INKIJKEXEMPLAAR. Hoofdstukken in dit boek. Inhoud. Access Inhoud. 1 Wat is een database? 2 Kennis maken met Access. 4 Database en tabel maken

Transcriptie

1 Inhoud Inhoud Hoofdstukken in dit boek Access Wat is een database? 1.1 Wat is een database? Voorbeelden van databasegebruik 8 2 Kennis maken met Access 2.1 Access Openingsvenster van Access Database openen Het bewerkingsvenster Werkbalk Snelle toegang Snelmenu Het lint Sneltoetsen Navigatiedeelvenster Navigatiedeelvenster verkleinen Object tabel zichtbaar maken in bewerkingsvenster Velden en records in tabel Object sluiten Object query zichtbaar maken in bewerkingsvenster Object formulier bekijken in bewerkingsvenster Object rapport bekijken in bewerkingsvenster Object rapportetiket bekijken in bewerkingsvenster Object verwijderen Database sluiten Access sluiten Vertrouwde locatie voor de database aangeven Standaardlocatie voor de database aangeven 29 Eindopdracht Chocolade 30 3 Tabel bewerken 3.1 De opbouw van een tabel Navigeren met de toetsen van het toetsenbord Records toevoegen Gegevens in records wissen of wijzigen Ongedaan maken Record verwijderen Een tabel verfraaien Kolombreedte veranderen Kolom verplaatsen Gegevens sorteren Filteren Filter verwijderen Meer filters Filteren met keuzepijl Zoeken in een tabel Opzoeken en vervangen in een tabel Tabel afdrukken Afdrukstand aanpassen Selectie afdrukken Exporteren van gegevens uit tabel 50 Eindopdracht Slijterij 52 Praktijkopdracht Tapperij 55 4 Database en tabel maken 4.1 Aandachtspunten bij het maken van een database Tabel ontwerpen en opslaan Veldnamen bewerken en invoeren Gegevenstype wijzigen Veldeigenschappen toevoegen Index Tabel opslaan en schakelen naar gegevensbladweergave Gegevens invoeren in de tabel Tabelontwerp wijzigen Tweede tabel maken en veldeigenschappen veranderen Validatieregel en validatietekst Opslaan en primaire sleutel 68 Eindopdracht Fietsverhuur 71 Praktijkopdracht Landen 75 juli

2 Access 2016 Inhoud 2 5 Relaties leggen 5.1 Relaties bekijken Relatiesoorten Tabellen voor relaties toevoegen Relaties leggen Relatie verwijderen Relatierapport maken afdrukken en opslaan 84 Eindopdracht Huisarts 86 Praktijkopdracht De groothandel 89 6 Formulier maken 6.1 Formulier maken Formulier opslaan Navigeren door de records Formulier verwijderen Formulier maken met Wizard Formulier Thema toepassen Formulier opmaken Formulier vergroten of verkleinen Secties vergroten Selecteren van besturingselementen Besturingselement aan formulier toevoegen Besturingselement vergroten of verkleinen Afbeelding toevoegen Besturingselement opmaken Record toevoegen via formulier Record wijzigen en wissen Geselecteerd record van formulier afdrukken Gegevens in formulier sorteren Gegevens in formulier filteren Meer geselecteerde records van een tabelformulier afdrukken 112 Eindopdracht Formulieren 113 Praktijkopdracht Dealers Query s maken 7.1 De query Query afdrukken Query opslaan Terug naar de ontwerpweergave Veld niet weergeven bij de uitvoer Veld verwijderen uit dynaset Meerdere criteria toevoegen Query opslaan met een andere naam Operatoren Jokertekens Criteria combineren Veld verplaatsen Veld sorteren Query exporteren 136 Eindopdracht Query's 139 Praktijkopdracht Tafeltje dekje Rapport maken 8.1 Het rapport Rapport maken Veld aanpassen in indelingsweergave Afdrukvoorbeeld Rapport afdrukken Rapport opslaan Rapport filteren Filter verwijderen Rapport verwijderen Rapport maken met Rapport wizard Rapport opmaken in ontwerpweergave Selecteren van besturingselementen Secties, Rapportkop- of voettekst verwijderen Rapport groeperen en totalen berekenen Groepering verwijderen Rapport exporteren 172 Eindopdracht Kantoorbenodigdheden 174 Praktijkopdracht Personeelszaken Etiketten maken 9.1 Etiket maken met de wizard Adresetiketten Kiezen voor etiketafmeting Kiezen voor lettertype Plaatsen van veldnamen op etiket Kiezen voor sortering Object etiketten een naam geven Etiketten bekijken met een afdrukvoorbeeld 185 Eindopdracht Etiketten 186 Praktijkopdracht Wheels 189 Index 197

3 Office Compact Access 2016

4 Access

5 1 WAT IS EEN DATABASE? In dit hoofdstuk: 1.1 Wat is een database? 1.2 Voorbeelden van databasegebruik

6 Access Wat is een database? Dit hoofdstuk lees je wat bedoeld wordt met de term database en leer je waarvoor databases binnen overheden en bedrijven worden ingezet voor het opslaan, selecteren en bekijken van gegevens. Zo n veertig jaar geleden werden bij bedrijven en overheidsinstellingen alle gegevens op papier geschreven of getypt en opgeslagen in kaartenbakken, mappen en dozen. Er waren hele kamers met archiefkasten waarin deze papiermassa werd bewaard. Je kunt je voorstellen dat het veel tijd en inspanning kostte om alle gegevens goed op te bergen maar ook om juiste informatie weer uit het archief te halen. Rond de jaren zeventig werd de computer ingezet om gegevens te verwerken en het papieren archief te digitaliseren (in de computer te zetten). Hiervoor werden programma s ontwikkeld die de naam databaseprogramma kregen. Snel was de kreet geboren we stoppen het in een database. De gegevens in een database: kun je overzichtelijk opslaan hebben weinig ruimte nodig kun je snel opzoeken selecteren zijn gemakkelijk te wijzigen en wissen. De gegevens worden in een database opgeslagen in tabellen en om ervoor te zorgen dat er geen dubbele gegevens in komen te staan, worden de tabellen zo ingevuld dat je de ene tabel aan de andere kunt koppelen. 6

7 Wat is een database? 1 Dit noemen we dan een relatie. In de bovenstaande afbeelding zie je dat de tabel met de naam Klanten gekoppeld is (lijntje) met de tabel Werkzaamheden via het woord Klantnr. De tabel met de naam Werkzaamheden is weer gekoppeld aan de tabel Tarieven via de naam Werkcode en aan de tabel Werknemers via de naam Werknemer. Het maken van een database met een databaseprogramma is een lastige klus die door specialisten wordt gedaan. Deze specialisten maken een analyse van de gegevens en stellen vast hoeveel tabellen er nodig zijn. Ook kijken ze welke gegevens (woorden) in de verschillende tabellen worden geplaatst en hoe de koppeling wordt gemaakt tussen de tabellen. Gegevens: teksten en overzichten. Informatie: een selectie uit de gegevens. In de volgende hoofdstukken leer je hoe een databaseprogramma met de verschillende tabellen werkt en hoe je de informatie kunt selecteren uit de tabellen. Informatie is namelijk niet hetzelfde als gegevens. In de database zijn bijvoorbeeld allerlei telefoonnummers opgeslagen. Dit zijn dan de gegevens. Selecteer je uit deze telefoonnummers het telefoonnummer van je vriend(in), dan is dat de informatie. 7

8 Access Voorbeelden van databasegebruik Zonder dat je het misschien wist zijn ook jouw gegevens al opgeslagen in een database. Met je Burgerservicenummer ben je namelijk al geregistreerd in de database van de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA ). In deze database zijn de persoonsgegevens van alle Nederlanders verzameld. Denk hierbij aan de gegevens van je geboorte, wie je vader en moeder zijn, of je verhuisd bent, of je getrouwd bent enzovoort. Deze gegevens worden gebruikt binnen de hele Nederlandse overheid, denk hierbij aan de belastingdienst of het Centraal Planbureau (CPB). Die maken op basis van de GBA gegevens een schatting van het aantal Nederlanders. Het is gelukkig niet zo dat iedereen toegang heeft tot deze database, zodat je persoonlijke gegevens beschermd blijven tegen onbevoegd gebruik. IB-groep Studeer je, dan worden je gegevens vastgelegd in de database van de IB-groep. Je krijgt dan een gebruikersnaam waarmee je via internet in deze database kunt inloggen. Je kunt dan bijvoorbeeld kijken wat de hoogte van je studiefinanciering is. Ook staat hierin welke opleiding je volgt. Ook de gegevens van de IB-groep zijn weer gekoppeld aan andere tabellen van andere databases van de overheid. In bovenstaand schema zie je dat dit heel wat instanties zijn. Studentenregistratie Volg je een opleiding op een ROC, Particuliere school, Hogeschool of Universiteit, dan word je ingeschreven in een studentenregistratiesysteem. Dit is ook een database. Je gegevens worden dan ingevoerd in een tabel waarin ook de persoonsgegevens van alle andere studenten staan. Deze tabel is weer verbonden met tabellen waarin de studierichting, de colleges, de studieresultaten, docenten, rapportages en betalingen worden bijgehouden. Een deel van de database mag je vaak zelf raadplegen bijvoorbeeld om te zien welk cijfer je hebt gehaald voor een tentamen of wanneer de herkansing is. 8

9 Wat is een database? 1 Bedrijven Naast de overheid gebruiken bedrijven ook databases om gegevens op te slaan. Denk hierbij aan personeelsgegevens, producten, leveranciers en klanten. Maak ook veel programma s voor bedrijfsadministraties zijn gebaseerd op een databaseprogramma. Deze programma s worden ook wel Erp (Enterprise Resource Programma s) genoemd en zijn voor ondersteuning van allerlei werkzaamheden binnen een bedrijf. Winkelketens Veel winkelketens hebben databases die door de verschillende filialen worden gebruikt. Hiervoor zijn de gegevens opgeslagen in een centrale computer die via internet wordt benaderd. 9

10 Access 2016 Stel je belt naar IKEA en vraagt of de slaapbank die je wilt hebben nog op voorraad is. De medewerker kijkt in de een database en vertelt je dat deze alleen nog in Amsterdam en Arnhem verkrijgbaar is. Een telefoontje en je krijgt de juiste informatie te horen. Zou je in plaats van een telefoontje kijken op de website van IKEA om te controleren of de slaapbank op voorraad is, dan kijk je in een tabel van dezelfde database. Telefoondiensten Bel je naar 1888 en vraag naar de naam van een Italiaans restaurant op het Rembrandtplein in Amsterdam, dan zoekt de medewerkster dit ook op in een database. Luchtvaartboekingssysteem Een ander voorbeeld van het gebruik van een databaseprogramma is het luchtvaartboekingssysteem. Via het internet kun je eenvoudig een reis boeken. Je geeft op wanneer je wilt vertrekken en wanneer je weer naar huis wilt. Je tikt je bestemming in en na een druk op de knop verschijnt er een overzicht van de verschillende mogelijkheden die vliegmaatschappijen bieden, plus de kosten. Online bankieren Bij Online bankieren, ook wel internetbankieren genoemd, regel je bankzaken vanaf een computer. Je kunt je saldo bekijken, maar ook zien welke bedragen zijn afgeschreven of er geld is overgemaakt naar een andere rekening. Dit is mogelijk omdat alle gegevens van de klanten zijn opgeslagen in een database. Alleen een deel van deze database (je eigen gegevens) kun je inzien via internet. Internet De webwinkels of informatiesites die je bekijkt op internet hebben de gegevens ook opgeslagen in databases. Zodra je een zoekopdracht geeft, wordt er in de databases gezocht waarin miljarden adressen van internetpagina s zijn opgeslagen. Klik je op een site dan wordt weer een andere database actief met de gegevens van die site. 10

11 Wat is een database? 1 Database: een verzameling van tabellen die wordt gemaakt met een databaseprogramma. Databaseprogramma: een programma waarmee je databases kunt maken. Privé Het maken van een database kan voor jezelf ook interessant zijn. Stel je hebt een grote verzameling muziek-cd s of film-dvd s. Voor een goed overzicht van je verzameling kun je de titels opslaan in een database zodat je snel kunt opzoeken op welke cd een nummer stond of aan wie je de cd hebt uitgeleend. Een ander voorbeeld is het opslaan van de adressen van je familie, vrienden of kennissen in een database. Op deze manier heb je alle adressen bijeen en kun je bijvoorbeeld snel etiketten maken om ze een kerstkaart te sturen. Je ziet, databases zijn de manier om gegevens goed te organiseren en snel informatie te krijgen. Je hebt nu geleerd waarvoor een database wordt gebruikt en dat deze uit tabellen bestaat die een relaties met elkaar hebben. Wil je meer weten over het maken van een database met het programma Access dan is er het Praktijkboek Access Specialist. 11

12 Access

13 2 In KENNIS MAKEN MET ACCESS dit hoofdstuk: 2.1 Access 2.2 Openingsvenster van Access 2.3 Database openen 2.4 Het bewerkingsvenster 2.5 Werkbalk Snelle toegang 2.6 Snelmenu 2.7 Het lint 2.8 Sneltoetsen 2.9 Navigatiedeelvenster 2.10 Navigatiedeelvenster verkleinen 2.11 Object tabel zichtbaar maken in bewerkingsvenster 2.12 Velden en records in tabel 2.13 Object sluiten 2.14 Object query zichtbaar maken in bewerkingsvenster 2.15 Object formulier bekijken in bewerkingsvenster 2.16 Object rapport bekijken in bewerkingsvenster 2.17 Object rapportetiket bekijken in bewerkingsvenster 2.18 Object verwijderen 2.19 Database sluiten 2.20 Access sluiten 2.21 Vertrouwde locatie voor de database aangeven 2.22 Standaardlocatie voor de database aangeven Eindopdracht Chocolade Na dit hoofdstuk: T Toets

14 Access 2016 Gegevens: teksten, namen van artikelen (jurk, auto-onderdelen) telefoonnummers of cijfers. Access: een computerprogramma waarmee je databases kunt maken. Officebundel: Microsoft Office bestaat uit zes programma s. Access, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher en Word. Met deze programma s kun je gebruiken voor ondersteuning van kantoorwerkzaamheden. In dit hoofdstuk bekijk je de vensters van het programma Access en vertel je Access dat de oefenbestanden die je gebruikt geen virussen bevatten. Ook zorg je ervoor dat de map met oefenbestanden direct wordt geopend zodra je een oefenbestand wilt gebruiken of opslaan. Tot slot bekijk je een database van een webwinkel. 2.1 Access Access is een programma waarmee je een database kunt maken. Zoals je hebt gelezen in het hoofdstuk Wat is een database bestaat een database uit tabellen waarin je allerlei gegevens kunt opslaan. Het programma Access is een onderdeel van Microsoft Office bundel. Hoe je het programma start is afhankelijk van de Windowsversie die je gebruikt. In de volgende opdrachten worden de verschillende versies genoemd. Opdracht 2.1 Access starten Windows 7 1 Klik op de knop Start en typ de eerste twee letters van Access. Access zal worden geselecteerd. 2 Druk op de toets Enter om het programma te starten. Windows 8 of 10 1 Klik op de knop Windows. 2 Typ Access. 3 Klik op het pictogram van Access. Het programma wordt gestart. 14

15 Kennis maken met Access 2 INSTRUCTIEVIDEO u Zien hoe je met Access werkt? Bekijk de instructievideo Introductie Access in je online account. 2.2 Openingsvenster van Access Access start met het openingsvenster. Je ziet aan de linkerkant, onder het woord Recent, de laatst geopende databases (in voorbeeld geen). Met de knop Andere Bestanden openen open je een venster waarmee je een bestaande database kunt openen. Aan de rechterkant zie je een zoekvak met daarbij de categorieën waaruit je kunt kiezen welke sjablonen je wilt gebruiken. Daaronder zie je sjablonen waarmee je nieuwe databases kunt maken. Een Access-sjabloon kun je omschrijven als een bestand waarin al een database is gemaakt die je kunt aanpassen. Sjablonen zijn erg handig als je al weet hoe je een database kunt maken. 2.3 Database openen Om te zien hoe een database is opgebouwd, open je een database waarin gegevens zijn opgeslagen van een webwinkel die kleding verkoopt. In deze database zijn maar enkele tabellen te zien, maar de werkelijke database bestaat uit tientallen tabellen. Bij de zoekmachine Google, die ook uit databases bestaat, zijn het er duizenden. Voor het openen van een bestaande database klik je in het openings venster op de knop Andere Bestanden openen. Je krijgt een nieuw venster te zien waarin je kunt kiezen uit vier opties. a. Recent, hiermee krijgt u een lijst te zien van de laatst geopende bestanden. b. OneDrive, hiermee ga je naar internet en werk je in de Cloud. c. Computer, hiermee krijg je de knop Bladeren en te zien en kun in de mappen van je computer of op het netwerk van het bedrijf waar je werkt zoeken. d. Locatie toevoegen, Hiermee kun je een extra locatie op een Bedrijfsnetwerk of in de Cloud toevoegen. Welke keuze je maakt is afhankelijk waar de database is opgeslagen. 15

16 Access 2016 Je opent nu de database die in de map oefenbestanden staat op de computer. In het venster met de naam Openen, kun je de locatie kiezen waar je bestanden staan. Dit kan zijn op een recente locatie (een locatie die je laatst hebt geopend) in de cloud (op het internet bijvoorbeeld OneDrive) of op de computer. In dit boek werken we met de bestanden die op de computer zijn geïnstalleerd. Daarom kies je voor Deze pc. Opdracht 2.2 Database openen 1 Klik op de knop Andere bestanden openen. Je ziet het venster Openen. 2 Klik op de knop Deze pc. 3 Klik op de knop Documenten, oefenbestanden Access 2016 (dit kan op je computer een andere map zijn). 4 Klik op de database met de naam Webwinkel

17 Kennis maken met Access 2 5 De database wordt geopend. Je krijgt een melding te zien met de vraag om de inhoud in te schakelen. 6 Klik op de knop Inhoud inschakelen. Het venster verdwijnt. 2.4 Het bewerkingsvenster Zodra een database is geopend zie je het bewerkingsvenster van Access. Hier zijn veel onderdelen herkenbaar van de programma s van de Office bundel zoals bijvoorbeeld het programma Word. 2.5 Werkbalk Snelle toegang Links zie je de werkbalk Snelle toegang. Hierin staan de knoppen die je vaak gebruikt. Dit zijn de knoppen om een database op te slaan en een actie ongedaan te maken. Achter de werkbalk staat een keuzepijl. Als je daarop klikt, verschijnt een keuzelijst, waarmee je knoppen kunt toevoegen of verwijderen. Handige knoppen om toe te voegen zijn: Nieuw en Openen. Met de knop Nieuw kun je een nieuwe database maken en met de knop Openen activeer je het venster om een bestaande database te openen. Opdracht 2.3 Extra knoppen aan werkbalk Snelle toegang toevoegen 1 Klik op de keuzepijl van de werkbalk Snelle toegang. 2 Klik op Nieuw. De knop verschijnt in de werkbalk. 3 Klik opnieuw op de keuzepijl van de werkbalk Snelle toegang. Er staat een vinkje voor Nieuw. 4 Klik op de knop Openen. Ook deze knop wordt toegevoegd. De knoppen zijn aan de werkbalk Snelle toegang toegevoegd. Wanneer je weer op de keuzepijl klikt en op de vinkjes bij de namen klikt, verdwijnen de knoppen weer uit de werkbalk. 17

18 Access 2016 Opties: keuzes die je kunt gebruiken. Bijvoorbeeld de knop Minimaliseren noem je een optie. Titelbalk Rechts van de werkbalk Snelle toegang, zie je de titelbalk. In de titelbalk lees je dat je met het programma Access werkt en welke database er is geopend. Bij de start van het programma staat er geen naam in de titelbalk. Aan de rechterkant van de titelbalk staan de knoppen Minimaliseren, Maximaliseren en Sluiten. Met de knop Verkleinen verklein je het venster. Deze knop verandert als je het venster hebt verkleind in Maximaliseren waarmee je het venster weer scherm volledig maakt. Met de knop Sluiten (knop met X) sluit je het programma Access. Opdracht 2.4 Venster verkleinen 1 Klik op de knop Verkleinen (minstreep). Je ziet het pictogram van Access in de taakbalk. 2 Klik op het pictogram. Het venster wordt weer gemaximaliseerd. 2.6 Snelmenu Je kunt ook opdrachten geven met een snelmenu. Een snelmenu is contextgevoelig, dat wil zeggen dat je opties te zien krijgt die iets te maken hebben met waarmee je bezig bent. Het snelmenu zie je als je rechtsklik. Klik je weer met de linkermuisknop dan sluit het snelmenu. Opdracht 2.5 Snelmenu uit proberen 1 Rechtsklik in het midden van de werkbalk Snelle toegang. 2 Klik op de keuze De werkbalk Snelle toegang onder het lint weergeven. 3 Rechtsklik opnieuw in de werkbalk Snelle toegang en kies voor werkbalk Snelle toegang boven het lint weergeven. Het lint staat weer bovenaan. 18

19 Kennis maken met Access Het lint Onder de werkbalk Snelle toegang staat het lint. Het lint bestaat uit tabbladen met namen. Klik je op een tabblad dan zie je de knoppen die bij dat tabblad horen. Soms verschijnen er aanvullende tabbladen. Als je bijvoorbeeld een tabel opent, verschijnt vanzelf het aanvullende tabblad met de naam Velden wijzigen. De tabbladen zijn verdeeld in groepen met elk een eigen naam. In een groep staan de knoppen die iets te maken hebben met het onderwerp dat wordt genoemd onderaan de groep. Bij de groep Sorteren en filteren van het tabblad Start zie je bijvoorbeeld allerlei knoppen die je voor het sorteren en filteren kunt gebruiken. Opdracht 2.6 Tabbladen in het lint bekijken 1 Klik in het lint op het tabblad Maken. 2 Er verschijnen andere knoppen. Klik opnieuw op het tabblad Start. 2.8 Sneltoetsen Naast de knoppen in de werkbalk Snelle toegang en de knoppen uit het lint kun je ook sneltoetsen gebruiken. Een sneltoets is een combinatie van de Ctrl-toets met een letter- of functietoets. Met de sneltoets Ctrl+F1 bijvoorbeeld kun je het lint minimaliseren en weer laten verschijnen. Met de functietoets F1 open je de helpfunctie van Access. Opdracht 2.7 Sneltoets proberen 1 Minimaliseer het lint met Ctrl+F1. 2 Laat het lint weer verschijnen door opnieuw op de toetscombinatie Ctrl+F1 te drukken. 19

20 Access 2016 Object: een onderdeel in een database. 2.9 Navigatiedeelvenster Onder het lint is het venster van Access verdeeld in twee deelvensters. Links staat het Navigatiedeelvenster. Hierin zie je de objecten (onderdelen) die bij de geopende database horen. Als eerste zie je de namen van de tabellen waarin de gegevens zijn opgeslagen. Maar om de tabellen te vullen of gegevens te selecteren, voeg je nog andere objecten aan een database toe. Zo maak je bijvoorbeeld: een query om een zoekvraag samen te stellen om informatie te krijgen; formulieren om de tabellen gemakkelijk te vullen; rapporten om informatie af te drukken; etiketten om adressen goed op stickers te plaatsen. Welke objecten je wilt zien, bepaal je met de keuzepijlen van het Navigatiedeelvenster.. Opdracht 2.8 Objecten zichtbaar maken in het Navigatiedeelvenster 1 Klik op de keuzepijl bij het navigatiedeelvenster. 2 Klik op Objecttype. 3 Klik op Alle Access-objecten. Je ziet nu alle objecten die in deze database zijn gemaakt. Opmerking: Het Navigatiedeelvenster kun je groter maken door de scheidingslijn van het venster te verslepen. 20

21 Kennis maken met Access Navigatiedeelvenster verkleinen Het Navigatiedeelvenster kun je verkleinen met de keuzepijl die je aan de rechterkant ziet staan (<<) Wanneer je het Navigatiedeelvenster verkleint, zie je alleen het woord Navigatiedeelvenster staan. Door weer op de pijlen te klikken kun je het Navigatiedeelvenster weer zichtbaar maken. Deze optie gebruik je om een groter bewerkingsvenster te krijgen. 1 Klik op de pijltjes << van het Navigatiedeelvenster. 2 Het venster wordt verkleind. 3 Klik opnieuw op de pijltjes >> het venster wordt weer vergroot Object tabel zichtbaar maken in bewerkingsvenster De objecten in het Navigatiedeelvenster kun je openen door erop te klikken. Het geopende object wordt dan in het Bewerkingsvenster geplaatst dat rechts van het Navigatiedeelvenster staat. In dit venster kun je het object bekijken of bewerken. In dit hoofdstuk bekijk je alleen de objecten. In de volgende hoofdstukken ga je met de objecten werken. Opdracht 2.9 Object openen 1 Dubbelklik in het bewerkingsvenster op de tabel Klanten. 2 De tabel wordt in het Bewerkingsvenster geplaatst. Onderaan de tabel staat een Navigatiebalk. Hiermee kun je zien hoeveel records de tabel heeft maar met de knoppen kun je ook snel naar een volgend of vorig record gaan. 21

22 Access Velden en records in tabel Een tabel in een database wordt opgebouwd met records (rijen van de tabel). Deze records worden opgedeeld in velden (kolommen). De namen boven de kolommen noem je veldnamen. De inhoud van een veld noem je een veldgegeven. Elk veldgegeven mag maar één gegevenselement bevatten, bijvoorbeeld alleen het klantnummer. De indeling die je ziet in bovenstaande afbeelding wordt bij elke tabel gebruikt. Schuifbalken Heb je een tabel geopend met veel rijen en kolommen dan zie je aan de linkerkant en aan de onderkant schuifbalken te zien. Hiermee maak je records en velden zichtbaar die je niet ziet Object sluiten Wanneer je een object van de database niet meer wilt bekijken of bewerken sluit je dat object. Je kunt hiervoor het sluitsymbool rechts van het object gebruiken of je klikt op de rechtermuisknop op het tabblad van het object en klikt op de keuze Sluiten. Opdracht 2.10 Object sluiten 1 Klik op het sluitsymbool en de tabel wordt gesloten. 22

23 Kennis maken met Access Object query zichtbaar maken in bewerkingsvenster Met het selecteer je informatie uit een tabel. Een query wordt ook wel een zoekvraag genoemd, omdat je het programma vraagt iets voor je op te zoeken. Bij de query die nu opent, is uit de tabel Producten het artikel broek opgezocht. Opdracht 2.11 Gegevens van query object bekijken Je opent de query met de naam Selectie van broeken en bekijkt de informatie. 1 Klik op het Navigatiedeelvenster bij het object Query s op de query met de naam Selectie van broeken. 2 De query verschijnt in het Bewerkingsvenster. Bij de Navigatiebalk zie je dat er 4 records zijn van het artikel met de naam broek. 3 Klik op het sluitsymbool bij de query, de query wordt gesloten Object formulier bekijken in bewerkingsvenster Een formulier gebruik je om een nieuwe record toe te voegen of om gegevens van de tabel te wijzigen. Met een formulier zie je elke rij (record) van de tabel in een venster. De gegevens van de tabel worden zo op een andere manier gepresenteerd. Met de navigatie knoppen kun je de verschillende records bekijken. Opdracht 2.12 Record als formulier bekijken en gegevens invoeren 23

