Virtueel Assistent. Welke werkzaamheden kunnen multifunctionele VA's allemaal doen?

Transcriptie

1 Virtueel Assistent Welke werkzaamheden kunnen multifunctionele VA's allemaal doen?

2 Even voorstellen Hallo mede ondernemers Wat leuk dat je mijn E-book gedownload hebt. Ik heb deze gemaakt omdat er nog veel onduidelijkheid is omtrent het uitbesteden van jouw werk aan een Virtueel Assistent. En dat een Virtueel Assistent niet alleen maar geld kost, maar juist geld gaat opleveren. Ik hoop dat dit E-book je hiervan overtuigd. Eerst zal ik mijzelf voorstellen. Ik ben Sharon Ganzeboer en eigenaresse van mijn eigen bedrijf MadamVA. Ik ben hier super blij mee. Tijdens mijn zoektocht naar wat ik nu wilde kwam ik Danielle Leuvering tegen van VA Business Academy. Zelf had ik nog nooit gehoord van het vak Virtueel Assistent. Via een Zoom gesprek (Al heel ver buiten mijn comfortzone) heeft Danielle mij helemaal enthousiast gemaakt voor het VA-schap. In juni 2018 ben ik begonnen aan de opleiding tot Virtueel Assistent en op 5 oktober 2018 heb ik mijn certificaat in handen mogen ontvangen en nu ben ik een gecertificeerde Virtueel Assistent met een niche in Social Media, Marketing en Technische Support Ik heb mij hier op gespecialiseerd maar er zijn nog zoveel andere werkzaamheden die ik voor jou zou uit kunnen voeren. In dit E-book neem ik je mee met de meest voorkomende (in totaal bijna 125 werkzaamheden).

3 Categorieën Er zijn een een heleboel vaardigheidswerkzaamheden die door een Virtueel Assistent uitgevoerd worden om zo de ondernemer te ontlasten van taken die hem van zijn core business afhouden. Deze vaardigheidswerkzaamheden zijn onderverdeeld in categorieën. Het zijn er in totaal zes. Business Management Support - Klantensupport - Virtuele administratie - Business & Project management Marketing & Social Media Support - Social Media Support -Virtueel Event Management - (Internet) Marketing Sales Support Communicatie Support Technische Support Financieel Support Op de volgende pagina's vertel ik welke werkzaamheden er zijn per categorie.

4 Business Management Support Bij deze categorie zijn er drie subcategorieën. Deze hebben allemaal zelf verschillende werkzaamheden. Klanten support * Klantenservice, contact met klanten * s maken en versturen * Onderzoek klanttevredenheid * Orders verwerken * Andere betaling gerelateerde afhandelingen * Live chat berichten op websites beantwoorden Virtuele administratie * Coördineren (jaar) planningen en agenda * Meetings en afspraken plannen * Bevestigingen sturen * beheer * Documenten voorbereiden * Documenten managen in de cloud (Dropbox, etc * Opvolgen van ingesproken berichten * Coördineren van reizen * Het opzetten van een database * Kantoorbenodigheden bestellen * Opzetten van processen en systemen Business & Project management * Alles regelen rondom dienstverlening van de klant * Contact met leveranciers en relaties * (Jaar) planningen maken en bewaken * Project en team management * Klantenservice * Managen algemene zaken * Opzetten en bijhouden van een projectmanagementtool

5 Marketing & Social Media Support Bij deze categorie zijn er ook 3 subcategorieën. Deze hebben allemaal zelf verschillende leuke werkzaamheden. Social Media Support * Berichten inplannen met tools * Profielen beheren/opzetten en beschrijvingen bewerken/toevoegen * Design, bewerken van headers en afbeeldingen van Social Media kanalen * Grafisch design * Online community management (groepen, pagina's blogs, profielen) * Reply op berichten * Creëren van advertenties zoals Facebook Ads * Bewaken van budgetten * Tracking, meten van groei op de kanalen, ROI (Return on Investment) en optimaliseren resultaten. * Google Analytics, meten en optimaliseren van resultaten Virtueel Event Management * Managen van webinars, teleseminars, Facebook Live stream, Podcast * Bewerken van screencast video's van events * Strategie en (jaar) planning * Online replay management * Coördineren en managen van online conferenties en virtuele meetings * Event marketing met blogs, social media en andere kanalen * Inschrijvingen van events bijhouden en opvolging ervan * Tracking en optimalisatie statistieken

6 (Internet) Marketing * Updaten plugins op de website * Updaten content op de website * Blogs plaatsen * Opzoeken van groepen die interessant zijn om blogs te plaatsen * Bijhouden en reageren op reacties op blogs * Controleren en verhelpen niet werkende links * marketing & bijhouden lijst * Interessante netwerkbijeenkomsten en beurzen bezoeken * Opzetten van autoresponder sequences/funnels * Creëren, bewerken en uploaden van grafische afbeeldingen voor E-book, blogs, artikelen en website * Zoeken van (rechten vrije) afbeeldingen * Opzetten marketingstrategie & funnels (hoe de klant bij hun komen, via welke kanalen) * Webpagina's opzetten zoals salespages en eventpagina's * Content (blogs, video's, social media berichten) opzetten, meten en optimaliseren * Onderzoek naar content voor blogs, video's of andere kanalen * Onderzoek na concullega's *Zoekwoord onderzoek * Doelgroep onderzoek en social mediagesprekken analyse * Opzetten en uitvoeren van productlanceringen * Affiliate marketing & management * Zoeken naar affiliates, contacten onderhouden * Meten en beheren van affiliate commissies * Testimonials (referenties) opvragen, bewerken en plaatsen op o.a. website * Meedenken om publiciteit in media te krijgen en de uitvoering ervan * Zoekwoord onderzoek t.b.v. SEO (vindbaarheid in Google) * Opzetten van een zoekwoordonderzoek bestand * Zoekwoorden toevoegen aan online content (blogs, artikelen, social media posts, video beschrijvingen zoals You Tube) * Flyers en brochures (laten) ontwerpen * Tracking van websitebezoekers met Google Analytics * Marketingacties meten en optimaliseren * Creëren maandelijkse trackingrapporten

