Handleiding. Voor gastouderopvang. Zo werkt de Risicomonitor. voor organisatie met meerdere gastouderadressen*

Transcriptie

1 Voor gastouderopvang versie KOV Handleiding voor organisatie met meerdere gastouderadressen* Zo werkt de Risicomonitor De Risicomonitor is een digitaal hulpmiddel bij het uitvoeren van Risico-Inventarisaties (RI s). Alle organisaties en bijbehorende locaties in de kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang kunnen deze Risicomonitor gebruiken. Deze handleiding De Risicomonitor is een instrument met veel mogelijkheden. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je dit instrument het beste in kunt zetten voor jouw organisatie. Je ziet welke stappen te nemen zijn voor je organisatie. Maar ook welke stappen de locaties kunnen nemen voor de eigen locatie. De Risicomonitor helpt bij goede opvang van kinderen in een veilige en gezonde omgeving In de kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang staat goede opvang van kinderen centraal, die bijdraagt aan de ontwikkeling van het kind in een veilige en gezonde omgeving. Daarnaast is een goede werkplek voor je medewerkers van belang. Het is wettelijk verplicht om jaarlijks minimaal een risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid uit toe voeren en een up-to-date risico-inventarisatie op het gebied van arbeidsomstandigheden te hebben. De Risicomonitor ondersteunt je om aan deze verplichting te voldoen. Met behulp van de Risicomonitor kun je overzichtelijk risico s inventariseren op het gebied van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden. En daarna makkelijk een actieplan en een rapportage voor de GGD of Arbodienstverlener maken. Kortom alle informatie bij elkaar die je nodig hebt om te werken aan het verkleinen van de risico s in je kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzaal of gastouderopvang. * Heeft je organisatie maar 1 locatie of enkele gastoudergezinnen, of heb je een kinderdagverblijf, buitenschoolse opvang of peuterspeelzaal? Gebruik dan niet deze handleiding specifiek voor een gastouderbureau met meerdere locaties. Op via Help, Handleiding kun je de handleiding downloaden voor een organisatie met 1 locatie of de handleiding specifiek voor KDV, BSO of PSZ. 1

2 De voordelen van de Risicomonitor Maak je gebruik van de Risicomonitor? Dan kun je de volgende voordelen ervaren: > Ondersteuning bij het effectief managen van de risico s op het gebied van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden. > Het periodiek uitvoeren van overzichtelijke Risico-Inventarisaties (RI s) voor de 3 gebieden. De Risicomonitor stemt de inhoud van de verschillende RI s automatisch op elkaar af. Daarbij kun je zelf de inhoud van de RI s afstemmen op de situatie bij jouw kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzaal of gastouderopvang. Je krijgt dan alleen vragen die gelden in jouw situatie. > Het koppelen van direct te nemen maatregelen (ofwel acties) aan ongewenste risico s. Van deze acties kun je een actieplan maken en dit vervolgens opnemen in je dagelijkse bedrijfsvoering. > Minder administratieve rompslomp doordat de Risicomonitor een digitaal instrument is. > Het betrekken van meerdere organisatie- en locatiemedewerkers bij de RI's, door de mogelijkheid hen een eigen inlog voor de Risicomonitor te geven. Meer informatie Heb je nog vragen over het gebruik van de Risicomonitor na het lezen van deze handleiding? Kijk dan onder 'Help' bij Veel gestelde vragen op Staat je vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op. In het colofon op de laatste pagina vind je de contactgegevens of kijk op de website onder 'Help' en 'Contact'. Aan de slag met de Risicomonitor Stap voor stap aan de slag Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Neem dan eerst onderstaande toelichting en stappenplan door. Je leest stap voor stap hoe de Risicomonitor werkt. Het gaat om stappen die op organisatieniveau (door de organisatiebeheerder: de persoon die de centrale coördinatie voor de risico-inventarisaties heeft) te nemen zijn. Maar ook om stappen die een locatie op locatieniveau neemt (door de locatiebeheerder/bemiddelingsmedewerker). Stappen op organisatieniveau en locatieniveau De Risicomonitor bestaat uit 2 lagen: een organisatieniveau en een locatieniveau. Een gastouderbureau met meerdere opvanglocaties begint met het aanmelden van de organisatie. Ofwel het aanmaken van één organisatieaccount op organisatieniveau. Daarna log je in op je organisatieaccount en maak je op dit niveau meerdere locaties aan. Ofwel meerdere locatieaccounts die onder het organisatieaccount hangen. Doordat de Risicomonitor bestaat uit 2 lagen zie je in onderstaand stappenplan zowel stappen op organisatie- als locatieniveau. Bij stappen op organisatieniveau (rood) gaat het om stappen die je op hoofdniveau voor je organisatie neemt. Bij stappen op locatieniveau (grijs) gaat het om stappen die iedere locatie apart neemt voor de eigen locatie. Als locatie kun je met de stappen starten zodra stap 1 tot en met 4 op organisatieniveau zijn uitgevoerd. Basisstappen en extra functies Stap 1 tot en met 10 zijn de basisstappen van de Risicomonitor. Deze zijn van groot belang als je Risico-Inventarisaties (RI s) voor je organisatie en locaties wilt uitvoeren. Bij stap 1 tot en met 5 vul je eerst allerlei gegevens in en maak je locaties, een organisatiestructuur, rollen en medewerkers aan. Dit kost tijd. Maar zodra je deze stappen hebt doorlopen, kun je snel starten met het uitvoeren van de RI s. Stap 11 en 12 beschrijven extra functies die je ook kunt gebruiken in de Risicomonitor. 2