24 Access Klik in het Navigatiedeelvenster bij het object Formulieren op het formulier met de naam Invoeren wijzigen klanten. 2 Klik onderaan het formulier op de navigatieknop Nieuw (lege) record. Je ziet een leeg record. 3 Voer de gegevens van jezelf in. Het klantnummer wordt automatisch ingevoegd. 4 Sluit het formulier met de sluitknop. 5 Klik in het Navigatiedeelvenster op de tabel Klanten. 6 Klik in de navigatiebalk van de tabel op de knop Laatst record. Je ziet in het laatste record de informatie over jezelf staan. Deze gegevens zijn via het formulier aan de tabel toegevoegd. 7 Sluit de tabel met het sluitsymbool Object rapport bekijken in bewerkingsvenster Door een rapport te maken kun je de informatie uit de tabellen als lijsten afdrukken. Een rapport kun je maken op basis van een query of samenstellen uit een of meer tabellen. Je bekijkt nu het rapport dat gemaakt is van de tabel Producten. Opdracht 2.13 Rapport bekijken 1 Dubbelklik in het Navigatiedeelvenster bij het object Rapporten op het rapport met de naam Lijst van producten. Het rapport verschijnt in het Bewerkingsvenster. Het rapport geeft een goed overzicht van de gegevens die in de tabel Producten zijn ingevoerd. 2 Sluit het rapport met het sluitsymbool. 24

25 Kennis maken met Access Object rapportetiket bekijken in bewerkingsvenster De gegevens uit de tabellen kun afdrukken op etiketstickers. Access ziet dit ook als een rapport. De samengestelde etiketstickers worden dan ook onder het object Rapporten geplaatst. Je bekijkt de gemaakte Adresetiketten. Opdracht 2.14 Etiket bekijken 1 Klik in het Navigatiedeelvenster bij het object Rapporten op de naam Adresetiketten voor Klanten. De etiketten verschijnen in het bewerkingsvenster. 2 Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Afdrukvoorbeeld. Je ziet de etiketten worden nu getoond zoals ze worden afgedrukt. 3 Klik in het tabblad Afdrukvoorbeeld op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten. 4 Sluit de etiketten met het sluitsymbool Object verwijderen Een rapport of query dat je niet meer wilt gebruiken, kun je eenvoudig verwijderen uit het Navigatiedeelvenster. Je klikt met de rechtermuisknop op het object en kiest uit het snelmenu Verwijderen. De tabellen kun je op deze manier ook verwijderen. Maar dit doe je zelden om dat hierin immers de gegevens staan. Opdracht 2.15 Object verwijderen 25

26 Access Klik in het Navigatiedeelvenster bij het object Rapporten met de rechtermuisknop op het rapport met de naam Adresetiketten voor Klanten. 2 Klik op Verwijderen. 3 De vraag komt of je het rapport definitief wilt verwijderen. Klik op Ja. Het object is verwijderd en je kunt dit niet meer ongedaan maken Database sluiten Je kunt een database sluiten zonder het programma te verlaten. Zijn er nog tabellen die niet gesloten zijn dan krijg je een venster te zien met de vraag om deze tabellen op te slaan. Opdracht 2.16 Database sluiten 1 Klik op het menu Bestand. 2 Klik op de knop Database sluiten Access sluiten Voor het beëindigen van het programma Access gebruik je het sluitsymbool rechts in de titelbalk of de keuze Sluiten van het menu Bestand. Opdracht 2.17 Access sluiten 1 Klik op de knop Sluiten. 26

27 Kennis maken met Access 2 Bestandsnaam : een naam waarmee digitale teksten of programma s worden opgeslagen op een harde schijf of usb-stick of in de cloud. Computervirus : een klein programma dat ervoor kan zorgen dat de computer, een programma of een toepassing van internet niet meer werkt. Map: een plaats op de harde schijf van de computer waar je bestanden in plaatst Vertrouwde locatie voor de database aangeven Je hebt natuurlijk al eens gehoord van virussen die je computer besmetten. In de bestanden die bestemd zijn voor Access kunnen programmeurs gemakkelijk virussen verbergen. Wanneer je een database opent verschijnt dan ook de beveiligingswaarschuwing zoals je ziet in onderstaand voorbeeld. Als je weet je dat er in de database geen virus is verborgen, dan klik je op de knop Inhoud inschakelen en het bestand wordt geopend. Maar het is lastig om dit telkens te doen bij bestanden waarvan je zeker weet dat deze geen virussen bevatten. Je kunt dan bij Access opgeven dat je deze bestanden vertrouwd. Op die manier krijg je niet telkens de melding als je een bestand opent. Dit opgeven van een vertrouwde locatie kan alleen als je een database hebt geopend. Opdracht 2.18 Map als vertrouwde locatie instellen 1 Start Access en open de database Webwinkel 2016 (deze staat nu bij de groep Recent). 27

28 Access Klik op het menu Bestand en kies voor de knop Opties. 3 Klik in het linker deelvenster op de knop Vertrouwenscentrum. 4 Klik op de knop Instellingen voor het Vertrouwenscentrum. 5 Klik in het deelvenster op de Vertrouwde locaties. 6 Klik op de knop Nieuwe locatie toevoegen. 7 Klik op de knop Bladeren. 8 Zoek naar de map waarin de oefenbestanden staan (bijvoorbeeld oefenbestanden Access 2016). 9 Klik op OK. De map is nu aan de vertrouwde locaties toegevoegd. 10 Sluit en bevestig alle vensters met OK. 11 Klik op de kop Terug om terug te gaan naar het bewerkingsvenster. De map met de oefenbestanden heb je nu als vertrouwd aangemerkt. Nu krijg je geen beveiligingsmelding als je een database uit de map oefenbestanden opent. 28

29 Kennis maken met Access Standaardlocatie voor de database aangeven Als de databasebestanden waarmee je werkt in de dezelfde map staan, dan is het handig als je die map direct te zien krijgt als je een bestand wilt openen. Dit doe je ook met de knop Opties maar gebruik je de keuze Algemeen. Je stelt de map met de oefenbestand als standaardlocatie in. Opdracht 2.19 Map als standaardlocatie instellen 1 Klik op het menu Bestand en klik op de knop Opties. 2 Klik in het linker frame op de knop Algemeen. 3 Klik op de knop Bladeren en zoek naar de map waarin de oefenbestanden staan. 4 Sluit de vensters met OK. De map met de oefenbestanden heb je nu als standaardlocatie aangemerkt en wordt direct geopend als je een database uit de map oefenbestanden wilt opslaan of openen. 29

30 Access 2016 Eindopdracht Eindopdracht Chocolade In deze eindopdracht werk je met de database met de naam Chocolade. Hierin zijn gegevens opgeslagen van een chocolaterie. Je bekijkt in de volgende opdrachten de objecten van de database. Eindopdracht 2 A Tabellen bekijken 1 Open de database met de naam: Chocolade Bekijk bij het Navigatiedeelvenster, Tabellen hoeveel tabellen er in de database staan (5). 3 Open de tabel Orders. 4 Hoeveel orders zijn er? (325) 5 Sluit de tabel. 30

31 Eindopdracht Eindopdracht 2 B Formulier bekijken 1 Open het formulier met de naam Bonbondetails. 2 Welke bonbonbeschrijving heeft record 4? 3 Sluit het formulier. Eindopdracht 2 C Rapport bekijken 1 Open het rapport met de naam: Bonboninhoud. Dit rapport is gemaakt met de tabel Bonbondetails. 2 Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Afdrukvoorbeeld. 3 Gebruik de knop Uitzoomen om het hele rapport te bekijken. Je ziet dat het rapport is gegroepeerd op chocoladetype (Butterscotch, Melk) en het heeft paginanummers en een datum. 4 Sluit het afdrukvoorbeeld en sluit het rapport. 5 Sluit de database. 31

32 Access 2016 Eindopdracht 32

33 3 TABEL BEWERKEN In dit hoofdstuk: 3.1 De opbouw van een tabel 3.2 Navigeren met de toetsen van het toetsenbord 3.3 Records toevoegen 3.4 Gegevens in records wissen of wijzigen 3.5 Ongedaan maken 3.6 Record verwijderen 3.7 Een tabel verfraaien 3.8 Kolombreedte veranderen 3.9 Kolom verplaatsen 3.10 Gegevens sorteren 3.11 Filteren 3.12 Filter verwijderen 3.13 Meer filters 3.14 Filteren met keuzepijl 3.15 Zoeken in een tabel 3.16 Opzoeken en vervangen in een tabel 3.17 Tabel afdrukken 3.18 Afdrukstand aanpassen 3.19 Selectie afdrukken 3.20 Exporteren van gegevens uit tabel Eindopdracht Slijterij Praktijkopdracht Tapperij Na dit hoofdstuk: T Toets

34 Access 2016 Record: een rij in een tabel. Veld: een deel van een record. Veldnaam: de naam boven een kolom. In dit hoofdstuk leer je hoe je in een tabel van een database kunt bekijken, de gegevens ervan kunt wijzigen, opzoeken, sorteren en filteren. De database die je gebruikt gaat over vakantiebestemmingen. 3.1 De opbouw van een tabel Tabellen zijn de belangrijkste objecten binnen een database. Hierin zijn alle gegevens opgeslagen. De gegevens in de tabellen voer je meestal in via een formulier. Veranderen van de gegevens kan direct in de tabel of met het formulier. In het hoofdstuk Kennismaken met Access las je dat een tabel bestaat uit records (rijen van de tabel) en velden (kolommen). Een naam bovenaan de kolom wordt een veldnaam genoemd en de inhoud het veldgegeven. Open je een tabel dan zie je onderaan een navigatiebalk staan waarmee je door de records van de tabel kunt bladeren. In de volgende afbeelding zie je waarvoor de knoppen dienen. Opdracht 3.1 Records bekijken 34

35 Tabel bewerken 3 1 Open de database met de naam VakantieXpert Open de tabel met de naam Bestemmingen. 3 Klik op de knop Volgende record; record 2 is nu actief en record is geselecteerd. 4 Klik op de knop Laatste record; record 45 is nu actief. 5 Klik in de navigatiebalk in het vak record, wis de tekens en typ 23 en druk op de toets Enter. Het record met het nummer 23 wordt geselecteerd. 3.2 Navigeren met de toetsen van het toetsenbord Voor het navigeren met de knoppen kun je ook de toetsen van het toetsenbord gebruiken. Zo kun je met: Toets Tab of End Ctrl+End Shift+Tab of Home Ctrl+Home Actie een veld verder naar laatste veld van een record naar laatste veld van een tabel een veld terug naar eerste veld van een record naar eerste veld van een tabel Opdracht 3.2 Navigeren met de toetsen van het toetsenbord De database met de naam VakantieXpert 2016 en de tabel Bestemmingen zijn nog geopend. 1 Druk op de toetscombinatie Ctrl+Home. De recordwijzer springt naar het eerste record in de tabel. 2 Druk op de pijltjestoets naar rechts. De muisaanwijzer springt naar het volgende veld. 3 Druk op de toets Tab en het volgende veld wordt actief. 4 Druk op de toetscombinatie Shift+Tab en de muisaanwijzer springt weer naar het vorige veld. 5 Druk op de toets End en de muisaanwijzer springt naar het laatste recordveld. 6 Druk op de toets Home en de muisaanwijzer springt naar het eerste recordveld. 7 Plaats de muisaanwijzer op de recordwijzer (vak voor het record), de record wordt geselecteerd. 8 Druk op de toetscombinatie Ctrl+End. De muisaanwijzer springt naar het laatste record. 3.3 Records toevoegen Het toevoegen van een record gebeurt altijd aan het einde van een tabel. Je gebruikt hiervoor de knop Nieuw Record. Zolang je bezig bent een record in te voeren, staat er een potloodje afgebeeld vóór de record:. Zodra je een volgend record invoert of naar een ander record gaat wordt de nieuwe invoer automatisch opgeslagen. 35

36 Access 2016 Sneltoetsen F2 hele veld selecteren Delete tekens in veld wissen Opdracht 3.3 Record toevoegen 1 Klik bij de Navigatiebalk op de knop Nieuw record. Druk op de toets Tab om naar het volgende veld te gaan. 2 Typ de volgende gegevens in: Washington Verenigde Staten Noord Amerika Hotel ,55. Zie ook het bovenstaande voorbeeld. Klik bij het laatste veld op de toets Tab. Het Euroteken wordt vanzelf geplaatst. Nadat je op de toets Tab hebt gedrukt zijn er 46 records. 3.4 Gegevens in records wissen of wijzigen De gegevens in een veld kun je vervangen voor andere gegevens. Je hebt bijvoorbeeld een fout gemaakt met het invoeren van de bestemming. Wanneer je in een veld klikt, verschijnt automatisch het invoegpunt. Het invoegpunt kun je met de muis aanwijzer of met de pijltjestoetsen verplaatsen. De gegevens kun je wissen met de toets Delete of Backspace. Voor het selecteren van de hele tekst in een veld gebruik je de functietoets F2. Opdracht 3.4 Gegevens wissen 1 Ga naar recordnummer 41 (New Orleans). 2 Klik in het veld Aantal dagen. 3 Druk op de functietoets F2. Het veld wordt geselecteerd. 4 Druk op de toets Delete. De gegevens worden gewist. 36

37 Tabel bewerken 3 Sneltoets Ctrl+z ongedaan maken Opdracht 3.5 Gegevens wijzigen 1 Typ in het lege veld Druk op de toets Tab om de invoer te bevestigen. 3 Ga naar recordnummer 10 (Casablanca). 4 Ga naar het veld (Tab) Accommodatie. 5 Druk op de functietoets F2. Het veld wordt geselecteerd. 6 Druk op de toets Delete. De gegevens worden gewist. 7 Typ Appartement. 3.5 Ongedaan maken Access heeft de mogelijkheid om de laatste handeling ongedaan te maken. Dat kan met de knop Ongedaan maken in de werkbalk Snelle toegang. Je kunt maar één bewerking ongedaan maken. Soms kan het helemaal niet; maar dan waarschuwt Access wel. Opdracht 3.6 Ongedaan maken 1 Ga naar recordnummer 1. 2 Wis in veld Plaats de naam Calgary. 3 Klik op de knop Ongedaan maken. Het woord verschijnt weer. 4 Sluit de tabel, de wijzigingen worden automatisch opgeslagen. 37

38 Access 2016 Recordwijzer: het grijze vak voor een record. Hiermee selecteer je een record. 3.6 Record verwijderen Als je een record wilt verwijderen, selecteer je eerst het record door op recordwijzer te klikken. Zodra de muisaanwijzer op de recordwijzer staat, verandert de muisaanwijzer in een zwarte pijl en is het record geselecteerd. Met de knop Record verwijderen of met de toets Delete verwijder je het record. Opdracht 3.7 Record verwijderen 1 Klik in de navigatiebalk op de knop Eerste record. 2 Plaats de muisaanwijzer op de recordwijzer. De muiswijzer verandert in een zwarte pijl. Het record wordt geselecteerd. 3 Klik bij het tabblad Start op de keuzepijl bij de knop Verwijderen en kies voor Record verwijderen. 4 Klik in het nieuwe venster op de knop Ja. Het record wordt definitief verwijderd. Let op: Records verwijderen kun je niet ongedaan maken. Als je een record hebt verwijderd, zijn de gegevens definitief gewist. 38

39 Tabel bewerken Een tabel verfraaien Een tabel ziet er maar saai uit, dit is niet zo belangrijk omdat je de gegevens meestal verwerkt en bekijkt in een formulier of rapport. Maar soms is het prettig om de tabel een ander lettertype of kleur te geven. Voor het aanpassen van de opmaak gebruik je de knoppen bij het tabblad Start, groep Tekstopmaak. Ook de kleur van de tekst en van de rijen zijn aan te passen. Elke aanpassing die je doet, geldt voor de hele tabel. Je kunt dus niet een record of een veld een apart lettertype of kleur geven. Opdracht 3.8 Lettertype en tekengrootte en tekstkleur aanpassen De database met de naam VakantieXpert 2016 en de tabel Bestemmingen zijn nog geopend. 1 Klik bij de eerste recordwijzer. 2 Klik bij het tabblad Start, groep Tekstopmaak, op de keuzepijl bij Lettertype. Kies voor lettertype Agency FB (of een ander lettertype dat je mooi vindt). 3 Kies als Tekengrootte Klik bij de keuzepijl van Tekstkleur en kies voor donkeroranje. Met de knop Rasterlijnen bij de groep Tekstopmaak maak je de rasterlijnen zichtbaar of onzichtbaar. Opdracht 3.9 Rasterlijnen wijzigen 1 Klik op de knop Rasterlijnen en kies voor Rasterlijnen: geen. 39

40 Access 2016 Opdracht 3.10 Velden afwisselende rijkleur geven 1 Klik bij tabblad Start, groep Tekstopmaak, op de keuzepijl bij Afwisselende rijkleur en kies voor de kleur Blauw. De tekst in de kolom kun je centreren. Hiervoor gebruik je de knop Centreren van de groep Tekstopmaak. Standaard wordt de tekst in een kolom links uitgelijnd. De andere manier is Rechts uitlijnen. Opdracht 3.11 Tekst in kolom centreren 1 Plaats de muisaanwijzer op de veldnaam Prijs per persoon. 2 Klik op de knop Centreren. De tekst wordt gecentreerd in het veld. 40

41 Tabel bewerken Kolombreedte veranderen De kolombreedte in de tabel kun je breder of smaller maken door de kolomscheiding bij de veldnamen te verslepen. Als je de kolomscheiding aanwijst, verandert de muisaanwijzer in een kruisje: Door hiermee te slepen wordt de kolom breder of smaller. Je kunt de kolomscheiding ook wijzigen met een dubbelklik op de kolomscheiding. De breedte wordt dan automatisch aangepast aan de inhoud. Opdracht 3.12 Kolombreedte veranderen met kolomscheiding 1 Dubbelklik op alle kolomscheidingen zodat de kolombreedte automatisch wordt aangepast. 3.9 Kolom verplaatsen De kolommen in een tabel kun je ook verplaatsen. Je selecteert de kolom en sleept deze naar een andere plaats. Opdracht 3.13 Kolom verplaatsen 1 Klik op de veldnaam Accommodatie. 2 Sleep de kolom naar links tot de markering rechts van de veldnaam Plaats staat. 3 Laat de muisknop los en de kolom is verplaatst. 4 Hef de selectie op met klikken in een ander veld. 41

42 Access 2016 Sorteren: gegevens in alfabetische volgorde plaatsen. Filteren: een selectie van gegevens maken Gegevens sorteren Je kunt de gegevens in een tabel sorteren op veldnaam. Op deze manier kun je bijvoorbeeld de woonplaatsen op volgorde zetten van A naar Z (Amsterdam tot Zwolle) of van Z naar A (Zwolle tot Amsterdam). Hiervoor gebruik je de knoppen Sorteren in het tabblad Start. Je kunt ook met de rechtermuisknop op de veldnaam klikken en de keuze maken. Met de knop Sorteeracties verwijderen, bij het tabblad Start, maak je de sortering weer ongedaan. Opdracht 3.14 Gegevens sorteren 1 Rechtsklik op de veldnaam Land. 2 Klik op Sorteren van A naar Z. Het land Argentinië staat bovenaan. 3 Sorteer het veld Plaats van Z naar A. De plaats Thebes staat bovenaan. 4 Pas de kolombreedte aan Filteren De gegevens in een tabel kun je ook filteren op een voorwaarde. Je wilt bijvoorbeeld alleen de gegevens zien met een bestemming naar de Verenigde Staten. In dat geval filter je in de tabel op het veld Land. De records met de andere landen worden dan tijdelijk verborgen. Opdracht 3.15 Records selecteren 1 Klik in de kolom Land op een veld met de naam Verenigde Staten. 2 Klik in het tabblad Start, groep Sorteren en filteren op de keuzepijl bij de knop Selectie. 42

43 Tabel bewerken 3 3 Klik op Is gelijk aan Verenigde Staten. In de tabel worden 4 records getoond en bij de veldnaam is een klein trechtertje geplaatst als teken dat op dat veld gefilterd is. Ook zie je in de navigatiebalk dat de gegevens gefilterd zijn Filter verwijderen Het filter kun je weer verwijderen met een klik op de knop Filter verwijderen bij het tabblad Start. Alle records worden dan weer getoond. Opdracht 3.16 Filter verwijderen 1 Klik bij het tabblad Start op de knop Filter verwijderen. 2 Je ziet dat alle records weer worden getoond Meer filters Je kunt ook meer filters toevoegen. Gewoon na de eerste keer filteren op een ander veld klikken en de volgende selectiefilter toepassen. In de volgende opdracht filter je op de accommodatie Appartement en daarna op het land Spanje. Opdracht 3.17 Filter aanbrengen bij twee kolommen 1 Klik bij de kolom Accommodatie in een veld met het woord Appartement. 2 Klik in het tabblad Start op de keuzepijl bij de knop Selectie en kies voor: Is gelijk aan Appartement. 3 Klik bij de kolom Land in een veld met het land Spanje. 43

44 Access Klik in het tabblad Start op de keuzepijl bij de knop Selectie en kies voor: Is gelijk aan Spanje. Je houdt 1 record over. Er is gefilterd op Accommodatie en Land. Bij beide veldnamen is het pictogram van een trechtertje geplaatst. 5 Verwijder de filters Filteren met keuzepijl Een andere manier om de gegevens snel te filteren is op de keuzepijl bij de veldnaam te klikken. Je krijgt dan de selectie te zien van de gegevens die meerdere keren in de kolom staan. Je maakt een keuze en gegevens worden hierop gefilterd. Opdracht 3.18 Filteren met keuzepijl 1 Klik op de keuzepijl bij de kolom Werelddeel. 2 Klik op het keuzevak Alles selecteren (vinkjes verdwijnen bij andere vakken). 3 Klik op het keuzevak Azië. 4 Klik op OK. Alleen de records met het werelddeel Azië zijn te zien. 5 Klik opnieuw bij de keuzepijl bij de kolom Werelddeel en kies voor Filter van Werelddeel verwijderen. Het filter verdwijnt. 44

45 Tabel bewerken 3 INSTRUCTIEVIDEO u Zien hoe je gegevens kunt opzoeken in een tabel? Bekijk de instructievideo Zoeken in een tabel in je online account Zoeken in een tabel Wanneer je iets wilt opzoeken in een tabel is het niet nodig om door de hele tabel te bladeren. Je gebruikt gewoon de optie Zoeken. Bij de optie Zoeken heb je de volgende keuzes. Keuze Heel veld Gedeelte van veld Begin van veld Gebruikt voor Wat je hebt ingevoerd is gelijk aan wat je zoekt. Wat je hebt ingevoerd komt ergens in het veld voor. Wat je hebt ingevoerd staat aan het begin van het veld. Opdracht 3.19 Zoeken in de tabel 1 Klik op de veldnaam Accommodatie (de kolom wordt geselecteerd). 2 Klik op het tabblad Start, groep Zoeken op de knop Zoeken. 3 Klik in het venster Zoeken en vervangen in het vak achter Zoeken naar: en typ Appartement. Bij het vak Zoeken in: staat Huidig veld. Bij het vak Waar: staat Heel veld. Bij het vak Zoeken: staat Alles. Met de keuzepijlen kun je deze voorkeuren veranderen. 4 Klik op de knop Volgende zoeken. Het eerste veldgegeven dat is gevonden wordt getoond. 5 Klik in het venster Zoeken en vervangen opnieuw op de knop Volgende zoeken. In de praktijk herhaal je deze stappen totdat je het juiste record hebt gevonden. 6 Sluit het venster Zoeken en vervangen met het sluitsymbool. 45

46 Access 2016 Sneltoets Ctrl+h zoeken en vervangen 3.16 Opzoeken en vervangen in een tabel De tabellen van een database kunnen duizenden records bevatten. Denk hierbij aan de tabellen in een database van de belastingdienst of een bank. Moet je in deze tabellen gegevens wijzigen, dan kun je dat sneller als je het programma de gegevens laat opzoeken en automatisch laat vervangen. De optie die je hiervoor gebruikt is Zoeken en vervangen. In de tabel Bestemmingen zijn wat fouten gemaakt bij de invoer van de landen. In de volgende opdracht wijzig je de spelfouten. Bij de optie Zoeken en vervangen kun je in één keer alle woorden vervangen. Maar pas op: gebruik de optie Alles vervangen alleen als je zeker weet dat alles mag worden vervangen. Opdracht 3.20 Zoek en vervang (1) 1 Klik op de veldnaam Land (de kolom wordt geselecteerd). 2 Klik op het tabblad Start, groep Zoeken, op de knop Vervangen. 3 Typ in het venster Zoeken en vervangen in het vak Zoeken naar: Caanada en typ in het vak Vervangen door: Canada. 4 Bij het vak Zoeken in: staat Huidig veld, bij het vak Waar: staat Heel veld en bij het vak Zoeken: staat Alles. Met de keuzepijlen kun je deze voorkeuren veranderen. 5 Klik op de knop Volgende zoeken. Het eerste gevonden veldgegeven wordt getoond. 6 Klik op de knop Alles vervangen. 7 Je krijgt een melding dat deze actie niet meer ongedaan kan worden gemaakt. Klik op Ja. Alle woorden worden vervangen. 8 Sluit het venster Zoek en vervangen. 46

47 Tabel bewerken 3 Opdracht 3.21 Zoek en vervang (2) 1 Klik op de veldnaam Land (de kolom wordt geselecteerd). 2 Klik op het tabblad Start, groep Zoeken, op de knop Vervangen. 3 Typ in het vak Zoeken naar: Filiepen. 4 Typ in het vak Vervangen door: Filipijnen. 5 Klik op de knop Alles vervangen. De landnaam wordt gewijzigd. 6 Vervang op deze manier ook de landnaam Marooko in Marokko. 47

48 Access Tabel afdrukken Van een tabel of een deel van de tabel kun je een afdruk maken. Voordat je afdrukt, bekijk je eerst het afdrukvoorbeeld. Je gebruikt daarvoor de knop Afdrukvoorbeeld in de werkbalk Snelle toegang. De tabel Bestemmingen van de database VakantieXpert 2016 is nog geopend. Opdracht 3.22 Afdrukvoorbeeld bekijken 1 Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Afdrukvoorbeeld. Het afdrukvoorbeeld verschijnt met een nieuw tabblad Afdrukvoorbeeld. In de navigatiebalk kun je met de knoppen door de pagina s bladeren. 2 Klik bij het tabblad Afdrukvoorbeeld in de groep Zoomen op de knop Twee pagina s Afdrukstand aanpassen Je kunt er ook voor zorgen dat de tekst over de breedste zijde van het papier wordt afgedrukt. Dit wordt pagina-indeling Liggend genoemd. Opdracht 3.23 Liggend afdrukken 1 Klik bij de groep Pagina-indeling op de knop Liggend. De pagina s worden 90 graden gedraaid. 48

