Een persoonlijke analyse voor (losse of vaste) medewerkers van BSL

Transcriptie

1 Een persoonlijke analyse voor (losse of vaste) medewerkers van BSL 1. Ik ga altijd voor cijfer 10, ongeacht de taak of opdracht ja / nee 2. Ik bereid mijn taken en activiteiten altijd voor ja / nee 3. Ik laat mijn uitvoeringen vaak nog even controleren door een collega ja / nee 4. Ik zorg dat alles altijd ruim voor aanvang klaar staat ja / nee 5. Ik ga liever op tijd weg thuis, dan dat ik stress krijg in de file ja / nee 6. Ik erger mij aan collega die er met de pet naar gooien ja / nee 7. Ik vind dat er weinig waardering is voor de kwaliteit van uitvoering ja / nee 8. Ik vind dat er tussen collega s weinig vakmatige uitwisseling plaatsvindt ja / nee 9. Ik houd mij graag vast aan de planning ja / nee 10. Zonder dag- of lesprogramma kan ik niet leven ja / nee 11. Ik werk de punten in mijn agenda altijd af ja / nee 12. Voor een dag begint, weet ik wat mij te doen staat ja / nee 13. Ik zeg vaak té snel ja op verzoeken ja / nee 14. Ik zeg geen nee omdat ik vriendelijk gevonden wil worden ja / nee 15. Ik vind het fantastisch om anderen direct te helpen ja / nee 16. Ik ben liever hulpverlener dan expert ja / nee 17. Ik weet soms niet waar ik ja op gezegd heb ja / nee 18. Ik vind heel veel dingen leuk bij BSL ja / nee 19. Als iedereen hier overwerkt, doe ik dat ook ja / nee 20. In deze organisatie hangt een vriendelijke maar dwingende sfeer ja / nee 21. Ik waardeer de lovende woorden van leidinggevenden zeer ja / nee 22. Ik kan wakker liggen van het feit dat men mij (onbedoeld) negeert ja / nee 23. Ik voer té veel verschillende taken uit ja / nee 24. Mijn werk wordt vaak onderbroken, taken moet ik dan opnieuw oppakken ja / nee 25. In mijn hoofd ben ik vaak te druk om intellectuele taken uit te voeren ja / nee 26. Ik ben snel afgeleid ja / nee 27. Ik ontbeer thuis en op het werk een luisterend oor ja / nee Onderwijsadviesbureau van Kralingen

2 Een persoonlijke analyse voor (losse of vaste) medewerkers van BSL 28. Ik vind dat men hier te hoge eisen aan elkaar stelt ja / nee 29. Ik ga pas met opdrachten aan de slag op het laatste moment ja / nee 30. Ik loop vaak vast omdat er teveel op mijn bordje ligt ja / nee 31. Ik vind eigenlijk alles belangrijk in mijn baan ja / nee 32. Ik kan niet tegen kritiek op mijn functioneren ja / nee 33. Ik neem het mezelf kwalijk niet meer aan hobby s toe te komen ja / nee 34. Thuis krijg ik kritiek op de intensiteit en omvang van mijn baan ja / nee 35. Ik heb een partner die overwerk niet waardeert ja / nee 36. Thuis heb ik veel verplichtingen die leiden tot spanningen op het werk ja / nee 37. Thuis kan ik de knop niet omzetten ja / nee 38. Thuis ontbeer ik sociale steun ja / nee 39. Ik ervaar weinig flexibiliteit in mijn baan als docent ja / nee 40. Schrijven / lesgeven / uitgeven eist van mij steeds meer ja / nee 41. Ik moet deze baan aanhouden, anders raak ik in de problemen ja / nee 42. Mijn werk is mijn hobby ja / nee 43. Ik vind dit een té ambitieuze bedrijf ja / nee 44. Ik kan onvoldoende anticiperen op werkzaamheden, veel dient zich ad hoc aan ja / nee 45. Ik wil gewoon te veel ja / nee 46. Ik heb met BSL een haat liefde verhouding ja / nee Onderwijsadviesbureau van Kralingen

