Code of Sustainable Conduct

Transcriptie

1 Code of Sustainable Conduct

2 Onze manier van werken Vision 2020 en onze missie Material Solutions Advancing Life zorgen ervoor dat alle medewerkers van Sibelco weten wat we willen bereiken en dat we allemaal hetzelfde doel voor ogen hebben. Daarnaast komt ook onze ambitie duidelijk naar voren. De missie geeft de komende jaren richting aan ons bedrijf door ons te helpen internationaal en marktgericht te zijn, material solutions te leveren, op excellente wijze te werken, een aantrekkelijke cultuur uit te bouwen en steeds het beste van onszelf te geven. Onze missie is het aanbieden van Material Solutions Advancing Life. Als we deze positie willen behouden, moeten we op een duurzame en verantwoordelijke manier zakendoen om zo blijvende waarde te creëren voor al onze belanghebbenden. Met trots stel ik als hulpmiddel hierbij onze code voor duurzaam gedrag voor. Deze code bevat de belangrijkste principes van onze activiteiten en daarnaast wordt in de code uiteengezet hoe we ons moeten gedragen wanneer we voor, of in naam van, Sibelco werken. Elke dag opnieuw is het de verantwoordelijkheid van ieder van ons om zich te gedragen in overeenstemming met onze kernwaarde veiligheid en met onze vier kerngedragingen, namelijk positieve relaties uitbouwen, van je laten horen, verschillende mogelijkheden onderzoeken en beloftes nakomen. De code voor duurzaam gedrag is ontworpen om ons te helpen werken op een manier die het bereiken van Vision 2020 en het tot stand brengen van een aantrekkelijke bedrijfscultuur mogelijk maakt. Ik verwacht van alle werknemers van Sibelco dat ze de principes van de code naleven, ongeacht waar ze werken en de functie die ze vervullen. Ik kijk ernaar uit om samen met jullie allemaal blijvende toegevoegde waarde te realiseren. Jean-Luc Deleersnyder Chief Executive Officer 02 Mei 2017

3 Over de code Uit de code voor duurzaam gedrag (de code) van Sibelco blijkt ons engagement om ethische handelspraktijken te handhaven en onze activiteiten op een duurzame en verantwoorde manier uit te voeren, in overeenstemming met de missie Material Solutions Advancing Life. De code is ontworpen om ons te helpen onze dagelijkse activiteiten uit te voeren op een manier die overeenstemt met de wetgeving, onze missie en Vision We doen er alles aan om de wet- en regelgeving in de landen waarin we werkzaam zijn te respecteren. De code is van toepassing op al onze werknemers, ongeacht de locatie waar ze werkzaam zijn en wat hun functie is, en op iedereen die in onze naam handelt. Van vertegenwoordigers, adviseurs en consultants van Sibelco of andere derden die in onze naam handelen, wordt ook verwacht dat zij zakendoen in overeenstemming met de principes van de code. We respecteren de normen en de principes die in de code zijn uiteengezet op al onze locaties, met inbegrip van joint ventures die zich binnen onze invloedssfeer bevinden. Deze normen en principes passen we toe op al onze relaties, waaronder die met klanten, leveranciers, gemeenschappen en andere belanghebbenden, overheden en collega's. Als we worden uitgenodigd voor een training over de code, hebben we allemaal de verantwoordelijkheid op deze uitnodiging in te gaan. De trainingen zijn bedoeld om praktische inzichten te bieden en concreet uit te leggen hoe de code ons helpt om op een ethische, verantwoordelijke en duurzame manier te werken. We werken met interne en externe audits die op locatie worden uitgevoerd om er zeker van te zijn dat de code wordt toegepast, evenals de beleidslijnen en procedures die erbij horen. Het is de verantwoordelijkheid van het directiecomité om toezicht te houden op de naleving van de code. De afdeling Interne Audit en de juridische afdeling zijn verantwoordelijk voor het rapporteren van alle ernstige problemen aan het directiecomité. Een inbreuk op de code aankaarten Wanneer we ervan op de hoogte zijn dat er een inbreuk op de code en/of op een andere regel is gepleegd, roepen we de situatie een halt toe en maken we er melding van. Als we gedrag waarnemen dat in contrast staat met de code of het beleid of als we op een andere manier op de hoogte worden gebracht van dergelijk gedrag, is het onze verantwoordelijkheid er melding van te maken. Niemand van ons zal het voorwerp worden van vergelding of bestraffing omdat hij of zij in goed vertrouwen een schending of vermoedelijke schending heeft gemeld. Telkens wanneer we in een bepaalde situatie niet goed weten wat te doen en het schema dat in de code is opgenomen niet helpt bij het oplossen van ons dilemma, maken we er melding van. We kunnen ons tot een supervisor of manager richten met onze bezorgdheden. Als we ons daar niet goed bij voelen of als de suggesties van de supervisor niet voldoen, kunnen we ons echter ook rechtstreeks tot de vertegenwoordigers van de juridische afdeling, de afdeling Human Resources of de afdeling Interne Audit richten. Daarnaast is het ook mogelijk iets te melden via volgend adres: In overeenstemming met het klokkenluiderbeleid van Sibelco wordt alle verstrekte informatie in de mate van het mogelijke vertrouwelijk behandeld, overeenkomstig de wetgeving en de noodzaak een adequaat onderzoek te voeren. Bij wie kun je een kwestie aankaarten: Je supervisor of manager Een vertegenwoordiger van de juridische afdeling Een vertegenwoordiger van de afdeling Human Resources Een vertegenwoordiger van de afdeling Interne Audit De ethische hulplijn: 03