49 Tabel bewerken Selectie afdrukken Je kunt ook een selectie van de tabel afdrukken of de eerste pagina van de tabel. De opties hiervoor vind je in het venster Afdrukken. Opdracht 3.24 Eerste pagina afdrukken 1 Klik op de knop Afdrukken. 2 Klik in het venster Afdrukken op het keuzerondje bij Pagina s van: en typ in het eerste vak 1. 3 Druk op de toets Tab en typ 1. 4 Klik op de knop OK. De pagina wordt afgedrukt. 5 Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten. 6 Sluit de tabel en sla de wijzigingen op. 7 Sluit de database. Andere mogelijkheden bij het afdrukken Je kunt ook een aantal records selecteren en dan bij het menu Bestand op de knop Afdrukken klikken. Je kiest dan voor de keuze Geselecteerde records. Deze keuze kun je niet maken als je in het venster Afdrukvoorbeeld bent. Heb je een printer die kan werken met verschillende papierformaten dan kun je bij het tabblad Afdrukvoorbeeld ook kiezen voor een ander papierformaat. Met het formaat A3 is het vel papier een dubbel A4 formaat. Meer over deze onderwerpen leer je in het Praktijkboek Access Specialist. 49

50 Access 2016 Exporteren: gegevens omzetten naar het bestandsformaat van een ander programma Exporteren van gegevens uit tabel Wil je de gegevens uit een tabel gebruiken bij een ander programma, bijvoorbeeld het programma Word of het programma Excel, dan kun je de gegevens exporteren naar een ander bestandsformaat. Opdracht 3.25 Tabelgegevens exporteren naar Excel Open de database met de naam Bouwbedrijf 2016 en de tabel Werknemersadressen. 1 Klik bij het tabblad Externe gegevens 2 Klik bij de groep Exporteren op de knop Excel. 3 De bestandsindeling voor versie 2013 of 2016 is actief. Met de keuzepijl kun je ook voor een andere bestandsindeling kiezen. 4 Klik op het keuzevak bij Gegevens exporteren met opmaak en indeling. 5 Klik op OK. 50

51 Tabel bewerken 3 6 Klik in het venster Exporteren Excel-werkblad op de knop Sluiten. 7 Het bestand is nu opgeslagen met de bestandsnaam Werknemersadressen.xlsx in dezelfde map waarin de oefenbestanden staan. Je kunt dit bestand nu openen in Excel. 8 Sluit de tabel en sluit de database Het exporteren van een rapport of query gaat op dezelfde manier. Bij de groep Exporteren kun je nog meer programma s of bestandsformaten kiezen. Je hebt nu geleerd hoe je tabellen kunt bewerken. Wil je meer weten over het bewerken van tabellen dan is er het Praktijkboek Access Specialist. 51

52 Access 2016 Eindopdracht Eindopdracht Slijterij In deze eindopdracht gebruik je de database Slijterij. Hierin staat een tabel met de gegevens van de drank die wordt verkocht. Bij deze eindopdracht worden de acties kort beschreven. Eindopdracht 3 A Kolomscheiding veranderen, sorteren en record toevoegen 1 Open de database met de naam Slijterij Open de tabel met de naam Voorraad. 3 Vergroot de kolomscheidingen zodat alle gegevens te zien zijn. 4 Sorteer de gegevens van het veld Artikel van A tot Z. 5 Voeg het volgende record toe. Artikelnummer Artikel Verpakking Per eenheid Prijs Zontomaatje Ds 12 pak a 1ltr Pak 1,76 Eindopdracht 3 B Gegevens filteren 1 Filter bij de veldnaam Per eenheid de veldgegevens op cn. 2 Verwijder het filter. Eindopdracht 3 C Zoeken 1 Zoek bij de veldnaam Artikel naar het veldgegeven Creme de Cassis (1). 2 Zoek bij de veldnaam Artikel met gedeelte van veld Buckler (1). 52

53 Eindopdracht Eindopdracht 3 D Tabel opmaken 1 Geef de tabel rasterlijnen. 2 Geef de tabel een afwisselende rijkleur. 3 Geef de letters een andere tekstkleur. 4 Verander het lettertype zoals jij mooi vindt. 5 Verander ook de tekengrootte en lijn eventueel de kolommen anders uit. 6 Sla de tabel opnieuw op. Eindopdracht 3 E Filter afdrukken 1 Filter bij het veld met de naam Per eenheid de veldgegevens op blik. 2 Voer een nieuw record in met je naam in, zodat je straks weet welke afdruk van jou is. 3 Bekijk de gegevens met het Afdrukvoorbeeld. 4 Stel de pagina in op Liggend. 5 Druk de gegevens af. 6 Sluit het afdrukvoorbeeld. 7 Sluit de tabel en de database. 53

54 Access 2016 Eindopdracht 54

55 Praktijkopdracht Praktijkopdracht Tapperij De biertapperij Het Kraantje schenkt wel 700 bieren en is uniek in ons land. De tabel waarin al de gegevens van de bieren is opgeslagen moet worden aangepast. In de volgende opdrachten maak je wijzigingen in de tabel Bieren en filter je gegevens om de juiste informatie te krijgen. Opdracht 1 Tabel en database openen, kolomscheidingen verplaatsen en sorteren 1 Open de database met de naam Tapperij Open de tabel met de naam Bieren. 3 Vergroot de kolomscheidingen zodat je alle veldnamen op je beeldscherm ziet. 4 Sorteer de gegevens van het veld Biernaam van A tot Z. 5 Voeg het volgende record toe. Opdracht 2 Records filteren 1 Filter bij de veldnaam Kleur de veldgegevens op zwartbruin. 2 Filter bij de veldnaam Gisting op het veldgegeven hoge. 3 Verwijder al de vier de records. 4 Hef het filter op. Opdracht 3 Veldgegeven zoeken 1 Zoek met de optie Zoeken in bij de veldnaam Biernaam naar Stout. 55

56 Access 2016 Praktijkopdracht Opdracht 4 Zoek en vervangen Bij de verschillende kolommen moeten gegevens vervangen worden. Dit doe je met de optie Zoek en vervang. Let op: er moet gezocht worden naar een gedeelte van het veld. 1 Selecteer de kolom Brouwer. 2 Activeer de optie zoek en vervang, zoek naar het woord Maire en vervang dit door Marie. 3 Selecteer de kolom Kleur. 4 Activeer de optie zoek en vervang, zoek naar het woord aamber en vervang het door amber. 5 Selecteer de kolom Type. 6 Activeer de optie zoek en vervang, zoek naar het woord anders en vervang het door overige. 7 Selecteer de kolom Brouwer. 8 Activeer de optie zoek en vervang, zoek naar het woord Belle en vervang het door Belle Vue. Opdracht 5 Tabel opmaken 1 Zorg dat de tabel geen rasterlijnen heeft. 2 Geef de tabel een afwisselende rijkleur. 3 Geef de letters een andere tekstkleur 4 Verander het lettertype zoals jij mooi vindt. 5 Verander ook de tekengrootte. 6 Sla de tabel opnieuw op. Opdracht 6 Filter afdrukken 1 Filter bij de veldnaam Brouwer de veldgegevens op Brasserie Marie. 2 Voer een nieuw record in met je naam. 3 Bekijk de gegevens met een afdrukvoorbeeld. 4 Stel de pagina in op Liggend. 5 Druk de gegevens af. 6 Sluit het afdrukvoorbeeld. 7 Sluit de tabel. 8 Sluit de database. 56

57 4 DATABASE EN TABEL MAKEN In dit hoofdstuk: 4.1 Aandachtspunten bij het maken van een database 4.2 Tabel ontwerpen en opslaan 4.3 Veldnamen bewerken en invoeren 4.4 Gegevenstype wijzigen 4.5 Veldeigenschappen toevoegen 4.6 Index 4.7 Tabel opslaan en schakelen naar gegevensbladweergave 4.8 Gegevens invoeren in de tabel 4.9 Tabelontwerp wijzigen 4.10 Tweede tabel maken en veldeigenschappen veranderen 4.11 Validatieregel en validatietekst 4.12 Opslaan en primaire sleutel Eindopdracht Fietsverhuur Praktijkopdracht Landen Na dit hoofdstuk: T Toets

58 Access Aandachtspunten bij het maken van een database Wanneer je een database voor jezelf maakt, moet je nadenken welke velden je nodig hebt om de gegevens in te plaatsen. Een database met gegevens over je vrienden zouden dat de velden Naam, Adres, Postcode, Woonplaats en eventueel Telefoonnummers kunnen zijn. Voor een database met de gegevens van je dvd s kunnen dat de titels van de film, de acteurs, filmduur en producer zijn. Moet er een database worden gemaakt voor een bedrijf om bijvoorbeeld de administratieve gegevens bij te houden dan heb je hiervoor de hulp van specialisten nodig. Voordat je met specialisten in gesprek gaat is het belangrijk om een lijst van wensen op papier te zetten. Zoals: Wat is het doel van de database Welke informatie moet de database leveren Wie gaat de database gebruiken Moet de database via internet gebruikt worden. Grote bedrijven hebben databasespecialisten in dienst die zorgen voor het ontwerp en het onderhoud van de database. Kleinere bedrijven huren daarvoor vaak specialisten in. Het invoeren van de gegevens in de database gebeurt meestal door medewerkers van het bedrijf zelf. Beveiliging Wordt een database gebruikt bij de verkoop van producten via internet dan wordt de database bekeken door medewerkers van het bedrijf maar ook door klanten of belangstellenden. Het is dan belangrijk dat niet iedereen alle gegevens kan bekijken. Hiervoor worden dan bepaalde rechten aan de verschillende gebruikers toegekend. Met andere woorden er wordt een beveiliging ingebouwd. Zo wordt ervoor gezorgd dat internetgebruikers alleen de producten en prijzen kunnen bekijken. De medewerkers van het bedrijf mogen de gegevens ook aanpassen of nieuwe gegevens invoeren. Dit beveiligen tegen onbevoegd gebruik is ook een van de aandachtspunten bij het maken van een database. Een database wordt meestal gemaakt door specialisten. De ontwikkeling ervan gaat volgens een aantal stappen die je ook tegenkomt bij andere automatiseringsplannen. Grofweg zijn dit vijf stappen. 1 Onderzoeks- en analysefase In deze stap wordt er met een team van het bedrijf en de databasespecialisten gekeken waaraan de database moet voldoen. 2 Ontwerpfase Zodra de specificaties voor de database zijn opgesteld, wordt het ontwerp gemaakt hoe de database eruit moet gaan zien. 3 Bouwfase In stap drie gaan de specialisten aan het werk om de database te maken. Daarna wordt het ontwerp weer uitvoerig gecontroleerd of alles werkt zoals de bedoeling is. 4 Implementatiefase In stap vier wordt de database op de werkplek geïnstalleerd en gebruiksklaar gemaakt. De medewerkers voeren nu de gegevens. Hiervoor worden ze natuurlijk eerst opgeleid. 58

59 Database en tabel maken 4 Ontwerpweergave: venster waarin je een tabel maakt. 5 Gebruiks- en beheerfase Als de database is gevuld en gebruikt kan worden moet er regelmatig onderhoud worden gepleegd. Bijvoorbeeld dingen die niet zo goed lopen worden aangepast of nieuwe wensen worden toegevoegd. Je ziet, voor een professionele goedwerkende database zijn heel wat handelingen nodig. De databases voor een bedrijf worden dan ook door een team gemaakt. Je maakt nu zelf een database voor het restaurant Le bistro waarin je een tabel ontwerpt om de gegevens van de medewerkers te plaatsen. Opdracht 4.1 Database maken 1 Start het programma Access en klik op de knop Lege bureaubladdatabase. 2 Typ in het vak Bestandsnaam De Bistro 3 Klik op de knop Maken. De database wordt gemaakt. 4.2 Tabel ontwerpen en opslaan In de database die je zojuist hebt gemaakt, heeft Access automatisch een tabel geplaatst met de naam Tabel1. De tabel heeft een veld met de naam Id. Rechts ervan staat een kolom waarin je een andere veldnaam kunt invoeren. Met behulp van het tabblad Velden wijzigen kun je de tabel aanpassen, maar het is gemakkelijker om de ontwerpweergave te gebruiken. Voordat je naar de ontwerpweergave kunt moet je de tabel eerst opslaan. 59

60 Access 2016 INSTRUCTIEVIDEO u Zien hoe je een database met een tabel maakt? Bekijk de instructievideo Tabel maken in je online account. Opdracht 4.2 Ontwerpweergave openen en tabel opslaan 1 Klik op de knop Opslaan bij de werkbalk Snelle toegang. 2 Typ in het venster Opslaan als de naam Adressen medewerkers. 3 Klik op OK om de tabel op te slaan. 4.3 Veldnamen bewerken en invoeren Voor het invoeren van de veldnamen ga je naar de ontwerpweergave. In dit venster kun de Veldnamen typen maar ook opgeven of men tekst of cijfers mag invoeren. Ook kun je nog veldeigenschappen instellen zodat er automatisch een euroteken voor de cijfers komt te staan. Je bekijkt het venster Ontwerpweergave. 60

61 Database en tabel maken 4 1 Klik bij het tabblad Start op de keuzepijl bij Weergave en kies voor Ontwerpweergave. 2 De eerste kolom heeft de kop Veldnaam. Maak je een tabel, dan staat hier het woord (Id) en bij de recordwijzer staat een pictogram in de vorm van een sleutel. Bij het koppelen van tabellen is een primaire sleutel noodzakelijk. Dit is de reden dat Access automatisch een primaire sleutel plaatst. Hierover lees je in hoofdstuk 5 meer. 3 De tweede kolom heeft de kop Gegevenstype en een keuzepijl waarmee je kunt kiezen welk soort gegevens je in het veld mag invoeren. Zo kan je met het gegevenstype Numeriek alleen maar cijfers invoeren. 4 De derde kolom heeft de kop Beschrijving, hierin kun je een korte toelichting op de veldnaam typen. 5 Onder de kolommen staat een deelvenster met de naam Veldeigenschappen. In dit venster verander je van de geselecteerde Veldnaam de Veldeigenschap. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat bij de invoer van getallen automatisch een valutateken wordt geplaatst. Met het specificeren van de veldeigenschappen zorg je ervoor dat de gegevens zo goed mogelijk worden ingevoerd. In de volgende opdrachten specificeer je de veldnamen voor een goede invoer. Opdracht 4.3 Primaire sleutel verwijderen 1 De Primaire sleutel heb je in deze tabel niet nodig. Je gaat die verwijderen. Rechtsklik op de recordwijzer (het grijze blokje vóór de veldnaam) ID op de knop Primaire sleutel. De sleutel verdwijnt voor de veldnaam. De veldnaam ID is geen duidelijke naam. In de volgende opdracht wis je de veldnaam ID en voeg je een andere veldnaam in. Opdracht 4.4 Veldnaam wijzigen 1 Klik in het vak onder Veldnaam. 2 Verwijder de letters Id en typ Voornaam. 3 Druk op het toetsenbord op pijltje naar beneden. 4 Voer ook de andere veldnamen in zoals je ziet in het bovenstaande voorbeeld. 61

62 Access Gegevenstype wijzigen Bij de veldnaam hoort een gegevenstype. Bij veldnaam Voornaam is dat nu AutoNummering. Dit wil zeggen dat er automatisch een nummer wordt geplaatst als je gegevens invoert. Maar voor het invoeren van een voornaam moet dit gegevenstype worden veranderd. Je verandert het gegevenstype van de veldnaam Voornaam. Opdracht 4.5 Gegevenstype veran deren 1 Klik op de keuzepijl bij de kolom Gegevenstype van de veldnaam Voornaam en kies voor Korte tekst. In dit veld kan nu alleen tekst worden ingevoerd. 4.5 Veldeigenschappen toevoegen Bij elk gegevenstype horen bepaalde eigenschappen. Bij velden van het type Tekst kan bijvoorbeeld de veldlengte worden ingesteld. Standaard staat de veldlengte op 255. Soms is dat teveel. Denk bijvoorbeeld aan de postcode. Daar zijn 7 tekens genoeg. Maar, het is oppassen als je de veldlengte kleiner maakt bij een bestaande veldnaam. Je kunt met een kleinere veldlengte zomaar gegevens kwijt raken. Stel dat je de lengte van het veld Achternaam beperkt tot 30 tekens. Maar als er een achternaam is van 35 tekens, dan past die naam niet meer in het veld en verdwijnen de laatste letters. In de volgende opdracht wijzig je de veldlengte bij de veldnaam Postcode. Opdracht 4.6 Veldlengte aanpassen 1 Klik in de veldnaam Postcode. 2 Klik in bij het deelvenster Veldeigenschappen in het vak achter Veldlengte en wijzig de 255 in 7. Bevestig met de toets Enter. 62

63 Database en tabel maken 4 Index: geordende lijst met gegevens. 4.6 Index Om gegevens snel te kunnen opzoeken en sorteren gebruikt Access een index. Je kunt dit vergelijken met de index in een boek. Via de index van een boek kun je snel opzoeken waar een bepaald onderwerp staat. Ook de gegevens in een database worden via een index sneller gevonden. Een veld waaraan een primaire sleutel is toegevoegd wordt automatisch geïndexeerd. Velden waarin je vaak zoekt, kun je zelf indexeren via de veldeigenschappen. Voor het indexeren zijn er drie opties: 1 Nee = geen index 2 Ja (Duplicaten OK) = in de kolom kan bijvoorbeeld dezelfde achternaam vaker staan. 3 Ja (Geen duplicaten) = in de kolom mag nooit twee keer dezelfde waarde staan. Omdat je vaak zoekt op de achternaam, ga je dit veld indexeren. Opdracht 4.7 Index toevoegen 1 Klik in het veld Achternaam. 2 Klik bij Veldeigenschappen in het vak achter Geïndexeerd (gebruik de schuifbalk), klik op de keuzepijl en kies voor Ja (Duplicaten OK). 63

64 Access Tabel opslaan en schakelen naar gegevensbladweergave Het tabelontwerp is klaar. Om de gegevens in te voeren moet je de ontwerpweergave verlaten. Je moet natuurlijk eerst de tabel opslaan, anders is al het werk voor niets geweest. Wanneer je dit vergeet zal Access vragen of je de tabel wilt opslaan. In de volgende opdracht sla je de tabel op en schakel je over naar de gegevensbladweergave. Opdracht 4.8 Tabel opslaan en schakelen naar Gegevensbladweergave 1 Klik op de knop Opslaan bij de werkbalk Snelle toegang. 2 Klik bij het tabblad Ontwerp op de keuzepijl en kies voor Gegevensbladweergave. 4.8 Gegevens invoeren in de tabel Nu het tabelontwerp klaar is ga je de gegevens invoeren. Opdracht 4.9 Eerste record invoeren Je voert het eerste record in. 1 Typ bij het veld Voornaam Janneke en druk op de toets Tab (Enter kan ook). 2 Typ bij het veld Achternaam Bruisten en druk op de toets Tab. 3 Typ bij het veld Adres Rooiweg 5 en druk op de toets Tab. 4 Typ bij het veld Postcode 6523 KK en druk op de toets Tab. 5 Typ bij het veld Woonplaats Nijmegen en druk op de toets Tab. 64

65 Database en tabel maken 4 Opdracht 4.10 Volgende records invoeren Voornaam Achternaam Adres Postcode Woonplaats Ank Zwart Viool MS Weurt Guust Flater Vlet PP Arnhem Maggy Knoop Weide KK Ewijk Eigen naam 1 Voeg de bovenstaande records ook toe. 2 Sla de tabel opnieuw op met de knop Opslaan in de werkbalk Snelle toegang. 4.9 Tabelontwerp wijzigen Het tabelontwerp kun je weer wijzigen. Je bent bijvoorbeeld een veldnaam vergeten of wilt een veldnaam veranderen. Bij de tabel die je hebt gemaakt, is het veld Voorvoegsel vergeten en moet ook nog een veldnaam met Personeelsnummer worden toegevoegd. In de volgende opdracht voeg de veldnamen toe. Opdracht 4.11 Veldnamen invoegen 1 Klik bij het tabblad Start op de knop Weergave. Je krijgt weer de Ontwerpweergave te zien. 2 Klik met de rechtermuisknop op de recordwijzer bij het veld Achternaam en klik op Rijen invoegen. 3 Je krijgt een lege rij te zien. Typ in de nieuwe rij de veldnaam Voorvoegsel en geef deze het gegevenstype Korte tekst. 4 Klik op de recordwijzer van laatste rij van het ontwerp. Typ de veldnaam Personeelsnummer en geef deze het gegevenstype Numeriek. 5 Klik bij het tabblad Ontwerp op de knop Weergave. 6 Klik in het venster op Ja. De tabel wordt met dezelfde naam opgeslagen. In de toegevoegde veldnamen moet je nu de gegevens toevoegen. Hiervoor keer je terug naar de Gegevensbladweergave en voeg je de geel gearceerde woorden bij de nieuwe veldnaam toe. 65

66 Access 2016 Opdracht 4.12 Records wijzigingen aanbrengen Voornaam Voorvoegsel Achternaam Adres Postcode Woonplaats Personeelsnummer Janneke Bruisten Rooiweg KK Nijmegen 1 Ank de Zwart Viool MS Weurt 2 Guust Flater Vlet PP Arnhem 3 Maggy Van der Knoop Weide KK Ewijk 4 Eigen naam 5 1 Klik bij het tabblad Ontwerp op de knop Weergave. 2 Voer de geel gearceerde veldgegevens toe die je ziet in bovenstaande afbeelding. 3 Sla de tabel opnieuw op met de knop Opslaan in de werkbalk Snelle toegang. 4 Sluit de tabel Tweede tabel maken en veldeigenschappen veranderen Bij het maken van een nieuwe database wordt direct een tabel gemaakt. Wil je nog meer tabellen maken dan doe je dit met de optie Tabelontwerp van het tabblad Maken. Je maakt nog een tweede tabel met de persoonlijke gegevens van de medewerkers. Opdracht 4.13 Nieuwe tabel maken 1 Klik op het tabblad Maken. 2 Klik op de knop Tabelontwerp. 3 Typ de veldnamen zoals je hieronder ziet. Bij het gegevenstype Numeriek kunnen nu alleen getallen worden ingevoerd. Bij het gegevenstype Ja/Nee kan alleen Ja of Nee of een vinkje worden gegeven. Voer je niets in dan is dat automatisch een Nee. Bij het gegevenstype Datum/tijd kan alleen een datum of tijd worden ingevoerd. 66

67 Database en tabel maken 4 Notatie: manier waarop iets wordt geschreven. Validatieregel: controle of iets goed is. Validatieregel: tekst die komt bij controle van validatieregel. Voor het veld Geboortedatum verander je de veldeigenschap zodat de datum op een duidelijk manier wordt gepresenteerd. Dit noem je een Notatie. Opdracht 4.14 Veldeigenschap van veld Geboortedatum veranderen 1 Klik in de veldnaam Geboortedatum. 2 Klik in het venster Veldeigenschappen in het vak bij de keuze Notatie. 3 Klik op de keuzelijst en kies Middellange datumnotatie Validatieregel en validatietekst Bij de veldeigenschappen kun je ook een validatieregel opgeven. Met een validatieregel controleert Access of bijvoorbeeld of de ingevoerde geboortedatum niet in de toekomst ligt. In dat geval geef je als validatieregel op: <Now(). Daarmee zeg je dat de ingevoerde datum kleiner moet zijn dan de datum van vandaag. Bij de validatieregel hoort een waarschuwingstekst, die voer je ook in. Dit wordt de validatietekst genoemd. Bij een verkeerde invoer wordt deze validatietekst in een apart venster getoond. In de volgende opdracht voer je een validatieregel en validatietekst in bij het veld Datum/tijd, zodat er geen een verkeerde datum kan worden ingevoerd. 67

68 Access 2016 Opdracht 4.15 Validatieregel en validatietekst 1 Klik bij het veld Geboortedatum. 2 Klik bij het deelvenster Veldeigenschappen achter het vak bij Validatieregel en typ <Now() 3 Typ bij het vak Validatietekst De ingevoerde datum mag niet in de toekomst liggen. Op dezelfde manier kun je in een tekstveld als validatieregel opgeven dat de ingevoerde tekst alleen De heer of Mevrouw mag zijn. Of dat een getal niet groter dan 100 mag zijn Opslaan en primaire sleutel Je tabelontwerp is klaar. Je slaat nu de tabel op om gegevens in te voeren. Zodra je op de knop Weergave, Gegevensweergave klikt, verschijnt een venster waarin wordt gevraagd om de tabel op te slaan. Daarna krijg je de melding dat je geen primaire sleutel hebt toegevoegd. Een primaire sleutel voeg je toe om tabellen aan elkaar te koppelen. Maar een primaire sleutel heeft nog meer voordelen. Zo wordt de veldnaam automatisch geïndexeerd. Ook zorgt de primaire sleutel ervoor dat je onmogelijk tweemaal dezelfde gegevens in kunt voeren. Het veld Personeelsnummer geef je nu een primaire sleutel zodat je de tabel later aan een andere tabel kunt koppelen en er niet twee keer hetzelfde personeelsnummer wordt ingevoerd. Hoe je de tabellen met de primaire sleutels kunt koppelen wordt in hoofdstuk vijf (Relaties leggen) uitgelegd. 68

69 Database en tabel maken 4 1 Klik bij het tabblad Ontwerp op de keuzepijl bij de knop Weergave, Gegevensweergave. 2 Klik bij Tabel opslaan op de knop Ja. 3 Typ in het venster Opslaan als de naam Gegevens medewerkers. 4 Klik op OK. 5 Je krijgt nu de melding dat je geen Primaire sleutel hebt gemaakt. Je wilt geen Primaire sleutel. Je klikt op Nee. De Gegevensweergave is nu te zien. Opdracht 4.16 Primaire sleutel toevoegen Je kunt achteraf toch nog een primaire sleutel toevoegen. Je opent weer de ontwerpweergave en voegt bij de veldnaam Personeelsnummer een primaire sleutel toe. 1 Klik bij het tabblad Start op de keuzepijl bij Weergave en kies voor Ontwerpweergave. 2 Klik op de recordwijzer bij de veldnaam Personeelsnummer. 3 Klik bij het tabblad Ontwerp op Primaire sleutel. In de recordwijzer komt nu een sleutel te staan. 4 Klik bij het tabblad Ontwerp op de keuzepijl bij de knop Weergave, Gegevensweergave. 5 Klik op Ja om de tabel op te slaan. De Gegevensweergave is nu te zien. 69

