De Rode Kruisafdeling onder de loep. Welkom aan vrijwilligers met een mandaat of officiële functie

Transcriptie

1 De Rode Kruisafdeling onder de loep Welkom aan vrijwilligers met een mandaat of officiële functie

2

3 Inhoudstabel Inleiding 3 1 Waar staat Rode Kruis-vlaanderen voor? Fundamentele beginselen Missie Visie 6 2 De organisatie Rode Kruis-Vlaanderen Rode Kruis-Vlaanderen binnen de internationale structuur Rode Kruis-Vlaanderen binnen de Belgische structuur De organisatiestructuur van Rode Kruis-Vlaanderen De actiegebieden van Rode Kruis-Vlaanderen Het Handvest: de grondwet van Rode Kruis-Vlaanderen 15 3 De organisatie van een afdeling De disciplines en hun vademecums Het bestuur van een afdeling De kerntaken van een afdeling De infrastructuur van een afdeling Het afdelingsbeleid De financiering van een afdeling 30 4 Minihandleidingen voor verantwoordelijke vrijwilligers Rekrutering van vrijwilligers Vrijwilligersregistratie en -beheer Kosten en kostenvergoedingen Verzekeringen Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Financieel beheer Aankoop en Facility Management Procedures en regels binnen Rode Kruis-Vlaanderen Wetgeving en verplichtingen Jaarlijks terugkerende activiteiten en evenementen Communicatiekanalen en op de hoogte blijven 52 5 Contactgegevens provinciaal en gemeenschapsniveau 55 Colofon 57 1

4 2

5 Inleiding Rode Kruis-Vlaanderen bestaat uit een netwerk van bijna 250 lokale afdelingen. Zij staan in nauw contact met de bevolking en zetten in hun werkingsgebied de missie van het Rode Kruis om in concrete activiteiten. Deze gids neemt de werking van een Rode Kruisafdeling onder de loep en plaatst de afdeling binnen een ruimer kader. Hij vormt een onmisbaar instrument voor wie een mandaat of officiële functie heeft in een afdeling. Hoofdstuk 1 geeft een overzicht van de waarden, missie en visie van Rode Kruis-Vlaanderen. Hoofdstuk 2 kadert de plaats van een afdeling binnen de Vlaamse, Belgische en internationale Rode Kruiscontext. Je krijgt informatie over de verschillende beslissingsniveaus binnen onze organisatie en de plaats van de afdeling hierin. Hoofdstuk 3 gaat dieper in op de organisatie van een afdeling. Je maakt kennis met de afdelingsdisciplines, de kerntaken en met het Afdelingscomité. Daarnaast krijg je informatie over de verschillende functies en mandaten die binnen een afdeling ingevuld moeten worden. Je krijgt bovendien een inkijk in het afdelingsbeleid en de afdelingsfinanciering. Hoofdstuk 4 bevat enkele minihandleidingen bij thema s waarmee je als verantwoordelijke vrijwilliger veelvuldig te maken hebt. Denk bijvoorbeeld aan de rekrutering van vrijwilligers, verzekeringen en kostenvergoedingen. Deze gids bevat een eerste aanzet om je in te werken in je taak als verantwoordelijke vrijwilliger. Je zal merken dat er voor meer details en uitdieping geregeld doorverwezen wordt naar de vrijwilligerswebsite. Deze website bundelt alle informatie voor (verantwoordelijke) vrijwilligers. Neem er zeker eens een kijkje! Uiteraard kan je met vragen ook terecht bij je provinciale secretariaat. Alle contactgegevens vind je achteraan deze brochure. De aantallen in deze brochure geven de situatie in oktober 2016 weer. 3

6 1 Waar staat Rode Kruis- Vlaanderen voor? 1.1 Fundamentele beginselen Al sinds het ontstaan van het Rode Kruis in 1863 vormen zeven fundamentele beginselen de basis van de Rode Kruiswerking over de hele wereld. Alle Rode Kruismedewerkers wereldwijd onderschrijven de beginselen, of ze nu actief zijn op een hulppost of bij een Zorgbib. De zeven fundamentele beginselen hebben ervoor gezorgd en zorgen er nog steeds voor dat het Rode Kruis een krachtige organisatie is die overal gewaardeerd en gerespecteerd wordt. Dit zijn de zeven fundamentele beginselen van het Rode Kruis: 1. Menselijkheid Menselijkheid is de drijfveer van al ons handelen. Het Rode Kruis wil menselijk leed voorkomen en verlichten. Daarom zetten we ons in om leven, gezondheid en waardigheid van de bevolking te beschermen. We streven naar wederzijds begrip, vriendschap, samenwerking en blijvende vrede. 2. Onpartijdigheid Elke actie van het Rode Kruis gebeurt onpartijdig. Mensen die in de grootste nood verkeren, krijgen voorrang, los van ras, overtuiging, sociale klasse of nationaliteit. 3. Neutraliteit Het Rode Kruis stelt zich altijd neutraal op. Want alleen door neutraal te blijven, kunnen we het vertrouwen en het respect krijgen van iedereen. We mengen ons nooit in debatten die politiek, raciaal, religieus of ideologisch gekleurd zijn. Bij conflicten kiezen we geen partij. 4. Onafhankelijkheid Het Rode Kruis staat op zijn onafhankelijkheid. We helpen de overheden bij hun hulpverlening, maar we bepalen zelf ons beleid en maken zelf onze keuzes. We zoeken ook zelf naar financiële bronnen bij de bevolking, bedrijven en overheden. Geen druk of invloed van buitenaf mag onze werking bepalen, zodat we steeds volgens onze Fundamentele Beginselen kunnen werken. 5. Vrijwilligheid Het Rode Kruis werkt op basis van vrijwillige inzet. Geen enkele vrijwilliger werkt mee om zich financieel of materieel te verbeteren. Alle inkomsten gaan naar hulpverlening, opleiding en uitrusting. We streven geen financiële winst na. 6. Eenheid Er is in elk land één Rode Kruis: elk land kan slechts één nationale vereniging tellen. In België is dat het Belgische Rode Kruis met zijn twee vleugels: onze Franstalige collega s (Croix-Rouge de Belgique - Communauté francophone, met inbegrip van de Duitstalige Gemeenschap) en Rode Kruis-Vlaanderen. Rode Kruis-Vlaanderen verzekert de werking over heel Vlaanderen. We staan open voor iedereen wil meewerken en respect heeft voor onze Fundamentele Beginselen. 7. Universaliteit We zijn een wereldwijde organisatie waarvan alle nationale verenigingen gelijkwaardig zijn. We hebben dezelfde plichten om elkaar te helpen en dezelfde rechten om op steun van de anderen te rekenen. 4

7 Weetje: geen overheidsinstelling Geregeld krijgen we de vraag of het Rode Kruis een overheidsinstelling is. Dat is niet zo, het zou ook in strijd zijn met het fundamentele beginsel onafhankelijkheid. Het Rode Kruis is een instelling van openbaar nut met rechtspersoonlijkheid (wet van 30 maart 1891). We zijn officieel erkend door de regering als een vrijwillige en zelfstandige organisatie die de overheid bijstaat bij een aantal van haar taken. 1.2 Missie Rode Kruis-Vlaanderen onderschrijft de fundamentele beginselen van het Rode Kruis: onze volledige werking is erop gebaseerd. Ook de missie van Rode Kruis-Vlaanderen vertrekt vanuit die beginselen. Onze missie is een vertaling van de beginselen naar de concrete noden in Vlaanderen en in de wereld. Binnen het Belgische Rode Kruis zijn wij de Vlaamse schakel van de internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maanbeweging. Onze missie is drieledig: We komen op voor kwetsbare mensen in binnen- en buitenland. We zijn een vrijwilligersorganisatie en doen dus maximaal een beroep op vrijwilligers. Onze vrijwilligers en werknemers handelen integer en professioneel. Ze zijn teamspelers en tonen zin voor initiatief. We zijn actief, in woord en daad, op het gebied van rampenbestrijding, zelfredzaamheid, bloedvoorziening en zorg voor kwetsbaren. - Meteen helpen bij rampen: We willen optimaal hulp bieden bij een ramp. Dat doen we door de lokale Rode Kruisafdelingen snel in te zetten, of door de samenwerking met de andere hulpdiensten en de overheid te versterken. We bereiden ons ook voor om hulp te bieden bij langdurige rampen. - Zelfredzaamheid stimuleren: We vinden het belangrijk dat mensen elkaar kunnen helpen bij een noodgeval. Thuis, op school, in de jeugdbeweging, in de sportclub of op het werk. We willen zoveel mogelijk mensen eerste hulp aanleren. Ook internationaal helpen we andere landen met het ontwikkelen van eerstehulprichtlijnen en bijhorend opleidingsmateriaal. - Uitmunten in bloedvoorziening: Onze Dienst voor het Bloed staat in voor de continue bevoorrading van veilige bloedproducten aan de meeste ziekenhuizen in Vlaanderen. Wij garanderen dat we altijd op tijd zorgen voor voldoende, veilig en kwalitatief bloed. Zo helpen we levens redden. - Zorgen voor kwetsbaren: Talloze Rode Kruisvrijwilligers dragen zorg voor kwetsbare mensen in onze samenleving: ouderen, zieken, personen met een beperking, kinderen met een moeilijke thuissituatie. Wat we doen, betekent een wereld van verschil voor de duizenden mensen die op ons rekenen. 5

8 1.3 Visie Om de richting te bepalen die we met Rode Kruis- Vlaanderen willen uitgaan, stelden we een ambitieus strategisch plan op Strategie Iedereen helpt. Meer dan ooit leggen we de nadruk op zelfredzaamheid: wij helpen mensen andere mensen helpen. De doelstellingen van Iedereen helpt brengen we samen in vijf pijlers: 1. Zelfredzaamheid van individu en gemeenschap 2. Alom en nabij 3. Sterke expertise in al onze activiteiten 4. Een eigentijdse organisatie 5. Transparantie in alles wat we doen Zoals je merkt, kiezen we ervoor om - naast zelfredzaamheid - de vier sterktes van onze organisatie tot een pijler van Iedereen helpt te maken. Deze pijlers maken ons zonder meer uniek in Vlaanderen en in de rest van de wereld. De vijf pijlers van Iedereen helpt hebben we omgezet in 23 concrete doelstellingen en 96 projecten. In 2015 introduceerden we onze nieuwe baseline Rode Kruis- Vlaanderen helpt helpen. Met deze slogan vertellen we letterlijk waar wij voor staan: wij zijn een organisatie - de enige eigenlijk - die ervoor zorgt dat zoveel mensen op zoveel verschillende manieren zoveel andere mensen kunnen helpen. Kortom, Rode Kruis-Vlaanderen is een facilitator die het de inwoners van Vlaanderen mogelijk maakt om niet alleen zichzelf, maar ook anderen te helpen. Kort samengevat: iedereen helpt! Onze nieuwe baseline sluit perfect aan bij dit nieuwe strategisch plan. Iedereen helpt is de opvolger van ons vorige strategisch plan Afspraak 2015 dat vooral inzette op meer effectiviteit. Met Iedereen helpt gaan we verder op die ingeslagen weg, met nog meer aandacht voor kwaliteit en innovatie. Iedereen helpt bouwt verder op de resultaten en veranderingen van Afspraak Tegelijk leggen we nieuwe accenten en starten we nieuwe activiteiten op. Bij elke nieuwe activiteit stellen we onszelf eerst de vraag: bevordert dit de zelfredzaamheid van de bevolking? Met onze nieuwe slogan keren we eigenlijk terug naar de bron en de ontstaansreden van Rode Kruis-Vlaanderen: namelijk zoveel mogelijk kwetsbare mensen helpen dankzij de hulp van iedereen die zich daarvoor wil engageren. Met andere woorden: we willen de zelfredzaamheid in Vlaanderen verhogen. Zowel van individuen die zich beter uit de slag kunnen trekken bij noodsituaties, als van de gemeenschap die beter in staat is om de bevolking te helpen bij crisissen. Je vindt alle informatie over Strategie 2020 op 6

9 2 De organisatie Rode Kruis-Vlaanderen Rode Kruis-Vlaanderen is een vrijwilligersorganisatie. De afdelingen met hun vrijwilligers vormen de basisstructuur van de organisatie. Via Rode Kruis- Vlaanderen en het Belgische Rode Kruis maken alle afdelingen ook deel uit van de wereldwijde Rode Kruisbeweging. Het Rode Kruis heeft wereldwijd ongeveer 190 verenigingen en 20 miljoen vrijwilligers. Een gigantische familie! Dit hoofdstuk geeft je een inkijk in hoe het Rode Kruis georganiseerd is: wereldwijd, in België en in Vlaanderen. 7

10 IFRC Internationale Federatie van Rode Kruis- en Rode Halve Maanverenigingen IFRC Internationale Rode Kruiscomité M Nationale verenigingen Vrijwilligers wereldwijd Belgische Rode Kruis Rode Kruis-Vlaanderen Voorzitter Philippe Lambrecht Belgisches Rotes Kreuz Deutschsprachige Gemeinschaft Stuur- en controleniveau Gemeenschapsraad Croix-Rouge de Belgique Communauté Francophone Raad van bestuur Dienst voor het Bloed Raad van bestuur Humanitaire Diensten Belgische Rode Kruis Brussel-Hoofdstad Gedelegeerd bestuurder Prof. dr. Philippe Vandekerckhove Plaatselijke 18 afdelingen Operationeel niveau Directiecomité Dienst voor het Bloed Productie- en distributiecentra bloed Donorcentra Activiteitencentra Labo Klinische biologie Intermediaire Structuur Navelstrengbloed Transfusion Research Center Directiecomité Humanitaire Diensten Provincies Regio s Afdelingen Opvangcentra Opvangcentra met externe partners Centraal Ondersteunende Diensten 8

11 2.1 Rode Kruis- Vlaanderen binnen de internationale structuur Rode Kruis-Vlaanderen maakt via het Belgische Rode Kruis deel uit van het Internationale Rode Kruis. De Internationale Federatie van Rode Kruis- en Rode Halve Maanverenigingen (IFRC) coördineert de activiteiten van de 189 nationale verenigingen in vredestijd. De Federatie vertegenwoordigt alle nationale verenigingen op internationaal niveau. Zij bevordert de samenwerking tussen de nationale verenigingen. Bij grote rampen leidt en coördineert de Federatie internationale steun aan slachtoffer. Het Internationale Rode Kruiscomité (ICRC) coördineert de Rode Kruisactiviteiten in conflictgebieden. Bij gewapende conflicten komt dus het ICRC in actie als neutrale tussenpersoon. Het ICRC tracht op basis van de Verdragen van Genève de slachtoffers van internationale oorlogen en burgeroorlogen te beschermen en bij te staan. Het ICRC bewaakt de toepassing van de internationale humanitaire conventies, verspreidt kennis erover en werkt aan de ontwikkeling ervan. Deel uitmaken van het Internationale Rode Kruis, brengt voor alle nationale verenigingen enkele verantwoordelijkheden met zich mee. Concreet betekent dit dat Rode Kruis-Vlaanderen minimum volgende verplichtingen aanvaardt: de verspreiding van de fundamentele beginselen en humanitaire waarden; het correct gebruik van de naam Rode Kruis en het embleem volgens de conventies van Genève en de aanvullende protocollen; pleitbezorging en verminderen van de kwetsbaarheid in de samenleving; de rampenparaatheid en het verstrekken van noodhulp bij nationale en internationale rampen; optreden bij gewapende conflicten; Tracing (opsporen van vermisten via het netwerk van het Internationale Rode Kruis); solidariteit binnen het Rode Kruis. 2.2 Rode Kruis- Vlaanderen binnen de Belgische structuur De fundamentele beginselen van het Rode Kruis (zie blz. 4) bepalen dat er in ieder land slechts één Rode Kruisvereniging kan zijn. In België is dat het Belgische Rode Kruis. Het Belgische Rode Kruis heeft een federale structuur. Dit betekent dat de dienstverlening en de activiteiten van de gemeenschappen autonoom zijn. Rode Kruis-Vlaanderen en de Franstalige vleugel van het Belgische Rode Kruis bepalen elk hun eigen koers, gericht op de hoogste noden in hun gemeenschap. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kent een bijzondere regeling. Een aantal activiteiten zijn er gemeenschappelijk aan de Vlaamse en de Franstalige gemeenschap en zijn bijgevolg tweetalig, zoals de hulpverlening bij rampen. De eerstehulpcursussen voor de bevolking zijn dan weer gemeenschapsgebonden en worden apart georganiseerd. De Duitstalige gemeenschap kan beroep doen op de diensten en de infrastructuur van de Franstalige gemeenschap. de verspreiding van het Internationaal Humanitair Recht; het engagement in internationale fora van de Rode Kruisbeweging; 9

12 2.3 De organisatiestructuur van Rode Kruis-Vlaanderen De bestuursniveaus en operationele niveaus binnen Rode Kruis-Vlaanderen BESTUURSNIVEAUS OPERATIONELE NIVEAUS GEMEENSCHAPSRAAD RAAD VAN BESTUUR ADVISEREND NIVEAU Adviescommissies van de disciplines DIRECTIECOMITÉ Humanitaire Diensten DEPARTEMENTEN EN DIENSTEN Interprovinciaal werkoverleg DIRECTIECOMITÉ Dienst voor het Bloed DONORCENTRA CENTRAAL NIVEAU CENTRAAL NIVEAU PROVINCIALE VERGADERING PROVINCIERAAD PROVINCIECOMITÉ Provinciedisciplines PROVINCIALE ZETEL Administratie Logistiek Infrastructuur PROVINCIAAL NIVEAU REGIOCOMITÉ Afgevaardigden provinciale disciplines PROVINCIAAL NIVEAU LOKAAL NIVEAU AFDELINGSCOMITÉ LOKAAL NIVEAU Afdelingsdisciplines De structuren binnen Rode Kruis-Vlaanderen Rode Kruis-Vlaanderen telt bijna 250 lokale afdelingen en ongeveer vrijwilligers. De meeste vrijwilligers zijn actief binnen de afdelingen. Als werkgebied kan een afdeling een gemeente, een stad, een deelgemeente of een groep gemeenten hebben. De afdelingen zijn gegroepeerd in 17 regio s en 5 provincies. De diensten op gemeenschapsniveau en de provinciale secretariaten ondersteunen de activiteiten van de vrijwilligers in Vlaanderen. Rode Kruis-Vlaanderen staat ook in voor de bloedvoorziening van de ziekenhuizen in Vlaanderen. Alle activiteiten rond bloedvoorziening worden uitgevoerd door de Dienst voor het Bloed. De Dienst voor het Bloed telt verschillende donorcentra en enkele hooggespecialiseerde laboratoria. Hier zijn bijna uitsluitend personeelsleden actief. Rode Kruis-Vlaanderen telt ook een vijftiental opvangcentra voor asielzoekers. De dagelijkse werking van deze centra wordt gedragen door personeelsleden, die ondersteund worden door vrijwilligers. 10

