Facturatie TPE. 3 november 2015 Philippe Vervliet

Transcriptie

1 Facturatie TPE 3 november 2015 Philippe Vervliet

2 Gebruikershandleiding Versienummer software: Revisienummer handleiding: 1 Datum: 3 november 2015 Adres Corilus NV Hogenakkerhoek Kruibeke België Telefoon, fax en Tel. algemeen: +32 (0) Fax. algemeen: +32 (0) algemeen: info@corilus.be Website Pharmawin: Algemene website: Tel. Customer Care: +32 (0) Customer Care: pharma@corilus.be Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 2

3 A. Inhoud A. Inhoud... 3 B. Algemene principes Selectie datum in facturatie... 5 a) Geen IMV... 5 b) IMV MyCareNet check Uitzonderingen... 6 a) Aanpassingen in toedieningsschema aan reeds gefactureerde dagen... 6 b) Regularisatie van schulden uit een voorgaande (factuur)periode... 6 C. Normaal terugbetaalde specialiteiten (terugbetaling zonder attest) Voorschrift ingegeven in aflevering Moet Voorschrift (MV)... 7 a) Geneesmiddel in toedieningsschema... 7 b) Geneesmiddel afgeleverd als Flag Geen voorschrift/moet voorschrift ingegeven... 9 D. Producten terugbetaald met attest Voorschrift ingegeven in aflevering Verschuldigd voorschrift en regularisatie a) Geneesmiddel in toedieningsschema b) Geneesmiddel onder Flag 2 afgeleverd Verschuldigd attest en regularisatie Geen voorschrift/moet voorschrift (MV) E. Producten met dubbele terugbetalingsmogelijkheid Voorschrift ingegeven in aflevering Verschuldigd voorschrift en regularisatie a) Geneesmiddel in toedieningsschema b) Geneesmiddel onder Flag 2 afgeleverd Verschuldigd attest en regularisatie Geen voorschrift/moet voorschrift (MV) Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 3

4 F. Controle van de gefactureerde gegevens Via het toedieningsschema Via het tabblad Facturatie in TPE-beheer G. FAQ s Facturatie Specialiteit opgenomen in toedieningsschema en afgeleverd onder Flag 2. Wat wordt er gefactureerd? Hoe aanpassingen doen aan hoeveelheden voor de TPE-lijnen? facturatielijnen voor hetzelfde TPE-product met verschillende prijzen? Bij regularisatie van een moet voorschrift (MV) krijg ik geen negatieve lijn op de factuur? 17 Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 4

5 B. Algemene principes 1. Selectie datum in facturatie Wanneer u voor een facturatieklant voor een bepaalde periode een factuur gaat maken, zullen zowel de gewone afleveringen als de TPE afleveringen op dezelfde factuur vermeld worden. Voor de TPE-lijnen kijkt Pharmawin naar de datum waarop de MCN check werd uitgevoerd. Hieronder kan u terugvinden hoe deze datum bepaald wordt. a) Geen IMV Indien u niet aan IMV doet is er in de klantfiche geen productiedatum aangeduid. In dit geval is er vastgelegd dat de check van MCN in het begin van elke ISO-week (maandag) gebeurt. De check die gebeurd is voor de pillen van deze maandag t.e.m. zondag. Voorbeeld: Stel u factureert voor een periode van 01/10/2015 tot en met 31/10/2015. Alle eenheden waarvoor een MCN-check is gebeurd op maandag /10/2015 zullen aangerekend worden. Bij de laatste check op maandag 26/10/2015 werd de verzekerbaarheid gecontroleerd voor de eenheden van maandag 26/10/2015 tot en met zondag 01/11/2015. Wanneer u in de facturatiemodule aangeeft te factureren vanaf 01/10/2015 tot en met 31/10/2015 zullen voor TPE alle pillen tot en met 01/11/2015 (eind ISO week 44) gefactureerd worden. b) IMV Indien u aan IMV doet, en dit aangeduid heeft in de fiche van de klant, staat vast op welke dag van de week de productie plaats vindt (bv woensdag). Het is deze dag die gebruikt zal worden voor de MCN checks. Aangezien alle pillen die geproduceerd/afgeleverd werden, mogen aangerekend worden, zal het totaal aantal pillen dat geproduceerd werd binnen de geselecteerde periode, worden gefactureerd. Voorbeeld: Stel u produceert op donderdag, dan worden voor de maand oktober alle pillen die geproduceerd werden op donderdag /10/2015 aangerekend. Bij uw laatste productie op 29/10/2015 wordt er geproduceerd voor de innamemomenten van bv vrijdag 30/10 tot en met donderdag 5/11. Alle pillen geproduceerd tem 05/11/2015 zullen dus terug te vinden zijn op de factuur voor de maand oktober. Wanneer u in de facturatiemodule aangeeft om te factureren tot en met 31/10/2015 zullen voor TPE voor de maand oktober alle pillen voor de producties tot en met 05/11/2015 (laatste productie) gefactureerd worden. Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 5

