Voorkomen is beter dan incasseren. Witboek over eerlijk en effectief debiteurenbeheer

Transcriptie

1 Voorkomen is beter dan incasseren Witboek over eerlijk en effectief debiteurenbeheer

2 Inleiding Juristen zijn mensen wier woorden en woede men kan huren Geen enkele ondernemer zit te wachten op discussies over facturen, op te late betalingen of op wanbetalers. Het zorgt voor veel gezeur en nog meer kosten. Besteedt u uiteindelijk het innen van de vordering uit, dan is het vrijwel zeker dat u uw klant nooit meer terugziet. Ongeacht hoe klantvriendelijk en resultaatgericht uw deurwaarder, advocaat of incassobureau ook pretendeert te werken. Wederom staat het te laat of niet betalen van facturen in de top 5 (TNS Nipo, 2014) van belangrijkste knelpunten voor ondernemend Nederland. Deurwaarders, advocaten en incassobureaus genereren omzet door uw onbetaalde vorderingen te incasseren. Meer onbetaalde vorderingen, wanbetalers of juridische problemen betekent voor hen derhalve meer winst. Hierdoor is er voor deze dienstverleners nauwelijks belang om u te behoeden voor wanbetalers of andere juridische problemen. Rechtsbijstandsverzekeraars hebben nóg minder belang om uw organisatie te behoeden voor juridische perikelen. Niet alleen verdient de verzekeraar vorstelijk aan uw onbetaalde vorderingen door de incassokosten die zij in rekening brengen bij uw klanten, maar zij is verzekerd van inkomsten door het heffen van de verzekeringspremies. Op het moment dat een juridisch probleem complexer wordt, doet de verzekeraar er alles aan om uw probleem buiten de polisvoorwaarden te laten vallen, vaak met succes. Uw advocaat, rechtsbijstandsverzekeraar, deurwaarder én incassobureau wordt beter van uw malaise. Dit terwijl u nooit heeft gevraagd om deze problemen. Dat kan en moet anders. Alle belangen op één lijn. Dit wordt bereikt wanneer uw juridisch dienstverlener niet beter wordt van meer van uw problemen, maar van minder. Wat betekent dit voor de dienstverlening? Voorkomen is beter dan incasseren. In dit witboek worden deze problemen in de wereld van de dubieuze debiteuren beschreven en concrete oplossingen aangedragen. Inleiding 2

3 De kwaal Tussen recht en onrecht groeit het graan der juristen Late en onbetaalde facturen kosten het bedrijfsleven astronomisch veel geld. Het betalingsverzuim bedraagt momenteel ruim 7%. Daarnaast wordt op dit moment 1,7 % van alle verstuurde facturen helemaal niet betaald (Attradius betalingsbarometer, 2014). De directe kosten voor Nederland? Een schokkende 14,3 miljard. Cijfers op macro niveau is één ding, maar de gevolgen van te late betaling of wanbetalers zijn pas echt goed merkbaar in uw eigen onderneming. Slordig debiteurenbeheer heeft meer nadelige gevolgen dan alleen omzet mislopen en een slechte liquiditeitspositie. Het belemmert de groei en innovatieve kracht van uw onderneming. De gevolgen van slechte liquiditeit zijn dus groot. Het bepaalt voor een groot deel de waarde van uw onderneming en voor kredietverleners is het één van de belangrijkste parameters bij de beoordeling van uw financieringsaanvraag. Liquiditeit is goed te vergelijken met zuurstof; ook al bent u kerngezond, zonder zuurstof houdt u het niet lang uit Er zijn vier belangrijke elementen die ervoor zorgen dat er grote ontevredenheid heerst over incassobureaus, deurwaarders, advocaten en rechtsbijstandsverzekeraars. Wat er mis gaat 1) Scheef verdienmodel 2) Geen preventie bij inrichting traject 3) Lakse opvolging 4) Oneerlijk procesadvies 1) Scheef Verdienmodel Het doel van de juridisch dienstverlener is zoveel mogelijk omzet genereren. Werkt deze op basis van no cure no pay, dan wordt dit bereikt door zoveel mogelijk eenvoudige dossiers te behandelen. Een adagium in de incassowereld is niet voor niets. Massa is kassa! Veel eenvoudige dossiers is voor de no cure no pay dienstverlener zeer lucratief. Zonder de zaak inhoudelijk te hebben beoordeeld of bekeken zal uw dienstverlener, onder het motto: Niet geschoten is altijd mis. de eerste dreigbrieven aan uw klant versturen. Uw no cure no pay dienstverlener krijgt haar salaris altijd als eerste uitgekeerd. Ongeacht van wat uw klant betaald. Het eerste geld dat binnenkomt is dus altijd voor de no cure no pay dienstverlener. Het lukraak sturen van dreigbrieven zonder de zaak inhoudelijk te beoordelen, is dan ineens heel logisch. Wanneer een dossier daadwerkelijk is beoordeeld en complexer blijkt, zal de De kwaal 3

