Ik wens je veel succes! *voorheen de Academie voor Virtueel Assistenten

Transcriptie

1 Sinds 2008 ben ik zelfstandig ondernemer en ik kan je vertellen: ik heb nog geen dag spijt! Het zelfstandig werken brengt zoveel nieuwe uitdagingen met zich mee. Ik leer zoveel nieuwe dingen, ontmoet steeds leuke, inspirerende mensen. En ik hou van de vrijheid! Vrij zijn om mijn eigen ding te doen. Vrij om mijn eigen dagen in te plannen, te werken waar en met wie ik wil. Zo begin ik mijn werkdag het liefst om uur. Het klinkt bijna als een sprookje. En dat is het ook bijna ;-) Kijk, het komt je niet aanwaaien. Je moet gewoon hard werken, kwaliteit leveren, je afspraken nakomen. En ook zakelijk denken en zijn. Het gaat tenslotte wel om jouw bedrijf. Hoe zonde is het als je maar een beetje aanmoddert en het uiteindelijk niet redt. In de afgelopen jaren heb ik heel wat trainingen gevolgd over het ondernemerschap. Ik heb veel ondernemers leren kennen die het goed laten draaien van hun bedrijf lastig vinden. Puur en alleen omdat ze allerlei taken moeten doen waar ze geen kennis of affiniteit mee hebben en hen dus veel tijd kost. Er is niets mis met het leren van nieuwe vaardigheden en kennis, dat kan iedereen. De bottleneck zit hem vaak in de uitvoering. Daardoor had ik al heel snel in de gaten dat ik met mijn secretariële achtergrond een heel groot voordeel heb. Ik weet hoe te organiseren, structureren, plannen, prioriteren en gewoonweg te doen! Dat is exact waar de meeste ondernemers mee worstelen. Wat de ondernemer nodig heeft, is een Virtueel Professional die operationele taken van zijn bord haalt en helpt met stroomlijnen van het bedrijf en de groei. En dat op heel veel verschillende vlakken en vanuit verschillende expertises. Regelmatig werd ik benaderd door ondernemers met de vraag of ik ze kan helpen met het goed inrichten, opzetten en uitvoeren van alle processen en taken in hun bedrijf. Ik heb echter maar 2 handen en kon de vraag niet aan! De Academie voor Virtueel Professionals* heb ik opgericht om professionals op te leiden en te trainen. Zodat we samen de vele ondernemers kunnen ondersteunen. Opdat ieder succesvol kan zijn in haar/zijn eigen bedrijf en geniet van vrijheid in werk en leven! Ik wens je veel succes! *voorheen de Academie voor Virtueel Assistenten 1/9

2 Dagelijks online ToolTip die in je werk kunt gebruiken. KLIK HIER Dagelijks interessante blog artikelen. KLIK HIER Toetreden tot mijn netwerk. KLIK HIER Ondernemers kunnen diverse teamleden inhuren die op virtuele wijze voor hun werken. Aangezien het allemaal experts zijn op ieder een eigen vakgebied spreken we op deze website over Virtueel Professionals. Dat is een algemene titel. In feite zien we diverse rollen en mogelijkheden. Hieronder lichten we de 3 functierollen nader toe. Tevens laten we voorbeelden zien van de verschillende expertises. Natuurlijk is een combinatie van expertises ook mogelijk. In welke rol herken jij jezelf? Welke expertise heb jij? Hoe zou het zijn als je met deze expertise als zelfstandig ondernemer aan de slag gaat? Experts op een heel specifiek gebied die projectmatig worden ingezet om snel iets op te leveren. Met hun kennis en vaardigheden kunnen ze optimaal adviseren bij tools, techniek, mogelijkheden etc. Ook dit zijn experts en leveren diensten op continu basis. Het voordeel hiervan is dat zij helpen bij stapsgewijs systematiseren. Daarnaast zijn ze optimaal betrokken bij de ontwikkeling van het bedrijf en helpen mee bij de bedrijfsgroei. Wanneer het team groter wordt, kan de VM de schakel worden tussen de CEO en het team. Als Strategisch Sparringpartner denkt de VM op een hoog niveau mee en zorgt vooral dat de gehele operationele kant door loopt. Communicatie Professional Persoonlijk Assistent Operationeel Manager PR Professional Technisch Assistent Programma Manager Commercieel tekstschrijver Boekhoudkundig Assistent Marketing Manager Vertaler Marketing Assistent Sales Manager Online Academie bouwer Klantenservice Assistent Statistieken/Financieel Management Grafisch vormgever Sales Assistent Team Manager DTP er Video bewerker Relatie Manager Project Manager Website bouwer 2/9