3 Stappenplan / inhoudsopgave De Risicomonitor bestaat uit twee lagen, een organisatie- en een locatieniveau. Stappen op organisatieniveau (rood) neem je op hoofdniveau voor je organisatie. Stappen op locatieniveau (grijs) neemt iedere locatie apart voor de eigen locatie. Als locatie start je met je stappen nadat stap 1 t/m 4 op organisatieniveau zijn uitgevoerd. STAP 1. AANMELDEN VAN JE ORGANISATIE Bedenk wie eindverantwoordelijk is Controleer of je organisatie al is aangemeld Meld je organisatie aan... 4 STAP 2. AANMAKEN LOCATIES VAN JE ORGANISATIE Aanmaken van een locatieaccount Bekijken van aangemaakte locaties Aanpassen van aangemaakte locaties Verwijderen van aangemaakte locaties... 8 STAP 3. AANMAKEN ORGANISATIESTRUCTUUR Aanmaken van verschillende mappen Locaties in de mappen plaatsen Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur... 9 STAP 4. AANMAKEN ROLLEN EN MEDEWERKERS VOOR JE ORGANISATIE Welke rollen en medewerkers aanmaken Rollen aanmaken en rechten toekennen Medewerkers aanmaken voor je organisatie en koppelen aan rollen Aanpassen profielmedewerkers STAP 5. INRICHTEN VAN EEN LOCATIE Locatiegegevens controleren en aanpassen Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) en ruimtes aanmaken Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie Medewerkers voor je locatie aanmaken en rollen koppelen Aanpassen profiel medewerkers STAP 6. RISICO-INVENTARISATIE KLAARZETTEN OP ORGANISATIENIVEAU Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je organisatie Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s op organisatieniveau RI s bekijken, aanpassen of verwijderen Publiceren RI s naar de locaties STAP 7. RISICO-INVENTARISATIE VOOR JE LOCATIE Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je locatie Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s RI s bekijken, aanpassen of verwijderen STAP 8. HET ACTIEPLAN VOOR JE LOCATIE Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan Maken van het actieplan Status van je maatregel aanpassen STAP 9. MAKEN VAN MANAGEMENT-RAPPORTAGES VOOR JE ORGANISATIE OF BEKIJKEN VAN RI S OF RAPPORTAGES VAN JE LOCATIES Maken van managementrapportages voor je organisatie Bekijken van RI s of rapportages van je locaties STAP 10. MAKEN VAN RAPPORTAGES VOOR JE LOCATIE Maken van een rapportage van een RI Maken van een rapportage voor de GGD of Arbodienst/ arbodeskundige STAP 11. LOGBOEK EN ONGEVALLENREGISTER Aanmaken logboek Registreren van ongevallen STAP 12. INFO EN HELP Nieuws Bibliotheek Forum Over Risicomonitor Handleiding Veel gestelde vragen Contact Stappen die je alleen op ORGANISATIENIVEAU neemt Stappen die je alleen op LOCATIENIVEAU neemt, iedere locatie doet dit voor de eigen locatie Stappen die je op hoofdniveau van je organisatie neemt, maar die ook door iedere locatie apart genomen kunnen worden 3

4 Stap 1. Aanmelden van je organisatie Aanmelden in 3 stappen 1.1 Bedenk eerst wie eindverantwoordelijk is voor de risico inventarisaties binnen je gastouderbureau en je opvanglocaties. 1.2 Controleer of je organisatie al is aangemeld. 1.3 Meld je organisatie aan. 1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is Bedenk wie voor de gehele organisatie (organisatiebeheerder op organisatieniveau) eindverantwoordelijk is voor de Risico-Inventarisaties (RI s) en het beheer daarvan. Deze persoon meldt de organisatie uiteindelijk aan. Bedenk daarna wie per opvanglocatie (locatiebeheerder op locatieniveau) verantwoordelijk is voor de RI s en het beheer. Dit is vaak een bemiddelingsmedewerker. 1.2 Controleer of je organisatie al is aangemeld Controleer of je organisatie al is aangemeld in de Risicomonitor. Het kan voorkomen dat een collega je al voor is geweest. Aanmelden van jouw organisatie is dan niet meer nodig. > Ga naar de homepage van > Klik op Aanmelden. > Vul (een deel van) je organisatienaam in bij Je organisatie en klik op OK. > Al aangemeld? Vraag dan bij je collega s na wie dit heeft gedaan. Vraag die persoon jou toe te voegen aan de Risicomonitor als medewerker met de juiste rol en rechten. > Nog niet aangemeld? Meld dan je organisatie aan. 1.3 Meld je organisatie aan Als je organisatie nog niet is aangemeld, meld deze dan aan. > Klik op Aanmelden op de homepage van en vervolgens op 'Organisatie aanmelden'. > Vink aan wat voor soort organisatie je bent (organisatie met meerdere locaties of organisatie met 1 locatie). > Vul je organisatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. > Vul je accountgegevens in. Kies als gebruikersnaam bij voorkeur de naam van je organisatie. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. 4

5 Veel opvanglocaties Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je veel opvanglocaties? Maak dan voor elke bemiddelingsmedewerker een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is locatiebeheerder van het account waarbinnen alle locaties vallen die tot zijn of haar portefeuille behoren. Kies als naam voor de locatie bijvoorbeeld de naam van de organisatie aangevuld met de regio waarvoor de bemiddelingsmedewerker verantwoordelijk is. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de bemiddelingsmedewerker. Voorbeeld gastouderopvang (GOO) Gastouderbureau Kids is een gastouderbureau met meerdere gastouders ofwel locaties. Directeur Van Schaik leidt de organisatie. Alle gastouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun locatie. In dat geval is directeur Van Schaik organisatiebeheerder en meldt hij de organisatie aan als Organisatie met meerdere locaties. Zijn gebruikersnaam is Gastouderbureau Kids. De verschillende gastouders zijn verantwoordelijk voor hun eigen locatie, zij zijn locatiebeheerder. (Kies als locatienaam het woord locatie, aangevuld met de voornaam en achternaam van de gastouder. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de gastouder.) Enkele opvanglocaties Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je enkele opvanglocaties? Maak dan voor elke opvanglocatie een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is locatiebeheerder van alle accounts (opvanglocaties) die binnen zijn of haar portefeuille vallen en ook verantwoordelijk voor deze locaties. Kies als locatienaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de gastouder. Als wachtwoord kun je steeds hetzelfde wachtwoord gebruiken, een gebruikersnaam is wel uniek. Acceptatie van je aanmelding Na aanmelding ontvangt de organisatiebeheerder binnen 5 werkdagen een van FCB. Hierin staat of je aanvraag is geaccepteerd. Na acceptatie kun je de verschillende locaties van je organisatie aanmaken. 5

