1. Inleiding

Transcriptie

1 Versie e: juni 2012

2 Inhoud 1. Inleiding Beschikbaarheid van de gegevens Softwarevereisten Basishandelingen Navigatie Informatieknoppen Help Verplichte velden Beginnen met Iris Een Irisaccount maken In- en uitloggen Uw account wijzigen Aanvragen Een nieuwe aanvraag indienen De voortgang van een aanvraag bekijken Aanvraaginformatie inzien De fact sheet afdrukken Projecten Een project-update toevoegen Een rapportage toevoegen Een product toevoegen Een project-update wijzigen Een project-update verzenden Projectinformatie inzien Autorisatie verlenen Bijlage: PDF-bestanden maken Algemeen PDF-documenten maken met PDF PDF-documenten maken met Ghostscript & Gsview PDF-documenten maken met Adobe Acrobat for Windows & Mac PDF-documenten maken met Adobe Acrobat voor Unix

3 1. Inleiding Het elektronische subsidieaanvraag systeem, genaamd Iris, geeft onderzoekers de mogelijkheid om hun subsidieaanvragen bij STW in te dienen via het internet met behulp van een webbrowser. Om Iris te kunnen gebruiken moet de onderzoeker zich als gebruiker aanmelden bij het systeem. Een gebruiker kan vervolgens al zijn of haar elektronische aanvragen voor STW beheren. Elke nieuwe aanvraag kan via Iris door de aanvrager te allen tijde worden gewijzigd of verwijderd zolang deze nog niet is ingediend bij STW. Alle gegevens van de aanvraag worden opgeslagen in een beveiligd database- en bestandssysteem. Totdat de aanvraag is ingediend zijn de gegevens niet zichtbaar voor STW-medewerkers. Nadat de aanvraag volledig ingevuld is kan de aanvrager deze indienen bij STW. Dit betekent dat de aanvraag naar STW wordt gezonden ter verwerking. Om er zorg voor te dragen dat de door u ingediende aanvraag gelijk is aan de kopie bij STW, kan de aanvraag niet meer gewijzigd worden. 1.1 Beschikbaarheid van de gegevens Een geautomatiseerd proces onderhoudt periodiek de databases en geeft de meest recente informatie door aan STW. Gegevens betreffende aanvragen en project-updates worden iedere dag twee keer gesynchroniseerd, om 02:00 uur en 12:00 uur (Nederlandse tijd). 1.2 Softwarevereisten Wat heeft u nodig? Internet Explorer 5.0 of hoger of Netscape 4.7 of hoger (behalve versie 6.0) De website wordt optimaal getoond met meer recente versies van de meest gebruikte browsers. Wij raden u aan om Internet Explorer 5.0 of Netscape 4.7 (of latere versies) te gebruiken. Eerdere versies tonen sommige pagina's niet geheel correct. Uitzondering hierop is Netscape 6.0. In deze versie is een dusdanige bug aanwezig dat deze door Netscape zelf niet meer wordt ondersteund. Uw browser moet javascript ondersteunen Adobe Acrobat Distiller 4 of Alladin GhostScript versie 7, of hoger 3

4 2. Basishandelingen 2.1 Navigatie Schermnavigatie Om in Iris naar een ander venster te kunnen navigeren kunt u gebruik maken van knoppen, zoals bijvoorbeeld Volgende, Wijzig of Nieuwe Aanvraag, waarmee u steeds op een dieper niveau in Iris komt. Wilt u een stap teruggaan naar een vorig niveau of wilt u terug naar het hoofdmenu, dan kunt u gebruik maken van de Iris navigatiebalk. Deze bevindt zich direct onder de titelbalk van Iris. Via deze balk kunt u navigeren, de helpfunctie gebruiken en uitloggen. Let op! Het is niet mogelijk om de knop Vorige (Back) in de werkbalk met standaardknoppen van uw internetbrowser te gebruiken! Veldnavigatie Bij het invullen van velden kunt u gebruik maken de toets Tab om naar een volgend veld te gaan. Met de toetsencombinatie Shift+Tab springt u terug naar het vorige veld. U kunt met de Toets Tab ook knoppen selecteren. Als u een knop geselecteerd hebt, gebruikt u vervolgens de Entertoets om deze te activeren. 2.2 Informatieknoppen Bij sommige velden of schermonderdelen treft u informatieknoppen aan. Door uw muisaanwijzer over de knop te bewegen verschijnt een tekstblok met richtlijnen over het invullen van het betreffende veld. 2.3 Help In de Iris navigatiebalk vindt u onder andere de helpfunctie. Wanneer u klikt op Help dan opent zich een apart venster aan de rechterkant van uw scherm. De helpinformatie heeft betrekking op het venster dat op dat moment geopend is en beantwoordt veel voorkomende vragen. In het helpvenster vindt u ook een menubalk, waarmee u deze handleiding kunt oproepen en informatie over de Iris Helpdesk kunt vinden. 2.4 Verplichte velden Velden die verplicht zijn om in te vullen worden gemarkeerd met een *. Als u één van deze velden niet (op de juiste manier) invult, verschijnt bij het verlaten van het venster een foutmelding. 4

