Hans Wolters. Jurist

Transcriptie

1

2 Hans Wolters Jurist

3 Dossieropbouw en maatregelen

4 Inhoud Inleiding + noodzaak dossieropbouw Personeelsdossier Maatregelen disfunctioneren / verwijtbaar handelen WWZ: Ontslaggronden Stappenplan (= dossieropbouw) Einde dienstverband + (transitie)vergoeding Rechtspraak Valkuilen, tips & tricks dossieropbouw

5 Inleiding Een goed dossier is essentieel Interne sollicitatie / promotie, positief signaal presterende werknemers, verbetering functioneren, demotie, overplaatsing of einde overeenkomst. Zeker na 1 juli 2015: Wet Werk & Zekerheid (WWZ) Praktijk: snel afscheid zonder dossier; teleurstelling Doel bijeenkomst: handvatten dossieropbouw

6 Noodzaak dossieropbouw Vóór 1 juli 2015 Na 1 juli 2015 Om te komen tot (een ontslag met) geen of lagere vergoeding dan de kantonrechtersformule. Om te komen tot ontslag / schikking!

7 Personeelsdossier Algemeen

8 Personeelsdossier Waarom? Verplichting (Wbp) Zorgplicht + goed werkgeverschap Signaal werknemers Onderbouwing loopbaan/ beslissingen Voorkomen blunders Ontslag Voorwaarden aanleggen dossier (Wbp / privacy) Werkgever verantwoordelijk voor juistheid en nauwkeurigheid Niet meer gegevens dan noodzakelijk Werknemers moeten geïnformeerd worden Beveiligen persoonsgegevens Bewaarplicht (zie verder) Inzagerecht werknemer (zie verder)

9 Personeelsdossier Hoe lang bezwaren? Zolang als noodzakelijk voor de uitvoering Wettelijk bezwaartermijnen Wie heeft toegang tot het dossier? Leidinggevende + HR, indien noodzakelijk Geheimhouding / doorgeven gegevens Regelmatig schonen dossier

10 Inzagerecht Inzagerecht Schriftelijk 4 weken termijn Niet onbeperkt Persoonlijke/interne notities werkgever Notities die ook over andere werknemers gaan Verzoek tot wijziging stukken dossier Aanvulling verbetering verwijdering TIPS

11 Inhoud personeelsdossier Wat zit erin? ID CV + sollicitatiebrief Arbeidsovereenkomst met bijlagen + evt. aanhangsels Pensioen Werkrooster en verlof Functieomschrijving Targets / doelen Verslagen (fg/bg) >> Bij voorkeur: vaste opbouw Verbetertraject Scholing + diploma s Waarschuwingen Overig Geen medische gegevens!

12 Personeelsdossier Wie is er verantwoordelijk? Management, HR adviseert. Objectief i.p.v. Subjectief Wanneer ontslag mogelijk? Zie verder.

13 Disfunctioneren / verwijtbaar handelen en maatregelen

14 Maatregelen Mogelijkheden werkgever: Gesprek werknemer + verslag Controle Waarschuwing Schorsing Tegenactie werknemer: Ziek(melden) Recht op werkzaamheden Berusten procedure Vrijstelling van werkzaamheden Demotie Ontslag (op staande voet)

15 Controle personeel Werkgevers hebben veel informatie over personeel en kunnen veel informatie verzamelen. Denk aan cameratoezicht, controle mail e.d. Mag dat? Niet structureel en voldoen aan voorwaarden Wbp; Extra voorwaarden als het geheime controles zijn. Voorwaarden geheime camera s (Wbp): Legitieme reden (bedrijfsbelang zwaarder dan privacy) Geen andere manier mogelijk Vooraf in algemene termen informeren over mogelijk verborgen camera s: OR Melden bij autoriteit persoonsgegevens + vragen om voorafgaand onderzoek Redelijk verdenking Vooraf controle autoriteit

