TOELICHTINGSNOTA VAN DE GEMEENTERAAD VAN 19 FEBRUARI 2018

Transcriptie

1 TOELICHTINGSNOTA VAN DE GEMEENTERAAD VAN 19 FEBRUARI 2018 OPENBARE ZITTING Punt 1. Goedkeuring van de akteneming van de rapportage visum financieel beheerder voor het dienstjaar Het gemeentedecreet bepaalt in artikel dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel beheerder, die de wettelijkheid en regelmatigheid controleert, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan. De financieel beheerder rapporteert hierover jaarlijks aan de gemeenteraad. In de zitting van 20 januari 2014 heeft de gemeenteraad beslist om verrichtingen waarvan het bedrag niet hoger is dan 8.500,00 (excl. btw) uit te sluiten van visumverplichting. Hiervoor werden uitgaande verrichtingen van minder dan 7.500,00 (excl. btw) uitgesloten. Artikel 166 van het gemeentedecreet bepaalt dat de financieel beheerder minstens éénmaal per jaar rapporteert aan de gemeenteraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de lijst in bijlage waarin de 34 positieve visums en 2 negatieve visums worden opgenomen, ter kennis te nemen. Eén negatief visum werd uitgesproken op basis van een budgettekort. Voor het ander negatief visum werd een budgetwijziging opgenomen in het budgetjaar Punt 2. Goedkeuring van de wijziging van het meerjarenplan van het OCMW Opglabbeek. De organieke decreten bepalen dat de raad jaarlijks waar nodig het meerjarenplan aanpast voor hij beraadslaagt over het budget voor het financiële boekjaar. Dat betekent dat er jaarlijks minstens een aanpassing van het meerjarenplan moet gebeuren op het moment dat het budget voor het volgende boekjaar wordt vastgesteld. De wijziging van het meerjarenplan van het OCMW past in het meerjarenplan van de gemeente. De nieuwe gemeentelijke bijdrage voor de periode daalt met ten opzichte van de oorspronkelijk goedgekeurde gemeentelijke bedragen; Er zijn geen significant grote verschillen met het oorspronkelijk goedgekeurd meerjarenplan. Voorstel aan de gemeenteraad om op basis van bovenstaande vaststellingen de wijziging van het meerjarenplan van het OCMW goed te keuren. Pagina 1 van 6

2 Punt 3. Kennisname van het budget 2018 van het OCMW Opglabbeek. Het budget 2018 van het OCMW past perfect binnen het goedgekeurd meerjarenplan van het OCMW. Bovendien heeft het gemeentebestuur het meerjarenplan van het OCMW goedgekeurd op 19 februari Op basis van bovenstaande vaststellingen dient de gemeenteraad overeenkomstig het OCMW-decreet, kennis te nemen van het budget 2018 van het OCMW Opglabbeek. Punt 4. Goedkeuring van de investeringstoelage voor de herstelling van de centrale verwarming van de kerk van de kerkfabriek Sint-Lambertus van de parochie Opglabbeek Centrum. De centrale verwarming van kerk centrum Opglabbeek is uitgevallen. De volgende werkzaamheden werden uitgevoerd: De mazoutketel evenals de mazoutton werden verwijderd. De gasaansluiting bij Infrax is uitgevoerd. Een gasketel met vereiste capaciteit en aansluiting op de bestaande luchtkanalen onder de vloer van de kerk. De sokkel moet er uit over een lengte van 5 meter en een breedte van 2 meter. Deze ruimte is nodig voor de plaatsing van de ketel, het aansluiten op de luchtkanalen, het plaatsen van een brandklep. En doorgang rond de ketel, zodat men overal vlot aankan. Op de plaats van de uit te breken sokkel is geen vloer voorzien waardoor daar een betonvloer van 10 centimeter dik gestort moest worden. De muurtjes rond het gat in de vloer van het luchtkanaal moeten met beton aangestort worden tot gelijk met het vloerniveau. Er moet een sleuf voor de gasleiding voorzien worden buiten vanaf de gaskraan die Infrax gaat plaatsen tegen de muur tussen Delhaize en de kerk. Deze sleuf gaat 5 tot 10 meter door het gazon, onder een haagje door en 9 meter door de klinkerverharding. Ook moet er een doorvoer door fundering naar de kelder worden gemaakt voor de gasleiding. Wegens hoogdringendheid werden deze werkzaamheden reeds uitgevoerd door de kerkfabriek Sint-Lambertus. De totale kostprijs van deze herstelling is ,92, gebaseerd op de ingeleverde facturen, in extenso toegevoegd. Op 12 januari heeft het college van burgemeester en schepenen hiervoor een voorschot van ,92 toegekend omwille van hoogdringendheid en om verwijlintresten te voorkomen. Dit voorschot werd op 12 januari 2018 betaald aan de kerkfabriek Sint-Lambertus. Er wordt aan de gemeenteraad gevraagd om dit voorschot om te zetten naar een definitieve investeringstoelage aan de kerkfabriek Sint-Lambertus: de totale investeringskost van de herstelling van de centrale verwarming ( ,92) wordt volledig door een gemeentelijke investeringstoelage gefinancierd. In de volgende budgetwijziging 2018 wordt dit bedrag opgenomen. In afwachting hiervan wordt het budget voor restauratie van de glasramen minimaal aangesproken. Punt 5. Goedkeuring van de lastvoorwaarden en gunningswijze van de opdracht 'Leveren van een opslagsysteem, servers en toebehoren'. Op 1 januari 2019 zullen de gemeenten Meeuwen-Gruitrode en Opglabbeek fuseren tot de gemeente Oudsbergen. Aangezien de huidige hardware (servers en toebehoren) op beide locaties binnen afzienbare tijd aan vervanging toe is en deze ook nog nodig is in de overgangsperiode, kiezen we om een volledig nieuwe hardware omgeving op te zetten voor Oudsbergen. Dit laat ons ook meteen toe om een degelijke oplossing op te zetten voor de fusiegemeente. Er wordt gekozen voor een opstelling waarbij de basisopstelling in het gemeentehuis van Meeuwen-Gruitrode komt te staan en waarbij er een backup opstelling in Opglabbeek voorzien is. Door een snelle glasvezelverbinding die tussen Pagina 2 van 6

