Oudervereniging Hyperion Lyceum

Transcriptie

1 Oudervereniging Hyperion Lyceum Financieel verslag [uitgebreid] Leerjaar

2 Inleiding Voor u ligt het financieel verslag van de oudervereniging over het schooljaar Dit is het verslag over het vierde, complete schooljaar van de oudervereniging. Op de algemene ledenvergadering van 3 november 2017 is een statutenwijziging bekrachtigd. Hierdoor zullen er voortaan ook geen verslagen over kalenderjaren meer hoeven te worden gemaakt. Dit schooljaarverslag is dus het enige dat u nodig heeft voor een compleet financieel plaatje van de oudervereniging. Achtergrond van dit verslag De oudervereniging legt met dit verslag verantwoording af over de door haar beheerde en aan het Hyperion Lyceum beschikbaar gestelde fondsen. De vereniging is opgericht met als doel het vergroten van de betrokkenheid van de ouders bij het Hyperion Lyceum. Dit willen we onder meer bereiken door het beheren van de VOB-gelden en het Hyperionfonds en door een actieve rol te spelen in de besteding van deze middelen. Het gaat daarbij om de volgende middelen, die verder ook de basis voor het financieel verslag vormen: Basis vrijwillige ouderbijdrage (VOB) Dit is het bedrag dat jaarlijks door de oudervereniging aan de school ter beschikking wordt gesteld voor het realiseren van extra activiteiten en leermiddelen, die niet door de overheid worden gefinancierd. De school dient hiervoor jaarlijks een begroting in bij de oudervereniging. Het Hyperionfonds Dit is een financiële buffer die door de oudervereniging kan worden aangewend voor onvoorziene en bijzondere uitgaven. Het fonds kan in voorkomende gevallen ook ondersteuning bieden aan individuele leerlingen. Meerdaagse kampen/reizen De meerdaagse reizen vallen buiten het beheer van de oudervereniging en de basisouderbijdrage. Zij worden apart door de school in rekening gebracht. De oudervereniging faciliteert in dezen slechts de school omdat incasso via Schoolloket en de rekening van de vereniging verloopt. Toponderwijs, en een mooie tijd op school Samen met de schoolleiding streeft de oudervereniging ernaar om voor alle leerlingen van het Hyperion Lyceum die verrijkende zaken mogelijk te maken, die niet direct vanuit standaard onderwijsfinanciering bekostigd kunnen worden. Tegelijk wordt er gestreefd om de jaarlijkse extra kosten voor ouders redelijk te houden en te zorgen dat iedereen kan mee blijven doen (solidariteitsbeginsel). De jaarlijkse, gemiddelde bijdrage per leerling (incl. reizen en excursies) ligt op dit moment rond de 400 euro, wat in vergelijking met andere scholen ronduit redelijk te noemen is. Jaarlijks wordt er in overleg met school en de medezeggenschapraad kritisch gekeken naar de voorgenomen bestedingen en hoogte van de ouderbijdrage. Het is tot op heden nog niet wenselijk gebleken om deze aan te passen. Minder administratie, meer mogelijk maken was een roerig schooljaar, waarin niet alleen vanwege voorbereidingen voor verhuizing en onderwijsvernieuwing veel eisen werden gesteld aan de organisatie. Dit heeft natuurlijk voor de nodige druk gezorgd op het schoolteam en de schooladministratie. Ondanks dat hebben we samen met school stappen kunnen zetten om de samenwerking tussen school en oudervereniging verder te verbeteren, op het gebied van inzet van middelen, controle en transparantie. Komend jaar zullen we hiermee verder gaan. Hoofddoel daarbij is dat alle processen rond ouderbijdragen zowel voor school, oudervereniging én ouders maximaal duidelijk en werkbaar zijn. Dit betekent kort gezegd dat ouders 1

