handleiding voor het basisonderwijs Zo werkt de Risicomonitor voor organisaties met één schoollocatie*

Transcriptie

1 handleiding voor het basisonderwijs versie BO voor organisaties met één schoollocatie* Zo werkt de Risicomonitor De Risicomonitor op is een digitaal hulpmiddel bij het uitvoeren van Risico-Inventarisaties (RI s). Alle schoollocaties in het Basisonderwijs kunnen deze Risicomonitor gebruiken voor RI s op het gebied van veiligheid. Deze handleiding De Risicomonitor is een digitaal instrument met veel mogelijkheden. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je dit instrument kunt gebruiken. Je ziet welke stappen je kunt nemen voor je schoollocatie. De Risicomonitor helpt bij een veilige leeromgeving In het Basisonderwijs is een veilige leeromgeving voor kinderen van groot belang. Je wilt kinderen laten leren zodat ze voldoende bagage hebben voor later. Daarbij wil je kinderen laten leren in een omgeving die fysiek veilig is. De Risicomonitor helpt je hierbij. Je kunt hiermee overzichtelijk en regelmatig risico s inventariseren op het gebied van veiligheid. En daarna bijvoorbeeld makkelijk een actieplan of een overzichtsrapportage maken. In het actieplan vind je onder andere de acties die je neemt om te zorgen voor een veilige omgeving voor kinderen. Handig als je wilt werken aan het verkleinen van de risico s op school. * Heeft je organisatie meerdere schoollocaties? Gebruik dan niet deze handleiding voor een organisatie met één schoollocatie. Op via Over Risicomonitor kun je de handleiding downloaden voor een organisatie met meerdere schoollocaties.

2 De voordelen van de Risicomonitor Maak je gebruik van de Risicomonitor? Dan kun je de volgende voordelen ervaren: Ondersteuning bij effectief managen van de risico s op het gebied van veiligheid. Je kunt zelf overzichtelijk Risico-Inventarisaties (RI s) maken op het gebied van veiligheid. Daarbij kun je zelf de inhoud van de RI afstemmen op de situatie op jouw school. Je krijgt dan alleen vragen die gelden in jouw situatie. Bij het inventariseren van de risico s kun je direct te nemen maatregelen (ofwel acties) koppelen aan ongewenste risico s. Van deze acties kun je een actieplan maken en dit vervolgens opnemen in je dagelijkse bedrijfsvoering. De Risicomonitor is één digitaal instrument waarmee je periodiek je RI Veiligheid kunt uitvoeren. Daarbij creëer je makkelijk overzicht door een actieplan of rapportage aan te maken. Doordat dit allemaal digitaal kan, heb je minder administratieve rompslomp. Alle medewerkers die bij de RI s betrokken zijn, kunnen de Risicomonitor zelf gebruiken. Aan de slag met de Risicomonitor Stap voor stap aan de slag Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Neem dan eerst onderstaande toelichting en het stappenplan door (zie pagina 3). Je ziet daar stap voor stap hoe de Risicomonitor werkt. Een organisatie met 1 schoollocatie begint met het aanmelden van de schoollocatie. Ofwel het aanmaken van een locatieaccount. Daarna log je in op je locatieaccount en ga je je schoollocatie inrichten. Basisstappen en extra functies Stap 1 tot en met 5 zijn de basisstappen van het stappenplan van de Risicomonitor. Deze zijn van groot belang als je Risico-Inventarisaties (RI s) Veiligheid voor je schoollocatie wilt uitvoeren. Bij stap 1 en 2 vul je eerst allerlei gegevens in waarmee je je schoollocatie inricht. Dit kost tijd. Maar zodra je deze stappen hebt doorlopen, kun je snel starten met het uitvoeren van de RI s Veiligheid. Stap 6 en 7 beschrijven extra functies die je ook kunt gebruiken in de Risicomonitor. Meer informatie Heb je vragen over het gebruik van de Risicomonitor na het lezen van deze handleiding? Kijk dan bij Veel gestelde vragen op Staat je vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op. In het colofon op de laatste pagina vind je de contactgegevens. 2

3 STAPPENPLAN / INHOUDSOPGAVE STAPPENPLAN / INHOUDSOPGAVE STAPPENPLAN / INHOUDSOPGAVE Stap 1 Aanmelden van je organisatie met 1 schoollocatie Bedenk wie eindverantwoordelijk is Controleer of je organisatie met 1 schoollocatie al is aangemeld Meld je organisatie met 1 schoollocatie aan 5 Stap 2 Inrichten van je schoollocatie Locatiegegevens controleren en aanpassen Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven Algemene kenmerken aangeven (filtervragen voor de RI Veiligheid) Rollen aanmaken en rechten toekennen Medewerkers aanmaken en rollen koppelen Aanpassen profiel medewerkers 9 Stap 3 Risico-inventarisatie voor je schoollocatie op het gebied veiligheid Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) Veiligheid voor je schoollocatie Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s Veiligheid RI s Veiligheid bekijken en aanpassen 13 Stap 5 Maken van rapportages RI Veiligheid voor je schoollocatie Maken van een rapportage van een RI 16 Stap 6 Agenda Aangeven status van acties uit het actieplan Registreren van ongevallen Aanmaken logboek 18 Stap 7 Overige mogelijkheden Risicomonitor Berichten Bibliotheek Forum Veelgestelde vragen 20 COLOFON 21 Stap 4 Het actieplan voor je schoollocatie Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke en deadline aan Maken van het actieplan 15 3