5 3. Beginnen met Iris 3.1 Een Irisaccount maken Als u voor het eerst gebruik gaat maken van Iris dient u een account aan te maken. Hiervoor moet u een gebruikersnaam en wachtwoord opgeven. In het openingsvenster vindt u onder de kop Gebruik Iris een link om een nieuwe account aan te maken. Door hierop te klikken opent het venster Uw login gegevens. Vul uw gegevens in; velden gemarkeerd met een * zijn verplicht. Nadere informatie over het invullen van de velden vindt u onder de informatieknoppen van het betreffende venster. Nadat u het registratieformulier hebt ingevuld en verzonden, is uw account onmiddellijk actief en kunt u aanvragen aanmaken. Ter bevestiging zal ook een aan u worden gestuurd met daarin uw gebruikersnaam, wachtwoord, pincode en autorisatiecode. De pincode heeft u nodig om de aanvraag bij STW te kunnen indienen. De autorisatiecode heeft u nodig om door iemand anders gemachtigd te kunnen worden als uitvoerende van een project, zodat u project-updates kunt indienen (zie paragraaf Een project-update toevoegen). 3.2 In- en uitloggen Om te kunnen inloggen in Iris moet u eerst een account aangemaakt hebben. Dit kan op elk gewenst moment en wordt beschreven in de vorige paragraaf. Als u een account heeft aangemaakt kunt u met het door u opgegeven wachtwoord gaan inloggen in Iris. Nadat u hebt ingelogd komt u in het Hoofdmenu. Als u Iris wilt afsluiten dient u zich af te melden. Hiervoor kiest u in het menu voor Uitloggen. Uw gegevens worden opgeslagen en u keert terug naar het openingsvenster van Iris. Als u wilt kunt u nu de browser sluiten. 3.3 Uw account wijzigen U kunt op elk moment uw accountgegevens aanpassen, bijvoorbeeld om uw wachtwoord of adresgegevens te wijzigen. In het hoofdmenu klikt u op de knop Account wijzigen. Het venster Uw account opent. Voer de gewenste wijzigingen door en klik op de knop Opslaan & verder. 5

6 4. Aanvragen 4.1 Een nieuwe aanvraag indienen Een elektronische aanvraag via Iris bestaat uit twee onderdelen: - een fact sheet en - een aanvraagformulier. De gegevens voor de fact sheet vult u direct in op de Iris-website. U kunt zonder problemen tussentijds uitloggen en later weer verder gaan met uw aanvraag. Het aanvraagformulier dat u onderweg download, vult u in en voegt u later (bij stap B) als bijlage in PDF-formaat aan de fact sheet toe. Om een nieuwe aanvraag in te dienen volgt u onderstaande stappen. A - Fact sheet: vul de basisinformatie in Nadat u hebt ingelogd komt u in het hoofdmenu van Iris. Om een nieuwe aanvraag in te dienen klikt u op de knop Aanvragen. Het venster Overzicht subsidieaanvragen opent. Vervolgens klikt u op de knop Nieuwe aanvraag. Het venster Nieuwe aanvraag opent. Hier klikt u op de knop Naar subsidiewijzer. In het volgende venster ziet u een lijst met alle subsidies, die elektronisch in te dienen zijn. Selecteer een subsidie uit de lijst door erop te klikken met de muis. Een venster met informatie over de gekozen subsidie wordt geopend. In de tekst of rechts in het venster, onder het kopje Meer informatie, Aanvragen klikt u op de hyperlink Klik hier voor elektronisch aanvragen. In het nu geopende venster dient u het aanvraagformulier en eventuele andere formulieren (zoals een toelichting of bijlage) te downloaden door te klikken op de betreffende hyperlinks. Vul het gedownloade formulier in en sla het vervolgens op als Worddocument. Later voegt u dit formulier als bijlage in PDF-formaat aan de fact sheet toe. Klik op de knop Vorige (Back) in de werkbalk met standaardknoppen van de browser om terug te keren naar Iris.1 Klik in Iris op de knop Volgende. Het venster Projectinformatie opent. De informatie die u hier invult wordt samen met andere informatie verzameld op de fact sheet. Dit is het overzicht van alle informatie rond de aanvraag. Rechts boven in uw venster ziet u het stappenschema voor de aanvraag. Door te klikken op de stappen opent u de bijbehorende vensters. Als een stap is afgerond wordt deze in het schema gemarkeerd met een groen vinkje. Zo kunt u bijhouden welke stappen u al heeft afgerond en welke u nog moet doen. U kunt op elk gewenst moment uitloggen en later verder gaan met het invullen van uw aanvraag. Afhankelijk van de gekozen subsidievorm ziet u wel of niet de stappen Medeaanvrager(s) en Referenten. 1 U kunt in dit venster wel gebruik maken van de knop Vorige (Back), omdat u niet meer in Iris bent. 6

7 Vul de projecttitel en samenvatting in. Let hierbij op de richtlijnen zoals beschreven onder de informatieknoppen. Klik op de knop Opslaan onder in het venster of klik op de link Projectinformatie in het stappenschema. Het onderdeel Projectinformatie is nu afgevinkt. Op deze manier vult u ook de onderdelen Uw gegevens, Medeaanvrager(s) en Referenten in, waarbij medeaanvragers en suggesties voor referenten niet bij elke subsidievorm van toepassing zijn. De informatie wordt door STW gebruikt in het administratieve proces en wordt automatisch verwerkt in de administratie. B - Voeg het PDF-bestand met het aanvraagformulier toe In deze stap wordt het aanvraagformulier toegevoegd aan de Iris fact sheet. Dit doet u in het onderdeel Bijlagen van het blauwe stappenschema. Alleen documenten in PDF-formaat zijn toegestaan. Vereisten en instructies voor het maken van PDFbestanden kunt u vinden in de 7 Bijlage: PDF-bestanden maken. Wat moet u doen? Het bestand met de tekst van de aanvraag zet u om naar het PDF-formaat. Ga naar het onderdeel Bijlagen van de fact sheet en klik op de knop Voeg een bestand toe. Vul de omschrijving in en selecteer het bestand dat u wilt toevoegen. Klik op de knop Bestand uploaden. Herhaal, indien nodig, deze procedure voor andere bijlagen. C - Dien uw aanvraag in bij STW De laatste stap is het indienen van uw aanvraag bij STW (tot dit moment heeft niemand anders dan uzelf toegang tot uw aanvraag). Stelt u zich ervan op de hoogte dat de fact sheet volledig en juist is ingevuld en dat alle noodzakelijke documenten als bijlage aan de fact sheet zijn toegevoegd. Nadat u de aanvraag hebt ingediend kunt u deze gegevens namelijk niet meer wijzigen. Ga naar het onderdeel Indienen van het blauwe stappenschema en vul de pincode in die u via e- mail toegestuurd heeft gekregen nadat u uw account had aangemaakt. Klik op de knop Indienen bij STW. Uw subsidieaanvraag wordt naar STW gestuurd in de eerstvolgende geplande onderhoudsslag van de database (zie Beschikbaarheid van de gegevens). 4.2 De voortgang van een aanvraag bekijken Nadat u een aanvraag hebt ingediend wordt deze in behandeling genomen door STW. Deze behandeling doorloopt verschillende stappen. U kunt de voortgang van uw aanvraag bekijken via Iris. In het hoofdmenu klikt u op de knop Aanvragen. Het venster Overzicht Subsidieaanvragen opent. Naast de ingediende projecten ziet u de knop Voortgang. Door hierop te klikken opent u het venster Voortgangsoverzicht. In dit venster ziet u het tijdspad, de voortgang en het resultaat van de verschillende fases van de aanvraag. 4.3 Aanvraaginformatie inzien Als uw aanvraag ingediend is wordt deze vermeld in het Overzicht subsidieaanvragen. U kunt de door 7

