Handleiding. Dynamic Software nv. Ring Noorderwijk Herentals. Belgium.

Transcriptie

1 Handleiding Dynamic Software nv Ring Noorderwijk Herentals Belgium

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Systeemvereisten Opstarten - Afsluiten Werkbalk en sneltoetsen Algemeen Algemeen scherm Basis handelingen Basisgegevens Beheer Bedrijf Beheer Artikelgroepen Beheer artikelgroepkortingen Beheer artikelkortingen Beheer artikelpakketten Beheer kortingsgroepen Beheer Artikelkenmerken Beheer betaalmiddelen Beheer BTW tarieven Beheer relatie BTW types Beheer relatietypes Beheer voertuig/machine groepen Beheer voertuig/machine kenmerken Beheer voertuig/machine merken Relaties Beheer relaties Nieuwe relaties

3 6.2.1 Manueel een nieuwe relatie aanmaken Importeren van nieuwe relaties vanuit een ander bestand Artikels Beheer artikels Nieuw artikel Stock Voertuigen/machines Beheer voertuigen/machines Beheer stock Nieuw voertuig Aankoopborderel printen Aankopen Beheer aankoopborderels Nieuw aankoopborderel Nieuw aankoopborderel voertuigen/machines Nieuw aankoopborderel artikels Documenten Beheer documenten Nieuwe documenten Detaillijnen documenten Te factureren Openstaande facturen Vervallen facturen Bestellingen Bestelvoorstel Nieuwe manuele bestelling Bestelling versturen Toeleveren stock Car-Pass Agenda

4 Inleiding flexycloud is ons softwarepakket waarmee het volledige beheer van uw relaties, facturatie en magazijn kan opgevolgd worden. De database wordt in de cloud geplaatst, zodat het verlies van gegevens door vb. stroompanne, diefstal van computers enz., tot een minimum wordt herleid. Hierdoor is de database ook toegankelijk van op elke computer met een degelijke internetverbinding. flexycloud zal uw administratie vereenvoudigen en centraliseren. Voor de garagesector bestaat ook de mogelijkheid om flexycloud te linken met TopMec. Deze link zal echter besproken worden in een aparte handleiding. Indien in deze handleiding schermvoorbeelden zijn gebruikt, is dit louter informatief. U hoeft zelf niet dezelfde parameters aan te maken maar deze kunnen wel een hulpmiddel zijn om te bepalen welke parameters u wenst aan te maken. 3

5 1 Systeemvereisten Internetverbinding is een vereiste. Browsers: * Internet explorer 6+, Google Chrome of Mozilla Firefox 3+ (op Windows toestellen) * Firefox en Safari (op Mac OS) PC/Laptop/Tablet:hoe sneller uw PC, laptop of tablet, hoe sneller de toepassing zal werken. 4

6 2 Opstarten - Afsluiten Start op uw PC eerst uw browser op. Vb: Internet Explorer. Bij de aanschaf van het pakket zal u een link naar het pakket krijgen en een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Later kan u vragen om dit wachtwoord te wijzigen. Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig. Dit wachtwoord zal eveneens uw gegevens beveiligen tegen inzage door derden. Het is mogelijk om met meerdere personen éénzelfde database te openen op verschillende werkposten. Doordat de database niet lokaal geplaatst wordt, kan de toepassing zowel op kantoor, als thuis, als op vakantie gebruikt worden. Om de database te beveiligen, zal deze automatisch uitschakelen als er na een tijdje geen beweging meer vastgesteld wordt. Als u dan terug wilt werken, komt er een scherm met allemaal rode kruisjes of een melding zoals hieronder. U dient het scherm dan volledig sluiten, en terug in te loggen. Om het programma zelf af te sluiten, volstaat het de browser te sluiten met het kruisje rechts bovenaan. Wanneer er zich nog onbewaarde gegevens op één van de tabbladen bevinden, krijgt u volgende melding: 5

7 Opslaan: Indien u de gegevens zeker wenst op te slaan. Verwijderen: Indien u de (gewijzigde of toegevoegde) gegevens toch niet wenst op te slaan. Annuleren: Om terug naar het programma te gaan zodat u eventueel per tabblad kan nakijken welke gegevens u nog moet bewaren. Deze gegevens zullen dan aangeduid zijn met een sterretjes. 3 Werkbalk en sneltoetsen De icoontjes Opslaan en Vernieuwen, blijven steeds zichtbaar, overal in het programma. Naargelang welk scherm er wordt geopend, kunnen daar nog extra icoontjes naast staan. In de linkse werkbalk wordt aangegeven of een menu verder kan uitgevouwen worden of niet aan de hand van de pijltjes. Een pijltje naar beneden geeft aan dat er een menu onder zit. Door op dit pijltje of op de tekst te klikken, gaat dit menu open. Om dit menu terug te sluiten klikt u terug op het pijltje naar boven of op de tekst naast het pijltje. Met het pijltje naast het woord Menu kan u het ganse menu naar links toe versmallen. 6