16 Cameratoezicht & mail en internet Verborgen cameratoezicht Ernstig vermoeden strafbaar feit (misdrijf) Niet gebruiken voor beoordeling werknemer Niet voor mystery-shopping Tijdelijk Achteraf betrokken personen informeren Mail en internet Voorwaarden stellen mogelijk Soort gebruik verbieden Periodieke controle verboden gebruik Controle met doel: beveiliging, beschermen bedrijfsgeheimen Vertrouwelijkheid respecteren

17 Andere vormen Telefoon GPS/tracking ander volgsysteem Richtlijnen/ beleid opstellen Doel van reguliere camera s is doorgaans niet voor beoordeling werknemers

18 Ontslaggronden

19 Geen dossier, geen einde overeenkomst Sinds WWZ: Moet er geheel voldaan zijn aan minimaal 1 ontslaggrond (artikel 7:669 BW) Samenloop

20 Ontslaggronden WWZ a) Bedrijfseconomische redenen b) Langdurige arbeidsongeschiktheid c) Frequent ziekteverzuim d) Disfunctioneren e) Verwijtbaar handelen of nalaten werknemer f) Weigeren i.v.m. Gewetensbezwaren werknemer g) Verstoorde arbeidsverhouding h) Andere omstandigheden / restgrond Redelijke grond als: Herplaatsing niet mogelijk is Binnen redelijke termijn Ook niet na scholing In een andere functie

21 Ontslaggronden WWZ D-grond: Disfunctioneren Ongeschiktheid (onkunde) Anders dan door ziekte of gebreken Werknemer is in kennis gesteld (waarschuwing vooraf/kenbaarheid) Werknemer is in de gelegenheid gesteld het functioneren te verbeteren (verbetertraject / scholing) Resultaat van verbetertraject blijft uit Gevolgen Ongeschiktheid niet te wijten aan onvoldoende zorg tot scholing en arbeidsomstandigheden Herplaatsingsmogelijkheden (in lagere functie) demotie

22 Ontslaggronden WWZ E-grond: verwijtbaar handelen of nalaten Onwil Het gaat dus niet om niet-kunnen (dat valt namelijk onder de D-grond, disfunctioneren) Wangedrag In redelijkheid kan niet gevergd worden om arbeidsverhouding in stand te laten (geen herplaatsingsverplichting) Evt. geen vergoeding Herplaatsingsmogelijkheid hoeft niet (altijd) gezocht te worden.

23 Stappenplan

24 Stappenplan dossieropbouw Basis Duidelijke en objectieve afspraken Gesprekken (fg+bg) Scholing Probleem Tijdig melden disfunctioneren Concreet onderbouwen Achterhalen oorzaak + gesprek v.v. Opstellen verbeterplan (door en met werknemer!) Verslagleggen Beslissing (Eind)evaluatie Consequenties

25 Basis Arbeidsovereenkomst Basis Duidelijke en objectieve afspraken Gesprekken (fg+bg) Scholing Probleem Tijdig melden disfunctioneren Concreet onderbouwen Achterhalen oorzaak + gesprek v.v. Opstellen verbeterplan (door en met werknemer!) Verslagleggen Personeelshandboek Functieomschrijving Inwerken werknemer (Voorbereiden) functionerings- en beoordelingsgesprekken Schriftelijk vastleggen + ondertekenen Scholingsplicht Beslissing (Eind)evaluatie Consequenties

26 Probleem Basis Duidelijke en objectieve afspraken Gesprekken (fg+bg) Scholing Probleem Tijdig melden disfunctioneren Concreet onderbouwen Achterhalen oorzaak + gesprek v.v. Opstellen verbeterplan (door en met werknemer!) Verslagleggen Beslissing (Eind)evaluatie Consequenties Oorzaak (ziekte, anders?) Niet wachten met melden disfunctioneren; evt. tussentijdse gesprekken. Gesprek: eerlijk en duidelijk Prioriteiten + toon Voorbeelden + feiten Bespreken uitkomst Gedegen verbetertraject! (Schriftelijk: duur + doelen + afspraken + evaluatie + consequenties) Redelijke termijn Altijd verbetertraject?