6 Stap 2. Aanmaken locaties van je organisatie Na acceptatie van je organisatie kun je als organisatiebeheerder de locaties van je organisatie aanmaken. Aanmaken in 3 stappen 2.1 Aanmaken van een locatieaccount. 2.2 Bekijken van aangemaakte locaties. 2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties. 2.1 Aanmaken van een locatieaccount Maak voor iedere locatie een apart account aan. Aan ieder locatieaccount kun je een locatiebeheerder toekennen die de locatie gaat beheren in de Risicomonitor. Je bouwt als het ware je organisatie na, door al je locaties aan te maken in de Risicomonitor. > Ga naar en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor Organisatie met meerdere locaties staan. Ga naar Account en vervolgens Locaties' en 'Nieuwe locatie'. > Vul de locatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. > Vul de accountgegevens voor de locatie in. Kies als locatienaam bij voorkeur de naam van de gastouder, voorafgegaan door de naam van de organisatie. LET OP: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. > Klik op Locatie aanmaken zodra alle gegevens zijn ingevuld. > De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen op locatieniveau. > Wanneer je meerdere nieuwe locaties binnen je organisatie in een keer wilt aanmaken, kan je hiervoor een Excel-sheet gebruiken dat het invoeren van de gegevens efficiënter maakt. Ga naar 'Account' 'Locaties' 'Meerdere nieuwe locaties'. Je vult in een Excel-sheet de gegevens van de locaties in en importeert deze daarna in de risicomonitor. Voorbeeld: aanmaken locaties van je organisatie Directeur Van Schaik heeft zijn organisatie Gastouderbureau Kids aangemeld. Hij werkt met 2 bemiddelingsmedewerkers en heeft in totaal 6 opvanglocaties. Hij heeft 6 locatieaccounts aangemaakt: voor iedere locatie een aparte account. De naam van de gastouder is iedere keer gebruikt als gebruikersnaam. Bemiddelingsmedewerker Loes Haver is verantwoordelijk voor de locaties Saartje Brug (gebruikersnaam S Brug) en Kees Visser (gebruikersnaam K Visser). Voorbeeld: gastouderopvang (GOO) Gastouderbureau Kids is een gastouderbureau met meerdere gastouders ofwel locaties. Directeur Van Schaik leidt de organisatie. Alle gastouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun locatie. In dat geval is directeur Van Schaik organisatiebeheerder en meldt hij de organisatie aan als Organisatie met meerdere locaties. Zijn gebruikersnaam is Gastouderbureau Kids. De verschillende gastouders zijn verantwoordelijk voor hun eigen locatie, zij zijn locatiebeheerder. Kies als locatiebaan het woordlocatie, aangevuld met de voornaam en achternaam van de gastouder. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de gastouder. Enkele opvanglocaties Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je enkele opvanglocaties? Maak dan voor elke opvanglocatie een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is locatie beheerder van alle accounts (opvanglocaties) die binnen zijn of haar portefeuille vallen en ook verantwoordelijk voor deze locaties. Kies als locatienaam het woord locatie, aangevuld met de voornaam en achternaam van de gastouder. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de gastouder. Als wachtwoord kun je steeds hetzelfde wachtwoord gebruiken, een gebruikersnaam is wel uniek. Veel opvanglocaties Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je veel opvanglocaties? Maak dan voor elke bemiddelingsmedewerker een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is locatiebeheerder van het account waarbinnen de locaties vallen die tot zijn of haar portefeuille behoren. Kies als naam voor de locatie bijvoorbeeld de naam van de organisatie aangevuld met de regio waarvoor de bemiddelingsmedewerker verantwoordelijk is. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de bemiddelingsmedewerker. 6

7 Tip: keuze wachtwoord en adres Je kunt zo vaak als je wilt hetzelfde wachtwoord en adres gebruiken. Dit geldt niet voor de gebruikersnaam. Deze moet altijd uniek zijn. 2.2 Bekijken van aangemaakte locaties Wil je aangemaakte locaties bekijken? > Ga naar Account en vervolgens Locaties. > Klik daarna op het tabblad Overzicht. 2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties Wil je gegevens van locaties aanpassen? > Ga naar Account en vervolgens Locaties. > Selecteer de locatie die je wilt aanpassen. > Klik vervolgens op. > Er opent een nieuw scherm met alle locatiegegevens. Klik op en pas de gegevens van de locatie aan. 7

8 2.4 Verwijderen van aangemaakte locaties Wil je een locatie verwijderen? > Ga naar 'Account' en vervolgens 'Locaties'. > Onderaan de lijst zie je de optie om een locatie te verwijderen. > Klik op de locatie die je wilt verwijderen. Je krijgt dan altijd een pop-up scherm met de vraag: 'Weet u zeker dat u de geselecteerde locaties wilt verwijderen?' Hiermee wordt voorkomen, dat je per ongeluk een locatie verwijdert. 8