3 Investeren en optimaliseren, een paar voorbeelden 1. Als ik een project vaker uitvoer, krijg ik m in de vingers 2. Als ik een pool met collega s samenstel, is er geen paniek als er iemand ziek is 3. Als ik steeds naar dezelfde stage-instelling ga, bouw ik aan gezamenlijke ideeën 4. Als ik scholing krijg om met software te werken, behoef ik minder uit te zoeken 5. Als we op deze wijze archiveren, vinden we sneller onze documenten terug 6. Als we op deze wijze leren vergaderen, vergaderen we doeltreffend en snel 7. Als ik modulen kan voorzien van docent- en studenthandleidingen is hij overdraagbaar 8. Als ik uitvoerbare opdrachten bedenk, krijg ik minder vragen van studenten 9. Als ik toepasbare instructies geef, kom ik tot voortgangsgesprekken met studenten 10. Als ik inleidende vakken laat geven, komen mijn studenten tot een betere scripties 11. Als ik in lessen toetsmomenten aanbreng, ontstaan er minder herkansende studenten 12. Als ik geïnteresseerd met collega s praat, ontstaat er uitwisseling 13. Als ik vaker naar ervaringen vraag van collega s, ontstaat er een projectbetrokkenheid 14. Als ik. 15. Als we. Waar investeer jij in.. op lange termijn? Onderwijsadviesbureau van Kralingen

4 Timemanagement TIPS van René van Kralingen

5 Enkele vragen vooraf... Hoe lang duurt het voor je papieren vindt? Hoe lang duurt het voor je mensen buiten / binnen school spreekt? Hoe lang duurt het verwerken van berichten? Hoe vaak sta jij spontane gesprekken toe? Hoe lang duren vergaderingen, overlegmomenten..? Waar vind jij de rust om je voor te bereiden?

6 Enkele vragen vooraf... Hoe lang duurt het voor je papieren vindt? Hoe lang duurt het voor je mensen buiten / binnen school spreekt? Hoe lang duurt het verwerken van berichten? Hoe vaak sta jij spontane gesprekken toe? Hoe lang duren vergaderingen, overlegmomenten..? Waar vind jij de rust om je voor te bereiden?

7 Archiveringstips Kies voor één kastruimte Bewaar gegevens van een vak in één ordner Bewaar werkstukken in digitale of analoge mappen Leg één vergadermap aan Registreer uitgeleende boeken of dvd s Kies een docentenkamer vanuit een gemeenschappelijk belang

8 Communicatietips Verzamel gegevens op contactmomenten Stel bijvoorbeeld een telefoonlijst met de groep op Leg een adressenlijst aan Laat studenten daarvoor een mail sturen Bel alleen na een belafspraak Laat je terugbellen, bel niet zelf terug Hanteer vaste telefoondagen en tijdstippen

9 -verwerkingstips Bepaal vooraf hoeveel tijd je wilt spenderen aan berichten Haal zelf je berichten binnen in outlook (b.v. 2 keer per dag) Deel -berichten in naar ACTE Act (meteen beantwoorden) Classify (van uitstaande acties die meer tijd vergen) Transfer (doorsturen met eventuele instructie) Eliminate (weggooien) Overweeg meerdere adressen te hebben, b.v. een voor bestellingen Verander tekstgrootte en lettertype in bijlage

10 Werkplektips Bekijk eerst je dagplanning, voor je spontane gesprekken voert Wees selectief met wie je in gesprek gaat Geef altijd aan hoelang je hebt Sta op bepaalde werkplekken spontane gesprekken niet toe Creëer een werkplek, gericht op een muur of raam

11 Vergadertips Maak onderscheidt tussen informerende, brainstormende, besluitvormende vergaderingen Vergader alleen met een agenda waarin het doel staat omschreven (44% vindt vergaderingen niet nuttig, Tropman 2008) Vergader maximaal een 1 uur, besteed de eerste 10 minuten aan onbelangrijke mededelingen Laat overperformers zo min mogelijk en zo laat mogelijk aan het woord, geef underperformers het woord

12 Voorbereidingstips Plan noodzakelijke voorbereidingen vroegtijdig in je agenda Informeer collega s over deadlines die je moet halen Voer geen gesprekjes met studenten, verwijs ze liever naar de inschrijflijst voor het spreekuur Concentreer je op één taak, rond die taak daadwerkelijk af Bereid je lessen niet alleen inhoudelijk maar ook didactisch goed voor, kies werkvormen die je rust gunnen