6 2. MyCareNet check Voor de TPE-facturatielijnen is het noodzakelijk om per ISO-week een geldige MyCareNet check te hebben. Enkel indien deze in orde is zullen de eenheden van de gecontroleerde week gefactureerd worden. 3. Uitzonderingen a) Aanpassingen in toedieningsschema aan reeds gefactureerde dagen Indien u aanpassingen doorvoert (zoals het verhogen van het aantal eenheden in het toedieningsschema) aan dagen die in een vorige periode reeds gefactureerd zijn, zullen deze toegevoegde eenheden in de huidige facturatieperiode aangerekend worden. b) Regularisatie van schulden uit een voorgaande (factuur)periode Indien u in een voorgaande facturatieperiode een schuld heeft aangemaakt, waardoor deze aflevering niet als TPE werd gefactureerd (zie verder) zullen de eenheden in het toedieningsschema, na regularisatie van de schuld, in de huidige periode gefactureerd worden. Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 6

7 C. Normaal terugbetaalde specialiteiten (terugbetaling zonder attest) Hieronder worden de verschillende situaties beschreven voor vaste, orale geneesmiddelen (TPE) die terugbetaald worden zonder dat hiervoor een attest noodzakelijk is. Voorbeelden van geneesmiddelen die tot deze categorie behoren zijn onder andere Amlor, Medrol en Sipralexa. 1. Voorschrift ingegeven in aflevering Indien een voorschrift ingegeven werd en gekoppeld werd met de knop Toekennen unieke barcodes en voorschriften zijn de cellen witgekleurd in het toedieningsschema. De factuur voor de patiënt wordt opgemaakt aan de hand van de hoeveelheden die aanwezig zijn in het toedieningsschema. Voorbeeld: Toedieningsschema: Factuur: 2. Moet Voorschrift (MV) a) Geneesmiddel in toedieningsschema Indien er een moet voorschrift (MV) werd ingegeven in de aflevering blijft de cel na toekennen unieke barcodes en voorschriften roodgekleurd vanwege het ontbreken van een TPE-voorschrift. De hoeveelheden in het toedieningsschema worden wel al gefactureerd aan de patiënt. Voorbeeld: Toedieningsschema: Factuur: Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 7

8 b) Geneesmiddel afgeleverd als Flag 2 Indien u een normale TPE specialiteit, bv Medrol, op MV aflevert en hierbij Flag 2 toepast, zal deze nog niet onder TPE gefactureerd worden, maar wel aan de klassieke prijzen. Hierbij wordt ook rekening gehouden of u bij creatie van de MV de keuze hebt gemaakt voor Volle prijs of Mutualiteitsprijs. Bij regularisatie wordt het klassiek aangerekend bedrag aan de patiënt gecrediteerd (negatieve lijn). De Flag 2 lijn komt in het toedieningsschema en op basis hiervan worden deze hoeveelheden aan de patiënt aangerekend, aan TPE prijs. Voorbeeld: Na aanmaak van een Moet Voorschrift (mutualiteitsprijs) wordt een Medrol onder Flag 2 ingebracht. Voor facturatie wordt het klassieke remgeld (geen TPE) weggeschreven naar de factuur. Factuur Bij regularisatie van dit verschuldigd voorschrift heeft u in aflevering twee lijnen, een negatieve lijn en een positieve lijn: In het toedieningsschema komt hierdoor de Flag 2 voor deze patiënt te staan: Voor de factuur wordt door de regularisatie het klassieke remgeld, dat eerst aangerekend was, gecrediteerd. Onder de hoofding Facturering per eenheid is dan de aanrekening voor deze Flag 2 terug te vinden: Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 8

