G4LPA. uitgebreide toelichting

Transcriptie

1 G4LPA uitgebreide toelichting Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar worden gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever en bronvermelding. Aan deze uitgave is uiterste zorg besteed, desondanks kan niet worden ingestaan voor de feitelijke juistheid of volledigheid van de opgenomen gegevens. In geen geval kan er een juridische basis aan worden ontleend.

2 G4LPA Leerplichtadministratie: toepassing en functionaliteit Om de verschillende onderdelen van G4LPA goed in beeld te krijgen wordt aan de hand van de verschillende schermen een toelichting gegeven op de functies en onderdelen. Leerlingenregistratie: meer dan compleet Uiteraard wordt in G4LPA de leerlingenhistorie bijgehouden en wordt in- en uitstroom in beeld gebracht. Zowel startkwalificatie als vrijstelling kan bij de leerling worden geregistreerd. In combinatie met rapportagefunctionaliteit en mailmerge met MS Word kunt u zelf op maat een aanmeldingskaart met gegevens inclusief een aanbiedingsbrief realiseren. In één overzicht: per leerling wordt de historie, verzuim, leerlingvervoer en aantekeningen in beeld gebracht PRONEXUS BV Eindhoven 1

3 Verzuimregistratie De laatste tijd is er veel aandacht voor schoolverzuim. Per leerling wordt het verzuim bijgehouden en kan bijbehorende correspondentie worden gevoerd richting school, ouders en leerling. In combinatie met de aard van verzuim wordt bovenstaande informatie vastgelegd. Uiteraard is er een onderverdeling gemaakt tussen geoorloofd en ongeoorloofd verzuim. Daarnaast kan het ongeoorloofd verzuim verder worden gespecificeerd naar absoluut, relatief en luxe verzuim. Met behulp van de rapportgenerator kunt u eenvoudig kengetallen genereren. Denk bijvoorbeeld aan verzuim per leeftijdsgroep, per school, per verzuimsoort, per periode, per wijk, woonplaats of postcode. Leerlingenvervoer In het kader van het leerlingenvervoer wordt vastgelegd welke leerlingen gebruik maken van leerlingenvervoer. Tevens worden de kosten, afstand, vervoerder, correspondentie, verhoerhistorie en eigen bijdrage geregistreerd. PRONEXUS BV Eindhoven 2

4 RMC Registratie Zodra een leerling aan de criteria voldoet om in een RMC traject te worden opgenomen zal dit door G4LPA worden opgemerkt. G4LPA voorziet in uitgebreide mogelijkheid om RMC trajecten te registreren en acties uit te zetten. PRONEXUS BV Eindhoven 3

5 Technische specificaties & randvoorwaarden Netwerk en werkstation G4LPA draait op een netwerkserver NT en Novell. Voor de werkstations geldt als randvoorwaarde een PII computer met minimaal 128 Mb intern geheugen. Vanwege de instabiliteit van Windows 95/98 wordt NT workstation of Windows 2000 geadviseerd op werkstations. Voor het beheer en mogelijkheden zijn geen aanvullende faciliteiten of investeringen nodig. Ontwikkelomgeving G4LPA Het systeem is ontwikkeld in Borland Delphi en maakt gebruik van de Borland database engine. Aan het gebruik van deze software als motor van de applicatie zijn geen extra kosten verbonden. Delphi is ontwikkeld voor gegevensbestanden met een omvang tot ongeveer records en voldoet in ruime mate voor de beoogde omvang voor de gemeente. De huidige software neemt ongeveer 30 Mb ruimte in beslag inclusief 5000 leerlingen. Maximale vrijheid van selectie en rapportage Pronexus pleit voor helderheid over de in de programmatuur gebruikte gegevensstructuur. De kennis over de gegevensstructuur en de exportfunctie in DBF formaat geeft de gebruiker de vrijheid om in combinatie met selecties in de G4LPA rapportgenerator naar eigen inzicht rapportages en overzichten te creëren. Operationalisatie G4LPA De overgang van uw huidige situatie naar het nieuwe systeem is afhankelijk van een groot aantal factoren. Datzelfde geldt voor de tijdsbesteding van de medewerkers. De inleertijd in G4LPA is relatief kort omdat het systeem redelijk eenvoudig te bedienen is. Als blijkt dat het leerplichtsysteem goed en zinvol te converteren is, is het overgangstraject en tijdsinvestering weer korter voor de medewerkers. Uitwisseling van informatie met.. Gemeentelijke Bevolkings Administratie (GBA) In het GBA systeem zit een bevolkingsbestand van alle inwoners dus ook de doelgroep die voor onderwijs van toepassing is. Een goede uitwisseling tussen GBA en LPA is essentieel omdat dat identieke NAW basisgegevens oplevert en omdat het werktijd bespaart. G4LPA kent uitwisseling met de GBA systemen van Procura, Centric en Roccade-Civility. IBGroep De Informatie Beheer Groep is actief met leerlingengegevens in het voortgezet onderwijs, dit in verband met de studiefinanciering. Daarbij wordt via het Onderwijsloket aansluiting gezocht bij de REGU gegevens, de uitwisselingsstandaard tussen scholen, gemeenten en Ministerie van OCW. Correspondentie: uitwisseling tekstverwerker In combinatie met een tekstverwerker, zoals Microsoft Word is het mogelijk om correspondentie te voeren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van mailmerge functionaliteit. Met het programma worden voorbeeldbrieven meegeleverd die op maat kunnen worden afgestemd op de gemeente. PRONEXUS BV Eindhoven 4