3 Zelfstandig ondernemers starten hun bedrijf met een droom die ze graag willen verwezenlijken. Ze zijn creatief, hebben allerlei plannen en gaan vol enthousiasme aan de slag. Ze onderschatten echter dat er nog zoveel andere taken bij komen waar ze veelal geen tijd voor hebben, laat staan de kennis! Het uitbesteden van taken is echter niet iets waar ze snel aan denken. Ze vinden dat ze het zelf moeten kunnen doen. Bovendien weten veel zelfstandig ondernemers niet eens dat deze mogelijkheid bestaat! Als zelfstandig ondernemers echter hun droom wil waarmaken, als ze zich willen focussen op een succesvol bedrijf ontwikkelen en het werk doen wat ze het allerliefst doen, zijn 3 onderdelen heel belangrijk om de groei van hun bedrijf te stroomlijnen: 1. het inrichten van processen 2. tools toepassen en waar mogelijk automatiseren 3. een team opbouwen En dat is precies waarom ze ondersteuning nodig hebben! Vaak starten deze ondernemers met een Virtueel Assistent (VA). Een VA is de eerste stap om een team te vormen en helpt met de processen en tools! Of een Virtueel Professional (VP) die meer projectmatig werkt en bepaalde zaken inregelt, opzet of uitvoert. De MKB ondernemer (met name kleine bedrijven tot 10 medewerkers) is al verder. Hij heeft gekozen om werk uit handen te geven door personeel aan te nemen. Dat ontzorgt hem al heel veel. Maar in de praktijk loopt ook deze ondernemer tegen het feit aan dat ze te weinig tijd hebben. Waarom? Omdat ook deze ondernemers uitdagingen hebben op het gebied van: stroomlijnen van bedrijfsprocessen het inzetten van online tools en zoveel mogelijk werk automatiseren uit handen geven van allerlei operationele taken Daarnaast zijn de online mogelijkheden divers. Niet iedere ondernemer heeft de kennis en tijd om zich hierin te verdiepen. Online marketing? Hoe pak je dat aan en zorg je dat 3/9

4 je continu zichtbaar bent. Online tools? Wat is er allemaal mogelijk en hoe zorg je dat je het technisch inregelt en koppelt met je website. Moet hij hiervoor een medewerker aannemen of zijn er andere opties? Betaalbaar wel te verstaan! Uiteindelijk wil iedere ondernemer de overheadkosten laag houden. Een VP is een professional die op virtuele basis (vanuit haar/zijn eigen kantoor) zelfstandig ondernemers ondersteunt. De focus van de VP ligt op de uitvoering van operationele terugkerende taken of specifieke projecten en is degene die het werk daadwerkelijk uitvoert. De VP is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar/zijn eigen werk en zorgt dat de eigen taken en projecten tijdig en op een goede wijze worden uitgevoerd. Het doel van een VP is de ondernemer te ontzorgen zodat hij/zij niet langer bezig is met allerlei taken waar eigenlijk helemaal geen tijd voor is. De valkuil van ondernemers is dat ze teveel zelf (willen) doen. Of dat ze niet de juiste expertise in huis hebben om bepaalde werkzaamheden op te pakken. Wil je echter een bloeiend bedrijf opbouwen, is het slim om tijdig een of meerdere VP s in te huren om de groei van je bedrijf te stroomlijnen. Ondernemers huren VP s in om verschillende taken uit te voeren en projecten af te ronden, omdat zij dit zelf niet meer kunnen behappen en zich willen focussen op hun core business. Meestal voor langere tijd om terugkerende taken over te kunnen dragen. Waarbij het slim is om deze taken conform de SOM7 -METHODE zoveel mogelijk te systematiseren. Dat kan ook projectmatig uitgevoerd worden. Geldt ook voor het bouwen van websites, grafisch vormgeving en meer van dit soort activiteiten. Waarbij het belangrijk is om een VP per expertise of aandachtsgebied in te huren om deze VP zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten. De VP is een zelfstandig ondernemer en weet exact wat er allemaal bij het ondernemerschap komt kijken. Zij/hij begrijpt dus waar de ondernemer mee worstelt. De expertise van een VP ligt echter bij het uitvoeren van de diverse operationele terugkerende taken. De achtergrond van een Virtueel Assistent is veelal secretarieel, organiserend, ondersteunend, administratief, goed in structureren. Die van de Virtueel Professional vaak technisch, websitebeheer, grafisch vormgeving, DTP, video bewerking, PR en communicatie, vertalen, etc. De Virtueel Manager zorgt bij meerdere teamleden dat het geheel gemanaged wordt waardoor de ondernemer geheel uit de operatie kan stappen. De strategisch sparringpartner om verder te groeien. 4/9