13 2.3.2 De bestuursniveaus en hun bestuursorganen Binnen Rode Kruis-Vlaanderen wordt er op drie niveaus bestuurd: op het gemeenschapsniveau (Vlaanderen), op het provinciale niveau (5 provincies) en op het lokale niveau (de lokale afdelingen). Op elk niveau bevinden zich specifieke bestuursorganen. Voor alle bestuursorganen geldt dat ze binnen het kader van de principes van deugdelijk bestuur voor een goede wisselwerking met de andere bestuursorganen moeten zorgen. Ze besteden daarbij zeker aandacht aan: het samenbrengen van de kennis uit de verschillende geledingen; de communicatie over en weer, voor en na het nemen van beslissingen; het correct inschatten van de behoeften en het aanmoedigen van alle initiatieven die daartoe bijdragen, en het informeren hierover. Op elk bestuursniveau kunnen initiatieven en voorstellen, waarvan de bevoegdheid tot een hoger niveau behoort, ingediend en besproken worden. Deze worden via de hiërarchische lijn doorgegeven. Hierna volgt een overzicht van de niveaus met hun bijhorende bestuursorganen en hun specifieke bevoegdheden. Deze beschrijving start op het lokale niveau. Vrijwilligers hebben een stem via de geëigende kanalen. Het lokale niveau Het Afdelingscomité is belast met het bestuur en het beleid op afdelingsniveau. Het keurt jaarlijks de begroting en de boekhouding van de afdeling goed. Het Afdelingscomité is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid op zijn grondgebied. Het wordt geleid door de afdelingsvoorzitter en bestaat onder meer uit verantwoordelijken van de disciplines, een secretaris, penningmeester, hoofdarts, apotheker en econoom. De afdelingsvoorzitter is het eerste aanspreekpunt voor niet-disciplinespecifieke vragen van de vrijwilligers van die afdeling. De voorzitter is verantwoordelijk voor de afdeling en behoudt overzicht over de werking ervan. Hij stelt het Afdelingscomité samen en bepaalt samen met deze ploeg het beleid van de afdeling. Voor meer informatie over het Afdelingscomité en de functies die erin zetelen: zie blz. 20. Het provinciale niveau Het provinciale niveau, inclusief het regionale niveau, heeft verschillende functies, waaronder de volgende: De activiteiten van de afdelingen ondersteunen en coördineren; Toezicht houden op de afdelingswerking, meer bepaald de uitvoering en realisatie van afspraken en doelstellingen, en zeker ook het respect voor onze normen en waarden; Initiatieven op regionaal of provinciaal niveau opzetten en coördineren; De vrijwilligers die werkzaam zijn in de provincie vertegenwoordigen bij het gemeenschapsniveau. Het Regiocomité is een orgaan binnen het provinciale niveau. Het wordt geleid door de regiovoorzitter en bestaat uit de afdelingsvoorzitters uit die regio. De vaste vertegenwoordigers van de provinciale disciplines waartoe de kerntaken van de afdelingen behoren, zetelen in het Regiocomité met een raadgevende stem. De Regiocomités bespreken en beslissen over materies van regionaal beleid binnen het kader dat afgesproken werd op het provinciale niveau. Binnen de Regiocomités worden ook de afdelingsgebonden materies besproken die een breed draagvlak vereisen. De kerntaken van de regio zijn afdelingsbegeleiding, voorbereiding van het algemene beleid en toezicht op de uitvoering ervan. De Provinciale Vergadering bestaat uit de provincievoorzitter, de regiovoorzitters, de afdelingsvoorzitters en voorzitters van andere autonome lokale entiteiten. Ze verkiest de provincievoorzitter en benoemt de regiovoorzitters na verkiezing in hun Regiocomité. Daarnaast keurt ze ook de begroting, de afdelingsbijdragen en het financieel resultaat van de provincie goed. 11

14 2.3.3 De operationele niveaus en bijhorende organen De Provincieraad bestaat uit de provincievoorzitter en de regiovoorzitters. Hij voert het dagelijkse bestuur van de provincie en ziet toe op de uitvoering in de provincie van de reglementen en richtlijnen van Rode Kruis-Vlaanderen. Het gemeenschapsniveau De Gemeenschapsraad is het hoogste beleids- en bestuursorgaan van Rode Kruis-Vlaanderen. Hij heeft o.a. de volgende bevoegdheden: vastleggen van de principes van de centrale beleidsvisie voor Rode Kruis-Vlaanderen; benoemen en ontslaan van leden van de Raad van Bestuur; evalueren van de werking van de Raad van Bestuur; goedkeuren van de begroting, de jaarrekeningen en van de jaarverslagen; goedkeuren en opvolgen van het strategisch plan. Onder meer de provincie- en regiovoorzitters zetelen in de Gemeenschapsraad, alsook de voorzitters van de Adviescommissies van de verschillende disciplines. De Raad van Bestuur fungeert als algemeen bestuurs- en toezichtsorgaan en rapporteert aan de Gemeenschapsraad. De Raad bestaat onder meer uit de gemeenschapsvoorzitter, twee gemeenschapsondervoorzitters, de gemeenschapspenningmeester, de voorzitter van het Auditcomité, de gedelegeerd bestuurder en een aantal bestuurders. De provincievoorzitters maken met raadgevende stem deel uit van de Raad van Bestuur. Hun bevoegdheden zijn onder meer opstellen van de principes van algemeen beleid, opmaken van een strategisch plan, goedkeuren van projecten, toezicht houden op de wettige en correcte uitvoering van het beleid. Zij zien ook toe op de implementatie van het strategisch plan, de organisatiestructuur, de samenwerkingsverbanden en de actieplannen. De operationele werking van Rode Kruis-Vlaanderen wordt georganiseerd per discipline. Een discipline omvat het geheel van de werking van Rode Kruis-Vlaanderen op een bepaald activiteitsgebied, zowel op lokaal, provinciaal als op gemeenschapsniveau. Een discipline wordt vertegenwoordigd in de Gemeenschapsraad door de voorzitter van de Adviescommissie. Rode Kruis-Vlaanderen telt acht disciplines (zie ook blz ): Communicatie en Werving Dringende Sociale Interventie (DSI) Hulpdienst Internationale Samenwerking Jeugd Rode Kruis Sociale Hulpverlening Vorming Zorgbib Rode Kruis-Vlaanderen telt drie operationele niveaus met behorende organen: het gemeenschapsniveau, provinciale niveau en lokale niveau. Deze niveaus en organen worden ook omschreven als de functionele lijn. De eindverantwoordelijkheid voor en de coördinatie van alle activiteiten van Rode Kruisvrijwilligers gebeurt geografisch. Er loopt een hiërarchische lijn van de vrijwilliger over de afdelingsverantwoordelijke naar de afdelingsvoorzitter, en van de afdelingsvoorzitter verder over de regiovoorzitter naar de provincievoorzitter, en naar de gedelegeerd bestuurder. Het lokale niveau Op het lokale niveau zorgen de afdelingsdisciplines voor de uitvoering van de kerntaken van een afdeling (zie blz. 23). Voor elke discipline is er een verantwoordelijke die de werking van de discipline in de afdeling coördineert. Hij zorgt ervoor dat alle activiteiten van die discipline binnen de afdeling vlot verlopen. De afdelingsverantwoordelijke zorgt er bijvoorbeeld voor dat de vrijwilligers alle informatie en materiaal krijgen om hun vrijwilligerstaken goed uit te voeren. Heeft een vrijwilliger een vraag over zijn discipline? Dan kan die bij de afdelingsverantwoordelijke van die discipline terecht. Meer over de operationele werking van een afdeling lees je op blz

15 Het provinciale niveau De afdelingsverantwoordelijke van de discipline staat onder het functionele gezag van de provincieverantwoordelijke. De provinciale disciplines ondersteunen de werking van de afdelingsdisciplines en coördineren de initiatieven die de lokale werking overstijgen. Hij kan zich laten bijstaan door een of meer provinciale teamleden, met een maximum van tien, waarmee hij dan een provinciaal team vormt. Een provinciaal teamlid kan de provincieverantwoordelijke bijstaan door de werking van de discipline te ondersteunen in welbepaalde afdelingen in de provincie, door alle afdelingen te ondersteunen in een onderdeel van de werking van een discipline (bijv. teamlid eerste hulp) of door een combinatie van beide. In sommige disciplines bestaat er geen lokaal of provinciaal niveau. In die gevallen ligt de operationele leiding volledig bij een personeelslid, zonder een provinciaal of lokaal niveau. De vrijwilligers die in deze disciplines actief zijn, staan onder het functionele gezag van het leidinggevende personeelslid. Ze hebben een vertegenwoordiger in het Provinciecomité en worden in de hogere echelons vertegenwoordigd door de provincievoorzitter. Het Provinciecomité is verantwoordelijk voor de coördinatie van de Disciplines en diensten op provinciaal niveau. Het bestaat onder meer uit de provincievoorzitter, de regiovoorzitters, de provincieverantwoordelijken van de disciplines en eventueel enkele raadsleden. De provinciemanager zetelt met raadgevende stem in het provinciecomité en is belast met de operationele leiding van de provinciale zetel. Op het provinciale niveau is er in elke provincie een provinciale zetel, die naast de administratieve ondersteuning van de Provincieraad, het Provinciecomité en de Regiocomités ook operationeel instaat voor de logistieke en infrastructurele noden van de provinciedisciplines en van de afdelingen. Het gemeenschapsniveau De provincieverantwoordelijke van de discipline staat onder het functionele of operationele gezag van de betrokken directeur, manager en/of verantwoordelijke. De diensten op het gemeenschapsniveau hebben een expertfunctie voor de discipline. Ze zorgen voor ondersteuning van het provinciale en lokale niveau. Ze ontwikkelen en verspreiden de nodige informatie en competenties. Ze zorgen voor continuïteit in de werking en voor expertise binnen de discipline. Kortom, ze coördineren op inhoudelijk, organisatorisch en functioneel vlak. Het Directiecomité neemt autonoom beslissingen over operationele kwesties, binnen de objectieven die door de Raad van Bestuur zijn bepaald. Het Directiecomité zorgt ervoor dat het beleid en de strategie van Rode Kruis-Vlaanderen in de praktijk worden omgezet en dat de coördinatie tussen de provincies en/of de donorcentra verzekerd wordt. Het bereidt beslissingen voor die door de Raad van Bestuur moeten genomen worden. Het stelt ook de jaarlijkse actieplannen op, bereidt het budget voor en volgt de resultaten op. Het Directiecomité wordt voorgezeten door de gedelegeerd bestuurder en bestaat uit de provincievoorzitters en een aantal niet-stemgerechtigde directieleden die aangesteld werden door de Raad van Bestuur. Per discipline is er een Interprovinciaal Werkoverleg dat de uitvoering van de beslissingen coördineert. Het brengt de provincieverantwoordelijken, de voorzitter van de betrokken Adviescommissie en de manager en/ of verantwoordelijke van de discipline geregeld samen om werkafspraken te maken en intervisie en/of informatiedoorstroming te verzekeren. In andere woorden? De afdelingsverantwoordelijke van een discipline staat onder het functionele gezag van de provincieverantwoordelijke, en onder het hiërarchische toezicht van de afdelingsvoorzitter. De provincieverantwoordelijke van een discipline staat onder het functionele gezag van de betrokken directeur en/of manager, en onder het hiërarchische toezicht van de provincievoorzitter. 13

16 2.4 De actiegebieden van Rode Kruis-Vlaanderen Rode Kruis-Vlaanderen is actief op vele terreinen. Sommige activiteiten kent iedereen. Denk maar aan de hulpposten op evenementen of de eerstehulpcursussen. Andere activiteiten zijn minder bekend: Tracing bijvoorbeeld, of de verspreiding van het internationaal humanitair recht. Alle activiteiten kunnen we samenbrengen in vier actiegebieden. Een overzicht Rampenbestrijding Medico-sanitaire assistentie bij rampenbestrijding Logistieke hulp bij rampen, calamiteiten en incidenten Psychologische bijstand aan slachtoffers van rampen Preventieve hulpacties op evenementen Internationale rampenhulp Tracing met het oog op familiehereniging na rampen Sensibilisering over internationaal humanitair recht Zorg en sociale hulp voor kwetsbaren Zelfredzaamheid Eerstehulpopleidingen Preventieve hulpacties Uitleendienst Capaciteitsopbouw bij Rode Kruisverenigingen in ontwikkelingslanden Jeugd Rode Kruis is actief op verschillende van deze gebieden. Niet alle activiteiten worden in de afdelingen uitgevoerd. Voor meer informatie over de kerntaken van de afdelingen: zie blz. 23. Vereenzaming tegengaan (Zorgbib, Thuis in m n tehuis, Spring eens binnen) Vakanties voor maatschappelijk kwetsbare kinderen en mensen met een handicap Opvang van asielzoekers Brugfiguren, die kwetsbare kinderen ondersteunen bij hun schooltaken Bloedvoorziening Donorwerving Bloedinzameling Verwerking en levering van bloedproducten Verwerking, bewaring en uitgifte van navelstrengbloed 14

17 2.5 Het Handvest: de grondwet van Rode Kruis-Vlaanderen Het Handvest is het basisdocument dat de werking van Rode Kruis-Vlaanderen vastlegt. Het Handvest is het huishoudelijk reglement van Rode Kruis-Vlaanderen. Het bundelt alle regels en zorgt voor een goede werking van de organisatie. Het geldt voor alle leden, organen, entiteiten en activiteiten van Rode Kruis-Vlaanderen. Dit Handvest wordt regelmatig herbekeken. Aanpassingen moeten worden goedgekeurd door de Gemeenschapsraad. Op 1 mei 2016 ging het meest recente aangepaste Handvest in voege. Het Handvest behandelt de verantwoordelijkheden van de leden en de mandatarissen, de structuur en de taak, de samenstelling en de werking van de verschillende organen. Het bevat onder meer informatie over de opdrachten van de afdelingen, de manier waarop beslissingen worden genomen, de benoeming van voorzitters en de aanstelling van verantwoordelijken. In iedere afdeling en op iedere provinciaal secretariaat is een exemplaar van het Handvest ter inzage. Je kan het Handvest ook lezen en downloaden op de vrijwilligerswebsite. Uiteraard staan niet alle procedures en regels van elke discipline tot in detail beschreven in het Handvest. Daarom zijn er voor elke discipline ook aparte richtlijnen en een vademecum. Op de vrijwilligerswebsite vind je daarom een meer gedetailleerd overzicht. 15

18 3 De organisatie van een afdeling Rode Kruis-Vlaanderen is een vrijwilligersorganisatie. We streven ernaar om in al onze activiteiten en op alle niveaus maximaal beroep te doen op vrijwilligers. Op enkele uitzonderingen na - voornamelijk beroepsambulanciers - zijn in de lokale afdelingen alleen vrijwilligers actief. De afdelingen met hun vrijwilligers vormen de basisstructuur van Rode Kruis-Vlaanderen. Ze steunen op dezelfde missie, visie, strategische doelstellingen, waarden en operationele afspraken als het grote Rode Kruis-Vlaanderen (zie hoofdstuk 1 Waar staat Rode Kruis-Vlaanderen voor? ). Op de volgende bladzijden bekijken we hoe een afdeling georganiseerd is. 3.1 De disciplines en hun vademecums De activiteiten van Rode Kruis-Vlaanderen en dus ook van de afdelingen worden georganiseerd per discipline. Een discipline omvat het geheel van de werking van Rode Kruis-Vlaanderen op een bepaald activiteitsgebied. De discipline Hulpdienst omvat bijvoorbeeld het hele spectrum aan activiteiten dat door hulpdienstvrijwilligers kan uitgevoerd worden: eerstehulpposten op evenementen, hulpverlening bij rampen en ziekenvervoer. Elke discipline wordt gecoördineerd door een verantwoordelijke (zie blz. 21). Rode Kruis-Vlaanderen telt acht disciplines. 16

19 De disciplines op een rijtje Communicatie en Werving De vrijwilligers van de discipline Communicatie en Werving vormen het PR-bureau van de afdeling. Ze zorgen ervoor dat de afdeling goed communiceert met de inwoners, met het gemeentebestuur, met verenigingen en met de pers. Dat doen ze bijvoorbeeld via folders of mailings, of via de afdelingswebsite. Ze helpen de afdeling ook om nieuwe vrijwilligers te vinden en organiseren fondsenwervingsacties. Ook een goede interne communicatie binnen de afdeling is een verantwoordelijkheid van de afdelingsverantwoordelijke Communicatie en werving. Hij zorgt voor een eenduidige doorstroom van informatie naar alle vrijwilligers binnen de afdeling. Dringende Sociale Interventie (DSI) Vrijwilligers van de discipline Dringende Sociale Interventie (DSI) helpen mensen met het verwerken van een ongeval of een tragische gebeurtenis. Ze luisteren naar slachtoffers, maar helpen hen ook met tal van praktische zaken. Bij rampen hebben ze een belangrijke administratieve taak: ze maken slachtofferlijsten op zodat familie en vrienden van de betrokkenen correct geïnformeerd kunnen worden. DSI wordt enkel op provinciaal niveau georganiseerd, maar niet op afdelingsniveau. Hulpdienst De vrijwilligers van de discipline Hulpdienst zijn herkenbaar aan hun opvallende werkpak. Ze bemannen hulpposten op evenementen die plaatsvinden op het werkgebied van de afdeling, vervoeren zieken met een ziekenwagen en verlenen hulp bij rampen. Internationale Samenwerking De vrijwilligers van de discipline Internationale Samenwerking betrekken hun collega-vrijwilligers en de inwoners bij de internationale werking van het Rode Kruis. Ze organiseren bijvoorbeeld themadagen rond internationale solidariteit of doen acties om geld in te zamelen voor internationale hulp. 17