4 Stap 1 Aanmelden van je organisatie met 1 schoollocatie Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Meld dan eerst je organisatie met 1 schoollocatie aan. Nadat deze is aangemeld, kun je je schoollocatie gaan inrichten. Aanmelden in 3 stappen 1.1 Bedenk eerst wie eindverantwoordelijk is voor je organisatie met 1 schoollocatie. 1.2 Controleer of je organisatie met 1 schoollocatie al is aangemeld. 1.3 Meld je organisatie met 1 schoollocatie aan. 1.2 Controleer of je organisatie met 1 schoollocatie al is aangemeld Controleer of je organisatie met 1 schoollocatie al is aangemeld. Het kan voorkomen dat een collega je al voor is geweest. Aanmelden is dan niet meer nodig. > > Ga naar de homepage van > > Klik op Aanmelden. > > Vul (een deel van) je organisatienaam in bij Je organisatie en klik op OK. > > Al aangemeld? Vraag dan bij je collega s na wie dit heeft gedaan. Vraag die persoon jou toe te voegen aan de Risicomonitor. > > Nog niet aangemeld? Meld je dan aan. 1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is Bedenk wie voor de gehele schoollocatie (locatiebeheerder) eindverantwoordelijk is voor de Risico-Inventarisaties (RI s) Veiligheid en het beheer daarvan. Deze persoon meldt de schoollocatie uiteindelijk aan. LET OP: keuze locatiebeheerder Bedenk goed wie eindverantwoordelijk is voor de schoollocatie. Deze locatiebeheerder is gekoppeld aan 1 persoon, die standaard alle rechten krijgt. Het is handig als je hier direct de juiste persoon invult. Deze persoon kun je later aanpassen als dat nodig is (zie stap 2.6). 4

5 1.3 Meld je organisatie met 1 schoollocatie aan Als je organisatie met 1 schoollocatie nog niet is aangemeld, meld deze dan aan. > > Klik op Aanmelden op de homepage van > > Vink aan wat voor soort organisatie je bent (organisatie met 1 locatie). > > Vul je locatiegegevens in en vink vervolgens de werkvorm Basisonderwijs aan. Klik daarna op Opslaan. Biedt je schoollocatie ook andere werkvormen aan naast het Basisonderwijs? Dan kun je dat hier ook aanvinken. Maar je bent het niet verplicht. Zie ook de toelichting hiernaast (in het kader Let op ). > > Vul je accountgegevens in. Kies als gebruikersnaam bij voorkeur de naam van je schoollocatie. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. LET OP: als je organisatie andere werkvormen aanbiedt naast het Basisonderwijs Biedt je organisatie op de schoollocatie ook andere werkvormen aan naast het Basisonderwijs, zoals kinderdagopvang, buitenschoolse opvang en/of peuterspeelzaal (KDV, BSO & PSZ)? En maken die zelf nog geen gebruik van de Risicomonitor? Dan kun je ervoor kiezen om deze vormen van kinderopvang ook aan te vinken. In principe is iedere KDV, BSO en/of PSZ zelf verantwoordelijk voor de eigen Risico-Inventarisaties (RI s). Besluit je om ook de vormen van kinderopvang aan te vinken? Dan kan op 1 schoollocatie het veiligheidsbeleid van de school makkelijk worden afgestemd op het veiligheidsbeleid van de bijbehorende KDV, BSO en/of PSZ. Voor deze vormen van kinderopvang is een andere handleiding beschikbaar. Kinderopvang valt onder de Wet Kinderopvang en moet daardoor aan andere eisen voldoen. Op nl via Over Risicomonitor kan de handleiding voor Kinderopvang en Peuterspeelzalen worden gedownload voor een organisatie met 1 locatie. Let op: de locatiebeheerder kan direct beginnen met stap 2 in die handleiding. Zelf aanmelden is niet meer nodig als je dat al voor hem hebt gedaan. VOORBEELD: organisatie met 1 schoollocatie in het Basisonderwijs (BO): De Klaproos is een organisatie met 1 schoollocatie in Nederland. Directrice Scheltema leidt de organisatie en is in dit voorbeeld eindverantwoordelijk (de locatiebeheerder). Zij meldt de De Klaproos aan als organisatie met 1 locatie. Acceptatie van je aanmelding Na aanmelding ontvangt de locatiebeheerder binnen 5 werkdagen een van Consument en Veiligheid. Hierin staat of je aanvraag is geaccepteerd. Na acceptatie kun je de schoollocatie gaan inrichten. 5