8 In de detail-schermen komen nog enkele icoontjes terug doorheen het hele programma. Crëeer nieuwe gegevens. Wijzigen geselecteerde gegevens Verwijderen geselecteerde gegevens. Dit is enkel mogelijk als er geen documenten aan verbonden zijn. Bladeren doorheen de verschillende pagina s 4 Algemeen 4.1 Algemeen scherm Nadat flexycloud is opgestart, komt u altijd in het algemeen scherm terecht. Helemaal links staat de standaard menubalk. Verder is dit scherm opgedeeld in een linkse gedeelte in functie van de werkplaats, en in een rechtste gedeelte met een agenda. 7

9 4.2 Basis handelingen Doorheen het programma hebben we getracht om heel flexibel van het ene scherm naar het andere te kunnen overschakelen. Dit maakt het echter moeilijker om telkens alle verschillende mogelijkheden op te sommen waarop je iets kan bekomen. Daarom gaan we hier proberen alle verschillende werkwijzes uit te leggen, die doorheen het programma voorkomen. We vertrekken hiervoor weer vanuit het algemeen scherm. Velden van plaats verwisselen In sommige schermen kan je velden van plaats wisselen. Dit doe je door het titelveld aan te klikken, ingedruk te houden, en te verslepen naar de gewenste plaats. Het titelveld wordt dan donkerder gekleurd en het oranje balkje geeft aan waar het geplaatst zal worden. In het onderstaande voorbeeld zijn we Bedrijfsnaam naar rechts aan het schuiven. Velden selecteren: Om van het ene veld naar het volgende te gaan kan je: - de Tab-toets gebruiken - met de muis het betreffende veld 1 x aanklikken Opzoeken (vb:klant) - Kan door de standaardmenubalk links aan te klikken. Kies het juiste menu (Relaties\beheer relaties) en dit scherm wordt geopend. Vul uw gegevens waarop je wil zoeken in, in het zoekveld rechts bovenaan. Klik vervolgens op het vergrootglas om de zoekopdracht te starten of op Enter. Alle lijnen die in aanmerking komen voor deze selectie worden getoond op het scherm. Kies daaruit de juiste lijn. 8

10 Om de zoekopdracht af te sluiten, klik je op het zwarte kruisje rechts achter het zoek-veld. Dit kruisje staat dan op de plaats waar het vergrootglas stond voor de selecie werd uitgevoerd. U kan ook kiezen om het scherm te sluiten en terug te openen. - Een tweede mogelijkheid is om vanuit het basisscherm in het tabblad flexycloud de relatie op te zoeken. Vanuit dit basisscherm kan je bv. rechtstreeks een relatie of een voertuig opzoeken door te scrollen met de pijltjestoetsen, of door de naam in te typen in de zoekbalk. In het bovenstaan de scherm staat een naam in het blauw onderlijnd. De cursor verandert in een handje, wanneer je daar over komt. Dit wil zeggen dat je naar de detail van die selectie kan gaan door daar op te klikken. Een nieuw tabblad zal dan open gaan met die gegevens. Sorteren In sommige schermen kan u alfabetisch gaan sorteren. Dit is bijvoorbeeld het geval bij Beheer relaties. Als u klikt op de kolomtitel Naam of Voornaam, komt hier een pijltje achter te staan en zullen de gegevens alfabetisch worden gerangschikt. Als u nogmaals klikt op dezelfde titel, zullen de gegevens in omgekeerde volgorde (van Z naar A) gesorteerd worden. 9

11 Bewaren Dit symbooltje (sterretjes) vooraan in een lijn of bovenaan in een tabblad geeft aan dat er iets gewijzigd werd aan de inhoud van dit scherm, en dat je dit nog moet bewaren. Doorheen het hele programma wordt de volgende knop gebruikt om te bewaren: Vernieuwen Wanneer je gegevens hebt bewaard van een klant in een relatiefiche, zal dit op een ander reeds geopend scherm van overzicht relaties niet dadelijk aangepast worden. Als je de knop Vernieuwen gebruikt, zullen deze gewijzigde gegevens zichtbaar worden. Verplicht in te vullen velden Bij het ingeven van nieuwe gegevens kan het gebeuren dat er enkele namen van velden in het vet zijn vermeld. Dit wil zeggen dat dit verplicht in te vullen velden zijn. Maar vooraleer je kan beginnen met het ingeven van relaties en wagens, is het aangeraden eerst het menu Basisgegevens te overlopen en indien nodig zaken toe te voegen. 10