20 Jeugd Rode Kruis Jeugd Rode Kruis organiseert activiteiten voor de jongeren in het werkgebied van de afdeling: van eerstehulplessen voor kinderen en jongeren tot speelse jeugdbewegingsactiviteiten. Jeugd Rode Kruis ondersteunt en begeleidt ook kinderen en jongeren binnen de Rode Kruiswerking. Sociale Hulpverlening Heel wat mensen in Vlaanderen hebben het moeilijk: ze zijn arm, eenzaam, ziek of uitgesloten uit de maatschappij. De discipline Sociale Hulpverlening overkoepelt alle activiteiten die deze mensen willen helpen: mensen met een handicap of kwetsbare kinderen begeleiden op vakantie, krukken of andere hulpmiddelen uitlenen, kinderen helpen bij hun schoolwerk, bezoekjes brengen aan een eenzame senior thuis of in een zorginstelling. Vorming Deze discipline omvat alle activiteiten rond eerste hulp en ongevallenpreventie die een afdeling organiseert. De vrijwilligers organiseren geregeld eerstehulpcursussen voor de bevolking. Sommige afdelingen kunnen ook bedrijfseerstehulpcursussen organiseren. Zorgbib Vrijwilligers van de discipline Zorgbib lenen boeken, cd s en dvd s uit aan bewoners van ziekenhuizen en woon- en zorgcentra. Daarnaast lezen ze af en toe voor, organiseren ze een boekenactiviteit of nemen de tijd voor een babbel. 18

21 Een buitenbeentje: Bloed geven Bloed geven is een belangrijke activiteit voor iedere afdeling. De vrijwilligers die deze activiteit uitvoeren, organiseren acties om nieuwe donoren te vinden, ze helpen bij de organisatie van de bloedinzamelingen en verwelkomen de donoren op zo n inzameling. De vrijwilligers nemen zelf geen bloed af, dat doen verpleegkundigen. Bloed geven is echter geen discipline. Dat is zo om organisatorische redenen: het hoort bij de Dienst voor het Bloed en niet bij de Humanitaire Diensten van het Rode Kruis. Vademecums: de handleiding bij de disciplines Elke discipline beschikt over een vademecum. Een vademecum bevat de specifieke richtlijnen die geldig zijn voor die discipline. Het omschrijft op een gedetailleerde manier de werkwijze en de structuur van een discipline. Je vindt er concrete informatie over de opdracht van de discipline, over de functies en taken van de verschillende medewerkers, de voorwaarden om de taak te kunnen opnemen, de opleidingen en bijscholingen en de uitrusting en procedures. Je kan de vademecums van de verschillende disciplines raadplegen op de vrijwilligerswebsite. 19

22 3.2 Het bestuur van een afdeling Het Afdelingscomité Het Afdelingscomité is het bestuursorgaan van een afdeling. Het is verantwoordelijk voor de operationele taken van de afdeling. Het bepaalt dus het beleid van de afdeling, voert het uit en volgt het op. Daarvoor komen de leden geregeld samen voor een vergadering. Het Afdelingscomité wordt geleid door de afdelingsvoorzitter. Verder bestaat het Afdelingscomité uit de verantwoordelijken van de disciplines, de secretaris, de penningmeester, de econoom, de hoofdarts en de apotheker. AFDELINGSVOORZITTER ONDERVOORZITTER (MAX. 2) APOTHEKER PENNINGMEESTER ECONOOM HOOFDARTS SECRETARIS LID SPECIALE FUNCTIE (MAX. 5) AFDELINGS- VERANTWOORDELIJKE BLOED GEVEN (BG) AFDELINGS- VERANTWOORDELIJKE COMMUNICATIE & WERVING (COM) AFDELINGS- VERANTWOORDELIJKE HULPDIENST (HDI) AFDELINGS- VERANTWOORDELIJKE INTERNATIONALE SAMENWERKING (IS) AFDELINGS- VERANTWOORDELIJKE JEUGD (JRK) AFDELINGS- VERANTWOORDELIJKE SOCIALE HULPVERLENING (SH) AFDELINGS- VERANTWOORDELIJKE VORMING (VOR) AFDELINGS- VERANTWOORDELIJKE ZORGBIB (ZB) ADJUNCTEN (MAX. 2) ADJUNCTEN (MAX. 2) ADJUNCTEN (MAX. 2) ADJUNCTEN (MAX. 2) ADJUNCTEN (MAX. 2) ADJUNCTEN (MAX. 2) ADJUNCTEN (MAX. 2) ADJUNCTEN (MAX. 2) Vrijwilligers Bloed en plasma geven (BPG) CW-medewerkers Ploegleiders Hulpverleners Logistiek medewerkers Jeugdleiders Groepscoördinatoren Consulenten Uitleendienst Hulpconsulenten Uitleendienst Basisvrijwilligers SH Lesgevers Ongevalsimulanten Gespreksleiders Verantwoordelijke uitleenpunt Uitleners Leesouders De functie van AFDELINGSVERANTWOORDELIJKE DRINGENDE SOCIALE INTERVENTIE (DSI) wordt pas ingevuld nadat duidelijkheid bestaat over hoe deze discipline zal worden verankerd op lokaal niveau. 20

23 3.2.2 Mandaten en functies binnen een afdeling Mandaten In een afdeling zijn er twee functies met een mandaat: de voorzitter en de ondervoorzitter. Zij worden verkozen door alle afdelingsvrijwilligers die minstens één jaar geregistreerd zijn als vrijwilliger van de afdeling. Vervolgens moeten ze door het provinciale niveau aanvaard worden. Het zijn de enige vrijwilligers uit de afdeling die verkozen worden. Alle andere vrijwilligers worden door de afdelingsvoorzitter benoemd in hun functie(s). Na de aanvaarding door het provinciale niveau, nemen ze hun mandaat op voor een periode van vier jaar. Als er meerdere kandidaten zijn voor hetzelfde mandaat, wordt op basis van de verkiezing slechts één kandidaat voorgesteld aan het hogere niveau. Indien er bij het hogere niveau geen tegenindicaties zijn betreffende de kandidaat, wordt de kandidatuur aanvaard. Voorzitter De voorzitter is de vertegenwoordiger van het Rode Kruis in zijn werkgebied. Hij voert de relaties met de lokale overheden. Hij zit de vergaderingen voor van het Afdelingscomité en hij woont de vergaderingen bij van de hogere organen waartoe hij behoort en zorgt voor informatie en communicatie hierover. De voorzitter kan te allen tijde alle vergaderingen van zijn niveau of van al zijn lagere niveaus bijwonen. Hij zorgt voor een optimale samenstelling van zijn Afdelingscomité en organiseert de jaarlijkse evaluatie ervan. Hij waakt over de implementatie van de strategie en de naleving van het deugdelijk bestuur. Hij ziet toe op de operationele werking en heeft een nauwe, onafhankelijke samenwerking met de operationele leidinggevende(n). Ondervoorzitter De ondervoorzitter staat de voorzitter bij in het uitvoeren van zijn taken. Hij kan de voorzitter indien nodig vervangen voor een korte periode (vergadering, vakantieperiode ). De verantwoordelijken van de afdelingsdisciplines De verantwoordelijke van elke afdelingsdiscipline is belast met de organisatie van deze discipline in zijn werkgebied. Hij heeft de operationele leiding over de discipline en beslist welke actieve leden en middelen ingezet worden. Hij bevordert de werking van de discipline in overeenstemming met de richtlijnen en reglementen. De operationele leiding ontslaat de verantwoordelijke van de disciplines niet van zijn plicht tot informatie aan en adequaat overleg met de voorzitter of zijn vertegenwoordiger. Verantwoordelijke Bloed geven De verantwoordelijke Bloed geven is belast met de promotie van bloed geven, met de rekrutering van nieuwe bloedgevers, de opvang van de bloedgevers tijdens de collecte en met de huldiging van de verdienstelijke bloed- en plasmagevers. Verantwoordelijke Communicatie en Werving De verantwoordelijke Communicatie en Werving zorgt ervoor dat het Rode Kruis een zo ruim mogelijke bekendheid verwerft en behoudt in het werkgebied van de afdeling. Hij communiceert de activiteiten van het Rode Kruis en werkt mee aan de realisatie van haar doelstellingen. Hij verzorgt de interne en externe communicatie van zijn entiteit. Ook is hij verantwoordelijk voor het werven van vrijwilligers en fondsen. Verantwoordelijke Dringende Sociale Interventie De verantwoordelijke Dringende Sociale Interventie is belast met de organisatie, de werking en de inzet van de discipline Dringende Sociale Interventie. Hij organiseert de psychosociale hulp (intern en extern) en zorgt voor de noodzakelijke informatie aan en over de slachtoffers. 21

24 Verantwoordelijke Hulpdienst De verantwoordelijke Hulpdienst is belast met de organisatie, de werking en de inzet van de Hulpdienst: de preventieve diensten, de ziekenwagendiensten en de voorbereiding en uitvoering van de dringende hulpverlening bij ramp of onheil. Verantwoordelijke Internationale Samenwerking De verantwoordelijke Internationale Samenwerking sensibiliseert en bevordert de betrokkenheid van de vrijwilligers en van de bevolking bij alle facetten van de internationale samenwerking. Hieronder zitten vervat: de internationale acties, Tracingactiviteiten, en de verspreiding van de kennis van het internationaal humanitair recht en de fundamentele beginselen van het Rode Kruis, binnen en buiten het Rode Kruis. Hij coördineert de activiteiten die uit zijn taken voortvloeien. Verantwoordelijke Jeugd De verantwoordelijke Jeugd is verantwoordelijk voor de activiteiten van Jeugd Rode Kruis en is ook verantwoordelijke Jongerenbeleid. Hij ondersteunt en begeleidt kinderen en jongeren binnen de Rode Kruiswerking en coördineert alle activiteiten die specifiek voor kinderen en jongeren georganiseerd worden. Hij kan hiertoe aanvullende initiatieven starten. Als er in de afdeling geen Jeugd Rode Kruis is, wordt een afdelingsverantwoordelijke Jongerenbeleid aangesteld. Zijn opdracht is enerzijds het werven en behouden van geschikte jonge vrijwilligers om de doelstellingen van Rode Kruis-Vlaanderen te realiseren. Hij draagt ook bij tot het scheppen van een jongerenvriendelijke organisatie, stimuleert de oprichting van Jeugd Rode Kruis, is de spreekbuis voor de jonge vrijwilligers en past de externe communicatie aan jongeren aan. Verantwoordelijke Sociale Hulpverlening De verantwoordelijke Sociale Hulpverlening is belast met de organisatie van de sociale activiteiten van een afdeling. Hij staat in voor het uitdiepen en verbreden van de zorgactiviteiten. Verantwoordelijke Vorming De verantwoordelijke Vorming is belast met de organisatie van de cursussen van de discipline Vorming en van de activiteiten voor gezondheidspromotie. Hij staat in voor de continuïteit en de kwaliteit van het eerstehulponderricht. Dit doet hij onder meer door ervoor te zorgen dat er steeds voldoende kandidaatlesgevers en -medewerkers aan de ongevallensimulatie gerekruteerd worden. Verantwoordelijke Zorgbib De verantwoordelijke Zorgbib is belast met de organisatie van de werking van de bibliotheekwerkingen in de zorgsector in het werkgebied van de afdeling. Hij is de contactpersoon voor alle uitleenpunten in zijn werkgebied. Andere afdelingsfuncties Apotheker De apotheker is verantwoordelijk voor de bevoorrading van de disciplines wat het farmaceutische en steriele materiaal betreft. Hij controleert de producten op hun bewaring en vervaldatum. Econoom De econoom is verantwoordelijk voor het onderhoud van de lokalen en van het materiaal, waarvan hij een gedetailleerde inventaris bijhoudt. Hij inspecteert het materiaal en staat ervoor in dat het steeds gebruiksklaar is. Hij helpt de secretaris bij de behandeling van de verzekeringsdossiers en bezorgt hem hiervoor de nodige inlichtingen, zowel over het materiaal als de gebouwen. Hoofdarts De hoofdarts is verantwoordelijk voor de medische aspecten van de door de afdeling georganiseerde activiteiten. Hij onderhoudt contacten met de artsen uit het werkgebied van zijn entiteit. Bij examens met een medische inhoud maakt hij deel uit van de examenjury. Penningmeester De penningmeester staat, onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter, in voor het financieel beheer en houdt de rekeningen bij. Hij brengt regelmatig verslag 22

25 uit over de financiën tijdens de vergaderingen van het Afdelingscomité. Hij zorgt ervoor dat het financieel verslag tijdig aan het gemeenschapsniveau wordt overgemaakt, na goedkeuring door het Afdelingscomité. In samenwerking met de verschillende verantwoordelijken voor de disciplines stelt de penningmeester het begrotingsontwerp op en voert hij de begrotingscontrole uit (zie ook blz. 31). Secretaris De secretaris is, onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter, belast met de administratie. Hij zorgt voor de uitnodigingen van de vergaderingen en stelt de notulen op. In overleg met de afdelingseconoom behandelt hij de verzekeringsdossiers. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het beheer van het leden- en vrijwilligersbestand, het archief en de dossiers van de eervolle onderscheidingen. Een functieprofiel van alle leden van het Afdelingscomité kan je raadplegen op de vrijwilligerswebsite. Het profiel van de afdelingsverantwoordelijken kan je uiteraard ook nalezen in het vademecum van de betreffende discipline. 3.3 De kerntaken van een afdeling Rode Kruis-Vlaanderen is actief op tal van domeinen (zie blz. 14). Dit wil echter niet zeggen dat alle activiteiten in iedere afdeling worden uitgevoerd. Of een activiteit wordt uitgevoerd in een afdeling wordt grotendeels bepaald door de lokale noden en de beschikbare middelen. Iedereen in Vlaanderen die een beroep wil doen op onze diensten, moet dit dichtbij zijn woonplaats aangeboden krijgen. Daarom werden kerntaken vastgelegd. Dit is de dienstverlening waarvoor de bevolking terecht moet kunnen bij een lokale afdeling Waarom kerntaken? Door kerntaken vast te leggen, weet de bevolking welke dienstverlening ze mag verwachten van Rode Kruis-Vlaanderen en van de lokale afdelingen. In ideale omstandigheden biedt elke afdeling de ganse waaier van kerndiensten aan en heeft een afdeling over haar hele werkgebied aanspreekpunten voor de inwoners. Soms worden (nog) niet alle kerntaken uitgevoerd in een afdeling. De afdeling krijgt dan ondersteuning om haar werking verder uit te bouwen tot haar aanbod voldoende is afgestemd op de noden van de bevolking. Afdelingen kunnen ook samenwerkingsverbanden aangaan, zowel rond kerntaken als activiteiten die geen kerntaken zijn. Voor kerntaken moeten die samenwerkingsverbanden in een schriftelijke overeenkomst worden vastgelegd, die door de regiovoorzitter en afdelingsvoorzitters ondertekend wordt. Als een afdeling een bepaalde kerntaak niet uitvoert, kan op initiatief van het provinciale niveau en in overleg met de betrokken afdeling, het werkgebied voor deze activiteit aan een andere entiteit worden toegekend. Niet alle afdelingen slagen erin de prioritaire kerntaken zelfstandig te organiseren. Om elke inwoner van Vlaanderen, onafhankelijk van zijn woonplaats, een minimumaanbod vanuit het Rode Kruis aan te bieden, is het anders organiseren van kerntaken nood- 23

26 zakelijk. Daarom zet Strategie 2020 Iedereen Helpt onder meer in op het opzetten van thema-afdelingen voor de Vlaamse vrijwilligers in regio s waar de kernactiviteiten niet door lokale afdelingen worden uitgevoerd. Zo kunnen kerntaken in samenwerking met één of meer afdelingen aangeboden worden Alle kerntaken op een rij met hun parameters De kerntaken vormen voor afdelingen een leidraad waarop afdelingen hun werking en planning kunnen afstemmen. Om de kerntaken zo concreet mogelijk te definiëren, werden een aantal parameters afgesproken waarop ze zich kunnen richten. In onderstaande opsomming van de kerntaken worden deze parameters opgesomd. De kerntaken werden tien jaar geleden vastgelegd. Uit de jaarlijkse afdelingsscans blijkt echter dat veel afdelingen deze kerntaken eerder zien als een menu waaruit de afdeling een keuze maakt, gebaseerd op haar mogelijkheden. Om in het kader van Strategie 2020 over heel Vlaanderen een gelijk basisaanbod aan de bevolking te kunnen garanderen, zet de Denkgroep Modernisering Afdelingswerking hun schouders onder het comprimeren van de kerntaken tot de meest prioritaire activiteiten. In 2016 en 2017 denkt deze werkgroep na over hoe de minimale taken te beperken tot eerstehulponderricht, preventieve hulpacties, rampenhulpverlening, promotie van bloed- en plasmageven en zorgactiviteiten. Tegelijkertijd bakenen ze de reikwijdte van deze taken van afdelingen beter af. In 2018 leggen zij een voorstel rond de herziene kerntaken voor aan het Directiecomité Humanitaire Diensten en aan de Gemeenschapsraad. In 2019 is er een Staten-Generaal over de afdelingswerking. Tot dan gelden de onderstaande kerntaken en parameters. Binnenlandse preventieve hulpacties en rampenhulpverlening De afdeling zet zich in om onmiddellijk eerste hulp te verlenen bij rampen of ongevallen. Daarnaast verzorgt de afdeling op vraag van een organisator of overheid preventieve hulpacties op evenementen. Ten slotte zijn sommige afdelingen betrokken in ziekenvervoer. Parameters De afdeling beschikt minstens over vijf actieve hulpverleners en de minimale uitrusting zoals voorzien in het vademecum Hulpdienst. Sociale zorgverlening De kerntaak Zorg omvat zorgactiviteiten voor de kwetsbaren in de breedste zin van het woord. De activiteiten zijn gericht naar senioren, chronisch zieken, gezinnen in armoede, mensen met een handicap en andere kwetsbare mensen. Parameters De afdeling organiseert minstens twee zorgactiviteiten waaronder minstens één uit de categorie sociale activiteiten (Aangepaste vakanties voor mensen met een handicap, Zorgbib, Vakantiekampen voor maatschappelijk kwetsbare kinderen, Brugfigurenproject, Thuis in m n tehuis, Spring eens binnen ). Eerstehulponderricht bij de bevolking Elke afdeling organiseert eerstehulpcursussen voor volwassenen, kinderen en jongeren, bedrijven, organisaties Daarnaast wil het Rode Kruis Vlaanderen met het project Hartveilig zoveel mogelijk mensen opleiden in reanimatie en het gebruik van AED. Zo willen we de overlevingskans van een slachtoffer bij hartstilstand vergroten. Parameters De afdeling organiseert minstens één eerstehulpinitiatief (cursus Eerste hulp of cursus Helper) per jaar en beschikt over de minimumuitrusting zoals voorzien in het vademecum Vorming. 24

