Dynamics 365. als oplossing

Transcriptie

1 Dynamics 365 als oplossing

2 Inleiding Dynamics 365 is een compleet ERP- en CRM-systeem dat alle disciplines binnen jouw bedrijf ondersteunt met toepassingen op het gebied van sales, marketing, finance, HR, analytics en service. Alles compleet binnen één pakket, met het vertrouwde gevoel van Windows. Het is ontworpen voor bedrijven die op zoek zijn naar een alles-in-één-oplossing voor bedrijfsbeheer die eenvoudig te gebruiken en aan te passen is. In dit document gaan wij dieper in op deze totaaloplossing en met een klantcase geven we een voorbeeld uit de praktijk, waar onze oplossing al vele voordelen oplevert. Ook lichten we de beveiligings- en technische aspecten toe voor een compleet beeld van het implementatieproces en wat hierbij komt kijken.

3 Wat is Dynamics 365 precies? Dynamics 365 is ontwikkeld vanuit de behoefte van organisaties om hun werkprocessen te stroomlijnen en eenvoudig(er) te kunnen beheren, op een manier die je van Microsoft gewend bent, gebruiksvriendelijk en modern. Hieruit is een compleet CRM- en ERP-systeem geboren dat alle processen binnen een bedrijf samenbrengt en zo de algehele structuur hiervan kan verbeteren. Met als doel om zo intelligentere beslissingen te kunnen maken en de bedrijfsprocessen soepeler te laten verlopen. Hierdoor hebben werknemers en het bestuur alle steun die ze nodig hebben om hun dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen en te verlichten. Microsoft heeft goed gekeken naar de huidige concurrentie in de markt, waardoor rekening wordt gehouden met de flexibiliteit en verandering die noodzakelijk is binnen een bedrijf. Geen logge structuur en ouderwetse interface, maar een modern systeem dat gemakkelijk in de omgang is. Zowel Forrester als Gartner hebben Microsoft benoemd als leider op het gebied van Sales automation, Cloud technologieën en Digitale Transformatie. Welke toepassingen zijn er? De toepassingen werken afzonderlijk per afdeling erg goed, en samen nog beter. Aan iedereen in de organisatie is gedacht. Zo zijn er: Dynamics 365 for Sales: Geef verkopers inzicht in hoe ze relaties persoonlijk maken, de behoeften van klanten kunnen voorspellen en hun omzet verhogen. Dynamics 365 for Marketing: Lever persoonlijke ervaringen op schaal voor al je marketing- en sales-contacten met Dynamics 365 en Adobe. Verhoog de vraag door taken van campagnes via meerdere kanalen tot evenementen te automatiseren met een toepassing die is gebouwd op hetzelfde platform als Dynamics 365 for Sales.

4 Dynamics 365 for Retail: Creëer persoonlijke winkelervaringen door het samenbrengen van digitale, instore en backoffice processen. Dynamics 365 for Customer Service: Overtref de verwachtingen van klanten met selfservice en ondersteuning en geef medewerkers de tools voor het leveren van persoonlijke ervaringen. Dynamics 365 for Field Service: Bedien klanten beter met proactief onderhoud, voorspellende planning en oplossingen bij het eerste contact. Dynamics 365 for Project Service automation: Lever projecten op tijd af, binnen het budget, en word een vertrouwde adviseur voor je klanten. Dynamics 365 for Finance and Operations: Moderniseer de bedrijfsvoering van financiën tot productie en toeleveringsketen en genereer nieuwe groei. Dynamics 365 for HR: Neem toptalenten aan, ondersteun het succes van de medewerkers en optimaliseer je talentprocessen.

5 Microsoft Dynamics Business Central Dynamics 365 Business Central is een alles-in-één oplossing voor bedrijfsbeheer, waarmee je alle toepassingen kunt inzien en aanpassen. Zo kun je de financiële afwikkeling en rapportage versnellen, projecten op schema en binnen budget houden, je opbrengstmogelijkheden optimaliseren met ingebouwde aanbevelingen en je bedrijfsvoering stroomlijnen en zo kosten besparen. Dynamics 365 Business Central is beschikbaar in twee varianten. Voor MKB-bedrijven is Essentials voldoende. In deze licentie zitten standaard Financieel management, Customer Relational Management, Supply Chain Management (verkoop, inkoop, voorraden en logistiek), Human Resources en Projectmanagement. Voor MKB-bedrijven die behoefte hebben aan Service Order Management en Productie biedt de licentie Premium uitkomst. Hiermee beschikt jouw organisatie over alle functionaliteiten van Dynamics, alleen nu volledig in de cloud.

