KOPPELVLAK BEZORGEN REISDOCUMENTEN

Transcriptie

1 KOPPELVLAK BEZORGEN REISDOCUMENTEN

2 Productinformatie Koppelvlak Bezorgen Reisdocumenten

3 Inhoudsopgave 1 Functionele omschrijving Inleiding Proces Aanvragen Inklaren Uitreiken Wanneer is bezorging niet mogelijk? Beveiliging AMP Logistics Bijlage I technische specificaties... 9 Copyright 2014, Centric Netherlands B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder schriftelijke toestemming van Centric Netherlands B.V.

4 1 Functionele omschrijving 1.1 Inleiding In ons drukke leven willen we zo min mogelijk tijd besteden aan het ophalen van bestelde producten. Er wordt, door de samenleving steeds meer gebruik gemaakt van het (thuis-)bezorgen van producten. Als gemeente bent u altijd bezig met het verbeteren van uw dienstverlening aan uw burgers. Zoals flexibele dienstverlening op het moment dat het uw burger uitkomt, waarbij geen rekening gehouden hoeft te worden met de openingstijden van de gemeente. Daarnaast moet u nadrukkelijk rekening houden met het efficiënt inzetten van beschikbare middelen en mensen. Het koppelvlak bezorgen reisdocumenten, dat geschikt is voor zowel Key2Burgerzaken als het Portaal Burgerzaken, biedt uw burger de mogelijkheid om het aangevraagde reisdocument te laten bezorgen, reduceert hiermee het aantal fysieke klantcontacten aan uw balies en verwerkt automatisch ingenomen en uitgereikte reisdocumenten in Key2Burgerzaken. Uw burger komt nog maar één keer naar het gemeentehuis voor de aanvraag van een nieuw reisdocument. In deze productinformatie wordt beschreven hoe het proces van bezorgen van reisdocumenten verloopt en op welke wijze dit geïntegreerd is binnen het bestaande proces van aanvragen en uitreiken van reisdocumenten via Key2Burgerzaken. In de toekomst wordt een vergelijkbaar koppelvlak ontwikkeld voor het bezorgen van rijbewijzen, zodat u uw dienstverlening ook voor dit product aan uw burger kunt uitbreiden. U ziet het, met Key2Burgerzaken bent u in staat uw primaire bedrijfsprocessen effectief, efficiënt en eigentijds uit te voeren! 4

5 2 Proces Het proces van bezorgen van een reisdocument is geïntegreerd binnen uw huidige proces van aanvragen en uitreiken van reisdocumenten in Key2Burgerzaken. In de volgende paragrafen worden processtappen inhoudelijk toegelicht. 2.1 Aanvragen Processchema aanvraag reisdocument Tijdens de aanvraag van een reisdocument kan de burger aangeven dat het aangevraagde reisdocument bezorgd mag worden. Uw medewerker legt dit vast in de aanvraaggegevens van Key2Burgerzaken, tezamen met het telefoonnummer en/of adres van de burger. Meerdere aanvragen van reisdocumenten die op hetzelfde adres bezorgd moeten worden kunnen gekoppeld worden, zodat er slechts één afspraak gemaakt hoeft te worden voor bezorging. 5