8 u opgegeven informatie op elk gewenst moment inzien. In het hoofdmenu klikt u op de knop Aanvragen. Het venster Overzicht subsidieaanvragen opent en toont al uw aanvragen. Klik op de knop Toon naast één van uw ingediende aanvragen. Het venster Projectinformatie opent. Door te klikken op de links in het blauwe stappenschema kunt u de vensters Projectinformatie, Uw gegevens, Medeaanvrager(s), Referenten, Bijlagen en Indienen bekijken. 4.4 De fact sheet afdrukken U kunt vanuit Iris een overzicht afdrukken met al uw projectgegevens. Dit wordt de fact sheet genoemd. Volg de stappen zoals beschreven onder Aanvraaginformatie inzien. Klik in de navigatiebalk op Fact sheet afdrukken. De volledige fact sheet wordt nu getoond. Klik op de knop Afdrukken in de werkbalk met standaardknoppen van uw browser. 8

9 5 Projecten Wanneer uw aanvraag gehonoreerd is wordt deze een project in Iris. Door in het hoofdmenu te klikken op de knop Projecten komt u in het Overzicht onderzoeksprojecten waar u alle projecten ziet staan waarvan u hoofdaanvrager of uitvoerende bent. Door in dit venster te klikken op de knop Toon naast één van uw projecten kunt u alle projectinformatie nogmaals bekijken. U kunt rechtstreeks via Iris project-updates toevoegen aan uw projecten. Dit kunnen rapportages of producten in verband met het project zijn. 5.1 Een project-update toevoegen Om een project-update toe te voegen gaat u als volgt te werk. Klik in het hoofdmenu op de knop Projecten. Het venster Overzicht onderzoeksprojecten opent. Klik op de knop Update naast het project waarvoor u een update wilt toevoegen. Het venster Overzicht project-updates opent. Klik op de knop Nieuwe Project-update. Het venster Project-update opent. Selecteer een specifieke project-update door te klikken op de betreffende knop. U kunt kiezen voor rapportages of producten. In elk project-updatevenster ziet u een blauw stappenschema. Door te klikken op de stappen opent u de bijbehorende vensters. Als een stap is afgerond wordt deze in het schema gemarkeerd met een groen vinkje. Zo kunt u bijhouden welke stappen u al heeft afgerond en welke u nog moet doen. Meer informatie over het invullen van de diverse vensters vindt u in het betreffende venster in de navigatiebalk onder Help Een rapportage toevoegen Een rapportage kan een financieel-administratief, een inhoudelijke voortgangs- of eindrapportage of een publieksinformatie zijn. In de eerste twee gevallen krijgt u te maken met digitale formulieren die u moet downloaden en invullen. Voor de publieksinformatie zijn geen digitale formulieren beschikbaar. Om een rapportage toe te voegen gaat u als volgt te werk. Volg de stappen zoals beschreven in paragraaf Een project-update toevoegen. Klik op de knop Financieel/administratief, Rapportage of Publieksinformatie. Het bijbehorende venster opent. Stap 1: Project-update informatie Vul de titel van uw rapportage in. Klik op de hyperlink van (één van) de digitale formulieren om deze te downloaden (niet nodig bij publieksinformatie ). Vul het formulier in en sla het op. Let op! De bestandsnaam mag alleen letters, cijfers of de leestekens -. of _ bevatten. Zet het ingevulde formulier om naar PDF-formaat. Een uitgebreide instructie over het maken van PDF-documenten vindt u in hoofdstuk 0 7 Bijlage: PDF-bestanden maken. Ga terug naar Iris en klik op de knop Opslaan om deze stap af te vinken. Stap 2: Bijlagen 9