27 Basis Basis Duidelijke en objectieve afspraken Gesprekken (fg+bg) Scholing Probleem Tijdig melden disfunctioneren Concreet onderbouwen Achterhalen oorzaak + gesprek v.v. Opstellen verbeterplan (door en met werknemer!) Verslagleggen Beslissing (Eind)evaluatie Consequenties Hervatten werkzaamheden Laatste kans Beëindiging dienstverband

28 Hulpmiddelen dossieropbouw Standaard branche-arbeidsovereenkomst Cao Personeelsreglement / huisregels Model beoordelingsformulier Model waarschuwingsbrieven Functieomschrijvingen (CAO Fashion, Sport & Lifestyle, m.u.v. Wonen)

29 Beoordeling- en functioneringsgesprekken Hulpmiddel bij communicatie over verwachtingen Voorbereiden / aankondigen Beoordelingsgesprek: oordeel van werkgever eenzijdig Functioneringsgesprek: visie werkgever en werknemer tweezijdig Voorkom verrassingen! Tips: Opbouw gesprek Bevestiging + verslag

30 Einde dienstverband

31 Beëindiging dienstverband Stappenplan volgen Doorpakken Gedegen dossier (niet per se dik dossier!) Herplaatsingsmogelijkheden? Wijzen van eindigen

32 Beëindiging dienstverband UWV procedure (opzeggen met ontslagvergunning) Ontbinding rechter Vaststellingsovereenkomst Instemming Ontslag op staande voet

33 Beëindigingsovereenkomst (wederzijds goedvinden) Een beëindigingovereenkomst moet schriftelijk worden overeengekomen. Voor de werknemer geldt een wettelijke bedenktijd van veertien dagen, na het bereiken van overeenstemming. Binnen deze termijn kan de werknemer de beëindigingovereenkomst ontbinden door een schriftelijke verklaring. De werkgever moet de werknemer in de beëindigingovereenkomst schriftelijk over de bedenktijd informeren. Doet de werkgever dat niet, dan wordt de bedenktijd verlengd tot drie weken. Komt een werknemer terug van een akkoord en wordt binnen zes maanden een nieuwe beëindigingovereenkomst gesloten, dan geldt er geen bedenktijd meer.

34 Transitievergoeding + billijke vergoeding Een werknemer met een dienstverband van minimaal 2 jaar heeft recht op een transitievergoeding bij beëindiging of niet-verlenging van zijn arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever. De vergoeding bedraagt 1/6 maandsalaris per 6 maanden voor de eerste 10 dienstjaren en een 1/4 maandsalaris per 6 maanden voor de andere jaren. De vergoeding is gemaximeerd tot bruto (2017), of een jaarsalaris als dat hoger is. Bij ernstige verwijtbaarheid van de werknemer is geen transitievergoeding verschuldigd, bij ernstige verwijtbaarheid van de werkgever kan de werknemer aanspraak maken op een aanvullende vergoeding (naast de transitievergoeding).

35 Rechtspraak

36 Rechtspraak Door de verandering in de wetgeving (WWZ) is het onduidelijk welke waarde kan worden gehecht aan uitspraken vóór 1 juli Jurisprudentie ná 1 juli 2015: Rb Midden Nederland Afwijzing Werkgever FNV verzoekt tot ontbinding vanwege o.a. disfunctioneren. Werknemer door reorganisatie andere functie met proefperiode van 12 maanden. Werknemer geeft per brief na enige maanden aan na 12 maanden deze functie niet meer te willen. Reden: gebrek aan ondersteuning e.d. Werknemer wordt daarop direct op non-actief gesteld. Geen kenbaarheid over disfunctioneren, geen verslaglegging, geen verbeterplan, geen consequenties.

37 Rechtspraak Afwijzingen Rb Overijssel Rb Limburg Werkgever verzoek ontbinding. Werknemer moest presentatie geven waarbij ook een zakelijke relatie bij was waarmee spanningen waren. Werknemer is tijdens de presentatie ziek naar huis gegaan. Kort daarop aangegeven dat hij weg wilde. Werknemer komt daarop terug en biedt zakelijk relatie ook excuses aan voor vertrek tijdens presentatie. Tegenverzoek werknemer (verstoorde arbeidsverhouding). Hoge vergoeding. Werkgever verzoekt ontbinding. Werknemer zou visie werkgever afvallen en solistisch werken. Een collega zou daardoor zijn vertrokken. Voorval begin 2014, begin 2016 schriftelijke waarschuwing (rode kaart). Niet onderbouwd, geen verbetertraject. Afwijzing.

