Handleiding implementatie voor ziekenhuizen. The Next Page. Versie 4.0

Transcriptie

1 Handleiding implementatie voor ziekenhuizen The Next Page Versie 4.0 Datum: april 2011

2 Deze Handleiding implementatie voor ziekenhuizen van The Next Page is bedoeld voor de medewerker(s) die binnen de organisatie verantwoordelijk is of zijn voor de implementatie van het e-learningprogramma The Next Page, dat ziekenhuismedewerkers leert kindermishandeling te signaleren en aan te pakken. In veel gevallen zal dit bijvoorbeeld een coördinator kindermishandeling of een vertegenwoordiger van de afdeling onderwijs zijn. Deze centrale contactpersoon fungeert voor The Next Page én voor gebruikers van The Next Page in de organisatie als eerste aanspreekpunt gedurende de implementatiefase. Geachte lezer, Medewerkers van uw ziekenhuis gaan e-modules van de e-academy The Next Page volgen. The Next Page streeft ernaar ziekenhuizen zo goed mogelijk te ondersteunen bij de voorbereiding en implementatie, zodat ze de e-modules zonder problemen kunnen volgen. In deze handleiding treft u alle informatie aan die hiervoor nodig is, zoals de organisatorische en technische voorbereiding, de organisatie van het beheer en de ondersteuning van cursisten en wat daarin de taken zijn van het ziekenhuis en The Next Page. De belangrijkste handelingen voor het beheer worden vervolgens stap voor stap weergegeven. Tot slot treft u achterin deze handleiding een begrippenlijst aan. Voor vragen en opmerkingen kunt u terecht bij de Helpdesk The Next Page, deze is bereikbaar via helpdesk@thenextpage.nl en telefoonnummer In 1.5 wordt de Helpdeskfunctie van The Next Page toegelicht. We wensen u veel succes bij de implementatie! The Next Page, e-academy veilige ontwikkeling The Next Page is een initiatief van Augeo Foundation, een stichting die zich inzet voor een veilige omgeving voor kinderen. Zij doet dit niet alleen, maar is samenwerkingsverbanden aangegaan met onder andere het Ministerie voor Jeugd en Gezin, prof. Dr. Francien Lamers-Winkelman (hoogleraar kindermishandeling Vrije Universiteit Amsterdam), het Nederlands Jeugdinstituut, de Stichting Spoedeisende Hulp bij kinderen, het Landelijk Preventie Platform, Forum Educatief en vele anderen. Samen met deze partners ontwikkelt The Next Page digitale opleidingsmodules voor onder andere de medische professionals van ziekenhuizen. Augeo Foundation neemt de kosten voor de ontwikkeling van deze modules voor haar rekening. 2

3 Inhoudsopgave 1. Implementatie Organisatorische en technische voorbereiding The Next Page in combinatie met een bestaande digitale leeromgeving Taken en verantwoordelijkheden instituutbeheerder Mogelijke technische problemen Helpdesk The Next Page Veel gestelde vragen & antwoorden Beheer Registreren Inloggen Naar de beheeromgeving De Beheeromgeving Licentiebeheer Licenties beheren Actieve cursisten Afgeronde cursisten Licenties bestellen Cursistenbeheer Begrippenlijst

4 1. Implementatie In dit hoofdstuk wordt de voorbereiding, het beheer en het oplossen van problemen uiteengezet. 1.1 Organisatorische en technische voorbereiding Om met de e-academy aan de slag te kunnen, is het noodzakelijk dat het ziekenhuis zelf een aantal organisatorische en technische voorbereidingen treft: Betrek en informeer relevante contactpersonen In de praktijk zullen bij de implementatie van de e-learning verschillende personen betrokken zijn. We denken hierbij bijvoorbeeld aan de volgende personen: o De centrale contactpersoon¹, deze functie kan samenvallen met die van beheerder of contactpersoon onderwijs o De instituutbeheerder, indien dit niet de centrale contactpersoon is o Een contactpersoon van de afdeling onderwijs o Een contactpersoon van de afdeling automatisering, zodat er direct contact gelegd kan worden bij voorkomende problemen. Het is wenselijk deze personen in een vroeg stadium te informeren en te betrekken bij de voorbereidingen. The Next Page vraagt in het intakeformulier naar de gegevens van deze personen. Stel vast wie waarvoor verantwoordelijk is De centrale contactpersoon regelt binnen de instelling hoe het beheer van The Next Page georganiseerd wordt en wie de functie van instituutbeheerder gaat vervullen (zie 1.3 Taken en verantwoordelijkheden instituutbeheerder). Deze instituutbeheerder biedt de eerstelijns ondersteuning en heeft in die zin dus een eerste, interne helpdeskfunctie. Daarnaast is hij/zij ook verantwoordelijk voor het uitgeven van de licenties en het bewaken van overzicht op de voortgang. Technische problemen worden in de praktijk neergelegd bij de bestaande Helpdesk van de afdeling Automatisering. De functie van beheerder is dan verdeeld over twee personen. Test vooraf de modules Om te kijken of de module goed werkt binnen de ICT-omgeving van het ziekenhuis en inzage te hebben in de inhoud is via een kostenloze demomodule beschikbaar. De demomodule bevat een inhoudelijk overzicht van de onderwerpen, laat voorbeelden van de werkvormen zien en een deel van de inhoud. Wil men meer inzicht in de inhoud, dan is het mogelijk vooraf alvast één licentie aan te schaffen. Deze aanschaf kost 10 euro excl. btw (prijswijzigingen voorbehouden). Plan een afspraak met The Next Page in The Next Page verstrekt voorafgaand aan de start van e-learning schriftelijke informatie over de implementatie, waaronder deze handleiding, een flyer en een factsheet over het aanbod en actuele informatie op Aanvullend volgt een gesprek tussen bovengenoemde relevante contactpersonen van het ziekenhuis en de accountmanager van The Next Page. In dat gesprek worden afspraken gemaakt over bijvoorbeeld de planning van de implementatie en het aantal licenties. Daarnaast is, in overleg met The Next Page, een voorlichtingsbijeenkomst mogelijk, bij voorkeur met een aantal uit dezelfde regio geïnteresseerde ziekenhuizen. Zorg voor geschikte PC s met internetverbinding PC s met internetverbinding zijn in principe genoeg, maar voor een goed functioneren van de modules zijn de volgende technische voorwaarden van belang: o o o Hardware: PC Pentium IV, 2GHz, 512 MB intern geheugen met internet en een geluidskaart Schermresolutie: 1024 x 768, 24 bits kleuren Besturingssysteem: Windows 2000, Windows XP of Vista ¹ In praktijk vaak een coördinator Kindermishandeling

