Afwegingen bij beleid voor aanmanen. Wettelijke regeling voor incassokosten. Notitie

Transcriptie

1 Afwegingen bij beleid voor aanmanen Wettelijke regeling voor incassokosten Notitie

2 Inhoud Inleiding... 3 Enkele vragen die spelen... 3 Welke termijnen?... 3 Breken met oude gewoontes... 3 Hoe vaak aanmanen en op welke manier?... 4 Ook telefonisch benaderen?... 4 Incassokosten vorderen; formaliteiten... 5 Uitsteden of zelf doen?... 6 Afwegingen bij opzetten van een traject voor factureren en aanmanen 2012 ProAccept credit control Herculesplein AA Utrecht Postbus SB Utrecht Tel Fax info@proaccept.nl Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen zonder schriftelijke toestemming van ProAccept Credit Control DISCLAIMER: Aan de totstandkoming van deze informatie is veel aandacht besteed, maar gebruik ervan geschiedt op eigen risico. ProAccept Credit Control B.V. is niet aansprakelijk voor gevolgen van het gebruik van de in dit servicedocument opgenomen informatie

3 2012 3

4 Bij het opzetten van een traject voor factureren en aanmanen spelen verschillende omstandigheden en afwegingen een rol. Veel daarvan hebben te maken met de situatie in uw eigen bedrijf en branche. Er is dus niet zomaar één standaard oplossing te geven; verschillende oplossingen kunnen voor uw bedrijf de beste zijn. In deze notitie zetten wij een aantal zaken die een rol spelen bij het opzetten van een traject voor debiteurenbeheer op een rij. We presenteren een aantal vragen die gesteld kunnen worden, we geven een visie op die vragen en u vindt een aantal voorbeelden voor trajecten zoals die eruit kunnen zien. Soms zult u zelf aanpassingen kunnen maken die het best bij u passen, maar soms ook zult u daar advies of begeleiding bij willen. Ook daarvoor kunt u dan bij onze adviseurs terecht. Enkele van de vragen die spelen bij opzetten van een traject voor debiteurenbeheer Welke termijnen wilt u hanteren? Welke termijnen zijn gebruikelijk in uw branche? Zijn uw klanten gewend aan termijnen uit het verleden en wat is nodig om een aanpassing daarvan geaccepteerd te krijgen? Hoe vaak wilt u gaan aanmanen en op welke manier? Gaat u schuldenaren ook telefonisch benaderen? Hoe gaat u om met de nieuwe regels voor incassokosten vanaf 2012? Wilt u de mogelijkheid om incassokosten van de schuldenaar te vorderen veiligstellen? Wilt u gebruik (gaan) maken van de mogelijkheden om voor uw eigen werkzaamheden incassokosten te berekenen aan debiteuren? Wat is uw beleid op gebied van vorderingen ter incasso uit handen geven? Welke termijnen wilt u hanteren? Welke termijnen zijn gebruikelijk in uw branche? Welke termijn u hanteert als betaaltermijn op facturen kan afhankelijk zijn van verschillende factoren, zoals gewoontes in uw bedrijf of in uw branche. Belangrijk om te weten is dat de meest gehanteerde termijn in Nederland dertig dagen is. Traditioneel is het in sommige branches gebruik om langere termijnen te hanteren zoals tweeen soms wel drie maanden. Er zijn ook branches waarin wel een termijn van dertig dagen wordt gesteld op betaling van een factuur, maar waarin iedereen weet en er ook iedereen er genoegen mee neemt, dat feitelijk niet eerder dan na negentig dagen wordt betaald. Kortere termijnen zoals van veertien dagen of zelfs zeven dagen zie je in toenemende mate, met name in facturering naar particulieren. Vaak ook gedreven door de versnelling die internetverkopen in het proces geven. Advies: Afgezien van het feit dat gewoontes en commerciele afwegingen u soms anders dwingen, kun je stellen dat het verstandiger is een kortere termijn te stellen en dat op te laten volgen door een genuanceerd en communicatief herinnerings- en aanmaningstraject, dan een langere termijn op de factuur toe te staan en daarna meteen zware incassomaatreglen te (moeten) treffen omdat er inmiddels al zoveel tijd verstreken is. Een ding is onbetwist van toepassing: verstuur uw facturen meteen nadat u heeft geleverd! Van iedere dag vertraging die verstrijkt vóórdat u heeft gefactureerd, bent u zelf de oorzaak. Zijn uw klanten gewend aan termijnen uit het verleden en wat is nodig om een aanpassing daarvan geaccepteerd te krijgen? Wanneer uw klanten aan een lange betalingstermijn gewend zijn en u die wilt verkorten, dan kunt u tegen verschillende belemmeringen oplopen. Advies: Het is verstandig om een strak beleid uit te zetten met in objectieve zin korte maar algemeen geaccepteerde termijnen. Binnen dat beleid heeft u de gelegenheid om met zorgvuldige afstemming