10 Klik nu op Bijlagen in het stappenschema. Het venster Project-update Bijlagen opent. Klik op de knop Bestand toevoegen. Het venster Project-update - Bijlagen - Selecteer en koppel een toe te voegen bestand opent. Vul het veld Omschrijving bestand in. Klik vervolgens op de knop Bladeren naast het veld Kies een bestand om het bij stap 1 (in PDFformaat) opgeslagen formulier te selecteren. Klik op de knop Bestand uploaden. U kunt de melding krijgen: Uw bestandsnaam bevat ongeldige karakters. Deze zullen worden verwijderd. Wilt u toch doorgaan?. Als u op de knop OK klikt worden deze karakters (zie stap 1) uit de bestandsnaam verwijderd. De inhoud van het bestand blijft ongewijzigd! U komt nu terug in het venster Project-update Bijlagen, waar u de zojuist toegevoegde bijlage ziet staan. Als u wilt kunt u nu nogmaals een bestand toevoegen. Stap 3: Indienen bij STW Als alle bijlagen toegevoegd zijn klikt u in het stappenschema op Opsturen. Het venster Projectupdate Opsturen opent. Vul uw pincode in en klik op de knop Indienen bij STW Een product toevoegen Producten die in het kader van het project zijn gemaakt kunnen via Iris geregistreerd worden bij STW. Producten zijn onderverdeeld in artikelen, bijdragen aan boeken, monografieën, proefschriften, octrooien en overige output. Voor alle producten geldt dat het meezenden van bijlagen optioneel is. Om een product toe te voegen gaat u als volgt te werk. Volg de stappen zoals beschreven in paragraaf Een project-update toevoegen. Klik op één van de knoppen met de omschrijving van uw product. Het bijbehorende venster opent. Stap 1: Project-update informatie Vul de gevraagde velden in. Voeg, afhankelijk van het venster, een auteur, editor, maker of houder toe door te klikken op de betreffende knop. Het bijbehorende invulvenster opent. Vul de persoonsgegevens in en klik op de knop Opslaan & terug. Klik tenslotte op de knop Opslaan onderin het venster. Stap 1 in het stappenschema wordt afgevinkt. Stap 2: Bijlagen Deze stap is optioneel. U kunt bijvoorbeeld uw artikel of boekbijdrage als bijlage meesturen. Klik nu op Bijlagen in het stappenschema. Het venster Project-update Bijlagen opent. Klik op de knop Bestand toevoegen. Het venster Project-update - Bijlagen - Selecteer en koppel een toe te voegen bestand opent. Vul het veld Omschrijving bestand in. Klik vervolgens op de knop Bladeren naast het veld Kies een bestand om het bij stap 1 (in PDFformaat) opgeslagen formulier te selecteren. Klik op de knop Bestand uploaden. U kunt de melding krijgen: Uw bestandsnaam bevat ongeldige karakters. Deze zullen worden verwijderd. Wilt u toch doorgaan?. Als u op de knop OK klikt worden deze karakters (zie stap 1) uit de bestandsnaam verwijderd. De inhoud van het bestand blijft ongewijzigd! U komt nu terug in het venster Project-update Bijlagen, waar u de zojuist toegevoegde bijlage ziet staan. Als u wilt kunt u nu nogmaals een bestand toevoegen. Stap 3: Indienen bij STW Als alle bijlagen toegevoegd zijn klikt u in het stappenschema op Opsturen. Het venster Projectupdate Opsturen opent. 10

11 Vul uw pincode in en klik op de knop Indienen bij STW. 5.2 Een project-update wijzigen Zolang een update nog niet verzonden is naar STW kan deze nog gewijzigd worden. Na verzending is dit niet meer mogelijk! Om een project-update te wijzigen gaat u als volgt te werk. Klik in het hoofdmenu op de knop Projecten. Het venster Overzicht onderzoeksprojecten opent. Klik op de knop Update naast het project waarvoor u een update wilt toevoegen. Het venster Overzicht project-updates opent. Klik op de knop Wijzig naast de betreffende project-update. Het venster met de gegevens van de project-update opent. Nu kunt u wijzigingen aanbrengen in de project-update informatie of in de bijlagen. Klik op de knop Opslaan om uw wijzigingen in de project-update informatie te bewaren. 5.3 Een project-update verzenden De laatste stap van het blauwe stappenschema is het opsturen van de project-update. Hoofdaanvragers Als u zelf hoofdaanvrager bent en een project-update hebt toegevoegd en ingediend dan wordt deze direct doorgestuurd naar STW. Als één van uw uitvoerenden een update heeft toegevoegd wordt deze eerst naar u als hoofdaanvrager gezonden. U ontvangt een bericht met de melding dat er een nieuwe project-update is toegevoegd. Vervolgens dient u als hoofdaanvrager deze update in te dienen bij STW. Om één of meer updates in te dienen bij STW gaat u als volgt te werk. Klik in het hoofdmenu op de knop Project-updates indienen. Het venster Project-updates indienen opent en toont een overzicht van alle updates, die ingediend zijn door uitvoerenden en door u verzonden dienen te worden naar STW. Klik op de knop Wijzig naast de project-update die u wilt gaan indienen. De status van deze update is Ter verzending. Het venster met de gegevens van de project-update opent. Controleer de gegevens. Indien u dat wenst kunt u nog wijzigingen aanbrengen. Klik op Opsturen in het blauwe stappenschema. Het venster Project-Update Opsturen opent. Vul uw pincode in en klik op de knop Indienen bij STW. Uitvoerenden Bent u uitvoerende bij een project dan stuurt u de project-update eerst door naar de hoofdaanvrager voor ondertekening. Dit gebeurt automatisch na indiening door de uitvoerende. De hoofdaanvrager moet vervolgens de update verzenden naar STW. De uitvoerende ontvangt hiervan een bevestiging per . Als uitvoerende van een project kunt u pas project-updates indienen en verzenden als u daarvoor geautoriseerd bent door de hoofdaanvrager. Daarvoor dient u eerst een eigen account aan te maken in Iris. Meer informatie vindt u in paragraaf Een Irisaccount maken en hoofdstuk 0 6 Autorisatie verlenen. Om als uitvoerende een project-update te verzenden naar de hoofdaanvrager gaat u als volgt te werk. Klik in het hoofdmenu op de knop Projecten. Het venster Overzicht onderzoeksprojecten opent. Klik op de knop Update naast het project waarvoor u een update wilt verzenden. Het venster Overzicht Project-updates opent. Klik op de knop Wijzig naast de project-update die ter verzending klaar staat. Het betreffende project-updatevenster opent. Klik op Opsturen in het blauwe stappenschema. Het venster Project-update - Opsturen opent. 11

