DOSSIER AUTO VAN DE ZAAK

Transcriptie

1 INHOUD 1 Algemene zaken 2 secundaire arbeidsvoorwaarde leaseauto selectie werknemers 2 Voordeel is loon in natura 4 loonbelasting bijtelling bijtellingspercentages tijdsevenredig eigen bijdrage grondslag oude auto s bestelauto s werkkostenregeling 3 Gevolgen van bijtellen 9 bijdrage ZVW levensloop 30%- regeling afdrachtvermindering pensioen vakantie 4 Achterwege laten bijtelling 11 alleen zakelijk rittenregistratie vrije bewijsleer Verklaring geen privégebruik regels bestelauto s wachtdienst DOSSIER AUTO VAN DE ZAAK Wegwijs in het doolhof van bijtellingsregels Sinds de verhuizing van de auto van de zaak van de inkomstenbelasting naar de loonbelasting per 2006 heeft u er behoorlijk wat werk bij gekregen. Bovendien is er in die tussentijd nogal wat aangepast in de bijbehorende fiscale regels. Zo zijn de bijtellingspercentages de laatste jaren flink uitgebreid. Misschien bent u inmiddels de draad een beetje kwijtgeraakt wanneer en wat u precies bij het loon van de werknemer moet bijtellen wegens privégebruik van de auto van de zaak? In dat geval biedt dit dossier een uitkomst. U vindt hierin namelijk onder andere alles over de bijtellingsregels, dus wanneer u moet bijtellen wegens privégebruik of de bijtelling juist achterwege kunt laten. Ook krijgt u tips voor hoe u het risico op (financiële) problemen achteraf zo veel mogelijk kunt beperken, en komt de vastlegging van afspraken rond de auto aan bod. Kortom: met dit dossier heeft u alle zaken rondom de auto van de zaak overzichtelijk bij elkaar! 5 Speciale situaties 17 terugvorderen deel van het jaar uit dienst nieuwe bedrijfsauto andere vervoersmiddelen 6 Beperking risico s 21 verantwoordelijkheid naheffingsaanslag boete bezwaar maken 7 Vastleggen autoregels 24 gebruikersovereenkomst privégebruik schade boetes brandstof parkeerkosten Bijlagen 27 verklaring geen privégebruik auto modelrittenstaat modelverbod privégebruik auto van de zaak modelgebruikersovereenkomst auto THEMADOSSIER

2 1 Algemene zaken De auto van de zaak is en blijft voor werknemers een populaire secundaire arbeidsvoorwaarde. Ondanks de verplichte bijtelling is een auto van de zaak over het algemeen voordeliger dan een eigen auto. Ook voor de werkgever biedt het voordelen om werknemers een auto van de zaak te bieden. Tenminste, als zij voor hun werk veel op pad zijn. Een auto van de zaak levert namelijk veel minder administratieve lasten op dan het vergoeden van alle zakelijke kilometers. Maar wanneer is er nu precies sprake van een auto van de zaak? Als de werkgever een auto ter beschikking stelt aan zijn werknemers, is het in de eerste plaats belangrijk om te weten wanneer er sprake is van een auto van de zaak. Er gelden dan namelijk speciale regels voor het privégebruik van de auto. Gebruikt de werknemer de auto privé, dan is er sprake van loon in natura. In dat geval moet u de waarde van het privégebruik meetellen voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW). Dit is de bekende bijtelling voor de auto van de zaak. Deze bijtelling valt buiten de werkkostenregeling die per 1 januari 2011 is ingevoerd omdat u het voordeel van een auto van de zaak altijd bij de werknemer moet belasten. De regels voor de auto van de zaak zijn dus niet gewijzigd. 1.1 Auto ter beschikking Volgens de Belastingdienst is er sprake van een auto van de zaak als de werkgever de werknemer een auto ter beschikking heeft gesteld. Dit kan een personenauto of een bestelauto zijn. In de volgende gevallen is er sprake van een ter beschikking gestelde auto: De werknemer kan een auto van de zaak gebruiken voor zakelijke en privédoeleinden, waarbij normaal gezien alle kosten voor rekening komen van de werkgever. De auto is eigendom van de werkgever of hij heeft deze gehuurd of geleased. De werkgever vergoedt alle kosten (aanschaf, brandstof en dergelijke) van de eigen auto van de werknemer. De werkgever vergoedt de kosten van de auto die de werknemer zelf heeft gehuurd of geleased. De werknemer kan de auto van de zaak gebruiken wanneer hij maar wil. De werkgever heeft met de werknemer de afspraak gemaakt dat hij de auto alleen zakelijk gebruikt. Alleen zakelijk Als de werknemer privé geen gebruikmaakt van een ter beschikking gestelde auto, omdat hij dat niet wil of omdat de werkgever met hem de afspraak heeft gemaakt dat hij de auto alleen voor zake- lijke ritten gebruikt, is er ook sprake van een auto van de zaak. Het loon in natura kunt u dan op nul zetten en u hoeft niets bij het loon op te tellen. Kilometervergoeding Als de werknemer met zijn eigen auto rijdt en de werkgever hem alleen een (onbelaste) vergoeding van g 0,19 per kilometer voor zakelijke ritten geeft, is er geen sprake van een door de werkgever ter beschikking gestelde auto. Bijtelling kunt u in dat geval dus achterwege laten. Andersom mag de werkgever geen onbelaste kilometervergoeding geven als een werknemer met een ter beschikking gestelde auto rijdt. De werkgever mag de werknemer dus niet ook nog eens een onbelaste kilometervergoeding betalen voor reizen waarbij hij gebruikmaakt van de auto van de zaak. 1.2 Secundaire arbeidsvoorwaarde De auto van de zaak is een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde voor werknemers. Ondanks de bijtelling voor het privégebruik is een auto van de zaak over het algemeen voor een werknemer veel voordeliger dan een eigen auto en alle daarmee samenhangende kosten. Bovendien rijden ze dan vaak in de nieuwste modellen. Een organisatie kan zich onderscheiden in de arbeidsmarkt door Kantoormedewerker mag ook auto van de zaak rijden In principe stellen de meeste werkgevers alleen een auto van de zaak ter beschikking aan hun werknemers als zij die ook daadwerkelijk nodig hebben voor hun werk. Maar dat is dus niet verplicht! In 2006 heeft de Hoge Raad besloten dat het enige criterium om een auto van de zaak aan te bieden is dat een werknemer werkzaamheden voor zijn werkgever moet verrichten. Dus ook als werknemers de hele dag op kantoor zitten, kan de werkgever ze een auto van de zaak aanbieden. In dat geval is de auto gewoon een extra arbeidsvoorwaarde. 2 DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK

3 een auto als secundaire arbeidsvoorwaarde aan te bieden. Reiskostenvergoeding telt als auto van de zaak Reden Een voor de hand liggende reden om een auto van de zaak ter beschikking te stellen is als de werknemer voor zijn functie veel moet reizen. Bijvoorbeeld omdat de werknemer veel bij klanten op bezoek gaat. Dit levert veel minder administratieve lasten op dan wanneer de werkgever de zakelijke kilometers vergoedt die de werknemer maakt met zijn eigen auto. Lucas heeft geen auto van de zaak, maar ontvangt van zijn werkgever een vergoeding voor zakelijk gebruik en woon-werkverkeer. Hij was in 2010 e aan autokosten kwijt, zoals benzine, onderhoud, reparaties, verzekeringen, parkeergeld en afschrijving. Lucas ontvangt van zijn werkgever een vergoeding van e 0,45 per kilometer. In 2010 kwam deze vergoeding in totaal neer op e ( kilometer x e 0,45). Op e 500 na vergoedt Lucas werkgever dus alle kosten voor het gebruik van de auto. Daarom is in dit geval sprake van een ter beschikking gestelde auto door de werkgever aan Lucas. De werkgever moet de waarde van het privégebruik dus bij het loon van Lucas optellen. Niet altijd goedkoper Overigens is een auto van de zaak niet altijd goedkoper. Dit hangt af van de cataloguswaarde van de auto, het aantal gereden kilometers (zakelijke en privé), de afschrijvingskosten, het brandstofverbruik, de eigen bijdrage van de werknemer en het brutojaarinkomen. Naarmate een auto een hogere cataloguswaarde heeft en de werknemer meer zakelijke kilometers maakt, is een kilometervergoeding minder aantrekkelijk voor de werkgever. Woon-werkverkeer valt volgens de fiscus overigens ook onder zakelijk verkeer. Voor werknemers die met de auto naar het werk komen, kan het dus ook aantrekkelijk zijn dat hun werkgever hun een auto ter beschikking stelt. 1.3 Leaseauto Het grootste deel van de auto s van de zaak is een leaseauto. Voor werkgevers is het belangrijkste voordeel van leasen dat de organisatie geen bedrijfsauto s hoeft aan te schaffen. De leasemaatschappij neemt de werkgever verder veel rompslomp uit handen. Afhankelijk van het soort contract hoeft de organisatie vaak ook de daarmee samenhangende kosten en afschrijving niet te betalen. De werkgever kan kiezen tussen twee leasevormen: operational lease en financial lease Operational lease Dit is de meest voorkomende leasevorm. Bij operational lease blijft de auto eigendom van de leasemaatschappij en de werkgever huurt de auto bij de maatschappij. Daarvoor betaalt hij een vast bedrag per maand aan de leasemaatschappij. Bij zogenoemde netto operational lease betaalt de werkgever alleen dit huurbedrag en moet hij zelf bijkomende kosten als verzekeringen, reparaties en brandstof betalen. Bij full operational lease zijn al dit soort services bij het huurbedrag inbegrepen. De leasemaatschappij is dan verantwoordelijk voor het functioneren van de auto en draagt alle kosten. De werkgever heeft er verder geen omkijken meer naar. Uiteraard zijn er tussenvormen mogelijk, met meer of minder services. Het voordeel van deze vorm van lease is dat de werknemers nooit met verouderde auto s hoeven te rijden, omdat de werkgever regelmatig een nieuw model kan leasen Financial lease Bij financial lease gaat het in feite alleen om de financiering van de auto en wordt de werkgever direct eigenaar. Maandelijks betaalt de onderneming een bedrag aan de leasemaatschappij voor rente en afschrijving. Onderhoud, verzekeringen en reparaties komen voor rekening van de werkgever. Financiële lease kan aantrekkelijk zijn als de auto ook na afloop van het leasecontract nog van waarde is voor de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij vrachtwagens. Daarnaast kan het uit financieel oogpunt ook voordelig zijn omdat er bij aanschaf van een nieuwe auto gehandeld kan worden met de dealer. 1.4 Selectie werknemers Niet alle werknemers zullen in aanmerking komen voor een auto van de zaak. Bovendien is het ook een kostbare aangelegenheid om alle werknemers een auto ter beschikking te stellen. Soms kan een werkgever er niet onderuit, bijvoorbeeld in branches waarin het heel gebruikelijk is om in een auto van de zaak te rijden, zoals in de IT. Dan moet hij wel een auto ter beschikking stellen om zo als werkgever aantrekkelijk te blijven op de arbeidsmarkt. Beleid toekenning van auto s van de zaak is belangrijk Een beleid voor auto's van de zaak is belangrijk omdat over het algemeen niet alle werknemers een auto van de zaak krijgen. De werkgever kan er uit kostenoverwegingen voor kiezen om alleen auto s te geven aan werknemers die regelmatig voor hun werk op pad moeten. Daarnaast kan hij een selectief beleid hanteren om zo statusverschillen binnen de organisatie te benadrukken, bijvoorbeeld door alleen het hogere personeel een auto te geven of door ze auto s met een hogere cataloguswaarde ter beschikking te stellen. Het ter beschikking stellen van een auto kan ook gekoppeld zijn aan de prestaties op het werk. Presteert een werknemer uitstekend, dan is de bonus een auto van de zaak. Een vervolgstap zou kunnen zijn dat bij aanhoudend goede resultaten de werkgever hem een duurdere auto ter beschikking stelt. DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK 3