9 3. Geen voorschrift/moet voorschrift ingegeven Algemeen geldt voor deze categorie van producten dat zij altijd gefactureerd worden volgens het toedieningsschema, onafhankelijk van wat er al dan niet werd ingegeven in de aflevering. Hierdoor zullen geneesmiddelen (bv. Amlor) die in het toedieningsschema zitten, door onder andere het importeren van een therapielink, reeds gefactureerd worden aan de patient zonder dat er hiervoor in de aflevering iets werd ingegeven. Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 9

10 D. Producten terugbetaald met attest Hieronder worden de verschillende situaties beschreven voor vaste, orale geneesmiddelen (TPE) die terugbetaald worden in geval dat de patient hiervoor een geldig attest heeft. Een geneesmiddelen dat tot deze categorie behoort is Plavix. 1. Voorschrift ingegeven in aflevering Indien een voorschrift ingegeven werd en gekoppeld werd met de knop Toekennen unieke barcodes en voorschriften zijn de cellen wit gekleurd in het toedieningsschema. Door het koppelen van het voorschriftnummer aan de eenheden zal er voor deze producten een TPE-facturatie plaatsvinden. De factuur voor de patiënt wordt opgemaakt aan de hand van de hoeveelheden die aanwezig zijn in het toedieningsschema. 2. Verschuldigd voorschrift en regularisatie a) Geneesmiddel in toedieningsschema Indien een attestplichtig product wordt afgeleverd op moet voorschrift, zal aan de patiënt nog geen TPE-aanrekening gebeuren. Er zal wel reeds een aanrekening gebeuren, op basis van de niet-tpe prijzen (doosprijs). Hierbij wordt rekening gehouden met de keuze voor Volle prijs of Mutualiteitsprijs bij het aanmaken van de Moet Voorschrift in aflevering. Bij regularisatie van dit MV zal u een negatieve (terugname schuld) en positieve lijn krijgen. Voor de facturatie zal de eerder aangerekende doosprijs gecrediteerd worden, en zal het geneesmiddel volgens het toedieningsschema als TPE gefactureerd worden. b) Geneesmiddel onder Flag 2 afgeleverd Indien een attestplichtig product wordt afgeleverd op moet voorschrift met Flag 2, zal aan de patiënt nog geen TPE-aanrekening gebeuren. Er zal wel reeds een aanrekening gebeuren, op basis van de niet-tpe prijzen (doosprijs). Hierbij wordt rekening gehouden met de keuze voor Volle prijs of Mutualiteitsprijs bij het aanmaken van het Moet Voorschrift in aflevering. Bij regularisatie van dit MV zal u een negatieve (terugname schuld) en positieve lijn krijgen. In het toedieningsschema (TPE-beheer) zal na regularisatie van de schuld de Flag 2 lijn verschijnen. Voor de facturatie zal de eerder aangerekende doosprijs gecrediteerd worden, en zal het geneesmiddel volgens de toegepaste Flag 2 aangerekend worden aan TPE-prijs.(alle eenheden van de ingegeven doos in 1 keer). Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 10