5 o Browser: Internet Explorer 6 of 7.x (voorkeur heeft 7.x, maar 6.x werkt ook) of FireFox 2.x of 3.x. The Next Page ontwikkelt de e-learning voor deze browsers, ervan uitgaande dat javascript aanstaat en de cookies altijd geaccepteerd worden o Plugins: Flash 9 en hoger. Als een plugin nodig is om een gedeelte van de inhoud te bekijken of te beluisteren, zal automatisch, zonder dat de cursist het merkt, worden gecontroleerd of de cursist beschikt over de juiste plugin. Hij krijgt hierover een melding en een oplossing aangereikt indien dit niet het geval is o Firewall: het domein dat een eventuele firewall zou moeten doorlaten is alle onderdelen van de portal en de modules worden voorafgegaan door dit domein o De persoonsgegevens worden beveiligd, naast beveiliging via een wachtwoord en gebruikersnaam wordt ook de gegevensopslag versleuteld. Zorg voor tijdige registratie van de instituutbeheerder De instituutbeheerder zal zichzelf moeten registreren via de website van The Next Page. Zie voor uitleg over de registratie paragraaf 3.1. Na het invullen van de gegevens en het opslaan ontvangt de instituutbeheerder een mail op het opgegeven adres met een link. Door op deze link te klikken wordt de registratie bevestigd. Zorg voor het plaatsen van een bestelling De instituutbeheerder kan na zijn/haar registratie bestellingen plaatsen via het beheergedeelte van The Next Page, zie ook 3.8. Bij het plaatsen van deze bestelling wordt tevens akkoord gegaan met de licentieovereenkomst zoals opgesteld door The Next Page. Zorg voor tijdige betaling De cursisten kunnen starten, als de betaling van de factuur voor de licenties is voldaan. Na het plaatsen van de bestelling ontvangt de beheerder een factuur op het door hem opgegeven adres. Deze factuur wordt verstuurd door Doc Data Payments Services. De organisatie betaalt voor de licenties een bedrag van 10 euro per deelnemer per module excl. btw (prijswijzigingen voorbehouden en uitgezonderd module Top-teen onderzoek à 3 euro). Deelnemers kunnen voor dit bedrag gedurende één jaar na inloggen (de eerste inlog) gebruik maken van de module en de digitale bibliotheek. Voor The Next Page maken de bijdragen het onderhoud en de actualisatie van de modules mogelijk. The Next Page heeft alle kosten voor de ontwikkeling van de modules voor haar rekening genomen. Informeer en enthousiasmeer medewerkers Belangrijk onderdeel voor het slagen van de implementatie is natuurlijk het informeren en enthousiasmeren van de mogelijke gebruikers van uw organisatie. U informeert hen over het aanbod van The Next Page en de voordelen om een module te volgen, bijvoorbeeld: o o o Kindermishandeling leren signaleren en aanpakken is met The Next Page efficiënt en flexibel De modules zijn heel praktijkgericht en uniek. Veel experts en organisaties uit het werkveld werden bij de ontwikkeling betrokken: verpleegkundigen en artsen van ziekenhuizen, het programmaministerie voor Jeugd en Gezin, het Nederlands Jeugdinstituut (NJi), het Landelijk Preventie Platform, Forum Educatief, de Werkgroep Opleiding Kinderartsen Kindermishandeling (WOKK) en vele anderen. Ook de werkvormen zijn op een unieke manier innovatief. Met veel variëteit worden verschillende leerstijlen aangesproken en interactie met collega s uit het hele land wordt mogelijk gemaakt met bijvoorbeeld reflectievragen The Next Page is geaccrediteerd door het Kwaliteitsregister Verpleegkundigen & Verzorgenden. Ook voor Kinderartsen, Heelkunde en Spoedeisende hulp artsen is accreditatie verkregen. Deelnemers doen vooraf een voortoets, achteraf een eindtoets en kunnen na het goed doorlopen van de modules een certificaat downloaden. Deelnemers krijgen één keer een herkansing. Met een score van 80% is de module met een voldoende afgesloten (voor de module Handelen is de score 60%). De score wordt vermeld op het certificaat. De cursist kan het certificaat overleggen aan zijn/haar leidinggevende. De cursist krijgt altijd een certificaat ook als een onvoldoende resultaat is behaald. Dit is gedaan omdat voor het verkrijgen van accreditatie geen voldoende resultaat is vereist. 5