6 Samenwerken aan de juiste oplossing Wij hanteren een projectaanpak om in samenwerking met jouw bedrijf, om in vijf stappen te komen tot een succesvolle en doeltreffende implementatie van Dynamics 365. Onze aanpak: 1. Voorbereiding: projectplan, scope en planning en scope. 2. Foundation: gedetailleerde beschrijving van processen en uiteindelijke inrichting van Dynamics Realisatie (incrementeel): stapsgewijze ( incrementen ) realisatie van de Dynamics implementatie op basis van de Foundation. 4. Voorbereiding go-live: Definitieve tests, converteren data en voorbereiden nazorg. 5. Go-live en support: De Dynamics 365 implementatie wordt in gebruik genomen, ondersteund door de projectgroep.

7 De resultaten Na afronding van het vijfstappenplan hebben wij samen een IT-landschap gecreëerd waarbinnen gebruikers veilig en flexibel met elkaar kunnen samenwerken. Klantcase: Dynamics in de praktijk Hieronder beschrijven wij een voorbeeld uit de praktijk van een van onze klanten, een nonprofit organisatie gevestigd in Dordrecht. Zij hebben als missie om zoveel mogelijk kinderen tussen de 4 en 18 jaar uit gezinnen met een minimaal inkomen financieel te kunnen helpen met binnen- en buitenschoolse activiteiten. Probleemomschrijving: De stichting werkte met een systeem wat nog niet geautomatiseerd was en hierdoor erg foutgevoelig. Voor het uitvoeren van haar primaire bedrijfsproces was de stichting afhankelijk van slechts enkele medewerkers, die het werkproces in hun hoofd hadden zitten. Een simpele handeling zoals een rapportage aanmaken of bijvoorbeeld de boekhouding handmatig invoeren kostte hen veel tijd. Het was een noodzaak om nauwkeuriger te werk te gaan om de kwaliteit te kunnen waarborgen, ook met het oog op de toekomst. Kennis kon o deze wijze niet goed worden overgedragen tussen collega s. De stichting ging om deze redenen op zoek naar technische ondersteuning om hen te begeleiden bij het huidige proces, de software die zij destijds gebruikten was helaas niet toereikend. Werkprocessen Na een uitgebreide analyse van de huidige werkprocessen hebben wij bedacht hoe dit het beste in een workflow kon worden vormgegeven. Dit hebben we gedaan door middel van wekelijkse sessies, we hebben alle stappen uit hun werkproces uitgediept en in een (deel)workflow uitgetekend. Op basis daarvan zijn we vervolgens aan de slag gegaan met Dynamics. Uiteindelijk bleek het zo te zijn dat we dankzij deze analyse een taken flow gecreëerd hebben die veel efficiënter is en waarmee het proces minder afhankelijk is geworden van individuele medewerkers. Voordat we zijn gestart met het stapsgewijs implementeren van de workflow in Dynamics, hebben we eerst de mail gemigreerd naar Office 365. Hiermee was het mogelijk om de rechten voor de gebruikers te koppelen aan hun Office 365 account. Met hun Office 365 account kunnen de gebruikers ook inloggen in CRM. Vervolgens hebben we een klantenportal gerealiseerd, zodat klanten zelf hun eigen gegevens in kunnen zien en aanpassen waar nodig, zodat de gegevens in het systeem altijd actueel zijn.

