Handleiding aanvraag productenreservatie Website + backoffice

Transcriptie

1 Handleiding aanvraag productenreservatie Website + backoffice

2 Inhoudsopgave 0 INLEIDING FRONT Planningsoverzicht Aanvraag indienen Producten toevoegen Persoonlijke gegevens invullen BACKOFFICE Beheer aanvragen Aanvragen overzicht Aanvragen zoeken Reservatieaanvraag Configuratie module Teksten Versie: 1.0: Datum /22

3 0 Inleiding De handleiding beschrijft functionele aspecten van het project die nodig zijn voor de werking van de toepassing. Dit document zal als leiddraad dienen voor de gebruiker om via de site een aanvraag te plaatsen en voor de administrator om de aanvragen te verwerken en materiaal te beheren. Versie: 1.0: Datum /22

4 1 Front Het is mogelijk om via de website of intranet de planning na te kijken op beschikbaar materiaal en een reservatieaanvraag in te dienen. 1.1 Planningsoverzicht Via de kalenderplanning kan de beschikbaarheid van de verschillende producten (materiaal) opgevraagd worden. De eerste categorie wordt automatisch geselecteerd. De beschikbaarheid wordt aangeduid aan de hand van verschillende kleurcodes, welke kunnen ingegeven worden bij de instellingen van de module (zie verder). Niet voorradig Reservaties Niet beschikbaar Figuur 1: planningsoverzicht met infopop-up Het overzicht toont vertikaal de (actieve) producten en horizontaal de data. Standaard zal de startdatum op de huidige dag geselecteerd staan. Er worden 14 dagen getoond. Door een andere startdatum in te geven kan de planning in de toekomst/verleden weergegeven worden. Met de sneltoetsen 5, 7,10,14 kan de planning opgeschoven worden. De geselecteerde categorie kan aangepast worden door op de knop naast de categorie te klikken. Deze opent de volledige categoriestructuur waar dan een item geselecteerd kan worden. Het overzicht past zich automatisch aan nadat een categorie is geselecteerd. Figuur 2: Categoriestructuur Versie: 1.0: Datum /22

5 Om de details van een product te bekijken kan men in het vakje van het gewenste product klikken. Dit opent een geavanceerde tooltip (pop-up) waar alle relevante gegevens getoond worden, zoals de prijs per dag, waarborg etc Het is ook mogelijk om voor dit product een nieuwe reservatie te maken door op de betreffende link te klikken. Het product zal dan automatisch geselecteerd worden op de volgende pagina. Figuur 3: Productdetails Wanneer er op een bepaald veld in de planning geklikt wordt dan zullen de reservatiegegevens voor die dag en dat product in een geavanceerde tooltip getoond worden. Hier worden geen klantgegevens getoond om privacyredenen. Reservatieperiode Aantal stuks gereserveerd + status van reservatie Figuur 4: Reservatiegegevens Zowel in de reservatie tooltip en de productdetails tooltip kan via de link Nieuwe reservatie een reservatieaanvraag ingediend worden. Versie: 1.0: Datum /22

6 1.2 Aanvraag indienen Producten toevoegen Wanneer een product gekozen is via het planningsoverzicht gaat men naar de reservatieaanvraag pagina. Hier wordt de periode ingesteld worden, en kan voor ieder product het gewenste aantal toegevoegd worden aan de aanvraag. Daarna worden de persoonlijke gegevens ingevuld en kan de aanvraag verstuurd worden. Figuur 5: Productplanning. Dit formulier bestaat uit drie delen: data, productplanning en productoverzicht Ieder gedeelte heeft een infobutton waarop kan geklikt worden voor meer informatie over het desbetreffende blok. Deze teksten kunnen aangepast worden in de backend (zie verder) Versie: 1.0: Datum /22