4 De pijlers van onze code 1. Een veilige en gezonde werkplek Veiligheid is onze kernwaarde en we gaan tot het uiterste om ervoor te zorgen dat onze werknemers en aannemers niets overkomt op onze terreinen. Het verantwoordelijkheidsgevoel van de werknemers met betrekking tot onze veiligheidsprogramma's is een essentiële component van de inspanningen in het hele bedrijf om onze grootste risico's te beheren en te controleren. Hun ervaring biedt praktische inzichten in onze veiligheidsen gezondheidsinitiatieven en creëert programma's die gezamelijk worden ontworpen en geïmplementeerd. Gemotiveerde werknemers vormen de sleutel tot het 'Going for Zero'-initiatief van Sibelco. Dat is een uitgebreide veiligheidsaanpak waarin internationale veiligheidsnormen, onze Life-Saving Rules en gedragstraining door middel van praktijkoefeningen worden gecombineerd om van elke werknemer een leider op het vlak van veiligheid te maken. De doelstelling is een veilige en gezonde werkplek te creëren zodat iedereen aan het eind van de dag weer gezond en wel naar huis kan. Dit bereiken we door potentiële risico's actief te beheren in een werkomgeving waarin we ons allemaal verantwoordelijk voelen voor de veiligheid van onze collega's. 2. Een aantrekkelijke bedrijfscultuur Mensen vormen de kern van het succes van Sibelco en onze bedrijfscultuur is een integraal onderdeel van onze strategie. We bouwen verder op onze sterke punten om een consistente cultuur te creëren die de beste mensen aantrekt, engageert en behoudt. We werken samen om onze ambitie van een aantrekkelijke bedrijfscultuur waar te maken, met name: om van Sibelco hét bedrijf te maken waar we deel van willen uitmaken; om ervoor te zorgen dat onze mensen trots zijn op het bedrijf en het gevoel hebben dat ze erbij horen; opdat onze kerngedragingen - de kern van onze aantrekkelijke bedrijfscultuur - binnen Sibelco worden getoond en worden geïntegreerd in onze gebruikelijke HR-processen (rekrutering, opvolging van prestatie, promotie, ontwikkeling, beloningen); opdat de managers van Sibelco uiterst bekwaam zijn in het begeleiden van alle mensen, zodat deze zich ontwikkelen en een waardevolle bijdrage leveren; opdat onze bedrijfscultuur een concrete bijdrage levert aan de prestaties van zowel het team als het individu; om een inclusief en divers personeelsbestand te hebben; zodat onze mensen Sibelco bij anderen aanbevelen Werkomstandigheden en mensenrechten Inclusiviteit, respect en diversiteit We hechten veel belang aan diversiteit en moedigen dat ook aan. We streven naar een inclusieve omgeving waarin elke werknemer het gevoel heeft dat hij of zij wordt gerespecteerd en eerlijk en met waardigheid wordt behandeld. Verschillen in leeftijd, culturele achtergrond, fysieke capaciteiten en beperkingen, ras, religie, geslacht, seksuele geaardheid en vele andere aspecten in ons werknemersbestand voegen waarde toe aan onze aantrekkelijke cultuur en helpen ons meer te bereiken. Professionele ontwikkeling We erkennen het belang van onze mensen voor het succes van Sibelco en we stellen alles in het werk om hen te begeleiden, te coachen en te helpen groeien. We streven ernaar de meest getalenteerde mensen aan te trekken en hen kansen te bieden om zich verder te ontwikkelen. Verbod op dwangarbeid Wij verbieden alle vormen van dwangarbeid op al onze locaties en in alle mogelijke vormen, en wij veroordelen elke vorm van onderdrukking. Onmenselijke behandeling van werknemers, bijvoorbeeld in de vorm van fysieke bestraffingen of mishandeling, wordt door ons niet getolereerd. Verbod op kinderarbeid Wij engageren ons om geen gebruik te maken van kinderarbeid op onze locaties en we staan ook het gebruik van kinderarbeid door aannemers op onze locaties niet toe. De internationaal erkende minimumleeftijd om te beginnen met werken wordt op al onze locaties gerespecteerd en in landen waarin een hogere minimumleeftijd wordt gehanteerd, houden we ons aan die leeftijd. Verbod op discriminatie en intimidatie Wij verbieden elke vorm van van illegale discriminatie en streven ernaar deze vormen, zowel direct als indirect, te elimineren in al onze aan tewerkstelling gerelateerde beslissingen. Onze doelstelling is een veilige werkomgeving te creëren voor onze werknemers waarin ze niet worden gepest of geïntimideerd. Alle werknemers en sollicitanten worden beoordeeld op basis van verdienste, waaronder werkervaring, vereist gedrag, competenties en eerdere prestaties. We implementeren vergoedingssystemen op basis van verdienste en discrimineren niet op basis van geslacht of factoren die geen verband houden met het werk wanneer we het salaris bepalen.