12 5 Basisgegevens Ga in de linkse menubalk naar Basisgegevens en klik dit open. Best ga je bij het aanmaken van uw parameters te werk in de volgorde zoals hieronder wordt aangegeven. Dit is dus wel in een andere volgorde dan het menu aangeeft. 5.1 Beheer Bedrijf Vul hier zo veel mogelijk gegevens in en valideer deze tenslotte door te klikken op de knop Opslaan links bovenaan. Een Prefix is een lettercode die kan voorafgaan aan een nummering van vb: de facturen, werkorders, De logo s moeten van volgend formaat zijn: JPEG of PNG. De gegevens en logo s worden gebruikt in de factuurlayout, bestelbonnen, 5.2 Beheer Artikelgroepen Om een goed beheer van uw artikels te kunnen doen, is het aangeraden deze in te delen in verschillende groepen. Een artikelgroep kan bijvoorbeeld ook een leverancier zijn. Als je een nieuwe groep aanmaakt, kan je via het rechtste scherm enkele parametes meegeven voor deze bepaalde groep. Bij de velden Korting en Max Korting kan een vast bedrag ingegeven worden. Bij de velden Korting % en Max Korting % kan eventueel een percentage ingegeven worden. Later zullen op het tabblad Artikels alle artikels getoond worden die bij deze groep horen. Op het tabblad Kenmerken, kan je artikel-kenmerken toevoegen. Deze velden zullen, bij het creëren van nieuwe artikels in deze groep, automatisch verschijnen. Een standaardwaarde kan ingegeven worden per kenmerk, maar is niet noodzakelijk. In het tabblad Kortingsgroepen kan je eventueel een korting ingeven per Kortingsgroep (uit de relaties). 11

13 5.3 Beheer artikelgroepkortingen Op basis van de Kortingsgroep (van de relaties) en van de artikelgroepen, kunnen automatisch kortingen worden toegekend op een hele groep van artikels die onder die specifieke artikelgroep vallen. 5.4 Beheer artikelkortingen Indien je geen korting kan geven op een hele groep van artikels, maar enkel op bepaalde artikels, kan je die artikels hier ingeven. Dit moet dan per kortingsgroep (van de relaties) opgegeven worden. 5.5 Beheer artikelpakketten Indien u vaak dezelfde combinatie van enkele artikels samen op een document wenst, kan u hiervoor een pakket aanmaken. U hoeftt dan maar 1 code in te geven, en alle artikels komen op het document, met per lijn een vaste prijs. Indien gewenst kan u de prijs in het document nog wel wijzigen per lijn. Hieronder een voorbeeld van een pakket: R01 waarin 4 lijnen worden opgenomen. 12

14 Via de knop kan je in een werkorder of een factuur een pakket toevoegen. 5.6 Beheer kortingsgroepen Hier kan u een opsplitsing maken in uw relaties in functie van kortingen die je wil toekennen aan verschillende groepen. Zo kan u bijvoorbeeld uw personeel standaard een korting geven. 5.7 Beheer Artikelkenmerken Hier kan je kenmerken aanmaken die bij al uw artikels worden toegevoegd. 5.8 Beheer betaalmiddelen Hier kan je de verschillende soorten van betaalmiddelen aanmaken die in uw bedrijf voor handen zijn voor uw klanten. Deze kunnen dan per factuur aangeduid worden in het overzicht van de facturen. Deze zullen eveneens afgedrukt worden op de factuur voor de klant, indien de klant al betaalt bij ontvangst van de factuur. 13

15 5.9 Beheer BTW tarieven De geldende BTW-tarieven zullen standaard aangemaakt zijn. Omdat 21 % het meest gangbare percentage is, staat dit op Default Beheer relatie BTW types Deze zullen standaard aangemaakt zijn, waarbij Belg 21% als standaard wordt gezet. Andere types zijn eventueel door uzelf nog extra aan te maken Beheer relatietypes U kan uw relaties opdelen in verschillende groepen. Per groep kan u een lijst bekijken met de relaties die daartoe behoren. Je moet aangeven welke groep als Default zal ingesteld worden. Dit wil zeggen dat deze standaard zal gekozen worden bij het aanmaken van een nieuwe relatie. 14

16 5.12 Beheer voertuig/machine groepen Je kan een opsplitsing maken van je voertuigen-bestand door deze in verschillende groepen onder te verdelen. Per groep kan je dan rechts specifieke kenmerken toevoegen, met al dan niet een default-waarde. Deze kenmerken zullen dan automatisch te voorschijn komen bij het creëren van een voertuig, waar je deze groep selecteert Beheer voertuig/machine kenmerken Wanneer je een wagen aanmaakt, kan je ervoor zorgen dat er enkele kenmerken dadelijk worden toegevoegd, zodat je die niet telkens moet heringeven. Die kenmerken kan je hier aanmaken. Zoals bij de meeste parametes, kan je ook hier weer een standaardwaarde meegeven indien gewenst Beheer voertuig/machine merken Hier kan je de verschillende merken aanmaken van voertuigen die bij u binnenkomen. Deze lijst kan je later eventueel ook aanvullen en bij het bewaren en opnieuw openen van dit scherm, zullen deze merken alfabetisch gesorteerd worden. Nu bij alle basisgegeven de nodige parameters zijn ingevuld, kan je van start gaan met het aanmaken van relaties, artikels en voertuigen. Dezelfde werkwijze zal in alle schermen steeds terugkomen. 15