5 Een ander voordeel is dat ondernemers een VA voor een aantal uren per week/maand kunnen inhuren voor de desbetreffende dienst. Zowel het werken op afstand (virtueel) als het gericht aantal uren inhuren, maakt het samenwerken enorm flexibel. Omdat de ondernemer exact inkoopt wat hij/zij nodig heeft. Virtueel werken betekent op afstand online werken. Vandaag de dag kunnen we bijna alle taken online uitvoeren. We kunnen via de cloud bij alle gegevens, programma s draaien online en tools als en Skype zijn perfecte communicatiemiddelen die bovendien vrijwel geen geld kosten. De voordelen voor de ondernemer zijn: geen extra kosten voor werkplek, computer, apparatuur, reiskosten, etc. de VP heeft geen instructies over de uitvoering nodig en kan op eigen gelegenheid aan de slag eenvoudig informatie zenden en taken overdragen, onafhankelijk van de aanwezigheid van de VP. De voordelen voor de VP zijn: bepaalt eigen werktijden werkt vanuit huis/eigen kantoor dus geen reistijd of -kosten heeft zelf beschikbaarheid over apparatuur, programma s, tools en kan eenvoudig aan de slag. Overigens wil virtueel werken niet zeggen dat je elkaar nooit persoonlijk ziet en spreekt. Een combinatie werkt vaak het meest succesvol. In dit overzicht vind je diverse aandachtsgebieden en taken waarbij een VA kan helpen met de uitvoering. Laat je echter niet beperken door deze lijst, de mogelijkheden zijn onbeperkt en kunnen per ondernemer/bedrijf verschillen. Ik wens je heel veel succes en inspiratie! 5/9

6 1. lezen en beantwoorden van algemene mailbox 2. lezen en beantwoorden van zelfstandig ondernemer 3. ordenen en opschonen 4. Agenda beheren, afspraken maken, bevestigingen sturen 5. Lunch/diner afspraken maken en restaurant boeken 6. Digitaal archief opzetten 7. Digitaal archiveren 8. Back up draaien van bestanden 9. Taken prioriteren 10. Planning maken t.b.v. deadlines 11. Bewaken van deadlines 12. Versturen van s/brieven/brochures etc. 13. Kantoorbenodigdheden bestellen 14. Uitwerken en redigeren van teksten 15. Stukken scannen en archiveren 16. Telefonisch informatie opvragen 17. Bonnen verzamelen en registeren 18. Facturen en bonnen in boekhoudsysteem inboeken 19. Facturen maken en versturen 20. Checken of facturen betaald zijn 21. Aanmaningen versturen 22. Openstaande facturen nabellen 23. Bij termijnbetalingen overzicht maken en betaalstatus bijhouden 24. Online betalingssysteem implementeren 25. Vervaldatum Inkoopcontracten bewaken 26. Nieuwe inkoop uitzoeken/offertes opvragen 27. Financieel archief bijhouden 28. Budgetbewaking bij projecten bijhouden 29. Website teksten redigeren 30. Website teksten updaten 31. Nieuwe blog op website plaatsen 32. Nieuw artikel/whitepaper op website plaatsen 6/9