6 Informeren van medewerkers van uw organisatie doet u bijvoorbeeld met in uw organisatie bekende communicatiemiddelen zoals: intranet, nieuwsbrief, personeelsmagazine, kabelkrant, prikbord, , afdelingsoverleg, symposia en scholingsdagen. The Next Page stelt daarnaast eigen informatiemateriaal beschikbaar (schriftelijk en/of digitaal): o Factsheets van The Next Page en Augeo Foundation o Een flyer over het aanbod van The Next Page o Een demomodule, beschikbaar op onder Online cursussen na het kiezen van een cursus. o Een standaard presentatie o Een beschrijving van de leerdoelen van de modules o Een uitnodigingsmail (zie pagina 8) o De e-nieuwsbrief van The Next Page: hiermee blijven u en de deelnemers van uw organisatie op de hoogte van het actuele aanbod van The Next Page. Aanmelden voor de nieuwsbrief kan via Heeft u zich al eerder geregistreerd op deze website, dan kunt u aangeven dat u de nieuwsbrief wilt ontvangen via mijn profiel onder mijn leeromgeving. 1.2 The Next Page in combinatie met een bestaande digitale leeromgeving Steeds meer ziekenhuizen zien de voordelen van digitaal leren en kiezen voor het opzetten van een eigen elektronische leeromgeving of voor een mix van digitaal leren en face-to-face scholing. Een veelgestelde vraag is dan ook of een module van The Next Page kan worden geïntegreerd binnen een bestaande digitale leeromgeving van het ziekenhuis. The Next Page is niet standaard geschikt gemaakt voor het ophangen van de module in een andere bestaande leeromgeving (de modules zijn niet zogenaamd SCORM-compliant ). The Next Page heeft een eigen Leer Management Systeem (LMS), wat gratis bij de modules wordt geleverd. Uiteraard kunnen we, afhankelijk van wat mogelijk is en de kosten, dit systeem op maat aansluiten op uw bestaande digitale leeromgeving. Ziekenhuizen betalen hiervoor een bijdrage aan de kostprijs. Meer over het LMS van The Next Page vindt u in onderstaande tabel. Functies LMS Stelt cursisten in staat om met een pc met internetverbinding de e-module te volgen. Verstuurt op basis van de toegewezen licenties uitnodigingen via . Kan op ieder moment een nieuwe versie van een e-module toevoegen. De cursist volgt een e-module altijd in de meest recente versie, ook als de licentie is aangeschaft voor een oudere versie. De kennis en lesstof is altijd up-to-date (The Next Page heeft samenwerkingsverbanden met landelijke kennisinstituten). Levert de volgende rapportages: - een overzicht van cursisten - een overzicht van het aantal uitgenodigde cursisten - een overzicht van het aantal afgeronde cursisten - een overzicht van de status per cursusonderdeel per cursist: uitgenodigd, gestart, afgerond en de score van de toets. Genereert automatisch certificaten voor cursisten die een e-module voldaan hebben. Na voltooiing van de toets. Genereert data op landelijk niveau op basis waarvan onderzoek kan worden gedaan naar de leereffecten. Leertechnieken kunnen worden bijgesteld om cursisten maximaal te ondersteunen bij praktisch leren. Wanneer gebruik wordt gemaakt van gegevens worden deze altijd geanonimiseerd. Maakt interactie en feedback van andere cursisten op landelijk niveau mogelijk. 6

7 Neem voor meer informatie over de mogelijkheden om de bestaande digitale leeromgeving van uw organisatie en The Next Page op elkaar af te stemmen, contact op met de accountmanager van The Next Page. 1.3 Taken en verantwoordelijkheden instituutbeheerder Vanuit het ziekenhuis wordt een medewerker verantwoordelijk gemaakt voor het beheer van The Next Page, in deze paragraaf noemen we die de instituutbeheerder. De instituutbeheerder krijgt van de applicatiebeheerder van The Next Page voor het beheer de juiste rechten. Hoe en door wie de functie van instituutbeheerder precies wordt ingevuld, is uiteraard aan de organisatie zelf. Er kan worden gedacht aan een vertegenwoordiger van de afdeling onderwijs of een coördinator kindermishandeling. Om de instituutbeheerder te voorzien van informatie over belangrijke ontwikkelingen is er een aparte nieuwspagina toegevoegd. Deze is te benaderen na inloggen als instituutbeheerder onder het knopje Nieuws. De taken van de instituutbeheerder zijn: Realiseren van technische randvoorwaarden die nodig zijn om de e-academy te laten draaien binnen de instelling. Dit meestal in samenwerking met de afdeling ICT van het ziekenhuis. Uitdraaien van rapportages Rapportages kunnen in de browser bekeken worden of naar Excel worden geëxporteerd. De beheerder kan, bijvoorbeeld op verzoek van management of de afdeling opleidingen de volgende rapportages uitdraaien: o een overzicht van cursisten o een overzicht van het aantal uitgenodigde cursisten o een overzicht van het aantal afgeronde cursisten o een overzicht van de status per module per cursist: uitgenodigd, gestart, afgerond. Beheren module- en cursistdata Het beheer van de module- en cursistdata kan gedaan worden door de beheerder en deels door de individuele cursist. Deze laatste kan inloggen en via de internetsite zijn eigen gegevens wijzigen. Beheren overzicht (potentiële) cursisten De beheerder krijgt hiervoor de juiste rechten van de applicatiebeheerder van The Next Page. De beheerder kan zelf de verdeling van de licenties regelen. Het aantal aan te schaffen licenties moet echter wel altijd doorgegeven worden. De beheerder kan dan zelf de cursisten toewijzen aan de licenties, die beschikbaar worden gemaakt door de applicatiebeheerder na betaling van de cursusgelden. Zorgen voor eventuele opvang van cursisten Het is mogelijk dat cursisten tijdens en na het volgen van een module geconfronteerd worden met de herinnering aan eerdere situaties uit de werkpraktijk of eigen ervaring, dat kan een emotionele reactie oproepen. Het is goed als de organisatie hiervoor oog heeft en waar nodig opvang en eventueel faciliteiten aanbiedt. Uitnodigen van cursisten voor het volgen van een cursus De instituutsbeheerder stuurt de cursisten een uitnodigingsmail om de licentie te activeren, als die door de applicatiebeheerder beschikbaar is gemaakt Verdelen en beheren aangeschafte licenties o Bijhouden overzicht niet gebruikte licenties o Bijhouden overzicht gebruikte licenties Bestellen licenties De instituutbeheerder kan via het beheergedeelte van The Next Page leeromgeving licenties bestellen, waarvoor hij/zij dan een factuur ontvangt, zie ook