9 Stap 3. Aanmaken organisatiestructuur Na het aanmaken van de locaties kun je als organisatiebeheerder de locaties structureren in mappen Op basis van bijvoorbeeld regio, werkvorm of naam van een bemiddelingsmedewerker die verantwoordelijk is voor een aantal locaties kunnen mappen worden aangemaakt. De locaties kun je vervolgens hieronder indelen. Let op: Dit is een mogelijkheid. Je bent niet verplicht een mappenstructuur aan te maken. Aanmaken organisatiestructuur in 3 stappen 3.1 Aanmaken van mappen. 3.2 Locaties in de structuur (mappen) plaatsen. 3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur. Voordeel van een organisatiestructuur Maak je een organisatiestructuur aan? Dan kun je deze structurering bijvoorbeeld gebruiken bij het voorbereiden en publiceren van Risico-Inventarisaties (RI s). En het maken van rapportages op organisatieniveau. Een organisatiestructuur zorgt daardoor voor meer overzicht en gemak. Je kunt bijvoorbeeld in 1 keer een RI of rapportage aanmaken voor alle locaties die in een map zitten. 3.1 Aanmaken van verschillende mappen Maak voor iedere categorie een aparte map aan. > Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor Organisatie met meerdere locaties staan. Ga naar Account en vervolgens Locaties. > Je ziet daar al 1 map staan met de naam van je organisatie. Binnen deze map kun je verschillende mappen aanmaken als je wilt. > Maak een nieuwe map aan door op <symbool map +> te klikken. Vul de naam van de map in (bijvoorbeeld naam van de bemiddelingsmedewerkers, regio s, enzovoorts) en klik op OK. Voorbeeld: aanmaken van een organisatiestructuur Directeur Van Schaik wil de 6 locaties van zijn gastouderbureau structuren per bemiddelingsmedewerker. Hij maakt 2 mappen aan met de namen van zijn bemiddelingsmedewerkers (Loes Haver en Jeroen Leistra). Locatie Saartje Brug en Kees Visser plaatst hij in de map Loes Haver. De overige 4 locaties waarvoor Jeroen Leistra verantwoordelijk is plaatst hij in de map Jeroen Leistra. 3.2 Locaties in de mappen plaatsen Wil je locaties structureren in mappen? > Ga naar Account en vervolgens Locaties. > Klik op de map waarin je een bepaalde locatie wilt zetten. > Selecteer vervolgens de locaties die je wilt toevoegen en klik daarna op Selectie in map plaatsen. > De locaties zijn nu in de geselecteerde map geplaatst. 3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur Een aangemaakte organisatiestructuur kun je uitbreiden of bewerken. Aangemaakte mappen kun je ook verwijderen. 9

10 Een map verplaatsen > Ga naar Account en dan naar Locaties. Ga vervolgens op de map staan die je wilt verplaatsen. > Klik op. Met het kun je de map vervolgens naar boven of beneden verplaatsen. Een map bewerken of verwijderen > Ga naar Account en vervolgens 'Locaties'. > Selecteer de map die je wilt bewerken of verwijderen. > Klik op. Je kunt nu de naam van de map aanpassen door een nieuwe naam in te vullen. Klik op 'OK' als je klaar bent. > Wil je de map verwijderen? Klik dan op. Let op: verwijderen organisatiestructuur Verwijder je een aangemaakte map? Dan verwijder je alleen de aangemaakte structuur. De eerste map met je organisatienaam en je locaties blijven altijd staan. Deze kun je nooit verwijderen, ook al verwijder je een aangemaakte map. 10

11 Stap 4. Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie In deze stap maak je als organisatiebeheerder rollen en medewerkers aan op organisatieniveau. Het gaat hier alleen om rollen en medewerkers die op meerdere locaties betrokken zijn bij het uitvoeren, bekijken of bewaken van Risico-Inventarisaties (RI s) en bijbehorende acties, rapportages en ongevallenregistratie op organisatieniveau. Denk hierbij bijvoorbeeld aan regiomanagers, bemiddelingsmedewerkers of kwaliteitsfunctionarissen. > Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op en vul daarna de naam van de rol in. Klik vervolgens op Opslaan. Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 4.3). Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie in 4 stappen 4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken. 4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen. 4.3 Medewerkers aanmaken en koppelen aan rollen. 4.4 Aanpassen profiel medewerkers. 4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken Bedenk welke rollen en medewerkers je wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Een medewerker op organisatieniveau maak je bij voorkeur aan op naam van de organisatie + functienaam (bijvoorbeeld een assistent leidinggevende als Gastouderbureau Kids AL). Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Bij het toekennen van de rechten houd je rekening met de taken die binnen een rol vallen. 4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen > Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor Organisatie met meerdere locaties staan. Ga naar Account, Medewerkers en klik vervolgens op het tabblad Rollen. > Je ziet een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een rol in jouw organisatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Doe dit voor alle rollen in jouw organisatie die je wilt aanmaken. > Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op Opslaan. Let op: de naam van de standaardrol organisatiebeheerder kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. Let op: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet ziet. Of niet kan uitvoeren. Let op: aanpassen organisatiebeheerder De rol Organisatiebeheerder kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het profiel van de organisatiebeheerder aan te passen (zie stap 4.4). Hier kun je de gegevens van de nieuwe organisatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen en een medewerker daaraan koppelen, die dezelfde rechten krijgt als de organisatiebeheerder. 11

12 4.3 Medewerkers aanmaken voor je organisatie en koppelen aan rollen > Ga naar 'Account' en klik vervolgens op 'Medewerkers'. > Klik dan op <Nieuwe medewerker toevoegen>. Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. > Heb je bij stap 4.2 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan de rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie) aangeeft. > Geef vervolgens aan of de medewerker op locatieniveau selecteerbaar moet zijn. > Heb je bij stap 4.2 nog geen rollen aangemaakt, geef dan aan welke rechten de medewerker mag hebben. Klik vervolgens op 'Gebruiker toevoegen'. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. > Geef vervolgens aan welk werkgebied of locatie(s)tot de medewerker behoren. Zo kun je een medewerker verantwoordelijk maken voor acties op locatieniveau. Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op. Klik op het. Klik vervolgens onderin het scherm op het werkgebied of de locatie die je wilt toevoegen. En kies vervolgens 'Voeg toe'. Ben je klaar met het toevoegen van het werkgebied of locaties, klik dan op 'Opslaan'. > Wil je een bevestiging verzenden aan betreffende medewerker? Vink dan de optie aan. De medewerker ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. > Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je op organisatieniveau wilt aanmaken. Aangemaakte medewerkers verwijderen Wil je de naam van een vertrekkende medewerker verwijderen? Ga naar Account en klik vervolgens op Medewerkers. > Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. > Selecteer de medewerker die je wilt verwijderen. En klik daarna op Geselecteerde gebruikers verwijderen. > Na de check of u de geselecteerde gebruiker echt wilt verwijderen, wordt deze daadwerkelijk verwijderd. Voorbeeld: aanmaken medewerkers, gebruikersnaam kiezen en koppelen aan rollen Directeur Van Schaik voert mevrouw Poppe in als medewerker. Zij is assistent leidinggevende (AL) en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. De directeur voert als gebruikersnaam in: Gastouderbureau Kids AL en geeft aan dat het werkgebied van mevrouw Poppe de hele organisatie is. Hij klikt hiervoor op de eerste map met de organisatienaam en vervolgens op Voeg toe. Mevrouw Poppe is de rechterhand van Van Schaik, en kan zo van alle locaties RI's bekijken, invullen, aanmaken en wijzigen.. 12

