handleiding voor kinderopvang en peuterspeelzalen Zo werkt de Risicomonitor voor organisaties met één locatie*

Transcriptie

1 handleiding voor kinderopvang en peuterspeelzalen versie KOV voor organisaties met één locatie* Zo werkt de Risicomonitor De Risicomonitor op is een digitaal hulpmiddel bij het uitvoeren van Risico-Inventarisaties (RI s). Alle organisaties en bijbehorende locaties in de kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang kunnen deze Risicomonitor gebruiken. Deze handleiding De Risicomonitor is een digitaal instrument met veel mogelijkheden. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je dit instrument kunt gebruiken. Je ziet welke stappen te nemen zijn voor je locatie. De Risicomonitor helpt bij goede opvang van kinderen In de kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang staat goede opvang van kinderen centraal. Daarnaast is een goede werkplek voor medewerkers ook van belang. De Risicomonitor helpt je hierbij. Je kunt hiermee overzichtelijk en regelmatig risico s inventariseren op het gebied van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden. En daarna bijvoorbeeld makkelijk een actieplan of een rapportage voor de GGD of Arbodienstverlener maken. In het actieplan vind je onder andere de acties die je neemt om te zorgen voor goede opvang van kinderen. En betere arbeidsomstandigheden voor medewerkers. Handig als je wilt werken aan het verkleinen van de risico s in je kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzaal of gastouderopvang. * Heeft je organisatie meerdere locaties? Gebruik dan niet deze handleiding voor een organisatie met één locatie. Op via Over Risicomonitor kun je de handleiding downloaden voor een organisatie met meerdere locaties.

2 De voordelen van de Risicomonitor Maak je gebruik van de Risicomonitor? Dan kun je de volgende voordelen ervaren: Ondersteuning bij effectief managen van de risico s op het gebied van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden. Je kunt zelf overzichtelijk Risico-Inventarisaties (RI s) maken voor de 3 gebieden. De Risicomonitor stemt de inhoud van de verschillende RI s automatisch op elkaar af. Daarbij kun je zelf de inhoud van de RI s afstemmen op de situatie bij jouw kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzaal of gastouderopvang. Je krijgt dan alleen vragen die gelden in jouw situatie. Bij het inventariseren van de risico s kun je direct te nemen maatregelen (ofwel acties) koppelen aan ongewenste risico s. Van deze acties kun je een actieplan maken en dit vervolgens opnemen in je dagelijkse bedrijfsvoering. De Risicomonitor is één digitaal instrument waarmee je periodiek je RI s kunt uitvoeren. Daarbij creëer je makkelijk overzicht door een actieplan of rapportage aan te maken. Doordat dit allemaal digitaal kan, heb je minder administratieve rompslomp. Alle medewerkers die bij de RI s betrokken zijn, kunnen de Risicomonitor zelf gebruiken. Aan de slag met de Risicomonitor Stap voor stap aan de slag Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Neem dan eerst onderstaande toelichting en het stappenplan door (zie pagina 3). Je ziet daar stap voor stap hoe de Risicomonitor werkt. Een organisatie met 1 locatie begint met het aanmelden van de locatie. Ofwel het aanmaken van een locatieaccount. Daarna log je in op je locatieaccount en ga je je locatie inrichten. Basisstappen en extra functies Stap 1 tot en met 5 zijn de basisstappen van het stappenplan van de Risicomonitor. Deze zijn van groot belang als je Risico-Inventarisaties (RI s) voor je locatie wilt uitvoeren. Bij stap 1 en 2 vul je eerst allerlei gegevens in waarmee je je locatie inricht. Dit kost tijd. Maar zodra je deze stappen hebt doorlopen, kun je snel starten met het uitvoeren van de RI s. Stap 6 en 7 beschrijven extra functies die je ook kunt gebruiken in de Risicomonitor. Meer informatie Heb je vragen over het gebruik van de Risicomonitor na het lezen van deze handleiding? Kijk dan bij Veel gestelde vragen op Staat je vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op. In het colofon op de laatste pagina vind je de contactgegevens. 2

3 STAPPENPLAN / INHOUDSOPGAVE STAPPENPLAN / INHOUDSOPGAVE STAPPENPLAN / INHOUDSOPGAVE Stap 1 Aanmelden van je organisatie met 1 locatie Bedenk wie eindverantwoordelijk is Controleer of je organisatie met 1 locatie al is aangemeld Meld je organisatie met 1 locatie aan 5 Stap 2 Inrichten van je locatie Locatiegegevens controleren en aanpassen Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven Algemene kenmerken aangeven (filtervragen voor de RI Veiligheid) Ruimtes aanmaken voor de RI Veiligheid Rollen aanmaken en rechten toekennen Medewerkers aanmaken en rollen koppelen Aanpassen profiel medewerkers 10 Stap 3 Risico-inventarisatie voor je locatie Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je locatie Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s RI s bekijken en aanpassen 14 Stap 5 Maken van rapportages voor je locatie Maken van een rapportage van een RI Maken van een rapportage RI voor de GGD of Arbodienstverlener 17 Stap 6 Agenda Aangeven status van acties uit het actieplan Registreren van ongevallen Aanmaken logboek 20 Stap 7 Overige mogelijkheden Risicomonitor Berichten Bibliotheek Forum Veelgestelde vragen 22 COLOFON 23 Stap 4 Het actieplan voor je locatie Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke en deadline aan Maken van het actieplan 16 3