8 Licenties Een licentie is een code die het recht verschaft een bepaalde cursus binnen de e-academy te volgen. Een licentie wordt verstrekt door het systeem van The Next Page aan de instituutbeheerder van het ziekenhuis en is beschikbaar onder het kopje vrij bij licentiebeheer, zie ook hoofdstuk 3, vanaf paragraaf 3.3 Een licentie is altijd gekoppeld aan een cursus en wordt door de instituutsbeheerder gekoppeld aan een gebruiker. Als een licentie nog niet gekoppeld is aan een gebruiker, dan is de licentie nog niet in gebruik en kan deze dus nog aan iemand toegewezen worden. Een instituutbeheerder doet dit door een uitnodiging te (laten) sturen naar het adres van een medewerker (voor tekst zie onder). Deze uitnodiging kan overigens ook weer worden ingetrokken als deze nog niet is geaccepteerd Een door een instituutbeheerder aangeschafte of door de applicatiebeheerder aangemaakte licentie is altijd aan een instituut gekoppeld. Een licentie kan maar één keer in gebruik genomen worden. Wordt een gebruiker verwijderd of geblokkeerd of een licentie ingetrokken, dan is de licentie daarna niet meer te gebruiken Een licentie is één jaar geldig, vanaf de activering door de cursist (= eerste keer inloggen). Cursisten kunnen binnen deze termijn de module volgen en gebruik maken van de digitale bibliotheek Op basis van de toegewezen licenties kunnen uitnodigingen verstuurd worden via , vanuit het LMS. De instituutbeheerder informeert de medewerkers die de cursus gaan volgen over de uitnodigingsmail die zij gaan krijgen Het is aan te raden voor het beheer van The Next Page een apart adres aan te maken. Hierdoor is het beheer niet afhankelijk van één persoon. Daarnaast kan het eigen adres van de instituutbeheerder gebruikt worden om de cursus te volgen. Een instituutbeheerder kan zichzelf namelijk geen uitnodiging sturen naar het adres dat hij gebruikt voor het beheer. De uitnodiging kan wel worden verstuurd naar een ander (privé) adres De tekst van de uitnodigingsmail is algemeen en niet aanpasbaar. Ter informatie is hieronder de tekst opgenomen. De informatie tussen >>><<< kan wijzigen per instituut of module Tijdens het volgen van de modules wordt de voortgang van de cursist bijgehouden door het systeem. De antwoorden worden echter niet vastgehouden, het betreft immers geen toets. Iemand kan dus meerdere keren antwoord geven op een vraag. Uitzondering hierop zijn de vraagsoorten waarbij gegevens uitgewisseld worden tussen cursisten, bv. de kubusvraag en de fragmentselectie. Beste Cursist, Graag willen we u vragen deel te nemen aan de cursus <<Cursusnaam>>. Na klikken op onderstaande link komt u op een inlogscherm, waar u verdere instructies vindt. <<link>> Mocht u problemen tegenkomen aarzel dan niet om contact op te nemen met de helpdesk: helpdesk@thenextpage.nl of bel Indien u hierboven geen link ziet kopieer dan onderstaande link in uw browser: <<link volledig uitgeschreven>> 8