4 2 Voordeel is loon in natura De auto van de zaak is volgens de Belastingdienst een vorm van loon in natura. Dat betekent dat u maandelijks een bijtelling bij het loon van de werknemers met een auto van de zaak moet doen. Tenminste, als de werknemer meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar maakt. Er gelden verschillende bijtellingspercentages, die afhankelijk zijn van hoe zuinig de auto is. En is de auto ouder dan 15 jaar, dan berekent u de bijtelling weer op een andere manier. In dit hoofdstuk leest u alles over de bijtelling bij een auto van de zaak. De bijtelling van de auto van de zaak valt onder de Wet op de loonbelasting. Dit houdt in dat de Belastingdienst van u verwacht dat u maandelijks de bijtelling voor het privégebruik van de auto bij het loon moet optellen als de werknemer meer dan vijfhonderd privékilometers rijdt per jaar. Over deze bijtelling moet u dan loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW inhouden en vergoeden. Let op: u hoeft over de bijtelling geen premies werknemersverzekeringen te betalen. 2.1 Loonbelasting De auto van de zaak is dus geen loon in geld, maar loon in natura. Dit heeft gevolgen voor de grondslag waarover u bepaalde componenten berekent. Zo telt het privévoordeel van de auto van de zaak niet mee als pensioengevend loon voor de pensioenopbouw. Hetzelfde geldt voor de grondslag waarover u de vakantiebijslag berekent. Wel neemt u de auto van de zaak in beschouwing voor andere loonregelingen. Zo pakt een en ander voordelig uit voor de directeurgrootaandeelhouder (dga), die zich hierdoor in het kader van de gebruikelijkloonregeling minder loon hoeft toe te kennen. Verder houdt u rekening met de auto van de zaak bij het berekenen van de 30%-regeling en de afdrachtverminderingen. 2.2 Voordelen De auto van de zaak heeft voordelen voor de werkgever en de werknemer. De werknemer rijdt een relatief nieuwe Auto heeft voordelen voor werkgever en werknemer auto tegen een lage vergoeding, soms zelfs inclusief benzinevergoeding. Bovendien komen verzekeringskosten, reparatiekosten of onderhoudsbeurten meestal niet voor zijn rekening. Aftrek Aan de andere kant is het voor de werkgever voordelig dat de aanschaf- of leasekosten in aftrek gebracht kunnen worden van de vennootschapsbelasting, de belasting op de winst. Deze kosten moeten wel zijn terug te leiden naar de zakelijke gebruikskosten. Ook in deze context is het dus essentieel dat de werknemer zakelijk en privé gescheiden houdt. 2.3 Bijtellen? De bijtelling speelt een rol als de werknemer de auto bovenmatig veel privé rijdt. Bovenmatig wil zeggen: meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar. Woon-werkverkeer telt overigens niet mee als privégebruik. Als u niet bijtelt omdat de werknemer niet boven de gestelde grens uitkomt, moet u dit in uw administratie kunnen bewijzen tegenover de fiscus. De werkgever kan ervoor kiezen een (collectieve) afspraak met de Belastingdienst te maken over de manier van controleren. Wat verder tot de mogelijkheden behoort, is de Verklaring geen privégebruik auto van de Belastingdienst. De werknemer moet een aanvraagformulier hiervoor zelf downloaden van de website van de Belastingdienst of bestellen bij de BelastingTelefoon ( ) en neemt met het invullen hiervan alle verantwoordelijkheid op zich. In bijlage 1 vindt u een voorbeeld van deze verklaring. Bij eventuele naheffingen is de werkgever in dit geval gevrijwaard, maar u moet dan wel een kopie van de verklaring in uw administratie bewaren. Als het om een bestelauto gaat, kan de werkgever een verbod uitvaardigen over het privégebruik ervan. In dat geval blijft de werkgever echter altijd aansprakelijk. Meer over bewijsplichten om bijtelling te voorkomen, leest u in het volgende hoofdstuk. Kritisch De werkgever is verantwoordelijk voor een correcte bijtelling. Zorg daarom dat u altijd zo kritisch mogelijk blijft. Een fout is immers zo gemaakt en de fiscale gevolgen daarvan kunnen groot zijn. Controleer maandelijks de gegevens die 4 DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK

5 de werknemer aan u doorgeeft, zodat u naheffingen van de Belastingdienst kunt voorkomen. 2.4 Bijtellingspercentages Er zijn vier verschillende bijtellingspercentages ook wel forfaits genoemd namelijk: 0%, 14%, 20% en 25%. Het bijtellingspercentage is afhankelijk van hoe zuinig de auto is. Hoe lager de CO 2 -uitstoot van de auto, hoe lager de bijtelling. Betaalt de werknemer een eventuele eigen bijdrage voor privégebruik, dan kunt u die in mindering brengen op het forfait Bijtelling van 0% Heeft de werknemer een elektrische auto ter beschikking, dan is de bijtelling 0%. Elektrische auto s zijn duurder in aanschaf, maar stoten geen CO 2 uit. De overheid wil zo elektrische auto s stimuleren Bijtelling van 14% Rijdt de werknemer in een zeer zuinige auto, dan geldt het bijtellingspercentage van 14%. U moet dan wel kunnen aantonen dat de werknemer in zo n zuinige auto rijdt. De Belastingdienst beoordeelt een auto als zeer zuinig als de CO 2 -uitstoot niet meer is dan: 95 gram per kilometer (bij dieselauto s); 110 gram per kilometer (bij benzineauto s). Wilt u weten wat de hoogte van de CO 2 - uitstoot is, kijk dan op het milieulabel van de auto of op het certificaat van overeenstemming, dat u bij de importeur of fabrikant kunt opvragen. Brandstofverbruiksboekje U kunt ook in het brandstofverbruiksboekje kijken dat de Rijksdienst Wegverkeer (RDW) jaarlijks uitgeeft. In dit boekje staat een overzicht van de CO 2 -uitstoot van alle nieuwe modellen auto s. Het brandstofverbruiksboekje is te downloaden van de website van de RDW (rdw.nl) Bijtelling van 20% Zuinige auto s vallen onder de bijtelling van 20% van de cataloguswaarde. Een auto wordt als zuinig beoordeeld bij een CO 2 -uitstoot van: Controleer de rittenstaat zeer zorgvuldig! Een salarisadministrateur ontvangt per loontijdvak (maandelijks) de rittenregistratie van een werknemer. Hij gaat er eigenlijk van uit dat de gegevens die de werknemer inlevert, kloppen. De controle bestaat eruit dat hij een blik werpt op de rittenstaat om te kijken of het een rond verhaal is. Op een gegeven moment ontdekt hij echter toevalligerwijs dat een rit die de werknemer als zakelijk heeft aangemerkt, eigenlijk privé is. Bij nadere meer dan 95 en niet meer dan 116 gram (bij dieselauto s); meer dan 110 en niet meer dan 140 gram (bij benzineauto s) Bijtelling van 25% Voor alle overige auto s geldt automatisch het bijtellingspercentage van 25% van de cataloguswaarde. Tenzij de auto meer dan 15 jaar oud is; voor deze auto s geldt namelijk een bijtellingspercentage van 35%. Hierover leest u verderop in dit hoofdstuk meer Excessief gebruik Bij excessief privégebruik, dat wil zeggen dat het privégebruik een hogere waarde dan 25% van de cataloguswaarde vertegenwoordigt, heeft de belastinginspecteur het recht om een hogere bijtelling toe te passen, namelijk de werkelijke waarde van het privégebruik. Dit geldt ook voor de lagere bijtellingspercentages. Ook dan kan er immers sprake zijn van excessief privégebruik. In het geval van zuinige Voorbeeld van tijdsevenredige bijtelling Chantal rijdt in een auto van de zaak met een cataloguswaarde van e Jaarlijks legt zij 650 privékilometers af. Dit betekent dat bijtellen verplicht is. Chantal heeft een zeer zuinige auto, waarvoor het bijtellingstarief van 14% geldt. Het loontijdvak van Chantal is één maand. Per loontijdvak is de bijtelling in haar geval inspectie blijken er meer gaten in de rittenverantwoording van dat loontijdvak te zitten. De salarisadministrateur ziet zich nu genoodzaakt om ook de gegevens van voorliggende maanden te controleren in relatie tot andere documenten. De Belastingdienst controleert immers zijn werk en niet dat van de werknemer. Als de fiscus ontdekt dat de administratie op dit punt niet klopt, is hij aansprakelijk voor naheffingen. auto s mag u wel een percentage van de cataloguswaarde in mindering brengen op de bijtelling volgens het werkelijke privégebruik: 5% bij zuinige auto s; 11% bij zeer zuinige auto s; 25% bij elektrische auto s zonder CO 2 - uitstoot. 2.5 Tijdsevenredig berekenen Het is belangrijk om de fiscale bijtelling tijdsevenredig te berekenen. In de praktijk komt het wel eens voor dat de maandelijkse bijtelling van de auto van de zaak is gekoppeld aan het aantal gewerkte SVdagen (loondagen). Dit heeft geen gevolgen voor de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen als een werknemer gedurende een volledig kalenderjaar dezelfde auto heeft. Maar als een werknemer bijvoorbeeld halverwege een maand een nieuwe auto krijgt, kan dit problemen opleveren bij het vaststellen van de bijtelling. Als u de berekening baseert op dus: 1/12 x 14% x e = e 280. Zou Chantal haar loon per vier weken ontvangen, dan zou de berekening van de bijtelling als volgt zijn: 1/13 x 14% x e = e 258. Berekent u de bijtelling per maand terwijl het loontijdvak vier weken is, dan moet u dit bij wijzigingen in de loop van het jaar achteraf rechttrekken. DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK 5