12 Vul uw pincode in en klik op de knop Opsturen naar hoofdaanvrager. Als u uw pincode niet meer weet kunt u deze opvragen in hetzelfde venster. Wanneer de update succesvol is verzonden ontvang u hiervan een bevestiging per . De hoofdaanvrager ontvangt tevens een bericht met de melding dat er een nieuwe projectupdate is toegevoegd en dient vervolgens de update te verzenden naar STW. 5.4 Projectinformatie inzien Wanneer uw aanvraag gehonoreerd is wordt deze een project in Iris en staat vermeld in het Overzicht onderzoeksprojecten. Om de projectinformatie in te zien gaat u als volgt te werk. In het hoofdmenu klikt u op de knop Projecten. Het venster Overzicht onderzoeksprojecten opent en toont alle projecten waarvan u hoofdaanvrager of uitvoerende bent. Klik op de knop Toon naast één van uw projecten. Het venster Projectinformatie opent. Door te klikken op de links in het blauwe stappenschema kunt u de vensters met Projectinformatie, Uw gegevens, Medeaanvrager(s), Referenten, Bijlagen en Indienen bekijken. 12

13 6 Autorisatie verlenen Als hoofdaanvrager van een project kunt u uitvoerenden autoriseren om projectinformatie te bekijken en project-updates toe te voegen. Let op! De uitvoerende dient zichzelf eerst als gebruiker aan te melden in Iris en een autorisatiecode op te geven. Deze autorisatiecode moet namelijk ingevuld worden bij het autoriseren. De autorisatiecode (en andere accountinformatie) wordt direct nadat het account is aangemaakt per toegezonden aan de uitvoerende. Zie ook paragraaf Een Irisaccount maken. Om de autorisatie te verlenen gaat u als volgt te werk. In het hoofdmenu klikt u op de knop Projecten. Het venster Overzicht Onderzoeksprojecten opent. Klik op de knop Update naast het project waarvoor u een ander wilt autoriseren. U dient hoofdaanvrager te zijn van dit project. Het venster Overzicht Project-updates opent. Klik op de knop Autoriseren. Het venster Overzicht uitvoerenden opent en toont een lijst van alle uitvoerenden die bekend zijn bij het geselecteerde project. Klik op de knop Uitvoerende toevoegen. Het venster Uitvoerende toevoegen opent. Vul de verplichte velden in en klik op de knop Opslaan. De geautoriseerde uitvoerende wordt automatisch per op de hoogte gebracht van de autorisatie. Als hoofdaanvrager ontvangt u zelf ook een bevestiging per . 13

14 7 Bijlage: PDF-bestanden maken 7.1 Algemeen Aanvraagformulieren, project-updateformulieren en andere bijlagen die opgestuurd worden naar STW moeten altijd worden omgezet naar PDF-formaat. STW stelt het PDF-formaat verplicht - Waarom? Portable Document Format (PDF) bestanden tonen gebruikers op verschillende platformen (Windows, Mac en UNIX) een document zonder dat de opmaak van het oorspronkelijke document verloren gaat. Subsidieaanvragen bevatten vaak grafieken, plaatjes, wiskundige vergelijkingen en verschillende karaktersets (bijv. Griekse tekens). Het PDF-formaat (en de gratis verkrijgbare Reader van Adobe) zorgt ervoor (indien de juiste instellingen zijn gebruikt) dat een aanvraag door referenten en STW medewerkers gemakkelijk bekeken en afgedrukt kan worden. Geen enkel ander documentformaat biedt de auteurs de mogelijkheid om marges en paginering vast te leggen, om formules in te voegen, en om nauwkeurig vat te houden op grootte en plaats van illustraties. Daarnaast geeft het PDF-formaat u de garantie dat het bestand niet (per ongeluk) gewijzigd wordt. Houdt u zich bij het maken van een PDF-document aan de in de helpteksten vermeldde richtlijnen. Doet u dit niet, dan is de kans groot dat uw aanvraag niet door anderen gezien wordt zoals u dat bedoeld had. Waarom PDF richtlijnen? Uw aanvraag (de factsheet en de bijlagen) wordt door STW-medewerkers samengevoegd tot één document. Dít document wordt verspreid onder commissieleden en referenten om beoordeeld te worden. Het samenvoegen van PDF- bestanden die op verschillende manieren zijn samengesteld, kan tot ongewenste resultaten leiden, tenzij alle PDF-bestanden voldoen aan de STW richtlijnen. Hoe maakt u een PDF-bestand? U kunt PDF-bestanden maken met behulp van PDF995, Ghostscript & GSview of Adobe Acrobat. PDF995, Ghostscript & GSview zijn gratis via Internet te verkrijgen; Adobe Acrobat is daarentegen een commercieel product waarvoor u moet betalen. In geval van twijfel adviseren wij u contact op te nemen met uw automatiseringsafdeling. Kijk voor instructies in één van de onderstaande subparagrafen PDF-documenten makten met PDF PDF-documenten maken met Ghostscript & Gsview PDF-documenten maken met Adobe Acrobat for Windows & Mac PDF-documenten maken met Adobe Acrobat voor Unix Let op! PDF-bestanden mogen niet worden beveiligd. Beveiligde PDF-bestanden kunnen niet verwerkt worden door STW. 7.2 PDF-documenten makten met PDF995 Wat is PDF995? Pdf995 is software die vanuit elke toepassing waarmee je kan printen een PDF document kan samenstellen. Pdf995 werkt als een soort printerdriver waardoor het gebruik ervan bijzonder eenvoudig is. Wat moet u doen? Download en installeer PDF995 14