4 dienstverlener echter geneigd zijn u te adviseren de zaak niet door te zetten. Eenvoudige dossiers zijn welkom, complexere zaken worden geweerd. Daar komt bij dat no cure no pay alleen betrekking heeft op de kosten van de dienstverlener en niet op de hoge procesen deurwaarderskosten. Deze out of pocket kosten dient u toch zelf te voldoen. Wordt uw dossier op basis van no cure no pay in behandeling genomen, dan ontvangt u dus alsnog een factuur voor de hoge proceskosten. No cure no pay, waarom ontvangt u dan alsnog een factuur? Als uw dienstverlener toch bereid is uw zaak inhoudelijk in behandeling te nemen, zal deze zich moeten inlezen en uw zaak beoordelen. Uw kostbare tijd wordt dan besteed het toelichten van de gebeurtenissen in het dossier. U dient alle informatie te overleggen en uw dienstverlener zal daar de juridisch relevante feiten uit filteren. Een tijdrovend proces. No cure no pay betekent dus in feite dat u het risico en de kosten op u neemt terwijl uw dienstverlener altijd als eerste betaald krijgen en het risico heeft beperkt door slechts eenvoudige dossier te behandelen. U moet daarnaast opdraaien voor de hoge proceskosten. Een oneerlijke situatie. 2) Preventie en inrichting traject MKB-bedrijven zijn vaak pragmatisch ingesteld en willen snel en veel orders binnenhalen. Hoe de overeenkomst precies tot stand komt en met welke partij men precies van doen heeft, is vaak van ondergeschikt belang. Het gaat uiteindelijk om het binnehalen van omzet. Dit terwijl de voorwaarden van de overeenkomst van het grootste belang zijn voor goed debiteurenbeheer. 28% van de debiteuren geeft aan een factuur onbetaald te laten vanwege onduidelijkheid over de afspraken en/of de geleverde prestatie (Attradius, 2014). Voor een (snelle) betaling moet het daarom voor alle partijen volstrekt duidelijk zijn wat, wanneer, hoe en onder welke voorwaarden de prestatie geleverd moet worden. MKB-ondernemingen gaan hier te lichtzinnig mee om. Terwijl juist hier geldt, een goed begin is het halve werk en er veel winst te behalen is. Zo lang de stroom onbetaalde facturen haar kant op komt, maalt uw juridisch dienstverlener hier niet om. Immers, waarom zou zij actief bijdragen aan minder werk en omzet? Nog vaker (45,7%) worden rekeningen niet betaald omdat uw klant het geld simpelweg niet heeft. Dit risico is nooit helemaal uit te sluiten, maar het is wel mogelijk om beter inzicht te krijgen in de financiële positie van uw klant. Het succes van debiteurenbeheer wordt onder meer uitgedrukt in Days Sales Outstanding (DSO). Er wordt dan gemeten hoeveel dagen het gemiddeld kost voordat u betaald wordt voor uw prestatie. Voor een laag DSO is een professionele inrichting van uw incassotraject van groot belang. Wie maakt de facturen? Hoe worden deze aangemaakt? Zijn ze juist en duidelijk? Wat is een goede betaaltermijn voor welke klant? Worden herinneringen en aanmaningen op tijd verstuurd? Allemaal zaken waarmee u rekening dient te houden voor een professionele inrichting van uw incassotraject. 3) Lakse Opvolging Nadat de factuur is verstuurd, maar voordat deze is overgedragen aan uw juridisch dienstverlener, moet uw organisatie zorgen voor consequente opvolging indien de betaling uitblijft. Herinneringen, aanmaningen en andere incassohandelingen moeten goed De kwaal 4