6 G4LPA Rapportgenerator Alle informatie in G4LPA kan naar eigen wens en behoefte door de gemeente worden benaderd, gegroepeerd en gerapporteerd. Met de rapportgenerator kunnen op eenvoudige wijze selecties op informatie worden uitgevoerd, het resultaat kan via een rapportage worden geprint of geëxporteerd. LPANet voor mobiele leerplichtambtenaren Met Lpanet ontstaat de mogelijkheid om leerlingengegevens in G4Lpa op afstand te benaderen. Gezien de toenemende mobiliteit van leerplichtambtenaren is de mogelijkheid van benadering van gegevens van leerplichtigen een grote wens. Met Lpanet wordt deze wenst vervult. Lpanet zorgt voor een beveiligde verbinding tussen internet en G4Lpa. Via een notebook of computer thuis kan informatie over leerlingen worden opgevraagd en kan een actie, huisbezoek of brief op afstand worden geproduceerd en toegevoegd aan het leerlingendossier in G4Lpa. De verbinding verloopt via een webserver die alleen toegang verschaft aan G4Lpa voor een specifieke groep externe gebruikers en computers. In aanvulling hierop is nog een inlogprocedure van toepassing. Via een beveiligde SSL verbinding wordt alle informatie die over internet wordt verzonden gecodeerd. G4RMC voortijdig schoolverlaten De internetsoftware G4Rmc helpt RMC-coördinatoren, trajectbegeleiders en leerplichtambtenaren bij de melding, registratie en begeleiding van voortijdig schoolverlaters. Het systeem is bedoeld voor de RMC regio, het regionaal leerplichtbureau en gemeenten die zelf de trajectbegeleiding verzorgen. In G4Rmc kunnen melding, controle en selectie, trajectbegeleiding, intake en trajectplan van deelnemer worden vastgelegd. Daarnaast kunnen activiteiten en correspondentie worden geregistreerd en is een ruime rapportage beschikbaar van een effectrapportage voor het Ministerie tot een eigen rapportage met behulp van een vrije rapportgenerator. PRONEXUS BV Eindhoven 5