7 Sales Support Bij deze categorie zijn er geen subcategorieën. Deze categorie heeft natuurlijk veel meer werkzaamheden maar dit zijn wat voorbeelden. * Klantenservice via , telefoon, chat, etc * Opvolging in de sales door het maken van sales afspraken * Opzetten van een automatisch online agenda systeem * Interview regelen met potentiële klanten * Contact met prospects * Pre sales gesprekken voeren * Salesgesprekken voeren * Offertes opstellen en versturen * Bijhouden van algemene voorwaarden en garantieverklaringen * Afspraken regelen/contact onderhouden om te spreken bij grote events/seminars * Sales strategie mee uitdenken * Zoeken naar affiliates

8 Communicatie Support Bij deze categorie zitten geen subcategorieën maar wel een heleboel leuke en verschillende werkzaamheden die een Virtueel Assistent eventueel voor jouw kan doen. * Schrijven en redigeren van nieuwsbrieven, s, artikelen, videoscripts, presentaties, e-books en cursussen * Produceren van blogs: brainstormen, onderzoek onderwerpen die 'hot' zijn, schrijven, redigeren, afbeeldingen zoeken en inplannen blogs * Maken van scripts, bewerken, uploaden en managen van video's, audio en podcasts * Meedenken in de strategie en het maken van een (jaar) planning * Creëren en inplannen content * Creëren en bewerken transcriptie (tekst, video, audio) * Klachtenafhandeling * Testimonials (referenties) opvragen, bewerken en plaatsen op o.a.website * Managen content kalender en inplannen content via diverse kanalen * Zoeken van interessante blogs t.b.v. delen op social media of het maken van nieuwe blogs * Publiceren en optimaliseren t.b.v. SEO * FAQ opzetten en bijhouden op de website * Contacten linken op social media na ontvangst van b.v. visitekaartjes * Spreadsheets creëren op business resultaten in bij te houden * Kaarten versturen via tools zoals * Creëren van formulieren en enquêtes * Tracking online content resultaten

9 Technisch Support Bij deze categorie kun je een heleboel werkzaamheden bedenken dit zijn er een paar die je kunt uitbesteden. * Social Media tools (inplannen content) * Wordpress website design * Toevoegen en updaten van Wordpress plugins * Toevoegen en inplannen van blogs * Veranderen van thema op de website * Opzetten van online verkooppagina's met e-commerce tools (Woocommerce = webshop plugin) * Opzetten en updaten van bestelformulieren * Testen van betalingen, gekoppeld aan automatische bevestigingen * Opzetten van marketingsystemen met tools zoals Autorespond, Mailchimp, ActiveCampaign, Mailblue, etc * Bouwen online leeromgevingen * Creëren en updaten van landingspagina met tools zoals Divi, Leadpages, OptimizePress, Clickfunnels, etc * Opzetten en bijhouden van projectmanagement tools zoals Todoist, Teamwork, Asana, Trello, Wunderlist, etc * Opzetten en bijhouden CRM system (Content Relation Management) zoals Teamleader, Perfectview en Insightly, etc

10 Financieel Support Ook je boekhouding kun je uitbesteden aan een Virtueel Assistent. Hij of zij kan je hiermee een heleboel werk uit handen nemen. * Inkoop- en verkoopfacturen boeken * Crediteuren- en debiteurenbeheer * Nabellen debiteuren * Facturen versturen * Bewaken budgettten * Verwerken betalingen * BTW aangiftes verzorgen * Aanmaningen versturen * Bijhouden uitbetalingen affiliates

11 Tot slot Hierbij ben je alweer aan het einde gekomen van mijn E-book. Ik hoop dat je nu een wat beter inzicht hebt gekregen in wat een Virtueel Assistent voor jou als ondernemer kan betekenen. De voordelen van een Virtueel Assitent zijn: - Geen eigen bureau, computer en dergelijk nodig - Geen personeelskosten zoals verzekeringen - Een mede ondernemer en een sparringspartner - Flexibel qua uren - Voor veel dingen inzetbaar - Neemt taken van je over zodat jij meer tijd hebt voor je core business en niet te vergeten jezelf en je gezin/familie - Geeft structuur en overzicht in het bedrijf en continuïteit in de uitvoering van de werkzaamheden. Mochten er nog vragen zijn over wat er allemaal mogelijk is dan mag je de vragen opsturen naar sharon@madamva.nl. Ik zal dan al je vragen beantwoorden. Ook kun je kijken op Bedankt voor het lezen van mijn E-book!