5 Naleven van wetgeving met betrekking tot minimumloon en werkuren We engageren ons om de normen en wetten na te leven met betrekking tot minimumloon en werkuren. 4. Bestuur en naleven van de wetgeving Transparante weergave en rapportering Onze boekhouding wordt op accurate wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving in alle landen waarin we actief zijn, bijgehouden. Onze boekhouding is een reflectie van de actuele financiële informatie in overeenstemming met de International Finance Reporting Standards (IFRS). We houden onze belanghebbenden op de hoogte over alle acties en feiten die hen mogelijk interesseren door middel van onze bestuursprocessen, rapporten en communicatie. Gebruik van bedrijfsmiddelen We nemen alle passende maatregelen die nodig zijn om bedrijfsmiddelen te beschermen tegen elk mogelijk risico of elke mogelijke schade, ongeacht het gaat om ffysieke bedrijfsmiddelen of niet-fysieke bedrijfsmiddelen, zoals fondsen, intellectuele eigendom, voorraden, informatietechnologie en bedrijfsinformatie en -gegevens. Gegevensbescherming We leven alle relevante wetten met betrekking tot gegevensbescherming na. Vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom, informatiesystemen, en sociale media Sibelco heeft beleidsregels voor het beheer van vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom, informatiesystemen, en sociale media. Van werknemers wordt vereist dat ze deze beleidsregels begrijpen en naleven. 5. Zakelijke relaties De klant is koning We doen er alles aan om onze klanten material solutions te bieden en dat doen we door een grondige kennis over hen op te bouwen, evenals over hun processen en hun huidige en toekomstige behoeften. We streven ernaar hun verwachtingen te overtreffen. Hiervoor combineren we onze technische competenties met veel aandacht voor de klanten, zodat we hun plannen en ambities echt begrijpen. Eerlijke concurrentie We concurreren op een correcte manier in de markt om op een ethische manier klanten te winnen. We onthouden ons van illegale handel of oneerlijke concurrentiepraktijken. We veroordelen elke vorm van concurrentieverstorend gedrag, evenals alle vormen van misleidend en bedrieglijk gedrag, en we leven alle toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot concurrentie en antitrust na in alle landen waarin we actief zijn. Verbod op omkoping en corruptie We doen er alles aan professioneel, eerlijk en integer te handelen in al onze zakelijke interacties en relaties waarin we werkzaam zijn en we verbieden omkoping en corruptie. We geven, bieden of beloven geen voordelen of waardevolle dingen met de bedoeling een openbare of overheidsambtenaar, een werknemer van een bestaande of potentiële zakelijke partner van Sibelco, concurrenten of buren, te beïnvloeden om nieuwe deals te sluiten of zakelijk voordeel te behalen. Belangenvermenging Van elke werknemer wordt verwacht dat hij/zij in het belang van Sibelco handelt. We nemen niet deel aan activiteiten of belangen, hetzij direct hetzij indirect, die zorgen voor een belangenvermenging tussen onze persoonlijke belangen of de belangen van onze familie- of gezinsleden en de belangen van Sibelco. We gedragen ons niet op een manier die zou kunnen leiden tot de perceptie van belangenvermenging en we moedigen onze werknemers aan hun gezond verstand te gebruiken om zulke percepties te vermijden. Geschenken, entertainment en gastvrijheid Werknemers moeten zich houden aan de beleidslijnen omtrent geschenken, entertainment en gastvrijheid van Sibelco. In deze beleidslijnen staat dat het werknemers niet is toegestaan wat dan ook aan te bieden of te accepteren dat het oordeel van de ontvanger beïnvloedt door een disproportionele verplichting te creëren om iets terug te doen of door de schijn van laakbaar gedrag te creëren. Overheden en regulatorische zaken We doen er alles aan om eerlijke en constructieve relaties te onderhouden met overheden en hun ambtenaren en deze relaties worden gekenmerkt door een ethische houding. 05