6 Auto van de zaak voor een deel van het jaar Marlies krijgt een auto van de zaak, maar rijdt hier alleen in van 1 januari tot en met 30 april. De cataloguswaarde van de auto is e In de vier maanden dat de auto tot haar beschikking staat, legt Marlies in totaal zo n 400 privékilometers af. Dit komt dus neer op 100 kilometer per maand. Zou Marlies de auto het hele jaar tot haar beschikking hebben gehad, dan zou ze 12 x 100 = privékilometers afleggen. Ze gaat dus ruimschoots over de grens van vijfhonderd privékilometers heen. Dat betekent dat bijtellen verplicht is. De bijtelling zou 1/12 x 25% x e = e 563 zijn. Omdat Marlies de auto vier maanden heeft gebruikt, moet u in totaal 4 x e 563 = e bij haar loon optellen. Voorbeeldberekening bijtelling min eigen bijdrage Jos krijgt van de zaak een Audi A3 2.0 TFSI Quattro met een catalogusprijs van e Hij betaalt per maand een eigen bijdrage voor privégebruik van e 200. Het loontijdvak is een maand en het bijtellingspercentage is 25%. U berekent de bijtelling dan als volgt: 1/12 x 25% x Rekenvoorbeeld hoogte eigen bijdrage e = e 839,27. Van dit bedrag trekt u de eigen bijdrage van e 200 af, waardoor u op e 639,27 uitkomt. U rekent dus per loontijdvak e 639,27 tot het loon en houdt over dit bedrag loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW in. Hieronder vindt u een rekenvoorbeeld om de hoogte van de eigen bijdrage voor werknemers te berekenen. Hierin wordt uitgegaan van het standaardbijtellingstarief van 25%. Catalogusprijs auto van de zaak: e Kosten voor wassen, parkeren en dergelijke gemiddeld op jaarbasis: e 400 Tarief loonbelasting/premie volksverzekeringen voor de werknemer: 42% Situatie A De werknemer betaalt zelf de kosten voor wassen, parkeren en dergelijke: Eigen bijdrage privégebruik: e Bijkomende kosten: e 400 Loonbelasting/premie volksverzekeringen over bijtelling na aftrek eigen bijdrage (25% x e ) - e = e x 42%: e Totaal door de werknemer te betalen: e Situatie B De werkgever betaalt de kosten voor wassen, parkeren en dergelijke waarvoor hij de eigen bijdrage met e 400 verhoogt. Eigen bijdrage privégebruik: e Loonbelasting/premie volksverzekeringen over bijtelling na aftrek eigen bijdrage: (25% x e ) - e = e x 42%: e Totaal door de werknemer te betalen: e Situatie B pakt dus voordeliger uit voor de werknemer, het scheelt hem e 168 (42% van e 400). het aantal werkelijke kalenderdagen, voorkomt u verwarring. Onderbreking Niet alleen als een werknemer een andere auto gaat rijden, ook als er een onderbreking is in de bijtelling moet u de bijtelling tijdsevenredig bereken. De werknemer die ziek is of zonder auto op vakantie gaat, heeft in principe de auto nog steeds tot zijn beschikking. De bijtelling rekent u ook tijdens zo n periode dus nog steeds tot het loon. Dit kan de werknemer alleen voorkomen als hij tijdens ziekte of vakantie de auto van de zaak bij de werkgever inlevert. En stelt u zich voor dat een auto van de zaak langdurig defect is en dat de leasemaatschappij een vervangende auto ter beschikking heeft gesteld. Voor de fiscus staat de leaseauto dan nog steeds ter beschikking van de werknemer en geldt de gebruikelijke fiscale bijtelling. Als de leaseauto is gestolen en er wordt een vervangende auto geregeld, loopt het leasecontract meestal nog twee maanden door. Daarna rekent u de bijtelling voor de vervangende auto. 2.6 Eigen bijdrage privégebruik Het komt geregeld voor dat werkgever en werknemer afspreken dat de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik van de auto van de zaak. Deze kosten kunnen worden afgetrokken van het bedrag dat de werknemer kwijt is aan de bijtelling. Het kan gebeuren dat de eigen bijdrage de waarde van het privégebruik in een loontijdvak overstijgt. In principe mag dit niet gebeuren, maar de Belastingdienst maakt een uitzondering bij de auto van de zaak. De eigen bijdrage mag in een loontijdvak namelijk tot een negatief saldo leiden, als de totale bijtelling op kalenderjaarbasis maar positief uitkomt. Is dit niet het geval, dan zult u dit achteraf in de salarisadministratie moeten rechttrekken. Slim toepassen Kosten van de auto van de zaak zijn voor de werknemer niet aftrekbaar in de 6 DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK

7 inkomstenbelasting, maar kunnen wel belastingvrij worden vergoed. Daarom is het verstandig dat de werkgever bepaalde kosten van de auto van de zaak op zich neemt en deze vervolgens via een eigen bijdrage terugclaimt. Vastleggen De eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik van de auto is aftrekbaar van de bijtelling voor het privégebruik. Voorwaarde daarvoor is dat de werkgever hierover vooraf afspraken heeft gemaakt met de werknemer. U moet dit schriftelijk doen zodat hierover achteraf geen twijfel kan ontstaan. De eigen bijdrage kan worden toegeschreven aan bijvoorbeeld parkeerkosten, accessoires, een hoger leasebedrag voor een auto uit een duurdere klasse, de afkoopsom van het leasebedrag bij het einde van de dienstbetrekking en een vast bedrag per gereden privékilometer. Let op: de werknemer die een eigen bijdrage betaalt om eventuele schade op te vangen, mag deze schade niet zelf hebben veroorzaakt door onrechtmatig of onzorgvuldig handelen. Economische waarde van een oldtimer Ruben heeft een auto van de zaak uit april 1996, de economische waarde van deze auto bedraagt e terwijl dezelfde auto in het bouwjaar een cataloguswaarde van e had. Tot en met maart 2011 is deze auto nog geen oldtimer en geldt dus de cataloguswaarde van e als basis. Na die tijd is de auto echter 15 jaar geworden en dus officieel een oldtimer. Vanaf dat moment geldt de Een oldtimer als auto van de zaak economische waarde van e als uitgangspunt. Dit levert de volgende berekening voor de grondslag voor de bijtelling wegens privégebruik op: eerste helft 2011: 3/12 x e = e grondslag voor bijtelling over januari tot en met maart; tweede helft 2011: 9/12 x e = e grondslag voor bijtelling over april tot en met december. Benjamin heeft een auto van de zaak uit augustus Op dit moment is de economische waarde van deze auto e In het bouwjaar had de auto een cataloguswaarde van e Tot en met juli 2011 is deze auto jonger dan 15 jaar en is de cataloguswaarde van e dus de basis. Maar na juli is deze auto ouder dan 15 jaar en moet u de economische waarde van e als uitgangspunt nemen. Ook geldt vanaf dan het bijtellingspercentage voor oldtimers. Zo berekent u de bijtelling over 2011: januari tot en met juli 2011: 7/12 x 25% x e = e 3.645,83; augustus tot en met december 2011: 5/12 x 35% x e = e 1.895,83. De totale bijtelling van 2011 bedraagt voor Benjamin dus e 3.645,83 + e 1.895,83 = e 5.541, Grondslag voor de bijtelling Om de hoogte van de bijtelling te kunnen berekenen, moet u het juiste percentage vermenigvuldigen met de zogenoemde grondslag voor de bijtelling privégebruik auto, oftewel de cataloguswaarde. Dit is de nieuwprijs van een auto inclusief omzetbelasting (BTW) en belasting van personenauto s en motorrijwielen (BPM). Catalogusprijs De catalogusprijs is de in Nederland door de importeur geadviseerde verkoopprijs op het tijdstip dat het motorrijtuig voor het eerst in gebruik werd genomen. Dit gaat ook op als de auto in het buitenland is gekocht of geregistreerd staat. De catalogusprijzen staan geregistreerd in een onlinedatabase van de RDW (rdw.nl). In deze database legt de RDW alle catalogusprijzen vast van auto s die per 1 januari 2010 voor het eerst zijn geregistreerd. Is een auto vóór 1 januari 2010 geregistreerd, dan kunt u gebruikmaken van de historische prijslijsten van de officiële importeurs. Accessoires Voor alle auto s met een kentekenregistratie sinds 1 juli 2006 geldt dat u geen bijtelling hoeft te betalen over de accessoires die niet door of namens de fabrikant/importeur zijn aangebracht. Deze accessoires vallen buiten de BPM. Dat is iets om in het achterhoofd te houden bij het vaststellen van de cataloguswaarde. 2.8 Oude auto s Bij auto s ouder dan 15 jaar geldt een versoepelde regeling als het gaat om de cataloguswaarde. De bijtelling voor privégebruik is in dat geval een percentage van de werkelijke waarde in het economisch verkeer. Deze kan meevallen, maar de waarde kan ook hoger zijn. Gewilde oude auto s kunnen met de jaren namelijk flink in waarde toenemen. Om een gedegen advies aan de werkgever te kunnen geven over het wel of niet behouden of aanschaffen van een oude auto, doet u er dan ook goed aan om de waarde in het economisch verkeer te controleren. Veilinghuizen zijn hiervoor een goede bron, maar ook de door de verzekering getaxeerde waarde vormt een prima uitgangspunt. Houd er verder rekening mee dat het bijtellingspercentage voor het privégebruik bij auto s van 15 jaar en ouder een stuk hoger ligt dan voor andere auto s, namelijk 35%. 2.9 Bestelauto s In principe berekent u de bijtelling voor een bestelauto die ook privé wordt gebruikt op dezelfde manier als voor gewone personenauto s. Dus over de cataloguswaarde, vermeerderd met BTW en BPM. Maar als het kenteken van de bestelauto vóór 2005 is toegekend, hoeft DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK 7

8 Een oldtimer is niet altijd goedkoper Een auto die ouder is dan 15 jaar, is volgens de Belastingdienst een oldtimer. Rijdt één van de werknemers in een oldtimer, dan moet u voor het bepalen van de bijtelling wegens privégebruik de cataloguswaarde vervangen door de waarde in het economische verkeer van de auto. Als de staat van de auto goed is en het om een uniek model gaat, zal deze waarde hoger uitvallen dan de cataloguswaarde. Het kan natuurlijk ook dat de waarde van de oldtimer op dit moment juist lager is dan de cataloguswaarde. In dat geval zal u de BPM niet mee te tellen. Alle accessoires die zijn aangebracht vóór de kentekentoekenning tellen wel mee in de cataloguswaarde. Over bepaalde aanpassingen aan bestelauto geen bijtelling Type chassiscabine Als de werknemers in een bestelauto van het type chassiscabine rijden, wordt er over speciale aanpassingen voor bedrijfsmatig gebruik dus aanpassingen die noodzakelijk zijn om het werk uit te voeren ook geen BPM en dus ook geen bijtelling gerekend. Denk hierbij aan de kosten voor het laten plaatsen van een laadbak of takelinstallatie Werkkostenregeling Op 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingegaan. Dit is een nieuwe manier om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te behandelen. In het kort houdt de werkkostenregeling in dat de werkgever tot een bedrag van 1,4% van de fiscale loonsom per jaar onbelast aan zijn werknemer mag vergoeden en verstrekken. Daarnaast zijn er een aantal zaken de bijtelling ook lager uitvallen dan aan de hand van de cataloguswaarde. Jaap wil geen spiksplinternieuwe leaseauto, hij rijdt liever in een klassieker. Zijn werkgever vindt dit prima en Jaap kiest een mooi gerestaureerde Volkswagen Kever Cabrio uit. De huidige waarde bedraagt e In het jaar dat de auto is gebouwd, 1973, bedroeg de cataloguswaarde omgerekend e Omdat sprake is van een oldtimer, moet hij voor de bijtelling echter uitgaan van de huidige waarde van e die de werkgever onbelast mag blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever een eindheffing van 80%. Tot en met 2013 kunt u nog kiezen of u de werkkostenregeling wilt toepassen of dat u liever nog een tijdje met het oude systeem van vergoedingen en verstrekkingen werkt. In 2014 gaat iedere werkgever verplicht over naar de werkkostenregeling. De werkkostenregeling biedt diverse voordelen. Zo kunt u een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken en hoeft u de meeste vergoedingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren. Gevolgen auto van de zaak Welke gevolgen heeft de werkkostenregeling nu precies voor de auto van de zaak? Niet zo veel. De auto van de zaak mag namelijk niet als eindheffingsloon worden aangemerkt en dus ten laste van de vrije ruimte worden gebracht en is dus altijd belast loon. Dit betekent dat voor de auto van de zaak gewoon de huidige regels blijven bestaan. De werknemer blijft dus via de loonbijtelling betalen voor het privégebruik van de auto. Buitengewone beveiligingsmaatregelen Een uitzondering hierop vormen buitengewone beveiligingsmaatregelen, zoals kogelvrij glas, doorrijbanden en deur- of vloerbepantsering. De loonbijtelling voor deze buitengewone beveiligingsmaatregelen mag u wel als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte Aangifte doen U bent uiteraard verantwoordelijk voor de aangifte loonheffingen. Rond de auto van de zaak zijn hierbij de volgende stappen noodzakelijk: 1. Reken de waarde van het privégebruik per loontijdvak tot het loon van de werknemer. 2. Boek het berekende privévoordeel in kolom 10 van de loonstaat. 3. Noteer de eigen bijdrage als negatief bedrag in kolom Boek het loon, waarover de loonbelasting/premie volksverzekeringen is ingehouden, in de loonaangifte in de werknemersgegevens onder de gegevensnaam/rubriek Loon LB/PH. 5. Vermeld in de gegevensnaam Waarde privégebruik auto de forfaitaire waarde van het privégebruik, vóór aftrek van de eigen bijdrage. 6. Vermeld in de gegevensnaam Werknemersbijdrage privégebruik auto de eigen bijdrage van de werknemer. Vijf codes Stelt de werkgever een auto van de zaak ter beschikking, maar vindt er geen bijtelling plaats, dan moet u een verklarende code vermelden in de aangiften loonheffingen. Er zijn vijf codes: Code 1: afspraak via werkgever met Belastingdienst. Code 2: werknemer heeft een Verklaring geen privégebruik auto van de Belastingdienst. Code 3: ander bewijs personen- en bestelauto. Code 5: doorlopend afwisselend gebruik bestelauto. Code 6: 0% bijtelling. U gebruikt code 5 bij werknemers voor wie u eindheffing toepast omdat twee of meer werknemers de auto afwisselend gebruiken en het voor u moeilijk is om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen. Met ingang van 2007 is code 4 bestelauto zonder privégebruik komen te vervallen. 8 DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK

9 3 Gevolgen van bijtellen In het vorige hoofdstuk heeft u alle regels gelezen voor het berekenen van de bijtelling voor de auto van de zaak. Maar daarnaast moet u ook rekening houden met de gevolgen die de loonbijtelling voor privégebruik heeft voor werknemers. Dit kunnen gunstige gevolgen zijn, bijvoorbeeld voor de levensloopregeling, de 30%-regeling en de gebruikelijkloonregeling. Maar over de bijtelling bouwt de werknemer helaas geen pensioen en vakantiegeld op. In dit hoofdstuk leest u wat de bijtelling precies voor consequenties heeft. Als salarisadministrateur is het van belang om te weten welke gunstige en helaas ongunstige gevolgen de bijtelling voor privégebruik van de auto van de zaak heeft voor verschillende loonafhankelijke regelingen voor werknemers. In de meeste gevallen telt de bijtelling gewoon mee, maar in sommige gevallen niet. Houd rekening met deze consequenties en maak hier goede afspraken over met de werknemers. 3.1 Zorgverzekeringswet De bijtelling op het loon voor een ter beschikking gestelde auto die de werknemer ook privé gebruikt (geboekt als loon in natura), telt ook mee voor de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW. U moet de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW inhouden op het loon van de werknemer (die de werkgever verplicht is aan de werknemer te vergoeden). De loonbijtelling heeft uiteraard alleen gevolgen voor de ZVW-bijdrage als de werknemer het maximumbijdrageloon voor de ZVW nog niet heeft bereikt. Deze grens ligt voor 2011 op g Levensloop Omdat de auto van de zaak tot het loon behoort, heeft dat gevolgen voor de grondslag van de levensloopregeling. Voor de levensloopregeling mag een werknemer per jaar 12% van het brutojaarsalaris sparen. Peildatum is 1 januari van het spaarjaar. In totaal mag de werknemer maximaal 210% van het brutojaarsalaris (van het voorgaande jaar) sparen. Het loonbegrip voor de 210% staat vast, zijnde het jaarloon van vorig jaar, inclusief het loon in natura en eventuele eenmalige beloningen (denk aan een 13e maand). Tantièmes en toevallige beloningen zoals fooien worden niet meegerekend. Vrijheid Wat betreft het loonbegrip voor de 12% heeft u meer vrijheid. De werkgever kan kiezen uit drie loonbegrippen: het fiscale loon: het brutoloon, inclusief ZVW-vergoeding, het bedrag waarover u de loonheffing berekent; het brutoloon in geld, vermeerderd met de waarde van loon in natura, fooien en uitkeringen uit fondsen; het fiscale loon vermeerderd met de pensioenpremie, WW-premie en de inleg in de levensloopregeling. Kiest u ervoor om alleen het primaire loon met vakantiegeld als basis te nemen, dan scheelt dat flink in de te maken berekeningen. U moet de bijtelling voor de auto van de zaak in elk geval altijd meerekenen, omdat dit onderdeel is van het primaire loon van de werknemer. De grondslagen voor de maximumpercentages stijgen als een werknemer bijtelt voor de auto van de zaak en daarmee stijgt ook het spaarbedrag %-regeling De bijtelling van het privégebruik van de auto van de zaak werkt ook door naar de 30%-regeling, één van de loonafhankelijke regelingen. Buitenlanders die tijdelijk in Nederland komen werken en Nederlanders die tijdelijk in het buitenland gaan werken mag u een onbelaste vergoeding geven voor de extraterritoriale kosten die zij maken. Ook mag u 30% van het loon inclusief vergoeding belastingvrij verstrekken. Deze regeling staat bekend als de 30%-regeling. Hiervoor is het niet nodig eventuele kosten te bewijzen. De regeling geldt ook voor Geen loon, toch bijtelling voor auto van zaak Een werknemer die met onbetaald verlof is en een auto van de zaak heeft, ontvangt soms geen loon of (te) weinig loon in geld. Als de bijtelling vanwege privégebruik tot het loon behoort, moet u wel het bedrag van de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage ZVW afdragen. In een later loontijdvak kan dan de niet ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW verrekend worden met het netto-inkomen van de werknemer zodat hij toch alles netjes betaalt. DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK 9

10 Afdrachtvermindering werkgever korting krijgen als hij zijn werknemers onderwijs laat volgen. Gebruikelijk loon dga De afdrachtvermindering onderwijs kunt u in een aantal situaties toepassen als het loon van de werknemer niet hoger is dan een bepaald grensbedrag, het zogenoemde toetsloon. De auto van de zaak telt mee in de berekening daarvan. bestuurders van een bv en voor dga s. Loon in natura behoort ook tot de grondslag voor de 30%-regeling. De auto van de zaak is daarmee ook onderdeel voor het berekenen van de grondslag van de (onbelaste) 30%-vergoeding. De bijtelling levert dus een hogere vrije vergoeding op in de 30%-regeling. 3.4 Afdrachtverminderingen De auto van de zaak telt in de salarisadministratie op reguliere wijze mee voor de afdrachtverminderingen. Op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (WVA) kunt u gebruikmaken van een vermindering van de belasting- en premieafdracht voor verschillende groepen werknemers of voor bepaalde kosten die u maakt. U hoeft dan minder loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffing af te dragen dan u heeft aangegeven in de loonaangifte. U kunt recht hebben op de volgende kortingen: afdrachtvermindering onderwijs; afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk; afdrachtvermindering zeevaart. De belangrijkste doelen van de afdrachtverminderingen zijn het stimuleren van de werkgelegenheid en het bevorderen van onderwijs en onderzoek. Zo kan een 3.5 Gebruikelijkloonregeling De dga neemt een aparte plaats in de loonadministratie in. Niet alleen gelden voor de dga afwijkende regels met betrekking tot de socialeverzekeringsplicht, ook rondom zijn beloning gelden andere regels dan voor gewone werknemers. Bij de dga is het namelijk zo dat de fiscus er altijd van uitgaat dat hij van zijn bv een salaris krijgt, ongeacht wat hij daarvoor doet. Over dit bedrag moet u loonheffingen inhouden en afdragen. Dit noemen we de gebruikelijkloonregeling. De auto van de zaak telt op reguliere wijze mee in de gebruikelijkloonregeling. Voor het jaar 2011 bedraagt het bedrag aan gebruikelijk loon ten minste g Minder loon toekennen De gebruikelijkloonregeling is overigens voordelig voor de dga met een auto van de eigen zaak, want die hoeft zich hierdoor minder loon toe te kennen. Bij de regeling kan de auto twee keer een rol spelen. Aan de ene kant bij het vaststellen van het gebruikelijk loon, aan de andere kant bij de vaststelling van het loon dat de dga al heeft genoten. Overigens moet u bij de vaststelling van het gebruikelijk loon ook rekening houden met een eventuele vergoeding voor de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW. 3.6 Pensioen Lijfrente biedt oplossing voor pensioen Voor werknemers is de bijtelling wegens privégebruik erg nadelig voor de pensioenopbouw. Er bestaat echter een oplossing voor dit probleem, waar u de werknemer op kunt wijzen. Het niet opbouwen van Een belangrijke loonafhankelijke regeling voor werknemers is het pensioen. Helaas voor hen telt de bijtelling vanwege het privégebruik van de auto van de zaak niet mee voor het pensioengevende loon. De pensioenrechten is eenvoudig op te lossen door een lijfrente. Bij het bepalen van de hoogte van de fiscaal aftrekbare lijfrentepremie behoort het voordeel (opmerkelijk genoeg) wel tot de premiegrondslag. Een dga geniet per jaar een loon in geld van e en heeft een bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak van e Voor de vaststelling van het gebruikelijk loon moet u nog minimaal e bijtellen. werknemer ontvangt geen pensioenrechten over de bijtelling en bouwt hierover geen pensioen op. 3.7 Vakantiebijslag Naast het pensioen valt ook de vakantiebijslag onder de regelingen waarvoor de bijtelling voor het privégebruik van de auto niet meetelt. De auto van de zaak is immers geen loon in geld, maar loon in natura. Het percentage van minstens 8% vakantiebijslag berekent u dus over het ten laste van de werkgever komende loon zónder deze loonbijtelling. 3.8 Werknemersverzekeringen Over de bijtelling hoeft u geen premies werknemersverzekeringen te betalen. Dat scheelt de werkgever weliswaar geld, maar het betekent ook dat de bijtelling niet meetelt voor de vaststelling van een eventuele uitkering, zoals een WW-uitkering. Als het wetvoorstel Uniformering loonbegrip ingaat beoogde ingangsdatum: 1 januari 2013 gaat de auto van de zaak wél meetellen voor de premies werknemersverzekeringen. Wel geldt voor de heffing van de werknemersverzekeringen een maximumpremieloon. Gaat het loon van de werknemer al zonder de bijtelling over deze grens heen, dan hoeft u geen extra premies werknemersverzekeringen te betalen. Als de werknemer het maximumpremieloon nog niet heeft bereikt, telt de bijtelling mee en zijn meer premies werknemersverzekeringen verschuldigd, door de werkgever! Bijkomend voordeel voor de werknemer: hij heeft daardoor ook recht op een hogere uitkering op grond van de werknemersverzekeringen. 10 DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK

11 4 Achterwege laten bijtelling Bijtellen wegens privégebruik is niet altijd verplicht. Als een werknemer zijn auto van de zaak alleen voor de zaak gebruikt, hoeft u geen bijtelling te doen. Concreet komt het erop neer dat hij dan jaarlijks niet meer dan vijfhonderd privékilometers mag maken. Bij bestelauto s is bijtellen ook niet altijd noodzakelijk. Is een bestelwagen alleen geschikt voor goederenvervoer, onder andere dan geldt de bijtelling niet. In dit hoofdstuk leest u in welke gevallen bijtellen niet nodig is en hoe u aan de Belastingdienst moet bewijzen dat u geen bijtelling hoeft te doen. De Belastingdienst is behoorlijk strikt als het gaat om de bewijsvoering op dit punt. De fiscus controleert streng of werknemers hun auto van de zaak echt niet voor meer dan vijfhonderd kilometers privé gebruiken. Om aan te tonen dat u geen bijtelling hoeft te doen, moet Fiscus controleert streng op auto van de zaak u in de meeste gevallen een nauwkeurige rittenregistratie kunnen tonen aan de Belastingdienst. En dat moet ook écht nauwkeurig. De werknemer moet elke meter registeren en elke rit en elk adres noteren. Maar als de auto van de zaak écht alleen voor de zaak is bedoeld, dan loont het de moeite om goed aan de regeltjes van de Belastingdienst te voldoen. Want geen bijtelling betalen scheelt flink in de kosten voor de werknemer en scheelt aardig wat werk voor u. 4.1 Alleen zakelijk In sommige gevallen is de auto van de zaak alleen voor zakelijk gebruik bestemd. De werknemer wil de auto niet privé gebruiken of de werkgever verbiedt dat. In dat geval is het niet wenselijk dat er een bijtelling wegens privégebruik bij het loon plaatsvindt. Voorkomen Dit kunt u op verschillende manieren voorkomen, de ene keer levert u dit relatief veel werk op en de andere keer wat minder. Maar het is nooit slechts een kwestie van handtekeningen verzamelen. Zoals u intussen bekend is, is de bijtelling pas van toepassing als de werknemer meer dan vijfhonderd privékilometers per kalenderjaar aflegt. Blijft een werknemer onder deze grens, dan verwacht de Belastingdienst hiervan overtuigende bewijzen te zien. 4.2 Afspraken maken Het is van belang om goed na te denken over de manier waarop u zaken rond het privégebruik van de auto van de zaak vastlegt. U kunt bijvoorbeeld een (collectieve) afspraak maken met de Belastingdienst over de manier waarop u afspraken rond het privégebruik vastlegt. Dit is vooral een goed idee als het voor werknemers niet handig is om een rittenregistratie bij te houden, en werkgever en werknemer toch zekerheid willen over de geldigheid van hun werkwijze in de ogen van de fiscus. Bewijsmiddel U kunt bijvoorbeeld met het belastingkantoor afspreken dat geen enkele werknemer binnen de onderneming of afdeling de auto van de zaak privé mag gebruiken. Een rittenregistratie kan dan achterwege blijven, de vastgelegde en nageleefde afspraak geldt als bewijsmiddel om de bijtelling voor privégebruik te voorkomen. 4.3 Rittenregistratie Rittenregistratie moet bepaalde gegevens bevatten In de meeste gevallen wordt het privégebruik van de auto bijgehouden door de werknemer via een rittenregistratie. Hiermee kunt u de nodige gegevens administratief correct verwerken. U heeft de rittenadministratie ook nodig voor de loonaangifte. De rittenadministratie moet een aantal verplichte gegevens bevatten. Het gaat hierbij om het merk, type en kenteken van de auto, de periode waarin de auto aan de werknemer ter beschikking staat en uiteraard de ritgegevens moeten erin staan. Voor deze laatste eis moet de werknemer in ieder geval het volgende noteren per rit: de datum; of de rit een zakelijk of privédoel heeft; de stand op de kilometerteller vóór en na de rit; de gevolgde route, als dit niet de meest gebruikelijke route is; DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK 11

12 Werknemer moet elke privémeter registreren De rittenregistratie van de auto van de zaak is niet altijd even eenvoudig en leidt nog wel eens tot misverstanden. Is het bijvoorbeeld echt nodig om de rittenregistratie tot op de meter bij te houden? Dat moet inderdaad! En er mag geen rit ontbreken. Dit werd nog eens bevestigd in een rechtszaak uit Onvolledig Een werkneemster had de beschikking over een auto van de zaak. Hiervoor hield zij een rittenadministratie bij. Volgens haar registratie had zij in 2002 maar 283 privékilometers gereden. Haar werkgever hoefde dus geen bijtelling vanwege privégebruik te doen en de werkneemster gaf die ook niet op in haar aangifte inkomstenbelasting (zoals dat in 2002 nog ging). Maar de werkneemster had haar administratie niet volledig ingevuld. De adressen en plaatsnamen van privéritten ontbraken. En van de zakelijke ritten had ze wel de plaatsnamen ingevuld, maar de omschrijving van de bestemming, inclusief het adres van de bezochte relaties en klanten. adressen niet. Verder had de werkneemster de kilometers voor het gemak afgerond op tientallen. De inspecteur van de Belastingdienst verwierp de rittenregistratie, omdat deze onvolledig was en niet aan alle eisen voldeed. Er moest daarom toch bijtelling plaatsvinden voor het privégebruik, omdat de werkneemster onvoldoende kon aantonen dat zij minder dan vijfhonderd privékilometers had gemaakt. Hoger beroep De werkneemster ging in beroep tegen de uitspraak. Helaas voor haar vond de rechter dat zij niet overtuigend kon aantonen dat zij in 2002 niet meer dan vijfhonderd kilometers privé had gereden. Haar rittenadministratie was onvolledig en voldeed niet aan de eisen en daarmee was de kous af. Het gerechtshof stelde de inspecteur in het gelijk en er moest dus bijtelling plaatsvinden vanwege privégebruik. Gerechtshof Den Haag, 7 maart 2008, LJN: BC8700 Extra kolom Zijn er meer werknemers die van de bedrijfsauto gebruikmaken, dan moet vanwege de limiet aan het privégebruik natuurlijk wel duidelijk zijn wie wanneer van de auto gebruik heeft gemaakt. Hiertoe kunt u een extra kolom aan de rittenstaat toevoegen, waarin de werknemers hun naam vermelden. Zo wordt in de rittenregistratie duidelijk welke werknemer welke rit heeft gemaakt. Een voorbeeld van een rittenstaat waarin de werknemer de registratie van de gereden ritten bij kan houden, vindt u in bijlage 2. Controle Het spreekt voor zich dat het aan te raden is om de rittenregistratie goed na te kijken op onjuistheden. De Belastingdienst geeft het advies om de juistheid vast te stellen aan de hand van kantooragenda s, orderbriefjes, garagenota s en elektronische routeplanners. Deze informatie kunt u vervolgens het Regelmatig versus onregelmatig reispatroon Een onregelmatig reispatroon (bijvoorbeeld van een vertegenwoordiger) vereist meer toezicht dan een regelmatig reispatroon (bijvoorbeeld een bouwvakker die een aantal maanden naar dezelfde bouwplaats reist). Zo zal bij de vertegenwoordiger een wekelijkse controle meer voor de hand liggen en bij de bouwvakker een maandelijkse. Het vereiste toezicht kan in overleg met de Belastingdienst steekproefsgewijs plaatsvinden, rekening houdend met de aard van de onderneming. beste bewaren bij de loonadministratie zodat u bij een eventuele inspectie door de Belastingdienst alles bij de hand heeft. 4.4 Vrije bewijsleer Naast de sluitende kilometerregistratie of een afspraak met de Belastingdienst kunt u kiezen voor een alternatieve bewijsvoering. De fiscus noemt dit de zogenoemde vrije bewijsleer. Een alternatieve bewijsmethode is bijvoorbeeld om de werknemer alleen de privéritten te laten bijhouden en deze te vergelijken met het totaal aantal gereden zakelijke kilometers. Dit kunt u ondersteunen door het maken van een schriftelijke afspraak met de werknemer waarin is overeengekomen dat de auto niet of nauwelijks is gebruikt voor privédoeleinden. Het is wel vereist dat u het autogebruik daadwerkelijk controleert. Ook het feit dat de werknemer een andere auto voor privégebruik tot zijn beschikking heeft, kan overtuigend werken. Het is in elk geval verstandig om bij het volgen van deze route afspraken te maken met de Belastingdienst over aanvaardbaar bewijs. Achteraf komt u dan niet voor verrassingen te staan. Geen bewijsmateriaal De volgende voorbeelden beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als onaanvaardbaar bewijsmateriaal: uitsluitend een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer dat ander gebruik van de auto dan voor zakelijke doeleinden niet is toegestaan, niet ondersteund door andere bewijsmiddelen; een overeenkomst die niet voorziet in enige vorm van controle op wat is afgesproken, terwijl niet gebleken is dat er feitelijke controle heeft plaatsgevonden; een gespecificeerde schatting van het woon-werkverkeer en ander zakelijk gebruik Overeenkomst In een overeenkomst tussen werkgever en werknemer kunnen afspraken staan 12 DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK

13 Verklaring volledig intrekken bij te veel privégebruik van de auto van de zaak Puck heeft een auto van de zaak met een catalogusprijs van e Ze gebruikt de auto alleen voor zakelijke doeleinden en heeft dan ook haar Verklaring geen privégebruik auto aan haar werkgever getoond, die er een kopie van in zijn salarisadministratie bewaart. Deze verklaring is per januari 2011 van kracht. Maar in juli constateert Puck dat zij de vijfhonderd privékilometers gaat overschrijden en verzoekt daarom om intrekking van de verklaring. Haar werkgever krijgt dit via de Belastingdienst te horen. Puck heeft een loontijdvak van een maand, dus de Belastingdienst legt haar een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen op over een bijtelling van zeven maanden (1 januari tot en met 31 juli): 7/12 x 25% x e = e Puck krijgt bovendien te maken met een eventuele naheffing van de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW. Verder kan de fiscus besluiten de aanslag te verhogen met een boete en, als de aanslag in een volgend kalenderjaar wordt opgelegd, met heffingsrente. De werkgever moet met ingang van 1 augustus 2011 per loontijdvak de volgende bijtelling tot het loon rekenen: 1/12 x 25% x e = e 542. Op dit bedrag wordt dan loonbelasting/premie volksverzekeringen en eventueel de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW ingehouden. Was de werkgever op de hoogte van de onrechtmatigheid van de verklaring, dan kan de Belastingdienst ervoor kiezen hem de naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage ZVW op te leggen. over het niet toestaan van privégebruik of bijvoorbeeld de gang van zaken na werktijd. Zo kunt u vastleggen dat de werknemer de bedrijfsauto na werktijd op het bedrijfsterrein stalt, waarna hij de autosleutels bij u inlevert. Het is in elk geval handig om een soortgelijke structuur aan te houden: duidelijke omschrijving van de opgelegde beperkingen aan het privégebruik; Afspraken over privégebruik vastleggen in overeenkomst manier van toezicht houden op de naleving van gestelde beperkingen; manier waarop u gegevens omtrent naleving vastlegt; aard van de sanctie bij het niet nakomen van vastgelegde afspraken Black box gebruiken Naast de sluitende rittenregistratie is het gebruik van een black box toegestaan. Dit is een geautomatiseerd systeem dat de gereden kilometers nauwkeurig registreert en in die zin de administratieve inspanningen vermindert. Wel moet de bestuurder voor elke rit aangeven of het om een zakelijke of privérit gaat. Dit is natuurlijk nogal fraudegevoelig. De fiscus vertrouwt dan ook niet helemaal op de black box. Vaak vindt extra controle plaats aan de hand van kantooragenda s, orderbriefjes en garagenota s. De rapportage van de black box, samen met deze andere bescheiden, bewijzen op een acceptabele manier het feitelijke gebruik van de auto van zaak. 4.5 Verklaring van de werknemer Een werknemer zit niet te springen om een bijtelling bij zijn loon, zeker niet als hij onder de vijfhonderdkilometergrens zit. Daarom geeft de Belastingdienst de werknemer de mogelijkheid een Verklaring geen privégebruik auto aan te vragen. Hij kan hiervoor een aanvraagformulier downloaden op de site van de Belastingdienst of bestellen via de BelastingTelefoon ( ). Een model van deze verklaring vindt u in de bijlage van dit themadossier. Een werkgever kan deze verklaring niet aanvragen Werknemer is verantwoordelijk Met het afgeven van een Verklaring geen privégebruik auto (zie bijlage 1) heeft de werknemer alle verantwoordelijkheid op zich genomen. Hij moet op aanvraag van de fiscus na afloop van het kalenderjaar kunnen bewijzen dat hij niet meer dan vijfhonderd privékilometers heeft gereden. Dat kan hij bijvoorbeeld doen door een sluitende rittenregistratie bij te houden. De werkgever is in elk geval gevrijwaard van eventuele naheffingen bij onrechtmatig gebruik. De Belastingdienst kan tot en met vijf jaar na dato nog een naheffingsaanslag opleggen, in dit geval aan de werknemer Bewaren Werknemers die een Verklaring geen privégebruik auto van de fiscus hebben Belastingdienst kan tot vijf jaar terug controleren ontvangen en u deze hebben getoond en u een kopie ervan in de salarisadministratie heeft bewaard, kunnen niet op hun lauweren rusten. Het bijhouden en bewaren van een kilometeradministratie blijft ook voor hen van belang. De Belastingdienst kan namelijk tot vijf jaar terug controleren of de werknemer daadwerkelijk niet minder dan vijfhonderd kilometers per jaar privé heeft gereden. Als de fiscus ineens op de stoep staat en een werknemer niet meer kan aantonen dat hij de auto inderdaad niet of nauwelijks privé heeft gereden, heeft hij een probleem. De Verklaring geen privégebruik auto alleen is niet genoeg. De kilometer- DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK 13