27 Deelname aan promotie en organisatie van het bloed geven Naast het promoten van de bloedinzamelingen besteedt de afdeling aandacht aan de rekrutering van nieuwe bloeddonoren. Ze zorgt ook voor een aangenaam onthaal bij de bloedinzameling en de huldiging van de verdienstelijke bloedgevers. Parameters De afdeling organiseert minstens één van de hierboven als voorbeeld opgesomde activiteiten (promotie voeren voor het bloed geven, rekruteren van nieuwe bloedgevers, hulp bij de organisatie van bloedinzamelingen die plaatsvinden op het eigen grondgebied ). De bevolking sensibiliseren en betrekken bij initiatieven internationale samenwerking De afdeling informeert zowel haar vrijwilligers als de bevolking over internationale acties, internationaal humanitair recht, tracing en de fundamentele beginselen van het Rode Kruis. Parameters De afdeling organiseert in dit kader minstens één keer per jaar een initiatief naar de brede bevolking. Jongerenwerking De afdeling verzorgt Rode Kruisactiviteiten op kinderen jongerenmaat en coördineert alle activiteiten met betrekking tot kinderen en jongeren binnen de afdeling en het werkgebied. Verder promoot de afdeling de participatie van jongeren in de werking en het bestuur van de afdeling. De deelname van jongeren in de diverse disciplines en in de leiding van de afdeling wordt op passende wijze gestimuleerd. Parameters De afdeling neemt initiatieven om jongeren de kans te geven tot deelname in de leiding van de organisatie. Ze stimuleert tot deelname aan projecten voor de jeugd en de jeugdwerking Enkele bemerkingen bij de kerntaken Kerntaak discipline De kerntaken vallen niet volledig samen met de disciplines, maar de afdelingsdisciplines zorgen wel voor de uitvoering van de kerntaken. De disciplines Vorming en Jeugd Rode Kruis zorgen bijvoor-beeld samen voor het eerstehulponderricht voor de bevolking. De kerntaak Zorg wordt uitgevoerd door de disciplines Zorgbib en Sociale Hulpverlening. De activiteiten om bloed geven te promoten, worden door de afdelingsverantwoordelijke Bloed geven georganiseerd samen met het donorcentrum van zijn provincie, waardoor er geen discipline Bloed is. De rest van de kerntaken worden hoofdzakelijk door één discipline uitgevoerd. Rekrutering en fondsenwerving Vrijwilligers rekruteren en fondsen werven zijn activiteiten die ervoor moeten zorgen dat een afdeling haar kerntaken kan uitvoeren. Ze zijn essentieel voor elke afdeling, maar worden daarom niet als kerntaak benoemd. Goede afdelingsorganisatie Een goed functionerende afdeling beschikt over een Afdelingscomité dat samengesteld is conform het Handvest. In een ideale situatie zijn alle voorziene functies ingevuld zonder de toegelaten cumulerende functies. Met het oog op het realiseren van de kerntaken moeten minimaal volgende functies ingevuld zijn: voorzitter, secretaris, penningmeester en de afdelingsverantwoordelijken Hulpdienst, Vorming, Sociale Hulpverlening, Internationale Samenwerking, Communicatie en Werving, Bloed geven en Jongerenbeleid. De afdeling moet in orde zijn met de boekhouding, het beleidsplan, de begrotingsopmaak, de vertegenwoordiging bij het hoger echelon en met de informatiedoorstroming, waaronder het jaarlijkse activiteitenverslag. De afdeling streeft naar een goede samenwerking met de vriendenkringen (Dienst voor het Bloed) en tracht hun werking te integreren in de afdelingswerking. Afdelingen die ondersteuning wensen, kunnen contact opnemen met de provinciemanager. Hij zal in overleg met de regiovoorzitter een passende oplossing zoeken. 25

28 3.4 De infrastructuur van een afdeling Voor het uitvoeren van alle taken heeft een afdeling verschillende middelen nodig: vrijwilligers, financiële middelen (zie blz. 30), maar ook een aantal materiële dingen. Een afdeling beschikt over een lokaal of een gebouw. De lokalen of gebouwen kunnen in bruikleen zijn, ze kunnen gedeeld worden met andere organisaties, ze kunnen gehuurd zijn of eigendom zijn van de afdeling zelf. In ideale omstandigheden beschikt een afdeling over volgende ruimtes: een leslokaal voor cursussen, bijscholingen en opleidingen; een vergaderruimte; een ontmoetings- of onthaalruimte met kantoorfunctie; een stockeerplaats voor onder meer hulpdienstkoffers, reanimatiepoppen, rolstoelen; een garage; voldoende parkeergelegenheid. Idealiter is er ook een lokaal dat Jeugd Rode Kruis zich eigen kan maken. De afdelingseconoom is verantwoordelijk voor het beheer van de lokalen en van het materiaal van een afdeling. 3.5 Het afdelingsbeleid Intern beleid Afdelingen maken integraal deel uit van Rode Kruis-Vlaanderen. Dat betekent dat ze ook de missie, visie en doelstellingen van Rode Kruis-Vlaanderen onderschrijven (zie blz. 4: Waar staat Rode Kruis-Vlaanderen voor). Uiteraard kunnen afdelingen deze doelstellingen vertalen naar hun eigen beleid. Beleidsplan Het Afdelingscomité bepaalt het beleid van de afdeling en zorgt ervoor dat het aangepast is aan de lokale omstandigheden. Op basis van de algemene doelstellingen maakt het Afdelingscomité een concreet beleidsplan voor de afdeling. Idealiter maakt de afdeling een aantal strategische keuzes op lange termijn (drie tot vijf jaar) en stelt ze vervolgens jaarlijks een beleidsplan op. Daarin legt ze de doelstellingen vast die ze in de loop van dat jaar wil bereiken. De afdelingsvoorzitter is de aangewezen persoon om dit op te maken, in samenspraak met de ondervoorzitter en de disciplineverantwoordelijken. Dit plan vormt verder de basis voor de jaarplanning en de werkingsplannen per discipline. De afdeling kan zich voor het beleidsplan baseren op Strategie Iedereen helpt van Rode Kruis-Vlaanderen (zie blz. 6) en - als ze dat heeft - op de eigen meerjarenstrategie. Voorbeeld beleidsplan: Vorming: twee cursussen Eerste hulp organiseren met telkens ten minste 10 deelnemers en één cursus Helper met ten minste 8 deelnemers. Hulpdienst: vier nieuwe hulpdienstvrijwilligers rekruteren en even veel preventieve hulpacties voor de Hulpdienst organiseren als het vorige jaar. Sociale Hulpverlening: twee nieuwe vrijwilligers voor Sociale Hulpverlening aanwerven en minstens twee personen inschrijven voor de aangepaste vakanties. Bloed geven: tien nieuwe bloedgevers werven waarvan vijf jonger dan 25 jaar. Internationale Samenwerking: een actie organiseren voor de afdelingsprojecten. Communicatie en Werving: een stijging van 5 % van de opbrengst van de 14-daagse stickerverkoop. 26

29 Begroting Het beleidsplan wordt meestal samen met de begroting opgesteld (zie ook blz. 31). Een begroting is immers de financiële vertaling van het beleid. Het begrotingsvoorstel wordt opgesteld door de penningmeester in samenspraak met de disciplineverantwoordelijken. Jaarplanning De begroting en het beleidsplan vormen samen een volwaardige jaarplanning. De jaarplanning wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de regiovoorzitter. Zo kan deze tijdig ondersteuning bieden aan afdelingen waar het planningsproces vertraging oploopt of complex is. Ook wordt er zo gegarandeerd dat de beleidsplannen van de afdelingen aansluiten bij de algemene beleidsdoelstellingen van Rode Kruis-Vlaanderen. Werkingsplannen per discipline De uitvoering van het beleidsplan is toevertrouwd aan de verantwoordelijken van de disciplines. Zij leggen de concrete werkingsplannen vast. Ze overleggen hierover uiteraard met de afdelingsvoorzitter. Om hun doelstellingen uit te voeren, zijn ze gebonden aan de financiële grenzen van de begroting. Vergaderkalender De vergaderkalender van het Afdelingscomité is een afspiegeling van het beleid en de werking. Eén bijeenkomst van het Afdelingscomité wordt jaarlijks besteed aan de goedkeuring van de begroting. De penningmeester legt het begrotingsvoorstel samen met de voorzitter ter goedkeuring voor aan het Afdelingscomité. Het Afdelingscomité kan twee van de vier verplichte driemaandelijkse bijeenkomsten* besteden aan een beleids- en begrotingscontrole. Vóór 15 februari moet het Afdelingscomité het boekhoudkundige jaarverslag goedkeuren en moet het boekhoudkundige verslag binnengebracht zijn bij het provinciale secretariaat. * Natuurlijk kan een Afdelingscomité beslissen om frequenter te vergaderen, bijv. maandelijks. Evaluatie De afdeling maakt jaarlijks een overzicht van haar activiteiten en toetst dit overzicht vervolgens aan de jaardoelstellingen. Elke afdeling kiest zelf het tijdstip waarop dit overzicht ter beschikking is en deelt dit tijdstip mee aan de regiovoorzitter. Dit tijdstip hoeft niet samen te vallen met de jaarwisseling. Deze zelfevaluatie kan eventueel bekendgemaakt worden aan de vrijwilligers en kan indien gewenst ook naar het publiek gecommuniceerd worden. Voorbeeld werkingsplan: Vorming: De verantwoordelijke Vorming beslist om één cursus Eerste hulp te organiseren in het voorjaar en één in het najaar. Na de cursus in het najaar wordt de vervolgcursus Helper georganiseerd. Samen met de verantwoordelijke Communicatie en Werving wordt promotie gevoerd. Hulpdienst: De verantwoordelijke Hulpdienst stelt een jaarplanning op met de verwachte preventieve hulpacties en maakt met de vrijwilligers afspraken over de bijscholingsmomenten. Tijdens een jaarlijks stadsevenement voeren hulpdienstvrijwilligers promotie en spreken ze potentiële nieuwe vrijwilligers aan. Sociale Hulpverlening: Een artikel in een lokale krant (bijv. Streekkrant) moet twee nieuwe vrijwilligers opleveren. De afdelingsverantwoordelijke Sociale Hulpverlening neemt contact op met het OCMW om kandidaten voor de aangepaste vakanties te vinden. Bloed geven: Tijdens de wekelijkse markt verdelen enkele vrijwilligers flyers en spreken ze mensen aan. Er vertrekt ook een mailing naar 18-jarigen. Internationale Samenwerking: De verantwoordelijke Internationale Samenwerking organiseert een quiz ten voordele van de afdelingsprojecten in Mozambique. Communicatie en Werving: De verantwoordelijke Communicatie en Werving kiest ervoor om jeugdverenigingen aan te schrijven om hen in te schakelen als gelegenheidsverkopers tijdens de 14-daagse stickerverkoop. Zo wil hij de vooropgestelde toename van de verkoop (5%) bereiken. 27

30 Elke afdeling evalueert jaarlijks haar werking, en formuleert dan nieuwe jaardoelstellingen. De resultaten van de evaluatie, het beleidsplan, het investeringsplan en de jaardoelstellingen, worden jaarlijks voorgelegd aan de regiovoorzitter, die ze aanvaardt of ze voor beslissing voorlegt aan de Provincieraad Het externe beleid Contact met de bevolking Een afdeling doet aan dienstverlening voor de bevolking op haar grondgebied. Tegelijk is de afdeling maar leefbaar dankzij die bevolking: een afdeling doet immers een beroep op de bevolking voor fondsenwerving, ze rekruteert er haar vrijwilligers uit, enzovoort. De vrijwilligers worden meestal gerekruteerd uit de lokale bevolking. Zo ontstaat er een stevige link tussen de afdeling en haar omgeving en blijft de afdeling op de hoogte van lokale behoeften en gevoeligheden. Het is voor een afdeling erg belangrijk om open te staan voor nieuwe tendensen, nieuwe bevolkingsgroepen en om de vinger aan de pols houden van wat er leeft in de gemeente. Zo kan ze ervoor zorgen dat haar aanbod aangepast is aan de lokale noden. Een afdeling kan echter nooit een antwoord bieden op alle behoeften van de bevolking. Helder en gepast communiceren zorgt ervoor dat de hulpvragers en anderen weten waarvoor ze wél en niet een beroep kunnen doen op de lokale afdeling. Contact met andere organisaties De Rode Kruisafdeling is meestal niet de enige organisatie die in een gemeente actief is. Om een goede verstandhouding te behouden met andere organisaties, kunnen organisaties samen overleggen wie wanneer welke acties onderneemt. Zo zorgen ze ervoor dat het aanbod gespreid wordt over het hele jaar. Contact met de lokale overheid De afdelingsvoorzitter is de vertegenwoordiger van het Rode Kruis in zijn werkgebied. In die hoedanigheid is hij ook verantwoordelijk voor de relaties met de (lokale) overheden. Hij kan dit deels delegeren. De afdelingsverantwoordelijke Hulpdienst kan bijvoorbeeld met de gemeentelijke administratie overleggen over een manifestatie als deze contacten en de samenwerking louter betrekking hebben op het operationele luik. Ook de verschillende raden en comités verbonden met de gemeente, zijn een bruikbaar platform om met de lokale overheid in contact te treden. Zo kan de afdelingsverantwoordelijke Internationale Samenwerking zetelen in de Gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking (GROS), de afdelingsverantwoordelijke Jeugd neemt deel aan de vergaderingen van de Jeugdraad, de afdeling is vertegenwoordigd in de Cultuurraad om haar cursusaanbod te laten aansluiten bij het aanbod van andere verenigingen, enzovoort. Contact met de lokale overheid in geval van rampen Een apart geval is het overleg en de samenwerking met overheden tijdens rampen. Twee Koninklijke Besluiten omschrijven de opdrachten van het Belgische Rode Kruis in functie van de ondersteuning van de dringende geneeskundige hulpverlening (Hulpdienst) en de psychosociale hulpverlening (DSI) bij grootschalige noodsituaties en risicodragende manifestaties. De rampenhulpverlening is een vrij technische materie, gebaseerd op procedures vastgelegd in de verschillende nood- en interventieplannen en/of op afspraken op het terrein tussen de verschillende hulpdiensten. Voor of na een noodsituatie Elk overheidsniveau moet zich voldoende voorbereiden op een potentiële noodsituatie met nadelige gevolgen voor zijn grondgebied. Hiervoor beschikken alle gemeentes en provincies over een multidisciplinaire veiligheidscel die regelmatig overlegt. Deze veiligheidscel is onder meer belast met het opmaken en actualiseren van de nood- en interventieplannen. De gemeentelijke veiligheidscel is minimaal samengesteld uit de burgemeester, de ambtenaar verantwoordelijk voor de noodplanning en een vertegenwoordiger van elke discipline betrokken in de hulpverlening (brandweer, politie, medisch, logistiek ). Op aangeven van de leden van de veiligheidscel kan ook het Rode Kruis gevraagd worden om deel te nemen aan de gemeentelijke veiligheidscel. Het is niet verplicht dit te vragen, maar het is wel een veel voorkomende praktijk gezien de lokale verankering van het Rode Kruis en de relevante ervaring binnen de hulpverlening. 28