9 1.4 Mogelijke technische problemen Tijdens de implementatie kunnen zich technische en applicatieproblemen voordoen. Met problemen die niet intern opgelost kunnen worden, kan de instituutbeheerder vanzelfsprekend contact opnemen met de Helpdesk van The Next Page. Meer hierover leest u ook in paragraaf 1.5. Voorbeelden van problemen, die de beheerder van het ziekenhuis zelf in behandeling kan nemen: Problemen met inloggen op het account Veel van dit soort problemen liggen binnen de verstrekking van licenties en activeren van licenties. Dit zijn taken die liggen bij de instituutbeheerder. Problemen met het internet Het probleem kan intern en extern liggen, maar eerst moet de interne oorzaak worden uitgesloten. Als de verbinding tijdens het volgen van de cursus wegvalt, dan krijgt de cursist een melding of hij nogmaals wil proberen verbinding te maken of dat hij/zij de cursus wil afsluiten. Meestal werkt het als je opnieuw verbinding maakt. Mochten de problemen blijven, dan kan er contact opgenomen worden met de helpdesk. Problemen met de functionaliteit van de modules Te denken valt bijvoorbeeld aan een niet werkende video. De oorzaak kan worden gezocht in het gebruik van flash binnen het ziekenhuis of het al dan niet toestaan van cookies. Voorbeelden van problemen waarvan The Next Page op de hoogte gebracht dient te worden: Problemen met de portal Een technisch probleem met de portal, dat de instituutbeheerder niet zelf kan oplossen, moet hij of zij doorgeven aan de helpdesk van The Next Page. Problemen met de module Problemen binnen de module, die de instituutbeheerder niet zelf kan oplossen, moet hij doorgeven aan de helpdesk van The Next Page. Hieronder vallen bijvoorbeeld bugs in de applicatie waardoor een vraag niet goed loopt etc. 1.5 Helpdesk The Next Page De cursist meldt zich bij (technische) problemen met The Next Page bij de instituutbeheerder of de helpdesk van The Next Page. Wanneer de instituutbeheerder gecheckt heeft of het probleem door hem of haar of door de afdeling automatisering van het ziekenhuis opgelost kan worden en dit is niet het geval, dan kan de instituutbeheerder zelf contact opnemen of de cursist vragen contact op te nemen met de helpdesk van The Next Page, deze is bereikbaar via helpdesk@thenextpage.nl en telefoonummer Als de melding gemaakt wordt tijdens kantooruren, dan kan de instituutbeheerder/cursist nog dezelfde dag een reactie terug verwachten. Hierin wordt - indien bekend - vermeld wat de verwachte tijd is, waarbinnen het probleem opgelost kan zijn. Ook eventuele beschikbare tips worden daarin vermeld. The Next Page zal altijd proberen het probleem binnen 24 uur op te lossen. Bij complexe problemen is dit echter niet altijd mogelijk, het streven is dan dit binnen een week op te lossen. 9

10 2 Veel gestelde vragen & antwoorden Kunnen medewerkers de module thuis volgen? De keuze is aan het ziekenhuis. Wanneer de organisatie er voor kiest deze mogelijkheid aan de medewerkers aan te bieden, dan is ze uiteraard zelf verantwoordelijk voor het bieden van faciliteiten, een helpdeskfunctie en het oplossen van eventuele (verbindings)problemen. De meeste computers in ons ziekenhuis beschikken niet over een geluidskaart De oplossing kan zijn dat er een aantal PC s wordt voorzien van geluidskaart op een bepaalde centrale plaats in het ziekenhuis. Indien u in de computer een onboard (geïntegreerd in het moederbord) geluidskaart heeft, dan kunt u een koptelefoon aansluiten op de computer. De eenvoudigste manier om dit te testen is door dit op een computer te proberen. Hoeveel tijd moet ik inplannen voor ICT ondersteuning? De inzetbaarheid van ondersteuning is sterk afhankelijk van het aantal medewerkers dat participeert in de e- learning. Daarnaast speelt de lengte van de periode waarin de e-learning gedaan kan worden een rol. Naarmate de e-learning langere tijd operationeel is, zal de ondersteuning afvlakken naar een bepaald gemiddelde. Voor de eerste weken moet gerekend worden op een paar uur per week. Wat moet ik doen als ik niet de juiste Flash Plugin heb? De flash plugin is kosteloos te downloaden via Let op: indien er oudere versies van de flash plugin niet goed verwijderd worden, dan kan dit conflicten geven met de laatste versie. Oplossing is dan om beide versies te verwijderen en de laatste versie opnieuw te installeren. Een cursist is de uitnodigingsmail met de link kwijt of zegt hem nooit gehad te hebben Als een cursist aangeeft de mail niet gehad te hebben of hem kwijt te zijn, dan kan via het beheergedeelte de uitnodiging weer ingetrokken worden en opnieuw verstuurd. Zie hiervoor ook hoofdstuk 3 paragraaf 5. Een cursist is zijn inloggegevens kwijt Via de website, zijn de inloggegevens op te vragen. Bovenaan de homepage staat een link inloggen. In het nu geopende inlogscherm kan de cursist in het blauwe deel op vergeten? klikken en zijn/haar adres invullen, waarna de gebruikersnaam en het wachtwoord toegestuurd worden naar het opgegeven adres. 10

11 3. Beheer In dit hoofdstuk wordt aan de hand van scherm afdrukken duidelijk gemaakt op welke wijze het beheer uitgevoerd kan worden. 3.1 Registreren Indien u nieuw bent als instituutbeheerder moet er voor u een account aangemaakt worden met een bijbehorend instituut. Dit account geeft u de rechten om licenties te bestellen en te beheren voor het door u aangemaakte instituut. U kunt uzelf registreren via de volgende link: Stap 1 Registratiepagina Na openen van verschijnt de volgende pagina. Hier kunt u zich registreren als instituutbeheerder. Zie volgende bladzijde voor vervolg 11