7 In het deel DATA wordt de gewenste periode ingegeven en het ophaaluur en inleveruur. Deze staan standaard respectievelijk op 8:00 en 18:00. Aan de hand van de ingegeven periode kan het maximaal te reserveren aantal van een product bepaald worden. De ingegeven periode zal blauw aangeduid worden in de productplanning. Het deel PRODUCTPLANNING zal het product kunnen toegevoegd worden aan de reservatieaanvraag. Standaard zal het geselecteerde product van op het globale overzicht getoond worden. Om een ander product te selecteren kan men gebruik maken van de ingebouwde zoekfunctie. Indien een product voor één bepaalde dag in de gewenste periode niet meer voorradig is zal deze ook niet meer kunnen gereserveerd worden. De keuzelijst met de aantallen zal dan niet aanklikbaar zijn en grijs staan om dit duidelijk te maken. Indien het gewenste product is gevonden kan er een aantal geselecteerd worden uit de keuzelijst waarna op toevoegen dient geklikt te worden. Het maximum aantal is afhankelijk van de reeds geplaatste reservaties voor dat product in die periode. Hoe meer er is gereserveerd hoe minder er dan nog kunnen gereserveerd worden. Het product zal nu toegevoegd worden aan de reservatie. Dit zal te bekijken zijn in het onderste gedeelte. Eens een product toegevoegd is aan de reservatie zal dit ook duidelijk zichtbaar zijn in deze beschikbaarheidplanning. Het gereserveerde aantal zal naast het beschikbaarheidaantal staan tussen haakjes. Zo is steeds duidelijk te zien hoeveel er nog kunnen gereserveerd worden en hoeveel er al in de huidige reservatie zijn opgenomen. Indien een product reeds is toegevoegd kunnen er nog steeds items toegevoegd worden. Het bestaande aantal en het geselecteerde aantal worden dan bij elkaar opgeteld. PRODUCTOVERZICHT toont alle te reserveren producten en de prijsberekening. Een productaantal kan aangepast worden door op het editeericoontje de klikken, waardoor deze terug in de planning erboven zal worden getoond. Een product kan verwijderd worden door op het verwijdericoontje te klikken. Of door deze aan te vinken en helemaal onderaan op het verwijdericoontje te klikken. Versie: 1.0: Datum /22

8 Nadat de gewenste producten toegevoegd zijn kan het formulier er als volgt uitzien: Figuur 6: ingevuld formulier Onderaan het formulier staan 3 knoppen. Terug : zal naar het algemeen overzicht gaan. Alle gegevens blijven wel behouden. Reset : alle gegevens zullen gewist worden op het formulier. Volgende : naar het volgende scherm om de persoonlijke gegevens in te vullen. Versie: 1.0: Datum /22

9 1.2.2 Persoonlijke gegevens invullen Wanneer alle producten toegevoegd zijn, moeten de contactgegevens van de persoon ingevuld worden. Wanneer de gebruiker is aangemeld ( extranet of intranet) zullen zoveel mogelijk gegevens automatisch ingevuld worden. Figuur 7: persoonlijke gegevens Er kunnen ook nog optionele velden meegegeven worden, zoals activiteit, plaats en opmerkingen/vragen. De ingevulde gegevens kunnen opgeslagen worden a.d.h.v. een cookie, waardoor een terugkerende gebruiker niet steeds al zijn gegevens moet invullen. Als alle verplichte velden ingegeven zijn kan de aanvraag doorgestuurd worden via de knop Aanvraag versturen. Afhankelijk van de configuratie van de module gaat de gebruiker nu naar een opgegeven dankpagina, of zal een bericht getoond worden dat de aanvraag doorgestuurd is. (tekst is aan te passen zie verder) Er zal nu automatisch een mail gestuurd worden naar de aanvrager met de details van zijn aanvraag, en er wordt een adminmail gestuurd naar het adres ingesteld op de module met de melding dat er een nieuwe aanvraag is binnengekomen en dat er actie vereist is. Versie: 1.0: Datum /22

10 De automatische mail kan er als volgt uitzien: Figuur 8: Mail naar aanvrager Waarbij uiteraard e2e wordt vervangen door de naam van de klant. De template kan slechts beperkt aangepast worden door de klant: er kan zelf bepaald worden welke velden er moeten getoond worden. Zie hiervoor puntje configuratie module. Versie: 1.0: Datum /22

11 2 BackOffice Hier wordt zowel de configuratie en instellingen van de front module als de administratie van de reservatieaanvraag besproken. 2.1 Beheer aanvragen Via de applicatie Uitleendienst kunnen alle aanvragen nagekeken worden via de link gelijknamige link in de navigatiestructuur. Figuur 9: navigatie Aanvragen overzicht Het item Aanvragen uit de navigatie toont onmiddellijk alle niet verwerkte reservatieaanvragen. Aanvragen die reeds over tijd zijn en niet zijn verwerkt, worden in het rood vermeld. In het overzicht is het mogelijk om naar een desbetreffende aanvraag te gaan door op de startdatum ervan te klikken. Versie: 1.0: Datum /22

12 2.1.2 Aanvragen zoeken Het overzicht bevat een zoekfunctie om gericht naar een reservatieaanvraag te zoeken. Dit kan a.d.h.v gebruiker (voornaam, familienaam), een product, status, categorie (product), en de periode. Standaard moet niets ingevuld worden: dit zoekt alle reservaties die nog niet verwerkt zijn. Figuur 10: Zoek Reservatieaanvraag Het detailscherm bevat 3 tabbladen: Tabblad Algemeen: Volgende velden zijn beschikbaar op tabblad Algemeen: Status: De status voor de reservatie: optie gereserveerd en geannuleerd. Aanvrager: o Datum aanvraag o Naam o Adres o Mail o Bestaande klant: Wanneer het adres uit de aanvraag overeenstemt met een klant uit het klantenbestand, dan zal deze gebruiker automatisch geselecteerd worden. Zo kan het niet meer voorvallen dat een gebruiker meerdere keren in het klantenbestand komt met hetzelfde adres, wat de facturatie en rapportering bemoeilijkt. De klant zal dus automatisch geselecteerd worden, maar het is dan ook mogelijk om de klant te gaan ontkoppelen of een andere klant te koppelen. Bij het accepteren van de aanvraag zullen de adresgegevens uit het klantenbestand upgedate worden met deze opgegeven uit de aanvraag. Het klantenbestand wordt gedeeld met zalenreservatie. Periode van: datum start reservatie. Versie: 1.0: Datum /22

13 Periode tot: datum einde reservatie Afhaal uur: tijdstip van afhaling Terugbreng uur: tijdstip van terugbrengen Activiteit: een beschrijving van de activiteit Plaats: Beschrijving van de plaats Opmerking: Extra opmerkingen ingegeven door de aanvrager. Opmerkingen voor mail: Dit veld is voor de beheerder, zodat deze in staat is om meer informatie mee te geven met de mail wanneer deze goedgekeurd of afgekeurd wordt. Figuur 11: Aanvraag tab 1 - Algemeen Versie: 1.0: Datum /22

14 Tabblad Toevoegen: In het volgende tabblad kunnen één of meerdere producten geselecteerd worden om te reserveren. Dit is initieel niet nodig voor een reservatieaanvraag, maar het kan voorvallen dat tussen de aanvraag en de effectieve goedkeuring een of meerdere producten niet meer volledig voorradig zijn. Dan is het nodig om eventueel een alternatief product te kunnen selecteren of om het aantal te wijzigen. Om een product te selecteren kan men gebruik maken van de ingebouwde zoekfunctie. Deze zal aan de hand van ofwel een categorie of een productnaam een minibeschikbaarheidplanning tonen waarbij de getallen staan voor hoeveel items er nog kunnen gereserveerd worden. De periode staat onderaan en bovenaan in blauw ingekleurd. Indien een product voor één bepaalde dag in de gewenste periode niet meer voorradig is zal deze ook niet meer kunnen gereserveerd worden. De keuzelijst met de aantallen zal dan niet aanklikbaar zijn en grijs staan om dit duidelijk te maken. Indien het gewenste product is gevonden kan er een aantal geselecteerd worden waarna op toevoegen dient geklikt te worden. Het maximum aantal is afhankelijk van de reeds geplaatste reservaties voor dat product in die periode. Hoe meer er is gereserveerd hoe minder er dan nog kunnen gereserveerd worden. Het product zal nu toegevoegd worden aan de reservatie. Alle toegevoegde producten staan in de lijst op het derde tabblad Producten Figuur 12: Producten toevoegen. 1 1 Voor de geselecteerde periode kunnen er nog maximaal 16 borden verboden parkeren in blokken gereserveerd worden. Voor de andere producten het maximaal aantal. Versie: 1.0: Datum /22

15 Tabblad Producten: Het tabblad producten toont alle producten die zouden moeten gereserveerd worden. Hier wordt ook de prijsberekening getoond. Er kan een korting gegeven worden in zowel percentage als een vast bedrag op het totaal van producten. De waarborgen worden nadien apart erbij gerekend om een globale prijs te bekomen (te betalen). Figuur 13: reservatie tab 4 Wanneer een bepaald product niet meer voorradig is, zal het systeem dit automatisch laten weten aan de beheerder door middel van een pop-up en een melding onderaan in het rood. Er wordt dan duidelijk gemaakt dat voor een bepaald product het gevraagde aantal niet meer beschikbaar is. Dit vraagt natuurlijk de nodige aandacht. Indien het productaantal moet gewijzigd worden dan kan dit via het editeer icoontje naast het betreffende product. Hierdoor wordt het tweede tabblad actief en zal het geselecteerde product getoond worden met de bijhorende planning en het gereserveerde aantal. Het aantal kan nu aangepast worden. Indien er op [Aanpassen] geklikt wordt zal de wijziging doorgevoerd worden. OPGELET: Het aantal wordt hier aangepast en dus niet gecumuleerd met de reeds gereserveerde aantal zoals zou gebeuren als je het product zoekt. Dan zal er staan [toevoegen] waarbij het geselecteerde aantal toegevoegd wordt aan het reeds gereserveerde aantal. Om een product volledig te verwijderen uit de reservatie kan het rode kruisje gebruikt worden. Om meerdere producten tegelijk te verwijderen kunnen deze aangevinkt worden waarna een klik op het onderste rode kruisje de items verwijdert. De korting kan manueel ingegeven worden, maar kan in bepaalde gevallen ook automatisch ingevuld zijn a.d.h.v het type dat aan de geselecteerde klant gekoppeld is. Meer informatie hierover in het hoofdstuk Gebruikers in de handleiding voor de backoffice-applicatie. Versie: 1.0: Datum /22

16 Goedkeuren/weigeren Indien alle producten toegevoegd zijn en de korting is ingesteld kan de reservatieaanvraag goedgekeurd worden. Een aanvraag goedkeuren gebeurt door deze op te slaan. Bij het opslaan wordt nogmaals gecontroleerd de periode klopt en of alle producten nog beschikbaar zijn. Er zal een reservatie aangemaakt worden in het systeem en er zal er een automatisch mail gestuurd worden naar de aanvrager met de melding dat zijn aanvraag is goedgekeurd. De mail bevat nogmaals alle informatie over de goedgekeurde reservatie, alsook het totaalbedrag, waarbij nu ook rekening is gehouden met de korting. Als de aangevraagde producten niet meer voorradig zijn, en er zijn geen alternatieven, dan moet de aanvraag geweigerd worden. Dit kan bovenaan bij acties -> Weigeren. Er zal eveneens een automatische mail gestuurd worden naar de aanvrager met de melding dat zijn aanvraag is geweigerd. De beheerder kan via het veld Opmerkingen voor mail op het eerste tabblad meer informatie meegeven met de mail. Mail goedkeuring: Figuur 14: Mail goedkeuring Versie: 1.0: Datum /22

17 Mail geweigerd: Figuur 15: gebruiker details OPMERKING: De template en teksten kunnen aangepast worden op vraag van de klant, en is dus geen vast gegeven. Doch zij kunnen hier zelf geen aanpassingen aan doen. Versie: 1.0: Datum /22

18 2.2 Configuratie module Website administrators of webmaster kunnen op het gewenste menuitem de front module plaatsen in het contentgedeelte van de website. De module is te vinden onder de naam Uitleendienst planning of gelijkaardig. Deze module bevat zowel de planning als het aanvragen van een productreservatie. Eens op het menuitem geplaatst moeten er allerlei parameters ingegeven worden. Deze kunnen aangeroepen worden door eerst de module aan te klikken en daarna op het eigenschappen icoontje te klikken (handje). Dit opent een pop-up met de instellingen. Tabblad: Algemeen Figuur 16: Instellingen module tab 1 Titel: De algemene titel voor de module. Omschrijving: een algemene omschrijving voor de module. Doch liefst niet te gebruiken, aangezien de module zijn eigen omschrijvingen (stap per stap) heeft. (zie verder) Redirectpagina: de pagina, of menuitem waar de module naar toe gaat wanneer de aanvraag is afgehandeld. Dit mag ingegeven worden, maar hoeft niet. De module voorziet ook een standaard boodschap. Versie: 1.0: Datum /22

19 Tabblad: Planning Figuur 17: Instellingen module tab 2 Hier kunnen de kleuren gekozen worden voor de 3 statussen op de planning. Dit kan op twee manieren: via het kleurenschema de gewenste kleur kiezen, Ofwel via de hex kleurcode in te geven (vb:c6c6c6 voor licht grijs) en op refresh te drukken. Tabblad: klant In dit tabblad wordt de content van de automatische mail naar de aanvrager bepaald. Wanneer de inhoudelijke tekst moet aangepast worden, gebeurd dit hier. Figuur 18: Instellingen module tab 3 Van: De afzender van de mail (meestal info@...be) Onderwerp: Onderwerp van de mail Inhoud: Hier komt de tekst van de . Hier kunnen enkele keywords gebruikt worden om variabele gegevens in te vullen. Dit zijn [lastname] [firstname] [datefrom] [dateuntil] [activity] [place] [comment] [products]. De keywords [activity] [place] [comment] bevat zowel het label als het ingevulde waarde van het veld. Zo is het mogelijk als dat veld niet is ingevuld het ook niet getoond wordt in de mail. Het keyword [products] toont de volledige tabel met prijzen van de gereserveerde producten. Versie: 1.0: Datum /22

20 Tabblad: admin In dit tabblad wordt de content van de automatische mail naar de administrator bepaald. Wanneer de inhoudelijke tekst ervan moet aangepast worden, gebeurt dit hier. Figuur 19: Instellingen module tab 4 Admin het adres van de algemene beheerder voor de uitleendienst. Onderwerp: Onderwerp van de mail Inhoud: Hier komt de tekst van de . Hier kunnen dezelfde keywords gebruikt worden als bij klant. Versie: 1.0: Datum /22

21 2.3 Teksten Op de module worden er enkele omschrijvingen en helpteksten getoond. Websitebeheerders of webmasters kunnen deze teksten aanpassen via de applicatie Websitebeheer -> Instellingen -> Vertalingen. Deze teksten mogen naar eigen wens aangepast worden. Hieronder worden de vertaalreferenties opgesomd in volgorde van verschijning. key_rep_weekview_description Waar: Stap 1: Omschrijving bovenaan algemeen overzicht Tekst: Hier kan u een aanvraag indienen om een of meerdere producten of materiaal de reserveren. U kan zoeken in verschillende categorieën en op... key_rep_reservation_description Waar: Stap 2 :omschrijving bovenaan reservatie producten Tekst: Op deze pagina vult u alle gegevens in die nodig zijn om materiaal en producten te reserveren. De volgende pagina zal gevraagd worden op uw persoonlijke... key_rep_reservation_period Waar: infobutton Datablok Tekst: Vul hier de exacte periode in aan de hand van de kalenders. Wanneer de periode gekozen is kunnen de maximale aantallen van het product bepaald worden. key_rep_productplanning Waar: Infobutton productplanning Tekst: De geselecteerde periode staat blauw geselecteerd op de planning. Selecteer het gewenste aantal uit de keuzelijst en klik op [toevoegen]. Wanneer er... key_rep_products Waar: Infobutton productoverzicht Tekst: Hieronder staat het overzicht van de producten die u wil reserveren. Samen met het totaalbedrag. Klik op volgende om uw persoonlijke gegevens in te... key_rep_customerform_description Waar: Stap 3: omschrijving bovenaan persoonlijke gegevens invullen Tekst: Vul hier uw persoonlijke gegeven in. Velden met een sterretje (*) zijn verplicht in te vullen. Als alle velden ingevuld zijn drukt u onderaan op de knop... key_rep_succesrequest Waar: nadat reservatie is doorgestuurd, en als er geen redirectpagina is ingesteld op de module. Tekst: Uw aanvraag is correct verwerkt. U zal binnen enkele minuten een bevestiging krijgen van uw aanvraag. Daarna zal de bevoegde instantie uw aanvraag... rep_request_error Waar: stap 3: Wanneer de aanvraag niet kon worden opgeslagen, meestal doordat producten niet meer beschikbaar zijn. Tekst: De aanvraag kon niet worden doorgestuurd. Versie: 1.0: Datum /22

22 Versie: 1.0: Datum /22 Er kunnen conflicten opgetreden zijn met de beschikbaarheid van een om meerdere producten. Gelieve de...