6 Stap 2 Inrichten van je schoollocatie Als locatiebeheerder kun je je schoollocatie inrichten zodra deze is aangemaakt. Je kunt ook andere mensen dit laten doen door hierna rollen en medewerkers aan te maken voor je schoollocatie (zie stap 2.4). Daarna kun je per rol rechten aangeven voor het inrichten van je schoollocatie. Je schoollocatie moet je inrichten voordat je start met het aanmaken van een Risico-Inventarisatie (RI) Veiligheid. Doe je dit niet? Dan heeft dit gevolgen voor de uitvoering van je RI s Veiligheid. Inrichten van een locatie in 6 stappen 2.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen 2.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven 2.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) 2.4 Rollen aanmaken en rechten toekennen 2.5 Medewerkers aanmaken en rollen koppelen 2.6 Aanpassen profiel medewerkers 2.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen > > Ga naar en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatieaccount. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor organisatie met 1 locatie staan. > > Ga naar Beheer, Locatie en zie vervolgens het tabblad Algemeen. > > Controleer daar alle locatiegegevens. Wil je gegevens aanpassen? Klik dan op naast Contactgegevens. Vul daarna de nieuwe gegevens in en klik vervolgens op Opslaan. 2.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven > > Ga naar Beheer, Locatie en zie vervolgens het tabblad Algemeen. > > Klik op naast Werkvormen en leeftijdsgroepen en vink vervolgens de werkvorm Basisonderwijs en de bijbehorende leeftijdsgroepen aan die op de schoollocatie voorkomen. Klik daarna op Opslaan. Biedt je schoollocatie ook andere werkvormen aan naast het Basisonderwijs? Dan kun je dat hier ook aanvinken. Maar je bent het niet verplicht. Zie ook de toelichting onder aanmelden van je organisatie met 1 schoollocatie (zie stap 1.3). > > Wil je later aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aanpassen? Ga dan weer naar naast Werkvormen en leeftijdsgroepen. Pas de aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aan. Klik daarna op Opslaan. 6

7 LET OP: bij meerdere leeftijdsgroepen Kies alle leeftijdscategorieën die op je schoollocatie voorkomen. Heeft je schoollocatie bijvoorbeeld een groep onderbouw en bovenbouw? Kruis dan alle categorieën aan waarbinnen de leeftijden vallen: de categorie 4-8, 4-12 en Rollen aanmaken en rechten toekennen Bedenk welke rollen je als locatiebeheerder wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Houd hierbij rekening met de taken die binnen een rol vallen. 2.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen voor de RI Veiligheid) De algemene kenmerken kun je invullen voor het maken van een RI Veiligheid. Als je dit invult, dan hoef je alleen de scenario s (vragen) te doen die voor jouw schoollocatie gelden. Vul je de algemene kenmerken niet in? Dan krijg je alle mogelijke vragen van de RI Veiligheid te zien. Ook de vragen die niet van belang zijn voor jouw schoollocatie. > > Ga naar Beheer, Locatie en zie vervolgens het tabblad Algemeen. > > Klik op naast Algemene kenmerken en geef vervolgens aan welke kenmerken voor de locatie gelden. Vink kenmerken uit die niet gelden. > > Wil je later aangegeven algemene kenmerken aanpassen? Ga dan weer naar naast Algemene kenmerken. Pas de aangegeven kenmerken aan. Klik daarna op Opslaan. Doe dit dan op dezelfde manier. > > Ga naar Beheer, Locatie en klik vervolgens op het tabblad Rollen. > > Je ziet vervolgens een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een rol binnen jouw schoollocatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Doe dit voor alle rollen binnen jouw schoollocatie die je wilt aanmaken. > > Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op Opslaan. Let op: de naam van de standaardrol locatiebeheerder kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. > > Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op en vul daarna de naam van de rol in. Geef ook aan welke rechten de rol mag hebben. Klik vervolgens op Opslaan. Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 2.6). VOORBEELD: aangeven algemene kenmerken Je schoollocatie De Klaproos heeft geen speeltoestellen. Bij de algemene kenmerken kan het kenmerk In de buitenruimte / op de speelplaats staat een speeltoestel worden uitgevinkt. In de RI Veiligheid voor je schoollocatie zullen straks geen vragen worden gesteld over speeltoestellen. Deze worden er uitgefilterd. Let op: pas je algemene kenmerken aan nadat al een RI is gemaakt? Dan heeft dit geen invloed op de al aangemaakte RI. 7