17 6 Relaties 6.1 Beheer relaties In dit scherm bevinden zich al uw relaties, met extra gegevens. Onderaan en rechts van het scherm staat een schuifbalk, om de gegevens die niet op het scherm kunnen, ook te kunnen bekijken. Standaard kunnen er een 30-tal lijnen op 1 scherm. Je kan naar een volgende scherm met behulp van de pijltjes onderaan, of door een getal in te typen bij Pagina. Van. Een relatie bewerken of veel meer gegevens bekijken over die relatie, kan je door 1 x te klikken op de naam. Je komt dan in het volgende scherm. 16

18 Onderaan zie je verschillende tabbladen. Als je op één van die tabbladen klikt, krijg je de gegevens te zien van die betreffende relatie (Contact personen, voertuigen, facturen,.. Via dit icoontje bovenaan kan je een etiket printen van de relatie met het adres, telefoonnummer en een barcode. De barcode wordt door het programma gegenereerd. 6.2 Nieuwe relaties Manueel een nieuwe relatie aanmaken. Dit kan je op 2 manieren: 1 Vanuit het hoofdmenu Relaties\Nieuwe relatie. 2 Vanuit het scherm Beheer relaties. Daar klik je op het groene plus-teken links bovenaan. In beide gevallen kom je in hetzelfde blanco scherm terecht waar de nieuwe relatie kan aangemaakt worden. Indien je een firma wil aanmaken, hoef je de velden links met naam en voornaam, niet in te vullen. Dit kan je eventueel wel invullen bij het tabblad Contactpersonen. Indien er bij een veld een combobox staat, kan je deze openklikken en de juiste keuze uit de lijst maken. Indien er geen combobox staat, kan je zelf tekst invullen. Bij het veld BTW-nr hebben we een controle ingebouwd op dubbele nummers. Dit is een unieke code waarbij je kan controleren of je die relatie eventueel al had aangemaakt. 17

19 Bovenaan kom je nog enkele nieuwe icoontjes tegen. Nieuw Relatie Type: Als je in uw lijst met relatie-types niet het juiste type tegenkomt, kan je dat hier rechtstreeks aanmaken. Dit type zal dan ook bij de volgende relaties beschikbaar zijn. Op dezelfde manier kan je ook een nieuwe aanspreektitel, nieuw land of nieuwe taal aanmaken indien deze nog niet zou bestaan in de lijst. Onderaan kan je dan nog verschillende contactpersonen met hun specifieke gegevens toevoegen aan uw relatie. Vergeet zeker niet om dit op te slaan als je klaar bent. Ook wanneer je tussentijds had bewaard, moet je op het einde nog een keer opslaan. Indien alle gegevens zijn bewaard, zal het sterretje bij het tabblad nieuwe relatie verdwenen zijn Importeren van nieuwe relaties vanuit een ander bestand. Wanneer je een lijst van relaties wil importeren vanuit een ander bestand, kan dat via het icoontje in het menu Beheer relaties. 18

20 Wanneer je dit aanklikt, moet je het pad opgeven van het bestand dat je wil importeren, en vervolgens op OK klikken. Het bestand moet van het type CSV zijn. Aan de linkerkant staan dan de velden van uw bestaande lijst die je kan linken aan de velden van flexycloud, aan de rechterkant. Indien er overeenkomsten gevonden worden, zullen deze al voorgesteld worden. Daarna kan je zelf nog overeenkomstige velden aangeven. Wanneer je alle beschikbare velden hebt gelinkt, klik je op de knop Continue. Je zal de extra lijnen zien verschijnen in uw scherm. Valideer nu het ganse scherm, zodat deze extra gegevens bewaard zullen blijven. 19

21 7 Artikels 7.1 Beheer artikels In dit scherm krijg je een overzicht van al je artikels, ook indien de stock nul of negatief is. Enkele belangrijke kenmerken die in de artikel-fiche werden ingegeven, zijn hier al zichtbaar, zoals eenheidsprijs, voorraad, Op een eenvoudige manier kan je naar de detail van een artikel door te klikken op de artikelcode of artikelomschrijving. In dat scherm zijn veel meer gegevens terug te vinden over het artikel dan in het overzicht van de artikels. De verschillende velden worden uitgelegd onder het menu 7.2 Nieuw artikel. 20

22 Een artikel opzoeken kan op de verschillende manieren zoals aangegeven in menu 4.2 Basishandelingen, opzoeken. Bovenaan het scherm zijn ook hier weer de drie icoontjes zichtbaar voor toevoegen, wijzigen of verwijderen van gegevens. Indien er een link met TopMec bestaat, zullen de updates van de prijzen van die artikels s nachts gebeuren. De artikels worden niet numeriek gesorteerd maar alfabetisch. Dit omdat er door u zowel nummers kunnen aangemaakt worden met en zonder letters. Om dit door elkaar te gebruiken is deze nummering de meest logische. 21

