Veilig bestanden delen

Transcriptie

1 When you have to be right Veilig bestanden delen 5 tips om als advocatenkantoor risico s te beperken

2 Vijf manieren waarop advocatenkantoren de risico s bij het delen van bestanden kunnen beperken Use the 6 mm document grid to Bestanden met elkaar delen is niet nieuw. De behoefte om documenten heen en weer precisely position elements like the te versturen, is al eeuwenoud. title area and quote box. Place these In dit elements digitale with tijdperk a 12 wisselen mm distance advocaten (4 dagelijks documenten uit met collega s en cliënten. squares Aangezien of the grid). diensten voor het delen van bestanden via en de cloud de norm worden, moeten we echter stilstaan bij de bijbehorende veiligheidsrisico s van deze This digitale quote werkwijze. box overlaps white title box exactly 12 mm. Bovendien is de advocatuur bij uitstek de branche die onderworpen is aan strikte vertrouwelijkheidsverplichtingen, beroepsgeheim en bescherming van gegevens van derden. Daarom wordt aan alle personen, die in deze sector werkzaam zijn, gevraagd om extra waakzaam te zijn om een zogenoemd datalek te voorkomen. Het veilig delen van dossiers en bestanden begint met het uitleggen van Place de risico s for Author s en met het toepassen van een standaard/een uniforme werkwijze voor name(s), het digitaal project, uitwisselen van documenten. We geven u in dit whitepaper vijf manieren department waarop and ùw advocatenkantoor deze aanwezige risico s kan beperken met behulp van division passende name and veiligheidsmaatregelen. classification

3 Report with intro and body vary, but is always positioned on the document grid. 1 Documenten versturen naar cliënten U moet naar een cliënt een document sturen ter controle en ondertekening. Vroeger liet u de cliënt naar uw kantoor komen om het te ondertekenen of stuurde u het per koerier. Dankzij de huidige technologie kunt u dit proces versnellen door het document via te verzenden. De cliënt kan het document afdrukken en controleren, voordat hij de ondertekende kopie terugstuurt. Place for Author s name(s), project, department and Beperk het risico: gebruik een veilig portaal in de cloud division name die beschermd is met encryptie en wachtwoorden. Kopieën of vertrouwelijke juridische documenten afdrukken, kan u blootstellen aan meerdere risico s, waaronder vervalsing, namaak, verlies of diefstal, die kunnen resulteren in data-inbreuken welke vervolgens rampzalige gevolgen kunnen hebben Use paragraph styles for all text voor uw kantoor en cliënten. Door gebruik te maken van een veilige dienst met elements on cover. encryptie en wachtwoorden, krijgt u de garantie dat alleen geregistreerde gebruikers, zoals cliënten of andere derden, toegang krijgen tot de door u gedeelde informatie. The portrait size template has specific paragraph styles Wanneer for body u overweegt text, headings, een dienst in de cloud te gebruiken, wees u er dan bewust column text and van dat footnote. vele diensten op consumentenniveau u kunnen blootstellen aan datalekken en andere bedreigingen voor de veiligheid. Advocatenkantoren hebben een dienst Paragraph styles op bedrijfsniveau for titles and quotes nodig waarmee gebruikers zelf kunnen beheren wie er toegang are the same tot as for documenten the brochure krijgt, portrait wanneer ze dat kunnen (bijvoorbeeld aflopende toegang) template. en meldingen wanneer gebruikers een document uploaden of downloaden. Clouddiensten die speciaal ontworpen zijn voor advocatenkantoren hebben ook het extra kenmerk dat ze audit trails kunnen leveren.