8 VOORBEELD: rollen aanmaken en rechten toekennen Directrice Scheltema maakt als locatiebeheerder voor de schoollocatie de rol assistent directrice aan. Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de volgende rechten toe: bekijken/invullen. Binnen de rol assistent directrice is het nu mogelijk om RI s te bekijken en in te vullen. LET OP: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet kan bekijken. Of niet kan uitvoeren. TIP: medewerkers aanmaken als een groep In bepaalde situaties kan het handig zijn om medewerkers samen als groep aan te maken. Als bijvoorbeeld 1 persoon de voornaamste taken op zich neemt namens de anderen, dan is het niet nodig iedere medewerker apart aan te maken. Het aanmaken van een groep gaat op dezelfde manier als aanmaken van een medewerker. Vul de naam van de groep in bij naam medewerker. Geef alle medewerkers de inloggegevens. Dit kan handig zijn als je ze wel een bepaalde taak zelf wilt laten doen. Bijvoorbeeld het registreren van ongevallen vanuit de groep (zie stap 6.2). 2.5 Medewerkers aanmaken en rollen koppelen Bedenk welke medewerkers je wilt aanmaken. Een medewerker maak je aan op naam. > > Ga naar Beheer, Locatie en klik vervolgens op het tabblad Medewerkers. > > Klik dan op. Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord (let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties). > > Geef vervolgens aan welke rechten de medewerker mag hebben. Klik vervolgens op Gebruiker toevoegen. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. > > Wil je een bevestiging verzenden? Vink dan de optie aan. De medewerker ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. > > Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je wilt aanmaken. Aangemaakte medewerkers en rollen aanpassen Wil je de naam van een vertrekkende medewerker aanpassen? Of wil je de rol of functie van een medewerker later wijzigen? > > Ga naar Beheer, Locatie en klik vervolgens op het tabblad Medewerkers. > > Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op. Je kunt nu de naam, functie en rechten op locatieniveau aanpassen. Klik vervolgens op Opslaan. VOORBEELD: medewerkers aanmaken en rollen koppelen Directrice Scheltema maakt Sasha de Vries aan als medewerker. Zij is assistent directrice en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. 8

9 2.6 Aanpassen profiel medewerkers Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden. Aanpassen persoonsgegevens > > Ga naar Beheer en klik vervolgens op Profiel. > > Pas je gegevens aan en voeg een foto toe als je wilt. Klik daarna op Wijziging gebruikersprofiel. Aanpassen wachtwoord of adres > > Ga naar Beheer, Profiel en klik daarna op Wijziging gebruikersprofiel. > > Vul eerst je huidige wachtwoord in en klik vervolgens weer op Wijziging gebruikersprofiel. > > Pas nu je adres aan of vul een nieuw wachtwoord in. Klik daarna op Opslaan. TIP: nieuw wachtwoord aanvragen Ben je je wachtwoord vergeten? Vraag dan een nieuwe aan via de homepage van Klik op Ik ben mijn gegevens vergeten en voer je gebruikersnaam in. Je ontvangt dan een nieuw wachtwoord per . Dit wachtwoord kun je daarna zelf weer aanpassen. TIP: gebruikersnaam vergeten Ben je je gebruikersnaam vergeten? Ga dan naar de homepage van Klik op Ik ben mijn gegevens vergeten en klik daarna op Ik ben mijn gebruikersnaam vergeten. De gebruikersnaam wordt dan per verstuurd naar het adres dat is aangegeven bij aanmaken van het locatieaccount. 9

10 Stap 3 Risico-inventarisatie voor je schoollocatie op het gebied veiligheid Als locatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) Veiligheid invullen voor je schoollocatie. Je kunt dit ook door andere medewerkers laten doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 2.5). Risico-inventarisatie voor je locatie in 3 stappen 3.1 Aanmaken Risicio-inventarisaties (RI s) Veiligheid voor je schoollocatie 3.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s Veiligheid 3.3 RI s Veiligheid bekijken en aanpassen Verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) Veiligheid op locatieniveau Op locatieniveau kun je 2 soorten RI s Veiligheid maken: Brandveiligheid (KOV, PSZ en Basisonderwijs) Veiligheid (Basisonderwijs) 3.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) Veiligheid voor je schoollocatie > > Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je schoollocatie. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor organisatie met 1 locatie staan. > > Ga naar RI s en kies Nieuwe RI opstellen. > > Je ziet vervolgens het rijtje mogelijke RI s. Kies het soort RI dat je wilt aanmaken, vul een herkenbare naam in en klik op Volgende. > > Geef aan voor welke werkvormen je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op Volgende. > > Vink vervolgens alle gewenste modules aan. Geef per module aan wie verantwoordelijk is voor het invullen. > > Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de agenda van de verantwoordelijke gezet. Klik daarna op Voltooien. > > De RI wordt vervolgens direct gestart. Wil je deze later invullen? Dan kun je deze terugvinden via RI s, en dan nog een keer RI s. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 3.2). LET OP: meer soorten RI s te kiezen in de Risicomonitor In de Risicomonitor zie je ook andere RI s die gelden voor kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen of gastouderopvang. Deze RI s hoef je als schoollocatie in het Basisonderwijs niet te niet te maken. Zie ook de toelichting onder aanmelden van je organisatie met 1 schoollocatie (zie stap 1.3). LET OP: zichtbaarheid RI s Kies de RI Veiligheid die geldt voor de werkvorm Basisonderwijs op je schoollocatie. Kun je een gekozen RI niet maken? Controleer dan of je de werkvorm goed hebt aangegeven (zie stap 2.2). Het kan zijn dat je voor jouw schoollocatie een van bovenstaande RI s niet ziet. Dit is namelijk afhankelijk van de aangegeven werkvorm op je schoollocatie. 10