70 Access 2016 In de volgende opdracht vul je de tabel met gegevens. Opdracht 4.17 Gegevens invoeren 1 Voeg de records toe zoals je ziet in de afbeelding. 2 Voeg als laatste record de gegevens van jezelf toe. 3 Klik bij het veld Geboortedatum op het pictogram van het kalendertje en kies de datum van morgen en druk op de toets Tab. 4 Je krijgt in een venster de validatietekst te zien die je hebt getypt bij het ontwerp van de tabel. Klik op OK. 5 Voer de juiste datum in. 6 Sluit de tabel en de database. Je hebt nu geleerd hoe je een eenvoudige database en een tabel met het programma Access kunt maken. Wil je meer weten over het maken van een database dan is er het Praktijkboek Access Specialist. 70

71 Eindopdracht Eindopdracht Fietsverhuur In deze eindopdrachten gebruik je alle opties die je in dit hoofdstuk hebt geleerd. Je maakt een database met drie tabellen voor een fietsverhuurbedrijf. Bij deze eindopdracht worden de acties kort beschreven. Eindopdracht 4 A Nieuwe database maken 1 Start het programma Access. 2 Maak een nieuwe database met de naam Fietsverhuur. Eindopdracht 4 B Tabel maken 1 Maak een tabel in de Ontwerpweergave met de gegevens van de klanten. 2 Geef de tabel de naam Klanten. 3 Maak de volgende velden. Velden Gegevenstype Primaire sleutel Klantcode Numeriek Primaire sleutel Voornaam Korte tekst Voorvoegsel Korte tekst Achternaam Korte tekst Adres Korte tekst Postcode Korte tekst Woonplaats Korte tekst 4 Geef het veld Klantcode een index met geen duplicaten. 5 Geef het veld Postcode de veldlengte 7. 6 Sla de tabel opnieuw op. Eindopdracht 4 C Gegevens invoeren 1 Voer in de tabel met de naam Klanten de volgende gegevens in. Klant- Voornaam Voorvoegsel Achternaam Adres Postcode Woonplaats code 1 Pieter Van der Meer Molenlaan AB VELP 2 Sybrand Van Breukelen Gooiseweg KK HILVERSUM 3 Je voornaam Je achternaam Je adres 2 Geef de kolommen de breedte van de tekst. 3 Sorteer de gegevens op voornaam van A tot Z. 4 Verfraai de tabel met een afwisselde rijkleur. 5 Geef de tabel rasterlijnen. 6 Verander de tekstkleur. 7 Verander het lettertype. 71

72 Access 2016 Eindopdracht 8 Lijn alle de gegevens rechts uit (tabblad Start, groep Tekstopmaak). 9 Druk de tabel af. Eindopdracht 4 D Tweede tabel maken 1 Maak een tabel in de Ontwerpweergave met de gegevens van de verhuur. 2 Geef de tabel de naam Verhuur. 3 Maak de volgende velden. Velden Klantcode Aantal keer verhuurd Type fiets Opmerking Verhuurdatum Gegevenstype Numeriek Numeriek Korte tekst Lange tekst Datum/tijd 4 Geef het veld Datum een middellange notatie. 5 Voer bij de validatieregel <Now() in (ingevoerde datum moet in het verleden liggen). 6 Typ bij de validatietekst Ingevoerde datum moet in het verleden liggen. 7 Sla de tabel op. Deze tabel krijgt geen primaire sleutel. Eindopdracht 4 E Gegevens invoeren 1 Voer in de tabel met de naam Verhuur de volgende gegevens in. Klantcode Aantal keer Type fiets Opmerking Verhuurdatum verhuurd 1 4 a Wil fiets kopen Kies datum volgende week 2 3 b Zadel moet lager Kies datum volgende week worden gezet 3 3 c Goed afstellen fietst slecht Kies datum volgende week 2 Sla de tabel en de wijzigingen op. 72

73 Eindopdracht Eindopdracht 4 F Derde tabel maken 1 Maak een tabel in de ontwerpweergave met de gegevens van de fietsen. 2 Geef de tabel de naam Fietsspecificatie. 3 Maak de volgende velden. Fietscode Type fiets Verhuurprijs Numeriek Tekst Valuta 4 Sla de tabel opnieuw op. De tabel krijgt geen primaire sleutel. Eindopdracht 4 G Gegevens invoeren 1 Voer in de tabel met de naam Fietsspecificatie de volgende gegevens in. Fietscode Type fiets Verhuurprijs 1 Mountain bike 4,50 2 Tourfiets 3,50 3 Kinderfiets 2,50 2 Sla de tabel opnieuw op. 3 Sluit de database. 73

74 Access 2016 Eindopdracht 74

75 Praktijkopdracht Praktijkopdracht Landen In deze praktijkopdracht maak je een nieuwe database met een tabel met informatie over verschillende landen. Opdracht 1 Nieuwe database en tabel maken 1 Start Access. 2 Maak een nieuwe database met de naam Landen. 3 Maak een tabel in de ontwerpweergave. 4 Sla de tabel op onder de naam Landen Staatkundig. 5 Voeg de volgende velden in met het aangegeven gegevenstype: Landcode AutoNummering Naam Tekst Hoofdstad Tekst Opp (km2) Numeriek Onafh_datum Datum/Tijd EU? Ja/Nee 6 Geef de velden de volgende veldeigenschappen: Landcode geïndexeerd, geen duplicaten Naam veldlengte = 30; geïndexeerd, geen duplicaten Hoofdstad veldlengte = 25 Opp (km2) veldlengte = dubbele precisie; standaardgetalnotatie; 0 decimalen Onafh_datum korte datumnotatie EU? Ja/Nee 7 Plaats bij het veld Landcode een primaire sleutel. De eerste opzet van de tabel is klaar. Je voert enkele gegevens in. Daarna voeg je nog twee velden toe en verander je de volgorde van de velden. Opdracht 2 Gegevens in tabel invoegen 1 Voer de volgende gegevens in: Naam Hoofdstuk Opp (km2) Onafh datum Eu Nederland Amsterdam juli 1581 Ja Verenigde staten Washington juli 1776 Nee Denemarken Kopenhagen (niet bekend; leeglaten) Ja 2 Maak de kolommen zo breed dat je alle gegevens ziet. 3 Voeg in de Ontwerpweergave twee extra velden in met de volgende veldeigenschappen: Continent Tekst; veldlengte = 15 Valuta Tekst; veldlengte = 10 75

76 Access 2016 Praktijkopdracht 4 Voer in de tabel de gegevens in voor Continent en Valuta bij de drie landen waarvan al gegevens in de tabel staan: Naam Hoofdstuk Opp (km2) Onafh datum Eu Continent Valuta Nederland Amsterdam juli 1581 Ja Europa Euro Verenigde staten Washington juli 1776 Nee N-Amerika Dollar Denemarken Kopenhagen (niet bekend; leeglaten) Ja Europa Kroon 5 Zet de velden in de volgorde: Landcode, Naam, EU?, Continent, Hoofdstad, Onafh_datum, Opp (km2), Euro, Valuta 6 De database is klaar. 7 Sluit de database en sluit daarna het programma Access. 76

77 5 RELATIES LEGGEN In dit hoofdstuk: 5.1 Relaties bekijken 5.2 Relatiesoorten 5.3 Tabellen voor relaties toevoegen 5.4 Relaties leggen 5.5 Relatie verwijderen 5.6 Relatierapport maken afdrukken en opslaan Eindopdracht Huisarts Praktijkopdracht Groothandel Na dit hoofdstuk: T Toets

78 Access 2016 Relatie : verbinding tussen twee tabellen. Primaire sleutel : een code (die te zien is als een sleutel) waarmee je aangeeft dat de veldnaam dient als koppeling voor een andere tabel. In de vorige hoofdstukken heb je geleerd dat de gegevens binnen een database worden opgeslagen in tabellen en de gegevens binnen een tabel altijd bij één onderwerp horen. Om de tabellen toch weer een geheel te laten vormen, worden de tabellen aan elkaar gekoppeld door middel van een Primaire sleutel die aangebracht wordt bij een veldnaam. Het koppelen met een Primaire sleutel wordt een relatie genoemd. 5.1 Relaties bekijken Om je te laten zien hoe relaties worden gemaakt, zie je hieronder als voorbeeld een deel van de database van het uitzendbureau Eco. Bij de databases van een bedrijf zijn er veel meer tabellen aan elkaar verbonden. De database die je gebruikt bevat de gegevens van het Uitzendbureau Eco. In het voorbeeld zie je vijf tabellen van de database van het uitzendbureau. In de tabellen zie je primaire sleutels bij de veldnamen staan. Met deze primaire sleutels worden de tabellen aan elkaar verbonden. Dit worden dan relaties genoemd. In de tabel NAW uitzendkracht staan de records met de namen en adressen en de woonplaatsen van de uitzendkrachten. Deze tabel is met de Primaire sleutel van de veldnaam Personeelsnr gekoppeld aan de tabel Gegevens uitzendkracht waarin alle records met persoonlijke gegevens van de uitzendkrachten zijn opgeslagen. Deze gegevens zijn niet opgeslagen in de tabel NAW uitzendkracht omdat adresgegevens en persoonlijke gegevens niet bij elkaar horen. In de tabel Code beoordeling staan naast de beoordeling ook nog aandachtspunten bij de beoordeling van de uitzendkracht. Deze tabel is met de Primaire sleutel van de veldnaam Code beoordeling gekoppeld aan de tabel Gegevens uitzendkracht. In de tabel Beroepsgegevens zijn de gegevens ondergebracht die informatie geven over het beroep en het uurloon dat bij het beroep hoort. Deze tabel is weer met de Primaire sleutel van de veldnaam Beroepencode gekoppeld aan de tabel Gegevens uitzendkracht. 78

79 Relaties leggen 5 In de tabel Intercedenten zijn de gegevens opgeslagen van de personen die de contactpersoon is voor de uitzendkracht. Deze tabel is ook weer met een Primaire sleutel van de veldnaam Intercedentcode gekoppeld aan de tabel Gegevens uitzendkracht. De lijnen in het voorbeeld geven aan hoe de tabellen met elkaar verbonden zijn. Voorwaarden voor het maken van relaties Maak je een relatie tussen de tabellen dan moet er aan vier voorwaarden worden voldaan. 1 Elke tabel moet minimaal één veld met een veldgegeven hebben dat uniek is (één maal gebruikt). 2 Het unieke veld moet een Primaire sleutel hebben. 3 In het unieke veld mogen nooit tweemaal dezelfde gegevens worden ingevoerd of leeg blijven. 4 De gekoppelde tabellen moeten van hetzelfde gegevenstype zijn, dezelfde lengte en dezelfde betekenis hebben. Voldoen de tabellen niet aan deze voorwaarden dan zal het maken van de relaties fouten opleveren. Ook moeten de tabellen waarmee je de relatie wilt maken gesloten zijn. 5.2 Relatiesoorten Binnen een Access database zijn drie soorten relaties mogelijk, namelijk: 1 Eén-op-één relatie 2 Eén-op-veel relatie 3 Veel-op-veel relatie Bij al deze relaties is er steeds een tabel met een veldnaam die een primaire sleutel heeft en een andere tabel met een veldnaam waaraan de primaire sleutel kan worden gekoppeld. De primaire sleutel zorgt dus voor de koppeling tussen de verschillende tabellen. Eén-op-één relatie Kijk je bij het voorbeeld dan zie je dat de tabel NAW uitzendkracht en de tabel Gegevens uitzendkracht aan beide kanten een 1 staat. Dit wil zeggen dat de tabellen een één-op-één relatie met elkaar hebben. Immers elke uitzendkracht heeft persoonlijke gegevens. Eén-op-veel relatie 79

80 Access 2016 INSTRUCTIEVIDEO u Zien hoe relaties worden gelegd? Bekijk de instructievideo Relaties aanbrengen in je online account. Kijk je naar de relatie van de tabel Gegevens uitzendkracht en de tabel Code beoordeling dan zie je dat er een 1 staat bij de tabel Code beoordeling en het oneindig symbool bij de tabel Gegevens uitzendkracht. Dit betekent dat meerdere uitzendkrachten dezelfde beoordeling hebben. Dit is een één-op-veel relatie. Veel-op-veel relatie Bij een véél-op-veel relatie kan één record in tabel A meer overeenkomende records in tabel B hebben en kan één record in tabel B weer meerdere overeenkomende records in tabel A hebben. Dergelijk constructies komen voor in complexe databases die ontworpen worden door Experts. 5.3 Tabellen voor relaties toevoegen Voor het leggen van relaties tussen tabellen ga je naar de optie Relaties. Deze optie is te vinden bij het tabblad Hulpmiddelen voor databases en heeft een aanvullend tabblad met de naam Ontwerp. In de volgende opdracht leg je relaties zoals je hebt gelezen in de vorige paragrafen. Opdracht 5.1 Tabellen voor relaties toevoegen (1) 1 Open de database met de naam Eco uitzendbureau Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases. 3 Klik bij de groep Relaties, op de knop Relaties, het aanvullende tabblad voor Ontwerp voor relaties verschijnt. Opdracht 5.2 Tabellen voor relaties toevoegen (2) 1 Klik bij het tabblad Ontwerp op de knop Tabel weergeven. 2 Klik in het venster Tabel weergeven op de naam van de eerste tabel, druk op de toets Shift, houd deze ingedrukt en klik op de laatste tabel. Alle tabellen zijn nu geselecteerd. 3 Klik op de knop Toevoegen. 4 Klik op de knop Sluiten. 80

81 Relaties leggen 5 De tabellen staan nu in het tabblad Relaties, maar zijn nog niet goed verdeeld. De tabellen zijn in dit tabblad kleine vensters die je kunt vergroten, verkleinen of verplaatsen. Opdracht 5.3 Verplaatsen en vergroten van vensters 1 Plaats de muisaanwijzer op de onderkant van de tabel Gegevens uitzendkracht (muisaanwijzer wordt een pijltje). 2 Sleep schuin naar beneden (het venster wordt groter en alle veldnamen zijn te zien). Door de muisaanwijzer omhoog te slepen wordt het venster kleiner. 3 Plaats de muisaanwijzer op de titelbalk van Code beoordeling (de muisaanwijzer wordt een kruisje) en versleep het venster zoals je ziet in het voorbeeld. 4 Versleep zo ook de andere tabellen. 5.4 Relaties leggen Nu de tabellen zijn toegevoegd en de indeling overzichtelijk is, kun je de relaties gaan leggen. Zodra je een relatie maakt, verschijnt het venster Relaties bewerken. In dit venster kun je de eigenschappen van de relatie opgeven. Zo zorg je ervoor dat er zo min mogelijk fouten worden gemaakt bij de invoer. Er zijn drie aankruisvakjes waarmee je de eigenschappen kunt instellen. 1 Referentiele integriteit afdwingen. 2 Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken. 3 Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen. Referentiele integriteit afdwingen Het eerste vakje zorgt ervoor dat de relatie tussen de tabellen alleen werkt als in beide tabellen de gekoppelde velden de juiste gegevens bevatten. Dus hetzelfde gegevenstype, dezelfde lengte en dezelfde betekenis. Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken Het tweede aankruisvakje, zorgt ervoor dat de wijzigingen automatisch in alle tabellen worden doorgevoerd. Verander je bijvoorbeeld in de tabel Beroepsgegevens de beroepscode dan wordt dit nummer ook in de tabel Gegevens uitzendkracht aangepast. 81

82 Access 2016 Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen Dit aankruisvakje zorgt ervoor dat de records die je verwijdert uit de ene tabel, automatisch worden verwijderd uit de andere tabellen. Je verwijdert bijvoorbeeld uit de tabel NAW uitzendkracht een record, dan worden ook de gegevens uit de tabel Gegevens uitzendkracht verwijderd. Opdracht 5.4 Eén-op-één relatie maken met de tabellen NAW uitzendkracht en Gegevens uitzendkracht 1 Klik in de tabel NAW uitzendkracht op het veld Personeelsnr en sleep de muisaanwijzer naar het veld Personeelsnr in de tabel Gegevens uitzendkracht. Laat de muisknop los. Nu verschijnt het venster Relaties bewerken. 2 Klik op het keuzevakje Referentiële integriteit afdwingen. 3 Klik op het keuzevakje Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken. 4 Klik op het keuzevakje Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen. 5 Klik op de knop Maken. De eerste relatie is gelegd. Je ziet dit is een één-op-één relatie. Opdracht 5.5 Eén-op-veel relatie maken met de tabellen 82

83 Relaties leggen 5 1 Klik in de tabel Code beoordeling op het veld Code beoordeling. Sleep vervolgens de muisaanwijzer naar het veld Beoordelingscode in de tabel Gegevens uitzendkracht. Laat de muisknop los. Het venster Relaties bewerken verschijnt. 2 Klik op het keuzevakje Referentiële integriteit afdwingen. Klik daarna op het keuzevakje Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken en vervolgens klik je op het keuzevakje Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen. 3 Klik op de knop Maken. De relatie is gelegd. Je ziet dit is een één-op-veel relatie. 4 Maak de andere relaties zoals je ziet in het bovenstaande voorbeeld. Verplaats eventueel de vensters van de tabel. Je ziet, je versleept telkens het sleutelveld naar een ander veld. 5 De gemaakte relaties sla je op, anders zijn alle inspanningen voor niets geweest. Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Opslaan. 5.5 Relatie verwijderen De relaties zijn gemakkelijk te verwijderen. Je klikt met de rechtermuisknop op de lijn van de relatie (deze wordt dikker) en vervolgens op de keuze Verwijderen. In het venster dat verschijnt, klik je op Ja. 83

84 Access Relatierapport maken afdrukken en opslaan Van de gemaakte relaties kun je ook een rapport maken dat je afdrukt en opslaat. Het opgeslagen rapport wordt bij het objecttype Rapporten geplaatst. In de volgende opdracht maak je een relatierapport, druk je het rapport af en sla je het op. Opdracht 5.6 Relatierapport maken en relaties opslaan 1 Klik op het tabblad Ontwerp op de knop Relatierapport. Het relatierapport wordt gemaakt en wordt in het venster Afdrukvoorbeeld geplaatst. 2 Klik op de knop Liggend. 3 Klik op de knop Opslaan in de werkbalk Snelle toegang en typ in het venster Opslaan als: Relaties voor Eco uitzendbureau.. 4 Klik op de knop Afdrukken. Klik in het venster Afdrukken op OK. Het rapport wordt afgedrukt. 84

85 Relaties leggen 5 5 Klik met de rechtermuisknop op het tabblad Relaties voor Eco uitzendbureau en kies in het snelmenu voor Alles sluiten. 6 In het Navigatievenster is bij het objecttype Rapporten is het relatierapport toegevoegd. Bekijken van tabellen met relaties Zodra je de tabellen, die een relatie met elkaar hebben opent, staat voor elk record een +. Door op deze + te klikken, worden de gerelateerde tabellen zichtbaar. Opdracht 5.7 Relaties in tabel Intercedenten bekijken 1 De database met de naam Eco uitzendbureau is nog geopend. Dubbelklik op de tabel Intercedenten (de tabel wordt geopend). 2 Achter de recordwijzers staan plusjes (+), dit wil zeggen dat er een relatie is met een andere tabel. Klik op het eerste +teken (wordt een teken) en de tabel Gegevens uitzendkracht wordt geopend. 3 Klik op het volgende +teken je ziet de gegevens van uitzendkrachten, deze heeft ook een relatie heeft met de tabel Intercedenten. 4 Klik op het volgende +teken en je ziet de naam, adres en woonplaats gegevens van de uitzendkrachten. 5 Sluit de tabel en sluit de database. Je hebt nu geleerd hoe je tabellen met elkaar kunt verbinden door middel van relaties. Wil je meer weten over het maken van relaties dan is er het Praktijkboek Access Specialist. 85

86 Access 2016 Eindopdracht Eindopdracht Huisarts In deze eindopdracht werk je met een database van een artsenpraktijk. In deze database staan vijf tabellen waarmee de bezoeken en klachten van de patiënten worden geregistreerd. Je brengt in de tabellen primaire sleutels aan en je maakt relaties. Bij deze eindopdracht worden de acties kort beschreven. In de tabel Afspraken is het veld Bezoeknr opgenomen, hiermee wordt bijgehouden hoe vaak de patiënt een afspraak heeft gemaakt en wat de reden van de afspraak is. Dit zijn de gegevens die de doktersassistent noteert tijdens het maken van de afspraak zodat de huisarts weet wat de reden is van het bezoek. Eindopdracht 5 A Primaire sleutel tabel Afspraken 1 Open de database Artsen Open de tabel Afspraken in de Ontwerpweergave. 3 Klik op het veld Bezoeknr. 4 Klik in het tabblad Ontwerp op Primaire sleutel. De sleutel wordt geplaatst. 5 Sla de tabel op en sluit de tabel. In de tabel Bezoeken worden alle gegevens van het bezoek zoals de bezoekdatum, onderzoekgegevens, patiëntnr, soort bezoek en klacht opgeslagen. Van één patiënt kunnen er meer bezoeken (patiëntnrs) in deze tabel staan. Eindopdracht 5 B Primaire sleutel tabel Bezoeken 1 Open de tabel Bezoeken in de Ontwerpweergave. 2 Klik op het veld Bezoeknr. 3 Klik in het tabblad Ontwerp op Primaire sleutel. De sleutel wordt geplaatst. 4 Sla de tabel op met dezelfde naam en sluit de tabel. 86

87 Eindopdracht In de tabel Patiënten staan alle gegevens van de patiënt. Eindopdracht 5 C Primaire sleutel tabel Patiënten 1 Open de tabel Patiënten in de Ontwerpweergave. 2 Klik op het veld Patientnr. 3 Klik in het tabblad Ontwerp op Primaire sleutel. De sleutel wordt geplaatst. 4 Sla de tabel op en sluit de tabel. In de tabel Klachten zijn de klachtcodes ondergebracht. Deze codes komen ook in de tabel Bezoeken voor. Hiermee kan snel worden gezien of een patiënt vaker dezelfde klacht heeft. Eindopdracht 5 D Primaire sleutel tabel Klachten 1 Open de tabel Klachten in de Ontwerpweergave 2 Klik op het veld Klacht. 3 Klik in het tabblad Ontwerp op Primaire sleutel. De sleutel wordt geplaatst. 4 Sla de tabel op en sluit de tabel. 87

88 Access 2016 Eindopdracht In de tabel Naam van artsen zijn de namen en de codes van de artsen die in de maatschap werken opgenomen, hierdoor is het niet nodig steeds de namen van de arts in te voeren. Eindopdracht 5 E Primaire sleutel tabel Naam van artsen 1 Open in de Ontwerpweergave de tabel Naam van artsen. 2 Klik op het veld Artscode. 3 Klik in het tabblad Ontwerp op Primaire sleutel. De sleutel wordt geplaatst. 4 Sla alle tabellen op en sluit de tabellen. Eindopdracht 5 F Relaties leggen 1 Zorg dat alle tabellen gesloten zijn. 2 Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases. 3 Klik op groep Relaties, op de knop Relaties. 4 Klik bij het tabblad Ontwerp op Tabel weergeven. 5 Voeg alle tabellen toe. 6 Versleep de tabellen zoals je ziet in het voorbeeld. 7 Leg de relaties zoals je ziet in het voorbeeld. 8 Sla de relaties op. 9 Maak een relatierapport sla dit op met de naam Artsen en sluit het rapport. 10 Sluit de database. 88

89 Praktijkopdracht Praktijkopdracht De groothandel De groothandel in bonbons heeft in verschillende tabellen de gegevens van haar producten en klanten opgeslagen. Deze moeten aan elkaar worden gekoppeld door middel van sleutelvelden. Opdracht 1 Primaire sleutels aanbrengen 1 Open de database Groothandel Breng de primaire sleutels aan in de tabellen zoals je ziet in het voorbeelden Tabel Bonbondetails Tabel Doosdetails Tabel Klanten Tabel Orders 89

90 Access 2016 Praktijkopdracht Opdracht 2 Relaties leggen 1 Zorg dat alle tabellen gesloten zijn. 2 Open het venster Relaties. 3 Voeg alle tabellen toe. 4 Versleep de tabellen zoals je ziet in het voorbeeld. 5 Leg de relaties zoals je ziet in het voorbeeld. Opdracht 3 Relatierapport 1 Maak een relatierapport en geef het rapport de naam Relaties voor Uitwerking Groothandel. 2 Druk het relatierapport af. 3 Sluit de database. 90

91 6 FORMULIER MAKEN In dit hoofdstuk: 6.1 Formulier maken 6.2 Formulier opslaan 6.3 Navigeren door de records 6.4 Formulier verwijderen 6.5 Formulier maken met Wizard Formulier 6.6 Thema toepassen 6.7 Formulier opmaken 6.8 Formulier vergroten of verkleinen 6.9 Secties vergroten 6.10 Selecteren van besturingselementen 6.11 Besturingselement aan formulier toevoegen 6.12 Besturingselement vergroten of verkleinen 6.13 Afbeelding toevoegen 6.14 Besturingselement opmaken 6.15 Record toevoegen via formulier 6.16 Record wijzigen en wissen 6.17 Geselecteerd record van formulier afdrukken 6.18 Gegevens in formulier sorteren 6.19 Gegevens in formulier filteren 6.20 Meer geselecteerde records van een tabelformulier afdrukken Eindopdracht Formulieren Praktijkopdracht Dealers Na dit hoofdstuk: T Toets

92 Access 2016 In dit hoofdstuk leer je hoe je een formulier kunt samenstellen met de gegevens uit tabellen of query's. Je maakt een formulier om de gegevens uit een tabel per record te bekijken of gemakkelijk in te voeren. Het formulier kun je verfraaien met een mooie kop of een afbeelding. 6.1 Formulier maken In bovenstaand voorbeeld zie je een formulier dat gemaakt is in de database Fanfare dat records bevat van de leden. Je ziet een kop die een fraaie opmaak heeft en er is een afbeelding toegevoegd. Een formulier kun je op twee manieren maken. Met de knop Formulier of met de knop Wizard Formulier. Met de knop Formulier wordt van de geopende tabel direct een formulier gemaakt waarmee je de records één voor één kunt bekijken. Met de knop Wizard Formulier krijg je drie vensters te zien waarin je keuzes maakt over de tabellen of query s die je wilt gebruiken, welke veldgegevens je aan het formulier wilt toevoegen en hoe je de gegevens wilt zien. Welke knop je ook kiest, het formulier kun je nog meer verfraaien in de ontwerpweergave. Hierin kun je allerlei extra onderdelen toevoegen, zoals extra teksten, afbeeldingen, datum en tijd of paginanummers. Sla je een formulier op, dan wordt alleen de opmaak van het formulier opgeslagen. Open je het formulier, dan worden de gegevens weer opgehaald uit de tabellen of query s, zo laat het formulier de meest actuele gegevens zien. 92