4 Report with intro and body 2 vary, but is always positioned on the document grid. Met collega s samenwerken aan documenten Soms hebt u voor een document advies nodig van collega s in uw kantoor. U hebt het document op uw computer opgesteld en kunt het dus snel als bijlage bij een voegen en om feedback vragen. Tegelijk beseft u dat u enkele andere collega s toegang wilt geven tot het document, dus sleept u het naar een map op het kantoornetwerk. Beperk het risico: vraag uw collega s om documenten Place for Author s rechtstreeks vanuit een cloud-omgeving te controleren. name(s), project, department and We geven het misschien niet graag toe, maar inbreuken op de veiligheid en division name datalekken kunnen intern beginnen. De beste manier om het risico te beperken, is dus de toegang tot bestanden te beperken. U kunt nooit 100% controle hebben over wie toegang zal hebben tot uw document als u het via of de post verstuurt naar een gedeelde map die anderen ook kunnen openen. Use paragraph Met styles een dienst for all voor text het delen van bestanden in de cloud die het samenwerken elements on cover. aan documenten vergemakkelijkt, nodigt u alleen die gemachtigde gebruikers uit van wie u wil dat ze uw document openen, becommentariëren of wijzigen. Met een The portrait dienst size template in de cloud has specific die ontworpen is voor advocatenkantoren kunt u ook een audit paragraph styles trail for krijgen body over text, wie headings, uw document heeft bekeken of gedownload en wanneer zij het column text and geopend footnote. hebben. Het resultaat is een papierloze workflow voor contracten en andere juridische documenten die uw kantoor beschermt tegen datalekken en andere Paragraph styles veiligheidsrisico s. for titles and quotes are the same as for the brochure portrait template. Ten slotte, als u een dienst in de cloud overweegt, kan het aanlokkelijk zijn om een systeem te kiezen waarmee u gewoon bestanden kunt delen en kunt samenwerken. Toch is het goed om een geintegreerde oplossing op maat speciaal gemaakt voor advocaten te overwegen.

5 3 Documenten bewaren Report with intro and body Als advocaat krijgt u vaak vary, te but maken is always met positioned documenten die gevoelige, vertrouwelijke informatie bevatten over on the uw document cliënten. Na grid. enige tijd, zult u moeten beslissen hoe u documenten die u niet meer nodig hebt, gaat bewaren of vernietigen. Vroeger zou u documenten op een veilige manier versnipperen, maar met de elektronische bestanden van nu weet u niet goed wat u moet doen. Zolang u geen beter systeem heeft, hebt u deze documenten op een externe harde schijf gearchiveerd. Beperk het risico: bewaar bestanden in een opslagruimte met archivering in de cloud. Advocaten moeten voor elke cliënt maatregelen voor het beheer van documenten toepassen die het verzamelen, het overmaken, het onderhouden en het bewaren van cliënteninformatie dekken, inclusief documenten die als papieren kopie, elektronisch of op afstand opgeslagen zijn of die gedekt zijn door een vertrouwelijkheidsovereenkomst of een gerechtelijk bevel. Place for Author s Wanneer informatie over vele verschillende documenten verspreid name(s), is, kan project, het moeilijk zijn om een overzicht te behouden. Een opslagplaats in de cloud department kan u helpen and al deze documenten te bewaren en daarna desgevraagd procedures voor division documentenbeheer name vast te stellen. Bovendien worden opslagdiensten in de cloud die speciaal ontworpen zijn voor bedrijven, en meer bepaald voor advocatenkantoren, continu geback-upt om u te beschermen tegen dataverlies en bieden onbeperkte opslag aan om aan uw Use paragraph behoeften styles for te all voldoen. text Diensten op consumentenniveau, zoals OneDrive, Dropbox elements on cover. en icloud hebben het nadeel dat ze minder opslagmogelijkheden en een geringe veiligheid bieden, afhankelijk zijn van de mogelijkheid om data te versleutelen of van The portrait de size manier template waarop has specific de accountveiligheid geconfigureerd is. paragraph styles for body text, headings, column text and Wanneer footnote. u beslist om maatregelen te treffen om uw dataopslag te beveiligen, maakt de toepassing van een oplossing in de cloud het u gemakkelijk. Kies een dienst in Paragraph styles de cloud for titles die and gericht quotes is op bedrijven en die een snelle opstelling en permanente are the same flexibiliteit as for the brochure biedt, alsook portrait onbeperkte bewaring en beheer. template.