14 Mogelijk einde rittenregistratie bestelauto In 2009 is de rittenregistratie voor bestelauto s vereenvoudigd. Maar er komt mogelijk zelfs een einde aan de verplichte rittenregistraties voor werknemers die in een bestelauto van de zaak rijden. Vooral kleine bedrijven balen van al die administratieve rompslomp die de administratie vormt het echte bewijs dat de verklaring terecht is gebruikt. rittenregistratie met zich meebrengt. Staatssecretaris Weekers van Financiën onderzoekt de mogelijkheden om tot een regeling te komen die de rittenregistratie voor bestelauto s overbodig maakt om zo werkgevers tegemoet te komen. Wordt vervolgd! er geen sprake meer is van een auto van de zaak. auto van de zaak reden en een Verklaring geen privégebruik auto hadden ingeleverd, niet stiekem toch extra privékilometers maakten. De Belastingdienst zocht met flitsauto s die automatisch kentekens registreren naar overtreders bij bijvoorbeeld evenementen, attractieparken en grensovergangen. De fiscus verwerkt deze gegevens in een uitgebreide database. Als een werknemer wordt gesnapt en niet kan aantonen dat hij jaarlijks maximaal vijfhonderd privékilometers maakt, krijgt hij een naheffing Wijzigen of intrekken De Verklaring geen privégebruik auto heeft een looptijd van onbepaalde duur. Als de situatie waarvoor de verklaring is afgegeven wijzigt, moet de werknemer het formulier Wijzigen of intrekken verklaring geen privégebruik auto aan de Belastingdienst sturen. Het is verstandig om de werknemer hierin waar mogelijk te begeleiden. U mag dan niet aansprakelijk zijn zolang de verklaring van kracht is, bij onrechtmatig gebruik kan de fiscus de werkgever onderzoeken op eventuele medeplichtigheid. De werknemer moet de verklaring wijzigen of intrekken als: hij een bestelauto gaat rijden en hiervoor schriftelijke afspraken en verboden op privégebruik gelden; het privégebruik de vijfhonderdkilometergrens overschrijdt; Informeren De werknemer moet u zo snel mogelijk informeren over een eventueel ingetrokken verklaring. De Belastingdienst stelt u hiervan eveneens op de hoogte en vermeldt meteen wat de gevolgen voor uw onderneming zijn. Bij overschrijding van de vijfhonderdkilometergrens moet u namelijk een bijtelling bij het loon gaan doen. De werknemer krijgt bovendien een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage ZVW, eventueel verhoogd met heffingsrente en een boete. U bent in dit geval niet verplicht om deze inkomensafhankelijke bijdrage ZVW te vergoeden Strenge controles In 2010 controleerde de Belastingdienst extra streng of werknemers die in een 4.6 Bestelauto Rijden de werknemers in een bestelauto van de zaak, dan gelden net iets andere regels. Ook voor hen kan de werkgever een verbod op het privégebruik uitvaardigen. Een voorbeeld van zo n verbod vindt u in bijlage 3. De werkgever blijft wel altijd zelf verantwoordelijk voor controle op de naleving van dit verbod en hij blijft aansprakelijk voor eventuele naheffingen van de Belastingdienst Regels Als het zo is geregeld dat het een werknemer verboden is om de bestelwagen van de zaak voor privéritten te gebruiken, hoeft u in principe niets bij te tellen bij het loon. Let wel, in principe, want u moet in dat geval wel aan drie voorwaarden voldoen. Roulatie tussen bestelauto s: een voorbeeld Bij De Wit Elektrotechniek zijn negen werknemers in dienst die afwisselend gebruikmaken van vier bestelauto s. Dat systeem werkt prima. Ze kiezen op verschillende momenten van de dag een willekeurige bestelauto om naar een klus te gaan en pakken vervolgens weer een andere bestelauto voor de volgende klus. Maar aan het einde van de dag gaan vier van de werknemers altijd met dezelfde bestelbus naar huis. Er is in dit geval dus geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik, omdat het geen probleem is om de privékilometers van de vier betreffende werknemers te registreren. Twee werknemers, twee auto s Ook in het volgende geval is geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik: twee werknemers hebben ieder de beschikking over een bestelauto. Regelmatig wisselen ze van auto omdat het zo uitkomt. Voor het goed uitvoeren van hun werkzaamheden is het echter niet nodig om te wisselen van bestelauto. Daarom valt dit niet onder doorlopend afwisselend gebruik. Voorwaarden In de eerste plaats moet het verbod schriftelijk worden vastgelegd en bewaard bij de loonadministratie. Daarnaast moet de werkgever er zorg voor dragen dat het verbod ook daadwerkelijk nageleefd wordt. Hier kunt u een bijdrage aan leveren, bijvoorbeeld door het bewaren en vastleggen van bewijs van overtredingen. Een verkeersboete is altijd een goed bewijs om een overtreding van het verbod aan te tonen, zowel aan de overtreder als aan de controleur van de Belastingdienst. Tot slot kunt u de werkgever adviseren om bij een overtreding daadwerkelijk een sanctie op te leggen. Ook dit is namelijk een voorwaarde om in 14 DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK

15 Stinkende en stoffige bestelauto voorkomt bijtelling auto van de zaak In principe geldt dat een werknemer bijtelling moet betalen als zijn bestelauto geschikt is voor personenvervoer. Dus: als de auto een passagiersstoel heeft. Het maakt hierbij niet uit of de auto ook daadwerkelijk wordt gebruikt voor het vervoeren van personen. Maar uit jurisprudentie blijkt dat het steeds vaker mogelijk is om onder deze bijtelling uit te komen. Bijvoorbeeld als de auto heel vies is en ontzettend stinkt. Navorderingsaanslag Hof Amsterdam deed vorig jaar uitspraak in een zaak over een schilder die van 2001 tot en met 2006 in een bestelauto reed van zijn eigen bv. Deze bestelauto had een laadruimte en een passagiersstoel. Om het verschuiven van materiaal te voorkomen, was tussen de laadruimte en de stoelen een plaat aangebracht. Verder was in de laadruimte van de bestelauto met schroeven een kunststofbak bevestigd. Daarom was de schilder van mening dat hij geen bijtelling voor privégebruik hoefde te rekenen. Helaas was de inspecteur van de Belastingdienst het hier niet mee eens en de schilder kreeg voor de jaren 2002 tot en met 2004 een navorderingsaanslag inkomstenbelasting voor zijn kiezen. De schilder stapte naar de rechter en voerde aan dat de auto vanwege de schilderwerkzaamheden vies en erg stoffig was. Verder stonk de auto ontzettend door het vervoer van verf en kwastenreinigers. Daarnaast was er een kunststofbak in de auto bevestigd die alleen door een garagebedrijf verwijderd kon worden. Kortom: de bestelauto was volgens de schilder absoluut ongeschikt voor privégebruik. Geloofwaardig Het hof vond de verklaring van de schilder geloofwaardig en trok de conclusie dat de bestelauto inderdaad alleen geschikt was voor het vervoer van goederen. Het was dus terecht dat de schilder de forfaitaire bijtelling achterwege had gelaten. Ook uit eerdere jurisprudentie is al eens naar voren gekomen dat voor bestelauto s met een passagiersstoel niet altijd automatisch een bijtelling geldt. Gerechtshof Amsterdam, 9 februari 2010, LJN: BL5620 aanmerking te komen voor het achterwege laten van de bijtelling Vereenvoudigde rittenregistratie Voor bestelauto s geldt sinds 2009 een vereenvoudigde rittenregistratie. Deze vereenvoudiging vermindert de administratieve lasten van de werkgever en de werknemer. Werknemers die voor hun Vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto s werk veel verschillende ritten op een dag rijden, mogen om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met de combinatie van: een vereenvoudigde rittenregistratie; de zakelijke adressen die in de (project)administratie van de werkgever staan. De werkgever moet dan wel met de werknemer hebben afgesproken dat hij een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt, dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd verboden is en dat de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie heeft Afwisselend gebruik Het is heel goed mogelijk dat een bestelauto door twee of meer werknemers wordt gebruikt. Deze situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen als er tien monteurs voor de onderneming werken, maar er slechts twee bestelauto s beschikbaar zijn. Krijgt één van hen een oproep, dan zal hij één van beide auto s gebruiken en na afhandeling weer terugbrengen, waarna een collega met dezelfde auto een andere oproep afhandelt. In deze situatie wordt het lastig om te bepalen wie welke kilometers privé heeft gereden met welke auto. In dat geval is het moeilijk om de autokostenfictie individueel toe te passen. U kunt dan kiezen voor het afkopen van de administratieve verplichting en de vastgestelde eindheffing van g 300 per bestelauto op jaarbasis toepassen. In de aangifte loonheffingen vermeldt u dit bedrag in de rubriek Eindheffing loon met een bestemmingskarakter. Sluitend bewijs Mocht u toch de bijtellingsregeling individueel kunnen toepassen en er is sluitend bewijs dat de werknemer onder de vijfhonderdkilometergrens blijft, dan kunt u de bijtelling achterwege laten. Als sprake is van een collectieve afspraak met de Belastingdienst, en er dus ook geen bijtelling vereist is, meldt u dit in de vorm van een code in de loonaangifte. Deze codes kunt u terugvinden in hoofdstuk 2. Een afspraak Eindheffing mogelijk voor doorlopend afwisselend gebruik met de Belastingdienst geeft u aan met code Richtlijnen voor afwisselend gebruik In de praktijk kan het moeilijk zijn om te bepalen of er binnen de onderneming sprake is van doorlopend afwisselend gebruik van bestelauto s. In de ogen van de fiscus is dat echter een duidelijk afgebakend begrip. U kunt als richtlijn aanhouden dat als het voor u moeilijk is om de regeling voor privégebruik indivi- DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK 15