5 van de toon van herinneringen en aanmaningen een gewenningsperiode te creëren waarin u betalingstermijnen langzaam terug kunt dringen zonder uw klanten af te schrikken. Dat is beter dan een (wellicht verouderd) beleid van lange termijnen te laten bestaan en daarbinnen dan geen enkele ruimte voor coulance meer over te houden. Hoe vaak wilt u gaan aanmanen en op welke manier? Neem uw eigen termijnen serieus! Dus zodra een betaaltermijn is verstreken, wacht dan niet langer dan drie dagen met verzenden van een herinnering of aanmaning. Hanteer voor opvolgende herinneringen of aanmaningen steeds kortere termijnen. (Behoudens dwingend voorgeschreven formaliteiten zoals in de regeling voor incasskosten *) ) Het ene bedrijf verzendt veel meer aanmaningen dan het andere. In de afgelopen jaren tendeerde men steeds meer naar het verzenden van drie herinneringen/aanmaningen. Uitgaande van een betaaltermijn van 30 dagen op de factuur zou een schema er als volgt uit kunnen zien: Dag Actie Termijn 1 Factuur 30 dagen 33 Herinnering 7 dagen 43 1 e Aanmaning 5 dagen 50 Laatste Aanmaning 14 dagen *) *) Noot: Op 1 juli 2012 treedt de nieuwe regeling voor incassokosten in werking. Op onze website vindt u daar uitgebreide toelichtingen op. Een van de voorschriften uit die regeling is dat incassokosten alleen aan een schuldenaar kunnen worden berekend indien eerst nog een aanmaning is verzonden om binnen veertien dagen alsnog te betalen. Daarin moeten de gevolgen van niet tijdige betaling worden aangekondigd mét vermelding van het bedrag van de incassokosten volgens het daarvoor vastgestelde tarief. Lees hieronder ook de afwegingen over al dan niet telefonisch contact zoeken met schuldenaren en daarop volgend ons advies over het opzetten van een traject voor facturen en aanmanen. Gaat u schuldenaren ook telefonisch benaderen? Telefonisch of persoonlijk contact met uw klant is belangrijk. Het werkt effectief en geeft u de gelegenheid om debiteurenbeheer ook in te zetten als relatiebeheer. Zo krijgt u een kans om in debiteurenbeheer de banden met uw klant beter te maken in plaats van meer afstand te creëren, wat gemakkelijk kan gebeuren wanneer u alleen schriftelijke aanmaningen stuurt. Veel mensen hebben de neiging om telefonisch- en persoonlijk contact uit de weg te gaan door het in de aanmaningsprocedure als laatste middel te plaatsen of gewoon voor zich uit te schuiven. Het loont de moeite om daarin juist een omgekeerde denkwijze te volgen. Het is veel productiever om telefonisch contact te hebben voordat er inmiddels ergernis is gegroeid. Bijvoorbeeld dus volgens dit schema: Dag Actie Termijn 1 Factuur 14 dagen 17 Telefonisch contact Omgaand 24 Herinnering 7 dagen 33 1 e Aanmaning 5 dagen 40 Laatste Aanmaning 14 dagen *)