4 Stap 1 Aanmelden van je organisatie met 1 locatie Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Meld dan eerst je organisatie met 1 locatie aan. Nadat deze is aangemeld, kun je je locatie gaan inrichten. Aanmelden in 3 stappen 1.1 Bedenk eerst wie eindverantwoordelijk is voor je organisatie met 1 locatie. 1.2 Controleer of je organisatie met 1 locatie al is aangemeld. 1.3 Meld je organisatie met 1 locatie aan. 1.2 Controleer of je organisatie met 1 locatie al is aangemeld Controleer of je organisatie met 1 locatie al is aangemeld. Het kan voorkomen dat een collega je al voor is geweest. Aanmelden is dan niet meer nodig. > > Ga naar de homepage van Klik op Aanmelden. Vul (een deel van) je organisatienaam in bij Je organisatie en klik op OK. Al aangemeld? Vraag dan bij je collega s na wie dit heeft gedaan. Vraag die persoon jou toe te voegen aan de Risicomonitor. Nog niet aangemeld? Meld je dan aan. 1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is Bedenk wie voor de gehele locatie (locatiebeheerder) eindverantwoordelijk is voor de Risico- Inventarisaties (RI s) en het beheer daarvan. Deze persoon meldt de locatie uiteindelijk aan. LET OP: keuze locatiebeheerder Bedenk goed wie eindverantwoordelijk is voor de locatie. Deze locatiebeheerder is gekoppeld aan 1 persoon, die standaard alle rechten krijgt. Het is handig als je hier direct de juiste persoon invult. Deze persoon kun je later aanpassen als dat nodig is (zie stap 2.7). 4

5 1.3 Meld je organisatie met 1 locatie aan Als je organisatie met 1 locatie nog niet is aangemeld, meld deze dan aan. > > Klik op Aanmelden op de homepage van Vink aan wat voor soort organisatie je bent (organisatie met 1 locatie). Vul je locatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. Vul je accountgegevens in. Kies als gebruikersnaam bij voorkeur de naam van je locatie. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. VOORBEELD: gastouderopvang (GOO): Gastouderopvang Home 4 kids is een gastouderbureau met meerdere (5) gastouders ofwel locaties. Directeur Scholten leidt de organisatie. Het gastouderbureau is verantwoordelijk voor alle gastouders. Directeur Scholten is daardoor eindverantwoordelijk voor zowel het gastouderbureau als alle gastouders. Hij maakt zijn organisatie aan als organisatie met 1 locatie (de locatiebeheerder). Later kan hij per gastouderadres een Risico-Inventarisatie (RI) aanmaken. Zijn er veel gastouderadressen? Dan kan de directeur er ook voor kiezen om per bemiddelingsmedewerker (die bemiddelen voor meerdere gastouderadressen) een locatie aan te maken. Het kan ook voorkomen dat alle gastouders zelf verantwoordelijk zijn voor hun locatie. In dit geval is Directeur Scholten eindverantwoordelijk en meldt hij de organisatie aan als organisatie met meerdere locaties. De verschillende gastouders zijn dan ieder verantwoordelijk voor hun eigen locatie (de locatiebeheerders). VOORBEELD: kinderdagopvang, buitenschoolse opvang en peuterspeelzaal (KDV, BSO & PSZ) Kinderopvang Kids & Kids is een organisatie met 1 locatie in Nederland. Directrice Appelmans leidt de locatie en is in dit voorbeeld eindverantwoordelijk (de locatiebeheerder). Zij meldt de organisatie aan als organisatie met 1 locatie. Acceptatie van je aanmelding Na aanmelding ontvangt de locatiebeheerder binnen 5 werkdagen een van FCB. Hierin staat of je aanvraag is geaccepteerd. Na acceptatie kun je de locatie gaan inrichten. 5

6 Stap 2 Inrichten van je locatie Als locatiebeheerder kun je je locatie inrichten zodra deze is aangemaakt. Je kunt ook andere mensen dit laten doen door hierna rollen en medewerkers aan te maken voor je locatie (zie stap 2.5). Daarna kun je per rol rechten aangeven voor het inrichten van je locatie. Je locatie moet je inrichten voordat je start met het aanmaken van een Risico-Inventarisatie (RI). Doe je dit niet? Dan heeft dit gevolgen voor de uitvoering van je RI s. Inrichten van een locatie in 7 stappen 2.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen 2.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven 2.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen voor de RI Veiligheid) 2.4 Ruimtes aanmaken (voor de RI Veiligheid) 2.5 Rollen aanmaken en rechten toekennen 2.6 Medewerkers aanmaken en rollen koppelen 2.7 Aanpassen profiel medewerkers 2.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen > > Ga naar en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatieaccount. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor organisatie met 1 locatie staan. Ga naar Beheer, Locatie en zie vervolgens het tabblad Algemeen. > > Controleer daar alle locatiegegevens. Wil je gegevens aanpassen? Klik dan op naast Contactgegevens. Vul daarna de nieuwe gegevens in en klik vervolgens op Opslaan. 2.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven De werkvormen en leeftijdsgroepen van je locatie vul je in voor het maken van een RI Veiligheid en Gezondheid. Voor het maken van een RI Arbo vul je alleen werkvormen in. De leeftijdsgroepen zijn niet van belang bij de RI Arbo. Ga naar Beheer, Locatie en zie vervolgens het tabblad Algemeen. > > Klik op naast Werkvormen en leeftijdsgroepen en geef vervolgens aan welke werkvormen en leeftijdsgroepen je locatie heeft. Klik daarna op Opslaan. Wil je later aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aanpassen? Ga dan weer naar naast Werkvormen en leeftijdsgroepen. Pas de aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aan. Klik daarna op Opslaan. 6