11 TIP: RI s aanmaken op basis van bestaande RI Maak je voor de 2e keer een RI Veiligheid aan? Bijvoorbeeld een RI Veiligheid die je in 2010 hebt aangemaakt, maar nu ook in 2011 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de optie Op basis van bestaande RI. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen. Zijn de te nemen maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch terug onder is genomen. 3.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s Veiligheid De RI s Veiligheid bestaan uit verschillende modules. Daarbij ben je niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Verschillen tussen de RI s Soort RI RI Veiligheid Verplichting maatregelen en aanvaarding risico Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Je kunt ook alleen eigen maatregelen invoegen en nemen. Inventariseren per ruimte of module Je inventariseert per module (veiligheid in het entree en gang, in het lokaal, op het schoolplein, in de gymzaal/speellokaal, in de lerarenkamer/kantoor, in de sanitaire ruimten, in de binnenbergruimten, huisregels, verkeersveiligheid, bewegingsonderwijs, uitstapjes en aansprakelijkheid). Meer informatie over de verschillende modules? Lees de toelichting bij in de RI Veiligheid. RI Brandveiligheid Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Je kunt ook alleen eigen maatregelen invoegen en nemen. Je inventariseert per module (blusmiddelen, blussen, bouwmaterialen, brand melden, brandcompartimenten, inrichting, installaties, instructies medewerkers, ontruimen, ontstekingsbronnen en risico & verzekering). Meer informatie over de verschillende modules? Lees de toelichting bij in de RI Veiligheid. 11

12 > > Je inventariseert je risico s via RI s en dan nog een keer RI s. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. > > Je ziet nu per module de verschillende scenario s die daarbij horen. Per scenario moet je zelf het risico inschatten. Je schat zelf de kans dat dit voorkomt en de kans op ernstig letsel in. De risico-inschatting bepaalt welke kleur het scenario krijgt: rood, oranje of groen. Het kan ook voorkomen dat bij bepaalde modules helemaal geen risico hoeft te worden ingeschat. In dit geval bepalen de antwoorden, die je geeft bij de maatregelen, de kleur van het scenario. > > Is een scenario niet van toepassing? Sla deze dan over. Dit kan op 3 manieren: 1. Klik onderaan de pagina van het scenario op Overslaan. Het scenarionummer blijft dan grijs en komt dan niet terug in de rapportage. 2. Je kunt een scenario ook overslaan door aan te geven dat het risico wordt aanvaard. Geef dan daarbij de toelichting dat het scenario niet van toepassing is. Het scenarionummer kleurt dan oranje en kun je zo herkennen als behandeld. In de rapportage kun je terugzien dat het scenario niet van toepassing is. Nadeel van deze manier: er treedt zo vervuiling op in de management rapportage, ten aanzien van de gegevens over scenario s waarvan het risico wel wordt aanvaard. 3. Sla een scenario over door aan te geven dat een eigen maatregel is genomen. Vul daar in dat de situatie niet van toepassing is. Geef bij de risico-inschatting aan dat de kans op een ernstig scenario klein is. Het scenarionummer kleurt dan groen en kan worden herkend als behandeld. In de rapportage kun je terugzien dat het scenario niet van toepassing is. Nadeel van deze manier: er treedt zo vervuiling op in de management rapportage, ten aanzien van de gegevens over maatregelen die wel voor de scenario s zijn genomen. > > Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of je deze al genomen hebt, of dat je deze wilt gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel niet wilt nemen. Als je wilt, kun je zelf een eigen maatregel toevoegen. > > Bij het inventariseren kun je kiezen voor: het nemen van extra maatregelen, het aanvaarden van het risico en het invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheden kun je gebruiken, maar het hoeft niet. > > Mis je een scenario voor je schoollocatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via Voeg scenario toe. Vul vervolgens titel en omschrijving van het scenario in. En hoe je maatregelen wilt opnemen, en welke dit zijn. Klik daarna op Terug naar RI. Toegevoegde scenario s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Maatregelen in het actieplan Wordt binnen een scenario gevraagd of een maatregel schriftelijk is vastgelegd? En antwoord je hier nee op? Dan wordt deze maatregel automatisch bij de acties geplaatst. Let op: wil je een actieplan met de maatregelen? Maak dan na de inventarisatie een actieplan aan waarvoor je aangeeft wie verantwoordelijk is voor de te nemen maatregelen (zie stap 4). En wanneer deze uitgevoerd moeten zijn. LET OP: rood, oranje en groen geven prioriteit aan De prioriteit van het scenario is automatisch gekoppeld aan de risico-inschatting. Is een scenario rood? Dan moeten de te nemen maatregelen binnen dit scenario met hoge prioriteit worden genomen. De kans dat een scenario voorkomt, en de kans op ernstig letsel, is dan namelijk groot. Is een scenario oranje? Dan geldt ook een hoge prioriteit. De kans dat een scenario voorkomt is groot. Maar de kans op ernstig letsel is klein. Is een scenario groen? Dan geldt een lage prioriteit. De kans dat een scenario voorkomt, en de kans op ernstig letsel, is dan klein. LET OP: toelichting bij aanvaarding risico Is een risico heel klein en aanvaard je daardoor het risico? Dan ben je wel verplicht om hierop een toelichting te geven in het veld Toelichting bij risico wordt aanvaard. TIP: RI tijdelijk sluiten Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderin de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd weer open en daarna aanpassen. TIP: poll aanmaken Wil je weten wat collega s van een bepaald scenario vinden? Dan kun je dit aan hen voorleggen via een poll. Klik hiervoor op Maak poll en vul in wat je wilt weten. Sluit af met Poll aanmaken. 12