3 goed weten wat ze met hun bijdrage mogelijk maken, dat het schoolteam de ruimte heeft om dit te doen en dat er minder onnodige tijd in administratie gaat zitten. Ondanks verbeteringen door Schoolloket en de koppeling met de administratie valt er vooral op het laatste gebied nog het nodige te verbeteren. Gelijk profijt leerlingen De oudervereniging ziet erop toe dat beschikbare fondsen eerlijk en gelijk per leerling worden besteed. Het criterium daarbij is dat iedere leerling op het Hyperion een vergelijkbaar profijt heeft van de totale ouderbijdrage, over de periode dat zij op school zitten (meestal 6 jaar). Hoewel er elk jaar naar wordt gestreefd dat begroting en besteding vanuit school per leerjaar beter kloppen, is nooit helemaal te voorkomen dat er kleine verschillen optreden. Vanuit bovengenoemd criterium worden van kleine eventuele surplussen in de leerjaren altijd reserveringen gemaakt voor het jaar erop: het volgende leerjaar van de leerling krijgt extra ruimte. Afgelopen jaar is dit het geval voor de leerjaren 1, 2, 3, en 5 (leerjaar 6 was nagenoeg on track ). Door onvoorzien opgelopen kosten is er in leerjaar 4 een klein tekort ontstaan dat uiteindelijk gecorrigeerd kon worden met middelen uit een nog bestaande oprichtingsreserve van de oudervereniging. Hoewel wat haar betreft een uitzonderlijke situatie, behoudt de oudervereniging zich het recht voor om deze correcties toe te passen, mits het kleine afwijkingen betreft en mits daarbij het principe van eerlijk profijt over de gehele schoolperiode niet in het geding komt. Samen uit, samen verder Vanuit het Hyperionfonds was er ook dit jaar ruimte voor tegemoetkomingen voor enkele minder draagkrachtige leerlingen. Hierdoor konden deze leerlingen toch mee op reis, of deelnemen aan noodzakelijke huiswerkbegeleiding. Ook heeft het fonds wederom mogelijk gemaakt dat er een weergaloze Titanenstrijd werd georganiseerd. De Titanenstrijd is ondertussen verworden tot het signature-event van het Hyperion en ook wat de oudervereniging betreft een blijvertje. Er wordt wel onderzocht of het event duurzaam verder kan door minder afhankelijk te zijn van een niet altijd zekere fondsbijdrage, bijvoorbeeld vanuit externe sponsoring. Een belangrijk uitgangspunt bij bestedingen vanuit het Hyperionfonds is dat het fonds niet de enige financier mag zijn of blijven. Er wordt daarom doorgaans waar mogelijk -- een eigen bijdrage en een derde partij (bv korting vd leverancier) vereist. Omdat fondstegoeden elk jaar onzeker zijn wat betreft reserves of inkomsten, kan er in principe niets gestart worden dat altijd geheel afhankelijk blijft van het fonds. Mede door nog ongebruikte tegoeden uit het verleden heeft het Hyperionfonds wel wat reserves kunnen opbouwen die nu, na de verhuizing, goed van pas komen. Na het optrekken van de kruitdampen wordt zichtbaar wat er mist in het nieuwe gebouw en zijn er de nodige zaken die een investering goed kunnen gebruiken. Het bestuur van de oudervereniging is daarover op dit moment in gesprek met de schoolleiding en zal binnen het schooljaar de plannen delen met de ouders. Net als voor de ouderbijdrage, geldt voor het Hyperionfonds dat alle bestedingen zoveel mogelijk eerlijk en aan zoveel mogelijk leerlingen ten goede moeten komen. Dit betekent ook dat het fonds nooit alleen een spaarpot kan zijn, maar een verplichting heeft om ook regelmatig te investeren in alles wat het Hyperion voor de huidige leerlingen een nog fijnere school maakt. Amsterdam, 31 oktober

4 Het bestuur Lennaert Kiemeneij, voorzitter Carola van Herwijnen, secretaris Hans Steketee, penningmeester Nanda Weulen Kranenberg, bestuurslid Eveline Wiebes, bestuurslid Algemene informatie Badhuiskade KV Amsterdam Website hyperionlyceum.nl/ouders/klankbordgroep-ouders Kamer van Koophandel Amsterdam Triodosbank NL 08 TRIO INGbank NL 70 INGB

5 Balans 31 augustus 2018 Activa Boekjaar Vorig boekjaar Vooruitbetalingen VOB vooruitbetaalde kosten Reizen vooruitbetaalde kosten Debiteuren VOB debiteuren Reizen debiteuren Liquide middelen Triodos ING Triodos spaarrekening Kas Totaal Passiva Boekjaar Vorig boekjaar Eigen vermogen VOB Hyperionfonds Vreemd vermogen Reizen Kortlopende schulden Crediteuren VOB Crediteuren Reizen Crediteuren Fonds Totaal