7 LET OP: bij meerdere leeftijdsgroepen Kies alle leeftijdscategorieën die op je locatie voorkomen. Heeft je locatie bijvoorbeeld een babygroep van 0-2 jaar en een babygroep van 2-4 jaar? Kruis dan alle categorieën aan waarbinnen deze leeftijden vallen: de categorie 0-2, 2-4 maar ook 0-4. LET OP: algemene kenmerken bij gastouderopvang Ben je een gastouder? Dan kun je in de RI Veiligheid voor gastouderopvang (GOO) per module aangeven wat de algemene kenmerken zijn (in plaats van per ruimte). Deze kenmerken krijg je automatisch voorgelegd wanneer je een RI aanmaakt (zie stap 3). LET OP: andere indeling leeftijdsgroep De Risicomonitor hanteert de meest gangbare leeftijdsgroepen. Hanteert jouw locatie een andere indeling in leeftijdsgroep? Vink dan de leeftijdsgroep aan waarbinnen jouw indeling valt. Heb je bijvoorbeeld een kinderdagverblijf met de leeftijdsgroep 1,5 tot 2,5 jaar? Kies dan de leeftijdsgroep 0-4 jaar. VOORBEELD: aangeven algemene kenmerken Je locatie Kinderopvang Kids & Kids heeft geen speeltoestellen. Bij de algemene kenmerken kan het kenmerk In de buitenruimte / op de speelplaats staat een speeltoestel worden uitgevinkt. In de RI Veiligheid voor je locatie zullen straks geen vragen worden gesteld over speeltoestellen. Deze worden er uitgefilterd. Let op: pas je algemene kenmerken aan nadat al een RI is gemaakt? Dan heeft dit geen invloed op de al aangemaakte RI. 2.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen voor de RI Veiligheid) De algemene kenmerken kun je invullen voor het maken van een RI Veiligheid. Als je dit invult, dan hoef je alleen de scenario s (vragen) te doen die voor jouw locatie gelden. Vul je de algemene kenmerken niet in? Dan krijg je alle mogelijke vragen van de RI Veiligheid te zien. Ook de vragen die niet van belang zijn voor jouw locatie. Ga naar Beheer, Locatie en zie vervolgens het tabblad Algemeen. > > Klik op naast Algemene kenmerken en geef vervolgens aan welke kenmerken > > voor de locatie gelden. Vink kenmerken uit die niet gelden. Wil je later aangegeven algemene kenmerken aanpassen? Ga dan weer naar naast Algemene kenmerken. Pas de aangegeven kenmerken aan. Klik daarna op Opslaan. Doe dit dan op dezelfde manier. 2.4 Ruimtes aanmaken voor de RI Veiligheid De ruimtes maak je aan voor het maken van een RI Veiligheid voor kinderdagopvang (KDV), buitenschoolse opvang (BSO) en peuterspeelzalen (PSZ). Per ruimte kun je aangeven welke kenmerken hiervoor gelden. Als je dit invult, dan hoef je later alleen de scenario s (vragen) te doorlopen die voor de ruimte gelden. Vragen die niet van belang zijn voor jouw ruimtes krijg je niet te zien. Ga naar Beheer, Locatie en zie vervolgens het tabblad Algemeen. Je ziet vervolgens een rijtje met veelvoorkomende, standaardruimtes. Komt een ruimte binnen jouw locatie voor? Wijs dan met je muis op deze ruimte en klik vervolgens op. Als je wilt, kun je de naam van de standaardruimte aanpassen. Wil je een extra ruimte toevoegen aan het rijtje? Klik dan op en vul de naam van de ruimte in. Geef bij iedere ruimte aan welke werkvormen en leeftijdsgroepen de ruimte gebruiken. Vink daarna de algemene kenmerken uit die niet voor de ruimte gelden. Klik hierna op Opslaan. Wil je aangemaakte ruimtes verwijderen? Ga dan met je muis op de ruimte staan en klik op. 7