6 Advies: Er is in het zoeken naar een passend schema voor verzending van aanmaningen een balans te vinden tussen twee uitersten in een spanningsveld. Enerzijds: Alleen oog hebben voor vervulling van formaliteiten om zo snel mogelijk tot incassomaatregelen over te gaan Anderzijds: Het nemen van maatregelen tot incassering voortdurend uit te stellen en termijnen op te laten rekken uit vrees om een klantrelatie te beschadigen. Zoals al gesteld: er is geen standaard voor te geven. Maar in het algemeen kan wel gezegd worden dat de juiste balans zelden helemaal aan de ene of helemaal aan de ander zijde wordt gevonden. Wij adviseren u te zoeken naar een systeem waarin u veel aandacht aan persoonlijk contact met uw klant besteedt. Telefonisch contact in vroeg stadium kan nog heel gemakkelijk een prettig klantgesprek zijn in plaats van een onaangenaam aanmaningsgesprek. Het biedt u de gelegenheid om te informeren of de klant tevreden is en zelfs om de verstandhouding met uw klant te versterken. Uiteraard wel gecombineerd met een verzoek om de openstaande factuur te betalen. Het is natuurlijk waar dat in tijden van economische teruggang veel schuldenaren trager gaan betalen. Toch blijft het belangrijk om te bedenken dat mensen in het algemeen - en dus ook uw klant een zeer sterke neiging hebben om te willen voldoen aan een rechtstreeks naar hen uitgesproken verzoek. Niet zelden is het dilemma bij de schuldenaar, dat er meer te betalen facturen liggen dan er geld is. Sommige kunnen worden betaald, anderen niet. Wanneer u op dat moment degene bent die gewoonweg vraagt om het bedrag over te maken, dan is de kans groot dat u in de eerste categorie terechtkomt. Wij adviseren u om een systeem te hanteren met korte termijnen, die u zelf serieus handhaaft. Daarmee schept u duidelijkheid en creëert u meer contactmomenten met uw klant. Zoals gezegd: met korte termijnen en voordat een betaaltermijn al ver is overschreden, is het ook veel gemakkelijker om in vriendelijke sfeer contact te hebben en eventueel coulant te zijn. Hoe gaat u om met de nieuwe regels voor incassokosten vanaf 2012? Wilt u gebruik (gaan) maken van de mogelijkheden om voor uw eigen werkzaamheden incassokosten te berekenen aan debiteuren? De nieuwe regels voor het vorderen van incassokosten die gelden vanaf 1 juli 2012, geven een aantal mogelijkheden voor u als schuldeiser en schrijven meteen een heel aantal formaliteiten voor die gevolgd moeten worden. Een puntsgewijze beschrijving van de wettelijke regeling incassokosten: Incassokosten kunnen alleen aan de schuldenaar worden doorberekend wanneer aan de formaliteiten van de nieuwe wettelijke regeling incassokosten is voldaan. Incassokosten kunnen zowel worden berekend wanneer een schuldeiser incassowerkzaamheden zelf uitvoert, als wanneer die werkzaamheden zijn uitbesteedt aan een incassobureau of deurwaarder. (Maar niet dubbel.) Incassokosten bedragen minimaal 40,00 en zijn aan een maximum gebonden: 15% van de hoofdsom van de vordering tot 2.500,00 10% over de volgende 2.500,00 van de hoofdsom 5% over de volgende 5.000,00 van de hoofdsom 1% over de volgende ,00 van de hoofdsom 0,5% 0ver het meerdere van de hoofdsom met een maximum van 6775,