13

14

15

16 Urgentie op medewerkersniveau Urgentie kan niet los worden gezien van type werkzaamheden, werkpleksetting en algemene context waarin wij werkzaam zijn. Hoe urgent gereageerd blijft afhangen van onze individuele inschatting. Er zijn werknemers die situaties urgenter inschatten dan anderen. Hoe urgent u reageert is te bepalen door een aantal stellingen. Aan de hand van de onderstaande index is vast te stellen wat uw urgentie-index is: Niet Waar.Waar Ik lijk beter te presteren als ik onder tijdsdruk sta dan dat ik ruim voor tijd tot in de finesse ben voorbereid 2. Ruim voor ik lezing geef of een gesprek voer, lees ik de stukken door. 3. Ik help liever klanten uit de brand dan op teamdagen met collega s over verbeteringen te praten 4. Ik erger mij aan taken en activiteiten die plotsklaps op mijn bordje gelegd worden 5. Ik geniet meer van een crisissituatie dan van een resultaat dat op langere termijn is behaald 6. Collega s die overal induiken en zonder visie aan de slag gaan, ergeren mij. 7. Ik voel me schuldig als ik voor klanten, collega s en managers niet bereikbaar ben geweest via of telefoon 8. Ik maak met klanten formele afspraken om met elkaar in gesprek te gaan om belangrijke vragen te beantwoorden 9. Ik laat situaties liever over mij heen komen dan dat ik alles tot in de puntjes voorbereid 10. Ik neem voor mijn lunch, koffie en theepauzes de tijd door naar een andere ruimte te gaan 11. Tijdens vakanties mis ik de hectiek van de organisatie op een bewuste of onbewuste manier. 12. Ik wil bepaalde taken in de vingers krijgen en niet steeds als onzekere medewerker aan nieuwe taken beginnen Om uw urgent-index te kunnen bepalen dient u de scores die u heeft behaald op stellingen 1, 3, 5, 7, 9 en 11 op te tellen. Bij een score van boven de 18 bent u verslaafd aan urgentie. Tel ook de scores op die u heeft behaald op stellingen 2, 4, 6, 8, 10 en 12. Bij een score van boven de 18 bent u gericht op essentiële en belangrijke zaken. Onderwijsadviesbureau van Kralingen

17 Prioriteiten matrix: Belangrijk en Urgent Niet Belangrijk en Urgent Belangrijk en Niet Urgent Niet Belangrijk en Niet Urgent 1

18 Urgent Belangrijk Gejaagd Gestresst Adrenaline Uitputtend Succes op korte termijn Crisis Rust Voorbereiding Doordacht Investeren Lange termijn resultaten Duurzame relaties 2

19 Timemanagement matrix URGENT NIET URGENT B E L A N G R I J K O N B E L A N G R I J K Kwadrant I: Actie Doen Crisis Dringende problemen Projecten met een deadline, vergaderingen, voorbereidingen Kwadrant III: Misleiding Keuze Onderbrekingen, sommige telefoontjes Bepaalde post, sommige verslagen Sommige vergaderingen Veel quasi dringende zaken Veel populaire bezigheden Kwadrant II: Persoonlijk leiderschap Plannen Voorbereiding Preventie Opheldering waarden Planning Opbouwen van relaties Empowerment Kwadrant IV: Verspilling Niet doen Onbeduidende zaken, fröbelwerk Sommige telefoongesprekken Tijdverspilling Dagdromerij Irrelevante post Overmatig televisie kijken 3

20 Timemanagement matrix URGENT NIET URGENT B E L A N G R I J K Kwadrant I: Actie Kwadrant II: Persoonlijk leiderschap O N B E L A N G R I J K Kwadrant III: Misleiding Kwadrant IV: Verspilling 4

21 Een BSL dag met workshops bijwonen 5

22 Vervangen van een zieke collega 6

23 Bijwonen van een vergadering over de visie van de nieuwe directie 7

24 Regelmatig telefonisch overleg voeren over een artikel dat niet loopt 8

25 Voorbereidingen treffen voor een uit te voeren training 9

26 Informatieavond over collectieve pensioenskorting bijwonen 10

27 Opschonen / inrichten van je computerfiles 11

28 Gesprekken met een partnerbedrijf voeren over eventuele samenwerking 12

29 Opstellen van een nieuwsbrief voor klanten 13

30 Het voeren van spontane collegiale gesprekken over klanten, producten of leidinggevenden. 14

31 Direct beantwoorden van berichten 15

32 Bespreken van jaarplannen of werkkalenders 16

33 Telefoontjes van bezorgde managers over negatieve publiciteit afhandelen 17

34 Bewonen van een afscheidsreceptie van een verre collega 18

35 Direct bellend/sms end reageren op een TV-optreden van een werkrelatie 19

36 Deelnemen aan een landelijk congres voor opleiders in de zorg 20

37 Volgen van een cursus ten behoeve van eigen schrijfkwaliteiten 21

38 Grondig voorbereiden van een eenmalige speech voor een boekpresentatie bij een grote instelling 22

39 Surfen op linkedin en uitnodigen van nieuwe contacten 23

40 Vergaderen over een manuscript waar jij niet in gelooft 24

41 Voortdurend registreren van adressen en telefoonnummers van klanten 25

42 Notulen maken van vergaderingen 26