31 Tijdens een noodsituatie Tijdens een noodsituatie kan een Medisch en/of Psychosociaal Interventieplan worden afgekondigd. Dit wordt via het Hulpcentrum 112 geactiveerd. Rode Kruis-Vlaanderen speelt in beide plannen een rol. De inzet van de Snelle Interventie Teams (SIT), ziekenwagens en DSI wordt gecoördineerd vanuit het provinciaal en gemeenschapsniveau. Afdelingen staan mee in voor de uitvoering van deze opdrachten door het bemannen van een SIT, een ziekenwagen of ter plaatste te komen met extra hulpverleners als versterking. Indien er door de impact of complexiteit van de noodsituatie ook nood is aan beleidscoördinatie kan de burgemeester de gemeentelijke fase afkondigen. Voor de uitvoering van de beleidscoördinatie wordt het gemeentelijk of provinciaal coördinatiecomité (CC) samengeroepen, voorgezeten door respectievelijk de burgemeester en de gouverneur. De samenstelling van het gemeentelijk CC is gelijkaardig als die van de veiligheidscel. De voorzitter van het coördinatiecomité kan alle diensten nodig voor het beheer van de noodsituatie oproepen voor de vergadering van het coördinatiecomité. Dit houdt ook een mogelijke vertegenwoordiging van het Rode Kruis in om een zicht te hebben op de ingezette of nog beschikbare middelen van Rode Kruis-Vlaanderen. Voor de uitoefening van zijn taak staat de afdelingsverantwoordelijke Hulpdienst onder de provincieverantwoordelijke Hulpdienst. Zowel voor, tijdens als na de noodsituatie is een goed contact tussen beide niveaus essentieel. Hierdoor valt de informatie- en overlegplicht met de afdelingsvoorzitter evenwel niet weg. Niet alleen de Hulpdienst komt in actie bij rampomstandigheden. Vanuit het provinciale of het gemeenschapsniveau zorgen de hulpverleners van DSI voor de psychosociale ondersteuning van zowel gewonde als niet-gewonde getroffenen en verwanten. De operationeel verantwoordelijke van Hulpdienst staat op provinciaal niveau in nauw contact met de operationeel verantwoordelijke van DSI. Gezien de bovenvermelde complexiteit dient de afdeling volgende regels in acht te nemen bij de vraag om samenwerking met het gemeentebestuur: Als een afdeling wordt gecontacteerd door de gemeente, moet de afdeling contact opnemen met de provincieverantwoordelijken Hulpdienst en DSI om in overleg het eventuele engagement van de afdeling te bepalen. Een eventueel samenwerkingsakkoord betreffende rampenhulpverlening tussen de lokale overheid en het Rode Kruis wordt steeds ondertekend door de manager Interventie op gemeenschapsniveau. Uiteraard gebeurt dit pas na nauw overleg en in consensus met de afdeling en de provincieverantwoordelijken Hulpdienst en DSI. Het gemeentebestuur kan bijvoorbeeld vragen om het Rode Kruislokaal bij een noodsituatie tijdelijk ter beschikking te stellen voor geëvacueerden. De afdeling hoeft geen initiatief te nemen op gemeentelijk niveau voor de medische of psychosociale discipline van de nood- en interventieplannen. Deze discipline is immers vervat in de bestaande provinciale medische interventieplannen. De afdelingsvoorzitter speelt ook een rol spelen in de rampenhulpverlening. Als verantwoordelijke voor het afdelingsbeleid waakt hij erover dat de afdeling voldoende werkingsmiddelen reserveert voor de rampenwerking en de voorbereiding erop. Daarnaast ziet hij erop toe dat de vrijwilligers de vereiste opleidingen volgen. Verder kan de afdelingsvoorzitter het gemeentebestuur wijzen op de inspanningen die de afdeling levert en vragen om die inspanningen financieel te ondersteunen. Vaak is de rampenwerking en -voorbereiding de sleutel om bij de lokale overheid de Hulpdienst en ook de andere diensten beter bekend te maken en te promoten. 29

32 3.6 De financiering van een afdeling Rode Kruisvrijwilligers zetten zich gratis in om anderen te helpen. Om die taak zo goed mogelijk uit te voeren, werken ze met modern en degelijk materiaal: verzorgingsmateriaal en tenten voor preventieve hulpacties en rampenhulpverlening, kwaliteitsrolstoelen, didactisch materiaal Een groot deel van de hulpverlening van het Rode Kruis gebeurt in principe gratis. Wie meedoet aan een sportmanifestatie en een ongeval krijgt, wordt gratis geholpen. Wie eerste hulp wil leren, kan gratis een eerstehulpcursus volgen. Ouderen die in een instelling verblijven, kunnen gratis boeken uitlenen. Voor sommige diensten vraagt het Rode Kruis wel een bijdrage. De organisator van een rockconcert betaalt voor een eerstehulppost een vergoeding voor ingezette middelen en het verbruikte materiaal. Het Rode Kruis vraagt een vergoeding voor ziekenvervoer of wanneer iemand een rolstoel of een kruk ontleent. Een bedrijf betaalt het Rode Kruis om zijn personeelsleden op te leiden in eerste hulp tijdens de werkuren. De belangrijkste inkomsten en uitgaven staan hieronder schematisch weergegeven. Ze worden hierna toegelicht Inkomsten Inkomsten uit eigen activiteiten Rode Kruisafdelingen kunnen een bijdrage vragen voor bepaalde activiteiten: een vergoeding voor de ingezette middelen bij een preventieve hulpactie, een vergoeding voor de huur van krukken of andere hulpmiddelen, voor ziekenvervoer Steun van de bevolking Rode Kruis-Vlaanderen helpt waar en wanneer nodig. Dit doen we volledig onafhankelijk, ook financieel. Daarom doet we regelmatig beroep op de steun van de bevolking. We maken hierbij optimaal gebruik van de meest efficiënte wervingskanalen en wervingstechnieken, zowel nationaal als lokaal, zodat maximale inkomsten gerealiseerd worden tegen een zo laag mogelijke kost. De wens van de schenker wordt gerespecteerd door alle entiteiten binnen Rode Kruis-Vlaanderen. De schenker bepaalt zelf of een gift nationaal of lokaal gebeurt, en aan wie een legaat ten goed komt. Ook al heeft een afdeling in beperkte mate eigen inkomsten, dit is niet voldoende om alle opleidingen te betalen, al het materiaal aan te kopen en te onderhouden Elk jaar steunen duizenden Vlamingen de lokale afdeling door stickers te kopen tijdens de Rode Kruisveertiendaagse. Afdelingen kunnen ook andere Rode Kruisproducten verkopen op kerstmarkten, braderijen of opendeurdagen. De afdeling kan ook bijkomende fondsenwervingsacties ondernemen, bijvoorbeeld bij dringende crisissen in de wereld. Zij kunnen ook een muntjesbox plaatsen bij lokale handelaars. Daarnaast kunnen mensen ook een gift doen of Rode Kruis-Vlaanderen opnemen in hun testament. Sponsoring door bedrijven Bedrijven zijn een onmisbare partner voor het Rode Kruis. Via allerlei vormen van sponsoring worden heel wat projecten van het Rode Kruis mogelijk gemaakt. Bedrijven stellen dan geld, materialen of diensten ter beschikking, zonder dat het de principes en de onafhankelijkheid van het Rode Kruis in het gedrang brengt. 30

33 Fondsenwerving Het algemeen geldende principe voor fondsenwerving is dat de activiteiten georganiseerd worden op het niveau waar de meeste expertise aanwezig is. De lokale afdelingen zijn beter geplaatst voor het stimuleren van lokale giften om (herkenbare) lokale Rode Kruisactiviteiten te steunen. Het gemeenschapsniveau is beter geplaatst voor het organiseren van acties zoals direct mailing, telemarketing, straatrekrutering We zorgen ervoor dat fondsenwervingsacties niet overlappen op hetzelfde moment of op dezelfde plaats. De afdelingen hebben inzicht in de acties die door het gemeenschapsniveau worden georganiseerd. Steun van de overheid Het Rode Kruis krijgt voor zijn lokale, nationale en internationale werking steun van de overheid. De Europese Unie, de federale regering en de Vlaamse regering steunen regelmatig onze internationale hulpacties. Daarnaast kan Rode Kruis-Vlaanderen rekenen op subsidies voor specifieke activiteiten. Zo worden o.m. de Zorgbib, de opvang van asielzoekers en de werking van Jeugd Rode Kruis geheel of gedeeltelijk gefinancierd door de overheid. Ook de gemeentelijke overheid kan de lokale afdeling steunen, bijvoorbeeld door gratis lokalen ter beschikking te stellen, subsidies uit te reiken of een ziekenwagen te schenken De begroting Een belangrijk moment in de werking van een afdeling is de bespreking en goedkeuring van de jaarlijkse begroting. Een begroting is de financiële vertaling van het beleidsplan dat de afdeling in het komende jaar uitvoert. Een begroting bepaalt de bestemming van de beschikbare geldelijke middelen. De lokale afdeling genereert de financiële middelen zelf en beslist ook zelf over de besteding ervan. Het Handvest bepaalt dat de penningmeester, samen met de verschillende verantwoordelijken van de disciplines, een begrotingsontwerp opstelt. Dat gebeurt op basis van het beleidsplan van de afdeling (zie blz. 26). Elke afdeling betaalt wel een bijdrage aan het provinciale niveau om de dienstverlening aan de afdelingen te bekostigen. Eenmaal per jaar komen alle afdelingen samen in de Provinciale Vergadering om de provinciale begroting te beoordelen en goed te keuren. Een afdelingsbegroting is altijd een raming omdat niet alle activiteiten kunnen worden voorzien. Daarnaast zijn de inkomsten niet precies te voorspellen. Een terugblik op de boekhouding van de voorbije jaren en een portie realiteitszin kunnen helpen om een realistische begroting op te stellen. De voorzitter legt samen met de penningmeester de begroting ter goedkeuring voor aan het Afdelingscomité. Omdat begeleiding van de afdelingen een belangrijke taak is van de Regioraad wordt de begroting ook voorgelegd aan de regiovoorzitter. De penningmeester zorgt voor de continue opvolging van de begroting. Hij bewaakt de financiële stromen en stuurt tijdig signalen uit over tekorten of overschotten op de verschillende begrotingsposten. De penningmeester kan rekenen op ondersteuning van het provinciale niveau om deze taak uit te voeren, zoals opleidingen over het boekhoudprogramma, etc. De begroting kan dienen om tussentijds de resultaten te vergelijken. Een afdelingsbegroting is eerder boekhoudkundig en bestemd voor intern gebruik. Zij hoeft niet noodzakelijk voorgelegd te worden aan alle vrijwilligers en is in principe niet bestemd voor het grote publiek. 31

34 4 Minihandleidingen voor verantwoordelijke vrijwilligers In dit hoofdstuk gaan we dieper in op enkele thema s waarmee verantwoordelijke vrijwilligers (voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, econoom, penningmeester en de disciplineverantwoordelijken) vaker te maken hebben. Deze minihandleidingen geven een introductie. Voor uitgebreide informatie bij de verschillende onderwerpen kan je terecht op de vrijwilligerswebsite en bij je provinciale secretariaat. 32

35 V.u.: Philippe Vandekerckhove, Motstraat 40, 2800 Mechelen. Foto s: Rode Kruis-Vlaanderen, Frank Toussaint. 4.1 Rekrutering van vrijwilligers In deze handleiding nemen we het rekruteringsproces onder de loep. Vrijwilligers rekruteren is essentieel voor een afdeling. Alleen met voldoende vrijwilligers kan een afdeling haar kerntaken naar behoren uitvoeren Stap 1: Rekruteren Vrijwilligers rekruteren is een van de taken die een afdeling doorlopend op zich neemt. Het is een opdracht van iedereen in de afdeling, en wordt maximaal ondersteund door de afdelingsverantwoordelijke Communicatie en Werving. Zonder een regelmatige instroom van nieuwe vrijwilligers kan het Rode Kruis immers niet overleven. De gebruikte technieken zijn uiteenlopend. De meest effectieve methode is om mensen persoonlijk aan te spreken, zoals familieleden, vrienden, kennissen van bestaande vrijwilligers, deelnemers aan (eerstehulp) opleidingen. Ook via netwerken zoals de gemeentelijke adviesraden (zie blz. 28), scholen, het OCMW... kan een afdeling veel mogelijke geïnteresseerden bereiken. Vergeet niet om ook expliciet aandacht te geven aan jongeren en mensen uit etnisch-culturele minderheden. Er bestaan heel wat materialen en middelen die je afdeling kan gebruiken bij het rekruteren van vrijwilligers: foldertjes, brochures, infostanden voor beurzen enzoverder. De afdelingsverantwoordelijke Communicatie en Werving kan dus, via een beslissing van het Afdelingscomité en in overleg met de andere verantwoordelijken, mee bepalen op welke manier nieuwe vrijwilligers worden gerekruteerd. Voor je op pad gaat om mensen aan te spreken, stel je best aan jezelf de volgende vragen: Voor welke functie wil ik vrijwilligers werven? Welke competenties heeft een vrijwilliger nodig om die functie kunnen uit te oefenen? Welke andere factoren spelen hier mee: leeftijd, opleiding, beschikbaarheid Creëer eventueel een vacaturebericht, dat je ook kan opnemen op Om zo een gesprek kunnen te voeren, is het handig om te weten welke motivaties mensen hebben om vrijwilligerswerk op te nemen. Zowel persoonlijke als maatschappelijke motieven spelen mee. Dit zijn enkele veel voorkomende motivaties, waarop je mensen dus kan aanspreken: Waardering krijgen voor wat je doet: sociale erkenning en een plaats in de samenleving; De kans om iets nieuws uit te proberen en nieuwe vaardigheden te leren; De kans om te ontdekken wat je graag doet en goed kan; Jezelf beter en anders leren kennen; Dingen doen waarin je goed bent: Zo kunnen je competenties zichtbaar worden; Je verbonden voelen met anderen: mensen ontmoeten, vrienden maken Wees je bewust dat de levensfase van een persoon mee bepaalt welk soort engagement en welke intensiteit hij nu opneemt. Doorheen de levensloop kan dit dus veranderen. Iemand die nu neen zegt, kan op een later moment eventueel wel instromen. Een losse tip: Organiseer een laagdrempelige, aantrekkelijke (smakelijke?) activiteit voor de bestaande vrijwilligers in je afdeling. Daarbij vraag je aan elke vrijwilliger om minstens één kandidaat-vrijwilliger uit zijn eigen buurt mee te nemen. Vergeet niet: liefde gaat door de maag. Een overzicht van de beschikbare materialen vind je op de vrijwilligerswebsite. De dienst Marcom voorziet ook een gepersonaliseerde folder die afdelingen kunnen gebruiken om vrijwilligers te werven. Je vindt deze folder terug in de Printshop, met duidelijke uitleg hoe je deze folder op maat van jouw afdeling kan maken. Nog niet helemaal overtuigd? Doe wat je graag doet! Een zinvol en uitdagend vrijwillig engagement in een toekomstgerichte organisatie. Ga voor voldoening en krijg erkenning voor wat je doet! Volg onze gratis opleidingen. Ze zijn een verrijking voor jezelf! Je krijgt de kans om jouw sociale verantwoordelijkheid op te nemen, aansluitend bij je interesses en sterktes. Je hebt groeimogelijkheden. Je krijgt de kans om iets nieuws uit te proberen én nieuwe vaardigheden te leren. Je komt terecht in een leuk team. Breid je vriendenkring uit! Kunnen we op jou rekenen? Neem dan snel contact op! Je bent van harte welkom. Stuur een mailtje naar: Of bel naar: xxx xx xx xx (bereikbaar...). Rode Kruisvrijwilliger, iets voor jou!? Welkom bij Rode Kruis-Afdeling Overal in Vlaanderen hebben we actieve afdelingen met enthousiaste teams van vrijwilligers die mensen helpen en ondersteunen op tal van manieren. Voor rampenbestrijding, zelfredzaamheid, het zorgen voor voor kwetsbaren We komen steeds handen te kort! We zoeken mensen die ons willen helpen. Mogen we op jou rekenen? We hopen je binnenkort te ontmoeten! 33

36 Profiel van een Rode Kruisvrijwilliger Bij het rekruteren van vrijwilligers is het belangrijk dat je mensen aanspreekt en aantrekt die passen in een Rode Kruiscontext. Het algemene profiel van een Rode Kruisvrijwilliger helpt je hierbij op weg. Rode Kruisvrijwilligers zijn personen die hun actieve medewerking verlenen aan Rode Kruis-Vlaanderen. Ze onderschrijven en handelen volgens de fundamentele beginselen van de Internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maanbeweging. Een vrijwilliger moet belangstelling hebben voor het Rode Kruis; bereid zijn om te handelen in overeenstemming met de fundamentele beginselen; bereid zijn om zich belangeloos in te zetten met de nodige verantwoordelijkheidszin; bereid zijn om voldoende tijd te investeren om zijn opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren; bereid zijn om de vereiste opleiding en bijscholing te volgen; bereid zijn om zich onbevooroordeeld en niet-discriminerend te gedragen op basis van ras, huidskleur, handicap, herkomst, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, godsdienst, politieke overtuiging of maatschappelijke status; in groep willen werken; Er zijn vier organisatiegebonden competenties die gelden voor elke vrijwilliger: Integriteit = eerlijk en consequent handelen zowel op persoonlijk als op professioneel vlak en dat overeenkomstig persoonlijke en professionele principes. Eerlijkheid en transparantie staan hier voorop. Professionele houding = op gepaste en verantwoorde wijze te handelen in relatie tot verschillende belangrijke stakeholders van de organisatie, zoals andere vrijwilligers, asielzoekers, hulpvragers Ook het respecteren van de hiërarchische lijnen binnen de organisatie en de vrijwilligersstructuur horen hierbij. Werken in team = actief samenwerken met collega s, teneinde de vooropgestelde resultaten te behalen en bij te dragen tot een positief klimaat in de groep. Open staan tot samenwerking en informatie delen met elkaar zijn hier sleutels tot succes! Zin voor initiatief = kansen signaleren en er doelgericht op in gaan. Geen aanmoediging nodig hebben om tot actie over te gaan. Liever uit zichzelf beginnen dan passief af te wachten. Dit wil zeggen dat iemand binnen de eigen functie de nodige initiatieven neemt om tot een vlotte taakuitvoering te komen. Er zijn vier filmpjes over deze vier kernwaarden. Je vindt ze allen terug op de vrijwilligerswebsite. bereid zijn om op een loyale manier met alle betrokkenen samen te werken; de Erecode van de Rode Kruisvrijwilliger onderschrijven (zie hierna); minstens 16 jaar oud zijn; De instapmodule gevolgd hebben. 34