15 De beide te downloaden bestanden zijn self-extracting programma's. Zij bevatten de gecomprimeerde bestanden nodig voor de installatie van Pdf995. Klik eerst op pdf995s.exe en kies in het dialoogscherm voor 'Openen...'. De Pdf995 driver wordt dan geïnstalleerd. Beantwoord de vraag met nee. Klik daarna op ps2pdf995.exe om de bijbehorende postscriptconverter te installeren. Kies ook hier voor 'Openen...'. Klik op Accept om aan te geven dat u deze converter wilt gebruiken in combinatie met Pdf995. Er wordt een browservenster geopend met een welkomsttekst. Deze kunt u gewoon sluiten. pdf995s.exe (1,29 MB) ps2pdf995.exe (3,12 MB) U kunt nu vanuit elke toepassing waarmee u kunt printen, gebruikmaken van Pdf995. U doet dit door de printopdracht te geven. Pdf995 staat tussen het lijstje met printers. U selecteert Pdf995 als printer en klikt op Print. Er zal een dialoogvenster verschijnen waarin u de bestandsnaam op kunt geven. Hierna verschijnt er een sponsorpagina van Pdf995, die u gewoon kunt sluiten. Zie voor meer informatie de website van Pdf995 ( (onder andere voor hoe u de sponsorpagina kunt uitschakelen). 7.3 PDF-documenten maken met Ghostscript & Gsview Wat is Ghostscript en GSview? AFPL Ghostscript is software waarmee een PostScript-bestand omgezet kan worden naar o.a. een PDF-bestand. PostScript is een algemene 'printerbesturingstaal': teksten, plaatjes en opmaak worden hierin zodanig beschreven dat elke printer die PostScript verstaat, deze kan afdrukken. Ghostscript is beschikbaar voor een veelheid aan besturingssystemen: o.a. Windows, MacOS en UNIX. GSview (en MacGSview voor MacOS) is een grafisch hulpprogramma voor Ghostscript. Hiermee wordt het veel gemakkelijker om Ghostscript te gebruiken. Meer informatie over Ghostscript en GSview kunt u vinden op Wat moet u doen - Windows en MacOS? Hoe u van een document in Word, WordPerfect, TeX, enzovoort een PDF-bestand maakt ziet u versimpeld weergegeven in het volgende plaatje. U converteert eerst het bestand met het ingevulde aanvraagformulier naar een PostScript-bestand door deze af te drukken naar een bestand. Het PostScript-bestand zet u vervolgens om met behulp van GSview/Ghostscript naar een PDF-bestand. Hieronder wordt u in vier stappen uitgelegd hoe u dit moet doen. Ten eerste moet u zowel Ghostscript als GSview downloaden en installeren. 15

16 Stap 1. Downloaden & installeren Van Ghostscript en GSview kunt u hierna direct de laatste versies voor Windows en MacOS downloaden. STW probeert zo snel mogelijk nadat een nieuwe versie van één van de programma's beschikbaar is gekomen, de bestanden beschikbaar te stellen via deze handleiding. Het kan echter voorkomen dat hier nog enige tijd oudere versies staan. Deze belemmeren echter niet het omzetten van uw aanvraag naar PDF-formaat. U werkt met Windows 95, 98, ME, NT, 2000, XP Downloaden De beide te downloaden bestanden zijn self-extracting programma's. Zij bevatten de gecomprimeerde bestanden nodig voor installatie van Ghostscript en GSview. Klik op de onderstaande links en kies in het dialoogscherm voor 'Opslaan...' en niet voor 'Openen...'. AFPL Ghostscript (5,90 MB) ( GSview 4.1 (1,65 MB) ( Installeren Let op! Installeer eerst Ghostscript en dan pas GSview. Om beide programma's te installeren gaat u met de Verkenner naar de map waarin u de programma's heeft opgeslagen. Dubbelklikken op gs703w32.exe opent het installatieprogramma voor Ghostscript. Dubbelklikken op gsv41w32.exe start de installatie van GSview. U kunt tijdens de installatie opgeven waar u de programma's geïnstalleerd wilt hebben. Na installatie kunt u verder met stap 2. U werkt met MacOS Downloaden MacGSview is noodzakelijk om Ghostscript te kunnen gebruiken. Download en installeer dit programma eerst. Het tweede bestand is een update van de Ghostscript engine. Het is niet noodzakelijk dat u de update installeert, hoewel de resultaten met de nieuwe versie zullen verbeteren. MacGSview werkt op elke Apple Power Macintosh, Powerbook (with PowerPC). imac, ibook met MacOS 8.5 en hoger. MacGSview 2.0b3 (3,31 MB) ( AFPL Ghostscript engine (2,65 MB) ( Installeren Start het MacGSview installatieprogramma. Na installatie kan de update van Ghostscript worden gedecomprimeerd (u heeft daarvoor StuffIt Expander nodig). Zorg dat MacGSview is afgesloten. Sleep de gehele inhoud van de macgs-703-shlib folder naar de programmafolder van GhostScript. De map Ghostscript vindt u in Macintosh HD -> Systeemmap -> Programma-ondersteuning. De update zal daarna automatisch gebruikt worden. U kunt nu verder met stap 2. Stap 2. Installeer een PostScript-printer Ten tweede moet u een PostScript-printer installeren (indien nodig). U hoeft niet in het bezit te zijn een dergelijke printer. U installeert namelijk alleen het stuurprogramma voor de printer. Met behulp van het stuurprogramma kunt u uw aanvraag opslaan als PostScript-bestand en daarna omzetten in een PDFbestand. Is al een PostScript printer geïnstalleerd dan kunt u deze stap overslaan en verder gaan met stap 3. U werkt met Windows 16