93 Formulier maken 6 Opdracht 6.1 Snel formulier maken en veranderen van Formulierweergave 1 Open de database Fanfare 2016 en klik in het Navigatiedeelvenster op de tabel Naw gegevens. 2 Klik op het tabblad Maken, groep Formulieren, knop Formulier. Het nieuwe formulier verschijnt in de Indelingsweergave. In deze weergave kun je eventueel de velden verplaatsen en groter en kleiner maken. De eerste veldnaam is hiervoor al geselecteerd. Ook zie je een + bovenaan het eerste veld. Dit is het symbool dat je in de weergave kunt bewerken. 3 Klik bij het tabblad Start, keuzepijl Weergave op Formulierweergave. Dit is de weergave waarin je de records één voor één bekijkt en bewerkt. Je ziet ook dat de gele rand (selectie bij het eerste veld en het +-teken) zijn verdwenen. 93

94 Access Formulier opslaan Het formulier wordt als object opgeslagen bij de objecten Formulieren. Access zal de opmaak van het formulier opslaan met een verwijzing naar de tabel of query waarmee het formulier is gevuld. Dit betekent dat als je de tabel waarmee je het formulier hebt gemaakt, zou verwijderen het formulier niet meer geopend kan worden. Opdracht 6.2 Formulier opslaan 1 Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Opslaan. 2 Typ in het venster Opslaan als de formuliernaam Snel formulier. 3 Klik op de knop OK. Bij het Navigatiedeelvenster zie je het opgeslagen formulier staan. 6.3 Navigeren door de records Voor het bekijken van de verschillende records gebruik je, net als bij de tabel, de navigatie knoppen. Weet je niet meer hoe? Bekijk dan de volgende tabellen. Knoppen in formulier gebruiken Knop eerste volgende einde nieuw typen Omschrijving Naar eerste record Volgende record Naar laatste record Nieuw record invoeren Recordnummer Getal invoeren en op de toets Enter drukken 94

95 Formulier maken 6 Toetsenbord gebruiken Tab of End Ctrl+End Shift+Tab of Home Ctrl+Home een veld verder Naar laatste veld van een record Naar laatste veld van een tabel Een veld terug Naar eerste veld van een record Naar eerste veld van een tabel Opdracht 6.3 Navigeren in een formulier 1 Klik op de knop Volgende record. Record 2 is nu actief en het eerste veld van deze record is geselecteerd. 2 Klik op de knop Laatste record. Record 39 is nu actief. 3 Dubbelklik in het vak Recordnummer en typ 23, druk op Enter. Je gaat direct naar record Ga naar het volgende record. 5 Ga met de toets Tab naar het veld Postcode. 6 Ga met Shift-tab naar het veld Achternaam. 7 Sluit het formulier. 6.4 Formulier verwijderen Een formulier kun je verwijderen door met de rechtermuisknop in het navigatiedeelvenster op het formulier te klikken en te kiezen voor Verwijderen. De verwijdering kun je niet meer ongedaan maken. Opdracht 6.4 Formulier verwijderen 1 Klik met de rechtermuisknop in het Navigatiedeelvenster op het formulier met de naam Snel formulier. 2 Klik op Verwijderen 3 Bevestig met de knop Ja. Het formulier is nu definitief verwijderd. 95

96 Access 2016 INSTRUCTIEVIDEO u Zien hoe je een formulier met een Wizard maakt? Bekijk de instructievideo Wizard Formulier maken in je online account. 6.5 Formulier maken met Wizard Formulier Met de knop Formulier maak je een formulier van de geselecteerde tabel en bekijk je hiervan telkens één record. Maar in de database Fanfare 2016 zijn twee tabellen die met een primaire sleutel met elkaar verbonden zijn. Bij invoer van gegevens moet je deze twee tabellen tegelijk kunnen vullen. Immers, de gegevens van een nieuw lid bestaan niet alleen uit Naw gegevens maar ook uit welk instrument wordt bespeeld. Met de optie Wizard Formulier breng je deze twee tabellen samen in één formulier. Je bekijkt eerst de relaties van de tabellen en daarna maak je met de optie Wizard Formulier een nieuw formulier. Opdracht 6.5 Relaties bekijken De database Fanfare in nog geopend. 1 Klik bij het tabblad Hulpmiddelen voor databases op de knop Relaties. 2 Je ziet er zijn twee tabellen met een één-op-één relatie. Ook is het tabblad Ontwerp actief geworden. 3 Klik bij het tabblad Ontwerp op de knop Sluiten. Opdracht 6.6 Formulier maken met Wizard Formulier Nu je de relaties hebt bekeken ga je een formulier maken met de knop Wizard Formulier. 1 Klik bij het tabblad Maken, keuzepijl Formulieren op de knop Wizard formulier. 96

97 Formulier maken 6 Met de knop >> worden alle velden toegevoegd. Met de knop > wordt één veld toegevoegd. 2 Het eerste venster Wizard Formulier verschijnt. Klik op de keuzepijl bij Tabellen/ query s en klik op de tabel: Naw gegevens. 3 Klik op de knop Alle velden toevoegen (>>). 4 Klik op de knop Volgende. 5 Klik opnieuw op de keuzepijl bij Tabellen/query s en klik op tabel Gegevens leden. 6 Klik op de veldnaam Telefoon en klik op de knop Veld toevoegen (>). Voeg op deze manier ook de volgende veldnamen toe: Geb datum, Instrument, Lid sinds, Contributie en Groep. 7 Klik op de knop Volgende. Let op Met de knop Vorige kun je steeds naar het vorige venster. 97

98 Access 2016 Je krijgt nu het derde venster van de Wizard Formulier te zien. Hier bepaal je hoe de weergave van het formulier moet zijn. 8 Klik op keuzerondje als opmaak: In kolomvorm. In de volgende tabel zie je voor welke opmaakvormen je ook nog kunt kiezen. Keuze Tabelvorm Als gegevensblad Uitgevuld 9 Klik op de knop Volgende. Opmaak Het formulier laat in rijen alle records zien. Het formulier laat in rijen alle record zien. Als een opgemaakt formulier. Het vierde venster van de Wizard Formulier verschijnt. Hier voer je de titel voor het formulier in en geef je op in welke Weergave je het formulier wilt openen. 10 Typ als titel voor het Formulier: Invoeren en bewerken. 11 Controleer of het keuzerondje Het formulier openen en gegevens bekijken of invoeren actief is. 12 Klik op de knop Voltooien. De velden van beide tabellen zijn nu te zien. Het formulier is automatisch met de naam van de titel (Invoeren en bewerken) opgeslagen. Je ziet het opgeslagen formulier in het navigatiedeelvenster bij de groep Formulieren. 98

99 Formulier maken Thema toepassen De opmaak van een formulier kun je wijzigen door een thema te gebruiken. Een thema is een verzameling van opmaakopties en een kleurenthema. Je kunt het thema aanpassen aan je eigen wensen door themakleuren en lettertypen te veranderen. Opdracht 6.7 Indelingsweergave en Thema toepassen 1 Klik bij het tabblad Start op de keuzepijl bij de knop Weergave en kies Indelingsweergave. 2 Klik bij het tabblad Ontwerp op de knop Thema s. 3 Kies voor het thema Facet. De kleur en het lettertype van het formulier verandert. 99

100 Access 2016 Sectie: deel van het formulier. Besturingselementen: onderdelen binnen het formulier. 6.7 Formulier opmaken De opmaak en indeling van het formulier kun je ook aanpassen in de ontwerpweergave. In de ontwerpweergave krijgt het formulier een raster en linialen en kun je de positie van de velden en veldgegevens veranderen. Ook is het formulier verdeeld in drie delen (secties) die gescheiden worden door een balk. De eerste sectie heeft de naam Formulierkoptekst. In deze sectie plaats je de besturingselementen die steeds bovenaan het formulier staan. De tweede sectie heeft de naam Details en bevat de veldnamen en de veldgegevens van de tabel(len)/query s. Dit worden nu Besturingselementen genoemd. De derde sectie is de Formuliervoettekst. Hierin plaats je elementen die je onderaan het formulier wilt plaatsen. Opdracht 6.8 Formulier bekijken in de Ontwerpweergave 1 Klik bij het tabblad Start, op de keuzepijl bij Weergave en kies voor Ontwerpweergave. Je ziet het formulier wordt in secties verdeeld. 100

101 Formulier maken Formulier vergroten of verkleinen Het formulier kun je vergroten of verkleinen. Je vergroot het formulier door de muisaanwijzer op de lijn aan de rechterkant van het formulier te plaatsen. De muisaanwijzer wordt een pijltje met twee horizontale of verticale streepjes. Je sleept de muisaanwijzer naar links (het formulier wordt kleiner) of naar rechts (het formulier wordt groter). Opdracht 6.9 Formulier vergroten 1 Het formulier is nog geopend in de Ontwerpweergave. Plaats de muisaanwijzer op de scheidingslijn aan de rechterkant van het formulier en sleep de scheidingslijn naar 17 cm. Let op De liniaal in het formulier maak je zichtbaar in het tabblad Schikken, keuzepijl Grootte/ruimte, Liniaal in de marge. 6.9 Secties vergroten De secties van het formulier kun je ook groter maken. Dit doe je als meer tekst wilt toevoegen of de besturingselementen anders wilt rangschikken. Opdracht 6.10 Formulierkoptekst vergroten 1 Klik in de balk van de Formulierkoptekst (wordt zwart). 2 Plaats de muisaanwijzer op de onderkant van de sectie (muisaanwijzer wordt kruisje met twee pijltjes). 3 Versleep de onderkant van de balk 1 cm naar beneden (zie liniaal). 101

102 Access Selecteren van besturingselementen De besturingselementen in het formulier kun je als groep of afzonderlijk selecteren. In de volgende tabel zie je hoe je dat doet. Selectie Een besturingselement Handeling Klik in het midden van het besturingselement. (Dit krijgt handgrepen en de muisaanwijzer wordt een kruisje.) Alle besturingselementen Gebruik de toetscombinatie Ctrl + a. Met horizontale liniaal Sleep over de horizontale liniaal, alle elementen die zich op deze positie bevinden worden geselecteerd. Met verticale liniaal Sleep over de verticale liniaal, alle elementen die zich op deze positie bevinden worden geselecteerd. Opdracht 6.11 Besturingselement selecteren en verwijderen 1 Klik in de sectie Formulierkoptekst op de titel. Het besturingselement krijgt vierkante blokjes (handgrepen) en in de linkerbovenhoek een grijs blokje. Met het grijze blokje versleep je het besturingselement en met de andere handgrepen kun je het formulier vergroten of verkleinen. 2 Druk op de toets Delete. De titel is verdwenen. 102

103 Formulier maken Besturingselement aan formulier toevoegen In de secties Formulierkoptekst en Formuliervoettekst kun je besturingselementen toevoegen zoals labels, afbeeldingen, logo of een titel. Bij de sectie Details voeg je meestal veldnamen toe of je verwijder je deze. Je plaatst in de sectie Formulierkoptekst een nieuwe tekst en voegt er een afbeelding toe. Opdracht 6.12 Besturingselement aan Formulierkoptekst toevoegen 1 Klik op tabblad Ontwerp in de groep Koptekst/voettekst op de knop Titel. Er wordt een besturingselement toegevoegd met de titel van het formulier. 2 Wis de tekst en typ Leden toevoegen/wijzigen. Het lettertype en de letterkleur worden aangepast aan het thema. Klik buiten het besturingselement om de selectie op te heffen Besturingselement vergroten of verkleinen Het formaat van een besturingselement kun je ook groter of kleiner maken. Je selecteert het element en je vergroot het element door in één van de hoeken de handgreep diagonaal te verslepen. Voor het breder of smaller maken gebruik je de blokjes (handgrepen) boven, onder, rechts en links van het element. Opdracht 6.13 Besturingselement verkleinen 1 Plaats de muisaanwijzer aan de rechterkant op de middelste handgreep van het besturingselement en sleep de handgreep naar 11 cm in de liniaal. 2 Hef de selectie op door buiten het besturingselement te klikken. 103

104 Access Afbeelding toevoegen Aan de secties Formulierkoptekst of Formuliervoettekst kun je ook een afbeelding toevoegen. Hiervoor gebruik je de knop Afbeelding invoegen. Opdracht 6.14 Afbeelding toevoegen en kader vullen 1 Klik in het tabblad Ontwerp, groep Besturingselementen op de keuzepijl bij Afbeelding invoegen. 2 Klik op Bladeren en klik in de map met de Access oefenbestanden op de afbeelding het bestand Logo fan bmp. 3 Sleep de muisaanwijzer in de sectie Formulierkoptekst zoals je ziet in de afbeelding. Laat de muisknop los, de afbeelding wordt geplaatst maar vult het vak niet. Om een afbeelding het kader te laten vullen, moet je de eigenschappen van het besturingselement aanpassen. Dit doe je met het Eigenschappenvenster. 4 Het besturingselement met de afbeelding is nog geselecteerd. Klik in het tabblad Ontwerp in de groep Extra op de knop Eigenschappenvenster. 5 Klik bij het tabblad Opmaak op de keuzepijl bij Formaatmodus en klik op Kader vullen. De afbeelding vult het element. 6 Sluit het Eigenschappenvenster met het sluitsymbool. 104

105 Formulier maken 6 Opdracht 6.15 Besturingselement toevoegen aan Formuliervoettekst 1 Klik op de sectie Formuliervoettekst en klik bij het tabblad Ontwerp, groep Besturingselementen op de knop Label. 2 Sleep de muisaanwijzer diagonaal in de Formuliervoettekst tot 8 cm zoals je ziet in het voorbeeld. 3 Typ je eigen naam in het vak. 4 Druk op de toets Enter (het besturingselement wordt weer geselecteerd). Opdracht 6.16 Besturingselement verplaatsen 1 Plaats de muisaanwijzer op het grijze blokje van het besturingselement. 2 Sleep het besturingselement naar rechts (9 cm). 3 Laat de muisknop los en het besturingselement is verplaatst. 105

106 Access Besturingselement opmaken Een besturingselement kun je een andere kleur, lettertype of achtergrond geven. Hiervoor gebruik je de opties van het tabblad Opmaak. Voordat je deze opties kunt gebruiken moet het element eerst geselecteerd zijn Opdracht 6.17 Besturingselement opmaken 1 Selecteer het besturingselement l abel in de Formuliervoettekst. 2 Klik op het tabblad Opmaak, klik op de keuzepijl bij Tekengrootte en kies voor Klik op de knop Vet om de letters vet te zetten. 4 Klik op keuzepijl bij Tekstkleur en kies voor kleur Rood. 5 Klik op de keuzepijl bij Achtergrondkleur, en kies voor een lichte kleur Grijs Je bent klaar met het ontwerp en bekijkt het formulier in de formulierweergave. Opdracht 6.18 Formulier weer bekijken in de Formulierweergave 1 Klik bij het tabblad Ontwerp op de keuzepijl bij Weergave, Formulierweergave. 2 Sla het formulier opnieuw op met de knop Opslaan in de werkbalk Snelle toegang. 106

107 Formulier maken Record toevoegen via formulier In de formulierweergave kun je nieuwe records invoeren. In de praktijk worden de tabellen altijd via een formulier gevuld. Opdracht 6.19 Record invoeren via formulier Het formulier met de naam Leden toevoegen/wijzigen is nog geopend. 1 Klik in de navigatiebalk op de knop Nieuw record. Er verschijnt een leeg record. 2 Voer de gegevens in zoals je ziet in onderstaande tabel. Druk op de toets Tab om naar de volgende veldnaam te springen. Record 40 Nr. 40 Achternaam Beemster Voornaam Karel Voorletters J. M. Voorvoegsel Van Adres Leerdammer 5 Postcode 4563 KK Woonplaats Nijmegen Telefoon Geb. Datum Instrument Clarinet Lid sinds Contributie 75,00 Groep Harmonie 3 Klik op de knop Nieuw record en voeg de gegevens in zoals je ziet in onderstaande tabel. Record 41 Nr. 41 Achternaam Simms Voornaam Bing Voorletters B.B. Voorvoegsel Adres Kanarieplaats 3 Postcode 6343 GG Woonplaats Weurt Telefoon Geb. Datum Instrument Tuba Lid sinds Contributie 75,00 Groep Harmonie De records worden automatisch in de tabellen opgeslagen zodra je een nieuw record toevoegt of het formulier sluit. 107

108 Access Record wijzigen en wissen De gegevens van het eerste record zijn niet juist. Dit verander je. Opdracht 6.20 Record wijzigen 1 Ga met de knop Eerste Record in de Navigatiebalk naar recordnummer 1. 2 Wis de postcode en typ 5511 CC 3 Wis de woonplaats en typ de nieuwe woonplaats Nijmegen. 4 Wis het telefoonnummer en typ: Wis het instrument en typ Trombone. 108

109 Formulier maken 6 De heer Simms heeft besloten om zijn lidmaatschap op te zeggen. Opdracht 6.21 Record verwijderen via formulier 1 Typ in de Navigatiebalk recordnummer Klik op de Recordwijzer (balk links van het record) om het record te selecteren (de balk wordt zwart). 3 Klik in het tabblad Start op de knop Verwijderen en bevestig de waarschuwing met de knop Ja Geselecteerd record van formulier afdrukken Van de formulieren kun je alle records afdrukken, maar ook één record. Voor het afdrukken van alle records, klik je bij het menu Bestand op Afdrukken en klik je in het venster Afdrukken op OK. Voor een selectie selecteer je eerst het formulier met de recordwijzer (grijze balk links van formulier) en daarna kies je bij het venster Afdrukken voor Geselecteerde records. In de volgende opdracht selecteer je een record en druk je dit af. Opdracht 6.22 Geselecteerd record afdrukken 1 Klik in de Navigatiebalk op de knop Eerste record. 2 Klik op de Recordwijzer (balk links van het record) om het record te selecteren (balk wordt zwart). 109

110 Access Klik bij het tabblad Bestand, knop Afdrukken, keuze Afdrukken. 4 Klik in het venster Afdrukken op het keuzerondje Geselecteerde records. 5 Klik op OK. Het geselecteerde record wordt afgedrukt. 6 Klik op de knop Terug, zodat je weer in het bewerkingsvenster komt en sluit het formulier Gegevens in formulier sorteren Met de optie Formulier Wizard kun je ook formulieren maken die gepresenteerd worden i n een tabelvorm. Het formulier lijkt dan op een tabel maar de invoer, het sorteren en filteren is nu overzichtelijker. In de volgende opdracht sorteer je de gegevens in een formulier in tabelvorm. Opdracht 6.23 Gegevens sorteren in een formulier 1 Open het formulier met de naam Tabelformulier. Je ziet het formulier lijkt veel op een tabel. 2 Klik op de achternaam van het eerste record. 3 Klik in het tabblad Start in de groep Sorteren en Filteren op de knop Oplopend. De records worden gesorteerd op achternaam. 110

111 Formulier maken Gegevens in formulier filteren De gegevens in het formulier zijn net als in een tabel ook te filteren. Je filtert de formulieren op de groep Majorettes. Opdracht 6.24 Gegevens filteren 1 Klik bij het eerste record op de naam van de Groep. 2 Klik bij het tabblad Start in het groep vak Sorteren en filteren op de knop Filter. 3 Klik in de keuzelijst op Alles selecteren (leeg maken). 4 Klik in de keuzelijst op Majorettes. 5 Klik op de knop OK. Alleen de records van de groep Majorettes zijn te zien (10 records). Je bekijkt de gefilterde records met een afdrukvoorbeeld en drukt de geselecteerde records af. Opdracht 6.25 Gefilterde records afdrukken 111

112 Access Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Afdrukvoorbeeld. 2 Klik bij de groep Pagina-indeling op de knop Liggend. 3 Klik bij de groep Zoomen op de knop één pagina. 4 Klik op de knop Afdrukken, OK. De gefilterde records worden afgedrukt. 5 Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten. Opdracht 6.26 Selectie opheffen 1 Klik bij het tabblad Start, groep Sorteren en filteren op de knop Filter verwijderen. Alle records zijn weer te zien Meer geselecteerde records van een tabelformulier afdrukken Het is ook mogelijk om binnen een tabelformulier een aantal aaneengesloten records te selecteren en af te drukken. Opdracht 6.27 Meer geselecteerde records afdrukken 1 Klik op de recordwijzer van record 1 en houd de toets Shift ingedrukt en klik op recordwijzer 2 en 3. Alle drie de records zijn nu geselecteerd. 2 Klik bij het tabblad Bestand, knop Afdrukken, keuze Afdrukken. 3 Klik op het keuzerondje Geselecteerde records afdrukken. 4 Klik op de knop OK. De records worden afgedrukt. 5 Sluit het formulier en eventueel de database. 112

113 Eindopdracht Eindopdracht Formulieren Formulieren voor fanfare In de database van de fanfare maak je nog enkele formulieren waarmee snel gegevens gefilt erd kunnen worden. Voor de dirigent moet een formulier worden gemaakt waarmee hij snel de telefoonnummers van de leden kan raadplegen. Bij deze eindopdracht worden de acties kort beschreven. Eindopdracht 6 A Formulier maken 1 Open de database Fanfare Maak een Wizard formulier en gebruik uit de tabel Naw gegevens de velden: Voornaam en Achternaam. 3 Gebruik uit de tabel Gegevens leden de velden: Telefoon en Groep. 4 Maak het formulier op in Tabelvorm. 5 Geef het formulier de titel: Telefoonnummers. 6 Sorteer de gegevens oplopend op de veldnaam Achternaam. Eindopdracht 6 B Formulier opmaken 1 Maak de Ontwerpweergave actief. 2 Geef het formulier het thema Segment. 3 Plaats het label Telefoonnummers naar het midden. 4 Wijzig de titel in Telefoonnummers van leden. 5 Verklein de hoogte van het besturingselement en vergroot de breedte. 6 Selecteer de veldnaam Groep, klik bij het tabblad Opmaak en geef de besturingselementen de uitlijning rechts. 113

114 Access 2016 Eindopdracht Eindopdracht 6 C Formulier afdrukken 1 Bekijk het formulier met de Afdrukweergave. 2 Verander de afdrukstand in Liggend. 3 Verander de Marges in Breed. 4 Druk het formulier af. 5 Sla het formulier op maar sluit het formulier niet. 6 Sluit de Afdrukweergave. De aanvoerster van de Majorettes wil ook een telefoonlijst hebben van haar groep. Je filtert de lijst op Majorettes en plaatst de voornamen in alfabetische volgorde. Eindopdracht 6 D Formulier filteren en sorteren 1 Ga naar de Formulierweergave. 2 Filter het veld Groep op Majorettes. 3 Sorteer het veld Voornaam Oplopend. 4 Verander de Ontwerpweergave de titel in: Telefoonlijst voor Majorettes. 5 Ga terug naar de Formulierweergave en bekijk het formulier. 6 Sla het formulier op onder de naam Telefoonlijst Majorettes en sluit de database. Je hebt nu geleerd hoe je Formulieren kunt maken. Wil je meer weten over het maken van Formulieren dan is er het Praktijkboek Access Specialist. 114

115 Eindopdracht Formulieren voor tuincentrum Je werkt bij de balie van een tuincentrum. In de database met de naam Tuincentrum is een tabel opgenomen waarmee je informatie kunt geven over verschillende planten. Je besluit op basis van de tabel verschillende formulieren te maken. Eindopdracht 6 E Formulier maken 1 Open de database Tuincentrum Maak met een Wizard formulier met de tabel Planten en gebruik alle velden. 3 Maak het formulier op in Tabelvorm. 4 Geef het formulier de titel Overzicht planten. Eindopdracht 6 F Formulier opmaken 1 Ga naar de Ontwerpweergave en geef het formulier het thema Facet. 2 Verander de tekengrootte van de titel in 26 en plaats deze in het midden. 3 Maak de Formulierkoptekst 3 cm. 4 Verplaats de besturingselementen zoals je ziet in het voorbeeld. 5 Geef alle elementen de letterkleur groen. 6 Bekijk het formulier in de Afdrukweergave en verander de afdrukstand in Liggend. 7 Sla het formulier opnieuw op. 115

116 Access 2016 Eindopdracht Eindopdracht 6 G Filteren in formulier op Rotsplanten Je besluit op basis van dit formulier verschillende formulieren te maken met verschillende filters. 1 Filter het veld Type op rotsplant. 2 Sorteer het veld Naam in oplopende volgorde. 3 Sla het formulier op onder de naam Rotsplanten. 4 Sluit het formulier. Eindopdracht 6 H Filteren in formulier op witte bloemen 1 Open het formulier Overzicht planten. 2 Filter het veld Kleur bloem op wit. 3 Sorteer het veld Prijs Oplopend. 4 Sla het formulier op onder de naam Witte bloemen. 5 Sluit het formulier. 116

117 Praktijkopdracht Praktijkopdracht Dealers Je werkt bij een BMW dealer. In een database worden gegevens van de voorraden, de prijzen, de specificaties van auto s en adressen van verschillende dealers bijgehouden. In onderstaand voorbeeld zijn de relaties van de database te zien. Jij maakt een aantal formulieren om de informatie snel te bekijken en te wijzigen. Om snel het adres van een dealer op te zoeken maak je een formulier van de tabel Dealers. Opdracht 1 Formulier maken 1 Open de database BMW dealer Maak met een Wizard formulier met de tabel Dealers. 3 Gebruik alle velden van de tabel. 4 Maak het formulier op in Kolomvorm 5 Geef het formulier de titel Adressen dealers. 6 Vergroot in de indelingsweergave het veldgegeven van de . 7 Verander eventueel het thema. Je ziet in de navigatiebalk dat er 54 dealers zijn. 8 Sla het formulier op met de knop Opslaan in de Snelle werkbalk. 117

118 Access 2016 Praktijkopdracht Opdracht 2 Filter instellen Je wilt weten hoeveel dealers er zijn in de provincie Noord Holland. 1 Filter bij het veld Provincie op Noord Holland (er zijn 17 records die voldoen aan het criterium). 2 Schakel de filter weer uit. 3 Sluit het formulier. Opdracht 3 Formulier maken en indelen Er moet een formulier worden gemaakt, waarin te zien is welke auto s op voorraad zijn en wat de prijs ervan is. 1 Maak met een Wizard formulier met de tabel met de naam In voorraad. 2 Gebruik alle velden. 3 Voeg uit de tabel Prijzen het veld Totaal prijs toe. 4 Maak het formulier op in Tabelvorm. 5 Geef het formulier de titel Auto s op voorraad. 6 Verander in de indelingsweergave de veldgrootte zoals je ziet in het voorbeeld. 7 Sla het formulier op met de knop Opslaan in de Snelle werkbalk. 118