38 Rechtspraak Afwijzingen Rb Limburg Rb Overijssel Na 24 jaar dienstverband worden opmerkingen gemaakt over disfunctioneren. Zware bewijslast voor werkgever. Werknemer erkent verbeterpunten. Werknemer heeft op andere afdeling gewerkt en opleiding gevolgd met een coach. Werknemer werd verzocht om verbeterplan te schrijven. Deze heeft dat niet gedaan. Werkgever wordt verweten dat traject nooit is gestart. Ontslaggrond onvoldoende onderbouwd; elke verslaglegging over disfunctioneren ontbreekt, beoordelingsverslagen melden juist goed functioneren. Geen verbetertraject. Uit eerder assessment blijkt juist geschiktheid voor de functie.

39 Rechtspraak Toewijzing Rb Den Haag Werkgever verzoek ontbinding vanwege disfunctioneren. Daarbij blijkt ook dat werknemer valse informatie heeft gegeven over persoonsgegevens, opleiding en werkervaring. Vanwege kritische beoordeling ontslag zonder vergoeding. Rb Noord Nederland Hof Arnhem Leeuwarden Werknemer in dienst sinds Sinds 2007 diverse coaching trajecten. Verbetertraject in Ook daarna nog diverse voortgangsgesprekken gevoerd. In 2014 verbetertraject met externe coach en consequentie bij onvoldoende verbetering. Alle werknemers geven aan dat er sprake is van onvoldoende functioneren. Schorsing werknemer en werkgever verzoekt ontbinding. Rechter: voldoende dossier, werknemer moest echt begrijpen (ook voor 2014) dat werkgever ontevreden was.

40 Rechtspraak Verbeterplan Rb Midden Nederland Werkgever verzoekt tot ontbinding vanwege disfunctioneren. Kritiek op werknemer door vorig bestuur. Werknemer heeft dit weersproken. Huidig bestuur heeft aangegeven verleden te willen laten rusten. Kort daarop verbeterpunten aangedragen door bestuur met consequentie (demotie). Werknemer wenst concreter plan (SMART). Dit gebeurt niet. Afwijzing nu verbeterplan onvoldoende duidelijk was en duur traject te kort (4 maanden).

41 Valkuilen, tips & tricks

42 Valkuilen Communicatie! Geen duidelijke taken en functie Geen hoor- en wederhoor Geen verslaglegging, te laat dossiervorming Te aardig: geen disfunctioneren / verwijtbaar handelen aan te tonen Slecht nieuws laat gemeld Niet doorpakken Geen consequenties (functiewijziging / overplaatsing / ontslag) Willekeur / subjectief, verlies objectiviteit / niet consequent Voorbeeldfunctie Geen tijd? Vooroordeel Geen verbetertraject!

43 Tips dossieropbouw Blijf communiceren en managen! Neem de tijd + wees consequent Alsnog aanleggen dossier + inhalen achterstand Zie stappenplan Aanspreken werknemer / meerdere gesprekken Zelfreflectie werknemer Arbo-dienst op voorhand berichten (i.v.m. Ziektemelding) Twijfel: Vraag advies! Alternatieven: Vaststellingsovereenkomst Loopbaanbegeleiding Ontslag op andere grond? Oosv

44 Juridische dienstverlening GRATIS eerstelijns advies door ondernemersadviseur Inloopadviesdag in Zeist: 1 uur gratis advies van een specialist Tweedelijns Advies door jurist Arbeidsrecht Huurrecht Consumentenrecht- en leveranciersgeschillen Ledentarief (2017): 120,- excl. BTW

45 Vragen?

46 INretail Arnhemse Bovenweg 100 Postbus AT Zeist