3 beide locaties voorzien wordt, kan elke medewerker, ongeacht waar hij werkt, op een performante manier werken waarbij we eveneens oog hebben voor continuïteit. Deze opstelling dient in het tweede kwartaal van 2018 opgezet te worden omdat in het voorbereidingstraject al een aantal toepassingen op deze hardware zullen worden geïnstalleerd. Raming: ,00 inclusief 21% btw. Punt 6. Goedkeuring van de lastvoorwaarden en de gunningswijze van de opdracht 'Leveren en implementeren van software voor de beleids- en beheerscyclus'. Vanaf 1 januari 2019 vormen Meeuwen-Gruitrode en Opglabbeek samen de gemeente Oudsbergen. Daarom gaan we op zoek naar een softwareplatform waarmee we de boekhoudingen van zowel het AGB als het OCMW en het gemeentebestuur van Oudsbergen kunnen voeren. De software beantwoordt aan de richtlijnen beschreven in het gemeente- en OCMW-decreet en de ministeriële besluiten over de beheers- en beleidscyclus (BBC) voor gemeenten, OCMW s en AGB s. Het gemeentebestuur zal de opdracht (het leveren en implementeren van de software) voeren in naam van het gemeentebestuur, het OCMW en het AGB van Opglabbeek en in naam van van het gemeentebestuur, het OCMW en het AGB van Meeuwen-Gruitrode. Raming: ,00 inclusief 21% btw voor een periode van 4 jaren, zijnde: Eenmalige kosten: ,00 inclusief btw Jaarlijkse kosten (onderhoud): per jaar: ,00 inclusief btw. Punt 7. Goedkeuring van de toetreding tot het raamcontract VITO. VITO (Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek) heeft een raamcontract "Datacenter" afgesloten met Securitas. Via het VITO-Securitas raamcontract koopt elke Vlaamse overheidsinstelling de hard- en software-oplossingen en diensten voor datacenters en aanverwanten nu op een makkelijke manier aan. Het raamcontract voorziet o.a. voor wat betreft hard- en software: het inrichten van datacenters, het leveren van server- en storage-oplossingen, het voorzien van netwerk- en security-oplossingen. Via het raamcontract kunnen Vlaamse overheidsinstellingen o.a. ook de volgende diensten inroepen: servicedesk, consultancy en audits, installatie- en configuratieservices, onderhoud en nazorg, hybride cloudservices. Na toetreding op dit raamcontract is een afname door de gemeente niet verplicht. Het gemeentebestuur Opglabbeek zal geen gebruik maken van het luik datacenter, aangezien er al voor het gedeelte datacenter een beheersovereenkomst werd afgesloten met Infrax. Pagina 3 van 6