119 Praktijkopdracht Opdracht 4 Formulier opmaken in Ontwerpweergave Je besluit het formulier nog verder aan te passen in de Ontwerpweergave. 1 Maak de Ontwerpweergave actief. 2 Vergroot het formulier tot 26 cm. 3 Vergroot de Formulierkoptekst naar 3 cm. 4 Voeg aan de rechterkant de afbeelding in (Afbeelding invoegen) met de naam BMW.wmf. 5 Maak de afbeelding met de Venstereigenschappen kader vullend. 6 Verplaats de veldnamen zoals je ziet in het voorbeeld (selecteer in de verticale liniaal alle velden). Tip Om de velden op gelijke hoogte te krijgen selecteer je de velden door op de verticale liniaal te klikken en bij het tabblad Schikken, keuzepijl Grootte/ruimte te kiezen voor aan raster. 7 Vergroot de formuliervoettekst met 1,5 cm. 8 Maak een label met de tekst Auto s op voorraad formulier gemaakt door: je naam 9 Geef het formulier een thema (in voorbeeld Hardcover). 10 Verander eventueel nog de tekenkleur en het lettertype van het label in de Formuliervoettekst. 11 Sla het formulier opnieuw op. 12 Bekijk het formulier met het afdrukvoorbeeld. 13 Maak de pagina Liggend. 14 Druk het formulier af. Opdracht 5 Gegevens in formulier wissen Dealer nummer twee heeft zo juist gemeld dat de 3161i Berline verkocht is. 1 Maak de formulierweergave actief. 2 Verwijder dit record uit het formulier. Dealer nummer 5 meldt dat er 1 316i Berline verkocht is. 3 Wijzig de voorraad in 1. 4 Sla het formulier opnieuw op. In de tabel Voorraad zijn deze wijzigingen nu doorgevoerd. 119

120 Access 2016 Praktijkopdracht Opdracht 6 Formulier maken De dealer wil een formulier met de prijzen van alle auto s. Je maakt een formulier met de tabel prijzen. 1 Maak met de tabel Prijzen een Wizard formulier. 2 Gebruik alle velden uit de tabel Prijzen. 3 Maak het formulier op in Tabelvorm. 4 Geef het formulier de titel Prijzen van auto s. 5 Sla het formulier op. Opdracht 7 Formulier filteren 1 Filter het veld Totaal prijs met een getal filter op een prijs die lager of gelijk is aan Sorteer het veld Naam Oplopend. 3 Sla het formulier opnieuw op onder de naam Prijzen lager dan Sluit het formulier. 5 Sluit de database. 120

121 7 QUERY S MAKEN In dit hoofdstuk: 7.1 De query 7.2 Query afdrukken 7.3 Query opslaan 7.4 Terug naar de ontwerpweergave 7.5 Veld niet weergeven bij de uitvoer 7.6 Veld verwijderen uit dynaset 7.7 Meerdere criteria toevoegen 7.8 Query opslaan met een andere naam 7.9 Operatoren 7.10 Jokertekens 7.11 Criteria combineren 7.12 Veld verplaatsen 7.13 Veld sorteren 7.14 Query exporteren Eindopdracht Query's Praktijkopdracht Tafeltje dekje Na dit hoofdstuk: T Toets

122 Access 2016 In de vorige hoofstukken heb je geleerd dat je uit een tabel of een formulier gegevens kunt filteren. Maar voor het opzoeken van informatie uit verschillende tabellen of met verschillende criteria gebruik je een query. Een query kun je opslaan om later nog andere zoekargumenten aan toe te voegen of om de resultaten te gebruiken voor een formulier of voor het samenstellen van een rapport. 7.1 De query In onderstaande afbeelding zie je twee tabellen uit de database en het venster waarin de query is gemaakt. Hierin zijn de veldnamen van de twee tabellen geplaatst met daaronder aan welke voorwaarde (criterium) de veldgegevens moeten voldoen (dynaset). De voorwaarde die is ingevoerd zorgt ervoor dat je alleen de records gaat zien van de personen die de functie calculator hebben. Het resultaat zie je in het laatste venster. Dit is een eenvoudig voorbeeld van een query. 122

123 Query s maken 7 Query: een zoekopdracht in een database. INSTRUCTIEVIDEO u Zien hoe je een selectie query maakt? Bekijk de instructievideo Selectie query in je online account. De stappen van het maken van een query zijn: 1 venster Queryontwerp openen 2 tabellen toevoegen 3 veldnamen toevoegen 4 criteria opgeven 5 eventueel sorteervolgorde opgeven 6 query uitvoeren. In de volgende opdrachten maak je verschillende query s. Opdracht 7.1 Queryontwerp openen en tabellen toevoegen 1 Open de database Bouwbedrijf 2016 en klik op het tabblad Maken. 2 Klik op de knop Queryontwerp. Het venster Queryontwerp heeft een nieuw tabblad Ontwerp en het venster Tabel weergeven wordt geopend. 3 Klik in het venster Tabel weergeven op de tabellen Gegevens personeel en Werknemersadressen (selecteren door toets Shift ingedrukt te houden). 4 Klik op de knop Toevoegen. 5 Klik op de knop Sluiten. De tabellen staan nu in het bovenste deel van het queryontwerp. Het tweede deel is de dynaset. Hierin plaats je de velden die je bij de query wilt gebruiken. Je kunt dit op twee manieren doen: 1 Je sleept het veld vanuit de tabel naar de dynaset. 2 Je voegt het veld toe met een dubbelklik op het veld. 123

124 Access 2016 Dynaset: een onderdeel van het venster Queryontwerp waarin je de voorwaarden invoert van de zoekopdracht. Opdracht 7.2 Veldnamen toevoegen aan de dynaset 1 Dubbelklik in de tabel Gegevens personeel op de veldnaam Functie. De veldnaam komt in de eerste kolom van de dynaset. 2 Dubbelklik in de tabel Werknemersadressen op de veldnaam Roepnaam. De veldnaam komt in de tweede kolom van de dynaset. 3 Sleep de veldnaam Achternaam naar de derde kolom in de dynaset. Nu je de velden in de dynaset hebt geplaatst, moet je het programma vertellen wat je wilt zoeken. In dit voorbeeld wil je weten welke medewerkers de functie calculator hebben. Je plaatst deze vraag in de kolom waar het veld Functie staat. Opdracht 7.3 Criteria opgeven en query uitvoeren 1 Typ bij het veld Functie in de rij Criteria: Calculator. 2 Klik bij het tabblad Ontwerp op de knop Uitvoeren. 124

125 Query s maken 7 Je krijgt in een nieuw venster de gevonden records te zien. Het tabblad Start is nu actief en met de knop Weergave kun je weer terug naar de Ontwerpweergave. Het criterium heeft dan automatisch aanhalingstekens gekregen. 7.2 Query afdrukken Hoewel je de gegevens van de query meestal in een rapport of formulier plaatst, kun je de query zelf ook afdrukken. Het is verstandig om eerst de query te bekijken met een afdrukvoorbeeld en dan pas af te drukken. Opdracht 7.4 Query afdrukken 1 Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Afdrukvoorbeeld. 2 Klik op de knop Afdrukken en klik in het nieuwe venster op OK. 3 Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten. 125

126 Access Query opslaan De query kun je opslaan met de knop Opslaan in de werkbalk Snelle toegang of je opent het snelmenu en kiest voor Opslaan. Opdracht 7.5 Query opslaan 1 Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Opslaan. 2 Typ in het venster Opslaan als de naam Calculator. 3 Klik op OK. 4 De query is nu te zien bij de objecten Query s. 7.4 Terug naar de ontwerpweergave Bij een query kun je het criterium weer veranderen of andere velden toevoegen. Hiervoor moet wel terug naar het queryontwerp. Je gebruikt hiervoor de knop Weergave bij het tabblad Start. Opdracht 7.6 Terug naar Queryontwerp 1 Klik bij het tabblad Start op de knop Weergave op Ontwerpweergave en je bent weer terug in het ontwerpvenster. 126

127 Query s maken Veld niet weergeven bij de uitvoer Elk veld dat je in de dynaset plaatst, krijg je bij de uitvoer te zien. Wil je het veld onzichtbaar maken bij de uitvoer, dan verwijder je het vinkje in het keuzevak Weergeven. Je besluit om het veld Roepnaam niet bij de uitvoer te laten zien. Opdracht 7.7 Veld niet weergeven bij de uitvoer 1 Klik bij het veld Roepnaam bij de rij Weergeven op het vinkje. 2 Klik in het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. 3 Je ziet het veld Roepnaam is niet aanwezig. 4 Klik op de knop Weergave om terug te keren naar de Ontwerpweergave. Op deze manier kun je ook een veldnaam waarop geselecteerd wordt onzichtbaar maken voor afdruk. 7.6 Veld verwijderen uit dynaset Uit de dynaset kun je ook weer een veld verwijderen. Hiervoor moet je eerst het veld selecteren. Dit doe je door op het grijze balkje boven de kolom te klikken, de kolom wordt dan gearceerd. Je verwijdert de veldnaam Roepnaam. Opdracht 7.8 Veld verwijderen 1 Klik op het grijze balkje bij de kolom Roepnaam (de muisaanwijzer wordt een pijltje). De kolom wordt gearceerd. 2 Druk op de toets Delete. Het veld Roepnaam is verwijderd. 127

128 Access Meerdere criteria toevoegen In de vorige opdracht koos je als criterium calculator. Je kunt ook kiezen voor calculator of secretaresse. Dit betekent dat het resultaat moet voldoen aan of het ene of het andere criterium. Hiervoor staat in de dynaset de rij Of: Je voegt bij de rij Of: het criterium Secretaresse toe. Opdracht 7.9 Twee criteria 1 Typ in de dynaset bij de kolom Functie in de rij Of: Secretaresse. 2 Klik in het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. In het nieuwe venster zie je dat de records van de secretaresse nu ook te zien zijn. 128

129 Query s maken Query opslaan met een andere naam Een query die je opnieuw hebt bewerkt, kun je opslaan onder een andere naam. Zo maak je snel een nieuwe query. Opdracht 7.10 Query opslaan met een andere naam 1 Klik bij het menu Bestand op de knop Opslaan als. 2 Klik op de knop Object opslaan als. 3 Klik op de knop Opslaan als. 4 Typ in het venster Opslaan als secretaresse of calculator. 5 Klik op OK. 7.9 Operatoren Je kunt je zoekvraag nog beter specificeren door operatoren te gebruiken. Operatoren zijn tekens die je toevoegt aan een vraag. Bijvoorbeeld: je wilt een lijst hebben van de medewerkers die meer dan ,00 per jaar verdienen. De operator die je dan gebruikt is >. Het criterium ziet er dan zo uit: > De meest gebruikte operatoren zijn: Operator Betekenis Voorbeeld = Gelijk aan... = Anne < Kleiner dan <220 > Groter dan >220 <= Kleiner dan of gelijk aan... <=220 >= Groter dan of gelijk aan >=220 <> Ongelijk aan <>10 And Beide waar 27 and 29 Or Een van beide waar of allebei waar Leiden of Den Haag Not Niet waar NOT Den Haag 129

130 Access 2016 In de volgende opdracht maak je een query waarmee je kijkt hoeveel personeelsleden van het bouwbedrijf minder dan ,00 per jaar verdienen. Je gebruikt de operator <. Opdracht 7.11 Gebruik van operator kleiner dan (<) De database met de naam Bouwbedrijf is nog geopend. 1 Klik in het tabblad Maken op Queryontwerp. 2 Voeg de tabellen Gegevens personeel en Werknemersadressen toe. 3 Klik op de knop Sluiten. 4 Plaats de veldnamen Roepnaam, Achternaam, Functie en Salaris in de dynaset. 5 Typ in de rij Criteria bij de veldnaam Salaris < Gebruik geen euroteken of punten of komma s bij hele getallen. 6 Klik bij het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. Je krijgt 1 record te zien. 7 Klik bij het menu Bestand, Object opslaan als en sla de query op onder de naam Salaris minder dan Klik bij het tabblad Start op de knop Weergave om terug te keren naar de Ontwerpweergave. 130

131 Query s maken 7 Je maakt een query waarmee je kijkt hoeveel personeelsleden van het bouwbedrijf meer dan ,00 per jaar verdienen. Je gebruikt de operator >. Opdracht 7.12 Gebruik van operator groter dan (>) Het query ontwerp van de vorige opdracht is nog actief. 1 Wis bij de veldnaam Salaris het criterium en typ het nieuwe criterium > Klik bij het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. Je krijgt 2 records te zien. 3 Klik bij het menu Bestand, Object opslaan als en sla de query op onder de naam Salaris meer dan Klik bij het tabblad Start op de knop Weergave om terug te keren naar de Ontwerpweergave. Je maakt een query waarmee je kijkt welke personeelsleden van het bouwbedrijf in Vlissingen wonen. Je gebruikt de operator =. Opdracht 7.13 Gebruik van operator gelijk aan (=) 1 Wis de veldnaam Salaris en voeg de veldnaam Woonplaats toe. 2 Typ bij de veldnaam Woonplaats het criterium =Vlissingen. 3 Klik bij het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. Je krijgt 2 records te zien. 4 Klik bij het menu Bestand, Object opslaan als en sla de query op onder de naam Vlissingen. 5 Klik bij het tabblad Start op de knop Weergave om terug te keren naar de Ontwerpweergave. 6 Klik bij het menu Bestand op de knop Opslaan als. 7 Klik op de knop Object opslaan als. 8 Klik op de knop Opslaan als. 9 Typ in het venster Opslaan als Vlissingen. 10 Klik op OK. 131

132 Access 2016 Je maakt een query waarmee je zoekt naar de personeelsleden die in niet in Nijmegen wonen. Je gebruikt de operator NOT. Opdracht 7.14 Gebruik van operator Not 1 Wis het criterium bij het veld Woonplaats. 2 Typ het nieuwe criterium Not Nijmegen 3 Klik bij het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. Je krijgt 149 records te zien. 4 Klik bij het tabblad Start op de knop Weergave om terug te keren naar de Ontwerpweergave. 5 Klik bij het menu Bestand op de knop Opslaan als. 6 Klik op de knop Object opslaan als. 7 Klik op de knop Opslaan als. 8 Typ in het venster Opslaan als secretaresse of calculator. 9 Klik op OK Jokertekens Wanneer je niet alle letters weet voor het criterium, kun je jokertekens gebruiken. Het jokerteken kan een vraagteken zijn of een sterretje. Het jokerteken? gebruik je voor één letter die je niet weet. Het jokerteken * gebruik je als je meer letters niet weet. Bijvoorbeeld: je weet dat de achternaam begint met Bog, maar wat volgt weet je niet meer. Het criterium is dan Bog*. Je maakt een query waarmee je zoekt naar de naam van een personeelslid waarvan je alleen de eerste drie letters van de achternaam weet en ook weet dat hij in Assen woont. Opdracht 7.15 Jokerteken gebruiken Het query ontwerp van de vorige opdracht is nog te zien. 1 Wis het criterium Not Nijmegen. 2 Typ bij Woonplaats het criterium =Assen. 132

133 Query s maken 7 3 Typ bij Achternaam het criterium Bog*. 4 Klik bij het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. Je krijgt 1 record te zien. 5 Klik bij het tabblad Start op de knop Weergave om terug te keren naar de Ontwerpweergave. Je ziet dat het programma het woord Like voor het criterium heeft geplaatst en het criterium zelf tussen aanhalingstekens. 6 Klik bij het menu Bestand op de knop Opslaan als. 7 Klik op de knop Object opslaan als. 8 Klik op de knop Opslaan als. 9 Typ in het venster Opslaan als Joker. 10 Klik op OK Criteria combineren Het is ook mogelijk om verschillende criteria te combineren. Je wilt bijvoorbeeld een lijst met alle personeelsleden die binnen het postcodegebied vallen van 1234 tot en met Voor deze zoekactie gebruik je de operator AND en het groter dan teken (>) en het kleiner dan teken(<) en het jokerteken?. Opdracht 7.16 Jokerteken en AND gebruiken Het queryontwerp van de vorige opdracht is nog te zien. 1 Wis de criteria bij Woonplaats en Achternaam. 2 Voeg het veld Postcode toe en typ bij het veld Postcode bij de regel criteria >1233?? and <1268?? 3 Klik bij het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. Je krijgt 7 records te zien. 4 Klik bij het tabblad Start op de knop Weergave om terug te keren naar de Ontwerpweergave. 5 Klik bij het menu Bestand op de knop Opslaan als. 6 Klik op de knop Object opslaan als. 7 Klik op de knop Opslaan als. 8 Typ in het venster Opslaan als And. 9 Klik op OK. 133

134 Access 2016 Is de kolombreedte te klein om het criterium goed te zien? Maak dan de kolom groter door de scheidingslijn te verslepen zoals je dat ook doet bij een tabel Veld verplaatsen Heb je een veld op de verkeerde plaats ingevoegd, dan kun je het veld verplaatsen. Je moet eerst het veld selecteren. Dit doe je door op het grijze balkje te klikken, de kolom wordt dan gearceerd. Daarna kun je het veld verslepen. Je verplaatst de veldnaam Adres. Opdracht 7.17 Veld verplaatsen gebruiken Het queryontwerp van de vorige opdracht is nog te zien. 1 Verwijder het criterium bij het veld Postcode en voeg de veldnaam Adres toe. 2 Selecteer het veld Adres en sleep het veld vóór Woonplaats. 3 Verwijder het veld Functie. 4 Klik bij het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. Je hebt nu een adressenlijst van 165 records. 5 Klik bij het tabblad Start op de knop Weergave om terug te keren naar de Ontwerpweergave. 6 Klik bij het menu Bestand op de knop Opslaan als. 7 Klik op de knop Object opslaan als. 8 Klik op de knop Opslaan als. 9 Typ in het venster Opslaan als Adressenlijst. 10 Klik op OK. 134

135 Query s maken Veld sorteren Net als in de tabellen en de formulieren kun je in de query s ook sorteren. In de dynaset is een rij met Sorteervolgorde en kun je kiezen voor Oplopend of Aflopend. Je sorteert de veldgegevens op Woonplaats. Opdracht 7.18 Veld sorteren 1 Klik bij het veld Woonplaats in de rij Sorteervolgorde op de keuzepijl en kies voor Oplopend. 2 Klik bij het tabblad Ontwerp op Uitvoeren. Je hebt nu een adressenlijst oplopend gesorteerd op Woonplaats. 3 Klik bij het tabblad Start op de knop Weergave om terug te keren naar de Ontwerpweergave. 4 Sla de query opnieuw op maar sluit de query niet. 135

136 Access Query exporteren Een query kun je ook opslaan voor gebruik in een ander programma, bijvoorbeeld de tekstverwerker Word of het rekenprogramma Excel. Hiervoor gebruik je de groep Exporteren in het tabblad Externe gegevens. Hier heb je de keuze uit verschillende mogelijkheden. Zo kun je de tabel of query ook opslaan als Tekstbestand (txt), PDF of XML. XML staat voor extensible Markup Language en is te gebruiken bij alle Officeprogramma s. Je exporteert de gegevens van de query van de vorige opdracht. Opdracht 7.19 Query exporteren naar txt De query met de naam Adressenlijst is nog geopend. 1 Klik bij het tabblad Externe gegevens en klik bij de groep Exporteren op de knop Tekstbestand. 136

137 Query s maken 7 2 Bij de bestandsnaam staat ingevuld in welke map op de computer het bestand wordt opgeslagen. Wil je dat het bestand in een andere map wordt opgeslagen klik dan op de knop Bladeren. Verander eventueel de map en de bestandsnaam. 3 Klik op het keuzevak Gegevens exporteren met opmaak en indeling. 4 Klik op OK. Je krijgt nu de vraag hoe de tekens gecodeerd moeten worden. 5 Klik op het keuzerondje Windows (standaard). 6 Klik op OK. In het venster dan nu verschijnt, kun je de exportstappen opslaan voor later gebruik. 7 Klik op de knop Sluiten. De gegevens van de query zijn nu opgeslagen onder de naam Adressenlijst met de extensie txt. Het bestand kan nu worden geopend met bijvoorbeeld het programma Kladblok van Windows. Met de query is verder niets gebeurd. 137

138 Access 2016 Opdracht 7.20 Query exporteren naar XML De query van de vorige opdracht is nog geopend. 1 Klik bij het tabblad Externe gegevens. 2 Klik bij de groep Exporteren op de knop Xml-bestand. Het venster Exporteren Xml-bestand verschijnt. 3 Bij de bestandsnaam staat ingevuld in welke map op de computer het bestand wordt opgeslagen. Wil je dat het bestand in een andere map wordt opgeslagen klik dan op de knop Bladeren. 4 Verander eventueel de map en de bestandsnaam. 5 Klik op OK. 6 Het venster Exporteren Xml-bestand verschijnt. Je accepteert de standaardinstellingen, klik op OK. 7 Klik in het volgende venster op de knop Sluiten. De gegevens van de query zijn nu opgeslagen onder de naam Adressenlijst met de extensie xml. Het bestand kan nu worden geopend met Excel of Word. 8 Sluit de query en de database. Je hebt nu geleerd hoe je query s kunt maken. Wil je meer weten over het maken van query s dan is er het Praktijkboek Access Specialist. 138

139 Eindopdracht Eindopdracht Query's Query s van een bouwbedrijf In deze eindopdracht maak je nog verschillende query s met de gegevens van de database Bouwbedrijf die je in de vorige paragrafe n hebt gebruikt. Bij deze eindopdracht worden de acties kort beschreven. Eindopdracht 7 A Query met twee criteria en operator De manager HRM wil graag weten hoeveel architecten in dienst zijn met een salaris hoger dan ,00. 1 Open (indien nodig) de database met de naam Bouwbedrijf Maak een query, op basis van de tabel Gegevens personeel. 3 Voeg aan de dynaset de velden Functie en Salaris toe. 4 Plaats de criteria (salaris hoger dan ,00). 5 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Architect. 6 Ga terug naar het queryontwerp. Eindopdracht 7 B Query met een criterium De manager HRM wil een afgedrukte lijst hebben met namen en adressen van de opzichters. 139

140 Access 2016 Eindopdracht 1 Verwijder de criteria en bij Functie en Salaris uit de dynaset. 2 Klik bij het tabblad Ontwerp op de knop Tabel weergeven en voeg de tabel Werknemersadressen toe. 3 Voeg de volgende velden toe: Roepnaam, Voorvoegsel, Achternaam, Adres, Postcode en Woonplaats. 4 Plaats het criterium (opzichters). 5 Sorteer het veld Achternaam oplopend. 6 Voer de query uit. Verbreed eventueel de kolommen zodat alle gegevens zichtbaar zijn. 7 Verander bij het laatst record de roepnaam in je eigen roepnaam. 8 Sla de query op onder de naam Opzichter. 9 Bekijk de uitvoer met een afdrukvoorbeeld en maak de pagina Liggend. 10 Druk de query af en sla de query opnieuw op. 11 Ga terug naar het queryontwerp. Eindopdracht 7 C Query met operatoren De manager HRM wil weten welke personeelsleden een salaris hebben dat hoger is dan maar lager dan ,00 en welke functies deze personen hebben. 1 Verwijder de criteria uit de dynaset. 2 Verwijder de velden Roepnaam, Voorvoegsel, Adres, Postcode en Woonplaats. 3 Plaats het criterium. 4 Sorteer het veld Functie oplopend. 5 Sla de query op onder de naam Overzicht salaris tussen twintigduizend en vijfentwintigduizend. 6 Sluit de query en sluit de database. 140

141 Eindopdracht Query s voor een autoverhuurbedrijf Je werkt bij een autoverhuurbedrijf. In de database Autoverhuurbedrijf 2016 is een tabel opgeslagen waarin alle gegevens staan van de te verhuren auto s. Hieruit selecteer je informatie over prijzen, merken en categorieën. Hiervoor maak je een aantal query s. Eindopdracht 7 D Query met twee criteria en operator Je wilt weten hoeveel auto s tot de categorie Fullsize horen en bij verhuur meer dan 100,00 per extra dag kosten. 1 Open de database met de naam Autoverhuurbedrijf Bekijk de tabel zodat je weet welke gegevens in de tabel staan. 3 Maak een query op basis van de tabel Personenauto s. 4 Voeg aan de dynaset de veldnamen Merk, Categorie en Extra dag toe. 5 Plaats de criteria. 6 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Fullsize extra dag. 7 Ga terug naar het queryontwerp. Eindopdracht 7 E Query met twee criteria en operator Je wilt weten hoeveel auto s van het merk Ford in de verhuur zijn en wat de verhuurprijs per week is. 1 Verwijder de criteria uit de dynaset. 2 Verwijder de veldnaam Extra dag. 3 Voeg de veldnaam Prijs per week toe. 4 Sorteer op de veldnaam Prijs per week oplopend en plaats het criterium (denk aan het jokerteken). 5 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Ford. 6 Ga terug naar het queryontwerp. 141

142 Access 2016 Eindopdracht Eindopdracht 7 F Query met operator Like Je wilt van de categorie Compact alle merken weten die beginnen met Op. 1 Verwijder de criteria uit de dynaset. 2 Voeg de nieuwe criteria toe. 3 Voer de query uit. 4 Sla de query op onder de naam Compact. 5 Ga terug naar het queryontwerp. Eindopdracht 7 G Query met een criterium Je wilt weten welke auto s 2 deuren hebben en wat hiervan de verhuurprijs per week is. Het veld Aantal deurs mag niet zichtbaar zijn bij de uitvoering. 1 Verwijder de criteria uit de dynaset. 2 Verwijder de veldnaam Categorie. 3 Voeg het veldnaam Aantal deurs toe. 4 Sorteer de veldnaam Prijs per week oplopend en plaats het criterium. 5 Sla de query op onder de naam 2 deurs. 6 Ga terug naar het queryontwerp. Eindopdracht 7 H Query met twee criteria en operatoren Je wilt weten welke auto van het merk Renault een huurprijs heeft die lager is dan 350,00 en 2 deuren heeft. Het veld Aantal deurs mag niet zichtbaar zijn bij de uitvoering. 1 Verwijder de criteria uit de dynaset. 2 Sorteer op de veldnaam Prijs per week oplopend en plaats de criteria (denk aan het jokerteken). 142

143 Eindopdracht 3 Voer de query uit verbreed de kolommen zodat alle gegevens zichtbaar zijn. 4 Sla de query op onder de naam Renault twee deurs. 5 Sluit de query en sluit de database. Query s voor een webwinkel Je werkt bij het hoofdkantoor van een webwinkel en voorziet het managementteam van informatie over prijzen, voorraden, verkopen en leveranciers. De database waarmee je werkt bestaat uit vier tabellen die gekoppeld zijn met relaties. Met deze database heb je ook al gewerkt in het hoofdstuk Kennis maken met Access. Eindopdracht 7 I Bekijken van relaties 1 Open database met de naam Webwinkel. 2 Bekijk de relaties en de tabellen zodat je weet met welke gegevens je werkt. Eindopdracht 7 J Query maken met één criterium De manager vraag welke leverancier truien levert. 1 Maak een query en voeg alle tabellen toe. 2 Voeg aan de dynaset uit de tabel Leverancier het veld Leverancier toe. 3 Voeg aan de dynaset uit de tabel Producten het veld Artikel toe. 4 Plaats het criterium. 5 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Leverancier truien. 6 Ga terug naar het queryontwerp. 143