11 3. Verschuldigd attest en regularisatie Voor TPE moet een verschuldigd attest ingegeven worden onder F8 Verschuldigd Voorschrift Verschuldigd. Hierdoor zal de facturatie dezelfde regels volgen als een moet voorschrift (waar wel een attest voor aanwezig is). Zie hiervoor het voorgaande punt ( 2. Verschuldigd voorschrift en regularisatie onder D. Producten terugbetaald met attest, pagina 10). Uitzondering: Indien u bij de aanmaak van het MV (voor uw verschuldigd attest) gekozen heeft om reeds aan tussenkomst (mutualiteitsprijs) af te leveren is aan de patiënt ook enkel het remgeld (doosprijs) gefactureerd. Wanneer er geen attest zal binnenkomen voor de patiënt regulariseert u de MV schuld en kiest u bij de attestvraag voor Nee. Aangezien de patiënt het geneesmiddel dan contant dient te betalen (volle prijs, geen TPE) zal aan de patiënt voor deze regularisatie het verschil aangerekend worden tussen het eerder aangerekende remgeld (doosprijs) en de volle prijs. Dit zowel indien het geneesmiddel in het toedieningsschema van de patiënt zit alsook wanneer er bij aanmaak van het MV gekozen werd voor Flag Geen voorschrift/moet voorschrift (MV) Indien u, door onder andere een import van een therapielink, reeds eenheden in uw toedieningsschema heeft staan, maar hiervoor nog geen voorschrift of moet voorschrift heeft ingegeven zal er nog geen facturatie gebeuren. Om het geneesmiddel te factureren dient u ofwel een voorschrift of een moet voorschrift in te geven. Hierdoor zal het respectievelijk aan TPE-prijs of aan doosprijs gefactureerd worden. Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 11

12 E. Producten met dubbele terugbetalingsmogelijkheid Hieronder worden de verschillende situaties beschreven voor vaste, orale geneesmiddelen (TPE) die terugbetaald zijn met attest, maar ook zonder attest een terugbetaling kennen. Voorbeelden van geneesmiddelen die tot deze categorie behoren zijn Lipitor en Lyrica. 1. Voorschrift ingegeven in aflevering Indien een voorschrift ingegeven werd en gekoppeld werd met de knop Toekennen unieke barcodes en voorschriften zijn de cellen wit gekleurd in het toedieningsschema. Door het koppelen van het voorschriftnummer aan de eenheden zal er voor deze producten een TPE-facturatie plaatsvinden. De factuur voor de patiënt wordt opgemaakt aan de hand van de hoeveelheden die aanwezig zijn in het toedieningsschema. De prijs die aan de patiënt gefactureerd wordt hangt af van de aanwezigheid van een attest voor dit voorschrift. Indien er geen attest is zal (bijvoorbeeld) de Lipitor terugbetaald zijn in categorie B en zal dit remgeld aan de patiënt aangerekend worden. Indien de patiënt een attest heeft voor de Lipitor is er terugbetaling in categorie A. 2. Verschuldigd voorschrift en regularisatie a) Geneesmiddel in toedieningsschema Indien de specialiteit wordt afgeleverd op moet voorschrift (MV), zal aan de patiënt nog geen TPEaanrekening gebeuren. Er zal wel reeds een aanrekening gebeuren, op basis van de niet-tpe prijzen (doosprijs). Hierbij wordt rekening gehouden met de keuze voor Volle prijs of Mutualiteitsprijs bij het aanmaken van de Moet Voorschrift in aflevering. Daarnaast zal, in het geval van keuze voor Mutualiteitsprijs, rekening gehouden worden met de aanwezigheid van een attest voor deze specialiteit. Indien er geen attest is zal de Lyrica terugbetaald zijn in categorie B en zal dit remgeld (doosprijs) aan de patiënt aangerekend worden. Indien de patiënt een attest heeft voor deze specialiteit is er terugbetaling in categorie A en zal het remgeld (doosprijs) hiervan ten laste zijn van de patiënt. Bij regularisatie van dit aangemaakte MV zal u een negatieve (terugname schuld) en positieve lijn krijgen in de aflevering. Voor de facturatie zal de eerder aangerekende doosprijs gecrediteerd worden, en zal het geneesmiddel volgens het toedieningsschema als TPE gefactureerd worden. b) Geneesmiddel onder Flag 2 afgeleverd Indien de specialiteit wordt afgeleverd op moet voorschrift met Flag 2, zal aan de patiënt nog geen TPE-aanrekening gebeuren. Er zal wel reeds een aanrekening gebeuren, op basis van de niet-tpe Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 12

