, Pablo van der Valk, Nettie Meijer, Bianca Schoof en Margriet Lepelblad, Ineke Molier en Maaike Stolwijk Dick Feikens (notulist). Alex Brobbel Nichola Chapel en Aicha Olsen 1. Opening: De voorzitter opent de vergadering om uur. 2a. AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming): Deze verordening gaat op 25 mei a.s. in werking en alle stichtingen moet hieraan voldoen. Stichting Wijzer heeft een concept privacyreglement van Stichting Wijzer in Onderwijs die ter instemming is voorgelegd aan de GMR. Na een uitgebreide uitleg door Nichola Chapel (Officemanager op het bestuurskantoor voor Primo en Wijzer) zij heeft dit onderwerp in haar portefeuille. Alle medewerkers zullen door middel van cursussen op hun scholen op de hoogte worden gebracht van deze maatregel. De GMR wil graag meegenomen in het beleid en ook ter inzage van het beleid. De GMR ziet duidelijk een rol hierin. De voorzitter van het CvB neemt dit verzoek mee en zal ons hierover op de hoogte houden. De functionaris gegevensbescherming zou hier meer over moeten weten. Er zal een uitnodiging uitgaan naar deze functionaris om tijdens een GMR-vergadering uitleg te gaan geven aan de leden. Nog enkele punten die Nichola ter verduidelijking heeft aangedragen. Zie bijlage 1 achter dit verslag. 2b. Verzuimbeleid: door Aicha Olsen van P&O adviseur Primo. Zie bijlage 2 achter dit verslag. 3. Mededelingen/ Vaststellen agenda. Punt 8 BMC geen informatie ontvangen. De voorzitter van het CVB zal deze vergadering nog een uitleg geven over de vermoedelijk te nemen fusie met Primo. De voorzitter van het CvB geeft verder aan dat hij graag een vooroverleg wil met het DB van de GMR. Onderwerp o.a. de reglementen en statuten van de GMR die door Leeuwendaal zijn bijgewerkt. Een afspraak zal worden geprikt. 1

2 4. Ingekomen stukken/ uitgaande stukken: Brief aanvraag van GVO en HVO op scholen. 5. Mededelingen van het CvB: De GMR leden hebben deze ontvangen. Aanvulling huisvesting. Per 1-8 a.s. zullen er 14 noodlokalen komen in Vlaardingen. Dit omdat er een nijpend tekort is aan lokalen. De Ericaschool zullen er 4 krijgen. Het centrum 6 en in de Holy ook nog een paar. Verder is men driftig bezig met het Ambacht en Babberspolder. Vele instanties moeten nog hun fiat geven. Vraag: Decentralisatie huisvesting: Hoe staat het daar mee? Vlaardingen ligt stil. Men is eerst bezig met de gemeente is met het gemeentelijk huisvestingsplan oftewel hoe wordt Vlaardingen in de komende 10 tot 20 jaar gehuisvest in het onderwijs. Dit concept zal voor de zomervakantie bij de raden worden voorgelegd en na de zomervakantie zal het duidelijk zijn wie wat gehonoreerd krijgt. Daaraan gekoppeld is de doordecentralisatie wat daarna aan de orde zou moeten komen. Maassluis is een ander traject. 6. GMR-verslag 6 februari GMR RvT: Het verslag wordt tekstueel en inhoudelijk goedgekeurd. Actie: opmerkingen naar de secretaris 6b. Solo verslag ter info aan de leden: Het verslag wordt tekstueel en inhoudelijk goedgekeurd. 7. Jaarverslag GMR 2017: De leden geven deze week per mail hun aanvullingen en dan kan er tot instemming worden overgegaan. 8. Presentatie fusie met Primo: 9. IPB en Privacy beleid: 10. Werkgroep Financiën/ huisvesting: Meerjarenbegroting Wijzer in Onderwijs Advies Art.11.b: De werkgroep komt spoedig bij elkaar en zullen de vragen en opmerkingen aanleveren bij de secretaris. Die zal ze doorsturen naar de voorzitter van het CvB. Marap kon niet tijdig worden aangeleverd. Werkgroep Personeel: Meerjarenformatieplan inclusief kaders taakbeleid. Actie: vragen en antwoorden voor 1 mei. Werkgroep Onderwijs/ Kwaliteit: Pedagogisch beleid... Wordt ook door de werkgroep verder tegen het licht gehouden. Dit stuk is geschreven voor de IKC s dus voor opvang en kinderen. Input Het is een groeidocument. Advies om met de Ericaschool te overleggen want zij werken met zo een document omdat zij kinderen tot 20 jaar hebben. Actie: In juni op de agenda Ziekteverzuimbeleid. Input Er zal met Aicha overlegd worden hoe de GMR de verzuimcijfers duidelijk en begrijpbaar kunnen ontvangen. Actie: contact opnemen met Aicha 11. Managementstatuut: (Moet jaarlijks worden aangeboden ook al zijn er geen wijzigingen). Dit document is ongewijzigd aangeboden en voorzien van een positief advies. 2