12 Het verschil met de standaard registratiepagina is dat u een instituutnaam en een instituuttype moet opgeven. De instituutnaam wordt het instituut waarvoor u straks beheerder bent en licenties voor kunt bestellen. Deze naam moet uniek zijn, het systeem controleert dit voor u. Verder vult u bij het adres een beheerders in dit kan uw eigen adres zijn, maar is bij voorkeur een speciaal voor dit doel aangevraagd adres. Op dit adres ontvangt u van The Next Page instituutbeheerdersnieuws en dit adres is zichtbaar in de uitnodigingsmails die de cursisten ontvangen van u. Stap 2 Na het opslaan van uw gegevens wordt een naar het door u opgegeven adres gestuurd met een link waarmee u het account kunt bevestigen. Na bevestigen door een keer in te loggen is uw instituut klaar voor gebruik en kunt u licenties bestellen. 12

13 3.2 Inloggen Stap 1 Extra informatie Voordat u als instituutbeheerder licenties kunt beheren, moet u eerst inloggen. Log in op: Klik op Inloggen 13

14 Stap 2 Vul uw inloggegevens in Klik op Login Resultaat U bent nu ingelogd op de portal 14

15 3.3 Naar de beheeromgeving Stap 1 Klik op mijn leeromgeving Resultaat U bent nu in de beheeromgeving 15

16 3.4 De Beheeromgeving Stap 1 Waar bestaat de beheeromgeving uit? Licentiebeheer: Hier staan de modules waar uw instelling licenties voor heeft aangevraagd op volgorde van het meeste aantal vrije licenties, u kunt direct naar een onderdeel gaan (bv: vrij of uitgenodigd) door op dit onderdeel te klikken, of u volgt de link naar licentiebeheer. Cursistenbeheer: Hier vindt u de status van uw cursisten terug, u kunt naar dit onder deel gaan door de link te volgen. Nieuws voor beheerders: Hier vindt u de laatste ontwikkelingen terug op het gebied van beheer en de werking van de modules. Daarnaast kunt u hier ook andere informatie die interessant is voor beheerders terugvinden. Mijn profiel: Hier ziet u een kort overzicht van de gegevens waarmee u bekend bent in het systeem van the Next Page. U kunt u gegevens volledig inzien en desgewenst wijzigen door de link te volgen. 16

17 3.5 Licentiebeheer Stap 1 Waar bestaat Licentiebeheer uit? Extra informatie Mijn leeromgeving Licentiebeheer: Hier staan de modules waar uw instelling licenties voor heeft aangevraagd. Vrij: Hier staat het aantal licenties dat u nog kunt versturen. Uitgenodigd: Hier staat het aantal uitnodigingen dat u verstuurd heeft. Actief: Hier staat het aantal actieve cursisten, dat bezig is met de module. Afgerond: Hier staat het aantal cursisten dat de module heeft afgerond. Totaal: Dit is het totale aantal licenties dat u heeft aangevraagd voor de module. Licenties bestellen: Als u op deze knop klikt, kunt u nieuwe licenties bestellen, zie paragraaf

18 Stap 2 Naar de VRIJ-pagina Een licentie versturen houdt in dat u een verstuurt naar een adres van een cursist. Deze wordt automatisch gegenereerd. De bevat een link. Deze link is de licentie. Zodra de cursist op de link klikt, opent een scherm met daarin de portal. Zodra de cursist zich geregistreerd heeft en ingelogd is, heeft hij zijn licentie geactiveerd. Dit betekent dat zijn inloggegevens gekoppeld zijn aan de module waar hij voor is uitgenodigd. Het is voor een andere cursist niet mogelijk met dezelfde link en andere inloggegevens toegang te krijgen tot de module. Klik op het getal dat onder Vrij staat. 18

19 Resultaat U bent nu op de pagina waar u cursisten een licentie kunt sturen. Stap 3 Licenties versturen Vul bij adressen alle adressen van de medewerkers in die u wilt uitnodigen. Per regel vult u een adres in, zonder spaties er achter. U kunt in 1 keer alle adressen invullen. Klik op Verstuur. TIP: Het is handig om de adressen in een Word of Excel bestand onder elkaar te zetten en dan deze in 1 keer te knippen en te plakken in bovenstaand scherm. Houd er hierbij rekening mee niet meer dan 25 s per keer te versturen omdat dit binnen uw instelling SPAM problemen kan geven. NB: een instituutbeheerder kan zichzelf niet (met een al bij The Next Page bekend adres) uitnodigen voor het volgen van de module. Indien dit toch wenselijk is, kan een gestuurd worden naar helpdesk@thenextpage.nl. 19

20 Resultaat U heeft succesvol een uitnodiging verstuurd. Afhankelijk van het aantal licenties dat u verstuurd heeft, verschijnt dit aantal onder het kopje Uitgenodigd. Stap 4 Terug naar licentiebeheer Klik op terug naar licentiebeheer of kies licentiebeheer in het linker menu. 20

21 3.6 Licenties beheren Stap 1 Naar de Uitgenodigd-pagina Extra informatie Licenties beheren houdt in: U kunt zien welke personen u een licentie heeft verstuurd, U kunt licenties intrekken. Een openstaande uitnodiging houdt in dat een cursist zijn licentie nog niet heeft geactiveerd. Hij kan zich al wel ingeschreven hebben. Zijn licentie wordt pas actief zodra hij inlogt. Zodra een cursist zijn licentie activeert, verschijnt er een getal onder Actief. Het aantal onder Uitgenodigd neemt dan af. Klik op het getal dat onder Uitgenodigd staat. 21