16 Met de bestelauto naar de sportschool karren dueel toe te passen, de eindheffing van toepassing is. Is het niet ingewikkeld om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen, dan geldt de reguliere bijtelling. Blijft de werknemer dan onder de grens van vijfhonderd privékilometer, dan kunt u de bijtelling achterwege laten. Er is bijvoorbeeld geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik als een werknemer de ene week in een bestelauto rijdt en de week erna een andere werknemer de bestelauto overneemt. Bij bestelauto s speelt aard van de lading een rol Marieke is schilder en rijdt met een bestelwagen naar haar klanten. Deze bestelauto is alleen geschikt voor het vervoer van goederen en heeft maar één stoel. Marieke heeft zelf ook een auto, maar één keer per week rijdt ze direct vanuit haar werk met de bestelauto naar de sportschool. Deze omrijkilometers gelden als privékilometers en moeten daarom als loon in natura bij het salaris worden opgesteld. Maandelijks rijdt Marieke 76 kilometer om. U berekent de bijtelling als volgt: 76 x e 0,29 (werkelijke kilometerprijs van deze bestelauto) = e 22,04. Werkelijke waarde Verder is een voorwaarde van deze regeling dat de werknemer gereden privékilometers bijhoudt en de werkelijke waarde hiervan bij zijn inkomen telt. De bijtelling is in zo n geval dus: het werkelijk verreden aantal kilometers x de werkelijke kilometerprijs van de bestelauto. Een eigen bijdrage van de werknemer mag van het resultaat van deze berekening worden afgetrokken, maar het saldo kan niet negatief zijn. Dit is dus anders dan bij de bijtelling voor de regeling privé-gebruik auto, waar de eigen bijdrage wel tot een negatief saldo kan leiden, althans in een loontijdvak Parkeren op bedrijfsterrein Als de werknemer volgens afspraak de bestelauto buiten werktijd op het bedrijfsterrein parkeert, hoeft u ook geen bijtelling te doen. Voorwaarde is wel dat hierop controle plaatsvindt. De werkgever kan dit doen door de werknemers de sleutels van de bestelauto na werktijd in te laten leveren en ten bewijs hen hiervoor te laten tekenen. Privegebruik berekenen Is er toch sprake van privégebruik, dan moet u dit tot het loon rekenen. In dat geval berekent u de bijtelling door het aantal privékilometers te vermenigvuldigen met de werkelijke kilometerprijs. De eigen bijdrage van de werknemer mag van het resultaat van deze berekening worden afgetrokken, maar het saldo kan niet negatief zijn, zoals bij de regeling privégebruik auto binnen een loontijdvak wel het geval kan zijn. 4.8 Wachtdienst Bij werknemers die voor wachtdiensten een auto van de zaak ter beschikking hebben, kan fiscale bijtelling uitblijven. Een wachtdienst is een roulatiesysteem waarbij de werknemer een bepaalde periode oproepbaar moet zijn. Hiervan is vaak sprake bij bijvoorbeeld de marechaussee of de politie, maar ook bij particuliere beveiligingsbeambten die met een dienstauto rijden. Of aan de auto is af te lezen dat die eigendom is van de instantie of de firma is onbelangrijk. De regeling houdt in dat u gereden kilometers tijdens de wachtdienst (inclusief het aansluitende Geen bijtelling voor wachtdienstregeling Alleen goederen Bij bestelauto s speelt ook de aard van de lading mee. Voor bestelauto s die uitsluitend zijn ingericht om goederen te vervoeren, geldt een vrijstelling van bijtelling. Het gaat bijvoorbeeld om een auto die alleen een bestuurdersstoel heeft en waarvan de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast. Als de inrichting zelfs maar de mogelijkheid biedt personen te vervoeren, geldt in principe toch de gebruikelijke bijtelling van de cataloguswaarde, al laat jurisprudentie steeds meer afwijkmogelijkheden zien. 4.7 Bijzondere vervoersmiddelen Een ambulance zal niet zo gauw voor een privéritje gebruikt worden door de ambulancebroeders. Evenmin zal een uitvaartondernemer de lijkenwagen pakken voor een gezinsuitje. Hetzelfde kan gezegd worden van een politiewagen. Ook bij bestelauto s die herkenbaar zijn als en uitgerust zijn voor geldtransporten, transport van dieren of gevangenenvervoer gaat de fiscus ervan uit dat zulke bijzondere vervoersmiddelen nauwelijks voor privédoeleinden worden gebruikt. Tenzij de realiteit anders is, hoeft u bij bijzondere voertuigen geen bijtelling te berekenen. woon-werkverkeer) als zakelijk kunt aanmerken. Als de situatie voldoet aan de volgende voorwaarden is sprake van de wachtdienstregeling: De werknemer heeft geen invloed op de keuze van de aangeschafte auto. De werknemer heeft privé een auto die (beter) geschikt is voor privégebruik. Tijdens de wachtdienst moet de werknemer op redelijke afstand van zijn woonplaats blijven. De werknemer registreert het aantal gereden kilometers en de bijzonderheden van de bestemmingen tijdens de wachtdienst. 16 DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK

17 5 Speciale situaties Bij het lezen van de vorige hoofdstukken in dit dossier heeft u al ontdekt dat de auto van de zaak een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde is, maar dat hij u behoorlijk wat werk oplevert! Vooral het berekenen van de bijtelling is aan veel regels gebonden. Dit hoofdstuk gaat in op de uitzonderingen die gelden als het gaat om deze bijtelling. Hoe zit het bijvoorbeeld als een werknemer lange tijd ziek is of halverwege het jaar uit dienst gaat? En wat zijn de regels als de werknemers steeds in andere bedrijfsauto s rondrijden? Regelmatig doen zich situaties voor waarbij een werknemer een bepaalde periode afwezig is, bijvoorbeeld tijdens zijn vakantie. Maar de afwezigheid kan ook het gevolg zijn van ziekte, een schorsing of bij technische werkloosheid. Zijn auto van de zaak staat hem gedurende de afwezigheid nog steeds ter beschikking en de bijtelling voor privégebruik geldt dan ook nog steeds. 5.1 Langdurige afwezigheid In het geval van langdurige ziekte, schorsing of het niet beschikbaar zijn van werk, kunnen er wel bijkomende problemen ontstaan. Zo kan het nodig zijn om een vervanger aan te nemen die de werkzaamheden van een zieke overneemt. Aangezien de zieke voor het uitvoeren van het werk een auto nodig had, geldt dit ook voor zijn vervanger. Een andere auto regelen is dan een optie, maar wel een dure. Goedkoper is het om de zieke zijn auto te laten inleveren. Het is echter nog maar de vraag of u een niet-actieve werknemer de auto kunt afnemen Auto terugeisen Werd de auto alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt, dan is er geen probleem als de gebruiker door omstandigheden niet kan werken. De werknemer heeft in dat geval geen recht op de auto. Het is louter een middel dat hem ter beschikking staat om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Gebruikte de werknemer de auto echter ook voor privédoeleinden, dan liggen de zaken anders. Het privégebruik van een auto van de zaak moet u namelijk beschouwen als loon in natura. Zo n voordeel kunt u de werknemer in principe niet afnemen zolang de arbeidsovereenkomst loopt. Arbeidscontract Toch behoort terugeisen van de auto tot de mogelijkheden. Dit is in de eerste plaats het geval als hierover afspraken zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in het arbeidscontract of de leaseovereenkomst. U moet hierbij wel een redelijke termijn voor teruggave hanteren. Gebruikelijk is een periode van één maand. Bovendien is zo n afspraak alleen geldig als u deze heeft vastgelegd bij aanvang van de overeenkomst. Eenzijdig wijzigingsbeding Latere afspraken op dit terrein zijn alleen mogelijk als er een zogenoemd eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst staat. Op basis van dit beding kunnen arbeidsvoorwaarden op initiatief van de werkgever gewijzigd worden, maar alleen als er sprake is van een zwaarwichtig bedrijfsbelang, bijvoorbeeld omdat de onderneming financiële problemen heeft. Zwaarwichtige belangen Een andere mogelijkheid om een auto van de zaak terug te eisen, heeft ook te maken met een zwaarwichtig bedrijfsbelang. Kan de werkgever namelijk aantonen dat zijn belangen bij de auto groter zijn dan die van de werknemer, dan moet de werknemer de auto alsnog inleveren. Denk hierbij aan een auto die speciaal voor bepaalde werkzaamheden is toegerust. Als de vervanger van de werknemer of een collega deze werkzaamheden niet kunnen uitvoeren zonder deze auto, is er sprake van een zwaarwichtig belang Compensatie Wat de werkgever ook besluit en op welke grond hij dat ook doet, voor u is Recht op vergoeding bij inleveren auto het essentieel om in de gaten te houden of de desbetreffende werknemer bij inlevering van de auto recht heeft op een vergoeding. Aangezien privégebruik van een bedrijfsauto beschouwd moet worden als loon in natura, heeft de werknemer recht op compensatie voor verlies van dit loon. U kunt hier niet van afwijken, tenzij de werknemer in het verleden een verklaring ondertekend heeft waarin hij afziet van deze vorm van compensatie. Hoogte vergoeding Er zijn echter geen eenduidige regels om de hoogte van de vergoeding te bepalen. U moet zelf, in alle redelijkheid, deze DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK 17

18 Hoogte vergoeding bij terugeisen bedrijfsauto Jeffrey is al geruime tijd ziek en moet zijn bedrijfsauto een Mini Cooper Cabrio 1.6 Sidewalk met de nodige extra s van de fabrikant inleveren. Hij wendt zich tot u met de vraag op welke compensatievergoeding hij recht heeft zolang hij arbeidsongeschikt is. U maakt een aantal proefberekeningen, telkens met een verschillend uitgangspunt: bijtelling van de Belastingdienst: 1/12 (per maand) x 25% (bijtelling) x e (cataloguswaarde) = e 683,54; maandelijkse compensatie vaststellen. Eén mogelijkheid is om de bijtelling die de Belastingdienst hanteert, 14%, 20% of 25% van de cataloguswaarde van de auto per jaar, te gebruiken als maatstaf voor de compensatievergoeding. U kunt echter ook uitgaan van het gemiddelde bedrag dat het per maand kost om in een bepaalde auto te rijden. Hiervoor kunt u gebruikmaken van de lijsten autokosten nieuwe auto s op de website van de ANWB (anwb.nl, zoek op autokosten nieuwe auto s ). Een andere mogelijkheid is berekenen hoeveel het kost om met het openbaar vervoer te reizen in plaats van met de auto. Informatie over die tarieven vindt u onder meer op de website van de NS (ns.nl). Redelijk De uitkomsten van deze berekeningen kunnen sterk uiteen liggen. Of de gekozen vergoeding daadwerkelijk redelijk is, gemiddelde autokosten per maand: e 712 (anwb.nl); openbaarvervoerskosten, bijvoorbeeld een OV-maandabonnement 2e klas): e 359,50 per maand (ns.nl). Kiest u voor deze laatste optie, dan bespaart u maandelijks maar liefst e 352,50 ten opzichte van het duurste alternatief. Bedenk wel dat bij een goedkopere bedrijfsauto de verhoudingen heel anders kunnen liggen dan in dit voorbeeld. moet de rechter bepalen als één van de partijen uit ontevredenheid zijn oordeel vraagt. Eén ding staat vast: hoe hoog of laag de vergoeding ook is, deze kwalificeert altijd als loon. Het gevolg daarvan is dat u over het bedrag loonheffingen moet inhouden en afdragen. 5.2 Deel van het jaar Voor de berekening van de bijtelling voor privégebruik speelt naast de aard en het aantal beschikbaar gestelde bedrijfsauto s ook de factor tijd een rol. Als de werknemer maar een deel van het jaar voor privédoeleinden de bedrijfswagen heeft gebruikt, moet u een berekening naar rato maken. In de eerste plaats moet u dan het aantal afgelegde privékilometers omrekenen naar een heel jaar. Reed de werknemer bijvoorbeeld achthonderd privékilometers in vier maanden tijd, dan gebruikt u de formule 4/12 x 800 = Veel en weinig privékilometers in één maand kilometer per jaar. In dit geval wordt de grens van vijfhonderd kilometer duidelijk overschreden. U moet dan ook het bijbehorende percentage van de cataloguswaarde bij het loon van de werknemer optellen, uiteraard alleen voor die vier maanden. De berekening past u ook toe op werknemers die tijdens een lopend kalenderjaar in dienst treden of uit dienst gaan. 5.3 Einde dienstverband Gaat een werknemer in de loop van het jaar uit dienst, dan moet u de bijtelling naar rato berekenen, zoals hiervoor is beschreven. Hetzelfde geldt als de werknemer halverwege het jaar in dienst treedt. Wat er met de auto zelf gebeurt, is een zaak tussen de werkgever en de vertrekkende werknemer: of de werknemer koopt de auto, of hij geeft de wagen terug. De financiële consequenties kunnen in beide gevallen gunstig zijn, voor werkgever en werknemer, maar u doet er wel goed aan om waakzaam te zijn Leaseauto Als een werknemer uit dienst gaat en beschikte over een leaseauto, loopt het leasecontract van deze auto mogelijk nog een tijd door, met alle kosten van dien voor de onderneming. In eerste instantie zal de werkgever de leaseauto proberen door te schuiven naar een andere werknemer die in aanmerking komt voor een auto van de zaak. Is de auto niet nodig voor een andere werknemer, dan doet u er goed aan om de werkgever te adviseren het leasecontract te verkopen aan een andere werkgever. Marktplaatsen op internet zijn hiervoor een uitermate geschikt middel. Linda begint op 1 december met haar nieuwe baan en krijgt een auto van de zaak. In deze ene maand rijdt zij veertig privékilometers met haar nieuwe auto. Dat is per jaar dus 12 x 40 = 480 kilometer. Ze blijft net onder de grens van vijfhonderd privékilometers per jaar en krijgt dus niet met een bijtelling over het privégebruik te maken. Haar collega Frans, die tegelijk met haar is begonnen, heeft een stuk meer privéritjes gemaakt met zijn nieuwe auto. Hij reed in de eerste maand 170 privékilometers in zijn auto van de zaak. Omgerekend is dat 12 x 170 = kilometer per jaar. Hij kan dus wel op een bijtelling rekenen. Deze bijtelling komt neer op 1/12 x 25% x cataloguswaarde van de auto Auto van de zaak overnemen Werknemers kiezen er vaak voor om de auto van de zaak te kopen van hun werkgever. Ze kennen de auto immers en weten exact in welke staat deze verkeert. Denken werkgever en werknemer echter dat ze de koop voor een spreekwoordelijk prikje kunnen sluiten, dan zouden ze wel eens van een koude kermis kunnen thuiskomen. Verkoopt u de auto 18 DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK

19 Nieuwe baan, toch nog bijtelling Gerard heeft een nieuwe baan gevonden en dient zijn ontslag in. Zijn dienstverband eindigt op 31 mei. Hij heeft een auto van de zaak, dus u moet uitrekenen welke gevolgen dit heeft voor de bijtelling. De termijn loopt van 1 januari tot en met 31 mei en de auto heeft een cataloguswaarde van e Gerard legde in deze vijf maanden 340 privékilometers af, dus dit is 68 kilometer per maand. In een heel jaar zou Gerard dus 12 x 68 = 816 privékilometers afleggen. Hij overschrijdt daarmee de grens van vijfhonderd kilometer per jaar en bijtellen is dus verplicht. Per maand komt de bijtelling neer op 1/12 x 25% x e = e 437,50. Over de vijf maanden dat Gerard nog in dienst is en gebruikmaakt van een auto van de zaak telt u dus 5 x e 437,50 = e 2.187,50 bij het loon op. Nieuwe auto van de zaak De eerste helft van het jaar rijdt Martijn privékilometers met de oude bedrijfswagen (cataloguswaarde e ). Op 1 juli krijgt hij de beschikking over een nieuwe auto van de zaak (cataloguswaarde e ). Hiermee rijdt hij de tweede helft van het jaar ruim 700 privékilometers. Berekening Voor de berekening van de bijtelling maakt u in dit geval de volgende berekening: oude auto: 6/12 x 25% x e x = e 3.125; nieuwe auto: 6/12 x 25% x e = e 3.750; totale bijtelling op jaarbasis: e (oude auto) + e (nieuwe auto) = e namelijk voor een bedrag onder de reële waarde van de wagen in het economisch verkeer, dan moet u het verschil tussen de koopsom en de echte waarde beschouwen als belastbaar loon. Over dit bedrag moet u dus loonheffingen inhouden en afdragen. 5.4 Nieuwe bedrijfsauto Er is een tijd van komen en van gaan, ook voor bedrijfsauto s. De werkgever kan er natuurlijk ook voor kiezen een oude auto in gebruik te houden, maar dit is niet per definitie gunstiger dan het aanschaffen van een nieuwe. Los van de toenemende risico s op stijgende onderhouds- en herstelkosten, geldt voor de bijtelling ook een ander uitgangspunt als de auto 15 jaar of ouder is, zoals u in hoofdstuk 2 heeft kunnen lezen. Adviseert u de werkgever om een nieuwe auto ter beschikking te stellen aan een werknemer, dan moet u ook in dit geval extra aandacht aan de berekening van de bijtelling besteden als de auto in de loop van het jaar wordt aangeboden. Wisseling Als een werknemer in de loop van het jaar van auto wisselt, heeft dit gevolgen voor uw berekening van de bijtelling. U moet in dat geval namelijk het privégebruik van beide auto s per gebruikte periode berekenen. Natuurlijk geldt dit ook in het geval dat een werknemer halverwege het jaar een andere leaseauto tot zijn beschikking krijgt. Een voorbeeldberekening vindt u in het kader hier rechtsboven. 5.5 Meerdere auto s Uitzonderlijk, maar het komt daadwerkelijk voor: werknemers die tegelijkertijd meerdere auto s van de zaak voor de eigen voordeur hebben staan, bijvoorbeeld een bestelwagen en een personenauto. In dat geval moet u het privégebruik per auto van de zaak bekijken. Komt dat voor één van de auto's boven de grens van vijfhonderd kilometer uit, dan moet u de waarde van het privégebruik optellen bij het loon van de werknemer. Gaat ook één of meerdere andere auto's van de zaak over de grens heen, dan moet u voor elk van deze auto's afzonderlijk de bijtelling berekenen. De Belastingdienst is wel coulant: is de werknemer alleenstaand of heeft geen van zijn gezinsleden een rijbewijs, dan hoeft u maar voor één auto bij te tellen, namelijk voor die met de hoogste cataloguswaarde. Wilt u zeker weten dat u het goed doet, neem dan contact op met de Belastingdienst. 5.6 Regels voor de autobranche Sommige werknemers wisselen niet één keer van auto, maar hebben ze aan de lopende band voor het uitkiezen. Bij bijvoorbeeld een autodealer rijden de medewerkers van de verkoopafdeling vast regelmatig in een nieuwe (demonstratie)wagen rond. Wie in welke auto hoeveel privékilometers heeft gereden, is in dit geval zo goed als onmogelijk bij te houden. Dit zou tot onevenredig hoge administratieve lasten leiden Regeling Daarom gelden er voor de autobranche al geruime tijd speciale afspraken. Sinds Regeling voor de autobranche werkt per dag 2008 kent de Belastingdienst de regeling Bijtelling privégebruik auto voor de autobranche. Deze regeling is van toepassing op werkgevers in de autobranche die lastig de grondslag voor de bijtelling privégebruik kunnen vaststellen vanwege het steeds wisselende gebruik van de auto s. Niet alleen autodealers, maar ook autohandelaren, leasemaatschappijen en importeurs kunnen gebruikmaken van deze regeling Per dag U berekent de bijtelling per dag voor werknemers die regelmatig een verschillende auto gebruiken. Ook als de werknemer de auto een dag niet gebruikt. U DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK 19

20 Proefritten maken in de autobranche Als een auto van de zaak niet alleen ter beschikking staat van een werknemer, maar ook beschikbaar is voor proefritten, gelden bepaalde eisen voor de registratie van deze gang van zaken. Zo is het raadzaam om een getekend bewijs van uitlenen aan de klant (waar begin- en eindkilometerstand op staan) op te nemen in de moet dus per dag bekijken welke auto de werknemer meeneemt om te kunnen bepalen wat de hoogte van de bijtelling is. Dit is dus ook nog een hele klus. Maar het is in elk geval praktischer dan voor elke auto het aantal kilometers bij te houden en het privégebruik te bepalen. Vier situaties De bijtelling per dag is logischerwijs 1/365 van de bijtelling per jaar. Daarnaast is het nog de vraag op basis van welke auto u de bijtelling moet rekenen. Er kan sprake zijn van vier situaties: De werknemer neemt na werktijd een auto mee naar huis. Deze auto vormt voor die dag de basis voor de bijtelling. De werknemer werkt niet, maar heeft wel een auto meegenomen. Op basis van die auto berekent u de bijtelling. De werknemer neemt tijdens werktijd een auto mee, parkeert die ergens en brengt hem niet meer terug. Na werktijd vertrekt de werknemer zonder auto naar huis. In dit geval baseert u de bijtelling op de cataloguswaarde van de niet teruggebrachte auto. Hoe zit het met een motor van de zaak? Karin rijdt op een motor die door haar werkgever ter beschikking is gesteld. Zo kan zij op weg naar haar werk en s avonds terug naar huis de dagelijkse file voorbij rijden, uiteraard met gepaste snelheid. In haar vrije tijd mag Karin graag een toerrit maken met de motor. Dit privégebruik is loon in natura. Voor het privégebruik betaalt Karin een eigen rittenregistratie. Een afschrift van de rittenregistratie kan in de auto blijven zodat een volgende gebruiker kan doorschrijven totdat de auto verkocht wordt. U controleert dan of de laatst genoteerde kilometerstand in de administratie van de belanghebbende overeenkomt met de kilometerstand op datum van aflevering. De werknemer neemt aan het einde van de werkdag geen auto mee of heeft tijdens dagen waarop hij niet werkt geen auto tot zijn beschikking. In dat geval baseert u de bijtelling op de auto waarop u de twee maanden daarvoor het vaakst de bijtelling heeft gebaseerd. Het is van belang dat uit uw administratie per werknemer blijkt op welke auto u de grondslag voor de bijtelling per dag heeft gebaseerd. U moet daarvoor ook beargumenteren waarom u op een dag van die auto bent uitgegaan. 5.7 Andere vervoersmiddelen Als de werkgever een ander vervoermiddel dan een personen- of bestelauto aan de werknemer ter beschikking stelt, geldt een andere fiscale regeling. Rijdt een werknemer dus met een motor, brommer of zelfs een quad van de zaak, dan moet u één en ander anders berekenen. bijdrage van e 50 per maand aan haar werkgever. Gemiddeld rijdt zij maandelijks driehonderd privékilometers. De werkelijke kilometerprijs, waarin alle kosten zijn verwerkt, is e 0,35. De waarde van het privévoordeel is dus (300 x e 0,35) -/- e 50 = e 55 per maand. Dit bedrag moet haar werkgever bij haar loon optellen Berekening Het privévoordeel is ook bij zulke voertuigen loon in natura. De waarde in het economische verkeer van het privégebruik is loon voor de loonheffingen. Dit kunt u als volgt berekenen: de waarde bedraagt het aantal privékilometers vermenigvuldigd met de werkelijke kilometerprijs, verminderd met de bijdrage die de werknemer u betaalt voor het privégebruik. Deze waarde kan per saldo niet negatief zijn. De werkelijke kilometerprijs omvat alle kosten van het vervoermiddel. Niet alleen de brandstofkosten zijn hierin verwerkt, ook verzekeringskosten, afschrijving, reparaties en dergelijke Fietsregeling Voor fietsen geldt een andere fiscale regeling: de fietsregeling. Met deze regeling is het mogelijk om de werknemers eens per drie jaar onbelast een fiets cadeau te doen. De belangrijkste voorwaarde hiervoor is dat de werknemer zijn fiets voldoende gebruikt voor woonwerkverkeer. Dat komt erop neer dat hij in ten minste 50% van de gevallen (deels) met de fiets naar het werk moet komen. Onbelast U kunt binnen de fietsregeling werknemers een fiets vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen zonder dat u een bedrag bij het loon moet optellen. De prijs van de fiets mag hiervoor niet boven de g 749 (inclusief BTW) uitkomen. Alles wat wel boven dit bedrag uitkomt, moet u alsnog bij het loon optellen. U kunt de kosten voor met de fiets samenhangende zaken zoals onderhoud en accessoires voor uw rekening nemen of dit aan de werknemer vergoeden zonder dat dit tot een bijtelling leidt. Dit kan echter slechts onbelast tot een maximumbedrag van g 82. Een gangbare fietsverzekering mag u ook onbelast vergoeden of verstrekken. Werkkostenregeling Bent u in 2011 overgestapt op de werkkostenregeling? In dat geval is de genoemde fietsregeling voor u komen te vervallen! In plaats daarvan kunt u zonder nadere normeringen en beperkingen werknemers onbelast een fiets vergoeden of verstrekken door deze onder te brengen in de vrije ruimte van 1,4% van de loonsom. 20 DOSSIER SALARIS RENDEMENT AUTO VAN DE ZAAK