37 De rechten en plichten van een vrijwilliger: de Erecode Een vrijwilliger mag zich binnen het Rode Kruis inzetten in overeenstemming met zijn talenten en situatie. Vrijwilliger zijn is echter nooit vrijblijvend. Daarom zijn er duidelijke afspraken rond rechten en plichten. Die afspraken werden gebundeld in de Erecode van de Rode Kruisvrijwilliger. Als een vrijwilliger geregistreerd wordt hij wordt dan officieel lid van het Rode Kruis ondertekent zowel de vrijwilliger als de verantwoordelijke van de afdeling deze Erecode. Zo wordt officieel overeengekomen dat beide partijen de afspraken zullen naleven. De Erecode online raadplegen? Je vindt de Erecode en bijkomende informatie op de vrijwilligerssite. 35

38 4.1.2 Stap 2: Aanmelding Heb je iemand gevonden die graag vrijwilliger wil worden? Of stelt iemand zich spontaan kandidaat via een externe opleiding (cursus Eerste hulp of Helper), telefonisch, schriftelijk of via ? Krijg je een naam door via de website word jij+? Contacteer de kandidaat-vrijwilliger dan en geef een korte uitleg over Rode Kruis-Vlaanderen. Indien hij dat wenst, kan je een afspraak maken voor een kennismakingsgesprek of -sessie. Zeg niet te snel neen tegen een kandidaat-vrijwilliger. Soms heeft een kandidaat-vrijwilliger slechts een beperkt zicht op wat er allemaal mogelijk is binnen jouw afdeling. Indien iemand belt die vluchtelingen wil helpen, zeg dan niet onze afdeling werkt niet met vluchtelingen, maar geef een toelichting welk vrijwilligerswerk je wel aanbiedt. Zo vindt je misschien een broodnodige Brugfiguur of een vrijwilliger voor je Zorgbib. Hieronder vind je alvast enkele veelgestelde vragen en antwoorden die een kandidaat-vrijwilliger kunnen bezighouden. Ben ik te jong om vrijwilliger te worden? Of te oud? Bij het Rode Kruis speelt leeftijd geen rol. Je bent best wel jong van geest. Letterlijk jong zijn, mag natuurlijk ook. Je kunt vrijwilliger worden vanaf 16 jaar. Een functie of een mandaat uitvoeren, kan wanneer je tussen 18 en 70 jaar oud bent. Moet ik een bepaalde opleiding gevolgd hebben of een diploma bezitten om vrijwilliger te mogen worden? Meestal niet. Je kan bij het Rode Kruis vaak de gepaste opleiding volgen. Welke opleiding dat is, hangt van de taak af die je op wilt nemen. Voor enkele functies is wel een bepaalde vooropleiding vereist, zoals bij vrijwilligers die psychosociale hulp verlenen bij rampen: zij moeten een sociaal diploma bezitten. Moet ik een eerstehulpcursus volgen om vrijwilliger te worden? Nee. Niet alle Rode Kruisvrijwilligers moeten eerstehulpverleners zijn. Er zijn nog heel wat andere activiteiten waarvoor je je als vrijwilliger kunt inzetten. Uiteraard is eerstehulpkennis wel nuttig buiten je taak als vrijwilliger. Hoeveel tijd moet ik als vrijwilliger besteden? Dat bepaal je zelf, maar het hangt ook af van wat je doet. Een afdelingsverantwoordelijke besteedt meer tijd aan zijn taken dan een gelegenheidsmedewerker. Wie mag vrijwilligerswerk doen? De meest recente informatie hierover vind je via Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk: Hier vind je alvast de meest voorkomende vragen en de antwoorden daarop. Kan ik als vrijwilliger aan de slag zonder mijn werkloosheidsuitkering te verliezen? Ja. Werken als vrijwilliger heeft geen invloed op je uitkering. Het Rode Kruis en de RVA hebben een overeenkomst gesloten. Die houdt in dat alle werkzoekenden toelating hebben om zonder voorafgaande individuele aanvraag als Rode Kruisvrijwilliger actief te zijn. De inzet is beperkt tot 28 uur per week. Je moet wel een aparte aanvraag indienen als je vrijwilligerswerk doet in het niet-dringend ziekenvervoer of als je vrijwilligerswerk in het buitenland doet. Mag ik als (brug)gepensioneerde vrijwilligerswerk doen? Bruggepensioneerden of individueel vrijgestelden (50+ er die minstens één jaar werkloos is en houder van het formulier C89) mogen onbeperkt vrijwilligerswerk doen, zonder tijdsgrenzen. Enkel vrijwilligers die actief willen zijn in het buitenland of in het niet-dringend ziekenvervoer moeten toestemming vragen aan de RVA via formulier C45B. Een gepensioneerde mag zonder verdere voorwaarden vrijwilliger worden. Mag ik vrijwilligerswerk doen als ik een leefloon ontvang van het OCMW? Ja. Maar je brengt wel best je persoonlijke dossierbeheerder bij het OCMW vooraf op de hoogte. Die moet zijn akkoord geven. Wie dit niet doet, riskeert zijn uitkering te verliezen. 36

39 Mag ik vrijwilligerswerk doen als ik een ziekte- of invaliditeitsvergoeding ontvang? De adviserend arts van de mutualiteit moet eerst zijn akkoord geven door vooraf een schriftelijke toelating te geven. Deze arts kijkt of het vrijwilligerswerk de gezondheid niet in gevaar brengt. Een gewoon briefje van de huisarts is hier niet voldoende! Mogen asielzoekers vrijwilligerswerk doen? Ja, mensen die recht hebben op opvang mogen ook vrijwilligerswerk doen. Ook mensen (van niet EU origine) met wettelijke verblijfsdocumenten mogen vrijwilligerswerk doen. De Belgische nationaliteit hebben, is geen vereiste. Asielzoekers die in een opvangcentrum zitten, dienen hun vrijwilligerswerk te melden bij Fedasil, dus een melding aan de maatschappelijk werker van het opvangcentrum. Fedasil kan dit mogelijks weigeren. Niet iedereen uit een ander land heeft kennis van wat vrijwilligerswerk precies inhoudt: Geef duidelijk aan dat vrijwilligerswerk veel mogelijkheden biedt om het netwerk te verruimen, maar beloof zeker niet dat er betaald werk uit zal voortvloeien. Moet ik iets betalen om vrijwilliger te worden? Nee. Als vrijwilliger moet je geen lidgeld betalen. Kosten die voortvloeien uit je vrijwilligerswerk en die vooraf zijn overeengekomen, worden vergoed. Kan ik als vrijwilliger naar het buitenland? Soms. Rode Kruis-Vlaanderen stuurt regelmatig medewerkers naar andere landen, maar meestal zijn dat personeelsleden. Hulpacties in het buitenland vragen immers specifiek opgeleid en ervaren personeel. Een beperkte groep vrijwilligers werd opgeleid om aan dergelijke buitenlandse missies deel te nemen. Ze vervullen voornamelijk logistieke taken. Worden vrijwilligers betaald voor hun inzet? Nee. Vrijwilliger zijn betekent dat je uit vrije wil een deel van je vrije tijd afstaat om anderen te helpen. Natuurlijk krijg je daarvoor iets terug in de vorm van opleidingen, erkenning, sociale contacten Vrijwilligerswerk brengt soms kosten met zich mee. Als die vooraf werden afgesproken, worden die ook vergoed. Meer over de voorwaarden om vrijwilliger te mogen worden in specifieke situaties, vind je op de vrijwilligerswebsite Stap 3: Oriëntering, verwachtingen Soms klopt een kandidaat-vrijwilliger aan bij je afdeling met de vraag een welbepaalde taak te mogen uitvoeren, soms biedt iemand zich gewoon aan. Het is belangrijk na te gaan of de wensen van de kandidaat-vrijwilliger en die van je afdeling met elkaar overeenkomen. Zo kan iemand geen hulpverlener worden bij het Rode Kruis zonder een opleiding te krijgen. Iemand die wel vrijwilligerswerk wil doen, maar geen opleiding wil volgen, moet dus een andere taak aangeboden krijgen dan het eigenlijke hulpverlenen. Om latere misverstanden te vermijden, is het belangrijk om al vanaf de kennismaking duidelijkheid te scheppen omtrent de wensen en verwachtingen. Indien de kandidaat-vrijwilliger na het kennismakingsgesprek nog steeds interesse heeft, neemt de afdelingsvoorzitter contact op voor een intakegesprek. Je leert dan de kandidaat-vrijwilliger zijn motivatie en verwachtingen beter kennen. Het is belangrijk te peilen of het aanbod van het Rode Kruis aan de verwachtingen van de vrijwilliger kan voldoen. Ook het bestaande sociaal en professioneel netwerk van de kandidaat-vrijwilliger krijgt aandacht tijdens het intakegesprek. Na het intakegesprek beslist het Afdelingscomité of de kandidaat kan ingeschakeld worden. Een peter of meter kan worden aangesteld. Doorheen de intakefase worden contacten gelegd met de andere vrijwilligers in de afdeling. Dit is nodig om in een latere fase afspraken te maken over samenwerking bij het invullen van taken. Een nieuwe vrijwilliger moet voldoende begeleid worden tijdens zijn eerste maanden in de organisatie. 37

40 4.1.4 Stap 4: Registreren De registratie van de nieuwe vrijwilliger wordt zo snel mogelijk in orde gebracht: Ondertekenen van de Erecode van de Rode Kruisvrijwilliger (zie blz. 35 en 40) Registratie in het CRM (zie blz. 40) Zorg voor een goed onthaal van de nieuwe vrijwilliger. Stel eventueel een peter of een meter aan. Een nieuwe vrijwilliger moet voldoende begeleid worden tijdens zijn eerste maanden in de organisatie Stap 5: Opleiden Zodra iemand geregistreerd is als nieuwe vrijwilliger, volgt hij een instapmodule. Dit is een inleiding in het Rode Kruis. De klemtonen liggen op de werking van Rode Kruis-Vlaanderen en op de fundamentele beginselen van de Rode Kruis- en Rode Halve Maanbeweging, de disciplines, het organigram en de beslissingsstructuur, de werking van de afdeling en ook op onze vier kernwaarden: integriteit, samenwerken in team, zin voor initiatief en professionele houding. De vrijwilliger heeft hier de keuze uit twee opties. Ofwel volgt hij de e-instapmodule, die hij thuis op zijn eigen computer kan volgen op een moment dat hem uitkomt. Daarbij kan de vrijwilliger zelf een attest afdrukken na het volledig doorlopen van deze e-instapmodule. Ofwel volgt hij een klassikale instapmodule georganiseerd door een instapanimator. Bij je provinciale secretariaat kan je navragen waar en wanneer deze instapmodules georganiseerd worden. Na de instapmodule kan de vrijwilliger indien nodig inschrijven voor een functiespecifieke cursus. Het is niet mogelijk een functiespecifieke cursus te volgen vooraleer de instapmodule werd gevolgd. De functiespecifieke cursussen variëren zeer sterk qua duur en intensiteit. Voor sommige functies is een dag opleiding voldoende, terwijl andere functies meerdere weekends of avonden opleiding vereisen. Sommige opleidingen worden afgesloten met een examen. Raadpleeg de verantwoordelijken van de afdelingsdisciplines voor meer informatie. Alle opleidingen en bijscholingen van de disciplines Jeugd Rode Kruis, Vorming en Hulpdienst zijn raadpleegbaar in ACT, de databank met vormingsactiviteiten ( Via ACT kan de vrijwilliger online inschrijven Stap 6: Opvolging van de vrijwilliger en waarderingsgesprekken Na het voortraject begint het eigenlijke vrijwilligerswerk. Zes maanden na toetreding tot je afdeling plan je best een gesprek met de vrijwilliger. De focus van dit gesprek ligt op de motivatie van de vrijwilliger, zijn beweegredenen om voor Rode Kruis-Vlaanderen te kiezen, zijn eigen mogelijkheden en interesses. Tijdens het gesprek kan je ook nagegaan of de wederzijdse verwachtingen ingelost worden. Dit gesprek biedt bovendien een ideale gelegenheid om de kwaliteiten van de vrijwilliger te evalueren en zijn vragen en opmerkingen over de werking en de organisatie mee te nemen naar het Afdelingscomité of naar de Provincieraad. Een soortgelijk waarderingsgesprek vindt later jaarlijks plaats of op aanvraag van één van beide partijen. Het doel van zo n waarderingsgesprek is het uitspreken van waardering voor de vrijwilliger, maar ook het opsporen, bespreekbaar maken en bijsturen van problemen en onvolkomenheden. Ook nieuwe uitdagingen kunnen dan in onderling overleg bekeken worden. Er wordt gesproken in een open sfeer en op gelijke basis. Ervaringen en rechtstreekse feiten kunnen dan uitgewisseld worden. Op die manier zorgt een waarderingsgesprek op een krachtige manier ervoor dat de vrijwilliger de nodige appreciatie krijgt over zijn bijdrage tot het succes van Rode Kruis-Vlaanderen en over waar hij nog kan verbeteren. De vrijwilliger kan steeds op eigen initiatief bijkomende gesprekken aanvragen als hij vragen, twijfels of bedenkingen heeft over het eigen handelen, verwachtingen of vragen over de werking van de organisatie. Elke leidinggevende vrijwilliger voert jaarlijks een verplicht waarderingsgesprek met zijn direct hogere verantwoordelijke binnen de hiërarchische lijn. Een leidinggevende vrijwilliger, is iemand die één of meer andere vrijwilligers leidinggevend aanstuurt. 38

41 Het feit dat zo n gesprek heeft plaatsgevonden, wordt vermeld in een comitéverslag. Het wordt ook in CRM ingegeven. Er is een korte leidraad die je kan gebruiken om het waarderingsgesprek nuttig en efficiënt te laten verlopen. Die leidraad is als bijlage toegevoegd aan ons Handvest, dat je vindt op de vrijwilligerssite. herintrede misschien mogelijk is als de gezinssituatie opnieuw wijzigt. Ook vragen we of de vrijwilliger nog op de hoogte wil gehouden te worden van activiteiten. De vrijwilliger krijgt ook een dankbrief voor zijn tijd en inzet die hij aan de organisatie besteedde Stap 7: Motiveren Een belangrijk aspect van vrijwilligerswerk is de motivatie van vrijwilligers. Vrijwilligers zijn de motor van de afdeling. Ze zorgen ervoor dat de afdeling diensten verleent, geld inzamelt, nieuwe vrijwilligers rekruteert In grote mate worden vrijwilligers gedreven door intrinsieke motivatie: de motivatie voor vrijwilligerswerk is gelegen in de activiteit zelf. De afdeling heeft een belangrijke rol te spelen in de motivatie van een vrijwilliger. Vrijwilligers motiveren kan op vele manieren: door voldoende afwisseling te bieden in het takenpakket, door vrijwilligers te bedanken met een kleine attentie of een ontspannende afdelingsactiviteit (barbecue, afdelingsuitstap ) Stap 8: Online exitbevraging Als een vrijwilliger besluit om zijn engagement tijdelijk of definitief stop te zetten, ontvangt hij een uitnodiging om een online exitbevraging in te vullen. De link naar deze bevraging ontvangt hij automatisch bij deregistratie in het CRM. Na het volledig invullen van de online exitbevraging, kan een vrijwilliger ook een mondeling exitgesprek aanvragen. De exitbevraging en een eventueel daarop aansluitend exitgesprek peilen naar de redenen van vertrek. Gaat het om rationele factoren (verhuis, gezinssituatie, professionele activiteiten) of liggen andere, meer gevoelige motieven aan de basis van het vertrek? Als de vrijwilliger verhuist, vragen we of we hem mogen aanbevelen bij de afdeling in zijn nieuwe woonomgeving. Als de gezinssituatie aan de basis ligt van het vertrek van de vrijwilliger, dan vragen we of we hem jaarlijks opnieuw mogen contacteren, aangezien een 39

42 4.2 Vrijwilligersregistratie en -beheer Het CRM Elke nieuwe vrijwilliger wordt geregistreerd in het CRM: de centrale databank voor alle contacten van Rode Kruis-Vlaanderen. Die registratie is belangrijk, want alleen geregistreerde vrijwilligers zijn verzekerd! CRM staat voor Contact Relationship Management. De CRM-database bevat alle contacten van Rode Kruis-Vlaanderen (vrijwilligers, personeelsleden, professionele en privécontacten) en alle organisaties waarmee Rode Kruis-Vlaanderen contact houdt. Voorzitters, secretarissen, afdelings- en provincieverantwoordelijken voor de disciplines, penningmeesters, provinciale teamleden en de provinciale staftitularissen Hulpdienst kunnen gebruik maken van CRM. Of een CRM-gebruiker gegevens kan raadplegen en aanpassen en welke gegevens iemand kan bekijken, hangt af van de gebruiksrol die aan de persoon is toegekend. Bepaalde gebruiksrollen verlenen alleen leesrechten, andere gebruiksrollen verlenen zowel lees- als schrijfrechten. Daarnaast bestaat er een geografische- en een disciplinefilter. Deze filters zorgen ervoor dat je uitsluitend de gegevens van een vrijwilliger kan raadplegen en/of aanpassen als deze vrijwilliger tot je entiteit en discipline behoort. Gebruiksrollen met een geografische filter: voorzitter, secretaris en penningmeester. Gebruiksrollen met een geografische en een disciplinefilter: afdelings- en provincieverantwoordelijken van de disciplines, provinciale teamleden van de disciplines en de provinciale staftitularissen van de Hulpdienst. Je bereikt CRM via de vrijwilligerswebsite Nieuwe vrijwilliger registreren 1 Erecode ondertekenen Een vrijwilliger kan alleen geregistreerd worden als hij de Erecode van de Rode Kruisvrijwilliger (zie blz. 35) heeft ondertekend. De Erecode bestaat uit twee delen: bovenaan de tekst met plaats voor handtekeningen en onderaan een afscheurbaar strookje met invulvelden. Het bovenste gedeelte (tekst en handtekeningen) mag de vrijwilliger bijhouden. Het ingevulde strookje met de handtekening van de vrijwilliger wordt bijgehouden door je afdeling. Heb je geen Erecodes meer ter beschikking in je afdeling? Je kan de Erecode downloaden op de vrijwilligerswebsite. Je kan ze ook aanvragen bij je provinciale secretariaat. 2 Registreren in CRM Voorzitters en secretarissen kunnen een kandidaat-vrijwilliger registreren in CRM. Hoe je een nieuwe vrijwilliger registreert, vind je stap voor stap uitgelegd op 3 Registratie doorsturen ter validatie Nadat de voorzitter of secretaris een vrijwilliger registreerde in het CRM, bewaart hij de gegevens. Die gegevens worden nu doorgestuurd naar de provinciale zetel. Daar wordt de registratie gevalideerd indien aan alle voorwaarden wordt voldaan: Het akkoord is gehandtekend door de vrijwilliger en door de voorzitter en/of secretaris van de afdeling; Voor bepaalde functies zijn er ook opleidingsvoorwaarden. Vul daarvoor het formulier Individuele aanvraag tot validatie van de registratie in CRM van een nieuwe vrijwilliger in. Volg de richtlijnen die vermeld staan op het 40