22 Resultaat U bent nu op de pagina waar u licenties kunt beheren. 22

23 Stap 3 Licenties intrekken Selecteer in de hokjes voor het adres die personen waarvan u de uitnodiging wilt intrekken. Dit kunnen meerdere personen zijn. U kunt alle hokje selecteren en deselecteren door op het hokje voor adres cursist te klikken. Als u alle cursisten waarvan u de uitnodiging wilt intrekken hebt geselecteerd, klik dan op intrekken. Resultaat De uitnodiging is ingetrokken Zodra u een uitnodiging intrekt, wordt deze licentie weer beschikbaar voor een nieuwe cursist. Dit betekent dat het getal onder Vrij omhoog gaat. U kunt terug naar het moduleoverzicht door op de terug naar licentiebeheer te klikken bovenaan de pagina. 23

24 3.7 Actieve cursisten Stap 1 Naar de Actief-pagina Extra informatie Op deze pagina kunt u zien welke cursisten gestart zijn met de module. U kunt via de exportfunctie een Excel-sheet genereren waarop de voortgang van de cursisten wordt weergegeven, deze Excel-sheet is een.csv bestand, dit kunt u evetueel opslaan als een Excel werkmap. Klik op het getal dat onder Actief staat. 24

25 Resultaat U ziet de actieve gebruikers. U ziet van een cursist zijn: o ID-nummer o adres o Naam o Functie o Afdeling o Startdatum o Tot wanneer de licentie geldig is Door op een kop te klikken, sorteer u de kolom op desbetreffende kop. Bijvoorbeeld door op Naam te klikken sorteert u de kolom alfabetisch op Naam. Met de knop exporteren als.csv kun je een.csv bestand exporteren met dezelfde gegevens, dit is te openen in Excel. Na klikken wordt gevraagd of je het bestand wilt Openen of Opslaan. U kunt terug gaan naar licentiebeheer door op terug naar licentiebeheer te klikken. 25

26 3.8 Afgeronde cursisten Stap 1 Naar de Afgerond-pagina Op deze pagina kunt u zien welke cursisten de module hebben afgerond. U ziet ook op welke datum dit is geweest. Klik op het getal dat onder Afgerond staat. 26

27 Resultaat U ziet de gebruikers die de module hebben afgerond. U ziet van een cursist zijn: o ID-nummer o adres o Naam o Functie o Afdeling o Startdatum o Datum waarop de module is afgerond Door op een kop te klikken, sorteer u de kolom op desbetreffende kop. Bijvoorbeeld door op Naam te klikken sorteert u de kolom alfabetisch op Naam. Met de knop exporteren als.csv kun je een.csv bestand exporteren met dezelfde gegevens, dit is te openen in Excel. Na klikken wordt gevraagd of je het bestand wilt Openen of Opslaan. U kunt terug gaan naar licentiebeheer door op terug naar licentiebeheer te klikken. 27

28 3.9 Licenties bestellen Stap 1 Naar de Bestel-pagina Klik op Licenties bestellen. Let op: u kunt op elk gewenst moment naar de online cursussen gaan om een bestelling te plaatsen door in het menu op Online Cursussen te klikken. U hoeft dus niet eerst naar de beheeromgeving te gaan. 28

29 Stap 2 Online cursussen Extra informatie U komt nu op het online cursusoverzicht, hier kunt u een cursus selecteren die u wilt bestellen. Let op: u kunt op elk gewenst moment naar de online cursussen gaan om een bestelling te plaatsen door in het menu op Online Cursussen te klikken. U hoeft dus niet eerst naar de beheeromgeving te gaan. 29

30 Selecteer een cursus waar u licenties voor wilt bestellen. Klik op In Winkelmandje De cursus wordt aan uw winkelmandje toegevoegd. U kunt nu de stappen herhalen om meer cursussen toe te voegen aan uw winkelmandje of u kunt bovenin op winkelmandje klikken om naar uw mandje te gaan en om de bestelling af te ronden. 30

31 Na het klikken op winkelmandje komt u in uw winkelmandje te recht. U kunt hier het aantal licenties dat uw wilt bestellen wijzigen voor elke cursus in uw winkelmandje. Let op: indien u nog niet bent ingelogd krijgt u eerst het inlogscherm voor u uw winkelmandje ziet. Let op 2: indien u inlogt met een cursisten account en niet met een beheerdersaccount, dan kunt u de aantallen niet wijzigen. Let op 3: De knop opnieuw berekenen wordt alleen getoond indien het aantal licenties gewijzigd is. Deze knop berekent de totaalprijs opnieuw. Na het selecteren van de juiste aantallen kunt u verder gaan met de knop naar betalingsgegevens. 31

32 In dit scherm worden de adresgegevens getoond die op de factuur gebruikt worden. Indien gewenst kunnen deze worden aangepast. Deze gegevens staan los van de gegevens die bij het registreren zijn ingevuld. Desgewenst kan er dus een ander factuuradres worden ingevoerd. Standaard worden echter wel de gegevens van het acocunt gebruikt, u kunt deze aanpassen indien nodig. Als laatste kunt u een betalingskenmerk invoeren. Dit kan bijvoorbeeld een ordernummer zijn dat vanuit uw organisatie noodzakelijk is om de factuur in behandeling te laten nemen. Desgewenst kunt u dit vak leeg laten. 32