6 Toelichting Balans 31 augustus 2018 Activa Vooruitbetalingen VOB - Reizen totaal Debiteuren VOB 120 Reizen Debiteuren 17/ Debiteuren 16/ Afschrijving debiteuren Sub tot totaal Passiva Eigen vermogen VOB Reserve uit overgangsjaar Afschrijving 2017/ Opname reservering administratiekosten Hyperionfonds Opgebouwd uit bijdragen en extra giften totaal Vreemd vermogen Reizen Overschot inkomsten reizen Kortlopende schulden VOB Reservering voor leerjaar 18/19 door niet bestede VOB-gelden 17/ Leerjaar / Leerjaar / Leerjaar / Leerjaar / Reservering administratie Vooruitbetaalde VOB 18/ Crediteuren 17/ subtot Reizen Diverse crediteuren Hyperionfonds Vooruitbetaald 18/ totaal

7 Staat van baten en lasten 31 augustus 2018 Vrijwillige Ouder Bijdrage Boekjaar Vorig boekjaar Hyperionfonds Reizen

8 Toelichting staat van baten en lasten 31 augustus 2018 Vrijwillige Ouder Bijdrage leerjaar leerjaar leerjaar leerjaar leerjaar leerjaar Overschot VOB 16/ Bestedingen leerjaar Cjp-pas/Artis Toneel/Dans bezoek +workshop Toneel 626 Titanenstrijd Sinterklaas 132 Eindejaars uitje Sportdagen 163 Schaatsen 630 Aanvullende leermiddelen Schoolkrant 202 T-shirts Iself Overig - Administratie kosten 519 leerjaar Cjp-pas/Artis Kunst workshops - Toneel 648 Titanenstrijd Sinterklaas 172 Eindejaars uitje 1369 Sportdagen 169 Schaatsen 653 Schoolkrant 209 Aanvullende leermiddelen Overig - Administratie kosten 538 leerjaar Cjp-pas/Artis IndeMiks 348 Toneel 608 Titanenstrijd Sinterklaas 141 Eindejaars uitje Sportdagen 158 Schaatsen 612 Schoolkrant 197 Aanvullende leermiddelen Iself - Overig 700 Administratie kosten 505 7

9 leerjaar Cjp-pas/Artis Titanenstrijd CKV dagen Sinterklaas 95 Toneel 733 Sport 191 Schaatsen 737 Schoolkrant 237 Aanvullende leermiddelen Overig Administratie kosten 608 leerjaar Cjp-pas/Artis Titanenstrijd CKV dagen 152 Sinterklaas 104 Toneel 697 Sport 181 Schaatsen 702 Schoolkrant -225 Aanvullende leermiddelen Overig - Administratie kosten 578 leerjaar Excursies 115 Cjp-pas?Artis Examen Sinterklaas 250 Toneel 466 Dans - Sport 338 Schaatsen 469 Schoolkrant 151 Aanvullende leermiddelen Overig - Administratie kosten 387 Reserveringen Hyperionfonds Bijdragen naar draagkracht Extra giften 702 Diverse inkomsten 16/17/ Bijdrage Reizen loyaliteit Debat-avond 265 Huiswerkbegeleiding 506 Kostendeel incasso 500 Titanenstrijd

10 Reizen Leerjaren 1 t/m Leerjaren 1 t/m Afschrijving debiteuren 16/

11 Begroting schooljaar september t/m 31 augustus Klas 1 Klas 2 Klas 3 Toneel/Dans bezoek +workshop 19 Titanenstrijd 10 Eindejaars uitje 5 Sportdagen 10 Aanvullende leermiddelen (bevo) 10 T-shirts 15 Iself 5 Kunst workshops 19 Titanenstrijd 10 Eindejaars uitje 5 Sportdagen 10 Aanvullende leermiddelen (talen) 30 IdeMiks 19 Titanenstrijd 10 Eindejaars uitje 5 Sportdagen 10 Aanvullende leermiddelen (sport + gamma) 25 Iself 5 Totaal 125 Totaal 125 Totaal 125 Klas 4 Klas 5 Klas 6 Titanenstrijd 10 CKV dagen 24 Sport 10 Aanvullende leermiddelen (science) 30 Titanenstrijd 10 CKV dagen 24 Sport 10 Aanvullende leermiddelen (examen bv naslagwerken PWS) 30 Excursies 10 Examen (leuk) 5 Dans 19 Sport 10 Aanvullende leermiddelen (exam. +PWS) 30 Totaal 125 Totaal 125 Totaal