43 formulier. Hierbij is het belangrijk om te beseffen dat dit formulier ook een verklaring op eer bevat, waardoor de vrijwilliger verklaart over een blanco strafregister te beschikken. Vrijwilligers die in rechtstreeks contact komen met minderjarigen moeten bovendien jaarlijkse een uittreksel uit het strafregister model twee voorleggen. Indien dit niet in orde is, kan het provinciale secretariaat de registratie niet valideren. Je vindt dit formulier op de vrijwilligerswebsite. Stuur het formulier per post naar de provinciale zetel. Je kan het ook inscannen en per mail naar de provinciale zetel sturen Gegevens bestaande vrijwilliger aanpassen of aanvullen Door een verantwoordelijke vrijwilliger Voorzitters en secretarissen kunnen de gegevens van de vrijwilligers van hun afdeling wijzigen in het CRM. Bij bepaalde aanpassingen (bijv. beëindiging van een functie, toevoeging van een nieuwe functie ), verstuurt het CRM een melding aan de provinciale zetel. Het provinciale secretariaat valideert de aanpassingen Rapporten maken Voorzitters, secretarissen, penningmeesters en disciplineverantwoordelijken kunnen uit het CRM lijsten trekken met de gegevens van de actieve vrijwilligers van de afdeling of van de discipline. Hoe je rapporten maakt, vind je stap voor stap uitgelegd op Privacy De gegevens die een vrijwilliger doorgeeft aan het Rode Kruis worden vertrouwelijk behandeld, conform de wet op de privacy. Het Rode Kruis geeft gegevens dus nooit door aan derden (Technische) hulp nodig bij het CRM? Op kan je werkinstructies, toelichting bij de velden en veel gestelde vragen (FAQ's) vinden. Vind je daar geen antwoord op je vragen? Neem dan contact op met je provinciale secretariaat. Zij helpen je graag verder. Hoe je aanpassingen uitvoert, vind je stap voor stap uitgelegd op Door de vrijwilliger zelf Een vrijwilliger kan zijn geregistreerde gegevens op ieder moment inkijken en aanpassen. Dat kan hij doen door zich aan te melden op de vrijwilligerswebsite. Sommige gegevens kan hij niet zelf aanpassen, maar via de knop Opmerkingen of problemen doorgeven kan hij ze doorgeven aan het provinciale secretariaat. Zij nemen dan contact op om de nodige aanpassingen te doen. 41

44 4.3 Kosten en kostenvergoedingen Vrijwilliger zijn betekent dat je uit vrije wil een deel van je vrije tijd afstaat om anderen te helpen. Je wordt er niet voor betaald. Vrijwilligerswerk brengt echter soms kosten met zich mee. Als die vooraf werden afgesproken, worden die ook vergoed. In deze handleiding bekijken we het systeem van kostenvergoedingen van naderbij Algemene principes van kostenvergoedingen Kosten vermijden Vrijwilligers maken maximaal gebruik van de infrastructuur en de voorzieningen van de afdeling. Toch kunnen kosten zoals vervoerkosten en kosten voor maaltijden onder bepaalde voorwaarden vergoed worden. Goedkeuring voorzitter Een vrijwilliger die kosten zal maken (bijvoorbeeld een verplaatsing met zijn eigen wagen in het kader van een vrijwilligerstaak), moet daarvoor altijd op voorhand voor hij de kosten maakt - de goedkeuring vragen aan de afdelingsvoorzitter. Alleen kosten gemaakt met zijn goedkeuring, kunnen terugbetaald worden. Twee systemen Er bestaan twee systemen van kostenvergoedingen: de vaste (forfaitaire) kostenvergoeding en de kostenvergoeding op basis van bewezen kosten. Wanneer een vrijwilliger zich bij het Rode Kruis registreert, maakt hij een keuze uit één van beide systemen. Hij kan later steeds kiezen voor het andere systeem. Houd er wel er rekening mee dat de keuze voor een systeem steeds geldt voor het hele lopende kalenderjaar. Je kan beide systemen in de loop van een kalenderjaar niet met elkaar combineren. Wil je van systeem wijzigen, dan zal je wijziging pas van toepassing zijn vanaf 1 januari van het volgende kalenderjaar. Voor meer informatie hierover kan je steeds contact opnemen met je provinciale zetel of met de afdelingsboekhouders van de hoofdzetel. Afhankelijk van de keuze voor het forfaitaire systeem of het systeem met bewezen kosten volgt de vrijwilliger specifieke spelregels: over welke kosten ingebracht mogen worden, over de hoogte van de kostenvergoedingen, over bewijsstukken die al dan niet moet bijgehouden worden Het onderscheid tussen de twee kostenvergoedingssystemen en de bijhorende spelregels lees je in de Gecoördineerde onderrichtingen over kostenvergoedingen. Je kunt dit document vinden op de vrijwilligerswebsite. De meest recente informatie over maximale bedragen en dergelijke vind je op de vrijwilligerswebsite. Kosten ten laste van de entiteit Materialen die een vrijwilliger nodig heeft voor zijn vrijwilligerstaak (zoals knutselmateriaal, kopieën, ander specifiek materiaal nodig voor de dagelijkse werking van de afdeling ) worden in principe altijd rechtstreeks door de afdeling betaald. Moet je als vrijwilliger toch iets voorschieten, dan kan je die kosten terugvorderen door middel van het formulier Kosten ten laste van de entiteit. Deze kosten kunnen niet verwerkt worden in de applicatie kostenregistratie. Het formulier Kosten ten laste van de entiteit vind je op de vrijwilligerswebsite (Aanvraag tot) uitbetaling kostenvergoedingen Via de penningmeester, secretaris of voorzitter Als een vrijwilliger kosten heeft die terugbetaald kunnen worden volgens de spelregels van de Gecoördineerde onderrichten, dan vraagt hij de terugbetaling daarvan aan door de kosten in te geven in de applicatie kostenregistratie. Deze applicatie kan je bereiken via: De penningmeester, secretaris of voorzitter verwerken daarna de kosten in de applicatie en in de boekhouding van de afdeling. 42

45 Het kostenregistratiesysteem helpt jou en de penningmeester, secretaris of voorzitter bij het respecteren van de gecoördineerde onderrichtingen over kostenvergoeding. Het voorkomt dat ongeoorloofde vergoedingen worden uitbetaald, en geeft hierover uitleg. De applicatie waarschuwt wanneer de jaargrenzen van een vrijwilliger dreigen overschreden te worden, waardoor een fiscale fiche zou moeten opgemaakt worden. Het houdt hierbij ook rekening met alle ontvangen vrijwilligersvergoedingen van Rode Kruis-Vlaanderen, ongeacht de entiteit die de vergoeding uitbetaalde. Enkele vuistregels: Vergeet bij kostennota s niet aan te duiden voor welk kostensysteem je opteert: bewezen kosten of forfaitair; Bezorg de bewijsvoering in de originele documenten; Vermeld ook de juiste entiteit of discipline. Het kostenregistratiesysteem genereert de standaard voorgeschreven kostennota s, waarop alle nodige gegevens voorgedrukt zijn. Deze kunnen meteen in de Popsyboekhouding worden geboekt. De in het kostenregistratiesysteem ingebrachte gegevens, kunnen afgestemd worden met de boekhoudkundige totalen uit de Popsyboekhouding van de afdeling. Als alle door de afdeling betaalde kostenvergoedingen correct in het systeem zijn geregistreerd, kan het jaaroverzicht, dat aan het boekhoudkundig verslag moet worden toegevoegd, met één muisklik worden gemaakt. Toegang tot het kostenregistratiesysteem krijg je via of via de vrijwilligerswebsite. Extra informatie, handleidingen en antwoorden op veelgestelde vragen bij het kostenregistratiesysteem is te vinden op de vrijwilligerswebsite. Door de vrijwilliger zelf Om kosten te laten terugbetalen en om te weten welke vergoedingen al aan hem uitbetaald werden, meldt een vrijwilliger zich aan op de vrijwilligerswebsite. Hij kan er alle uitbetaalde kostenvergoedingen consulteren, controleren en opvolgen. Het systeem geeft een overzicht van de terugbetalingen en helpt te voorkomen dat er een fiscaal attest moet opgemaakt worden als het bedrag van de kostenvergoedingen de wettelijke jaardrempel overschrijdt. 43

46 4.4 Verzekeringen De vrijwilligers moeten hun activiteiten en doelstellingen naar behoren kunnen vervullen. Soms lopen ze zelf schade op tijdens de activiteiten, of berokkenen ze anderen schade. Daarom stelt Rode Kruis-Vlaanderen alles in het werk om zijn vrijwilligers en afdelingen zo goed mogelijk te verzekeren, via verschillende polissen. Hieronder vind je een overzicht Welke verzekeringen zijn er? Personenverzekeringen Dit type verzekeringen is van toepassing bij een lichamelijk ongeval. Verzekering lichamelijke ongevallen voor vrijwilligers: dat is de algemene verzekering voor vrijwilligers. Verzekering lichamelijke ongevallen voor bepaalde medewerkers die niet vallen onder de wet op arbeidsongevallen maar mogelijk toch vergoed worden voor de prestaties die ze leveren: niet-onderworpen geneesheren, ziekenwagenpersoneel, onbezoldigde stagedoende bemanning van een ziekenwagen enz. Verzekering lichamelijke ongevallen voor bezoekers (bijv. tijdens een evenement) in onze evenementenverzekering. Aansprakelijkheidsverzekeringen Dit type verzekeringen gaat over de burgerlijke aansprakelijkheid van het Rode Kruis en alle vormen van aansprakelijkheid verbonden aan de werking van het Rode Kruis. Er zijn drie voorwaarden om burgerlijk aansprakelijk te zijn: er is een fout begaan, iemand anders heeft schade geleden en er moet een oorzakelijk verband zijn tussen beide. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid Objectieve aansprakelijkheid Brand en Ontploffing Evenementenpolis Zaakschadeverzekeringen Dit type verzekeringen gaat over het patrimonium van het Rode Kruis: de gebouwen en hun inhoud. Brand: eigen, gehuurde en tijdelijk in gebruik genomen gebouwen en hun inhoud zijn verzekerd. Belangrijkste waarborgen zijn brand, storm- en hagelschade, waterschade, glasbraak, diefstal, schade door elektriciteit, aanrijding van voertuigen. Ook gebruik van lokalen van derden is hierin opgenomen. Alle risico s: schade aan computers, laptops, zenders, beamers, AED-toestellen. Zelfs gehuurd materiaal of materiaal van vrijwilligers is in beperkte mate verzekerd. Alle bouwplaatsrisico s: schade i.v.m. bouwen, verbouwen en renoveren van afdelingslokalen, opvangcentra, magazijnen, enz. Voertuigenverzekeringen Dit type verzekeringen gaat over Rode Kruisvoertuigen, privévoertuigen gebruikt voor Rode Kruisopdrachten, transport en bijstand. Autoverzekeringen -- De autoverzekeringen eigen aan onze Rode Kruisvoertuigen zelf, zoals de verplichte BAverzekering, de rechtsbijstandverzekering en de omniumverzekering van het voertuig zelf. -- De transportverzekering. Die geldt enkel voor bepaalde Rode Kruisvoertuigen zoals ziekenwagens, SIT-LOG- en SIT-MED-voertuigen. De transportverzekering dekt ook materiaal, zoals tenten en inhoud van aanhangwagens. Omniumverzekering privévoertuigen Rode Kruis-Vlaanderen verzekert de privévoertuigen van de vrijwilligers wanneer ze een ongeval hebben tijdens een dienstopdracht voor het Rode Kruis. Dit is een omniumverzekering die hun eigen verzekering aanvult. Deze polis is verbonden aan een aantal strikte voorwaarden. Bijstand aan voertuigen: -- Hulpverlening aan ziekenwagens. -- Pechbijstand: dit is geen verzekering maar pechverhelping. 44

47 4.4.2 Aandachtspunten Alleen geregistreerde vrijwilligers zijn verzekerd. Een vrijwilliger is geregistreerd als hij als actieve vrijwilliger staat geregistreerd in het CRM-systeem. Gelegenheidsvrijwilligers of deelnemers aan kampen/activiteiten zijn alleen verzekerd als de afdeling vooraf een lijst opstelt met naam, voornaam, volledig adres, geboortedatum en geboorteplaats. Bij schade moet de afdeling de lijst kunnen voorleggen aan de verzekeraar. Deelnemers aan evenementen zijn alleen verzekerd indien het evenement op voorhand gemeld werd aan de dienst Verzekeringen op gemeenschapsniveau Je geeft de datum van het evenement, naam van de aanvragende entiteit (nodig voor facturatie) en de naam van het evenement door, evenals het verwachte aantal deelnemers. Dit laatste is nodig om het evenement te verzekeren. Na het evenement geef je het exacte aantal deelnemers door. Dit is nodig voor de premiebepaling. Privévoertuigen van vrijwilligers zijn alleen door het Rode Kruis verzekerd als ze gebruikt worden in het kader van een vrijwilligersopdracht. Bij een auto-ongeval of schade aan een wagen gebruikt in het kader van een vrijwilligersopdracht doet de vrijwilliger aangifte bij de dienst verzekeringen op gemeenschapsniveau aan de hand van een EAF en de bijkomende aangifte Omnium dienstopdrachten van Ethias. Vrijwilligers kunnen via het Rode Kruis 20% korting krijgen op een lidmaatschap voor pechbijstand van VAB. Alle informatie hierover vind je op de vrijwilligerswebsite Hoe doe je beroep op deze verzekeringen? Via vind je alle aangifteformulieren nodig om een schade te registreren en te laten behandelen. Voor de transportverzekering bestaat geen specifiek schadeformulier. In dit geval beschrijf je de feiten en het voorval. Met uitzondering van ongevallen in het buitenland en schadegevallen waarbij voertuigen van Rode Kruis-Vlaanderen betrokken zijn, kan je alle aangiftes opsturen naar de verzekeringsdienst van Rode Kruis-Vlaanderen via Voor ongevallen in het buitenland doe je de aangifte rechtstreeks bij Ethias Assistance (ziekenwagen) of bij Europ Assistance (personen). Voor een schadegeval waarbij een voertuig van Rode Kruis-Vlaanderen betrokken is, richt je de aangifte aan motorclaims. Het is belangrijk dat je een schadedossier tijdig indient. Wacht dus nooit langer dan drie dagen met een aangifte, zelfs al heb je op dat moment nog niet alle noodzakelijke informatie. Zorg ervoor dat je binnen een zo kort mogelijk tijdspanne alle gevraagde info (bijvoorbeeld betrokken partijen, begroting van de schade ) overmaakt aan degene die is aangeduid om je dossier verder te behandelen (verzekeringsdienst, verzekeraar of makelaar). Indien er vragen of onduidelijkheden zijn, aarzel dan niet om de verzekeringsdienst te contacteren. Als een afdeling verbouwingen uitvoert aan het afdelingsgebouw (zelf of door een aannemer), dan kan ze een beroep doen op de Alle Bouwplaats Risico s-verzekering (ABR) van Rode Kruis-Vlaanderen. Licht altijd vooraf de hoofdzetel in over alle soorten verbouwingswerken die je van plan bent uit te voeren of te laten uitvoeren. 45

48 4.5 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Autorisatietabel Wie een handtekening plaatst, engageert zich voor de inhoud van de tekst die hij ondertekent. Heel wat brieven en documenten die binnen een afdeling ondertekend worden, hebben betrekking op afspraken en overeenkomsten tussen verschillende partijen. Ze bevatten soms belangrijke of verstrekkende engagementen. Er zijn daarom binnen Rode Kruis-Vlaanderen duidelijke regels i.v.m. de handtekeningbevoegdheid van vrijwilligers en personeelsleden. Deze regels zijn opgenomen in de autorisatietabel. Download of raadpleeg de Autorisatietabel op de vrijwilligerswebsite. Wie mag wat ondertekenen? Enkele voorbeelden Voor het openen van een financiële rekening op eender welk niveau is de handtekening vereist van de nationale penningmeester en de gedelegeerd bestuurder. Ze bezitten beiden substitutierecht. Voor iedere financiële verrichting zijn de handtekeningen nodig van twee actieve leden. Eén van de handtekeningen moet steeds die van de voorzitter of de penningmeester zijn. Deze twee personen mogen niet met elkaar getrouwd of wettelijk samenwonend zijn of bloedverwanten zijn in eerste of tweede graad. Ieder actief lid met een mandaat of functie is binnen zijn verantwoordelijkheid bevoegd documenten te ondertekenen die de vereniging binden. Dit betekent dat de voorzitter brieven en documenten tekent die betrekking hebben op de volledige afdeling. Briefwisseling die enkel betrekking heeft op de uitvoering van een taak, wordt getekend door de verantwoordelijke van de discipline. Een uitnodiging aan de Hulpdienstvrijwilligers voor een bijscholing, een brief naar een bedrijf in verband met een cursus Bedrijfseerstehulp, een afsprakennota naar de directie van een rusthuis worden dus door de verantwoordelijken ondertekend. Uiteraard sluit dit alles de informatie- en overlegplicht met de voorzitter niet uit. 46