13 LET OP: RI printen Het is niet aan te raden om de RI te printen, op papier in te vullen en vervolgens digitaal in te voeren. De Risicomonitor is immers een digitaal instrument. Maar wil je dit toch doen? Klik dan op Print deze RI en selecteer vervolgens de modules die je wilt printen. Klik daarna op Print de geselecteerde modules. Tip: kies voor printen alleen scenario nummers en tekst. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk worden. 3.3 RI s Veiligheid bekijken en aanpassen Je kunt een RI op locatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet definitief is afgesloten. > > Ga naar RI s en dan nog een keer RI s. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en klik op om deze te openen. > > Als je een RI wilt aanpassen, klik dan op. LET OP: RI definitief afsluiten Sluit een RI op locatieniveau niet definitief af als je deze nog wilt aanpassen. En als je hiervoor nog acties wilt aangeven of een actieplan wilt maken. 13

14 Stap 4 Het actieplan voor je schoollocatie Na het uitvoeren van de Risico-Inventarisatie (RI) Veiligheid moet je voor de te nemen maatregelen uit de RI aangeven wie deze gaat nemen. En wanneer de maatregelen genomen moeten zijn. Hiermee maak je een actieplan voor je locatie. Actieplan maken in 2 stappen 4.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke en deadline aan 4.2 Maken van het actieplan LET OP: rood, oranje en groen geven prioriteit aan De prioriteit van het scenario is automatisch gekoppeld aan de risico-inschatting. Is een scenario rood? Dan moeten de te nemen maatregelen binnen dit scenario met hoge prioriteit als eerst worden genomen. De kans dat een scenario voorkomt, en de kans op ernstig letsel, is dan namelijk groot. Is een scenario oranje? Dan geldt ook een hoge prioriteit. De kans dat een scenario voorkomt is groot. Maar de kans op ernstig letsel is klein. Is een scenario groen? Dan geldt een lage prioriteit. De kans dat een scenario voorkomt, en de kans op ernstig letsel, is dan klein. TIP: aanpassen status acties Is een te nemen maatregel uitgevoerd? Dan kan de uitvoerder de status van deze actie aanpassen in uitgevoerd. Door op de actie te klikken, kun je Wijzig status kiezen. De actie komt dan onderin het actieplan te staan onder het kopje uitgevoerde acties. Zo kun je op een makkelijke manier bijhouden of de acties zijn uitgevoerd. 4.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke en deadline aan > > Zit je al in de RI? Ga dan direct naar het tabblad Acties. Zit je nog niet in de RI? Ga dan eerst naar RI s, en dan nog een keer RI s. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte RI waarvoor je een actieplan wilt maken. Klik op tabblad Acties. en daarna op het > > Je ziet nu per module/onderdeel de verschillende scenario s die daarbij horen. Met rood, oranje of groen wordt aangegeven hoe groot het risico is. En welke prioriteit daarbij hoort. > > Klik per scenario op de te nemen maatregelen. Geef vervolgens per maatregel aan: wie deze moet uitvoeren, hoeveel tijd dit gaat kosten (niet verplicht), hoeveel geld dit gaat kosten (niet verplicht) en de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn. > > Klik op Opslaan. Er verschijnt een groene vink voor elke actie die is ingevuld. > > Pas nadat je bovenstaande stappen hebt doorlopen, komen de acties in je actieplan. LET OP: eerst verantwoordelijke en deadline aangeven voor maken actieplan Geef eerst aan wie verantwoordelijk is voor te nemen maatregelen. En wanneer deze genomen moeten zijn. Als je dit niet doet, en je maakt direct een actieplan, dan is je actieplan leeg. 14