144 Access 2016 Eindopdracht Eindopdracht 7 K Query maken met meer criteria en operator De manager wil weten welke klanten een trui hebben besteld met een prijs hoger dan 25,00 en de kleur groen. 1 Verwijder het veld Leverancier uit de dynaset. 2 Voeg aan de dynaset uit de tabel Klanten het veld Klantnummer en Achternaam toe. 3 Voeg aan de dynaset uit de tabel Producten het veld Prijs en Kleur toe. 4 Plaats het criteria. 5 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Verkocht. 6 Ga terug naar het queryontwerp. Eindopdracht 7 L Query maken met één criterium De manager wil weten hoeveel klanten er in Amsterdam wonen. 1 Verwijder de velden Artikel, Prijs en Kleur uit de dynaset. 2 Voeg uit de tabel Klanten de velden Adres, Postcode en Woonplaats toe. 3 Plaats het criterium. 4 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Amsterdam. 5 Ga terug naar het queryontwerp. Eindopdracht 7 M Query met twee criteria De manager wil weten welke klanten een fleece hebben gekocht. 1 Verwijder de veldnamen Adres, Postcode en Woonplaats en het criterium uit de dynaset. 2 Voeg aan de dynaset uit de tabel Verkoop de velden Productnummer en Aantal toe. 3 Voeg aan de dynaset uit de tabel, Producten het veld Artikel toe. 4 Plaats het criterium. 5 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Fleece. 6 Ga terug naar het queryontwerp. 144

145 Eindopdracht Eindopdracht 7 N Query met operator And De manager wil weten welke artikelen duurder zijn dan 40,00 en minder dan 60,00. 1 Verwijder alle veldnamen en de criteria uit de dynaset. 2 Voeg aan de dynaset uit de tabel Producten de velden Productnummer, Artikel en Prijs toe. 3 Plaats het criteria. 4 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Prijs artikel. 5 Ga terug naar het queryontwerp. Eindopdracht 7 O Query met één criterium De manager wil weten welke klanten een artikel hebben gekocht dat ingekocht is bij leverancier Franssen (leveranciercode 5). 1 Verwijder het criterium uit de dynaset. 2 Voeg uit de tabel Klanten het veld Klantnummer toe. 3 Voeg uit de tabel Leverancier het veld Leveranciercode en het veld Leverancier. 4 Sorteer het veld Klantnummer oplopend. 5 Plaats het criteria. 6 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Leverancier 5. 7 Ga terug naar het queryontwerp. 8 Sluit de query en sluit de database. 145

146 Access 2016 Eindopdracht 146

147 Praktijkopdracht Praktijkopdracht Tafeltje dekje Je werkt bij een bedrijf dat gesubsidieerde maaltijden verzorgt. De maaltijden zijn voor cliënten die een dieet volgen of niet kunnen/willen koken. De gegevens van de cliënten zijn ondergebracht in een database met twee tabellen. De directeur vraagt je informatie te leveren over de cliënten die bij zijn bedrijf bestellen. Je voert hiervoor een aantal query s uit. Opdracht 1 Relaties bekijken 1 Open database met de naam Tafeltje dekje. 2 Bekijk de relaties en de tabellen zodat je weet met welke gegevens je werkt. Opdracht 2 Query maken met één criterium De directeur wil weten hoeveel cliënten er een vetarm dieet bestellen. 1 Maak een query, op basis van de tabellen Adressen cliënt en Cliëntgegevens. 2 Voeg aan de dynaset toe, de veldnamen Achternaam en Dieetvorm. 3 Plaats het criterium. 4 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Vetarm. 5 Ga terug naar het queryontwerp. Opdracht 3 Query maken met één criterium De directeur wil weten welke cliënten geen dieet hebben. 1 Verwijder het criterium uit de dynaset. 2 Sorteer op de veldnaam Achternaam oplopend en plaats het nieuwe criterium 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Geen dieet. 4 Ga terug naar het queryontwerp. 147

148 Access 2016 Praktijkopdracht Opdracht 4 Query maken met operator De directeur wil weten hoeveel cliënten een eigen bijdrage leveren van meer dan 60,00. 1 Verwijder het criterium uit de dynaset. 2 Voeg aan de dynaset de veldnaam Eigen bijdrage toe en plaats het criterium 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Meer dan 60 euro. 4 Ga terug naar het queryontwerp. Opdracht 5 Query maken met operator De directeur wil weten hoeveel cliënten een eigen bijdrage leveren van minder dan 30,00 en geen dieet volgen. 1 Verwijder het criterium de dynaset. 2 Plaats de nieuwe criteria. 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Minder dan 30 euro. 4 Ga terug naar het queryontwerp. Opdracht 6 Query maken met operator AND en meerdere criteria De directeur wil weten hoeveel cliënten in Nijmegen wonen en een Postcode hebben binnen 3024 en Verwijder het criterium de dynaset. 2 Voeg aan de dynaset de veldnamen Woonplaats en Postcode toe en plaats de nieuwe criteria. 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Nijmegen Postcode 3024 en Ga terug naar het queryontwerp. 148

149 Praktijkopdracht Opdracht 7 Query maken met jokerteken en meerdere criteria De directeur wil informatie hebben over een cliënt die in Beuningen woont waarvan de eerste letters van de achternaam beginnen met Mu. 1 Verwijder het criterium de dynaset. 2 Voeg aan de dynaset de veldnamen Cliëntnummer, Aanhef, Voorletters, Adres s en Postcode en Telefoonnummer toe en plaats de nieuwe criteria. 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Muller. 4 Ga terug naar het queryontwerp. Opdracht 8 Query maken met één criterium De directeur wil een adressenlijst met de cliënten in Ewijk wonen. 1 Verwijder het criterium de dynaset. 2 Verwijder de veldnamen Cliëntnummer, Dieetvorm, Eigen bijdrage en Telefoonnummer en plaats het nieuwe criterium. 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Ewijk. 4 Ga terug naar het queryontwerp Opdracht 9 Query maken met meerdere criteria en operator De directeur wil weten hoeveel cliënten een eigen bijdrage leveren van meer dan 15,00 in Berg en Dal wonen en een vloeibaar dieet volgen. 1 Verwijder de veldnamen Aanhef, Voorletters, Achternaam, Adres en Postcode en voeg aan de dynaset de veldnaam Eigen bijdrage toe 2 Plaats het nieuwe criterium. 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Berg en dal. 4 Ga terug naar het queryontwerp 149

150 Access 2016 Praktijkopdracht Opdracht 10 Query maken met één criterium De directeur wil weten hoeveel cliënten diabeet zijn. 1 Verwijder de veldnaam Eigen bijdrage en voeg aan de dynaset de veldnaam Dieetvorm toe 2 Plaats het nieuwe criterium. 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Diabeet. 4 Ga terug naar het queryontwerp Opdracht 11 Query maken met één criterium De directeur wil weten hoeveel cliënten er man zijn. 1 Verwijder alle veldnamen en voeg de veldnaam Aanhef toe 2 Plaats het nieuwe criterium. 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Man. 4 Ga terug naar het queryontwerp Opdracht 12 Query maken met één criterium De directeur wil weten hoeveel cliënten er vrouw zijn. 1 Verwijder het criterium en plaats het nieuwe criterium. 2 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Vrouw. 3 Ga terug naar het queryontwerp 150

151 Praktijkopdracht Opdracht 13 Query maken met meerdere criteria De directeur wil weten hoeveel vrouwelijke cliënten in Weurt wonen. 1 Voeg aan de dynaset de veldnaam Woonplaats toe. 2 Verwijder het criterium en plaats het nieuwe criterium. 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Vrouw. 4 Ga terug naar het queryontwerp Opdracht 14 Query maken met meerdere criteria en operatoren De directeur wil weten welke cliënten er meer dan 10 maar minder dan 20 euro aan eigen bijdrage betalen en in Leuth wonen 1 Verwijder de veldnaam Aanhef en voeg aan de dynaset de veldnamen Achternaam en Eigen bijdrage toe 2 Plaats de nieuwe criteria. 3 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Leuth tussen 10 en Ga terug naar het queryontwerp. Opdracht 15 Query maken met meerdere criteria De directeur wil weten hoeveel cliënten er in Wychen wonen, vrouw zijn en een vetarm dieet volgen. 1 Verwijder de veldnaam Eigen bijdrage en voeg aan de dynaset de veldnamen Aanhef en Dieetvorm toe. 2 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Wychen. 3 Sluit de query en sluit de database. 151

152 Access 2016 Praktijkopdracht 152

153 8 RAPPORT MAKEN In dit hoofdstuk: 8.1 Het rapport 8.2 Rapport maken 8.3 Veld aanpassen in indelingsweergave 8.4 Afdrukvoorbeeld 8.5 Rapport afdrukken 8.6 Rapport opslaan 8.7 Rapport filteren 8.8 Filter verwijderen 8.9 Rapport verwijderen 8.10 Rapport maken met Rapport wizard 8.11 Rapport opmaken in ontwerpweergave 8.12 Selecteren van besturingselementen 8.13 Secties, Rapportkop- of voettekst verwijderen 8.14 Rapport groeperen en totalen berekenen 8.15 Groepering verwijderen 8.16 Rapport exporteren Eindopdracht Kantoorbenodigdheden Praktijkopdracht Personeelszaken Na dit hoofdstuk: T Toets

154 Access 2016 In dit hoofdstuk leer je hoe je een rapport kunt samenstellen met de gegevens uit tabellen of query's. De reden om een rapport te maken is dat je een deel van de informatie uit de database goed wilt presenteren; bijvoorbeeld met de gegevens uit de database met artikelen voor Partyverhuur wil je een prijslijst maken. Het rapport kun je verfraaien met een mooie kop of een afbeelding. 8.1 Het rapport In bovenstaand voorbeeld zie je een deel van een rapport dat gemaakt is met Access. Je ziet een kop die een fraaie opmaak heeft en er is een afbeelding toegevoegd. Een rapport kun je op tweede manieren maken. Met de knop Rapport of met de knop Wizard Rapport. Met de knop Rapport wordt direct een rapport gemaakt van alle veldgegevens die in een tabel staan. Met de knop Wizard Rapport krijg je vijf vensters te zien waarin je keuzes maakt over de tabellen of query s die je wilt gebruiken en welke veldgegevens je wilt toevoegen aan het rapport. Tot slot geef je op hoe het rapport wordt opgemaakt. Welke knop je ook kiest, het rapport kun je nog meer verfraaien in de Ontwerpweergave. Hierin kun je allerlei extra onderdelen toevoegen, zoals extra teksten, afbeeldingen, datum en tijd of paginanummers. Sla je een rapport op, dan wordt alleen de opmaak van het rapport opgeslagen. Open je het rapport, dan worden de gegevens weer opgehaald uit de tabellen of query s, zo werk je telkens met de meest actuele gegevens. 154

155 Rapport maken 8 INSTRUCTIEVIDEO u Zien hoe je een rapport maakt? Bekijk de instructievideo Rapport maken in je online account. 8.2 Rapport maken Voor het snel maken van een rapport op basis van één tabel of query, selecteer je in het navigatiedeelvenster de tabel of de query en klik je bij het tabblad Maken op de knop Rapport en het rapport wordt samengesteld. Je maakt met de knop Rapport een rapport van de tabel Artikelen. Opdracht 8.1 Snel rapport maken 1 Open de database Partyverhuur Plaats de muisaanwijzer in het Navigatiedeelvenster de tabel met de naam Groepscode. 3 Klik bij het tabblad Maken, groep Rapporten op de knop Rapport. Het rapport is gemaakt en wordt getoond in de Indelingsweergave. Dit is te zien aan het gestippelde raster rond het rapport. 8.3 Veld aanpassen in indelingsweergave Het rapport kun je snel wijzigen in de Indelingsweergave. Je selecteert de kolommen of veldnamen, die dan een geel kader krijgen. Door de muisaanwijzer op de zijkant van het kader te plaatsen, krijgt de muisaanwijzer pijltjes. Met deze pijltjes kun je het kader kleiner of groter maken. Krijgt de muisaanwijzer de vorm van vier pijltjes dan kun je het veld of de kolom verplaatsen. In het gemaakte rapport is het totaalbedrag maar voor een deel te zien. Je maakt het veld groter in de indelingsweergave. 155

156 Access 2016 Opdracht 8.2 Velden groter maken 1 Klik op het veld waarin het cijfer 5 staat. Het veld krijgt een geel kader. Sleep de onderste lijn van het kader naar beneden en laat de muisknop los. Het getal in het veld is nu goed te zien. 8.4 Afdrukvoorbeeld Nu het rapport is gemaakt wil je dit natuurlijk afdrukken. Voordat je het rapport afdrukt is het verstandig om het rapport te bekijken in een afdrukvoorbeeld. Bij het tabblad Afdrukvoorbeeld kun je ook het papierformaat, en de afdrukstand wijzigen en marges veranderen. Je bekijkt het rapport als afdrukvoorbeeld, verandert de marges en de afdrukstand. Opdracht 8.3 Rapport in afdrukvoorbeeld bekijken 1 Klik bij de werkbalk Snelle Toegang op de knop Afdrukweergave. 2 Het tabblad Afdrukvoorbeeld wordt actief. Klik op de knop Marges en kies voor Breed. 3 Klik op de knop Liggend. Je ziet dat de pagina 90 graden wordt gedraaid. 4 Klik op de knop Eén pagina. Je ziet hoe het rapport wordt afgedrukt. Het rapport heeft automatisch de naam van de tabel als titel gekregen, ook is er een datum en tijd toegevoegd en aan het einde een Rapportvoettekst. 156

157 Rapport maken Rapport afdrukken Wil je het rapport afdrukken dan klik je bij het tabblad Afdrukvoorbeeld op de knop Afdrukken of je kiest bij het menu Bestand voor Afdrukken. Je krijgt dan het venster Afdrukken te zien waarin je kunt kiezen om alle pagina s af te drukken of bijvoorbeeld pagina 1 t/m 3. Ook kun je aangeven hoeveel exemplaren je wilt afdrukken. Opdracht 8.4 Rapport afdrukken 1 Klik in bij het tabblad Afdrukvoorbeeld op de knop Afdrukken. 2 Controleer in het venster Afdrukken of het keuzerondje Alles is geselecteerd. 3 Controleer of bij Aantal exemplaren 1 staat. 4 Klik op de knop OK. Het rapport wordt afgedrukt. 5 Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten. Je ziet het rapport weer in de indelingsweergave. 8.6 Rapport opslaan Een rapport kun je opslaan met de knop Opslaan in de werkbalk Snelle toegang. Klik je op het sluitsymbool van het rapport dan vraagt het programma ook of je het rapport wilt opslaan. Het opgeslagen rapport komt als object in het Navigatiedeelvenster te staan. Je slaat de opmaak van het rapport op. Immers de gegevens worden opgehaald uit de tabel of uit een query. 157

158 Access 2016 Opdracht 8.5 Rapport opslaan 1 Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Opslaan. 2 Typ in het venster Opslaan als Snel rapport. 3 Klik op OK. Je maakt in de database Partyverhuur 2016 een rapport op basis van de tabel Artikelen. Opdracht 8.6 Tweede rapport maken 1 Plaats de muisaanwijzer in het Navigatiedeelvenster de tabel met de naam Artikelen. 2 Klik bij het tabblad Maken, groep Rapporten op de knop Rapport. Het rapport is gemaakt en wordt getoond in de Indelingsweergave. Dit is te zien aan het gestippelde raster rond het rapport. 3 Sla het rapport op met de naam Artikel. 8.7 Rapport filteren Net als een tabel en een formulier kun je de gegevens in een rapport ook filteren op de gegevens in de kolommen. Je filtert in het zoj uist gemaakte rapport de gegevens in de veldnaam prijs, op prijzen die lager zijn dan 0,10. Opdracht 8.7 Gegevens in rapport filteren 158

159 Rapport maken 8 1 Klik bij het tabblad Start op de keuzepijl bij Weergave en kies voor Rapportweergave. 2 Klik in het rapport met de rechtermuisknop op het eerste veld bij de kolom Prijs. 3 Klik in het snelmenu op de keuze Getalfilters. 4 Klik op Kleiner dan. 5 Typ in het nieuwe venster 0,10. 6 Klik op OK. De gegevens zijn nu gefilterd prijzen die lager of gelijk zijn aan 0, Filter verwijderen Het filter kun je weer verwijderen door met de rechtermuisknop op de kolom Prijs te klikken en te kiezen voor Filter van prijs verwijderen. 1 Klik met de rechtermuiknop op de prijs in de kolom Prijs. 2 Klik op Filter van prijs verwijderen. 8.9 Rapport verwijderen Een rapport kun je weer verwijderen door in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport te klikken en te kiezen voor Verwijderen. De verwijdering kun je niet meer ongedaan maken. Opdracht 8.8 Rapport verwijderen 1 Klik in het N avigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport met de naam Snel rapport. 2 Klik op Verwijderen. 3 Klik in het nieuwe venster op Ja. Het rapport is nu definitief verwijderd. 159

160 Access Rapport maken met Rapport wizard Met de knop Wizard Rapport bepaal je zelf welke veldgegevens je gebruikt. Bij de knop Wizard Rapport krijg je hiervoor vijf vensters te zien waarmee je de keuzes maakt. In de volgende opdracht maak je een prijslijst met de knop Wizard Rapport. Je gebruikt de tabellen met de namen Artikelen en Groepscode van de database met de naam Partyverhuur. Opdracht 8.9 Rapport maken met de knop Wizard Rapport De database met de naam Partyverhuur is nog geopend. 1 Klik bij het tabblad Maken, groep Rapporten, keuzepijl Rapporten, Wizard Rapport. Het eerste venster van de Wizard Rapport verschijnt. Hiermee kies je uit de tabellen welke veldnamen je wilt gebruiken. 2 Klik op de keuzepijl bij Tabellen/query s en klik op de tabel: Artikelen. 3 Klik op de knop voor alle velden toevoegen (>>). 160

161 Rapport maken 8 Met de knop >> worden alle velden toegevoegd. Met de knop > wordt één veld toegevoegd. Met de knop < verwijder je het veld weer uit de selectie. 4 Klik opnieuw op de keuzepijl bij Tabellen/query s en klik op de tabel Groepscode. 5 Klik op het veld Groepscode. 6 Plaats de muisaanwijzer bij Groepscode en klik op de knop veld toevoegen (>). 7 Klik op de knop Volgende. 8 Het tweede venster verschijnt, je krijgt de vraag hoe je de gegevens wilt weergeven. Dit kan volgens de tabel Groepscode of Artikelen. Je besluit geen keuze te maken en klikt op de knop Volgende. 161

162 Access Je ziet nu het derde venster van de Wizard rapport. Hierin wordt gevraagd of je de gegevens wilt groeperen. Je besluit dit niet te doen. Klik op de knop Volgende. In het vierde venster van Wizard rapport. Je krijgt je de vraag of je de gegevens op een veldnaam wilt sorteren. 10 Klik op de keuzepijl bij Oplopend en kies voor Artikelnr. 11 Klik op de knop Volgende. 12 Je ziet nu het vijfde venster van de Wizard rapport. Je krijgt de vraag welke indeling je wilt gebruiken voor het rapport. Je kunt uit drie mogelijkheden kiezen. Het keuzerondje Tabelvorm en Afdrukstand Staand zijn geselecteerd. Klik op de knop Volgende. 162

163 Rapport maken 8 Je ziet nu het zesde venster van de Wizard rapport. Je krijgt de vraag welke titel je het rapport wilt geven. 13 Typ in het vak Prijslijst artikelen. 14 Het keuzerondje bij Afdrukvoorbeeld van het rapport weergeven is actief. 15 Klik op de knop Voltooien. 16 Het rapport wordt gemaakt en wordt weergeven in het Afdrukvoorbeeld. Klik bij het tabblad Afdrukvoorbeeld op de knop Twee pagina s en bekijk het rapport. 17 Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten maar sluit het rapport niet. Het rapport wordt opgeslagen met de naam Prijslijst artikelen bij het object Rapporten en het rapport wordt getoond in de Ontwerpweergave. In deze weergave kun je het rapport nog meer verfraaien en wijzigen. 163

164 Access 2016 Sectie: deel van het rapport. Besturingselementen: onderdelen binnen het rapport Rapport opmaken in ontwerpweergave Heb je een rapport hebt gemaakt in de Indelingsweergave of met de Wizard Rapport, dan kun je het rapport nog aanpassen in de Ontwerpweergave. In de Ontwerpweergave worden de gegevens verdeeld over vijf secties (delen). In deze secties worden veldgegevens, veldnamen en teksten besturingselementen genoemd. Ook zie je in de Ontwerpweergave een raster en linialen. De eerste sectie heeft de naam Rapportkoptekst. In deze sectie plaats je de besturings elementen cursief evenals de andere optienamen die op de eerste pagina bovenaan komen te staan. In de rapportkoptekst kan dit bijvoorbeeld de titel van het rapport zijn. ➊ De tweede sectie heeft de naam Paginakoptekst en bevat de veldnamen van de tabel(len)/query s. Ook deze elementen worden nu besturingselementen genoemd. ➋ De derde sectie heeft de naam Details en bevat de veldgegevens van de tabel(len)/ query s. Dit worden nu besturingselementen genoemd. ➌ De vierde sectie is de Paginavoettekst. De besturingselementen die je in deze sectie plaats verschijnen bij het afdrukvoorbeeld op elke pagina van je rapport. Zo kun je in de paginakoptekst bijvoorbeeld de datum van het rapport toevoegen en de voettekst bijvoorbeeld een paginanummer. De Paginakop- en voettekst worden altijd paarsgewijs toegevoegd of verwijderd. ➍ De vijfde sectie is de Rapportvoettekst. Deze sectie wordt alleen onderaan de laatste pagina van het rapport geplaatst. In de rapportvoettekst plaats je bijvoorbeeld een totaalbedrag of de naam die het rapport gemaakt of een extra opmerking. De rapportkop- en voettekst worden altijd paarsgewijs toegevoegd of verwijderd. ➎ 164

165 Rapport maken 8 Opdracht 8.10 Rapportsecties vergroten Alle secties in het rapport kun je vergroten of verkleinen door de bovenkant van de volgende sectie naar beneden of boven te slepen. Hiermee maak je de delen van het rapport groter of kleiner. Je vergroot nu de Rapportkoptekst en de Rapportvoettekst. 1 De database met de naam Partyverhuur is nog geopend en het Rapport met de naam Prijslijst Artikelen die je in de vorige paragraaf hebt gemaakt zie je in de Ontwerpweergave. Plaats de muisaanwijzer bij de bovenkant van de Rapportkoptekst (muisaanwijzer wordt kruisje). 2 Sleep de muisaanwijzer omlaag totdat je 3 cm ziet in de verticale liniaal. 3 Plaats de muisaanwijzer bij de onderkant van de Rapportvoettekst (is de zwarte lijn aan het eind van de sectie. 4 Sleep de muisaanwijzer omlaag tot 2 cm in de verticale liniaal Selecteren van besturingselementen De onderdelen in het rapport, zoals de veldnamen en koppen noem je besturings elementen. Deze kun je selecteren als groep of allemaal. In de volgende tabel zie je hoe je dat kunt doen. Selectie Handelingen Een besturingselement Klik in het midden van het besturingselement (het element krijgt handgrepen en de muisaanwijzer wordt een kruisje). Alle besturingselementen Gebruik de toetscombinatie Ctrl + a. Met horizontale liniaal Sleep over de horizontale liniaal, alle elementen die zich op deze positie bevinden worden geselecteerd. Met verticale liniaal Sleep over de verticale liniaal, alle elementen die zich op deze positie bevinden worden geselecteerd. 165

166 Access 2016 Opdracht 8.11 Besturingselement selecteren en vergroten 1 Klik op besturingselement in de Rapportkoptekst. Je ziet het besturingselement krijgt formaatgrepen (vierkante blokjes). Door aan de vierkante blokjes te slepen, kun je een element breder of hoger maken. 2 Sleep je het blokje in de rechterhoek diagonaal. Het element wordt groter. Besturingselement verwijderen Een besturingselement kun je ook verwijderen. Hiervoor selecteer je het element en druk je op de toets Delete. Opdracht 8.12 Besturingselement verwijderen 1 Selecteer het besturingselement met de tekst Prijslijst Artikelen in de Rapportkoptekst en druk op de toets Delete. Opdracht 8.13 Besturingselement Label aanbrengen in Rapportkoptekst 1 Klik op het tabblad Ontwerp, groep Besturingselementen op de keuzepijl en klik op de knop Label. 2 Sleep het label in de Rapportvoettekst zoals je ziet in het voorbeeld (ongeveer 15 cm breed en 1,5 cm hoog). 3 Typ Rapport gemaakt door: je naam. 4 Klik buiten het besturingselement en het label krijgt dezelfde kleur als de achtergrond. Alle elementen in de secties kun je opmaken nadat je het element geselecteerd hebt. Je kunt daarvoor de knoppen gebruiken bij het tabblad Opmaak en bij het tabblad Start. 166

167 Rapport maken 8 Opdracht 8.14 Besturingselement Label opmaken 1 Selecteer het besturingselement met je naam. 2 Klik op het tabblad Opmaak. 3 Klik op de keuzepijl bij Achtergrondkleur en kies voor Paars. 4 Klik op de keuzepijl bij Tekstkleur en kies voor Goud. 5 Klik op de keuzepijl bij Tekengrootte en kies voor 24. Op deze manier kun je alle besturingselementen opmaken. Besturingselement Afbeelding toevoegen aan Rapportkoptekst Net als bij het formulier kun je ook bij het rapport een afbeelding toevoegen. Opdracht 8.15 Afbeelding toevoegen 1 Klik bij het tabblad Ontwerp, groep Besturingselementen op de keuzepijl bij de knop Afbeelding invoegen en kies voor Bladeren. 2 Ga naar de map met de oefenbestanden en kies voor de afbeelden Clown.bmp. 3 Sleep het kader over de formulierkoptekst zoals je ziet in het voorbeeld. Je moet nu nog het kader vullend maken. 4 Klik bij het tabblad Ontwerp, groep Extra, op de knop Eigenschappenvenster. 167