49 4.6 Financieel beheer Alle afdelingen voeren een boekhouding. Ze gebruiken daarvoor Popsy ASP, het softwareprogramma dat door de diensten op gemeenschapsniveau ter beschikking wordt gesteld. Met dit programma boekt de penningmeester rechtstreeks op een gemeenschappelijke server en staan de gegevens niet meer op de harde schijf van de computer. Hierdoor gaan gegevens niet verloren bij een computercrash of een penningmeesterwissel. Daarnaast kan de penningmeester beschikken over ondersteuning en opvolging door de provincie- en afdelingsboekhouders. In deze korte handleiding werpen we een blik achter de schermen van een afdelingsboekhouding Het belang van een correcte boekhouding Een correcte boekhouding is uiterst belangrijk. Elk jaar controleren externe bedrijfsrevisoren de boekhouding van Rode Kruis-Vlaanderen. Dit omvat ook de boekhoudingen van alle afdelingen. Het is mogelijk dat de afdeling een interne audit krijgt of een bezoek van bedrijfsrevisoren. Het is essentieel dat de afdelingsboekhouding volledig in orde is. Indien dit niet zo is, krijgt Rode Kruis-Vlaanderen slechts een gedeeltelijk positief rapport. Zo maak je een slechte beurt bij de overheid en de bevolking. Het is belangrijk dat de voorzitter van een afdeling op de hoogte is van de afdelingsinkomsten en -uitgaven. Daarom geeft de penningmeester de leden van het Afdelingscomité hiervan geregeld een overzicht. De voorzitter kan indien gewenst ook toegang vragen tot het boekhoudprogramma Popsy ASP om de boekhouding te raadplegen; dit wordt echter niet standaard ter beschikking gesteld. Om een goedkeuring te krijgen voor investeringen zoals een nieuwe ziekenwagen of een lening voor een gebouw is een financieel advies nodig van het gemeenschapsniveau. Hiervoor is het belangrijk dat de afdelingsboekhouding steeds up-to-date is. Het is voor elke afdeling verboden een parallelle boekhouding te voeren of fondsen te bezitten die niet in de boekhouding zijn opgenomen. Als de afdeling kostenvergoedingen uitbetaalt aan haar vrijwilligers, dan dient dit te gebeuren volgens de regels van de gecoördineerde onderrichtingen over kostenvergoedingen (zie blz. 42) en moeten de kosten geregistreerd worden in de applicatie kostenregistratie. Deze applicatie volgt per vrijwilliger alle uitbetaalde kostenvergoedingen op, en verwittigt de vrijwilliger wanneer hij de fiscale limiet overschrijdt De provincieboekhouder en afdelingsboekhouder De provincieboekhouder ondersteunt de provinciale secretariaten in hun financiële en administratieve verplichtingen. De provincieboekhouder is één dag per week in elke provinciale zetel aanwezig en wordt indien nodig ondersteund door de afdelingsboekhouders. De provincieboekhouder is bereikbaar via de provinciale zetel. De afdelingsboekhouders zijn de helpdesk voor de penningmeesters die vragen hebben over hun boekhouding, de werking van Popsy, toegang tot Citrix, het boekhoudkundig verslag enzoverder. Zij staan ook in voor de controle van de afdelingsboekhoudingen bij de halfjaarlijkse en eindejaarsafsluiting. Nieuwe penningmeesters kunnen bij hen terecht voor toegang tot Popsy, opleidingen en ondersteuning. Afdelingen die nood hebben aan verdere ondersteuning kunnen tegen vergoeding een deel of de volledige boekhoudkundige en administratieve verplichtingen laten uitvoeren door een team van afdelingsboekhouders. Indien je afdeling hiervan gebruik wil maken, kan je contact opnemen met de afdelingsboekhouders. De afdelingsboekhouders zijn bereikbaar: Via het adres: Via telefoon: In de provinciale zetels tijdens de zitdagen. Contacteer je provinciale zetel om de juiste data te vernemen. Op afspraak in de hoofdzetel of in de provinciale zetels. 47

50 4.6.3 Handleiding, opleiding en bijscholing Handleiding Boekhouding lokale afdelingen Hoe voer je een boekhouding voor een lokale afdeling? Penningmeesters en andere geïnteresseerden vinden alle informatie in de handleiding Boekhouding Lokale Afdelingen. Raadpleeg de handleiding Boekhouding Lokale Afdelingen via de vrijwilligerswebsite. Je vindt hier ook een aantal veelgestelde vragen over Popsy en de afdelingsboekhouding. Bijscholing Ieder najaar wordt in elke provincie een 'Dag van de Penningmeester' georganiseerd. Op deze dag komen penningmeesters alles te weten over recente wijzigingen in de wetgeving, krijgen ze informatie over hoe een afdelingsboekhouding te voeren en krijgen ze de kans om vragen te stellen aan de afdelingsboekhouders Giften en fiscale attesten Rode Kruis-Vlaanderen is door de overheid erkend om fiscale attesten uit te reiken voor giften. Deze attesten kunnen alleen door de diensten op gemeenschapsniveau worden uitgereikt. Afdelingen geven daarom alle informatie over giften die aan de afdeling zijn gestort, door aan de diensten op gemeenschapsniveau. In maart van ieder jaar worden de fiscale attesten naar de schenkers verstuurd. Niet alle giften komen in aanmerking voor een fiscaal attest. De basisregel is dat een schenker een fiscaal attest kan krijgen als hij niets in ruil heeft gekregen voor zijn gift. Wie bijvoorbeeld een sticker of lidkaart koopt, kan voor dat aankoopbedrag geen fiscaal attest krijgen. Hij heeft in ruil voor zijn geld immers een sticker of lidkaart gekregen. Raadpleeg de handleiding Fiscale attesten op de vrijwilligerswebsite. Alle penningmeesters worden uitgenodigd voor deze Dag van de Penningmeester via door de provinciale zetels. Raadpleeg de verslagen van de Dag van de Penningmeester op de vrijwilligerswebsite Bankrekeningen Een afdeling kan niet zomaar zelf een bankrekening openen of sluiten. Neem daarvoor steeds contact op met je provinciale boekhouder. Hij helpt je ervoor te zorgen dat je alle regels respecteert en dat de nodige volmachten geregeld worden. Van de administratieve medewerkers van de dienst Financiën en ook via de afdelingsboekhouders - kan je informatie krijgen over zichtrekeningen in een cashpoolingsysteem : met zo n systeem worden de saldo s van verschillende Rode Kruisrekeningen samengebracht op een centrale rekening en krijgt je afdeling een hogere interest. 48

51 4.7 Aankoop en Facility Management Materiaal aankopen Bijna alle Rode Kruisartikelen kunnen snel en gemakkelijk online besteld worden via de webshop. Elke vrijwilliger kan de webshop bekijken in de read only modus, om te beslissen welke artikelen er nodig zijn. De afdelingsvoorzitter kan de bestelling dan effectief plaatsen met zijn gebruikersnaam. Alle informatie rond de webshop kan je vinden via rodekruis.be/ Voertuigen aankopen Er werden binnen Rode Kruis-Vlaanderen een aantal criteria vastgelegd waaraan voertuigen moeten voldoen. Om een voertuig aan te kopen, moet ook steeds een vaste procedure gevolgd worden. Alle informatie vind je op de vrijwilligerswebsite. Omwille van de herkenbaarheid in het straatbeeld, moeten alle voertuigen van het Rode Kruis eenzelfde striping hebben. Deze striping is vastgelegd in de huisstijl. Informatie over de striping vind je op de vrijwilligerswebsite. Voor de aankoop van bepaalde materialen (tenten, helmen, zenders ) werkt het Rode Kruis samen met specifieke leveranciers. Op de bestelbon staat vermeld aan wie je de aanvraag moet richten. Soms stuur je de bestelbon door naar de discipline op gemeenschapsniveau (bijvoorbeeld Hulpdienst), soms plaats je een bestelling rechtstreeks bij leverancier. Alle bestellingen moeten eerst goedgekeurd worden door de afdelingsvoorzitter. Dit doet hij door de bestelbon te tekenen Kledij aankopen De functionele herkenningskledij kunnen vrijwilligers dragen tijdens het uitoefenen van hun Rode Kruisactiviteit. De witte polo en de rode interventiesoftshell (jasje) kunnen door alle vrijwilligers gedragen worden, en zorgen ervoor dat een vrijwilliger herkenbaar is als Rode Kruisvrijwilliger in functie. Beiden kan je bestellen via de webshop (zie hierboven). Sommige vrijwilligersfuncties vereisen specifieke kledij. Vrijwilligers van de Hulpdienst dragen bijvoorbeeld de interventiekledij die kan gekocht worden via de webshop. Alle info over de interventiekledij is terug te vinden via de vrijwilligerswebsite. De richtlijnen over welke kledij je moet dragen voor een bepaalde vrijwilligersfunctie vind je terug in het vademecum van de discipline. 49

52 4.8 Procedures en regels binnen Rode Kruis-Vlaanderen Zoals eerder in deze brochure beschreven, regelt het Handvest de werking van Rode Kruis-Vlaanderen en zijn entiteiten (zie blz. 15). Naast het Handvest bestaan er nog een hele reeks procedures en regels die de werking van onze organisatie helpen stroomlijnen. Al deze afspraken kan je raadplegen op de vrijwilligerswebsite. Op de vrijwilligerswebsite vind je een overzicht van procedures en regels. Raadpleeg zeker ook eens het thema Goede afspraken, goede vrienden. Hierin worden afspraken samengebracht, verduidelijkt en geobjectiveerd. De tekst Goede afspraken, goede vrienden verheldert de waarden en principes die bij Rode Kruis-Vlaanderen gelden. Je vindt er ook uitleg over de beschikbare middelen ter ondersteuning. De Autorisatietabel verduidelijkt wie waarvoor bevoegd is en het boekje Eerste Hulp bij Interne Controle vat de belangrijkste regels en afspraken samen waaraan je je afdelingswerking en -organisatie kan toetsen. 4.9 Wetgeving en verplichtingen 4.10 Jaarlijks terugkerende activiteiten en evenementen Onderstaand overzicht geeft een opsomming van de activiteiten, evenementen, gebeurtenissen waarmee een afdeling rekening kan houden in haar jaarplanning. Algemeen Alle Raden en Comités moeten minstens vier keer per jaar vergaderen, bij voorkeur één keer per trimester. Om de afdeling vlot te laten draaien, organiseert de voorzitter best maandelijks een Afdelingscomité. Natuurlijk kunnen er binnen een afdeling nog andere terugkerende evenementen zijn zoals een nieuwjaarsreceptie, een jaarlijks eetfestijn, de huldiging van verdienstelijke vrijwilligers en van bloeddonoren Rode Kruis-Vlaanderen en zijn afdelingen moeten uiteraard voldoen aan de wetgeving en aan de verplichtingen die opgelegd worden door externe instanties (bijvoorbeeld de overheid). De belangrijkste wetgeving en verplichtingen vind je op de vrijwilligerswebsite. Je vindt er onder andere info over: de billijke vergoeding en SABAM, drukwerk, sociale wetgeving voor personeelsleden, voedselveiligheid catering, vrijwilligerswetgeving en de wet op de privacy. 50

53 Februari Vóór 15 februari moet het Afdelingscomité het boekhoudkundige jaarverslag goedkeuren en moet het boekhoudkundige verslag binnengebracht zijn op de provinciale zetel. In februari heeft de Prelude plaats. Deze bijeenkomst wordt georganiseerd voor alle verantwoordelijken Communicatie en Werving en/of andere coördinatoren van de 14-daagse binnen de afdeling. Tijdens de Prelude wordt de 14-daagse-campagne voorgesteld. De afdelingssecretaris maakt jaarlijks een activiteitenverslag van het voorgaande jaar op. Daartoe ontvangt hij in februari een link naar een online bevraging. Daarin vragen we enkel informatie die men alleen in de afdeling kent. Informatie die we via een ander Rode Kruiskanaal kunnen verkrijgen, halen we daar zelf op. De afdelingssecretaris vult het webformulier Activiteitenverslag uiterlijk maart in. Verder worden eind februari de fiscale attesten verstuurd naar de schenkers. Alle giften van het afgelopen jaar worden hiervoor samengeteld. Giften aan afdelingen, tijdig geregistreerd in OLGA, worden meegeteld. Maart De afdelingssecretaris stuurt het invulformulier Activiteitenverslag uiterlijk eind maart terug naar de hoofdzetel. Begin maart viert heel Vlaanderen de Week van de Vrijwilliger. De Week van de Vrijwilliger is er om alle mensen, die vaak achter de schermen hun steentje bijdragen, te bedanken. Dat kunnen we bij Rode Kruis-Vlaanderen niet zomaar laten voorbij gaan. Ook wij zeggen tijdens die week een welgemeende dank je tegen al onze vrijwilligers. Wil je meer weten over hoe heel Vlaanderen dit viert? Op lees je hoe het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk er sinds 1986 een erezaak van maakt om in te zetten op deze week. Zij zorgen ook voor promotiemateriaal, e-cards, inspirerende verhalen April De 14-daagse stickerverkoop loopt van eind april tot begin mei. De 14-daagse stickerverkoop is voor elke afdeling de gelegenheid om aan fondsenwerving te doen. Sommige afdelingen organiseren randactiviteiten in het thema van de 14-daagse om de stickerverkoop extra in de verf te zetten. Het Rode Kruisfeest is het jaarlijkse dankfeest voor alle bloedgevers en Rode Kruisvrijwilligers, samen met hun gezin. Dit dankfeest vindt meestal plaats in een groot pretpark. Het Rode Kruisfeest vindt ofwel net voor, ofwel net na de 14-daagse stickerverkoop plaats. Indien het Rode Kruisfeest voor de 14-daagse stickerverkoop valt, dan wordt ter plaatse de eerste sticker verkocht! De organisatie, communicatie en inschrijvingen voor het Rode Kruisfeest verlopen via Dienst voor het Bloed en via Marcom. Augustus Voor eind augustus dient de verklaring met betrekking tot de bijgewerkte boekhouding aan de hoofdzetel te worden bezorgd. Oktober De nationale Algemene Vergadering vindt steeds plaats in oktober. November Tijdens de tweede helft van november heeft de Provinciale Vergadering plaats in de provinciale zetel. Tijdens deze vergadering komen alle afdelingsvoorzitters van de provincie, samen met de Provincieraad bijeen om de provinciale begroting, de provinciale balans en de resultatenrekening goed te keuren. 51

54 4.11 Communicatiekanalen en op de hoogte blijven De vrijwilligerswebsite De vrijwilligerswebsite is dé informatiebron voor vrijwilligers. Je vindt er algemene informatie en specifieke disciplinegerichte informatie. Ook voor voorzitters en verantwoordelijken is er een rubriek met specifieke informatie De e-nieuwsbrief voor vrijwilligers De e-nieuwsbrief voor vrijwilligers wordt maandelijks verstuurd naar alle vrijwilligers. Naast nieuws over de disciplines bevat de e-nieuwsbrief ook algemeen nieuws over het reilen en zeilen binnen Rode Kruis-Vlaanderen. Ontvang jij de e-nieuwsbrief niet? Kijk dan even na of je adres (correct) geregistreerd is via de vrijwilligerswebsite en vervolgens via de applicatie CRM. 52

55 Webmail voor verantwoordelijke vrijwilligers Wat is de webmail? Alle verantwoordelijke vrijwilligers van een afdeling krijgen een Rode Kruis adres. Omzendbrieven en allerhande algemene briefwisseling vanuit de diensten op gemeenschapsniveau worden via naar dit mailadres verstuurd. Binnen een afdeling bestaan volgende adressen: Om het webmail-systeem te gebruiken, heb je enkel een webbrowser nodig. Dit is een programma om verbinding te maken met het internet (Internet Explorer bijvoorbeeld). Er moet dus geen extra programma geïnstalleerd worden op je computer. Dit betekent ook dat de s die je verstuurt en ontvangt, niet worden bewaard op jouw computer. Ze blijven wel op de hoofdcomputer (server) van Rode Kruis-Vlaanderen staan. Dit heeft als voordeel dat je de berichten niet verliest als je computer defect zou zijn. Een ander voordeel van webmail is dat je s kunt lezen van op eender welke plaats in de wereld waar je toegang hebt tot het internet. Op de vrijwilligerswebsite vind je een handige handleiding die je hierbij helpt. Nieuwe vrijwilliger voor een functie? Als een vrijwilliger binnen een afdeling zijn functie beëindigd, wordt het adres overgedragen aan zijn opvolger. De toegang tot de mailbox wordt verkregen met een persoonlijk paswoord. Bij een overdracht naar een nieuwe verantwoordelijke wordt een nieuw paswoord aangevraagd via de provinciale zetel. Technische hulp nodig? Raadpleeg de handleiding. Je kunt ook bij de helpdesk van het bedrijf Hostbasket. De helpdesk is alle werkdagen bereikbaar van 8 uur tot 19 uur: tel of cloudsupport@telenetgroup.be Een eigen afdelingswebsite? Alle afdelingswebsites vind je terug via Sinds februari 2016 schakelden alle afdelingen over naar hun vernieuwde afdelingswebsites. Deze nieuwe afdelingswebsites: Zijn gemakkelijk bereikbaar: via een unieke URL, bijvoorbeeld rodekruis.be/afdelingx, maar ook via rodekruis.be (contact of Rode Kruis in je buurt); Passen met hun look & feel automatisch binnen de uniforme huisstijl van Rode Kruis-Vlaanderen; Laten toe om online op te roepen tot actie, bijvoorbeeld een oproep te lanceren om geld te schenken of vrijwilliger te worden; Voorzien standaard correcte en actuele inhoud. Daarnaast kunnen afdelingen inhoud aanpassen of uitbreiden naar hun eigen aanbod. De website voorziet alles om correct en actueel te zijn, of je nu minimaal of maximaal kan inzetten op online communicatie. Bieden een gebruiksvriendelijk CMS. Dit is het systeem voor onderhoud en technische ondersteuning. Er is een gegarandeerde technische ondersteuning voor het onderhoud van de pagina s door de dienst Marcom. 53

56 54