13 prijzen (doosprijs). Hierbij wordt rekening gehouden met de keuze voor Volle prijs of Mutualiteitsprijs bij het aanmaken van de Moet Voorschrift in aflevering. Daarnaast zal, in het geval van keuze voor Mutualiteitsprijs, rekening gehouden worden met de aanwezigheid van een attest voor deze specialiteit. Indien er geen attest is zal de Lyrica terugbetaald zijn in categorie B en zal dit remgeld (doosprijs) aan de patiënt aangerekend worden. Indien de patiënt een attest heeft voor deze specialiteit is er terugbetaling in categorie A en zal het remgeld (doosprijs) hiervan ten laste zijn van de patiënt. Bij regularisatie van dit aangemaakte MV zal u een negatieve (terugname schuld) en positieve lijn krijgen in de aflevering. Voor de facturatie zal de eerder aangerekende doosprijs gecrediteerd worden, en zal het geneesmiddel volgens het toedieningsschema als TPE gefactureerd worden. 3. Verschuldigd attest en regularisatie Voor TPE moet een verschuldigd attest ingegeven worden onder F8 Verschuldigd Voorschrift Verschuldigd. Hierdoor zal de facturatie dezelfde regels volgen als een moet voorschrift. Zie hiervoor het voorgaande punt ( 2.E.2 Verschuldigd voorschrift en regularisatie onder E. Producten met dubbele terugbetalingsmogelijkheid op pagina 12). Uitzondering 1: Bij regularisatie is er geen attest Indien u bij de aanmaak van het MV (voor uw verschuldigd attest) gekozen heeft om reeds aan tussenkomst af te leveren zal aan de patiënt ook het remgeld (doosprijs) van de terugbetaling zonder attest gefactureerd zijn. Wanneer er geen attest zal binnenkomen voor de patiënt regulariseert u de MV schuld en kiest u bij de attestvraag voor Nee. Aangezien het geneesmiddel voor de patiënt dan nog steeds terugbetaald is, komt dit neer op de regularisatie van een Moet Voorschrift. Dit zowel indien het geneesmiddel in het toedieningsschema van de patiënt zit alsook wanneer er bij aanmaak van het MV gekozen werd voor Flag 2. In de aflevering zal u een negatieve (terugname schuld) en positieve lijn krijgen. Voor de facturatie zal de eerder aangerekende doosprijs gecrediteerd worden, en zal het geneesmiddel volgens het toedieningsschema als TPE gefactureerd worden. Voorbeeld: Simvastatine terugbetaald zonder attest (cat. B) of met attest (cat. A). Bij aanmaak van het moet voorschrift kiest u bij de vraag voor het attest voor de optie Nee. Aan de patiënt zal het remgeld voor cat. B (doosprijs) aangerekend worden. Bij regularisatie zal de doosprijs (cat. B) gecrediteerd worden, en wordt de specialiteit als TPE gefactureerd onder categorie B. Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 13

14 Uitzondering 2: Bij regularisatie wel een attest Indien u bij de aanmaak van het MV (voor uw verschuldigd attest) gekozen heeft om reeds aan tussenkomst af te leveren zal aan de patiënt ook het remgeld (doosprijs) van de terugbetaling zonder attest gefactureerd zijn. Indien het attest van de patiënt binnenkomt regulariseert u de MV schuld en vult u nadien de attestgegevens in. In de aflevering zal u een negatieve (terugname schuld) en positieve lijn krijgen. Voor de facturatie zal de eerder aangerekende doosprijs gecrediteerd worden, en zal het geneesmiddel volgens het toedieningsschema als TPE gefactureerd worden. De prijs voor de factuur wordt bepaald door de categorie van het ingegeven attest. Voorbeeld: Simvastatine terugbetaald zonder attest (cat. B) of met attest (cat. A). Bij aanmaak van het moet voorschrift kiest u bij de vraag voor het attest voor de optie Nee. Aan de patiënt zal het remgeld voor cat. B (doosprijs) aangerekend worden. Bij regularisatie zal de doosprijs (cat. B) gecrediteerd worden, en wordt de specialiteit als TPE gefactureerd volgens het attest (categorie A). 4. Geen voorschrift/moet voorschrift (MV) Aangezien er voor deze categorie van geneesmiddelen mogelijks een terugbetaling met attest is, geldt hier dezelfde werkwijze als voor de geneesmiddelen die enkel met een attest terugbetaald zijn. Indien u, door onder andere een import van een therapielink, reeds eenheden in uw toedieningsschema heeft staan, maar hiervoor nog geen voorschrift of moet voorschrift heeft ingegeven zal er nog geen facturatie gebeuren. Om het geneesmiddel te factureren dient u ofwel een voorschrift of een moet voorschrift in te geven. Hierdoor zal het respectievelijk aan TPE-prijs of aan doosprijs gefactureerd worden. Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 14

15 F. Controle van de gefactureerde gegevens 1. Via het toedieningsschema In het toedieningsschema kan u controleren op welk factuurnummer de eenheden van deze datum terecht gekomen zijn. Dit doet u door te dubbelklikken op de cel in kwestie, u krijgt dan de volgende pop-up. In de kolom Factuurnr ziet u het nummer van de factuur voor deze eenheid. Indien er in voorgaande facturatieperiode reeds eenheden gefactureerd zijn, en het aantal voor deze datum na het maken van de factuur manueel werd aangepast ziet het detail van deze cel er als volgt uit. De toegevoegde eenheid zal in de volgende facturatieperiode aangerekend worden. Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 15

16 2. Via het tabblad Facturatie in TPE-beheer In het tabblad Facturatie kan u voor een bepaalde factuur opvragen welke pillen er precies gefactureerd zijn. U geeft de factuurnummer in en klikt op Opzoeken. In het bovenste scherm (1) wordt er aangegeven hoeveel eenheden er voor welke periode zijn gefactureerd voor welke patiënt. Wanneer u een lijn selecteert, krijgt u in het onderste scherm (2) een overzicht hoeveel eenheden er per dag zijn aangerekend. Ook het desbetreffende voorschrift nummer en de gebruikte UBC worden weergegeven. Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 16

17 G. FAQ s Facturatie 1. Specialiteit opgenomen in toedieningsschema en afgeleverd onder Flag 2. Wat wordt er gefactureerd? Indien een specialiteit in het toedieningsschema van een patiënt zit, en u op een voorschrift zelf een Flag 2 heeft toegepast zullen beide hoeveelheden aan de patiënt aangerekend worden. Deze werkwijze moet Pharmawin toepassen aangezien de situatie nodig kan zijn indien de patiënt chronisch een geneesmiddel moet innemen (schema) en een doos in reserve heeft (Flag 2) indien de normale posologie niet voldoende is om de symptomen te bestrijden. 2. Hoe aanpassingen doen aan hoeveelheden voor de TPE-lijnen? Wanneer u in de facturatiemodule naar het detail van de facturatielijnen gaat, kan u de TPE factuurlijnen niet raadplegen / wijzigen via F3 Wijzigen. De hoeveelheden die gefactureerd worden van de TPE lijnen worden bepaald in de TPE module. Wenst u het aantal te factureren pillen te verhogen of een TPE-product toe te voegen, kan u deze aanpassing doorvoeren in het toedieningsschema in de module TPE facturatielijnen voor hetzelfde TPE-product met verschillende prijzen? De prijs die voor TPE producten wordt aangerekend, wordt bepaald per ISO-week. Het is dus mogelijk dat u op de factuur voor één maand, twee lijnen vindt voor hetzelfde product en dit met een verschillende prijs. Het is eveneens mogelijk dat een patiënt binnen een facturatieperiode het MAF-statuut verkrijgt. Ook in dit geval ziet u 2 lijnen, één met het aan te rekenen remgeld vóór de toekenning van het MAF statuut en één lijn met een bedrag = Bij regularisatie van een moet voorschrift (MV) krijg ik geen negatieve lijn op de factuur? U zal enkel een negatieve lijn op de factuur krijgen voor het regulariseren van de MV indien u tussen het aanmaken en het regulariseren van de schuld al gefactureerd hebt. Indien u nog niet hebt gefactureerd heffen, deze twee lijnen elkaar op en hebt u enkel een lijn onder Facturering per eenheid. Facturatie TPE Revisienummer: 1 3 november 2015 p. 17