6 We nemen de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat belastingen en accijnzen die aan overheden worden overgemaakt legitiem en geregistreerd zijn, en dat de aan openbare ambtenaren betaalde bedragen geen omkoping zijn. We delen informatie met overheden op een transparante manier en in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving. Externe communicatie We communiceren met de media via een aangewezen woordvoerder en in overeenstemming met onze communicatiebeleidslijnen. Dit gezegd zijnde vragen we alle andere werknemers ook met klem geen informatie naar buiten te brengen in naam van het bedrijf zonder dat ze daar eerst uitdrukkelijk goedkeuring voor hebben gekregen. Een duurzame toeleveringsketen We streven ernaar zaken te doen met verantwoordelijke leveranciers, risico's te beheren, wetten na te leven en integriteit te tonen bij het zakendoen. We doen er alles aan om samen te werken met leveranciers die hun activiteiten op een verantwoordelijke en duurzame manier uitvoeren. 6. Relaties in de gemeenschap Milieu We streven ernaar de impact van onze activiteiten, van exploratie tot sluiting van groeves, te verminderen om zo een positieve bijdrage te leveren aan de omgevingen waarin we werkzaam zijn. We passen binnen de hele groep standaarden toe om dit resultaat te bereiken. Middelenbeheer en continuïteit op lange termijn We doen ons best om op verantwoordelijke en efficiënte wijze grondstoffen te ontginnen en te verwerken om ervoor te zorgen dat we onze impact op het milieu tot een minimum beperken en de waarde die de grondstoffen bieden voor onze gemeenschappen te maximaliseren. Ruimtelijke ordening, rehabilitatie en naleving van de milieuwetgeving We weten hoe belangrijk het is om terreinen te gebruiken op een manier waarop voldoende rekening wordt gehouden met de behoeften van anderen en we zoeken ondersteuning voor onze activiteiten gedurende de hele levenscyclus van onze werkzaamheden. We creëren een positieve nalatenschap en gaan op een verantwoordelijke manier om met het gebruik van terreinen, waarbij we steeds rekening houden met de behoeften van de lokale gemeenschappen. We hebben binnen de groep een norm met betrekking tot de sluiting van de groeves, dit zowel vóór, tijdens als ná onze operationele werkzaamheden. De norm is erop gericht een duurzame sociale, milieu- en economische uitkomst te garanderen tot op het ogenblik dat onze werkzaamheden. We streven ernaar het ecosysteem te beschermen en we houden rekening met biodiversiteit en restauratie van het habitat gedurende het hele proces van onze activiteiten, van design tot rehabilitatie. We ontwikkelen onze activiteiten en werkzaamheden in harmonie met het milieu en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. We controleren en - waar mogelijk - beïnvloeden wetgeving omtrent milieu- en landgebruik om de naleving van onze huidige en toekomstige werkzaamheden te garanderen. Efficiënt grondstofgebruik We streven ernaar zo efficiënt mogelijk te zijn wat betreft het gebruik van energie en natuurlijke rijkdommen. We investeren in recycling en verantwoorde afvalverwerking. We doen er alles aan ons industrieel afval op een milieuvriendelijke manier te verwerken, onder meer door recyclage. Betrokkenheid bij de gemeenschap We hechten waarde aan ons maatschappelijke draagvlak om werkzaamheden uit te voeren en we proberen een positieve rol te spelen in de gemeenschappen waarin we werkzaam zijn. We streven ernaar de 'favoriete buur' te zijn en de manieren waarop we, direct of indirect, bijdragen aan het welzijn van de gemeenschappen voortdurend te verbeteren. We doen ons best om positieve relaties uit te bouwen die beide partijen voordelen bieden. We streven er ook naar bij te dragen aan de opleiding en training van landelijke gemeenschappen in de omgeving van onze werkplekken. We erkennen de waarde van onderwijs op het vlak van duurzaamheid voor vandaag en voor morgen. We hebben plannen met betrekking tot de betrokkenheid van de gemeenschap om de aandacht te richten op potentiële redenen tot bezorgdheid die relevant zijn voor onze gemeenschappen en om op een proactieve manier verzachtende en/of corrigerende acties te identificeren. We selecteren partners en sponsors die onze doelstellingen ondersteunen, zowel op mondiaal niveau als op regionaal en 06