15 4.2 Maken van het actieplan Wil je een overzicht van alle te nemen maatregelen (of acties) per RI? Maak dan een actieplan. > > Ga naar RI s, en dan nog een keer RI s. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte RI waarvoor je een actieplan wilt maken. > > Klik op en daarna op het tabblad Acties. Klik vervolgens op Maak Actieplan. > > Er verschijnt een scherm Bestand downloaden. Kies Openen om het actieplan als Worddocument te openen. Kies Opslaan als je dit plan eerst op je computer wilt opslaan. > > In het Word-document zie je een overzicht van: de te nemen maatregelen, wie deze moet uitvoeren, hoeveel tijd dit gaat kosten (als dit eerder is ingevuld), hoeveel geld dit gaat kosten (als dit eerder is ingevuld) en de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn. TIP: actieplan bespreken in teamoverleg Bespreek het actieplan in een teamoverleg. Door bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks een actieplan aan te maken, houd je goed bij welke acties wel of nog niet zijn uitgevoerd. 15

16 Stap 5 Maken van rapportages RI Veiligheid voor je schoollocatie Voor je locatie kun je verschillende soorten rapportages maken. Heb je een Risico-Inventarisatie (RI) aangemaakt en ingevuld? Dan kun je hiervan 2 soorten rapportages maken. Maken van 2 soorten rapportages 5.1 Maken van een rapportage van een RI. 5.2 Maken van een rapportage RI voor de GGD of Arbodienstverlener. 5.1 Maken van een rapportage van een RI Heb je een Risico-Inventarisatie (RI)Veiligheid aangemaakt en ingevuld? Dan kun je een rapportage maken van een RI. > > Ga naar RI s en kies daarna Nieuwe Rapportage. > > Klik vervolgens op de link Rapportage van een RI. > > Ga met je muis naar de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Dubbelklik om deze te openen. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document als Word of Excel wilt. Klik hierna op Volgende en uitvoeren. Het kan enkele minuten duren voordat de rapportage is gemaakt. > > De rapportage kun je bekijken via RI s, Rapportages. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen. TIP: rapportage van een RI Je kunt altijd een rapportage van een aangemaakte RI maken. Ook al is deze niet volledig ingevuld of definitief afgesloten. 16

17 Stap 6 Agenda In de Risicomonitor kun je gebruikmaken van 3 agendafuncties Drie agendafuncties 6.1 Aangeven status van acties uit het actieplan 6.2 Registreren van ongevallen 6.3 Aanmaken logboek 6.1 Aangeven status van acties uit het actieplan Je kunt aangeven dat een actie is uitgevoerd. > > Ga naar Agenda en kies daarna Actieplan. > > Je ziet nu een overzicht met daarin alle acties. Klik op de actie waarvan je de status wilt veranderen. Pas de status aan via Wijzig status. Wil je een aangegeven actie bewerken? Bijvoorbeeld een andere uitvoerder aangeven of datum waarop de actie uitgevoerd moet zijn? Ga dan met je muis naar de actie en klik vervolgens op. > > Wil je een nieuwe actie toevoegen? Klik dan op Nieuwe taak of notitie en vul alle gegevens van de actie in. Klik vervolgens op Aanmaken. TIP: aanpassen status acties Houd de status van de acties goed bij. Door deze telkens aan te passen, komt de actie in de betreffende RI ook als uitgevoerd te staan. En daarnaast verdwijnt de actie automatisch uit het actieplan. Zo kun je op een makkelijke manier bijhouden of bepaalde acties zijn uitgevoerd. 17