23 7.2 Nieuw artikel Vanuit uw scherm Beheer artikels, kan je via het groene plus-teken, nieuwe artikels toevoegen. Velden in het vet gedrukt, zoals hier het veld Voorraad, zijn verplicht in te vullen. De velden BTWtarief, Artikelgroep en Leverancier zijn velden met een combobox. Dit wil zeggen dat je moet kiezen uit de voorgestelde lijst die je kan openen door op het pijltje achteraan te klikken. De prijzen van artikels moeten ingevuld worden met een komma als decimaal teken. Het Euro-symbool wordt er automatisch aan toegevoegd. In de 2 velden met: max korting % en max korting kan een beperking van de algemene kortingen opgelegd worden voor dit specifieke artikel. Het veld code leverancier kan een ander artikelnummer zijn bij uw leverancier dan het artikelnummer dat je zelf bovenaan ingeeft. Wanneer wordt de stock aangepast? Op basis van de documenten die opgemaakt werden, zal de stock van een artikel aangepast worden. Factuur: Werkorder -> factuur: Offerte -> factuur: Bestelbon -> factuur: Leveringsbon -> factuur: Creditnota: stock wordt aangepast bij het valideren van de factuur stock wordt aangepast bij het valideren van het werkorder stock wordt aangepast bij het valideren van de factuur stock wordt aangepast bij het valideren van de factuur stock wordt aangepast bij het valideren van de leveringsbon stock wordt aangepast bij het valideren van de creditnota. 22

24 7.3 Stock Dit scherm heeft heel veel gelijkenissen met het scherm van Beheer artikels. Maar in het scherm Stock, worden enkel de artikels getoond, waarvan de voorraad groter is dan nul. 8 Voertuigen/machines 8.1 Beheer voertuigen/machines 23

25 Om een degelijk beheer van uw voertuigen te kunnen doen, hebben we hiervoor een apart menu gemaakt. Net zoals in andere schermen kan je gaan zoeken, toevoegen, wijzigen enz. met de standaard toetsen. Opgelet: zoeken in dit scherm gebeurt enkel op het veld Plaatnummer. Probeer zelf consequent uw nummerplaten in te voeren. Vb: altijd met spaties, altijd zonder spaties, of altijd met een koppelteken. Dit zal het zoeken vergemakkelijken. Indien je altijd koppeltekens ingeeft, en gaat zoeken met een spatie of zonder een koppelteken, zal het programma geen wagen vinden. Indien je enkel een klantnaam hebt, moet je eerst via beheer relaties uw klant gaan opzoeken en dan verder naar het voertuig doorklikken. Het icoontje Kopieer gaat wagengegevens van de geselecteerde wagen kopiëren naar een nieuwe wagenfiche zodat je nog maar weinig gegevens moet toevoegen of aanpassen voor die nieuwe wagen. Het icoontje Druk aankoopborderel drukt een aankoopborderel af (en eventueel btw-attest). Dit icoontje licht enkel op al er een aankoopborderel bestaat bij de wagen. Voor het icoontje Carpass :zie menu 12 Carpass. Wanneer er tekst in het blauw staat, kan je rechtstreeks naar de detail van dat veld gaan. (Velden Voertuig en Eigenaar). In de detail van een voertuigenscherm kom je weer dezelfde velden tegen als in het overzichtscherm Beheer voertuigen. Ditmaal wordt alles wel uitgebreid met verschillende tabbladen zoals: kenmerken, offertes, werkorders, van deze wagen. 24

26 De velden aankoopprijs en verkoopprijs worden gebruikt bij het factureren van de verkoop van de wagen (onder marge-regeling of onder de BTW-21%-regeling). Via het icoontje, kan je gegevens, inclusief de kenmerken, van een bestaand voertuig makkelijk kopiëren naar een ander voertuig. De nieuwe specifieke kenmerken zoals plaat, chassis, km, enz. blijven leeg. 8.2 Beheer stock In dit scherm kan je in één oogopslag zien welke voertuigen er momenteel in stock zijn. Wanneer er bij een voertuig geen eigenaar werd ingevuld, staat dit voertuig standaard in stock, en zal dit getoond worden in deze lijst. 8.3 Nieuw voertuig Wanneer er een nieuw voertuig binnen komt, dat nog niet werd geregistreerd in het programma, kan je dat via dit scherm doen. Er staan niet veel verplicht in te vullen velden in, maar met de versturing naar Car-Pass in het achterhoofd, kan je best wel het chassisnummer en de tellerstand ingeven. 25

