Handleiding Kleos Safe Mode. oktober 2013

Transcriptie

1 Handleiding Kleos Safe Mode oktober 2013

2 Inhoudsopgave blz. Inleiding 3 Activatie 4 Inloggen 6 Homepage 7 Documenten 8 Agenda 10 Taken 11 Uitloggen 12 Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 2 van 12

3 Inleiding Kleos Safe Mode biedt de Kleos-gebruiker via internet een alternatieve toegang tot zijn gegevens in de database als Kleos door een technische storing tijdelijk niet toegankelijk is. Kleos Safe Mode is, alleen in noodsituaties, toegankelijk via uw (standaard) browser. U kunt in Kleos Safe Mode uw taken en afspraken bekijken, documenten kunt u daarnaast desgewenst downloaden en (extern) bewerken. Uw gebruik van Kleos Safe Mode wordt vastgelegd in de handelingenlog, die daartoe geautoriseerde gebruikers in Kleos kunnen opvragen in de module Configuratie, Kantoor (zie Log Handelingen). Of u gebruik kunt maken van de Safe Mode-omgeving is afhankelijk van de Safe Mode-status, deze kan 'actief' of 'niet actief' zijn. Bij een technische storing verandert het Kluwer-team de status naar 'actief' (u kunt dat dus niet zelf regelen), waardoor de Safe Mode-omgeving wordt opengesteld voor alle gebruikers. Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 3 van 12

4 Activatie Zodra zich een technische storing voordoet, zorgt het Kluwer-team ervoor dat de Safe Modeomgeving beschikbaar is. Als u op dat moment bent ingelogd in Kleos, wordt de Kleos-sessie beëindigd en wordt u omgeleid naar het inlogscherm van Kleos: In de boodschap onder de inlogbox wordt (in het Nederlands) uitgelegd wat er aan de hand is. Om de Kleos Safe Mode-omgeving te openen klikt u op de link: Acces to Kleos SafeMode. U wordt nu geleid naar het inlogscherm van Kleos Safe Mode. In de boodschap op dit scherm wordt uitgelegd hoe u moet inloggen: Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 4 van 12

5 Als u niet in Kleos ingelogd was op het moment dat de storing optrad, kunt u ook rechtstreeks de Safe Mode-omgeving openen via de volgende link: In Kleos Safe Mode wordt u bovenaan elke pagina geïnformeerd over de status van zowel de Safe Mode- als productie-omgeving. Zo kunt u hier bijvoorbeeld lezen dat de technische problemen zijn opgelost en Kleos weer beschikbaar is. Het Kluwer-team zorgt er ook weer voor dat de Safe Mode-status op 'niet actief' wordt gezet als de storing is verholpen. De Safe Mode-sessies van alle gebruikers worden dan beëindigd en de gebruikers worden teruggeleid naar het inlogscherm van de Safe Mode-omgeving. Hier treft u een boodschap aan met informatie over hoe te handelen. Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 5 van 12

6 Inloggen Als u via Kleos omgeleid wordt naar de inlogpagina van de Safe Mode-omgeving (u was reeds ingelogd in Kleos toen de storing zich voordeed), zijn het land, de kantoornaam en uw gebruikersnaam hier al ingevuld. U voert uw wachtwoord in en klikt op de button Log in. Als u zelf in uw browser de url hebt ingetikt, dan zult u alleen bij de eerste maal inloggen alle inloggegevens moeten invullen (behalve de landcode, deze wordt voorgesteld op basis van de taalcode van uw browser). Bij een volgende maal inloggen zullen naast het land, ook de kantoornaam en gebruikersnaam al ingevuld zijn. Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 6 van 12

7 Homepage De homepage van de Kleos Safe Mode bevat de volgende onderdelen: een navigatiebalk voor toegang tot de documenten, afspraken en taken een boodschap over de status van de Safe Mode- en productie-omgeving een informatiekader om de gebruiker door Kleos Safe Mode te leiden (afhankelijk van de status zal hier andere informatie worden weergegeven) Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 7 van 12

8 Documenten U klikt in de navigatiebalk op Documenten om toegang te krijgen tot de documentenmodule van de Safe Mode-omgeving. In de Safe Mode-omgeving kunt u alleen via een dossier documenten benaderen. U moet daarom eerst een dossier zoeken door enkele letters/karakters van de dossiernaam of dossierreferentie in te tikken: De dossiers die aan uw zoekvraag voldoen, worden in een resultatenlijst getoond (mits u geautoriseerd bent om het dossier te bekijken): U kunt deze lijst sorteren door op een van de kolomnamen te klikken. Achterin de rij van elk dossier wordt met een hyperlink aangegeven hoeveel documenten het dossier bevat. Door op deze link te klikken opent u de lijst met documenten (alleen de documenten waarvoor u geautoriseerd bent om deze te bekijken worden getoond in de lijst): U kunt vanuit deze lijst een document downloaden uit de Kleos-database door te klikken op de naam van het document. U kunt het document vervolgens bewerken in bijvoorbeeld Word. De namen van memo's en telefoonmemo's worden niet gehyperlinkt, u kunt dit type documenten dus niet downloaden in de Safe Mode-omgeving. Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 8 van 12

9 Om terug te gaan naar de resultatenlijst met gevonden dossiers klikt u op het pijltje links van de dossiernaam: Let op: een document met de status 'geopend' kan wel gedownload worden in de Safe Modeomgeving en een gedownload document verkrijgt in de Safe Mode-omgeving niet de status 'geopend'. Een document dat u gewijzigd heeft, zult u op een later moment, als de technische problemen weer zijn opgelost, zelf weer moeten importeren in de productie-omgeving van Kleos (en desgewenst de oude versie van het document daar moeten verwijderen). Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 9 van 12

10 Agenda U klikt in de navigatiebalk op Afspraken om toegang te krijgen tot de agendamodule van Kleos Safe Mode. Hier kunt u de afspraken van een bepaalde kantoormedewerker op een bepaalde datum opvragen. Standaard worden de dag van vandaag en de ingelogde gebruiker voorgesteld in de selectievelden. U stelt hier eventueel andere waarden in en klikt op de button Bekijk. Als er afspraken zijn die aan uw zoekcriteria voldoen, worden zij in een lijst getoond: Opmerking: ook privé-afspraken van andere gebruikers worden in de lijst getoond, maar de 'gevoelige' informatie wordt niet weergegeven: Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 10 van 12

11 Taken U klikt in de navigatiebalk op Taken om toegang te krijgen tot de takenmodule van Kleos Safe Mode. U kunt taken opvragen van een bepaalde kantoormedewerker vallend in een bepaald tijdsinterval. Standaard worden de dag van vandaag en de ingelogde gebruiker voorgesteld in de zoekvelden. U kunt deze vervangen door andere waarden. U klikt vervolgens op de button Bekijk; als er taken zijn die beantwoorden aan uw zoekvraag, worden zij in een lijst weergegeven: Opmerking: privétaken van andere gebruikers worden niet getoond in de lijst, ook al voldoen zij aan de zoekcriteria die door u zijn ingevuld. Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 11 van 12

12 Uitloggen U kunt op elk moment de Safe Mode-omgeving verlaten door op uitloggen te klikken rechts naast uw naam: Handleiding Kleos Safe Mode Pagina 12 van 12