33 Na het klikken op verder komt u in de stap Gegevens controleren. Hier kunt u nog een laatste maal uw gegevens controleren alvorens akkoord te geven. En dient u akkoord te gaan met de licentieovereenkomst alvorens u uw bestelling kunt bevestigen. Na het klikken op Bestelling plaatsen krijgt u een bevestigingsscherm: 33

34 3.10 Cursistenbeheer Stap 1 - Waar bestaat Cursistenbeheer uit? Extra informatie Mijn leeromgeving Cursistenbeheer: Hier staat een overzicht per cursist van de cursussen waar de cursist een licentie voor heeft. Verder staat het adres van de cursist en de naam van de cursist vermeld. Standaard is de cursus ingeklapt, maar door op het +-teken te klikken voor de cursusnaam klapt de cursus uit en zijn de cursusonderdelen te zien met hun status en score. Sorteren op: Hier kun je de lijst sorteren op de naam of op het adres van de cursist. Zoeken: Hier kun je zoeken op (een deel van de) naam of (een deel van het) adres van de cursist. Exporteren naar.csv: Met de knop exporteren als.csv kun je een.csv bestand exporteren met dezelfde gegevens, dit is te openen in Excel. Na klikken wordt gevraagd of je het bestand wilt Openen of Opslaan. Hier staat het adres waar de cursist mee geregistreerd heeft. naam: Hier staat de cursistnaam of indien de cursist zich nog niet geregistreerd heeft Nog niet geregistreerd Cursus: Hier staan de namen van de modules waar de cursist een licentie voor heeft. Status: Hier staat per cursus aangegeven wat de status van de cursist is, bv: uitgenodigd of afgerond, het is op dit moment nog niet mogelijk om de score voor de toetsen te zien in het overzicht. Cijfer: Hier staat het cijfer dat behaald is voor de toets. Certificaat: Hieronder staat een download link naar het certificaat indien beschikbaar. vertrouwelijk vertrouwelijk 34

35 4. Begrippenlijst Augeo Foundation Applicatiebeheerder Blended learning Cursus E-college E-learning E-module Een stichting die zich inzet voor een veilige ontwikkelingsomgeving voor kinderen en oprichter van The Next Page. Is werkzaam binnen Augeo Foundation en voert o.a. de volgende werkzaamheden uit: beheren van gebruikers, wijzigen van instellingen binnen de Portal of het LMS. De mix van leerinterventies, zoals e-learning en traditioneel klassikaal (face-to-face) leren, maar ook asynchronen e-learning met synchrone e-learning. Via te benaderen cursus die bestaat uit meerdere module onderdelen. Hieronder valt in ieder geval een e-module en/of een e-college, maar daarnaast kan er ook een voortoets, natoets en op termijn ook een casuïstiekopdracht aan gekoppeld zijn. Via de website aangeboden video over het thema kindermishandeling, eventueel voorzien van animaties of informatieslides. Een e-college is onderdeel van een cursus. De verzamelnaam voor het vormgeven van leersituaties (formeel en informeel) met behulp van de mogelijkheden van ICT (in het bijzonder internettechnologie). E-learning kan dus verschillende verschijningsvormen hebben. Via de website aangeboden leermodule die beoogt gebruikers te leren om kindermishandeling te herkennen en hen te leren hoe daar vervolgens het beste mee om te gaan. Een e-module is onderdeel van een cursus. Elektronische Leeromgeving (ELO) Een omgeving die e-learning ondersteunt. Aangezien e-learning verschillende verschijningsvormen kan hebben, kan elke ELO er anders uit zien. Meestal ondersteunt een ELO het leerproces en de administratieve /ondersteunende processen. Onder ELO vallen zowel een LMS, een LCMS en een authoring tool. Instituutbeheerder Learning management systeem (LMS) Portal De door het ziekenhuis aangestelde beheerder van The Next Page voor het uitvoeren van de taken zoals beschreven in deze handleiding. Dit is een applicatie die de administratieve en logistieke processen rond het leren ondersteunt, zoals het registreren en inschrijven van cursisten, de voortgangsrapportages en de resourceplanning (bijvoorbeeld mensen, middelen en ruimtes). Een LMS is een soort elektronische catalogus met cursussen, die de LMS cursisten helpt bij het vinden van de juiste cursus. Vervolgens houdt het systeem bij welke cursist op welke cursus staat ingeschreven, alsook de hoofdlijnen van de voortgang, zoals welke onderdelen van de cursus de lerende heeft afgerond. 35

36 SCORM The Next Page BV SCORM is niet meer en niet minder dan een afspraak om leermateriaal uit te kunnen wisselen. Vergelijk het met de afspraak om een video op DVD te zetten. Je weet dan zeker dat je hem kan afspelen op elke Dvdspeler. Bij SCORM is afgesproken dat je de bestanden in een zip bestandje stopt (Content Packaging), dat je beschrijft wat er in zit (metadata) en dat het bestandje bepaalde waardes kan uitlezen en versturen van en naar een LMS. (Run Time Environment). Bij SCORM 2004 wordt ook nog opgeslagen wanneer en hoe de verschillende leerobjecten mogen worden bekeken. (Simple Sequencing) Door leermateriaal volgens deze afspraak op te slaan kun je het in elk (SCORM conformant) LMS afspelen. Resultaten en statussen worden dan in de database van het LMS opgeslagen. Een door Augeo Foundation opgerichte BV waar e-learning wordt ontwikkeld binnen een internetportaal dat als platform dient voor professionals van verschillende beroepsgroepen. 36