7 33. Plaatjes/foto s zoeken ter illustratie bij blog/artikel 34. Video op website/youtube/vimeo plaatsen 35. marketing versturen (nieuwsbrief) 36. Verwerken van teksten voor specifieke marketing acties in het marketingsysteem 37. Social media profielen/groepen aanmaken 38. Social media berichten plaatsen 39. Webinars en teleseminars inplannen 40. Webinars/teleseminars live bijwonen, faciliteren, opdrachtgevers steunen 41. De opnames van webinars en teleseminars auditen en op de website plaatsen 42. Uitzoeken waar live presentaties gegeven kunnen worden 43. Afspraken maken voor presentaties 44. Presentaties uitwerken 45. Presentaties op SlideShare plaatsen 46. Brochures/flyers redigeren 47. Brochures, flyers, visitekaartjes, etc. bestellen 48. Teksten in een e-book lay-out gieten 49. Netwerkbijeenkomsten opzoeken die interessant zijn 50. Beurzen opzoeken waar je je dienst/product kunt profileren 51. Voorbereiding regelen voor de beurs 52. Banners, flyers, (laten) ontwerpen en bestellen 53. PR acties: teksten redigeren, naar juiste persoon/pers sturen 54. Eigen presentatie/bijeenkomsten organiseren 55. Zalen boeken, uitnodiging versturen, alle facilitaire zaken regelen 56. Promotiekalender bijwerken en deadlines bewaken 57. Aantal website bezoekers bijhouden 58. Aantal nieuwe aanmeldingen nieuwsbrief/blog bijhouden 59. Aantal klanten bijhouden 60. Aantal social media volgers bijhouden 61. ROI: kosten bijhouden versus omzet bij promotie acties 62. ROI: wat kost het leveren van diensten en hoeveel levert het op 63. De voortgang bijhouden van je financiële doelen 64. Afhandelen vragen van leads, klanten 65. Afstemmen met leveranciers over uitbesteding, levering 66. Telefoon beantwoorden 7/9

8 67. Skype afspraken inplannen/organiseren 68. Social media berichten beantwoorden 69. Reacties op blog beantwoorden 70. Afspraken maken intern/extern 71. FAQ vragen bijhouden en op website plaatsen 72. CRM systeem bijhouden 73. Visitekaartjes verwerken in CRM 74. Contacten (visitekaartjes) via LinkedIn connecten 75. Standaard lay-out/sjablonen maken voor alle documentatie 76. Verkoopafspraken met klanten inplannen 77. Opzetten van online kalender systeem om afspraken te maken 78. Online verkooppagina (landing page) maken en publiceren 79. Aanvragen nieuwe domeinnamen 80. Stappen vastleggen en standaard documentatie maken benodigd om de deal te sluiten 81. Offertes opstellen en versturen 82. Algemene voorwaarden bijhouden 83. Garantieverklaringen bijhouden 84. Nabellen/opvolgen van leads 85. Contract opstellen en versturen 86. Bewaken dat contracten getekend retour komen 87. Alle documentatie t.b.v. leveren van diensten uniform maken en vastleggen 88. Follow up in werking stellen: wat is de volgende stap bij ontvangen van getekend contract? 89. Product toesturen/levering in gang zetten 90. Bij levering diensten 1-op-1: afspraken inplannen 91. Bij levering diensten online: het inregelen van alle online stappen/processen op de website 92. Bij training/workshop/evenement: alles organiseren en facilitair regelen 93. Bij training/workshop/evenement: aanwezig zijn als rechterhand/organisatorisch zaken regelen 94. Materiaal t.b.v. training/workshop/evenement printen/laten drukken 95. Jaarplanning maken 96. Bij einde dienstverlening: afronding in gang zetten (bv. evaluatie, eindgesprek, etc.) 97. Klantenservice: vragen van klanten beantwoorden 8/9

9 98. Klachten van klanten voorleggen en beantwoorden/oplossen 99. Referenties bij klanten opvragen 100. Referenties op website plaatsen 9/9