5 uitgevoerd worden. Dit klinkt als een open deur, maar in de praktijk is de consequente opvolging het grootste probleem. Uw klanten zullen, ondanks uw prestaties, vaak verontwaardigd reageren op herinneringen en aanmaningen. Debiteuren grijpen regelmatig het ontvangen van de herinnering of aanmaning pas aan om een discussie te beginnen over de geleverde prestatie. Door lakse opvolging gaat er dus kostbare tijd verloren. Kan uw klant de factuur tijdelijk niet betalen dan worden de meest uiteenlopende redenen aangevoerd. Onze ervaring leert echter dat het overgrote deel van de debiteuren de intentie heeft om de factuur te voldoen. Betalingsregelingen afspreken is dan een goede oplossing. Zijn er afspraken over betalingsregelingen of uitstel van betaling gemaakt, dan moeten deze afspraken natuurlijk wel worden nagekomen. Uw organisatie moet daar op toezien. Voor uw medewerkers zijn gesprekken in het kader van de opvolging van uw debiteurenbeheer erg lastig en vervelend. Uw medewerkers kiezen liever de weg van de minste weerstand en zullen het vervelende werk voor zich uitschuiven. Begrijpelijk, maar daardoor niet minder kwalijk voor uw onderneming. Goede opvolging is van cruciaal belang voor goed debiteurenbeheer. 4) Oneerlijk procesadvies Wat u ook doet, een klein percentage van uw facturen zal niet betaald worden of er ontstaan discussies. Hier ontkomt geen enkele onderneming aan. U zal moeten beslissen of het opportuun is de vordering uit handen te geven en naar de rechter zult gaan. Hierbij moet u in ieder geval de volgende afwegingen maken. - Wat is de kans dat ik de rechtszaak win? - Wat zijn de kosten? - Wat zijn de opbrengsten? - Hoe betaalt de debiteur de vordering? - Beïnvloedt het de continuïteit? Om bovenstaande afwegingen goed te maken, dient u een jurist te raadplegen. Echter, wat is het belang van deze jurist om u écht goed te adviseren? Maar, deze werken toch op basis van no cure no pay? horen wij u denken. Dat klopt, maar vraagt u zich vervolgens het volgende af: Wordt daarmee het belang van deze dienstverlener om u eerlijk en goed te adviseren groter of kleiner?. De kwaal 5

6 Het medicijn Uw onderneming heeft behoefte aan een vaste juridisch dienstverlener die geen belang heeft bij uw malaise, maar er beter van wordt wanneer u geen discussies of betaalproblemen heeft met uw debiteuren. Deze dienstverlener moet beloond worden voor preventie van betaalproblemen en vanaf het ontstaan van de overeenkomst betrokken zijn. Een coöperatie heeft, doordat zij winst deelt met haar leden, geen belang bij uw malaise. Een coöperatie als juridisch dienstverlener zal er alles aan doen om zo veel mogelijk leden te bedienen met zo min mogelijk medewerkers en middelen. Haar dienstverlening zal vooral gericht zijn op preventie. Veel rechtszaken kunnen voorkomen worden doordat juristen betrokken zijn vanaf het ontstaan van de overeenkomst. Bijkomen voordeel is dat u dan nooit dossiers over hoeft te dragen. Kiezen voor KasCo betekent dat uw onderneming zich niet meer bezig te hoeft houden met debiteurenbeheer. De liquiditeitspositie verbeterd direct, en eventuele problemen worden in de kiem gesmoord. Uw interne facturatie proces blijft ongewijzigd door de API-koppeling die KasCo maakt met uw boekhoudpakket. Eerlijk verdienmodel KasCo is een coöperatie en deelt eventuele opbrengst met haar leden. KasCo heeft hierdoor vooral belang bij veel leden die weinig te maken hebben met wanbetalers of juridische problemen. Wanneer wij een rechtszaak niet hebben kunnen voorkomen, dan treden we niet alleen voor u op in de procedure, maar we schieten de proceskosten voor het voeren van de procedure ook voor. U bent dan geen out of pocket kosten kwijt terwijl wij uw recht halen. Op deze manier delen we het risico en weet u zeker dat we u voorzien van een eerlijk advies. KasCo deelt de opbrengst uit haar werkzaamheden op 2 manieren. 1) Worden er incassokosten in rekening gebracht en betaald? U ontvangt direct 25% van deze extra kosten. U krijgt dus direct de hoofdsom, de rente en 25% van de incassokosten uitgekeerd. Het medicijn Vraag uw accountant of boekhouder naar de mogelijkheden. 6