27 8.4 Aankoopborderel printen Indien het nieuwe voertuig is aangemaakt, kan er via het icoontje bovenaan een aankoopborderel worden geprint. Eventueel kan je dit ook later nog printen via het menu Beheer voertuigen. 9 Aankopen Wanneer je een tweedehandswagen of ander artikel (bijvoorbeeld aanhangwagen, ) aankoopt, moet je ook hiervan de registratie in het pakket kunnen doen en de nodige documenten kunnen printen. 9.1 Beheer aankoopborderels Vanuit het menu Aankopen \ Beheer Aankoopborderels krijg je het overzicht van alle aankoopborderels. Je kan zoeken op documentnummer en een document terug afdrukken. 9.2 Nieuw aankoopborderel Nieuw aankoopborderel voertuigen/machines Wanneer je van een particulier een wagen aankoopt, kan je hier zowel een aankoopborderel, als een BTW-attest opmaken en printen. 26

28 De naam van de eigenaar, het voertuig, de datum van opmaak document, de leveringsdatum en de overnameprijs zullen gevraagd worden. Omdat de kans groot is dat de relatie en/of het voertuig nog niet werden aangemaakt, heb je bovenaan de icoontjes Nieuwe relatie en Nieuw voertuig. Na het bevestigen van deze nieuwe gegevens kom je terug in het scherm van het nieuwe aankoopborderel Nieuw aankoopborderel artikels Zaken waarvan je geen chassisnummer hebt, en toch een aankoopborderel wil maken, kan je via dit menu behandelen (vb kleine aanhangwagen). Omdat hiervoor geen chassisnummer bestaat, kan je zelf een artikelcode aanmaken of enkel een omschrijving invullen. Indien je geen artikel had aangemaakt, zullen de 8 eerste karakters van de omschrijving gebruikt worden om het artikelnummer aan te maken en dit artikel in stock te nemen. Let op: de verkoopprijs van dit artikel zal door het programma gelijk gezet worden aan de aankoopprijs. Je zal dit zelf moeten nazien en eventueel wijzigen. 10 Documenten De volgende documenten worden allemaal op bijna dezelfde manier opgemaakt en getoond. Daarom zullen we deze tesamen bespreken: - offertes - werkorders - bestelbonnen - leveringsbonnen - facturen -creditnota s 27

29 10.1 Beheer documenten Wanneer je een scherm met een overzicht opent, kan je al enkele gegevens zien van de laatst aangemaakte documenten zoals documentnummer, datum, relatie en bedragen met en zonder BTW. Bij werkorders, bestelbonnen en leveringsbons kan je ook zien of dit document reeds werd gefactureerd. In de kolom Gefactureerd zal het vakje dan aangeduid worden. Een gefactureerd document blijft steeds bestaan als origineel document. Bij offertes en werkorders staat nog een extra veld Commentaar intern. Het veld Klant en Documentnummer staan steeds in het blauw wat betekent dat je daar op kan klikken en rechtstreeks naar de betreffende klantenfiche of detail van het document kan gaan. De kolom Is afgedrukt is louter informatief. Ook hier komen de standaard icoontjes steeds terug om een nieuw document van de betreffende documentsoort aan te maken, een geselecteerd document te wijzigen, of een document te verwijderen indien dit nog mogelijk is. Opgelet: een offerte, leveringsbon, bestelbon of factuur dat reeds geprint werd, kan niet meer gewist worden. 28

30 Bij het overzicht van de facturen kan je ook nazien of de factuur reeds werd voldaan door de klant en er staat ook bijkomend de vervaldag genoteerd. Wanneer je een document wil wissen, en er komt een rood kruisje voor, wil dit zeggen dat dit document reeds geprint werd. Je kan het dan niet meer wissen. Bovenaan de lijst worden steeds enkele extra icoontje getoond die kunnen gebruikt worden bij het selecteren van een document. Naargelang het soort document waarin je staat, zullen enkele andere icoontjes te zien zijn. Beheer offerte Beheer werkorder Beheer facturen Icoontje Actie Print: print document Maak werkorder: zet het document (offerte) om naar een werkorder Maak bestelbon: zet het document (offerte) om naar een bestelbon Factureer: zet het document (werkorder, bestelbon of leveringsbon) om naar een factuur Overzicht algemeen: je kan opgeven vanaf welke datum, tot welke datum je een overzicht wenst Overzicht per klant: alfabetische lijst van de klanten met de opgemaakte documenten per klant Update Top Mec: Indien nog wijzigingen zijn aangebracht in een werkorder in TopMec, kan je die wijzigingen automatisch ophalen en toevoegen aan de desbetreffende werkorder in FlexyCLOUD. Enkel dan zal dit icoontje oplichten. Dit zal enkel gebruikt kunnen worden indien de link met Top Mec werd geïnstalleerd. Crediteer factuur: maakt een creditnota aan, idem aan deze factuur Betaald: je kan bij de geselecteerde factuur aanduiden dat deze voldaan is. Een link met het programma TopMec is een sterke aanrader. 29