13 Tip: zichtbaarheid bij selecteren op locatieniveau Geef je bij een medewerker aan dat deze selecteerbaar moet zijn op locatieniveau? Dan staat hij in het aangegeven werkgebied in de lijst van personen waaraan een verantwoordelijkheid of taak te delegeren is op locatieniveau. Tip: aangeven werkgebied Geef je bij een medewerker aan welke locaties tot zijn werkgebied behoren? Dan kan hij later RI s en rapportages bekijken van de betreffende locaties op organisatieniveau. 4.4 Aanpassen profielmedewerkers Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden oor de medewerker zelf. Aanpassen persoonsgegevens en wachtwoord of adres > Ga naar Account en klik vervolgens op Medewerkers. > Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht waarvan je het profiel wilt aanpassen. > Klik vervolgens op. Je kunt de persoonsgegevens, de rechten, het werkgebied en het wachtwoord of adres wijzigen. > Klik daarna op Opslaan. Aanpassen persoonsgegevens als medewerker > Ga naar Account en klik vervolgens Profiel. > Pas nu je naam of gebruikersnaam en wachtwoord aan (onderaan bij kopje gebruikersprofiel). > Klik hierna op Opslaan. Tip: wachtwoord vergeten? Ben je je wachtwoord vergeten? Vraag dan een nieuwe aan via de homepage van Klik op Ik ben mijn gegevens vergeten en voer je gebruikersnaam in. Je ontvangt dan een nieuw wachtwoord per . Dit wachtwoord kun je daarna zelf weer aanpassen. Tip: gebruikersnaam vergeten? Ben je je gebruikersnaam vergeten? Ga dan naar de homepage van Klik op Ik ben mijn gegevens vergeten en klik daarna op ik ben mijn gebruikersnaam vergeten. De gebruikersnaam wordt dan per verstuurd naar het adres dat is aangegeven bij aanmaken van het organisatieaccount. 13

14 Stap 5. Inrichten van een locatie Als locatiebeheerder (bijvoorbeeld bemiddelingsmedewerker of gastouder) kun je een locatie inrichten zodra de aanvraag is geaccepteerd. Je kunt ook andere mensen van je locatie dit laten doen. Maak hen dan eerst als medewerker aan voor je locatie en geef een rol en bijbehorende rechten (zie stap 5.4). Een locatie moet je inrichten voordat je start met het aanmaken van een Risico-Inventarisatie (RI). Doe je dit niet, dan heeft dit gevolgen voor de uitvoering van je RI s. Inrichten van een locatie in 6 stappen 5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen. 5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven. 5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) ruimtes aanmaken. 5.4 Rollen aanmaken en rechten toekennen. 5.5 Medewerkers aanmaken en rollen koppelen. 5.6 Aanpassen profiel medewerker. 5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen > Ga naar en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatieaccount. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor Locatie als onderdeel van een organisatie staan. > Ga naar Account, tabblad Locatie > Controleer alle locatiegegevens. Wil je gegevens aanpassen? Klik dan op naast Contactgegevens. Vul daarna de nieuwe gegevens in > Klik vervolgens op Opslaan. 5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven De werkvormen en leeftijdsgroepen per locatie vul je in voor het maken van een RI Veiligheid en gezondheid. Voor het maken van een RI Arbo vul je alleen werkvormen in. De leeftijdsgroepen zijn niet van belang bij de RI Arbo. > Ga naar Account, Locatie en vervolgens naar het tabblad Overzicht' > Klik op naast Werkvormen en leeftijdsgroepen en geef vervolgens aan welke werkvormen en leeftijdsgroepen de locatie heeft. Klik daarna op Opslaan. > Wil je aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen later aanpassen? Bijvoorbeeld als de oppaskinderen een jaartje ouder zijn geworden en niet meer tot de leeftijdsgroep 0-4 behoren, maar de leeftijdsgroep 4-8. Klik dan op naast Werkvormen en leeftijdsgroepen. Pas de aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aan. Klik daarna op Opslaan. 14

15 Let op: bij meerdere leeftijdsgroepen Kies alle leeftijdscategorieën die op je locatie voorkomen. Vang je op je locatie bijvoorbeeld kinderen op van 0-4, 4-8 en 8-12 jaar? Kruis dan alle categorieën aan waarbinnen deze leeftijden vallen: de categorie 0-4, 4-8, 8-12 maar ook Let op: andere indeling leeftijdsgroep De Risicomonitor hanteert de meest gangbare leeftijdsgroepen. Hanteert jouw gastoudergezin een andere indeling in leeftijdsgroep? Vink dan de leeftijdsgroep aan waarbinnen jouw indeling valt. Heb je bijvoorbeeld een gastgezin met de leeftijdsgroep 1,5 tot 2,5 jaar? Kies dan de leeftijdsgroep 0-4 jaar Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) en ruimtes aanmaken Voor de werkvorm gastouderopvang (GOO) kun je in de RI Veiligheid per module aangeven wat de algemene kenmerken zijn (zie stap 7). Je geeft deze NIET aan bij het invullen van de locatiegegevens. Ook maak je als GOO GEEN ruimtes aan. Bij alle andere werkvormen, KDV, BSO en PSZ, maak je wel alle ruimtes aan die binnen de locatie voorkomen en geef je per ruimte aan wat de algemene kenmerken zijn. De RI Veiligheid voor GOO bestaat uit modules waarin de risico s in de verschillende ruimtes van het huis worden behandeld. De stap algemene kenmerken aangeven en ruimtes aanmaken kun je dus overslaan. 5.4 Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie Bedenk welke rollen je als locatiebeheerder wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Houd hierbij rekening met de taken die binnen een rol vallen. > Ga naar Account, Medewerkers en klik vervolgens op het tabblad Rollen. > Je ziet vervolgens een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een van deze rollen binnen jouw locatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol moet hebben. Doe dit voor alle rollen binnen jouw locatie die je wilt aanmaken. > Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op Opslaan. Let op: de naam van de standaardrol locatiebeheerder kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. > Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op en vul daarna de naam van de rol in. Geef ook aan welke rechten de rol mag hebben. Klik vervolgens op Opslaan. Voorbeeld: rollen aanmaken en rechten toekennen Directeur Van Schaik heeft bemiddelingsmedewerker Loes Haver aangemeld als locatiebeheerder van de locatie Saartje Brug. Loes Haver maakt vervolgens de rol Gastouder aan voor Saartje Brug. Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de volgende rechten toe: bekijken/invullen. Binnen de rol Gastouder is het nu mogelijk om RI s te bekijken (lezen) en in te vullen. Let op: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet kan bekijken. Of niet kan uitvoeren. Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 5.5). 15