7 Er mogen geen incassokosten worden gerekend over verschuldigde rente. *) Wanneer de schuldeiser een vordering aan een deurwaarder of incassobureau heeft uitbesteed, dan mag de eventuele BTW over de incassokosten alleen worden doorberekend aan de schuldenaar, wanneer die BTW voor de schuldeiser geen verrekenpost is. Van deze regeling mag ten nadele van privé personen niet worden afgeweken. Incassokosten kunnen alleen worden berekend wanneer eerst nog een aanmaning is verzonden **) nadat de schuldenaar al in verzuim is. ***) In die aanmaning dient nog een termijn van veertien dagen te worden gegeven om te betalen. Ook moet worden aangekondigd wat de gevolgen van niet betalen zijn, met vermelding van de hoogte van de dan verschuldigde incassokosten. LET OP: Wanneer u als schuldeiser niet BTW-plichtig bent, dan kunt u de BTW over incassokosten die een deurwaarder of incassobureau u in rekening brengt, dus niet verrekenen met de belastingdienst. Omdat u dat bedrag in zo n geval aan extra schade lijdt mag dat ook op de schuldenaar worden verhaald. Echter: ook dat en het BTW-bedrag dient u dan in deze voorgeschreven veertien-dagen-aanmaning te vermelden. Wanneer een schuldeiser meer vorderingen op dezelfde schuldenaar heeft, moeten de incassokosten worden berekend over het totaal van die vorderingen alsof het één hoofdsom betreft. Voorwaarde is dan wel dat de schuldenaar het totaal van die bedragen op één moment betaalt. ****) Noten: *) Uitzondering: Volgens de wettelijke regeling mag verschenen wettelijke rente na en jaar bij de hoofdsom worden gevoegd. Daarna is het ook toegestaan om incassokosten te herberekenen over de vermeerderde hoofdsom. (Evenals in een systeem van overeengekomen samengestelde rente.) **) Hier ontstaat ruimte voor de aloude discussie of zo n aanmaning al dan niet aangetekend verzonden dient te worden. Het wordt niet voorschreven door de wet. In de toelichting op de wet wordt wel gesuggereerd dat aangetekende verzending de enige manier is om aan te kunnen tonen dat de schuldenaar de aanmaning heeft ontvangen. In practische zin en met het oog op het kostenaspect is het voor veel schuldeisers geen reële optie om al deze aanmaningen aangetekend te verzenden. Bij het zoeken naar compromissen kan worden gezocht naar andere methodes die het moeilijk maken voor schuldenaren om te ontkennen dat zij de aanmaning hebben ontvangen, zoals verzending per (tegelijk met verzending per gewone post). ***) Onder welke omstandigheden een schuldenaar in verzuim is, wordt behandeld in de artikelen 81 ev van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek. Onder de juiste omstandigheden kan worden aangenomen dat een schuldenaar na verstrijken van de factuurtermijn vanzelf in verzuim is. Er kunnen evenwel verschillende omstandigheden zijn waardoor een schuldenaar toch niet in verzuim is zonder dat eerst is aangemaand. Mede daarom is het in de praktijk gebruik om wél een aanmaning als ingebrekestelling te versturen. Om die reden adviseren wij om daadwerkelijk een aanmaning als ingebrekestelling te verzenden of, wanneer u dat niet wilt, door onze adviseurs de omstandigheden waaronder u factureert te laten onderzoeken en een advies over het onderwerp uit te laten brengen. (Overigens zijn er behalve de formaliteiten die vervuld moeten worden, uiteraard ook nog veel andere afwegingen die een rol spelen bij het opzetten van een traject voor factureren en aanmanen.) ****) Alleen wanneer de schuldenaar niet het volledige bedrag ineens betaalt mogen over afzonderlijke delen van de vordering (weer) afzonderlijk incassokosten worden berekend. Uitzondering: over een volgende vordering op dezelfde schuldenaar mogen wel direct afzonderlijk incassokosten worden berekend, wanneer die is ontstaan nadat voor (een) eerdere vordering(en), reeds incassowerkzaamheden waren gestart. Als eerste incassohandeling geldt in deze zin de verzending van de hierboven bedoelde veertien-dagen-aanmaning. Meer informatie en de vraag: zelf doen of uitbesteden? Op de website vindt u informatie over debiteurenbeheer, actualiteiten, modellen en rekenhulpen, waaronder een excel-bestand waarmee u gemakkelijk de goede incassokosten voor een vordering uit kunt rekenen. In een persoonlijk gesprek adviseren wij u graag over zelf doen of uitbesteden en over de mogelijkheden die het best passen in uw organisatie