7 Onderwijsloket uitwisseling van onderwijsgegevens Eindelijk kunnen gemeenten, schoolbesturen, scholen en andere betrokkenen eenvoudig informatie gaan uitwisselen via het digitaal Onderwijsloket van Pronexus. Het Onderwijsloket slaat een brug tussen het onderwijsveld en de interne functionaliteit van de door Pronexus geleverde software G4Lpa en Lpanet, G4Rmc, G4Net, G4Pro, GBPro en de Onderwijsmonitor. Het Onderwijsloket biedt via internet op één centrale plaats functionaliteit voor meldingen, informatie uitwisseling en kerninformatie onderwijs. Via de uitwisseling van onderwijsgegevens kunnen wijzigingen in naam, adres, contactpersoon, in- en uitschrijvingen van leerlingen op scholen, leerplichtinformatie, CFI tellingen, verzuim en GBA worden doorgegeven aan de gemeente of regio. Daarnaast kan de papierstroom van formulieren worden ondervangen door de electronische melding. Hierbij gaat het om meldingen op het gebied van voortijdig schoolverlaten, schoolverzuim, schade aan gemeentelijke gebouwen, aanvragen voor leerlingenvervoer, aanvragen voor onderwijshuisvesting en gereed meldingen van huisvesting. Tenslotte geeft het Onderwijsloket ook informatie weer voor schoolbestuur, scholen en leerlingen/ouders. Zo is informatie opgenomen over school- en gebouwinformatie, ruimtebehoefte, aanvragencyclus en diverse statusinformatie over lopende procedures. Onderwijsmonitor inzicht in kerngegevens onderwijs De informatiebehoefte in het onderwijs is de afgelopen jaren sterk gestegen. Gezien de omvang van uitgaven en hoge prioriteitstelling die aan het onderwijs wordt gegeven is het van groot belang de effecten van het onderwijsbeleid adequaat te meten. Met de integrale benadering van Pronexus en geleverde software voor onderwijs ontstaat de mogelijkheid van een complete onderwijsmonitor voor leerplicht, voortijdig schoolverlaten en onderwijsachterstanden. Een en ander sluit direct aan bij de richtlijnen van Oberon en de VNG. De Onderwijsmonitor levert alle kerngegevens betreffende het door de gemeente of de regio gevoerde onderwijsbeleid. Zo is onder meer informatie terug te vinden over scholen en locaties, plannen huisvesting, aanvragen, schade gebouwen, aantal leerlingen, gewichten, zitten blijven en vo advies, verzuim, cluster en afdeling, leerlingenvervoer, wachtlijsten, doorstroom vanuit basisonderwijs, sector en leerwegen, voortijdig schoolverlaten, startkwalificaties en slagingspercentage. PRONEXUS BV Eindhoven 6

8 Andere producten Pronexus voor Onderwijs en Welzijn Pronexus levert een set aan softwareproducten ten behoeve van de afdeling Onderwijs/Welzijn waarbij uitwisseling van gegevens gewaarborgd is. Met G4PRO kunnen prognoses worden opgesteld voor onderwijs, peuterspeelzalen en kinderopvang. Herkomst van leerlingen speelt hierbij een belangrijke rol. G4LPA levert de juiste herkomstbestanden die direct in G4PRO kunnen worden ingelezen. G4NET geeft gemeenten informatie over scholen, schoolbesturen, onderwijsgebouwen, aanvragen en kosten. In de programmatuur kunnen aanvragen voor huisvesting worden verwerkt, beoordeeld en uitgevoerd. Ook de kosten voor deze voorzieningen kunnen worden berekend. Het systeem kan beleidsgericht worden ingezet voor integrale accommodatie- en voorzieningenplanning in de gemeente. In G4LPA kan scholen-informatie worden ingelezen vanuit G4NET zodat beide systemen identieke informatie bevatten. Probeer de software uit op Dienstverlening Pronexus In het kader van de invoering van G4LPA kan Pronexus op een aantal onderdelen ondersteuning leveren. Conversie van leerlingengegevens Uiteraard is in de huidige leerlingenadministratie veel informatie opgenomen. Conversie van informatie kan daarbij heel nuttig zijn. Per gemeente stelt Pronexus echter individueel vast of de conversie daadwerkelijk nuttig is. Dit is sterk afhankelijk van de wijze waarop de gemeente de gegevens heeft geregistreerd en hoe de administratie is ingericht. Daarom wordt vooraf individueel bepaald hoe wenselijk en vooral hoe nuttig de conversie is en of de controle van alle geconverteerde gegevens niet evenveel tijd kost als de toedeling van alle leerlingen. Koppeling GBA Een belangrijk onderdeel bij de aanschaf van de G4LPA software betreft de periodieke overdracht van actuele informatie vanuit de gemeentelijke bevolkingsadministratie (GBA) richting de leerplichtadministratie. Voor deze onderdelen is op basis van ervaring met GBA systemen in gemeenten een indicatie voor uren tijdsbesteding in de offerte opgenomen. Cursustraject G4LPA gebruikers Om de betrokkenen wegwijs in het leerplichtsysteem te maken worden twee dagen uitgetrokken die op locatie worden ingevuld. Alle aspecten van het leerplichtsysteem inclusief de mogelijkheden van informatie-uitwisseling met Microsoft producten worden daarbij behandeld. Maatwerk Naast de gestandaardiseerde softwareontwikkelingen is het tevens mogelijk om op de individuele gemeente gerichte functionaliteit te ontwikkelen. In goed overleg met de gemeente wordt bepaald wat de inhoud van de wensen is en op welke wijze dit moet worden geïntegreerd in de programmatuur. Uiteraard vindt ontwikkeling hiervan plaats op projectbasis. PRONEXUS BV Eindhoven 7