6 Zodra uw medewerker de aanvraag heeft geregistreerd ontvangt de vervoerder bericht over de bezorging van het reisdocument. Naast de NAW-gegevens van de aanvrager worden ook de gegevens van in te houden reisdocumenten bij uitreiking van het nieuwe reisdocument doorgegeven. De burger ontvangt van de vervoerder een om een afspraak te maken voor het bezorgen en kan eventueel een alternatief adres opgeven voor het bezorgen van het reisdocument. Met Cognos kan een overzicht vervaardigd worden van reisdocumentaanvragen die bezorgd zijn of gaan worden, zodat u altijd zicht heeft op het aanvraag- en uitreikproces. 2.2 Inklaren Processchema inklaren reisdocument Nieuwe reisdocumenten worden door uw medewerkers dagelijks ingeklaard op het Reisdocumenten Aanvraag en Archief Station (RAAS). Nadat het inklaren heeft plaatsgevonden, en de aanvragen in Key2Burgerzaken zijn bijgewerkt, ontvangt de vervoerder bericht dat het reisdocument geleverd is en opgehaald kan worden voor bezorging. De burger kan online de definitieve afspraak met de vervoeder maken voor het bezorgen van het reisdocument. Met een overzicht in Cognos vervaardigt uw medewerker barcodes met het specifieke ordernummer voor de reisdocumenten die bezorgd gaan worden door de vervoerder, zodat de logistiek van het bezorgen geborgd wordt. De vervoerder haalt dagelijks de reisdocumenten op bij uw gemeente om deze te bezorgen. Indien tijdens het inklaren blijkt dat een te bezorgen reisdocument niet correct is (bijv. misdruk of verkeerd gepersonaliseerd) wordt de vervoerder via een bericht in kennis gesteld, zodat de bezorging niet plaatsvindt. 6

7 2.3 Uitreiken Processchema uitreiken reisdocument Nieuwe reisdocumenten worden dagelijks uitgereikt door de vervoerder aan uw burgers, waarbij ook (oude)reisdocumenten kunnen worden ingehouden. Nadat de burger het nieuwe reisdocument heeft ontvangen verstuurt de vervoerder een bericht van levering. Dit bericht wordt door Key2Burgerzaken verwerkt bij de betreffende aanvraag in de reisdocumentenmodule en registreert het uitgereikte reisdocument op de persoonslijst van de betreffende burger in de BRP. Ook ingenomen reisdocumenten worden geregistreerd. 2.4 Wanneer is bezorging niet mogelijk? Mocht na de aanvraag van een reisdocument een mutatie op de persoonslijst plaatsvinden dat bezorging niet meer mogelijk maakt, dan wordt de levering van het betreffende reisdocument geannuleerd. Voorbeelden zijn: de burger verliest tussen de aanvraag en de uitreiking van een reisdocument de Nederlandse nationaliteit; de persoonslijst van de burger wordt opgeschort in Key2Burgerzaken wegens overlijden of emigratie; er is een indicatie signaal geplaatst in de categorie reisdocumenten op de persoonslijst. Key2Burgerzaken stuur in genoemde voorbeelden een annuleringsbericht naar de vervoerder, zodat er geen uitreiking van het betreffende reisdocument plaatsvindt. 2.5 Beveiliging Het uitwisselen van gegevens tussen Key2Burgerzaken en de betreffende vervoerder vindt a-synchroon plaats, waarbij het initiatief altijd bij uw gemeente ligt. Op deze manier hoeft u geen binnenkomende poort open te zetten voor een externe partij, wat de veiligheid ten goede komt. Het pushen van berichten van de vervoerder naar de gemeente behoort hiermee niet tot de mogelijkheden. De berichtuitwisseling wordt zowel aan de client- als aan de serverkant beveiligd met een twee-zijdig SSL certificaat. 7

8 3 AMP Logistics AMP Logistics is op dit moment de enige vervoersdienst die reisdocumenten bezorgt bij burgers en ondersteunt het koppelvlak bezorgen reisdocumenten van Key2Burgerzaken. Het koppelvlak is in samenwerking met AMP Logistics tot stand gekomen. AMP Logistics heeft veel ervaring met het bezorgen van waardedocumenten, waarbij het garanderen van veiligheid in en om het bezorgproces een belangrijk onderdeel is. Via mijnorderstatus.nl, een speciale website van AMP Logistics, kan uw burger onder andere zien welke bezorger bij hem/haar aan de deur komt of op het werkadres om het reisdocument te bezorgen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar 8

9 4 Bijlage I technische specificaties Windows server 2008 (vanaf) Microsoft.NET Framework 4.5 ODAC of hoger Https verbinding PKIO client certificaat 100mb vrije schrijfruimte De server moet onderstaande URL kunnen benaderen: 9