4 Punt 8. Goedkeuring van de beslissing om beroep te doen op de vzw VVSG als aankoopcentrale voor afname van de overheidsopdracht voor diensten 'Raamcontract voor de sluiting van individuele contracten inzake universele postdiensten voor Vlaamse lokale besturen' (Bestek nr. VVSGvzw-2017/09/18). Het gebruiken van postdiensten is onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten. Op 29 september 2017 heeft het college van burgemeester en schepenen dan ook de interesse van het gemeentebestuur tot toetreding aan een aankoopcentrale voor de aanbesteding van een overheidsopdracht voor diensten inzake een raamcontract voor postdiensten van VVSG vzw meegedeeld. De VVSG heeft ondertussen gepubliceerd. Kandidaat-dienstverleners kunnen nog tot en met 7 januari 2018 een offerte indienen. De gunning van deze opdracht wordt verwacht plaats te vinden ten laatste op 5 februari Het gemeentebestuur zal na de gunning zelf nog een contract met de gekozen dienstverlener moeten afsluiten. Punt 9. Goedkeuring van de definitieve vaststelling van de wijziging van de Atlas van de Buurtwegen en het ontwerp van rooilijnplan in het kader van de gedeeltelijke afschaffing en omlegging van voetweg nr. 22. Het huidige tracé van buurtweg nr. 22 doorsnijdt projectzone Z5a van het RUP Centrum. De ontwikkelaars van deze zone zijn tot de vaststelling gekomen dat dit tracé de ontwikkelingsmogelijkheden van de zone beperkt. De ontwikkelaars hebben een dossier ingediend om het tracé te wijzigingen. Het gewijzigde tracé behoudt de bestaande trage verbinding tussen de Weg naar Bree en de Kapelstraat. Hierdoor zijn er geen negatieve effecten voor de gebruikers van de buurtweg. Het nieuwe tracé maakt het mogelijk om deze zone optimaal te ontwikkelen. Op de gemeenteraad van november werd het nieuwe tracé voorlopig vastgesteld. Hierna lag deze wijziging in openbaar onderzoek van 4 december 2017 tot en met 3 januari Er werden geen bewaren ingediend. Via dit besluit wordt de gedeeltelijke afschaffing en omlegging van voetweg nr. 22 definitief vastgesteld. Punt 10. Goedkeuring van de ondertekening van het drinkraantjeswatercharter. De gemeenteraad gaat akkoord met de ondertekening drinkraantjeswatercharter: De gemeente engageert zich om: In de gemeentelijke gebouwen enkel kraantjeswater te schenken als niet-bruisend water; Het drinken van kraantjeswater te promoten bij medewerkers, inwoners, scholen, lokale bedrijven en verenigingen; Verpakkingsafval te voorkomen door het gebruik van hervulbare drinkflessen, drinkbekers (of alternatief) te stimuleren; Bewuster om te gaan met kostbaar water. In ruil voor deze inspanning zorgt het project drinkraantjeswater voor: Een label voor de erkenning van het engagement; Een vermelding op de website van drinkraantjeswater als kraantjeswatergemeente ; Een persevenement met andere gemeenten uit dezelfde regio die samen het charter ondertekenen; Een artikel op de website, in de nieuwsbrief en/of via de sociale media van drinkraantjeswater bij een initiatief van de gemeente om kraantjeswater te promoten; De mogelijkheid om tappunten aan te kopen of te huren via de raamovereenkomst van De Watergroep; Pagina 4 van 6