168 Access Klik op de keuzepijl bij Formaatmodus en kies voor Kader vullen. 6 Sluit het Eigenschappenvenster. 7 Sluit het rapport en kies voor wijzigingen opslaan Ja. Het rapport wordt opgeslagen bij de groep Rapporten in het navigatiedeelvenster Secties, Rapportkop - of voettekst verwijderen De Rapportkop- en voetteksten en Paginakop- en voettekstsecties kun je verwijderen, maar worden altijd paarsgewijs verwijderd. Met andere woorden, verwijder je de paginakoptekst dan verdwijnt ook de paginavoettekst. Voor het verwijderen van de rapport- of -paginakop/voettekst klik je met de rechtermuisknop op de sectie en kies je voor rapportkop/voettekst. De vraag wordt gesteld of je de secties werkelijk wilt verwijderen? Klik je op Ja dan kun je de actie niet meer ongedaan maken. Wil de kop- of voettekst weer toevoegen dan klik je met de rechtermuisknop in het rapport ontwerp en kies je voor de kop- of voetteksten Rapport groeperen en totalen berekenen In de vorige opdracht heb je een rapport gemaakt met de Wizard Rapport en heb je de gegevens niet gegroepeerd. Met de keuze Groeperen worden de gegevens bijeen geplaatst die dezelfde typeringen hebben, bijvoorbeeld alle adressen van de woonplaats Amsterdam worden bij elkaar geplaatst. Wanneer er in de tabel of query kolommen zijn waarin getallen staan, dan kun je bij het venster Groeperen ook aangeven of je een berekeningen wilt uitvoeren met de functie Som, Gemiddelde, Minimum of Maximum In de volgende opdracht maak je een Wizard Rapport van de tabel Artikelen, gebruik je de opties Groeperen en bereken je met de functie Som van de prijs per groep. Opdracht 8.16 Rapport in groepen verdelen en totaalprijs berekenen 168

169 Rapport maken 8 De database met de naam Partyverhuur is nog geopend. 1 Klik bij het tabblad Maken, groep Rapporten, keuzepijl Rapporten, Wizard Rapport. 2 Klik in het eerste venster van de Wizard op de keuzepijl bij Tabellen/query s en klik op de tabel Artikelen en voeg alle velden toe. 3 Klik op de knop Volgende. 4 In het tweede venster wordt de vraag gesteld: Wilt u groepeerniveau s toevoegen? Het niveau Groep is al geselecteerd (de artikelen zijn immers gecategoriseerd op Groep). 5 Klik op de knop Volgende. 6 In het derde venster wordt gevraagd om een sorteervolgorde te kiezen en of je een berekening wilt maken. Klik op de keuzepijl bij de sorteervolgorde en kies voor Artikelnr. 7 Klik op de knop Opties voor totalen. 8 Klik op het keuzevak bij Som. Het veld Prijs is al automatisch geselecteerd, immers berekeningen kunnen alleen worden uitgevoerd als de veldgegevens cijfers zijn. 9 Klik op OK. 10 Klik in het venster Wizard op Volgende. 169

170 Access In het vierde venster krijg je de vraag hoe je het rapport wilt opmaken. Klik op het keuzevak Blok. 12 Klik op Afdrukstand Staand. 13 Klik op de knop Volgende. 14 In het vijfde venster krijg je de vraag welke titel je het rapport wilt geven. Typ in het vak Artikelen gegroepeerd. 15 Het keuzerondje bij Afdrukvoorbeeld van het rapport weergeven is actief. 16 Klik op de knop Voltooien. Je gaat nu het rapport aanpassen in de indelingsweergave. Opdracht 8.17 Rapport aanpassen in de Indelingsweergave Het rapport is gemaakt en wordt weergeven in het afdrukvoorbeeld. Je ziet de gegevens zijn gegroepeerd op de veldnaam. Bij de kolommen zijn de gegevens van de omschrijving en de prijs niet goed zichtbaar en zie je (###).Aan het einde van elke groep wordt vermeld hoeveel records er zijn binnen de groep (18 detailrecords). Daarna volgt de som van de prijzen. Je moet het rapport aanpassen zodat het goed leesbaar wordt. Dit kun je het snelst doen in de indelingsweergave. Deze weergave heb je ook al eerder gebruikt. 170

171 Rapport maken 8 In de indelingsweergave kun je de kolommen of veldnamen te selecteren. Een geselecteerde kolom of veldnaam krijgt een geel kader. Door de muisaanwijzer op het kader te plaatsen krijgt de muisaanwijzer pijltjes. Met deze pijltjes kun je het kader kleiner of groter maken of verplaatsen. Op deze manier pas je de opmaak van het rapport aan. Opdracht 8.18 Rapport aanpassen in Indelingsweergave 1 Klik bij het tabblad Afdrukvoorbeeld op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten. 2 Klik bij het tabblad Start, keuzepijl Weergave, Indelingsweergave. 3 Klik op het veld Groep (kolom wordt geselecteerd en krijgt een kader). 4 Verklein de kolom door het kader naar links te slepen (de kolom wordt kleiner). 5 Verplaats en veranderde kolommen en veldnamen van het rapport naar eigen inzicht. Vergroot de kolommen Prijs, Som en Eindtotaal. 6 Bekijk de gegevens opnieuw met een Afdrukvoorbeeld. 7 Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten. 8 Sla het rapport opnieuw op en sluit het rapport Groepering verwijderen De groepering kun je in de indelingsweergave verwijderen door in het tabblad Ontwerp op de knop Groeperen en sorteren te kikken. In het deelvenster dat je te zien krijgt klik je op de knop Verwijderen. Je krijgt dan de melding dat alle elementen die in deze sectie staan ook worden verwijderd. 171

172 Access Rapport exporteren Wanneer je een rapport of tabel wilt gebruiken in een ander programma, bijvoorbeeld de tekstverwerker Word of het rekenprogramma Excel dan moet je de gegevens eerst exporteren. Alle mogelijkheden om te exporteren vind je bij het tabblad Externe gegevens. Opdracht 8.19 Rapport Exporteren naar een Wordbestand 1 Open in de database Partyverhuur het rapport met de naam Exporteren access rapport. 2 Klik in het tabblad Externe gegevens op de keuzepijl bij Meer en klik op Word. 172

173 Rapport maken 8 3 In het eerste venster geef je de bestandsnaam op en de plaats waar het bestand moet worden opgeslagen. Voorgesteld wordt de map met oefenbestanden te gebruiken. Maar met de knop Bladeren kun je ook een andere map kiezen. Klik op OK. 4 In het venster Exportstappen opslaan kun je ervoor kiezen de stappen in een apartbestand op te slaan. Dit doe je niet. Klik op Sluiten. Het bestand is nu opgeslagen als een rtf-bestandsformaat en te bewerken in Word. 5 Sluit de tabel en sluit de database Partyverhuur. Je kunt nu Word starten en bij de oefenbestanden van Access het bestand openen. Je hebt nu geleerd hoe je rapporten kunt maken. Wil je meer weten over het bewerken van rapporten dan is er het Praktijkboek Access Specialist. 173

174 Access 2016 Eindopdracht Eindopdracht Kantoorbenodigdheden In de volgende eindopdracht werk je met een database van het bedrijf Office. Dit bedrijf verkoopt kantoorbenodigdheden. Jij maakt een aantal rapporten van de artikelen die verkocht worden. Bij deze eindopdracht worden de acties kort beschreven. Eindopdracht 8 A Snel rapport maken 1 Open de database Kantoorsupplies Maak in het Navigatiedeelvenster de tabellen zichtbaar. 3 Maak een Rapport met de tabel Artikelen. 4 Bekijk het rapport in het Afdrukvoorbeeld en maak de pagina Liggend. 5 Sla het Rapport op onder de naam Gegevens artikelen. 6 Sluit het rapport. Eindopdracht 8 B Artikelenlijst maken met de Rapport Wizard 1 Activeer de Rapport Wizard. 2 Selecteer uit de tabel Artikelen de volgende veldnamen: Artikelcode, Bestelnummer, Kleur, Prijs per eenheid, Eenheid. 3 Groepeer het rapport op Artikelcode. 4 Sorteer op Bestelnummer. 5 Geef als indeling Blok. 6 Stel als afdrukstand in Liggend. 7 Geef als titel Artikelenlijst kantoorsupplies. 8 Versleep in de Indelingsweergave de kolommen. 9 Geef met de knop Valuta in het tabblad Opmaak, de Prijs per eenheid een Euro notatie. 10 Geef de veldnamen een groene kleur en vet. 11 Geef de kolom van Artikelcode een blauwe achtergrondkleur. 12 Sla het rapport op met dezelfde naam als de titel. 13 Sluit het rapport. 174

175 Eindopdracht Eindopdracht 8 C Rapport bestellingen maken met een wizard 1 Activeer de Rapport Wizard. 2 Selecteer uit de tabel Klanten de volgende veldnamen: Klantnr, Naam. 3 Selecteer uit de tabel Artikelen de volgende veldnamen: Bestelnummer, Prijs per eenheid. 4 Selecteer uit de tabel Artikelnaam het veld Omschrijving De gegevens moeten worden weergegeven op Klantnr, Naam. 5 Geef als Groepeerniveau Naam. 6 Sorteer op Bestelnummer. 7 Geef als indeling Met interval. 8 Geef als titel Bestellingen klanten. 9 Versleep in de Indelingsweergave de kolommen. 10 Geef met de knop Valuta in het tabblad Opmaak, de Prijs per eenheid een Euro notatie. 11 Verander in de ontwerpweergave het thema in Nieuws 12 Vergroot de Rapportkoptekst tot 2 cm. 13 Vergroot het besturingselement van de titel. 14 Verklein de Rapportgrootte naar 23 cm. 15 Voeg aan de rechterkant de afbeelding toe met de naam Kantoorsupplies.bmp. 16 Verander bij het Eigenschappenvenster de Formaatmodus in Kader vullen. 17 Wis uit de Paginavoettekst de paginanummering (Delete). 18 Plaats in de Rapportvoettekst een label met je naam. 19 Maak het label op met een dezelfde opvulkleur en tekenkleur als het besturingselement Titel. 175

176 Access 2016 Eindopdracht 20 Wijzig in de andere secties ook de letterkleur. 21 Sla het rapport op met dezelfde naam als de titel. 22 Bekijk het rapport in de afdrukweergave. 23 Druk het rapport af. 24 Sluit het rapport. Eindopdracht 8 D Telefoonlijst klanten maken met een wizard 1 Activeer de Rapport Wizard. 2 Selecteer uit de tabel Klanten de volgende veldnamen: Klantnr, Naam, Voorvoegsel, Aanhef, Netnr, Abonnr. 3 Sorteer op Klantnummer. 4 Geef als indeling Tabelvorm. 5 Stel de afdrukstand in op Staand. 6 Geef als titel Telefoonlijst klanten. 7 Versleep in de indelingsweergave de kolommen. 8 Vergroot in de ontwerpweergave de Rapportkoptekst tot 2 cm. 9 Kies als thema Stroom (anders mag ook). 10 Voeg aan de rechterkant de afbeelding toe met de nam Telefoon.bmp. 11 Wis de elementen uit de Paginavoettekst. 12 Vergroot de Rapportvoettekst en plaats een label met je naam. 13 Maak het label op met een andere opvulkleur en een andere letterkleur 14 Sla het rapport op met dezelfde naam als de titel. 15 Bekijk het rapport in de afdrukweergave. 16 Druk het rapport af. 176

177 Praktijkopdracht Praktijkopdracht Personeelszaken Je werkt bij de afdeling personeelszaken van een bouwbedrijf. Je krijgt de opdracht verschillende rapporten te maken. Opdracht 1 Relaties bekijken 1 Open de database Personeelszaken Bekijk de relaties van de database. Opdracht 2 Query maken voor rapport Hoofd personeelszaken wil graag een overzicht hebben met de namen van de personeels leden die meer verdienen dan ,00. In het overzicht moet de afdeling waar men werkt, de functie en het salaris te zien zijn. 1 Maak de query met de tabellen Gegevens personeel, Salarissen en functies, Afdelingen. 2 Selecteer uit de tabel Gegevens personeel de veldnaam Wknr. 3 Selecteer uit de tabel Afdelingen de veldnaam Afdeling. 4 Selecteer uit de tabel Salarissen en functies de veldnaam Functie. 5 Selecteer uit de tabel Salarissen en functies de veldnaam Salaris. 6 Plaats het criterium. 7 Sla de query op onder de naam Personeelsleden. 8 Sluit de query. 177

178 Access 2016 Praktijkopdracht Opdracht 3 Rapport maken met de Wizard Rapport 1 Maak een rapport op basis van de query die je hebt gemaakt. 2 Start de Rapport Wizard. 3 Selecteer de query Personeelsleden. 4 Voeg alle velden toe. 5 Groepeer het rapport op Functie. 6 Kies bij Opties voor totalen de Som van het salaris. 7 Geef als indeling Interval. 8 Geef als titel Salaris boven 40 duizend euro. 9 Vergroot in de indelingsweergave het veld Salaris. 10 Ga naar de Ontwerpweergave en kies als thema Civiel. 11 Vergroot de Rapportkoptekst tot 2 cm. 12 Voeg aan de rechterkant de afbeelding toe met de naam Bouw. 13 Verander bij het Eigenschappenvenster de Formaatmodus in Kader vullen. 14 Sla het rapport op met dezelfde naam als de titel. 15 Bekijk het rapport in de afdrukweergave. 16 Sluit het rapport. Opdracht 4 Query maken voor rapport De personeelsbeleidsadviseur wil graag een rapport hebben met de namen van de personeelsleden die geboren zijn vóór 1960, kinderen hebben en meer dan vijf jaar in dienst zijn. In het rapport moeten ook de afdelingen waar ze werken, en de functies worden vermeld. Je maakt een query met deze gegevens om er daarna een rapport van te maken. 1 Maak een query met alle tabellen van de database. 2 Selecteer uit de tabel Adressen medewerkers de veldnaam Achternaam. 3 Selecteer uit de tabel Gegevens personeel de veldnaam Geboortedatum. 178

179 Praktijkopdracht 4 Selecteer uit de tabel Gegevens personeel de veldnaam Kinderen. 5 Selecteer uit de tabel Gegevens personeel de veldnaam Dienstjaren. 6 Selecteer uit de tabel Afdelingen de veldnaam Afdeling. 7 Selecteer uit de tabel Salarissen en functies de veldnaam Functie. 8 Plaats de criteria. 9 Sla de query op onder de naam Personeelsleden met geboortedatum voor Sluit de query. Opdracht 5 Rapport maken met een Wizard Rapport 1 Maak een rapport op basis van de query die je hebt gemaakt. 2 Start de Rapport Wizard. 3 Selecteer de query Personeelsleden met geboortedatum voor Voeg alle velden toe. 5 Sorteer op Achternaam. 6 Geef als opmaak In tabelvorm. 7 Geef als titel Gegevens personeel met kinderen en geboortedatum vóór Verander in de indelingsweergave de grootte van de velden en kolommen. 9 Sla het rapport op met dezelfde naam als de titel. 10 Bekijk het rapport in de afdrukweergave. 11 Sluit het rapport en sluit de database. 179

180 Access 2016 Praktijkopdracht 180

181 9 ETIKETTEN MAKEN In dit hoofdstuk: 9.1 Etiket maken met de wizard Adresetiketten 9.2 Kiezen voor etiketafmeting 9.3 Kiezen voor lettertype 9.4 Plaatsen van veldnamen op etiket 9.5 Kiezen voor sortering 9.6 Object etiketten een naam geven 9.7 Etiketten bekijken met een afdrukvoorbeeld Eindopdracht Etiketten Praktijkopdracht Wheels Na dit hoofdstuk: T Toets

182 Access 2016 In dit hoofdstuk gebruik je de gegevens van een tabel om adressen op etiketstickers te plaatsen met de optie Wizard Adresetiketten. De database die je gebruikt bevat de gegevens van een fanfare. Brieven die door bedrijven worden verstuurd, gaan meestal in een vensterenvelop of er wordt op de envelop een etiketsticker geplakt. Deze etiketstickers worden door een aantal fabrikanten op de markt gebracht en zijn in kolommen en rijen op vellen papier geplaatst die in de printer passen. Microsoft heeft met een aantal fabrikanten afspraken gemaakt om van de etiket afmetingen het productnummer in de wizard voor etiketten op te nemen. Wanneer je weet door wie het stickervel is gemaakt en welke afmetingen de etiketten hebben dan kun je met gebruik van de Wizard Adresetiketten, binnen enkele minuten gegevens op etiketten plaatsen. 9.1 Etiket maken met de wizard Adresetiketten 1 Open de database met de naam Fanfare 2016 en selecteer in het navigatiedeelvenster de tabel NAW gegevens. 2 Klik bij het tabblad Maken op de knop Etiketten (de wizard wordt gestart). In het eerste venster kies je voor de fabrikant en het etikettype. 9.2 Kiezen voor etiketafmeting 1 Klik op de keuzepijl bij Filteren op fabrikant: en kies voor Avery. 2 Zoek in het vak bij productnummer naar nummer L Klik op de knop Volgende. 182

183 Etiketten maken 9 In het tweede venster kies je voor het lettertype en de tekengrootte en de tekenkleur. 9.3 Kiezen voor lettertype 1 Klik op de keuzepijl bij Lettertype en kies voor Arial Unicode MS. 2 Klik op de keuzepijl bij Tekengrootte en kies voor Kies bij Tekengewicht voor Licht. 4 Klik op de knop bij Tekenkleur. 5 Kies voor Blauw. 6 Klik op de knop OK. 7 Klik op de knop Volgende. In het derde venster moet je de veldnamen invoeren die je wilt gebruiken op het etiket. 9.4 Plaatsen van veldnamen op etiket 1 Klik bij het vak Beschikbare velden op het veld Voornaam en klik op de pijl > en druk op de spatiebalk. 2 Klik bij het vak Beschikbare velden op het veld Voorvoegsel en klik op de pijl > en druk op de spatiebalk. 3 Klik bij het vak Beschikbare velden op het veld Achternaam en klik op de pijl en druk op de toets Enter. 183

184 Access Klik bij het vak Beschikbare velden op het veld Adres en klik op de pijl en druk op de toets Enter. 5 Klik bij het vak Beschikbare velden op het veld Postcode en klik op de pijl en druk tweemaal op de spatiebalk. 6 Klik bij het vak Beschikbare velden op het veld Woonplaats. 7 Klik op de knop Volgende. In het vierde venster kies je op welk veld de gegevens gesorteerd worden. Bij adressen zal dit meestal op postcode zijn. 9.5 Kiezen voor sortering 1 Klik bij het vak Sorteren op: op het veld Postcode en klik op de pijl. 2 Klik op de knop Volgende. In het vijfde venster geef je een naam aan het object etiketten. 9.6 Object etiketten een naam geven 1 Typ in het vak Etiketten voor uitnodiging. 2 Klik op de knop Voltooien. 184

185 Etiketten maken Etiketten bekijken met een afdrukvoorbeeld De etiketten zijn gemaakt en worden in het venster Afdrukvoorbeeld getoond. 1 Klik op de knop Afdrukken en druk alle etiketten af. 2 Klik op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten. Je krijgt nu de ontwerpweergave van het etiket te zien. 3 Klik bij het tabblad Start keuzepijl Weergave, Rapportweergave. 4 Je krijgt de etiketten onder elkaar te zien. Klik je op de knop Afdrukweergave dan zie de etiketten zoals ze worden afgedrukt. 5 Sluit het object etiketten. 185

186 Access 2016 Eindopdracht Eindopdracht Etiketten In deze eindopdracht maak je etiketstickers voor de instrumenten van de leden van de fanfare. Bij deze eindopdracht worden de acties kort beschreven. Eindopdracht 9 A Etiketstickers maken 1 Open de database met de naam Etiketten fanfare Selecteer het formulier Tabelformulier. 3 Start de Wizard etiketten. 4 Vul de vensters in zoals je ziet in de voorbeelden. Venster 1 Venster 2 186

187 Eindopdracht Venster 3 Venster 4 187

188 Access 2016 Eindopdracht Venster 5 Resultaat Het kan zijn dat er een melding komt dat de pagina-indeling bijgesteld moet worden. Dit heeft te maken met de instellingen van de gebruikte printer. 1 Klik in het venster op Ja en je krijgt het voorbeeld te zien. 2 Sluit het afdrukvoorbeeld en sluit het object etiketten. 188

189 Praktijkopdracht Praktijkopdracht Wheels Rijwielhandel Wheels verkoopt fietsen. In een deel van de database worden gegevens van de fietsen, de klanten en de bestellingen bijgehouden. In deze database voer je verschillende opdrachten uit. Opdracht 1 Het aanpassen van tabelontwerp 1 Open de database met de naam Wheels Open het tabelontwerp van de tabel Fietsen. 3 Wijzig de veldlengte van het veld Productsoort in Wijzig van het veld Prijs het veldtype in Notatie Euro. 5 Geef in het veld Merk met een validatieregel aan dat alleen de waarden Batavus, Sparta, Gazelle en Giant geaccepteerd worden. 6 Plaats als validatietekst Alleen de merken Batavus, Sparta, Gazelle of Giant invullen. 7 Wijzig de veldnaam Op in Opmerking en wijzig het veldtype in Memo. 8 Plaats bij het veld Prijs de beschrijving Laagst gevonden prijs op internet. 9 Sluit het tabelontwerp en sla de wijzigingen op. Let op: Je krijgt een waarschuwingsvenster te zien omdat je een gevulde database hebt aangepast. Bevestig het venster met Ja. Opdracht 2 Het maken van een nieuwe tabel Je maakt een nieuwe tabel om de gegevens van de leveranciers ook in de database onder te brengen. Veldnaam Veldtype Veldlengte Merk Tekst 20 Contactpersoon Tekst 20 Adres Tekst 20 Postcode Tekst 7 Plaats Tekst 20 Website Tekst 25 1 Maak in de ontwerpweergave een nieuwe tabel met de naam Leveranciers. Voer de velden in zoals je ziet in bovenstaande tabel. 2 Plaats een Primaire sleutel bij de veldnaam Merk. Controleer goed of je de juiste veldlengte en veldtype hebt gebruikt. Dit is essentieel om straks een goede relatie te maken. 3 Sla de tabel opnieuw op. 189

190 Access 2016 Praktijkopdracht Opdracht 3 Gegevens invoeren in nieuwe tabel 1 Voer de gegevens in zoals je ziet in het voorbeeld. 2 Plaats bij alle bedrijven je naam als contactpersoon. 3 Wijzig het lettertype in Arial, 11 pt en maak de kolommen passend. 4 Geef de rijen een afwisselende rijkleur. 5 Stel de afdrukstand in op Liggend. 6 Sla de tabel opnieuw op. Opdracht 4 Het wijzigen van data in de tabel In de tabel NAW Klanten staan de adresgegevens van de klanten, hier moet je enkele wijzigingen in aanbrengen. 1 Open de tabel NAW Klanten. 2 De heer J.H.M. Aarts uit Nistelrode is verhuisd naar Bilderdijkstraat TL Tilburg. 3 Het huisnummer van Dhr. Beverwijk uit Nistelrode moet gewijzigd worden in Het adres van de heer Curvers uit Eijsden moet gewijzigd worden in Mozartlaan. 5 Sorteer oplopend op de veldnaam Achternaam. 6 Sluit de tabel en sla de wijzigingen op. Opdracht 5 Relaties leggen tussen de tabellen 1 Leg de relaties zoals je ziet in bovenstaand voorbeeld. 2 Maak een relatierapport. 3 Sla het rapportontwerp op onder de naam Relaties. 190

191 Praktijkopdracht Opdracht 6 Query maken met twee criteria De manager van Wheels vraagt je een query te maken waarin te zien is welk type mountainbikes men verkoopt. 1 Maak een query, op basis van de tabel Fietsen. 2 Voeg aan de dynaset alle veldnamen toe. 3 Plaats het criterium. 4 Voer de query uit en pas de kolombreedte aan. 5 Sla de query op onder de naam Mountainbike. 6 Ga terug naar het queryontwerp. Opdracht 7 Query maken met drie criteria en operator De manager wil weten hoeveel racefietsen van het merk Batavus er goedkoper zijn van 800,00. 1 Verwijder het criterium uit de dynaset. 2 Verwijder de overtollige veldnamen. 3 Plaats het criterium. 4 Sorteer oplopend op prijs. 5 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Racefiets. 6 Ga terug naar het queryontwerp. 191

192 Access 2016 Praktijkopdracht Opdracht 8 Query maken met operatoren De manager wil weten welke hybride fietsen er van het merk Gazelle zijn die meer dan 500,00 maar minder dan 1000,00 kosten. 1 Verwijder het criterium uit de dynaset. 2 Verwijder de overtollige veldnamen. 3 Plaats het criterium. 4 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Hybride. 5 Sluit het queryontwerp. Opdracht 9 Query maken met een operator De manager wil weten welke klanten in 2012 een fiets hebben gekocht. 1 Maak een query, op basis van de tabellen NAW Klanten, Klantgegevens, Bestelling, Fietsen. 2 Voeg aan de dynaset de volgende veldnamen toe: Uit tabel NAW Klanten de veldnaam Achternaam. Uit tabel Klantgegevens de veldnaam Klant sinds. Uit tabel Bestelling de veldnaam Besteldatum. Uit tabel Fietsen de veldnaam Productsoort. 3 Plaats het criterium. 4 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Gekocht in Ga terug naar het queryontwerp 192

193 Praktijkopdracht Opdracht 10 Query maken met een criterium De manager wil weten welke klanten nog niet betaald hebben. 1 Verwijder het criterium uit de dynaset. 2 Voeg de veldnaam Betaald toe. 3 Plaats het criterium. 4 Voer de query uit en sla de query op onder de naam Nog niet betaald. 5 Sluit het queryontwerp. Opdracht 11 Formulier maken Je maakt een Wizard formulier waarin je gemakkelijk alle gegevens van de klanten kunt invoeren. 1 Maak een formulier met velden van de tabellen NAW Klanten en Klantgegevens (uit tabel Klantgegevens niet het veld Klantnr). 2 Selecteer de velden zoals je ziet in het voorbeeld. 3 Maak de opmaak in kolomvorm. 4 Noem het formulier Klanten invoeren. 5 Gebruik het thema Huisstijl. 6 Vergroot het formulier tot 17 cm. 7 Geef de veldnamen de opmaak vet. 8 Geef de titel de kleur oranje en tekengrootte Plaats rechts in de formulierkoptekst de afbeelding logo.bmp. 10 Maak in de formuliervoettekst een label met je naam. 11 Druk het eerste formulier met afdrukstand liggend af. 12 Sla het formulier op en sluit het formulier. 193

194 Access 2016 Praktijkopdracht Opdracht 12 Rapport maken Je maakt een Wizardrapport waarin je alle bestellingen van de klanten kunt zien. 1 Voeg uit de tabel NAW Klanten het veld Achternaam toe. 2 Voeg uit de tabel Bestellingen alle velden toe. 3 Geef de gegevens weer volgens de tabel Bestelling. 4 Groepeer de gegevens volgens het veld Betaald. 5 Sorteer de gegevens op Achternaam. 6 Geef het rapport de naam Bestellingen. 7 Verplaats in de indelingsweergave de velden. 8 Pas het ontwerp als volgt aan: - Verwijder in de Paginavoettekst de datum en een label in met je naam toe. - Vergroot de Rapportkoptekst. - Voeg aan de Rapportkoptekst de afbeelding met de naam logo.bmp toe. 9 Sla het rapport opnieuw onder de naam Bestellingen. 10 Maak een afdruk van het rapport. 194