18 6.2 Registreren van ongevallen Je kunt (bijna) ongevallen en incidenten bijhouden in de agenda. 6.3 Aanmaken logboek Je kunt terugkerende taken, eenmalige acties of notities bijhouden in het logboek. > > Ga naar Agenda en kies daarna Ongevallenregister. > > Klik op Ongeval melden om een ongeval of incident toe te voegen. Vul alle gegevens over het ongeval in en klik op Opslaan. > > Wil je een ongeval of incident bewerken? Ga dan met je muis naar het ongeval of incident en klik vervolgens op. > > Moet er actie worden ondernomen door het ongeval of incident? Maak dan hiervoor een nieuwe actie aan). Je kunt ook direct een nieuw scenario met bijbehorende maatregelen (acties) aan je Risico-inventarisatie (RI) toevoegen (zie stap 3.2). Dan komt de actie uiteindelijk automatisch in het actieplan terecht. > > Ga naar Agenda en kies daarna Logboek. > > Klik op Nieuwe taak of notitie om een nieuw onderwerp toe te voegen. Vul alle gegevens over het onderwerp in en klik op Opslaan. > > Wil je een bestaand onderwerp bewerken? Ga dan met je muis naar het onderwerp en klik vervolgens op. 18

19 Stap 7 Overige mogelijkheden Risicomonitor In de Risicomonitor kun je gebruikmaken van een aantal overige mogelijkheden. Overige mogelijkheden Risicomonitor 7.1 Berichten 7.2 Bibliotheek 7.3 Forum 7.4 Veelgestelde vragen 7.2 Bibliotheek In de Bibliotheek vind je allerlei nuttige artikelen over veiligheid. Bijvoorbeeld informatie over het veiligheidsbeleid: een veilige school in zes stappen. Of informatie over het creëren van draagvlak voor een veiligheidsblad of informatie over de registratie van ongevallen. Dit kan je helpen bij het maken van de Risico-Inventarisaties (RI s) Veiligheid. > > Ga naar Bibliotheek en kies het aandachtsgebied/tabblad waarvan je artikelen wilt zien. > > Je kunt ook zelf een artikel in de Bibliotheek plaatsen. Bijvoorbeeld de huisstijlregels of protocollen van je organisatie. Ga naar Bibliotheek en kies voor Nieuw artikel. Vul alle gegevens van het artikel in, sluit deze bij en klik vervolgens op Insturen. 7.1 Berichten Je kunt berichten sturen naar je collega s die ook gebruikmaken van de Risicomonitor. En zij kunnen jou berichten. > > Ga naar Berichten en kies daarna Inbox, Verzonden of Nieuw bericht. > > Bij Inbox staan alle berichten die je hebt ontvangen. Bij Verzonden alle berichten die jij zelf hebt verstuurd. En via Nieuw bericht kun je een nieuw bericht versturen aan iemand anders. LET OP: artikel insturen op organisatieniveau Stuur je een artikel in als je bent ingelogd op organisatieniveau? Dan is dit alleen zichtbaar voor de organisatie en de bijbehorende locaties. 19

20 7.3 Forum Via het Forum kun je een bericht, vraag, opmerking of discussiepunt met een andere organisatie delen. En zo ervaringen uitwisselen. 7.4 Veelgestelde vragen Bekijk het antwoord op veelgestelde vragen over bijvoorbeeld het gebruik van de Risicomonitor. > > Ga naar Forum en kies de werkvorm waarvoor je bijvoorbeeld een vraag of discussiepunt hebt. > > Door op de werkvorm te klikken, zie je alle forumonderwerpen die voor de werkvorm zijn geplaatst. Je kunt hierin via de zoekfunctie. Of je kunt zelf een onderwerp inbrengen via Nieuwe post. > > Wil je reageren op een onderwerp van iemand anders? Klik dan op het onderwerp, tik je reactie in en klik vervolgens op Plaatsen. > > Klik op Veel gestelde vragen rechtsboven in de Risicomonitor. > > Je kunt hier het antwoord op de veelgestelde vragen per onderwerp bekijken. > > Staat je vraag er niet bij? Ga dan naar Stel je vraag en vul deze daar in. Je ontvangt dan binnen 5 dagen antwoord. 20

21 COLOFON Deze handleiding Zo werkt de Risicomonitor voor het basisonderwijs is een uitgave van Consument en Veiligheid. Meer informatie Stichting Consument en Veiligheid Postbus 75169, 1070 AD Amsterdam T (020) E info@veiligheid.nl I Bij vragen over Risico-Inventarisatie Veiligheid Neem contact op met de Servicedesk Consument en Veiligheid. T (020) (dagelijks van tot uur). E info@veiligheid.nl Deze uitgave is als PDF-document te downloaden vanaf Tekst: Vormgeving: Publicatienummer: Teksteur studioverhees BO Aan de inhoud van deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Deze uitgave is uiterst zorgvuldig opgesteld. Desondanks is Consument en Veiligheid niet aansprakelijk voor eventuele drukfouten en het gebruik van de inhoud van de teksten. En de daaruit voortvloeiende feiten, omstandigheden en gevolgen. Overname van teksten is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de uitgever. Copyright maart 2011 Consument en Veiligheid 21