31 Indien je een werkorder aanmaakt in FlexyCLOUD, zal deze ook automatisch aangemaakt worden in TopMec. Van daaruit kan je allerlei voertuiggegevens, technische info en onderdelen over de gelinkte wagen opzoeken. Voor meer informatie over TopMec verwijzen wij u graag naar de website of Nieuwe documenten Ook bij het aanmaken van een nieuw document zoals een offerte, een werkorder, een bestelbon, een leveringsbon of een factuur hebben we getracht alles eenvormig te houden. Hieronder zullen we deze dus eerst globaal bespreken en daarna de speciale mogelijkheden per document bespreken. 30

32 In elke hoofding komen dezelfde velden terug zoals in een werkorder. Velden in het vet gedrukt, zijn verplichte velden. Indien je deze niet invult, zal het niet lukken om het document te bewaren. Algemene velden Documentnummer Deze wordt automatisch aangemaakt en bestaat uit 2 delen: een prefix die door u werd ingeven in de basisgegevens, en een automatische volgnummer Datum Ook deze zal automatisch opgevuld worden met de datum vanuit Windows. Indien nodig kan deze wel door u gewijzigd worden Relatie De relatie moet al bestaan en kan hier opgezocht worden. Kortingspercentage Als je op dit document een korting wil geven, kan je dat hier doen. Opmerking Komt op de afdruk van de documenten Opmerking intern Enkel zichtbaar op het scherm Kortingspercentage: deze korting zal gegeven worden op detaillijnen waar de velden ivm korting blanco zijn gebleven. Indien per artikel een andere korting genoteerd staat, wordt de korting per artikel verrekend. Artikellijnen : Kortingspercentage = Blanco -> geen verrekening van korting op dit artikel. Korting van hoofding van het document wordt verrekend. Artikellijnen: Kortingspercentage = 0 (nul): -> korting 0 % op dit artikel. Korting van hoofding van het document zal niet verrekend worden. Bovendien komen er bij bepaalde documentsoorten nog extra specifieke velden. 31

33 Specifieke velden Doc. Soort Veld Omschrijving Offerte Datum offerte geldig Tot wanneer de offerte geldig is Offerte Datum levering Mogelijke leveringsdatum Nieuwe factuur Bedrag betaald Informatief veld Nieuwe factuur Betaalmiddel Informatief veld Nieuwe factuur Is Marge Verkoop Aan te duiden i.v.m. de BTW-berekening Offertes Bedrag incl. in detail omrekening mogelijk naar excl.btw Opgelet! Om een nieuwe wagen te factureren, moet je rechtstreeks van soort document Factuur vertrekken. De verkoopprijs zal uit de wagenfiche opgehaald worden. Om een onderhoud te factureren, moet je van werkorder vertrekken. Indien je stukken gaat meegeven, zonder dat je wagengegevens hebt, moet je van leveringsbon vertrekken. Bij het opmaken van een nieuwe bestelbon of offert voor artikels, mag je geen wagen koppelen. Bij het koppelen van een wagen, zal de verkoopprijs van de wagen opgehaald worden uit de wagenfiche omdat we er dan van uit gaan dat er een bestelbon of offerte wordt opgemaakt voor die wagen. Net zoals bij het overzicht van de documenten, zijn bij de schermen bovenaan ook enkele extra icoontje zichtbaar. Icoontje Actie Betaald (enkel bij facturen) Zal het totaalbedrag van de factuur invullen bij bedrag betaald, en de standaard betaalmethode. Nieuw artikel Hierdoor ga je naar het scherm om een nieuw artikel aan te maken. Nieuwe relatie Hierdoor ga je naar het scherm om een nieuwe relatie aan te maken. Pakket Om een pakket toe te voegen in de detail van het document. De volgorde van de velden van de detaillijnen kunnen hier ook naar links en rechts verschoven worden. Van het ogenblik dat een factuur afgedrukt werd, kan deze niet meer gewijzigd of verwijderd worden. 32

34 10.3 Detaillijnen documenten Om de detaillijnen uit te leggen van documenten gebruiken we een schermvoorbeeld. Een artikel opzoeken en ingeven doe je door in de eerstvolgende lege lijn onder het titelveld artikel te klikken. Een vierkantje wordt dan zichtbaar en na het klikken op dat vierkantje kan je uw artikelnummer of omschrijving intypen in het zoekveld. Alle artikels die aan die selectie voldoen zullen getoond worden in een lijst waaruit je het correcte artikel kan selecteren door te dubbelklikken of door de lijn te selecteren en onderaan op OK te klikken. 33