7 lokaal niveau, waarbij we ons toeleggen op steun aan onze lokale gemeenschappen en belanghebbenden. Als we een gemeenschap verlaten die afhankelijk is van onze bedrijfsactiviteiten, dragen we op een actieve manier bij aan een overgang die economisch gezien verantwoord is en onze lokale gemeenschappen en belanghebbenden ondersteunt. Dit is ook van toepassing op nieuwe activiteiten en de ontwikkeling van nieuwe projecten, aangezien we volledige beoordelingen uitvoeren en actief contact houden met de gemeenschappen, waarbij we een continue dialoog op lange termijn creëren en positieve relaties uitbouwen. Onze aantrekkelijke bedrijfscultuur De aantrekkelijke bedrijfscultuur van Sibelco is gebaseerd op onze kernwaarde - veiligheid - en op onze kerngedragingen. Zo behouden we ethisch zakelijk gedrag, handelen we volgens de wet en met integriteit, en promoten we verantwoordelijke besluitvorming. Deze leiden ons naar onze doelstelling: Material Solutions Advancing Life. Veiligheid als onze kernwaarde We handhaven onze topprioriteit door ervoor te zorgen dat onze werknemers, bezoekers en aannemers veilig zijn. Met ons 'Going for Zero'-programma willen we een veilige en gezonde werkplek creëren zodat iedereen aan het eind van de dag weer gezond en wel naar huis kan. We zijn allemaal verantwoordelijk voor de veiligheid van onze collega's, bezoekers en aannemers. Positieve relaties uitbouwen Wij bouwen positieve relaties uit, gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect. We streven er allemaal naar om conflicten of problemen op een constructieve manier op te lossen. We respecteren en steunen onze collega's, klanten, leveranciers en gemeenschappen, en we zorgen ervoor dat al onze relaties voordelen voor beide partijen en blijvende waarde bieden. Van je laten horen - Speak up Wij kaarten problemen aan en dragen op een constructieve manier bij aan discussies. Alle werknemers worden aangemoedigd om hun bezorgdheden te uiten. We zijn open en transparant, we delen onze ideeën met managers, collega's en anderen en we geven en vragen tijdige feedback. Wanneer er zich problemen voordoen, melden we ze. We 'zien het, roepen het een halt toe en.. melden het (see it, stop it, report it). De mogelijkheden verkennen We identificeren en overwegen alternatieven vóór we actie ondernemen. 'Mogelijkheden verkennen' garandeert dat we buiten ons eigen team, onze eigen functionele discipline, onze eigen geografische locatie en ons eigen bedrijf kijken voor inspiratie en dat we de mening en het advies van anderen vragen om ons bedrijf te verbeteren. We streven naar verbetering en verwelkomen verandering. Woord houden 'Woord houden' betekent dat we weten wat onze zakelijke prioriteiten zijn en dat we ons daarop richten om ze uit te voeren en onze beloftes waar te maken. We zijn enthousiast over Vision 2020 en stellen alles in het werk om het te doen slagen. We zijn verantwoordelijk voor onze acties en houden onszelf verantwoordelijk voor het resultaat. 07

8 Hoe neem je de juiste beslissing? We kunnen niet alle problemen waar we tijdens onze dagelijkse activiteiten mee geconfronteerd zouden kunnen worden in de code opnemen. Na het lezen van de code kan het nog steeds zo zijn dat we in een bepaalde situatie niet goed weten wat te doen. Wanneer we met zulke dilemma's worden geconfronteerd, kan het helpen de vragen in het onderstaande schema te beantwoorden en telkens de bijhorende pijl te volgen. Is het veilig? Is het in overeenstemming met Vision 2020 en onze doelstelling? Zou ik me er goed bij voelen als dit in de krant zou verschijnen? Is het legaal? Stemt het overeen met onze aantrekkelijke bedrijfscultuur? Zou ik dit zonder blikken of blozen kunnen uitleggen aan mijn vrienden, familie en collega's? Als ieder van ons de code toepast en naleeft, bouwen we een duurzaam Sibelco dat een positieve bijdrage levert aan onze gemeenschappen en belanghebbenden, en dat blijvende waarde creëert.