16 Let op: aanpassen rechten locatiebeheerder De rol Locatiebeheerder kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het profiel van de locatiebeheerder aan te passen (zie stap 5.6). Hier kun je de gegevens van de nieuwe locatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen en een medewerker daaraan koppelen, die dezelfde rechten krijgt als de locatiebeheerder. 5.5 Medewerkers voor je locatie aanmaken en rollen koppelen Bedenk welke medewerker(s) je wilt aanmaken. Wil je bijvoorbeeld een gastouder de RI s van zijn of haar locatie laten bekijken, maak dan de rol gastouder aan en vink bij rechten bekijken en invullen aan. > Ga naar Account, Medewerkers en klik vervolgens op het tabblad Nieuwe medewerker. > Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord (let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties). > Heb je bij stap 5.4 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan de rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie) aangeeft. > Klik vervolgens op Gebruiker toevoegen. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. > Wil je een bevestiging verzenden aan desbetreffende medewerker? Vink dan de optie aan. De medewerker ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. > Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je wilt aanmaken. Aangemaakte medewerkers en rollen aanpassen Wil je de naam van een vertrekkende medewerker aanpassen? Of wil je de rol of functie van een medewerker later wijzigen? > Ga naar Account, Medewerkers, 'Overzicht medewerkers' > Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op. Je kunt nu de naam, functie en rechten op locatieniveau aanpassen. Klik vervolgens op Opslaan. Tip: medewerkers aanmaken als een groep In bepaalde situaties kan het handig zijn om medewerkers samen als groep aan te maken. Als bijvoorbeeld 1 persoon de voornaamste taken op zich neemt namens de anderen, dan is het niet nodig iedere medewerker apart aan te maken. Het aanmaken van een groep gaat op dezelfde manier als het aanmaken van een medewerker. Vul de naam van de groep in bij naam medewerker. Geef alle medewerkers de inloggegevens. Dit kan handig zijn als je ze een bepaalde taak zelf wilt laten doen. Bijvoorbeeld het registreren van ongevallen vanuit de groep (zie stap 11.2). VOORBEELD: rollen aanmaken en rechten toekennen Directeur Appelmans maakt als locatiebeheerder voor de locatie de rol Assistent leidinggevende aan. Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de volgende rechten toe: bekijken/invullen. Binnen de rol Assistent Leidinggevende is het nu mogelijk om RI s te bekijken (lezen) en in te vullen. 16

17 5.6 Aanpassen profiel medewerkers Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden. Dit gaat op dezelfde manier als op organisatieniveau (zie stap 4.4). 17

18 Stap 6. Risico-inventarisatie klaarzetten op organisatieniveau Als organisatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) maken en als het ware klaarzetten voor locaties door gegevens zover mogelijk in te vullen. Dit is vooral handig als de gastouders zelf verantwoordelijk zijn voor het invullen van de RI s. Dan maak jij als organisatiebeheerder de RI s op organisatieniveau aan. De locatiebeheerder (bijvoorbeeld de gastouder) kan de klaargezette RI vervolgens verder zelf aanvullen, nadat de RI gepubliceerd is naar de locatie(s). Je kunt ook andere medewerkers RI s laten klaarzetten of laten aanpassen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 4.2). Risico-inventarisatie voor je organisatie in 4 stappen 6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s). 6.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s. 6.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen. 6.4 Publiceren RI s naar de locaties. Verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) op organisatieniveau Je kunt verschillende soorten RI s maken voor je organisatie: > Arbo > Gezondheid GOO > Hygiënecode > Geef aan voor welke werkvorm en leeftijdsgroep je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op 'Volgende'. > Kies de locaties waarvoor je een RI wilt maken. Ga op de locaties staan en klik op 'Toevoegen'. Wil je alleen voor enkele locaties binnen een map een RI aanmaken? Selecteer in de map dan alleen deze locaties en voeg deze daarna toe. Klik daarna op 'Volgende'. > Vink vervolgens alle gewenste modules aan. Geef per module aan of je deze op organisatieniveau wilt invullen (ofwel voorbereiden voor de locaties) of alleen op locatieniveau (in te vullen door de locaties zelf en daardoor niet zichtbaar op organisatieniveau). Geef ook aan wie verantwoordelijk is voor het invullen. > Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de actielijst van de verantwoordelijke gezet. > Geef eventueel aan dat je de verantwoordelijke een wilt sturen over de in te vullen module. > Klik op volgende. > Geef aan of je antwoorden wilt overnemen uit andere RI's die je al eerder hebt uitgevoerd. Antwoorden van scenario's die in meerdere RI's voorkomen worden dan overgenomen. > Klik daarna op 'Voltooien'. > Heb je aangegeven dat je een RI wilt voorbereiden op organisatieniveau? Dan wordt deze direct gestart. Wil je deze later invullen? Dan kun je deze terugvinden via 'RI's', en dan op 'Overzicht RI's'. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 6.2). Let op: De RI GOO (gastouderopvang) kun je niet op organisatieniveau maken. Het is van belang dat fysiek op de locatie(s) wordt gekeken hoe groot het risico op gestelde scenario s is. Dit kan niet vanuit de organisatie worden vastgesteld. 6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je organisatie > Ben je nog niet ingelogd? log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor 'Organisatie met meerdere locaties' staan. > Ga naar 'RI's' en kies 'Nieuwe RI'. > Je ziet vervolgens het rijtje mogelijke RI's. Kies het soort RI dat je wilt aanmaken, vul een herkenbare naam in (met datum of jaartal en leeftijdsgroep) en klik op 'Volgende'. 18

19 Tip: Antwoorden overnemen uit andere RI s In de laatste stap voor het aanmaken van een nieuwe RI kun je er voor kiezen antwoorden over te nemen uit andere RI typen die je al hebt ingevoerd. Standaard staat bij deze vraag de keuze Nee aangevinkt. Klik je Ja aan, dan worden de antwoorden uit de meest recent aangemaakte RI s overgenomen waarin het scenario ook voorkomt. VOORBEELD: Je hebt al een RI Arbo uitgevoerd en wilt nu een RI veiligheid maken. Je maakt dan een nieuwe RI Veiligheid GOO aan. In de laatste stap geef je aan dat je de antwoorden uit de RI Arbo wilt overnemen. Wanneer je de RI opent zijn de antwoorden op de scenario s ingevuld die zowel voor de RI veiligheid als in de RI Arbo gelden. Let op: het betreft hier een andere functionaliteit dan het aanmaken van een RI op basis van een bestaande RI! Tip: RI s aanmaken op basis van bestaande RI (RI kopiëren) Maak je voor de 2 e keer een bepaalde RI aan? Bijvoorbeeld een RI Gezondheid die je in 2011 hebt aangemaakt, maar nu ook in 2012 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de optie Op basis van bestaande RI. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen. Zijn de Te nemen maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch terug onder Is genomen'.. Let op: je maakt een RI Veiligheid en een RI Gezondheid aan voor elke locatie = opvangadres. (een RI Veiligheid kan je niet op organisatieniveau aanmaken, dit doe je op locatieniveau, zie stap 7). > Het achter de module betekent dit dat er filtervragen op de module van toepassing zijn. Ga na of het filtervragen zijn die voor jou locaties van toepassing zijn. > Het betekent dat de module gekopieerd kan worden indien je voor meerdere ruimtes de module wilt invullen. Dit geldt alleen voor de module Slapen, wanneer je meerdere slaapkamers hebt. 6.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s op organisatieniveau De RI s verschillen op een aantal belangrijke punten. Houd hier rekening mee bij het inventariseren van de risico s. Tip: RI s aanmaken met organisatiestructuur Heb je een organisatiestructuur aangemaakt? Dan kun je deze mappenstructuur gebruiken om makkelijk RI s aan te maken. Je kunt dan een RI aanmaken per locatie, maar ook in 1 keer voor alle locaties die in een map zitten. Bijvoorbeeld door de map op naam van de bemiddelingsmedewerker of regio waarin de bemiddelingsmedewerker werkzaam is te selecteren.. 19

20 Verschillen tussen de RI s Soort RI Verplichting maatregelen en RI Arbo RI Gezondheid aanvaarding risico Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Je maakt een keuze uit de genoemde optionele maatregelen of je kunt een eigen maatregel toevoegen. Je kunt er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven. Je bent wel verplicht om alle mogelijke maatregelen te doorlopen en te nemen. Je kunt er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven. Doe je dit niet, dan kun je niet verder met je RI. Inventariseren per module T Je inventariseert per module. Meer informatie over de verschillende modules? Lees de toelichting bij <het symbool i> in de RI Arbo Je inventariseert per module > Gezonde opvang in en om huis > Medisch handelen > Nadat je een RI hebt aangemaakt, start je met inventariseren van de risico's. De aangemaakte RI opent zich in het tabblad inventarisatie. De eerste module van je RI wordt automatisch getoond. > Wanneer je de inventarisatie hebt afgesloten, open je deze weer via RI s' en vervolgens 'Overzicht RI s. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. > Onder de naam van de module zie je een x aantal grijze blokjes. Deze genummerde blokjes geven de scenario's weer die moeten worden geïnventariseerd. > Bij de RI Arbo schat maak je zelf een risico inschatting; je schat zelf per scenario in wat de kans is dat het scenario voorkomt en de kans op ernstig letsel. Bij de RI Gezondheid wordt de risico-inschatting al voor je bepaald. > Is een scenario binnen je RI Veiligheid niet van toepassing? Vink dan 'Dit scenario is voor ons niet van toepassing' aan en geef een toelichting waarom. > Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of je deze al genomen hebt, of dat je deze wilt gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel niet wilt nemen. Let op: je bent alleen bij de RI Gezondheid verplicht om voor alle maatregelen aan te geven of je ze hebt genomen of gaat nemen. Als je wilt, kun je zelf een eigen scenario of eigen maatregel toevoegen. > Bij het inventariseren kun je ook kiezen voor: het aanvaarden van het risico en het invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheden kun je gebruiken, maar het hoeft niet. > Klik na het invullen van een scenario op Volgende en opslaan, je komt dan bij het volgende scenario van je module. Je doorloopt op deze manier alle scenario s waaruit je RI bestaat. > Na het invullen van een scenario, krijgt het scenario een bepaalde kleur: rood, oranje, groen, donkergrijs of lichtgrijs. Legenda van de kleuren: Rood: Het scenario is beantwoord en ten minste 1 maatregel staat op 'Te nemen' (risico wordt aanvaard is NIET aangevinkt) Oranje: Het scenario is beantwoord en 'Het risico wordt aanvaard'. Groen: Het scenario is beantwoord en in orde, er hoeven geen verdere maatregelen meer te worden genomen. Donkergrijs: Het scenario is onbeantwoord. Lichtgrijs: Het scenario is beantwoord met ' Niet van toepassing'. > Mis je een scenario voor je organisatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via Voeg scenario toe. Vul vervolgens een titel en een omschrijving van het scenario in. Klik op volgende. Daarna geeft je aan welke eigen maatregel(en) je wilt nemen of hebt genomen en geef je een toelichting bij de maatregel(en). Klik daarna op Terug naar de RI. Toegevoegde scenario s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Let op: bij het aanmaken van een eigen scenario kun je geen risico inschatting maken. 20

21 6.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen Je kunt een RI op organisatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet gepubliceerd (doorgezet) is naar locatieniveau. > Ga naar RI s' en dan naar 'Overzicht RI s'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en/of verder wilt invullen en klik op om deze te openen. > Als je qua opzet een RI wilt aanpassen, klik dan op. Je kunt daar de naam van de RI aanpassen, modules toevoegen of verwijderen, de deadline aanpassen en de locatie(s) kiezen. > Klik hierna altijd op 'Wijzigingen opslaan'. > Als je een RI wilt verwijderen, klik dan op. Voordat de RI definitief wordt verwijderd krijg je nog de bevestigingsvraag: 'Weet je zeker dat je deze RI wilt verwijderen. Wanneer je dan op 'OK' drukt is de RI verwijderd. Let op: je kunt een RI alleen verwijderen als deze nog niet gepubliceerd is naar de locatie(s). Tip: invullen observatie uit de praktijk Je kunt een genomen of te nemen maatregel onderbouwen met observaties uit de praktijk. Je kunt bijvoorbeeld aangeven of de maatregel juist wordt uitgevoerd in de praktijk, En zo nee, wat er is gebeurd? Tip: RI overzicht Onder Home, het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de linkerkant van je scherm een overzicht van de laatste vijf gewijzigde RI s. Onderaan de RI s staat een link: Dit zijn de laatste 5 gewijzigde RI s. Klik hier voor het complete overzicht. Via deze route ben je ook snel bij je RI overzicht. Tip: poll aanmaken Wil je weten wat collega s van een bepaald scenario vinden? Dan kun je dit aan hen voorleggen via een poll. Klik hiervoor op Maak poll en vul in wat je wilt weten. Sluit af met Poll aanmaken. Tip: RI tijdelijk sluiten Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderaan aan de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd weer openen en daarna aanpassen. Let op: RI printen Wil je een RI printen? Klik dan op Print deze RI en selecteer vervolgens de modules die je wilt printen. Klik daarna op Print de geselecteerde modules. Tip: kies voor printen Alleen scenario nummers en tekst. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk wordt. 21

22 6.4 Publiceren RI s naar de locaties Publiceer de RI s naar de locaties zodra je klaar bent met de voorbereiding en op organisatieniveau. > Ga naar RI s' en dan naar 'Overzicht'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt publiceren. Open deze RI via het daarna onderaan de pagina op Publiceer deze RI naar de locaties. > De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een waarin hem wordt gevraagd de RI op locatieniveau (verder) in te vullen. Let op: aanpassen of verwijderen RI na publicatie niet meer mogelijk Na publiceren kun je een RI op organisatieniveau niet meer aanpassen of in zijn geheel verwijderen vanuit het organisatieaccount. Wel vanuit de locaties. Daarbij kun je ook geen acties meer aangeven. Na publicatie kun je een RI nog wel opnieuw publiceren naar nieuwe locaties. Klik op, voeg de nieuwe locatie toe en klik op Publiceer deze RI naar de locaties. 22

23 Stap 7. Risico-inventarisatie voor je locatie Als locatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) invullen voor je locatie. Je kunt dit ook door andere medewerkers laten doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 5.4). Risico inventarisatie voor je in 3 stappen 7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je locatie. 7.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s. 7.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen. Verschillende Risico Inventarisaties (E+RI ) op locatieniveau Op locatieniveau zijn er verschillende soorten RI s mogelijk: > Arbo > Brandveiligheid KO, PSZ en BO > Gezondheid GOO > Gezondheid KDV, BSO en PSZ > Hygiënecode > Veiligheid KDV, BSO en PSZ > Veiligheid GOO > Veiligheid BO > Geef aan voor welke werkvorm en leeftijdsgroep je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op Volgende. Bij een RI Arbo kies je alleen de werkvorm(en). > Vink vervolgens alle gewenste modules aan. Geef per module aan wie verantwoordelijk is voor het invullen. > Vink bij de gezondheidsmodules Veilig spelen in en om het huis, De grootste veiligheidsrisico s' en Slapen de filtervragen uit die niet gelden voor jouw locatie. > Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de agenda van de verantwoordelijke gezet. > Geef eventueel aan dat je de verantwoordelijke een wilt sturen over de in te vullen module. > Klik daarna op Volgende. > Geef aan of je de antwoorden wilt overnemen uit andere RI types die je al eerder hebt uitgevoerd. Antwoorden van scenario s die in meerdere RI s voorkomen worden dan overgenomen. > De RI wordt vervolgens direct gestart. Wil je deze later invullen? Dan kun je deze terugvinden via RI s, en dan 'Overzicht RI's'. Ga met je muis op de RI staan en klik op <symbool het loepje> om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 7.2). Let op: niet alle RI s zijn relevant voor de gastouderopvang Voor de gastouderopvang zijn de RI s Arbo, Gezondheid GOO en Veiligheid GOO relevant. Naast deze RI s worden ook de RI gezondheid voor KDV, BSO en PSZ, en hygiëne code getoond, maar zijn bedoeld voor de kinderdagverblijven, buitenschoolse opvang en peuterspeelzalen. De RI Brandveiligheid kan worden ingevuld maar is misschien te uitgebreid voor de gastouderopvang Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je locatie > Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatie. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor Locatie als onderdeel van een organisatie staan. > Ga naar RI s en kies Nieuwe RI. > Je ziet vervolgens het rijtje mogelijke RI s. Kies het soort RI dat je wilt aanmaken, vul een herkenbare naam in en klik op Volgende. 23