8 Techniek Dankzij de schaalbaarheid van Dynamics 365 hebben we het complete proces voor een groot deel kunnen automatiseren. Met behulp van de OData API van Dynamics 365 hebben we het proces van de front- tot de backend ingericht. Het volledige proces beslaat de volgende componenten: De website; De webportal; Dynamics 365 (CRM); Microsoft Azure; Profit Online van AFAS; Een gezin meldt zich aan via de website, waarna deze via de OData-koppeling wordt aangemeld binnen Dynamics CRM. Na een aanmeldingsprocedure heeft het gezin direct toegang tot de web-portal, waar ze hun gegevens kunnen aanpassen en aanvullen. In deze portal worden ook de hulpvragen van de gezinnen opgenomen, welke na een controle in Dynamics 365 worden opgenomen. Zodra deze hulpvraag is beoordeeld en goedgekeurd zal Dynamics een betaling klaarzetten welke na goedkeuring door een medewerker automatisch in het boekhoudpakket wordt toegevoegd. Alle koppelingen zijn met de laatste innovatieve technieken ontwikkeld op basis van de OData API van Microsoft en zijn geschreven in C# en het.net Framework, wat volledig ontwikkeld en ondersteund wordt door Microsoft. De koppeling met het boekhoudpakket loopt via een asynchrone koppeling (Azure Service Bus) op het Azure platform, zodat de medewerkers geen last ondervinden van vertragingen en verstoringen. Zelfs tijdens mogelijke verstoringen blijven alle wijzigingen intact, waardoor er nooit gegevens verloren gaan. Dankzij de veelzijdigheid en de uitbreidingsmogelijkheden van Dynamics CRM hebben we het gehele pakket volledig naar wens van de klant kunnen inrichten. De organisatie heeft nu meer inzicht in de diensten die ze verlenen en is daardoor in staat om meer gezinnen te helpen zonder dat hier meer medewerkers voor nodig zijn.

9 Wat betekent een overstap voor jouw bedrijfsgegevens? Waar worden mijn gegevens bewaard? Microsoft bewaart de gegevens van Europese klanten van Office 365 in Ierland en Nederland. Je bent hierdoor beschermd door de wetgeving van de EU. Het feit dat Microsoft het hoofdkantoor in de Verenigde Staten heeft, geeft de Amerikaanse overheidsinstanties niet het recht om jouw gegevens te krijgen. De instantie moet met hele goede redenen komen bij de Europese rechter om vervolgens bepaalde gegevens te kunnen achterhalen. Blijf ik eigenaar van mijn gegevens? Microsoft is hier heel stellig in. Jij blijft eigenaar van jouw gegevens in Office 365 en Microsoft biedt het Office 365 platform aan als dienst, zonder interesse in gegevensverzameling. Welke maatregelen zijn genomen om de beveiliging en privacy te waarborgen? De online omgeving dient op drie vlakken beveiligd te zijn: Beveiliging tegen internetaanvallen, fysieke beveiliging en een beveiligde verbinding naar de gebruiker. Het is ook belangrijk dat dit gecontroleerd wordt door een derde onafhankelijke keuringsinstantie als waarborg. Microsoft werkt vanaf het ontwerp van Office 365 continu aan beveiliging en bescherming van de privacy van de omgeving. Dit is gericht op het voorkomen, detecteren en weerleggen van aanvallen vanbuiten en vanbinnen. De van de klanten wordt ook standaard continu beschermd tegen virussen en spam. De datacenters waar de Dynamics 365 omgeving draait worden 24 uur per dag bewaakt tegen inbraak en calamiteiten. Hierop wordt streng gecontroleerd door onder andere beveiligingspersoneel, videobewaking, inbraakalarmsystemen en pascontrole. De Dynamics 365 omgevingen van de verschillende klanten zijn gescheiden. Iedere gebruiker heeft toegang tot zijn gegevens via een versleutelde verbinding en met een verplicht sterk wachtwoord. De verbinding tussen de datacenters is ook versleuteld. Onafhankelijke instanties controleren op naleving van het beveiliging- en privacy-beleid voor Office 365 door Microsoft. Ze zijn onder andere gecertificeerd voor ISO Dit is een ISO standaard voor informatiebeveiliging, waar bijvoorbeeld Nederlandse overheidsinstanties aan moeten voldoen. Dynamics 365-klanten kunnen vertrouwen op Microsoft voor de beveiliging van hun gegevens en de bescherming van de privacy en beveiliging van klantgegevens en is continu bezig om uw vertrouwen te winnen. Uitgebreide informatie vind je op de Office 365 Vertrouwenscentrum pagina.

10 Hoe kan jij hier ook mee beginnen? Begin vandaag nog om jouw bedrijf klaar te stomen voor het digitale transformatie tijdperk! Als je na het lezen van dit document nog met vragen zit bel of mail ons gerust voor meer informatie en uitleg over de verschillende onderwerpen rond het technische aspect van Dynamics 365. Je kan ons altijd bereiken via: of telefonisch via: