1. Inleiding. 2. Toepassingsgebied

Transcriptie

1 1. Inleiding Bij de uitefening van de activiteiten van OIP NV (hierna het Bedrijf genemd) verwerkt zij verschillende gegevens, zwel cmmerciële gegevens als persnsgegevens. Dit beleid betreft de verwerking van persnsgegevens dr het Bedrijf. De persnsgegevens van verschillende categrieën van identificeerbare persnen wrden verwerkt, zals werknemers, klanten, leveranciers en eventuele andere stakehlders. Het Bedrijf begrijpt het belang van de bescherming van persnsgegevens en de bezrgheden van haar werknemers, (cntactpersnen van) klanten, (cntactpersnen van) leveranciers en andere persnen waar zij cntact mee heeft wat betreft de verwerking van hun persnsgegevens. Het Bedrijf neemt het beschermen van persnsgegevens steeds zrgvuldig in verweging bij de verschillende verwerkingen van persnsgegevens. Verschillende persnen binnen de rganisatie kunnen tegang hebben tt de persnsgegevens van haar werknemers (nder de term werknemers wrdt nder andere begrepen: managers en elkeen die werkt vr Het Bedrijf, daarbij inbegrepen zelfstandige dienstverleners en cnsultants, tijdelijke werkkrachten zals interims, stagiairs, jbstudenten, vrijwilligers, ex-werknemers) en van andere individuen (klanten en leveranciers) tijdens de uitefening van hun functie. Elk van deze persnen binnen Het Bedrijf is gebnden dr dit beleid betreffende de bescherming van persnsgegevens. De tepasselijke gegevensbeschermingsregelgeving legt verplichtingen p aan Het Bedrijf betreffende de wijze waarp zij gegevens dient te verwerken. Bvendien vrziet de regelgeving in rechten vr de persnen van wie hun gegevens wrden verwerkt zdat zij meer cntrle hebben ver hun eigen persnsgegevens. Dit beleid geeft een verzicht van de algemene verplichtingen nder de gegevensbeschermingsregelgeving die de nderneming en haar werknemers met naleven. De naleving van dit beleid is belangrijk vr de vlgende redenen: De naleving van de gegevensbeschermingsregelgeving is een wettelijke verplichting en het niet respecteren van deze plichten kan leiden tt aansprakelijkheid, sancties en betes; De naleving van de gegevensbeschermingsregelgeving leidt tt een meer behrlijke en efficiëntere verwerking van persnsgegevens; De naleving van de gegevensbeschermingsregelgeving is de basis vr een vertruwensrelatie tussen het Bedrijf en haar zakenrelaties, de cnsumenten en haar werknemers. 2. Tepassingsgebied Dit beleid is tepasselijk p Het Bedrijf dat persnsgegevens verwerkt en mvat de richtsneren waaraan iedere verwerking van persnsgegevens met vlden die al dan niet via geheel f gedeeltelijk geautmatiseerde prcedés wrden uitgeverd en die deel uitmaken van een gestructureerd bestand f die deel zullen uitmaken van een gestructureerd bestand. OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 1 f 14

2 3. Cntactpunt vr de bescherming van persnsgegevens De nderneming heeft een verantwrdelijke aangesteld, bijgestaan dr een team, m de implementatie en de naleving van de gegevensbeschermingswetgeving en dit beleid te verzekeren. De verantwrdelijke vr de gegevensbescherming is bereikbaar per via privacy@ip.be. Vr de uitefening van uw rechten, kan u terecht in artikel 8 van dit beleid. 4. Definities De tepasselijke gegevensbeschermingswetgeving heeft een eigen taalgebruik en het betreft een abstracte materie. Hiernder zijn enkele definities pgenmen m u te te laten m de terminlgie en, bij uitbreiding, dit beleid beter te begrijpen Gegevensbeschermingswetgeving Verschillende wetgevingen kunnen van tepassing zijn afhankelijk van het cncrete tepassingsgeval waarbij persnsgegevens wrden verwerkt. De basisprincipes en verplichtingen zijn pgenmen in Verrdening 2016/679 van het Eurpees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke persnen in verband met de verwerking van persnsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tt intrekking van Richtlijn 95/46/EG. Deze regelgeving wrdt k de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG) f General Data Prtectin Regulatin (GDPR) genemd Persnsgegevens Persnsgegevens betreffen alle infrmatie ver een geïdentificeerde f identificeerbare natuurlijke persn, k de betrkkene genemd. Een persn wrdt als identificeerbaar beschuwd wanneer een natuurlijke persn direct f indirect kan wrden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatr zals een naam, een identificatienummer, lcatiegegevens, een nline identificatr f van een f meer elementen die kenmerkend zijn vr de fysieke, fysilgische, genetische, psychische, ecnmische, culturele f sciale identiteit van die natuurlijke persn Verwerkingsverantwrdelijke De verwerkingsverantwrdelijke is een natuurlijke persn f rechtspersn (bijvrbeeld een bedrijf), een verheidsinstantie, een dienst f een ander rgaan die/dat, alleen f samen met anderen, het del van en de middelen vr de verwerking van persnsgegevens vaststelt. OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 2 f 14

3 Bijvrbeeld, het Bedrijf is een rechtspersn die de verwerkingsverantwrdelijke is vr het verwerken van persnsgegevens van haar werknemers in het kader van haar persneelsbeheer Verwerker De verwerker is een natuurlijke f rechtspersn, een verheidsinstantie, een dienst f een ander rgaan die/dat ten beheve van en luter in pdracht van de verwerkingsverantwrdelijke persnsgegevens verwerkt Verwerken van persnsgegevens Een verwerking van persnsgegevens is een bewerking f een geheel van bewerkingen met betrekking tt persnsgegevens f een geheel van persnsgegevens, al dan niet uitgeverd via geautmatiseerde prcedés (vb. sftware), zals het verzamelen, vastleggen, rdenen, structureren, pslaan, bijwerken f wijzigen, pvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken dr middel van drzending, verspreiden f p andere wijze ter beschikking stellen, aligneren f cmbineren, afschermen, wissen f vernietigen van gegevens. Een vrbeeld van het verwerken van persnsgegevens is wanneer de rganisatie de cntactgegevens van de cntactpersnen bij haar klanten verzamelt en pslaat in het Client Relatinship Management sftwaresysteem van de rganisatie f in een papieren klantenbestand Bestand Een bestand is elk gestructureerd geheel van persnsgegevens die vlgens bepaalde criteria tegankelijk zijn, ngeacht f dit geheel gecentraliseerd f gedecentraliseerd is dan wel p functinele f gegrafische grnden is verspreid. Dit impliceert dus zwel elektrnische gestructureerde bestanden dr middel van het gebruik van sftware f cludtepassingen, als papieren dssiers en bestanden vr zver deze bestanden p een lgische wijze zijn gerganiseerd en gestructureerd dr deze te kppelen aan individuen f die p basis van criteria zijn gekppeld aan individuen. 5. Tepasselijke principes bij het verzamelen en verwerken van persnsgegevens Naast een eigen taalgebruik, beschikt de gegevensbeschermingswetgeving ver enkele basisprincipes die iedere verwerkingsverantwrdelijke met naleven m in vereenstemming te zijn met deze regelgeving. In geval van twijfel ver de tepassing van deze principes in een cncreet geval, kan u steeds cntact pnemen met de verantwrdelijke vr de gegevensbescherming vr verdere telichting en vlgens de prcedure mschreven in Artikel 8. OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 3 f 14

4 De gegevensbeschermingswetgeving schrijft vr dat persnsgegevens meten wrden verwerkt in vereenstemming met de verschillende basisprincipes en de daaruit vrtvleiende vrwaarden Rechtmatigheid De gegevensbeschermingswetgeving schrijft vr dat persnsgegevens meten wrden verwerkt p een wijze die ten aanzien van de betrkkene rechtmatig en behrlijk is. Om persnsgegevens rechtmatig te verwerken zal er steeds een juridische grndslag meten bestaan. Persnsgegevens kunnen in principe pas wrden verwerkt wanneer: De betrkkene zijn testemming heeft gegeven. De rganisatie zal de betrkkene minstens vrafgaandelijk infrmeren ver het deleinde waarvr de testemming wrdt gevraagd, welke persnsgegevens zullen wrden verzameld vr de verwerking, het recht m de testemming in te trekken, de mgelijke gevlgen vr de betrkkene in het kader van geautmatiseerde individuele besluitvrming en prfiling, en de drgifte naar derde landen; De verwerking ndzakelijk is vr de uitvering van een vereenkmst waarbij de betrkkene partij is f m p verzek van de betrkkene vóór de sluiting van een vereenkmst maatregelen te nemen; De verwerking is ndzakelijk m te vlden aan een wettelijke verplichting die is pgelegd aan de rganisatie; De verwerking is ndzakelijk m de vitale belangen van de betrkkene f van een andere natuurlijke persn te beschermen; De verwerking is ndzakelijk vr de vervulling van een taak van algemeen belang f van een taak in het kader van de uitefening van het penbaar gezag dat aan de rganisatie die als verwerkingsverantwrdelijke ptreedt, is pgedragen De verwerking is ndzakelijk vr de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de rganisatie als verwerkingsverantwrdelijke f van een derde, behalve wanneer de fundamentele rechten en vrijheden van de betrkkene betreffende de bescherming van zijn persnsgegevens zwaarder wegen dan die belangen. Indien u vr een bepaald verwerkingsdeleinde uw testemming hebt gegeven aan de rganisatie m uw gegevens vr dat deleinde te verwerken, kan u deze testemming ten allen tijde intrekken. De rganisatie zal dan stppen m uw gegevens, waarvr u uw testemming hebt gegeven, ng te verwerken en zal zij u infrmeren ver de mgelijke gevlgen van de intrekking van uw testemming. Indien de rganisatie uw persnsgegevens verwerkt vr andere deleinden en zich daarvr p andere juridische grndslagen berept, zal zij uw persnsgegevens ng steeds kunnen verwerken. De rganisatie verzekert dat zij zich steeds berept p minstens één van de bvenvermelde juridische grndslagen wanneer zij persnsgegevens verwerkt. Indien u OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 4 f 14

5 vragen hebt ver de tepasselijke juridische grndslag waarp de rganisatie zich berept, kan u steeds cntact pnemen in vereenstemming met de prcedure zals vrgeschreven in Artikel 8. Smmige categrieën van persnsgegevens zijn van gevelige aard en de gegevensbeschermingswetgeving heeft dat k een strenger regime vr deze bijzndere categrieën van persnsgegevens (k wel gevelige persnsgegevens genemd). Het gaat m gegevens betreffende ras f etnische afkmst, plitieke pvattingen, religieuze f levensbeschuwelijke vertuigingen, f het lidmaatschap van een vakbnd blijken, en verwerking van genetische gegevens, bimetrische gegevens met het g p de unieke identificatie van een persn, f gegevens ver gezndheid, f gegevens met betrekking tt iemands seksueel gedrag f seksuele gerichtheid. Ok gegevens met betrekking tt strafrechtelijke inbreuken f verrdelingen vrmen een bijzndere categrie. Het is in principe verbden m deze gevelige persnsgegevens te verwerken, tenzij de rganisatie zich p één van de uitznderingen kan berepen. In bepaalde beperkt aantal gevallen, dient de rganisatie gevelige persnsgegevens te verwerken. In deze gevallen zal de betrkkene vrafgaandelijk wrden geïnfrmeerd. Vr deze specifieke deleinden zal de rganisatie de betrkkene vraf uitgebreid infrmeren ver de specifieke deleinden en de grndslag van de verwerking. Vr meer infrmatie ver de verwerking van gevelige persnsgegevens dr de rganisatie, kan u steeds cntact p nemen vlgens de prcedure zals mschreven in artikel 8 van dit beleid Behrlijkheid De rganisatie verzekert dat persnsgegevens zullen wrden verwerkt: Vr welbepaalde, uitdrukkelijk mschreven en gerechtvaardigde deleinden en zullen niet verder wrden verwerkt vr deleinden die niet verenigbaar zijn met het initiële deleinde waarvr de gegevens werden verzameld. De rganisatie zal de deleinden steeds duidelijk cmmuniceren vraleer de verwerking te starten. Op beperkte wijze tt wat ndzakelijk is vr de deleinden waarvr de gegevens werden verzameld. Indien mgelijk, zal de rganisatie de gegevens annimiseren f pseudnimiseren m de impact vr de betrkkene zveel als mgelijk te beperken. Dit betekent dat de naam f identificatr zal wrden vervangen zdat het meilijk f zelfs nmgelijk wrdt m een individu te identificeren. Beperkt in de tijd en vr zver ndig vr het bepaalde deleinde. Op accurate wijze en de gegevens zullen z ndig ge-updatet wrden. De rganisatie zal alle redelijke maatregelen nemen m de persnsgegevens, rekening hudende met de deleinden waarvr zij wrden verwerkt, te wissen f te verbeteren. OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 5 f 14

6 5.3. Transparantie De rganisatie verwerkt persnsgegevens die zij in principe rechtstreeks van de betrkkene heeft ntvangen. De rganisatie die de persnsgegevens van de betrkkene verwerkt, zal de betrkkenen steeds infrmeren ver de vlgende zaken: Identiteit verwerkingsverantwrdelijke en cntactgegevens; De cntactgegevens van de verantwrdelijke vr de gegevensbescherming; Verwerkingsdeleinden en wettelijke grndslag; Indien er gesteund wrdt p een gerechtvaardigd belang vr het verwerken van persnsgegevens, een telichting van dit belang; (Categrieën van) ntvangers van de persnsgegevens; Drgifte van de persnsgegevens aan derde landen (buiten de EU) f internatinale rganisaties (+ p welke basis); Bewaartermijn van de persnsgegevens f de criteria p basis van dewelke de bewaartermijn wrdt bepaald; Rechten van de betrkkene (incl. het recht m testemming in te trekken); Recht m klacht in te dienen bij de tezichthudende autriteit; Telichting wanneer de verstrekking van persnsgegevens een cntractuele f wettelijke verplichting is; De lgica achter geautmatiseerde besluitvrmingsprcedés en de mgelijke rechtsgevlgen vr de betrkkene; Indien de rganisatie persnsgegevens ntvangt van een derde partij, zal zij de betrkkenen duidelijk infrmeren ver de categrieën persnsgegevens die zij van deze derde partij heeft ntvangen en zal zij deze derde partij k kenbaar maken aan de betrkkene. Wanneer de betrkkene reeds ver alle infrmatie beschikt, zal de rganisatie de betrkkene niet ndels infrmeren ver de verwerking van zijn persnsgegevens. Indien de rganisatie persnsgegevens verwerkt vr andere deleinden die niet verenigbaar zijn met de deleinden waarvr de persnsgegevens initieel werden verzameld (het nieuwe deleinde blijkt niet mschreven te zijn in de initiële infrmatienta en de betrkkene kan er niet van uitgaan dat zijn persnsgegevens k vr dit nieuwe deleinde zullen wrden verwerkt), zal de rganisatie alle ndige maatregelen nemen m deze persnsgegevens rechtmatig te verwerken en zal zij de betrkkenen hierver infrmeren. De rganisatie kan de infrmatie zwel p cllectieve als p individuele basis verstrekken en zal er steeds p tezien dat deze in een begrijpelijke en eenvudige taal is pgesteld. Bijzndere wetgeving kan uitznderingen bevatten f bijkmende eisen stellen met betrekking tt de infrmatieverstrekking aan betrkkenen waar de rganisatie aan dient te vlden. Deze dwingende wettelijke bepalingen hebben vrrang p dit beleid. OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 6 f 14

7 5.4. Vertruwelijkheid en integriteit De nderneming neemt de vereiste technische en rganisatrische maatregelen m te verzekeren dat de verwerking van persnsgegevens steeds met de gepaste waarbrgen gebeurt zdat de gegevens beschermd zijn tegen ngerlfde tegang f nrechtmatige verwerking en tegen npzettelijk verlies, vernietiging f beschadiging. De rganisatie heeft bij de keuze van de gepaste veiligheidsmaatregelen rekening gehuden met de aard, cntext, deleinde en mvang van de verwerking, de mgelijke risic s bij de verwerking van de persnsgegevens, de uitveringsksten van de maatregelen en de stand van de techniek. Deze maatregelen zijn van tepassing p de fysieke tegang tt persnsgegevens, de tegang tt de persnsgegevens via cmputers, servers, netwerken f andere IThardware en sftware tepassingen en databases. Naast de technische en rganisatrische maatregelen, zijn de werknemers van de nderneming, die bij de uitefening van hun functie tegang hebben tt persnsgegevens, gehuden aan verschillende verplichtingen m de vertruwelijkheid en integriteit van persnsgegevens te waarbrgen en zals pgesmd in artikel 9 van dit beleid. De rganisatie zal pleidingen rganiseren vr de werknemers die bij de uitefening van hun functie persnsgegevens zullen verwerken in pdracht van de rganisatie. De werknemers mgen de persnsgegevens enkel verwerken p instructie van de rganisatie f indien de wet hen plegt m dit te den. De rganisatie zal tevens tegangsrechten implementeren zdat de werknemers enkel tegang hebben tt die gegevens die zij ndig hebben bij de uitefening van hun functie. De werknemers die tegang hebben tt persnsgegevens zullen een vertruwelijkheidsvereenkmst ndertekenen. De rganisatie zal er p tezien dat derde partijen die persnsgegevens ntvangen van de rganisatie de tepasselijke gegevensbeschermingswetgeving en dit beleid zullen naleven. 6. Drgifte van persnsgegevens De rganisatie kan in smmige gevallen gendzaakt zijn m uw persnsgegevens dr te geven aan derde ntvangers. De persnsgegevens wrden in ieder geval enkel p een need-t-knw basis vergemaakt aan deze ntvangers die de verwerkingen drveren vr welbepaalde deleinden. De rganisatie neemt steeds de ndzakelijke veiligheidsmaatregelen in acht bij de drgifte en ten aanzien van de ntvangers m de vertruwelijkheid en integriteit van de persnsgegevens te waarbrgen. De drgifte naar derde partijen kan diverse vrmen aannemen zals hiernder nader mschreven. OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 7 f 14

8 6.1. Drgifte aan verwerkers De rganisatie kan een derde partij, een verwerker, verzeken m enkel ten beheve van en enkel in pdracht van de rganisatie persnsgegevens te verwerken. De verwerker mag deze persnsgegevens niet verwerken vr eigen deleinden die lsstaan van de deleinden waarvr de rganisatie berep det p de verwerker. De rganisatie kan er vr pteren m te werken met deze verwerkers, die diensten leveren p vraag van de rganisatie, vr nder andere reisagentschappen, verhuurdiensten, medische en andere prfessinele adviesverleners, enz. De rganisatie zal enkel p verwerkers berep den en er persnsgegevens aan verstrekken wanneer verwerkersvereenkmsten met de verwerkers zijn afgeslten die aan de wettelijke vereisten vlden. De AVG schrijft nder andere vr dat de vereenkmst een clausule dient te bevatten die aangeeft dat de verwerker de persnsgegevens enkel kan verwerken p instructie van de rganisatie; dat de verwerker bijstand met verlenen aan de rganisatie p haar verzek; dat gegevens vertruwelijk meten blijven; enz. Een nderdeel van deze verwerkersvereenkmst betreft eveneens de veiligheidsmaatregelen die de verwerker met implementeren vraleer de persnsgegevens te verwerken en tijdens de gehele duur van de verwerking met hebben m de vertruwelijkheid en integriteit van de data te waarbrgen. De rganisatie zal de ndige maatregelen nemen indien zij vaststelt dat haar verwerkers de verplichtingen uit de vereenkmst niet naleven. Een standaard verwerkersvereenkmst is beschikbaar bij de verantwrdelijke vr de gegevensbescherming Drgifte naar derde landen buiten de Eurpese Ecnmische ruimte Het is k mgelijk dat de rganisatie uw persnsgegevens drgeeft aan partijen die zijn gevestigd in derde landen, dit zijn landen buiten de Eurpese Ecnmische Ruimte (d.i. de Eurpese Unie, Nrwegen, Ijsland en Liechtenstein). Z n drgifte is mgelijk als het land waar de ntvanger is gevestigd, vldende wettelijke waarbrgen biedt ter bescherming van uw persnsgegevens en die de Eurpese Cmmissie als adequaat heeft berdeeld. In de andere gevallen, heeft de rganisatie met de ntvanger een mdelcntract geslten zdat een gelijk(w)aardige bescherming is gebden als in Eurpa. Vr de gevallen waarin dat niet is gebeurd f niet kan, kan de rganisatie de persnsgegevens van de betrkkene altijd drgeven mits het bekmen van een testemming van de betrkkene, binnen de grenzen van de relatie die de betrkkene met de rganisatie heeft. Om k in die gevallen drgifte en dus verwerking mgelijk te maken, zal de rganisatie de betrkkene in vrkmend geval dan k vragen f met deze ccasinele drgifte naar derde landen kan wrden ingestemd. Indien er meer infrmatie f een kpie is gewenst van de waarbrgen bij deze internatinale drgiften van persnsgegevens, kan steeds de prcedure zals mschreven nder artikel 8 wrden gevlgd. OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 8 f 14

9 7. Bewaartermijn van persnsgegevens De rganisatie zal persnsgegevens niet langer bewaren dan ndzakelijk vr het specifieke deleinde waarvr de gegevens zijn verzameld. Na verlp van de uiterste bewaartermijn, zal de rganisatie de persnsgegevens verwijderen f annimiseren. De rganisatie zal de gegevens annimiseren wanneer zij deze ng wenst te gebruiken vr statistieken. De rganisatie kan de persnsgegevens wel langer bewaren vr haar geschillenbeheer, nderzeken f archiveringsdeleinden. 8. Rechten van de betrkken individuen De gegevensbeschermingswetgeving vrziet in verschillende rechten vr de betrkkenen met betrekking tt de verwerking van persnsgegevens zdat de betrkkene vldende cntrle kan blijven uitefenen ver de verwerking van hun persnsgegevens. De rganisatie prbeert via huidig beleid reeds zveel mgelijk infrmatie te verstrekken aan de betrkkenen m z transparant mgelijk te zijn wat betreft de verwerking van persnsgegevens. Dit algemeen beleid dient wel te wrden samen gelezen met meer specifieke infrmatienta s die meer telichting geven ver de specifieke verwerkingsdeleinden van de rganisatie. De rganisatie begrijpt dat de betrkkene ng vragen kan hebben f bijkmende verduidelijkingen wenst met betrekking tt de verwerking van zijn persnsgegevens. De rganisatie begrijpt dan k het belang van de rechten en zal deze rechten dan k naleven rekening hudende met de wettelijke beperkingen bij de uitefening van deze rechten. De verschillende rechten wrden hiernder nader mschreven Recht p tegang/inzage De betrkkene heeft het recht m van de rganisatie de bevestiging te verkrijgen ver het al dan niet verwerken van zijn persnsgegevens. In het psitieve geval kan de betrkkene m inzage van zijn persnsgegevens vragen. De rganisatie zal de betrkkene infrmeren ver de vlgende zaken: De verwerkingsdeleinden; De betrkken categrieën van persnsgegevens; De ntvangers f categrieën van ntvangers aan wie de persnsgegevens zijn verstrekt; De drgifte aan ntvangers in derde landen f internatinale rganisaties; Indien mgelijk, de peride gedurende welke de persnsgegevens naar verwachting zullen wrden pgeslagen, f indien dat niet mgelijk is, de criteria m die termijn te bepalen; Dat de betrkkene het recht heeft de rganisatie te verzeken dat persnsgegevens wrden verbeterd f gewist, f dat de verwerking van hem OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 9 f 14

10 betreffende persnsgegevens wrdt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken; Dat de betrkkene het recht heeft klacht in te dienen bij een tezichthudende autriteit; Wanneer de persnsgegevens niet bij de betrkkene wrden verzameld, alle beschikbare infrmatie ver de brn van die gegevens; Het bestaan van geautmatiseerde besluitvrming, met inbegrip van prfilering, en nuttige infrmatie ver de nderliggende lgica van deze besluitvrming en het belang en de verwachte gevlgen van die verwerking vr de betrkkene. De rganisatie verstrekt tevens een kpie van de persnsgegevens die wrden verwerkt. Wanneer de betrkkene bijkmende kpieën vraagt, kan de rganisatie een redelijke vergeding aanrekenen Recht p verbetering Wanneer de betrkkene vaststelt dat de rganisatie njuiste f nvlledige persnsgegevens ver hem beschikt, heeft de betrkkene steeds het recht m dit te melden aan de rganisatie zdat het ndige kan wrden gedaan m deze gegevens te verbeteren f aan te vullen. Het is de verantwrdelijkheid van de betrkkene m crrecte persnsgegevens te verstrekken aan de rganisatie Recht p vergetelheid De betrkkene kan het wissen van zijn persnsgegevens vragen wanneer de verwerking niet in vereenstemming is met de gegevensbeschermingswetgeving en binnen de perken van de wet (art. 17 AVG) Recht p beperking van verwerking De betrkkene kan verzeken m de verwerking te beperken indien: De juistheid van de persnsgegevens in vraag is gesteld en vr de peride m de juistheid te cntrleren; De verwerking nrechtmatig is en de betrkkene wenst geen wissing van de gegevens; De rganisatie de gegevens niet meer ndig heeft, maar de betrkkene vraagt m ze niet te verwijderen aangezien hij ze ndig heeft bij de uitefening f nderbuwing van een rechtsvrdering; Bezwaar tegen de verwerking wrdt gemaakt in afwachting van de telichting van de gerechtvaardigde belangen die zwaarder drwegen dan de belangen van de betrkkene. OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 10 f 14

11 8.5. Recht p verdraagbaarheid De betrkkene heeft het recht m zijn persnsgegevens die hij aan de rganisatie heeft verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vrm te verkrijgen. De betrkkene heeft het recht m deze persnsgegevens (rechtstreeks dr de rganisatie) aan een andere verwerkingsverantwrdelijke ver te dragen. Dit kan indien de verwerking berust p de testemming van de betrkkene en p basis van een verwerking via een geautmatiseerd prcedé Recht van bezwaar Wanneer persnsgegevens wrden verwerkt vr direct marketing deleinden (met inbegrip van prfiling), kan de betrkkene steeds bezwaar maken tegen de verwerking. De betrkkene kan tevens bezwaar maken tegen de verwerking wegens een specifieke situatie die met de betrkkene verband huden. De rganisatie zal de verwerking staken tenzij de rganisatie dwingende gerechtvaardigde grnden vr de verwerking aanvert die zwaarder drwegen dan de belangen van de betrkkene f die verband huden met de uitefening f nderbuwing van een rechtsvrdering Recht p de intrekking van de testemming Indien u vr een bepaald verwerkingsdeleinde uw testemming hebt gegeven aan de rganisatie m uw gegevens te verwerken, kan u deze testemming ten allen tijde intrekken dr een te sturen Prcedure vr de uitefening van de rechten en verige bepalingen De betrkkene kan zijn rechten uitefenen dr een te versturen naar de verantwrdelijke vr de gegevensbescherming p privacy@ip.be. De rganisatie kan de betrkkene verzeken m zich te identificeren m te verzekeren dat de uitefening van de rechten effectief dr de betrkkene is gevraagd. Indien u vragen hebt ver de tepassing van de principes f de (wettelijke) verplichtingen die p de rganisatie rusten, kan u steeds cntact pnemen met de verantwrdelijke vr de gegevensbescherming via privacy@ip.be. In principe geeft de rganisatie binnen de maand een gevlg aan het verzek van de betrkkene. Zniet, zal de rganisatie de betrkkene infrmeren waarm het verzek znder gevlg is gebleven f niet tijdig kan wrden pgevlgd. De rganisatie det de ndige inspanningen m de ntvangers van de persnsgegevens van de betrkkene te infrmeren ver de uitefening van het recht van verbetering, recht p wissing f de beperking van verwerking dr de betrkkene. OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 11 f 14

12 9. Verantwrdelijkheden van de werknemers De rganisatie verwacht van haar werknemers dat zij dit beleid respecteren en dat zij waken dat dit beleid wrdt nageleefd dr diegenen vr wie zij verantwrdelijk zijn. Het is van cruciaal belang dat de werknemers de delen van dit beleid begrijpen en er mee vertruwd raken zdat zij de bepalingen vervat in dit beleid kunnen naleven. De werknemers dienen dan k: De persnsgegevens van cllega-werknemers, klanten, etc. p regelmatige en behrlijke wijze te verwerken in vereenstemming met de tepasselijke wetgeving, de instructies van de werkgever en het privacybeleid van de nderneming en waarbij persnsgegevens p vertruwelijke wijze en met in acht name van de integriteit ervan wrden verwerkt; Raad te vragen aan hun leidinggevende, de verantwrdelijke vr de gegevensbescherming bij twijfel ver de tepassing van dit beleid f ver de naleving van de gegevensbeschermingswetgeving bij de uitefening van de functie; Persnsgegevens enkel te verwerken wanneer dit vereist is vr de uitefening van de functie / in pdracht van de rganisatie; Trainings te vlgen ver de vertruwelijke verwerking van persnsgegevens en de algemene principes en verplichtingen die vrtvleien uit de gegevensbeschermingswetgeving; Bijstand verlenen aan de verantwrdelijke vr de gegevensbescherming; Geen kpies van persnsgegevens te bewaren p de desktp f persnlijke dragers wanneer er een gecentraliseerde en beveiligde pslag van de rganisatie bestaat aangezien het bewaren van eigen bestanden f kpies kan leiden tt njuiste persnsgegevens en hgere risic s p inbreuken; De verantwrdelijke vr de gegevensbescherming nmiddellijk te infrmeren wanneer zij een mgelijke f effectieve inbreuk p persnsgegevens f de gegevensbeschermingswetgeving vaststellen. 10. Naleving Iedere persn die tegang heeft tt persnsgegevens verwerkt dr rganisatie dienen dit beleid na te leven. Het niet naleven van dit beleid kan leiden tt disciplinaire maatregelen/sancties zals een waarschuwing, ntslag f enige andere sanctie die de wet telaat, nverminderd het recht m burgerlijke f strafrechtelijke vrderingen in te stellen. OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 12 f 14

13 11. Audit en herziening De rganisatie behudt zich het recht vr m dit beleid aan te passen en te herzien wanneer zij dit ndig acht en m in vereenstemming te blijven met de wettelijke verplichtingen en/f aanbevelingen van de bevegde tezichthudende autriteit vr de gegevensbescherming. De rganisatie infrmeert de verantwrdelijke vr de gegevensbescherming wanneer het vr haar nmgelijk is m dit beleid na te leven ten gevlge van dwingende wettelijke bepalingen die aan de rganisatie wrden pgelegd. 12. Inwerkingtreding Dit beleid is van tepassing vanaf 25 mei Technische en rganisatrische veiligheidsmaatregelen Organisatrische maatregelen - Security Officer - Veiligheids- en risicplan - Veiligheidsvrschriften - Bewustmaking van het persneel via infrmatieverstrekking en pleiding - Melden van fysieke/technische incidenten - Disciplinaire gevlgen bij niet-naleving van een van de maatregelen - Herstelplan en ndplan in geval van.a. fysieke/technische incidenten - Plan dat ervr zrgt dat de deltreffendheid van de rganisatrische / technische maatregelen regelmatig gecntrleerd / geëvalueerd en berdeeld wrdt - Regelmatige cntrle van de geschiktheid van de verwerkingssystemen Technische maatregelen - Back-upsysteem - Maatregelen bij brand-, inbraak- f waterschade f fysieke/technische incidenten - Tegangscntrle (fysiek en lgisch) - Authentificatiesysteem - Paswrdbeleid - Lggingsysteem - Patching - Antivirus - Firewall - Netwerkbeveiliging OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 13 f 14

14 - Bewaking, nderzek en nderhud van de systemen - Encryptie OIP N.V. Westerring 21, 9700 Oudenaarde, Belgium Page 14 f 14