8 TIP: bij identieke ruimtes Zijn er identieke ruimtes die door dezelfde werkvormen worden gebruikt? Bijvoorbeeld 2 leefruimtes die beide door de werkvorm Kinderdagverblijf (KDV) 0-2 jaar worden gebruikt? Dan hoef je deze ruimte maar 1 keer aan te maken. Noem deze bijvoorbeeld Leefruimte KDV 0-2 jaar. Als je een RI hebt gemaakt van de eerste ruimte, dan kun je deze kopiëren voor de andere, identieke ruimte (zie stap 3). VOORBEELD: aangeven algemene kenmerken ruimtes In de opbergruimte van je locatie staat geen kopieermachine. Bij de algemene kenmerken van die ruimte kan het kenmerk In deze ruimte staat een kopieermachine worden uitgevinkt. In de RI Veiligheid voor je locatie zullen straks geen vragen worden gesteld over kopieermachines. Deze worden er uitgefilterd. LET OP: geen ruimtes bij gastouderopvang Ben je een gastouder? Dan hoef je geen ruimtes aan te maken. In de RI Veiligheid voor gastouderopvang (GOO) staan standaard alleen modules ofwel vragen die gelden voor gastouders. Deze stap kun je dus overslaan. LET OP: namen ruimtes Als je een naam kies voor een ruimte, gebruik dan altijd de standaardnaam van de ruimte in combinatie met de leeftijdsgroep. Bijvoorbeeld Leefruimte babygroep 0-2. Als je de ruimte alleen Babygroep zou noemen, dan weet je niet meer om welke ruimte het gaat. TIP: toevoegen ruimte op basis van bestaande ruimte Staat een ruimte niet in het rijtje met standaardruimtes (bijvoorbeeld een stal bij een buitenschoolse opvang met boerderij)? Dan kun je ook een ruimte aanmaken op basis van een ruimte die overeenkomt. Of op basis van een ruimte met zo weinig mogelijk scenario s (bijvoorbeeld een buitenbergruimte ). Als je dan in een later stadium een RI van deze ruimte wilt maken, dan kun je zelf nieuwe scenario s aanmaken (zie stap 3). 2.5 Rollen aanmaken en rechten toekennen Bedenk welke rollen je als locatiebeheerder wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Houd hierbij rekening met de taken die binnen een rol vallen. Ga naar Beheer, Locatie en klik vervolgens op het tabblad Rollen. Je ziet vervolgens een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een rol binnen jouw locatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Doe dit voor alle rollen binnen jouw locatie die je wilt aanmaken.. Je kunt Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op Opslaan. Let op: de naam van de standaardrol locatiebeheerder kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. > > Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op en vul daarna de naam van de rol in. Geef ook aan welke rechten de rol mag hebben. Klik vervolgens op Opslaan. 8

9 Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 2.6). 2.6 Medewerkers aanmaken en rollen koppelen Bedenk welke medewerkers je wilt aanmaken. Een medewerker maak je aan op naam. Ga naar Beheer, Locatie en klik vervolgens op het tabblad Medewerkers. > > Klik dan op. Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord (let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties). Geef vervolgens aan welke rechten de medewerker mag hebben. Klik vervolgens op Gebruiker toevoegen. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. Wil je een bevestiging verzenden? Vink dan de optie aan. De medewerker ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je wilt aanmaken. VOORBEELD: rollen aanmaken en rechten toekennen Directrice Appelmans maakt als locatiebeheerder voor de locatie de rol Assistent Leidinggevende aan. Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de volgende rechten toe: bekijken/invullen. Binnen de rol Assistent Leidinggevende is het nu mogelijk om RI s te bekijken en in te vullen. LET OP: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet kan bekijken. Of niet kan uitvoeren. 9

10 Aangemaakte medewerkers en rollen aanpassen Wil je de naam van een vertrekkende medewerker aanpassen? Of wil je de rol of functie van een medewerker later wijzigen? Ga naar Beheer, Locatie en klik vervolgens op het tabblad Medewerkers. > > Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op. Je kunt nu de naam, functie en rechten op locatieniveau aanpassen. Klik vervolgens op Opslaan. TIP: nieuw wachtwoord aanvragen Ben je je wachtwoord vergeten? Vraag dan een nieuwe aan via de homepage van Klik op Ik ben mijn gegevens vergeten en voer je gebruikersnaam in. Je ontvangt dan een nieuw wachtwoord per . Dit wachtwoord kun je daarna zelf weer aanpassen. VOORBEELD: medewerkers aanmaken en rollen koppelen Directrice Appelmans maakt Saar van der Berg aan als medewerker. Zij is Assistent Leidinggevende en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. TIP: medewerkers aanmaken als een groep In bepaalde situaties kan het handig zijn om medewerkers samen als groep aan te maken. Als bijvoorbeeld 1 persoon de voornaamste taken op zich neemt namens de anderen, dan is het niet nodig iedere medewerker apart aan te maken. Het aanmaken van een groep gaat op dezelfde manier als aanmaken van een medewerker. Vul de naam van de groep in bij naam medewerker. Geef alle medewerkers de inloggegevens. Dit kan handig zijn als je ze wel een bepaalde taak zelf wilt laten doen. Bijvoorbeeld het registreren van ongevallen vanuit de groep (zie stap 6.2). TIP: gebruikersnaam vergeten Ben je je gebruikersnaam vergeten? Ga dan naar de homepage van Klik op Ik ben mijn gegevens vergeten en klik daarna op Ik ben mijn gebruikersnaam vergeten. De gebruikersnaam wordt dan per verstuurd naar het adres dat is aangegeven bij aanmaken van het locatieaccount. 2.7 Aanpassen profiel medewerkers Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden. Aanpassen persoonsgegevens Ga naar Beheer en klik vervolgens op Profiel. Pas je gegevens aan en voeg een foto toe als je wilt. Klik daarna op Wijziging gebruikersprofiel. Aanpassen wachtwoord of adres Ga naar Beheer, Profiel en klik daarna op Wijziging gebruikersprofiel. Vul eerst je huidige wachtwoord in en klik vervolgens weer op Wijziging gebruikersprofiel. Pas nu je adres aan of vul een nieuw wachtwoord in. Klik daarna op Opslaan. 10

11 Stap 3 Risico-inventarisatie voor je locatie Als locatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) invullen voor je locatie. Je kunt dit ook door andere medewerkers laten doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 2.5). Risico-inventarisatie voor je locatie in 3 stappen 3.1 Aanmaken Risicio-inventarisaties (RI s) voor je locatie 3.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s 3.3 RI s bekijken en aanpassen Verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) op locatieniveau Op locatieniveau zijn er verschillende soorten RI s mogelijk: Arbo Brandveiligheid KOV, PSZ en BO Gezondheid GOO Gezondheid KDV, BSO en PSZ Hygiënecode Veiligheid KDV, BSO en PSZ Veiligheid GOO LET OP: zichtbaarheid RI s Kies de RI die geldt voor de werkvormen op je locatie. Kun je een gekozen RI niet maken? Controleer dan of je de werkvormen goed hebt aangegeven (zie stap 3.2). Het kan zijn dat je voor jouw locatie een van bovenstaande RI s niet ziet. Dit is namelijk afhankelijk van de werkvormen op je locatie. 3.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je locatie Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatie. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor organisatie met 1 locatie staan. Ga naar RI s en kies Nieuwe RI opstellen. Je ziet vervolgens het rijtje mogelijke RI s. Kies het soort RI dat je wilt aanmaken, vul een herkenbare naam in en klik op Volgende. Geef aan voor welke werkvormen en/of leeftijdscategorieën je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op Volgende. Vink vervolgens alle gewenste modules of ruimtes aan. Geef per module aan wie verantwoordelijk is voor het invullen. Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de agenda van de verantwoordelijke gezet. Klik daarna op Voltooien. De RI wordt vervolgens direct gestart. Wil je deze later invullen? Dan kun je deze terugvinden via RI s, en dan nog een keer RI s. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 3.2). LET OP: de RI Veiligheid BO niet gebruiken Wil je een RI Veiligheid maken? Kies dan de RI Veiligheid KDV, BSO en PSZ (kinderdagopvang, buitenschoolse opvang en peuterspeelzalen) of de RI Veiligheid GOO (Gastouderopvang). De RI BO (basisonderwijs) zie je ook terug in de Risicomonitor. Maar deze geldt voor het basisonderwijs en gebruik je niet voor kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen of gastouderopvang. 11

12 Verschillen tussen de RI s TIP: RI s aanmaken op basis van bestaande RI Maak je voor de 2e keer een bepaalde RI aan? Bijvoorbeeld een RI Veiligheid die je in 2010 hebt aangemaakt, maar nu ook in 2011 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de optie Op basis van bestaande RI. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen. Zijn de te nemen maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch terug onder is genomen. 3.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s De RI s verschillen op een aantal belangrijke punten. Houd hier rekening mee bij het inventariseren van de risico s. Soort RI RI Veiligheid RI Arbo Verplichting maatregelen en aanvaarding risico Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Aanvaard je een risico? Geef dan aan waarom. Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Je kunt ook alleen eigen maatregelen invoegen en nemen. Inventariseren per ruimte of module Je inventariseert per ruimte voor kinderdagopvang, buitenschoolse opvang en peuterspeelzalen. Voor gastouderopvang inventariseert je per module (veilig spelen in en om huis, de grootste veiligheidsrisico s, slapen, calamiteiten en vervoer). Je inventariseert per module. Meer informatie over de verschillende modules? Lees de toelichting bij in de RI Arbo. RI Gezondheid Je bent verplicht om alle mogelijke maatregelen te doorlopen en te nemen. Doe je dit niet? Aanvaard je een risico? Geef dan verplicht aan waarom, anders kun je niet verder met je RI. Je inventariseert per module (gezondheidsrisico s door overdracht van ziektekiemen, als gevolg van het binnenmilieu, als gevolg van het buitenmilieu en als gevolg van (het uitblijven van) medisch handelen). Binnen de module gezondheidsrisico s als gevolg van het binnenmilieu inventariseer je per ruimte. Binnen de module gezondheidsrisico s als gevolg van het buitenmilieu inventariseer je per locatie. Je inventariseert je risico s via RI s en dan nog een keer RI s. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. Je ziet nu per module de verschillende scenario s die daarbij horen. Bij de RI Gezondheid wordt de risico-inschatting al voor je bepaald. Bij andere RI s moet je dit zelf inschatten per scenario. Je schat dan zelf de kans dat dit voorkomt en de kans op ernstig letsel in. De risico-inschatting bepaalt welke kleur het scenario krijgt: rood, oranje of groen. Het 12

13 kan ook voorkomen dat bij bepaalde modules helemaal geen risico hoeft te worden ingeschat. In dit geval bepalen de antwoorden bij de maatregelen de kleur van het scenario. Is een scenario niet van toepassing? Sla deze dan over. Dit kan op 3 manieren: 1. Klik onderaan de pagina van het scenario op Overslaan. Het scenarionummer blijft dan grijs en komt dan niet terug in de rapportage. 2. Je kunt een scenario ook overslaan door aan te geven dat het risico wordt aanvaard. Geef dan daarbij de toelichting dat het scenario niet van toepassing is. Het scenarionummer kleurt dan oranje en kun je zo herkennen als behandeld. In de rapportage kun je terugzien dat het scenario niet van toepassing is. Nadeel van deze manier: er treedt zo vervuiling op in de management rapportage, ten aanzien van de gegevens over scenario s waarvan het risico wel wordt aanvaard. 3. Sla een scenario over door aan te geven dat een eigen maatregel is genomen. Vul daar in dat de situatie niet van toepassing is. Geef bij de risico-inschatting aan dat de kans op een ernstig scenario klein is. Het scenarionummer kleurt dan groen en kan worden herkend als behandeld. In de rapportage kun je terugzien dat het scenario niet van toepassing is. Nadeel van deze manier: er treedt zo vervuiling op in de management rapportage, ten aanzien van de gegevens over maatregelen die wel voor de scenario s zijn genomen. Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of je deze al genomen hebt, of dat je deze wilt gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel niet wilt nemen. Let op: alleen bij de RI Gezondheid ben je verplicht om alle maatregelen te nemen. Als je wilt, kun je zelf een eigen maatregel toevoegen. Bij het inventariseren kun je kiezen voor: het nemen van extra maatregelen, het aanvaarden van het risico en het invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheden kun je gebruiken, maar het hoeft niet. Mis je een scenario voor je locatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via Voeg scenario toe. Vul vervolgens titel en omschrijving van het scenario in. En hoe je maatregelen wilt opnemen, en welke dit zijn. Klik daarna op Terug naar RI. Toegevoegde scenario s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Maatregelen in het actieplan Wordt binnen een scenario gevraagd of een maatregel schriftelijk is vastgelegd? En antwoord je hier nee op? Dan wordt deze maatregel automatisch bij de acties geplaatst. Let op: wil je een actieplan met de maatregelen? Maak dan na de inventarisatie een actieplan aan waarvoor je aangeeft wie verantwoordelijk is voor de te nemen maatregelen (zie stap 4). En wanneer deze uitgevoerd moeten zijn. LET OP: rood, oranje en groen geven prioriteit aan De prioriteit van het scenario is automatisch gekoppeld aan de risico-inschatting. Is een scenario rood? Dan moeten de te nemen maatregelen binnen dit scenario met hoge prioriteit worden genomen. De kans dat een scenario voorkomt, en de kans op ernstig letsel, is dan namelijk groot. Is een scenario oranje? Dan geldt ook een hoge prioriteit. De kans dat een scenario voorkomt is groot. Maar de kans op ernstig letsel is klein. Is een scenario groen? Dan geldt een lage prioriteit. De kans dat een scenario voorkomt, en de kans op ernstig letsel, is dan klein. LET OP: toelichting bij aanvaarding risico Is een risico heel klein en aanvaard je daardoor het risico? Dan ben je wel verplicht om hierop een toelichting te geven in het veld Toelichting bij risico wordt aanvaard. TIP: RI tijdelijk sluiten Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderin de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd weer open en daarna aanpassen. 13

14 TIP: poll aanmaken Wil je weten wat collega s van een bepaald scenario vinden? Dan kun je dit aan hen voorleggen via een poll. Klik hiervoor op Maak poll en vul in wat je wilt weten. Sluit af met Poll aanmaken. LET OP: RI printen Het is niet aan te raden om de RI te printen, op papier in te vullen en vervolgens digitaal in te voeren. De Risicomonitor is immers een digitaal instrument. Maar wil je dit toch doen? Klik dan op Print deze RI en selecteer vervolgens de modules die je wilt printen. Klik daarna op Print de geselecteerde modules. Tip: kies voor printen alleen scenario nummers en tekst. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk worden. 3.3 RI s bekijken en aanpassen Je kunt een RI op locatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet definitief is afgesloten. Ga naar RI s en dan nog een keer RI s. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en klik op om deze te openen. > > Als je een RI wilt aanpassen, klik dan op. LET OP: RI definitief afsluiten Sluit een RI op locatieniveau niet definitief af als je deze nog wilt aanpassen. En als je hiervoor nog acties wilt aangeven of een actieplan wilt maken. 14

15 Stap 4 Het actieplan voor je locatie Na het uitvoeren van de Risico-Inventarisatie (RI) moet je voor de te nemen maatregelen uit de RI aangeven wie deze gaat nemen. En wanneer de maatregelen genomen moeten zijn. Hiermee maak je een actieplan voor je locatie. Actieplan maken in 2 stappen 4.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke en deadline aan 4.2 Maken van het actieplan LET OP: rood, oranje en groen geven prioriteit aan De prioriteit van het scenario is automatisch gekoppeld aan de risico-inschatting. Is een scenario rood? Dan moeten de te nemen maatregelen binnen dit scenario met hoge prioriteit als eerst worden genomen. De kans dat een scenario voorkomt, en de kans op ernstig letsel, is dan namelijk groot. Is een scenario oranje? Dan geldt ook een hoge prioriteit. De kans dat een scenario voorkomt is groot. Maar de kans op ernstig letsel is klein. Is een scenario groen? Dan geldt een lage prioriteit. De kans dat een scenario voorkomt, en de kans op ernstig letsel, is dan klein. TIP: aanpassen status acties Is een te nemen maatregel uitgevoerd? Dan kan de uitvoerder de status van deze actie aanpassen in uitgevoerd. Door op de actie te klikken, kun je Wijzig status kiezen. De actie komt dan onderin het actieplan te staan onder het kopje uitgevoerde acties. Zo kun je op een makkelijke manier bijhouden of de acties zijn uitgevoerd. 4.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke en deadline aan Zit je al in de RI? Ga dan direct naar het tabblad Acties. Zit je nog niet in de RI? Ga dan eerst naar RI s, en dan nog een keer RI s. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte RI waarvoor je een actieplan wilt maken. Klik op en daarna op het tabblad Acties. Je ziet nu per module/onderdeel de verschillende scenario s die daarbij horen. Met rood, oranje of groen wordt aangegeven hoe groot het risico is. En welke prioriteit daarbij hoort. Klik per scenario op de te nemen maatregelen. Geef vervolgens per maatregel aan: wie deze moet uitvoeren, hoeveel tijd dit gaat kosten (niet verplicht), hoeveel geld dit gaat kosten (niet verplicht) en de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn. Klik op Opslaan. Er verschijnt een groene vink voor elke actie die is ingevuld. Pas nadat je bovenstaande stappen hebt doorlopen, komen de acties in je actieplan. LET OP: eerst verantwoordelijke en deadline aangeven voor maken actieplan Geef eerst aan wie verantwoordelijk is voor te nemen maatregelen. En wanneer deze genomen moeten zijn. Als je dit niet doet, en je maakt direct een actieplan, dan is je actieplan leeg. 15

16 4.2 Maken van het actieplan Wil je een overzicht van alle te nemen maatregelen (of acties) per RI? Maak dan een actieplan. Ga naar RI s, en dan nog een keer RI s. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte RI waarvoor je een actieplan wilt maken. > > Klik op en daarna op het tabblad Acties. Klik vervolgens op Maak Actieplan. Er verschijnt een scherm Bestand downloaden. Kies Openen om het actieplan als Worddocument te openen. Kies Opslaan als je dit plan eerst op je computer wilt opslaan. In het Word-document zie je een overzicht van: de te nemen maatregelen, wie deze moet uitvoeren, hoeveel tijd dit gaat kosten (als dit eerder is ingevuld), hoeveel geld dit gaat kosten (als dit eerder is ingevuld) en de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn. TIP: actieplan bespreken in teamoverleg Bespreek het actieplan in een teamoverleg. Door bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks een actieplan aan te maken, houd je goed bij welke acties wel of nog niet zijn uitgevoerd. 16

17 Stap 5 Maken van rapportages voor je locatie Voor je locatie kun je verschillende soorten rapportages maken. Heb je een Risico-Inventarisatie (RI) aangemaakt en ingevuld? Dan kun je hiervan 2 soorten rapportages maken. Maken van 2 soorten rapportages 5.1 Maken van een rapportage van een RI. 5.2 Maken van een rapportage RI voor de GGD of Arbodienstverlener. 5.1 Maken van een rapportage van een RI Ga naar RI s en kies daarna Nieuwe Rapportage. Klik vervolgens op de link Rapportage van een RI. Ga met je muis naar de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Dubbelklik om deze te openen. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document als Word of Excel wilt. Klik hierna op Volgende en uitvoeren. Het kan enkele minuten duren voordat de rapportage is gemaakt. De rapportage kun je bekijken via RI s, Rapportages. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen. TIP: rapportage van een RI Je kunt altijd een rapportage van een aangemaakte RI maken. Ook al is deze niet volledig ingevuld of definitief afgesloten. 5.2 Maken van een rapportage RI voor de GGD of Arbodienstverlener Je kunt een rapportage RI voor de GGD of Arbodienstverlener alleen maken als de RI definitief is afgesloten. Ga naar RI s en dan nog een keer RI s. Je komt dan bij de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt rapporteren en klik op Klik vervolgens op Sluit deze RI definitief af. Ga naar Ga naar RI s en kies daarna Nieuwe Rapportage. om deze te openen. Klik vervolgens op de link Rapportage voor GGD of Arbodienstverlener/Arbodeskundige. Ga met je muis naar de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Dubbelklik om deze te openen. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document als Word of Excel wilt. Klik hierna op Volgende en uitvoeren. Het kan enkele minuten duren voordat de rapportage is gemaakt. De rapportage kun je bekijken via RI s, Rapportages. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen. 17

18 LET OP: RI definitief sluiten Zijn RI s nog niet definitief? Dan zie je deze niet terug in het overzicht van RI s waarvan je een rapportage kunt maken. Een definitief afgesloten RI kun je niet meer aanpassen. Je kunt hiervan nog wel een kopie maken voor een nieuwe RI. LET OP: een rapportage voor GGD of Arbodienstverlener Wil een rapportage voor de GGD maken van een RI Veiligheid of Gezondheid? Sluit dan eerst de RI definitief af. Daarna kun je de rapportage doornemen met de GGD. Wil je een rapportage maken voor de Arbodienstverlener? Neem dan eerst de RI Arbo met de Arbodienstverlener door. Sluit daarna pas de RI Arbo definitief af. Hierna is de rapportage voor de Arbodienstverlener definitief. 18

19 Stap 6 Agenda In de Risicomonitor kun je gebruikmaken van 3 agendafuncties Drie agendafuncties 6.1 Aangeven status van acties uit het actieplan 6.2 Registreren van ongevallen 6.3 Aanmaken logboek 6.1 Aangeven status van acties uit het actieplan Je kunt aangeven dat een actie is uitgevoerd. Ga naar Agenda en kies daarna Actieplan. Je ziet nu een overzicht met daarin alle acties. Klik op de actie waarvan je de status wilt veranderen. Pas de status aan via Wijzig status. Wil je een aangegeven actie bewerken? Bijvoorbeeld een andere uitvoerder aangeven of datum waarop de actie uitgevoerd moet zijn? Ga dan met je muis naar de actie en klik vervolgens op. Wil je een nieuwe actie toevoegen? Klik dan op Nieuwe taak of notitie en vul alle gegevens van de actie in. Klik vervolgens op Aanmaken. TIP: aanpassen status acties Houd de status van de acties goed bij. Door deze telkens aan te passen, komt de actie in de betreffende RI ook als uitgevoerd te staan. En daarnaast verdwijnt de actie automatisch uit het actieplan. Zo kun je op een makkelijke manier bijhouden of bepaalde acties zijn uitgevoerd. 6.2 Registreren van ongevallen Je kunt (bijna) ongevallen en incidenten bijhouden in de agenda. Ga naar Agenda en kies daarna Ongevallenregister. Klik op Ongeval melden om een ongeval of incident toe te voegen. Vul alle gegevens over het ongeval in en klik op Opslaan. Wil je een ongeval of incident bewerken? Ga dan met je muis naar het ongeval of incident en klik vervolgens op. Moet er actie worden ondernomen door het ongeval of incident? Maak dan hiervoor een nieuwe actie aan). Je kunt ook direct een nieuw scenario met bijbehorende maatregelen (acties) aan je Risico-inventarisatie (RI) toevoegen (zie stap 3.2). Dan komt de actie uiteindelijk automatisch in het actieplan terecht. 19

20 6.3 Aanmaken logboek Je kunt terugkerende taken, eenmalige acties of notities bijhouden in het logboek. Ga naar Agenda en kies daarna Logboek. Klik op Nieuwe taak of notitie om een nieuw onderwerp toe te voegen. Vul alle gegevens over het onderwerp in en klik op Opslaan. Wil je een bestaand onderwerp bewerken? Ga dan met je muis naar het onderwerp en klik vervolgens op. 20

21 Stap 7 Overige mogelijkheden Risicomonitor In de Risicomonitor kun je gebruikmaken van een aantal overige mogelijkheden. Overige mogelijkheden Risicomonitor 7.1 Berichten 7.2 Bibliotheek 7.3 Forum 7.4 Veelgestelde vragen 7.2 Bibliotheek In de Bibliotheek vind je allerlei nuttige artikelen over veiligheid, gezondheid en arbo. Deze informatie kan je helpen bij het maken van de Risico-Inventarisaties (RI s). Ga naar Bibliotheek en kies het aandachtsgebied/tabblad waarvan je artikelen wilt zien. Je kunt ook zelf een artikel in de Bibliotheek plaatsen. Bijvoorbeeld de huisstijlregels of protocollen van je organisatie. Ga naar Bibliotheek en kies voor Nieuw artikel. Vul alle gegevens van het artikel in, sluit deze bij en klik vervolgens op Insturen. 7.1 Berichten Je kunt berichten sturen naar je collega s die ook gebruikmaken van de Risicomonitor. En zij kunnen jou berichten. Ga naar Berichten en kies daarna Inbox, Verzonden of Nieuw bericht. Bij Inbox staan alle berichten die je hebt ontvangen. Bij Verzonden alle berichten die jij zelf hebt verstuurd. En via Nieuw bericht kun je een nieuw bericht versturen aan iemand anders. 21

22 7.3 Forum Via het Forum kun je een bericht, vraag, opmerking of discussiepunt met een andere organisatie delen. En zo ervaringen uitwisselen. 7.4 Veelgestelde vragen Bekijk het antwoord op veelgestelde vragen over bijvoorbeeld het gebruik van de Risicomonitor. Ga naar Forum en kies de werkvorm waarvoor je bijvoorbeeld een vraag of discussiepunt hebt. Door op de werkvorm te klikken, zie je alle forumonderwerpen die voor de werkvorm zijn geplaatst. Je kunt hierin via de zoekfunctie. Of je kunt zelf een onderwerp inbrengen via Nieuwe post. Wil je reageren op een onderwerp van iemand anders? Klik dan op het onderwerp, tik je reactie in en klik vervolgens op Plaatsen. Klik op Veel gestelde vragen rechtsboven in de Risicomonitor. Je kunt hier het antwoord op de veelgestelde vragen per onderwerp bekijken. Staat je vraag er niet bij? Ga dan naar Stel je vraag en vul deze daar in. Je ontvangt dan binnen 5 dagen antwoord. 22

23 COLOFON Deze handleiding Zo werkt de Risicomonitor voor Kinderopvang en Peuterspeelzalen is een uitgave van FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken en Consument en Veiligheid. Het project is gesubsidieerd door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Ook FCB verzorgde een deel van de financiering. De RI Arbo is voorgelegd aan de werkgevers- en werknemersorganisaties, zodat zij dit als branche-ri ondersteunen. Meer informatie FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken Koningin Wilhelminalaan 3, 3527 LA Utrecht Postbus 8203, 3503 RE Utrecht T (030) F (030) E risico-monitor@fcb.nl I Stichting Consument en Veiligheid Postbus 75169, 1070 AD Amsterdam T (020) E info@veiligheid.nl I Deze uitgave is als PDF-document te downloaden vanaf Bij vragen over Risico-Inventarisatie Arbo en vragen over gebruik Risicomonitor Neem contact op met FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken. T (030) E risico-monitor@fcb.nl Tekst: Vormgeving: Publicatienummer: Teksteur studioverhees KOV Bij vragen over Risico-Inventarisatie Veiligheid Neem contact op met de Servicedesk Consument en Veiligheid. T (020) (dagelijks van tot uur). E info@veiligheid.nl Bij vragen over de Risico-Inventarisatie Gezondheid Neem contact op met het Landelijk Centrum voor Hygiëne en Veiligheid. T (020) (op werkdagen tussen en uur). E info@lchv.nl Aan de inhoud van deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Deze uitgave is uiterst zorgvuldig opgesteld. Desondanks zijn FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken en Consument en Veiligheid niet aansprakelijk voor eventuele drukfouten en het gebruik van de inhoud van de teksten. En de daaruit voortvloeiende feiten, omstandigheden en gevolgen. Overname van teksten is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de uitgever. Copyright februari 2011 Consument en Veiligheid 23