17 Klik op Start > Instellingen > Printers om het venster Printers te openen. Dubbelklik op Printer toevoegen. Hiermee opent u de Wizard Printer toevoegen. Selecteer Lokale printer en zorg dat er geen vinkje staat voor het automatisch herkennen van een plug-and-play printer. Klik op de knop Volgende >. Uit de lijst met beschikbare LPT poorten kiest u voor een vrije poort (bijv LPT1:). Een vrije poort wil zeggen dat er geen printernaam achter vermeld staat. Klik op de knop Volgende >. Selecteer een PostScript Printer. Een printer waarmee goede resultaten zijn verkregen is de HP Laserjet 4P/4MP PS. Wij adviseren u om ook het stuurprogramma voor deze printer te installeren. Dit doet u als volgt: - Kies uit de lijst met fabrikanten HP. - Selecteer daarna uit de lijst met mogelijke printers de HP Laserjet 4P/4MP PS. Eventueel kunt u een andere PostScript-printer selecteren. Deze kunt u meestal herkennen aan de toevoeging 'PostScript' of 'PS' achter de printernaam. - Klik op de knop Volgende >. Als u een waarschuwing krijgt dat het stuurprogramma al is geïnstalleerd, kies dan voor Bestaand stuurprogramma behouden en klik op de knop Volgende >. Accepteer de naam voor de printer, of tik een andere naam in. Selecteer Nee voor standaard printer. Klik op de knop Volgende >. In het venster Printers delen kiest u voor het niet delen van de printer. Klik op de knop Volgende >. In het venster Print een testpagina selecteert u Nee. Klik op de knop Volgende >. Klik op de knop Voltooien om de installatie af te ronden. Na de installatie kunt u verder met stap 3. U werkt met MacOS Open het Bureaubladprinterbeheer: open de map Applications en vervolgens de map Hulpprogramma's en start het programma. Als het venster Nieuwe bureauprinter niet zichtbaar is, dan kiest u in het menu Archief voor Nieuw. Selecteer 'Convertor (Postscript)' en klik op de knop OK. Klik op de knop Wijzig in het kader voor het PostScript-printerbeschijvingsbestand (PPD). Selecteer een PostScript-printerbeschijvingsbestand. Kies één van de printerbeschrijvingsbestanden in het venster dat verschijnt, zoals bijvoorbeeld de LaserWriter 12/640 PS (u kunt ook een an- 17

18 dere Printerbeschrijving kiezen met de extensie PS). Klik op de knop Selecteer. Standaard wordt de printer op uw bureaublad gezet. Wilt u het printerbeschrijvingsbestand in een andere map opslaan, dan klikt u op de knop Wijzig in het kader Standaard doelmap. Kies een map of maak er één aan. Klik op de knop Selecteer. Klik op de knop Maak aan... of kies in het menu Archief voor Bewaar. Typ een naam voor dit bureaubladprinterbestand (bijvoorbeeld 'PostScript-converter') en klik op de knop Bewaar. Het installeren is nu voltooid. Ga verder met stap 3. Stap 3. Maak een PostScript-bestand Zijn beide stappen gelukt dan kunt u het aanvraagformulier omzetten in een PostScript-bestand. Een PostScript-bestand maakt u door (in Windows en MacOS) het ingevulde aanvraagformulier af te drukken met behulp van de door u geïnstalleerde PostScript-printer. Daarbij kiest u voor de optie Afdrukken naar bestand. U werkt met Windows Open het aanvraagformulier in het programma waarmee u het heeft gemaakt. Kies in het hoofdmenu voor Bestand, Afdrukken. Selecteer bij de printernaam de PostScript-printer die u geïnstalleerd heeft, en selecteer het vakje Afdrukken naar bestand. Klik op de knop OK. Sla het bestand op met de door u gewenste naam met als extensie '.ps' of '.prn'. Klik op de knop Opslaan. U kunt nu verder met stap 4. U werkt met MacOS Open het aanvraagformulier in het programma waarmee u het heeft gemaakt. Kies in het menu Print... voor Archief. Selecteer als printer de PostScript-printer die u geïnstalleerd heeft. Controleer of bij Bestemming: de keuze staat op Bestand. Kies bij de afdrukopties voor Bewaren als bestand. Zet de instelling Lettertypen bijsluiten op Alle. Klik op de knop Bewaar. Selecteer de door u gewenste map waarin het bestand moet worden opgeslagen. Tik een naam in en klik op Bewaar. U kunt nu verder met stap 4. Stap 4. Maak een PDF-bestand van uw aanvraagformulier Is alles naar behoren verlopen dan kunt u nu van het aanvraagformulier een PDF-bestand maken. U werkt met Windows Klik op Start, Programma s, Ghostgum om GSview te starten. Open het PostScript-bestand met het door u ingevulde aanvraagformulier en kies in het menu voor File, Convert. 18

19 Klik in het dialoogvenster Convert op de knop Properties. Stel de volgende waarden in voor de hieronder genoemde eigenschappen: - Compatibility level = EmbedAllFonts = true - SubsetFonts = true - maxsubsetpct = 100 Klik op de knop OK. Stel de opties in het Convert dialoogvenster als volgt in: - Device -> 'pdfwrite' - Resolution -> zo hoog mogelijk - Pages -> alle (Klik op 'All pages') - Papersize -> 'Fixed paper size' Klik op de knop OK, kies de juiste map en tik de gewenste naam in voor uw bestand inclusief de extensie '.pdf' en klik op vervolgens op de knop Opslaan. U bent nu klaar met converteren van uw aanvraagformulier naar PDF. Het bestand kunt u in het onderdeel Bijlagen van de Iris fact sheet koppelen aan uw aanvraag. U werkt met MacOS Start MacGSview. Kies in het menu File voor Convert... Selecteer de map waarin u het PostScript-bestand van uw aanvraag hebt bewaard, selecteer dit bestand en klik op de knop Convert. Selecteer in het venster Convert to de map waarin u het PDF-bestand wilt bewaren. Verifieer dat bij de optie Convert To de waarde PDF is geselecteerd. Klik vervolgens op de knop Kies. In het venster Export Options kunt u enkele instellingen veranderen. De standaardinstellingen hoeft u niet te wijzigen. Klik op de knop Export. U bent nu klaar met converteren van uw aanvraagformulier naar PDF. Het bestand kunt u in het onderdeel Bijlagen van de Iris fact sheet koppelen aan uw aanvraag. Wat moet u doen - Overige besturingssystemen? Voor de overige besturingssystemen geldt dat zij óf relatief weinig gebruikt worden óf de tussenkomst vergen van een systeembeheerder. Voor deze systemen wordt dan ook verder geen instructie gegeven. Wij verwijzen u naar de handleiding voor uw systeem, naar uw automatiseringsafdeling en naar de Ghostscript website ( 7.4 PDF-documenten maken met Adobe Acrobat for Windows & Mac Installeer en gebruik Adobe Acrobat Distiller Installeer Adobe Acrobat versie 3.0 of hoger. Als u Adobe Acrobat heeft geïnstalleerd, heeft u ook de beschikking over Adobe Distiller; deze wordt 19