6 Report with intro and body vary, but is always positioned on the document grid. 4 De ontvangst van documenten bevestigen Het is belangrijk om te weten wanneer uw cliënt documenten ontvangt, vooral wanneer tijd essentieel is, zoals bij onderhandelingen over contracten. Wanneer u documenten per koerier of post naar uw cliënt stuurt, vraagt u altijd een ontvangstbewijs. Place for Author s name(s), project, department and Beperk het risico: ontvang meldingen en houd een audit division name trail voor documenten die uw cliënt opent op een online portaal. Zoals we hiervoor al beschreven, kan het verzenden van kopieën of het mailen van documenten met vertrouwelijke informatie u blootstellen aan risico s, aangezien u Use paragraph styles for all text niet altijd 100% controle hebt over wie ze zal zien. elements on cover. Wanneer u een online portaal gebruikt om documenten te delen, hebt u controle The portrait size template has specific over wie er toegang heeft dankzij de authentificatie van de gebruiker, maar kunt u paragraph styles for body text, headings, ook meldingen ontvangen zodra een document is geopend. Niet alleen krijgt u zo een column text and footnote. onmiddellijke status over de aflevering van uw document, maar als u een systeem gebruikt dat voor advocaten is ontworpen, voorziet dat ook in audit trails. Paragraph styles for titles and quotes are the same as for the brochure portrait template.

7 Report with intro and body 5 Toegang tot vary, documenten but is always positioned on the document grid. op afstand Vergaderingen buiten kantoor zijn dagelijkse kost en meestal hebt u dan belangrijke documenten bij u. Vroeger bracht u kopieën van ter zake dienende contracten en overeenkomsten mee, maar met een laptop bewaart u bestanden op uw desktop, die u dan gemakkelijk kan openen tijdens vergaderingen. In sommige omstandigheden bewaart u bestanden op een USB-stick, zodat u ze kan oproepen op de computer van uw cliënt. Place for Author s Beperk het risico: gebruik een documentbeheersysteem name(s), project, in de cloud, zodat u vanaf ieder apparaat en department onafhankelijk and van waar u zich bevindt documenten kan openen. division name Encryptieprogramma s kunnen uw informatie helpen beschermen op externe schijven, maar als u documenten opent op de computer van iemand anders, of als u de informatie verliest (en niet ergens anders hebt bewaard), kunt u zichzelf blootstellen aan allerhande veiligheidsrisico s. Use paragraph styles for all text elements on cover. De beste manier om documenten te openen wanneer u niet op kantoor bent, is The portrait een size veilig template systeem has specific in de cloud te gebruiken. Als het systeem dat u gebruikt echter paragraph styles door for te body veel text, complexe headings, regels wordt beheerst en niet buiten het kantoor of op uw column text and mobiel footnote. te bereiken is, wordt het moeilijk om van iedereen hetzelfde enthousiasme te verwachten. Wanneer systemen te gecompliceerd zijn, zal dat de gebruikers ervan Paragraph styles weerhouden for titles and in te quotes loggen en zullen deze laatsten alternatieve, onveilige methodes are the same as zoeken for the om brochure bestanden portrait te delen en te openen. Kies voor een systeem dat eenvoudig te template. gebruiken is waar u ook bent. Al is het belangrijk om de risico s te beperken en aan de nodige veiligheidseisen te voldoen, indien het systeem niet gemakkelijk te gebruiken is, zal dat mensen ervan weerhouden het te gebruiken.

8 Conclusie Advocatenkantoren hebben niet alleen een veilige werkwijze nodig om informatie te delen, maar ook een systeem om toezicht te houden op de toegang tot bepaalde documenten, inclusief wanneer en met wie informatie werd gedeeld. Een accuraat toezicht is de eerste stap in het voorkomen van een verkeerde behandeling van data. Voor een advocaat is de veiligheid van cliëntgegevens het hoogste goed. Breng uw vertrouwelijke documenten niet in gevaar en kies voor een systeem met beveiliging op bedrijfsniveau.

9 Powered by Kleos Wilt u meer weten over onze data-beveiligde oplossingen in de cloud van Wolters Kluwer? Partner logos can be Ga naar onze website: placed on white bar on top of the back cover. When you have to be right