35 Het artikelnummer is dan bij op uw document verschenen met de gegevens die in het programma voorhanden zijn: omschrijving, aantal (standaard op 1), eenheidsprijs, BTW-tarief, kortingen en totaal. Alle velden (met uitzondering van artikelnummer) van die detaillijn kunnen nu nog manueel gewijzigd worden. De eenheidsprijs, kortingen en BTW-tarief worden opgehaald uit het menu Beheer artikels. Kortingen Indien een kortingspercentage wordt ingevoerd in een detaillijn, wordt automatisch het veld Korting en Totaal herberekend. In plaats van een kortingspercentage in te voeren, kan je ook kiezen om een bedrag in te geven als korting. Dit doe je dan in het veld Korting. Per artikellijn kan een andere korting genoteerd worden. Opgelet: Artikellijnen Kortingspercentage = Blanco Artikellijnen Kortingspercentage = 0 (nul): Geen verrekening van korting op dit artikel. Korting van hoofding van het document wordt verrekend indien die bestaat. Korting blijft 0 % op dit artikel. Korting van hoofding van het document zal niet verrekend worden indien die bestaat Te factureren Van de bestaande nog te factureren- werkorders, bestelbonnen of leveringsbonnen, kan een lijst op het scherm gevraagd worden met een totaal bedrag dat nog gefactureerd kan worden. Bovendien kan je van hieruit makkelijk gaan factureren via de icoontjes bovenaan. 34

36 Factureer algemeen: Factureer per klant: Van elk document dat je selecteert, zal een aparte factuur worden gemaakt. Van alle klanten die voorkomen in de lijst die je selecteert, zal per klant 1 verzamelfactuur gemaakt worden indien mogelijk Openstaande facturen De lijst met nog openstaande facturen kan geprint worden in 2 versies: Overzicht algemeen: Overzicht per klant: de lijst van facturen in cronologische volgorde de lijst gegroepeerd per klant met een totaal per klant 10.6 Vervallen facturen Ook de lijst met vervallen facturen kan op dezelfde manier als hierboven bij de openstaande facturen opgevraagd worden: algemeen of per klant. 11 Bestellingen 11.1 Bestelvoorstel Wanneer er artikels op een werkorder gezet zijn die niet voldoende in stock zijn, worden deze automatisch in een bestelvoorstel opgenomen. In deze lijst kan je meteen zien aan welke leverancier dit artikel gekoppeld is, en hoeveel stuks worden voorgesteld om te bestellen. 35

37 Om meerdere artikellijnen te selecteren kan je werken met de toetsen CTRL (of Shift)+lijnen aanduiden. Via de knop bovenaan Bestel selectie kan je deze artikels dan op een bestelling plaatsen. Per leverancier zal een nieuwe bestelling aangemaakt worden, die dan is terug te vinden onder het menu Beheer bestellingen Nieuwe manuele bestelling Wanneer je manueel een artikel wenst te bestellen, dat niet op het voorstel komt, kan dit via het menu Nieuwe bestelling. Deze bestelling zal eveneens bewaard worden onder het menu Beheer bestellingen Bestelling versturen Om uw bestelling dan definitief te versturen naar uw leverancier, ga je naar het menu Bestellingen\Beheer bestellingen. 36

38 Selecteer de bestelling die je wenst te versturen en klik bovenaan op Verstuur bestelling. Hierna zijn er 2 mogelijkheden: Naar TopMec: een automatische verzending zal gebeuren naar de Mijngrossier waaraan je gelinkt bent. Geen Top Mec: je kan de bestelbon zelf printen, eventueel in PDF zetten en je moet zelf zorgen voor de versturing naar de leverancier (vb: per mail) Toeleveren stock Indien de levering binnen komt, kan je aanduiden welke artikels zijn geleverd, deze komen dan in stock. Dit kan je doen via het menu Beheer bestellingen. Je klikt de betreffende bestelling aan en krijgt rechts de detaillijnen te zien. Per lijn valideren in de kolom geleverd. Niet vergeten om daarna links bovenaan te kiezen voor Opslaan. Vanaf nu zal in de artikelfiche de voorraad gewijzigd zijn. 12 Car-Pass Normaal gezien worden de gegevens naar Car-Pass doorgestuurd bij het bewaren van een factuur. Indien dit om de één of andere reden niet gebeurd is (geen internetconnectie, geen juiste login bij Car-Pass, ), kan je die gegevens nogmaals doorsturen via het menu Beheer voertuigen. 37

39 Voor het geselecteerde document, zal de km-stand, de datum en het chassisnr doorgestuurd worden naar Car-Pass. Het gaat enkel over facturen die zijn vertrokken vanuit een werkorder. Gegevens die vanaf leveringsbon of rechtstreeks vanaf factuur zijn gemaakt, worden niet doorgestuurd naar Car-Pass. Ter controle zal hier de website van Car-Pass geopend worden en de historiek getoond worden van het betreffende voertuig. 13 Agenda In het beginscherm wordt aan de rechterkant het agenda-gedeelte onderverdeeld in 2 groepen: Afspraken en Taken. Bij de taken kan een datum, onderwerp en omschrijving meegegeven worden. Bij de afspraken kan bovendien ook een beginuur, een geschatte tijdsduur en een locatie worden opgegeven. Er is geen synchronisatie met Outlook of ander agenda s mogelijk. 38