20 in het pakket van Adobe Acrobat meegeleverd. Gebruik Adobe Distiller inplaats van PDFWriter. PDFWriter kent de volgende problemen: - Illustraties worden niet naar behoren verwerkt met onscherpe figuren als resultaat; - Instellingen voor fonts worden niet correct overgenomen (van belang voor TeX en LaTex gebruikers), waardoor fonts niet op de juiste grootte getoond worden; - Onjuiste fontgroottes zijn een veel voorkomend problemen als met PDFWriter gemaakte bestanden worden samengevoegd. Het resultaat van het samenstellen van uw aanvraag tot één PDF document door STW medewerkers, kan in dit geval leiden tot een moeilijk leesbare aanvraag. Kiest u toch voor PDFWriter, ga dan na of het PDF-document het beoogde eindresultaat is door de aanvraag te bekijken zonder dat het gebruik van lokale fonts is ingeschakeld. Meer informatie (PDF, 378KB), ( ) Download het 'Opdrachtopties' (job options) bestand voor Distiller Klik op onderstaande hyperlink. Een webpagina opent. Distiller Opdrachtopties bestand Kies in het menu voor Bestand, Opslaan als. Zoek de directory waar Adobe Acrobat is geïnstalleerd (het meest waarschijnlijk is c:\program files\adobe\acrobat 4.0) en sla dit bestand op in de directory "DistillrSettings" met als naam: "iris.joboptions". Kies bij Opslaan als type voor een Tekstbestand (*.txt). Sluit het venster. Wij raden het gebruik van dit instellingenbestand aan, om de beste resultaten te behalen voor wat betreft fonts, layout en resolutie van illustraties. Distiller instellen met de Iris opdrachtopties Start Adobe Distiller. Stel de opdrachtopties in op Iris. Distiller en Distiller Assistant zullen nu deze opdrachtopties gebruiken bij het samenstellen van PDFbestanden. Maak een PDF bestand met Distiller Distiller creëert PDF bestanden door Postscript bestanden te converteren tot PDF. Het maken van een Postscript bestand is meestal niet nodig; zie de volgende stappen: U werkt met Windows: Kies Bestand, Afdrukken in de applicatie waarmee u uw aanvraag maakte (bijv. MS Word). Kies Acrobat Distiller als printer. De optie Afdrukken naar bestand moet UIT staan. Klik op OK. U werkt met Mac: Kies Bestand, Pagina-instellingen in de applicatie waarmee u uw aanvraag maakte (bijv. MS Word). Kies Acrobat Distiller als printer en klik op OK. Kies Bestand, Afdrukken. 20

21 Kies PDF in het kader Doel en klik op Distill. Acrobat Distiller zal nu automatisch een PDF-bestand maken. Het document zal in de Viewer getoond worden. Als Acrobat Distiller niet om een bestandsnaam vroeg, kies dan Bestand, Opslaan als om het document op te slaan. Maak een PDF bestand met Distiller Assistant voor MS-Word Na installatie van Distiller Assistant vindt u een icoon in de werkbalk van MS Word (MS Word 97 en 2000/2003), en een menuoptie in het menu Bestand. Start Word Vervolgens: Klik op het Acrobat Distiller Assistant icoon of Kies Bestand, Create Adobe PDF Acrobat Distiller zal nu automatisch een PDF-bestand maken. Het document zal in de Viewer getoond worden. Als Acrobat Distiller niet om een bestandsnaam vroeg, kies dan Bestand, Opslaan als om het document op te slaan. Controleer het resultaat In Adobe Acrobat Distiller: kies in het menu voor Beeld en zet Lokale fonts gebruiken UIT! 7.5 PDF-documenten maken met Adobe Acrobat voor Unix Installeer en gebruik Adobe Acrobat Distiller Voor UNIX is er geen versie meer uitgekomen na versie 3.x. Heeft u de beschikking over deze versie, dan heeft u ook de beschikking over Adobe Distiller; deze wordt in het pakket van Adobe Acrobat meegeleverd. Gebruik Adobe Distiller inplaats van PDFWriter. PDFWriter kent de volgende problemen: - Illustraties worden niet naar behoren verwerkt met onscherpe figuren als resultaat; - Instellingen voor fonts worden niet correct overgenomen (van belang voor TeX en LaTex gebruikers), waardoor fonts niet op de juiste grootte getoond worden; - Onjuiste fontgroottes zijn een veel voorkomend problemen als met PDFWriter gemaakte bestanden worden samengevoegd. Het resultaat van het samenstellen van uw aanvraag tot één PDF document door STW medewerkers, kan in dit geval leiden tot een moeilijk leesbare aanvraag. Kiest u toch voor PDFWriter, ga dan na of het PDF-document het beoogde eindresultaat is door de aanvraag te bekijken zonder dat het gebruik van lokale fonts is ingeschakeld. Meer informatie (PDF, 378KB) ( ) 21

22