5 Gratis staalname en controle van de binneninstallatie bij een bestelling van nieuwe tappunten via de raamovereenkomst van De Watergroep; Gratis promotiemateriaal (affiches, folders, ) bij acties om kraantjeswater te promoten; Een voordelig aanbod van kwaliteitsvolle drinkflessen en karaffen. Punt 11. Goedkeuring van de lastvoorwaarden en gunningswijze voor de opdracht 'Aanstellen van een architectenbureau voor de inrichting van een casco bouw tot een nieuwe bibliotheek'. De opdracht voor het ontwerpen en inrichten van de nieuwe bibliotheek werd stopgezet. Bij de analyse van de ingediende ontwerpen bleek dat we de inrichting van de nieuwe bibliotheek beter als een totaalproject kunnen bekijken. In deze nieuwe opdracht zitten onder andere ook de studie voor het sanitair, HVAC en elektriciteit vervat. Door het aanstellen van een architectenbureau (ontwerpteam) worden de verschillende specialismen van de ontwerpers gebundeld. Raming ereloon: ,00 inclusief 21% btw. Punt 12. Goedkeuring van de lastvoorwaarden en gunningswijze van de opdracht 'Onderhoud buurtwegen 2018 (Boekweitstraat e.a.)'. Om een wegenpatrimonium optimaal te houden, is er jaarlijks onderhoud nodig van dit wegennet. Dit jaarlijks onderhoud zorgt er voor dat we kunnen inspelen op de gevolgen van extreme weersomstandigheden en zorgt er eveneens voor dat we langer gebruik kunnen maken van nieuw aangelegde wegen. Door de dienst werken werden alle straten in onze gemeente bekeken en beoordeeld op hun technische toestand. In volgende straten en locaties worden herstellingswerken voorzien: Weg naar Zwartberg Speelplaats school centrum Hoekstraat Binnenweg Manestraat Langveldweg Engelenweg Boekweitstraat Begraafplaats Laerstraat Heerstraat Geensstraat Duinenstraat Weg naar Opoeteren Slagmolenweg Molenweg Cousenstraat Lietenstraat Heidestraat Kiewitstraat Hermisweg Stegereindweg Hermispad Akkerstraat Kuilenweg Silvesterlaan Pagina 5 van 6

6 Sint-Hubertuslaan Zonnebloemstraat Industrieweg-Noord Bedrijfsstraat Raming: ,27 inclusief btw ( ,27 btw medecontractant). Punt 13. Goedkeuring van de lastvoorwaarden en gunningswijze van de opdracht 'Voegvullingen voor de Weg naar Opoeteren'. In de loop van de jaren zijn er barsten in het wegdek van de Weg naar Opoeteren ontstaan en is de bestaande voegvulling tussen de betonplaten niet meer goed. Door het herstellen van de scheuren en voegen wordt de levensduur van het bestaande wegdek van de Weg naar Opoeteren terug verhoogd. Na uitvoering van deze werken is de Weg naar Opoeteren ook terug beschermd tegen vorstschade. Raming: ,98 inclusief 21% btw. Punt 14. Goedkeuring van de lastvoorwaarden en gunningswijze van de opdracht 'Leveren en implementeren van een personeelsadministratiesysteem'. Vanaf 1 januari 2019 vormen Meeuwen-Gruitrode en Opglabbeek samen de gemeente Oudsbergen. De nieuwe fusiegemeente vindt het absoluut noodzakelijk dat exacte gegevens organisatiebreed beschikbaar zijn en dat de procedures en processen zo veel mogelijk geautomatiseerd verlopen. We streven meer en meer naar dienstoverschrijdend werken, waarbij zowel de medewerker als de burger op elk moment over de juiste informatie kunnen beschikken en de opvolging van de dossiers te allen tijde optimaal verloopt. Ook op het vlak van interne werking naar eigen medewerkers toe willen we betrouwbaar, eigentijds en deskundig zijn en tegemoet komen aan de noden en wensen van onze interne klant. Voor de personeelsdienst wenst Oudsbergen een HRM/personeelsadministratiesysteem aan te kopen. Dit systeem dient al voor 1 januari 2019 geïmplementeerd te zijn. Raming: ,00 inclusief 21% btw zijnde: Eenmalige kosten: ,00 inclusief 21% btw Jaarlijkse kosten: per jaar: ,00 inclusief 21% btw. Punt 15. Goedkeuring van de aanduiding van een afgevaardigde in het beheerscomité en de stuurgroep van de interlokale vereniging wijk-werk GAOZ en Houthalen-Helchteren. In de zitting van de gemeenteraad van 18 december 2017 werd de oprichting van het samenwerkingsverband inzake organisatie wijk-werk voor de stad Genk en de gemeenten As, Opglabbeek, Zutendaal en Houthalen-Helchteren goedgekeurd. Bij de oprichting van dit samenwerkingsverband zijn de betrokken gemeenten overeengekomen om een beheerscomité en een stuurgroep op te richten. Deze overlegorganen worden respectievelijk samengesteld door één mandataris en één betrokken ambtenaar per gemeente. Voor het gemeentebestuur Opglabbeek wordt schepen Peter Schreurs als mandataris en mevrouw Tanja Knoops, medewerker lokale economie en contractbeheer, als ambtenaar voorgedragen om te zetelen in de desbetreffende overlegorganen. Pagina 6 van 6