3 12. Activiteitenplan: Dit document zal op 26 juni ter instemming worden aangeboden aan de leden van de GMR. Vooroverleg en de vergaderonderwerpen afstemmen. Actie: op agenda plaatsen van juni a.s. 13. Lijst van aftreden van de GMR leden. Dit jaar hebben Nettie Meijer en Hans Riemens hun twee termijnen erop zitten. 14. Sluiting: De voorzitter sluit de vergadering. Vastgesteld d.d Angela Westerholt (voorzitter) Dick Feikens (secretaris) 3

4 Bijlage1 Privacy en IPB Verder heb ik als punten meegenomen: Relatie privacy / beleid en GMR in hoeverre betrokken bij beleid, datalek meldingen etc. Dit wordt besproken met functionaris gegevensbescherming eventueel uitnodigen voor een GMR vergadering. Voorstel Alex: Jaarlijks op de agenda. Cursus bewustwording voor de GMR? Werkdruk (opschonen dossiers) Op school- locatie niveau plan van aanpak, hoeft niet voor 25 mei gereed, als maar beschreven hoe het wordt weggezet in de tijd. Parnassys? Indien Parnassys al stappen heeft gezet binnen de AVG dan IB uitnodigen bij DB, wanneer onderwerp op de agenda komt. Bewerkersovereenkomsten Alle leveranciers met zeer gevoelige informatie is al bewerkersovereenkomst aanwezig Parnassys, The Nanny, Administratiekantoor 4

5 Bijlage 2 ziekteverzuim: Presentatie verzuimbeleid GMR vergadering Ontwikkelingen: In 2014 samenwerking met Primo en start proces naar ERD VF In 2015 ERD VF beleidsarm Wijzer in Opvang en Onderwijs 2016 ook Primo naar Kooy 2017 IKC / MCPO Doel: verkrijging van input vanuit de GMR Wijzer voor de vervolmaking het beleid. Verzuimbeleid zoals het er nu ligt is beschrijving van de wijze waarop we als organisatie kijken naar verzuim en wijze van handelen. Nieuw is werkhervattingsplan - dit is een vorm van plan van aanpak oude wijn nieuw vat met als doel commitment en bevordering van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Eigen regie impliceert belangrijke rol voor leidinggevende. Oplossingsgericht Verzuimmanagement (OVM) is hierbij ondersteunend. Met directie uitgangspunten van OVM tijdens thema bijeenkomsten. Onderdeel was om de rol nog meer te versterken is er voor te zorgen dat we de visie en bijbehorende acties/ formulieren delen. Voor P&O ligt de focus nu op het versterken van de rol van casemanager en ondersteunend (adviserend) te zijn hierbij -> Advies en kengetallen. Opvang en onderwijs nu 1 verantwoordelijke leidinggevende. Opdracht van P&O -> het samen voegen van de stukken van de verschillende organisaties. Daarnaast hebben we de poortwachter een wettelijk kader Deze procesgang ondersteunt het de reïntegratieproces is een weergave van de gedane inspanning over en weer. Belangrijkste is het protocol (bijlage pagina 15) Werkhervattingsplan Kernwoorden in dit beleidsdocument Gezond werken focus op voorkomen beter dan genezen Eigen regie, de casemanager is in de lead. Pro actief Gericht op werkhervatting en wat kan wel. (oplossingsgericht) WvP procesgang Samenwerking met BA & P&O Vervolgstappen: Input van OR/ GMR en - definitief stuk - terug naar DB en GMR - instemming - beschikbaar stellen 5

6 6