7 De andere 75% van de incassokosten gebruikt KasCo om haar vaste en variabele kosten te dekken. Dit zijn dus de daadwerkelijke kosten voor het behandelen van het dossier zonder winstmarge. 2) Blijkt aan het einde van het jaar dat KasCo winst heeft gemaakt, dan wordt de winst verdeeld onder haar leden. Hoe meer ellende KasCo heeft helpen voorkomen hoe succesvoller haar bedrijfsvoering. Het verdienmodel van KasCo heeft beslissende invloed op onze manier van werken. Professionele inrichting Aan iedere factuur ligt een overeenkomst ten grondslag. Hoe deze overeenkomst tot stand komt en diens precieze inhoud, is voor uw debiteurenbeheer van zeer groot belang. Wanneer partijen duidelijk voor ogen hebben welke prestaties over en weer geleverd moeten worden, is de kans op discussies op een later moment veel kleiner. Het inrichten van uw debiteurenbeheer moet daarom beginnen met het bekijken en beoordelen van uw verkoopvoorwaarden, service level agreements en andere standaardcontracten. Ook uw verkoopmedewerkers moeten bewust worden gemaakt over hoe en wanneer een overeenkomst tot stand komt. Het is daarnaast aan te raden om, bij grote klanten die achteraf betalen, een controle van de kredietwaardigheid in uw verkooptraject in te passen. De informatie die hiermee wordt verkregen is geen 100% garantie voor een snelle betaling, maar het reduceert het risico op niet-betaling aanzienlijk. Voor blijvend succesvol debiteurenbeheer dient u uw verkooproute en overeenkomsten jaarlijks door specialisten te laten beoordelen. Een laag DSO, en daarmee een goede liquiditeit, bereikt u vervolgens door het incassotraject goed in te richten. Met het incassotraject wordt de opvolging na het versturen van de factuur bedoeld. Bijvoorbeeld hoeveel herinneringen, aanmaningen en sms jes uw bedrijf verstuurd aan de debiteur. Een directe koppeling met uw boekhoudprogramma maakt dit erg eenvoudig. Het is dan een kwestie van eenmaal instellen en u heeft er geen omkijken meer naar. Het type incassotraject dat het beste werkt voor uw onderneming is sterk afhankelijk van de branche waarin u opereert. Heeft u veel kleine klanten of enkele grote? Factureert u consumenten of bedrijven? Allemaal factoren die invloed moeten hebben op de inrichting van uw incassotraject. Bij veel kleine facturen is het belangrijk dat uw klant u niet vergeet. Factuur, herinnering en eventueel een sms moeten kort achter elkaar verstuurd worden. Het spreekt voor zich dat weinig grote klanten compleet anders benaderd moeten worden. Een effectief incassotraject is maatwerk. De branche, de klanten en uw prestaties zijn allemaal elementen waar u rekening mee dient te houden bij het inrichten van het incassotraject. Het medicijn 7

8 Consequente opvolging Het ontbreken van consequente opvolging van het incassotraject is in de praktijk het grootste obstakel voor goed debiteurenbeheer. Het zal u verbazen in welke mate uw cashflowpositie verbetert als er een consequente opvolging van uw incassotraject is. De wijze waarop uw medewerkers deze precaire taak oppakken bepaalt voor een groot deel het beeld dat uw klanten hebben van uw onderneming. Wanneer u de opvolging van het incassotraject uitbesteedt dan heeft dit veel voordelen. Het resultaat is overwegend veel beter omdat vreemde ogen dwingen. Meerdere (online) betaalmogelijkheden, het aanvragen van betalingsregelingen en het maken van bezwaar dienen op eenvoudige wijze aangeboden te worden aan uw klanten. betaalpagina van KasCo. U heeft er geen omkijken meer naar, bespaart kosten en verbeterd de liquiditeitspositie van uw onderneming direct. Het is belangrijk dat uw klanten op een eenvoudige manier kunnen communiceren over de factuur. Is er een probleem met de geleverde dienst? Is er al een deel betaald? Zijn er afspraken gemaakt over gedeeltelijke creditering van de factuur? Allemaal zaken die u direct moet weten om eventuele problemen in de kiem te smoren. Klantgerichte nazorg Uw klant heeft de vordering onbetaald gelaten of is niet akkoord met de door u geleverde prestatie. U dient een beslissing te nemen over het vervolgen van het traject. Omdat KasCo van het allereerste begin betrokken is geweest bij het dossier is er geen overdracht meer nodig. KasCo kan direct een procesadvies voor u opstellen. Gaat u de zaak winnen? Wegen de kosten op tegen de baten? Biedt de debiteur verhaal? Allemaal zaken die u dient te weten voordat u naar de rechter stapt. KasCo voorziet u aan het einde van het incassotraject van een eerlijk procesadvies, maar u neemt uiteindelijk de beslissing. Het medicijn KasCo, goed voor elkaar. Vragen? Neem gerust contact op. Weesperstraat DN Amsterdam T: E: info@kascooperatie.nl 8