KADERNOTA Inkoop en aanbesteding Gemeente Opmeer 2009

Transcriptie

1 KADERNOTA Inkoop en aanbesteding Gemeente Opmeer 2009 Dit beleid neemt echter niet de plaats in van het gezond verstand en het geweten Inkopen die je er niet zomaar even bij, het is een vak INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 1.1 Toepassingskader 1.2 Belang 2 Doelstelling 3 Uitwerking 3.1 Juridisch kader 3.2 Bedrijfseconomische doelstelling 3.3 Organisatorische doelstellingen 3.4 Maatschappelijke doelstellingen Bijlage 1 Begripsbepaling Bijlage 2 Marktbenaderingsvormen Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 1

2 1 Inleiding 1.1 Toepassingskader Inkoop wordt meestal gedefinieerd als alles waar een externe factuur tegenover staat. Het is een procesmatige activiteit, die men kan onderverdelen in zeven stappen (bijlage 1). Deze nota inkoop en aanbesteding gemeente Opmeer is van toepassing op het complete spectrum van leveringen, diensten en werken. Inkoop gaat over zeer uiteenlopende zaken zoals software, leerlingenvervoer, uitzendkrachten, adviesdiensten, kantoormeubilair maar ook bijvoorbeeld de aanleg en het onderhoud van wegen, bruggen, groen en sportvoorzieningen als ook de bouw van gemeentelijke huurwoningen en scholen. De gemeente Opmeer wordt als inkoper wettelijk als één entiteit beschouwd (wordt als één geheel gezien). De termen aanbesteden en inkopen worden vaak door elkaar gebruikt. Uit bijlage 1 blijkt dat aanbesteden een onderdeel is van het inkoopproces (het betreft de fases specificeren, selecteren en contracteren). Het begrip inkoop wordt vaker gebruikt bij leveringen van goederen en diensten, het woord aanbesteding wordt vaker gebruikt bij werken. Waar in deze nota inkoop wordt vermeld, wordt hiermee tevens aanbesteding bedoeld. In deze beleidsnota inkoop en aanbesteden zijn de kaders vastgesteld op het gebied van inkoop bij de Gemeente Opmeer. Daarmee is de basis gelegd voor een eenduidige aanpak door alle onderdelen van de organisatie. Om te voorkomen dat deze nota na iedere wijziging in wet- of regelgeving opnieuw moet worden vastgesteld, wordt in een aparte regeling ( inkoop- en aanbestedingsreglement gemeente Opmeer ) het beleid geconcretiseerd en uitgewerkt. Deze beleidsnota en te vervaardigen reglement vervangen daarmee het protocol inkoop en aanbesteden uit Belang Binnen de overheidssector neemt de aandacht voor inkoop toe. Daarvoor is een aantal redenen te geven: Aangescherpte (Europese) regelgeving. Te noemen valt de inwerkingtreding van de wet Bevordering Integriteits Beoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) en het Besluit Aanbesteden Overheidsopdrachten (BAO); Rechtmatigheid. De herziening van de gemeentewet leidde tot de invoering van een rechtmatigheidtoets bij de accountantscontrole van de gemeentelijke uitgaven; Doelmatigheid. Het bewustzijn van een goed uitgevoerde inkoopfunctie neemt steeds meer toe binnen de gemeente. Dat blijkt ook duidelijk wanneer men beseft dat de gemeente Opmeer een zeer groot deel van de totale begroting inkoopt bij, en dus afhankelijk is van, externe partijen. Voor de beeldvorming: het inkoopvolume op jaarbasis over 2007 omvatte ca. 6 miljoen (het jaarrekeningvolume over 2007 bedraagt ca 24 miljoen). Het is begrijpelijk dat de gemeente aan haar burgers en ook aan zichzelf verplicht is de besteding van deze gelden zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. Een professionele wijze van inkopen dus, een manier van denken en werken wat niet alleen uit efficiency oogpunt tot voordelen leidt, maar tevens aanknopingspunten biedt voor een kwaliteitsbeoordeling van de door derden te leveren goederen, diensten en werken. Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 2

3 2 Doelstelling Afgeleid uit het hierboven beschreven belang dat gemoeid is met inkoop, streeft de gemeente Opmeer naar een professionele inkoopfunctie, dit betekent het volgende (in volgorde van belang): Het voldoen aan de relevante regelgeving, op zowel nationaal als Europees niveau met betrekking tot overheidsinkopen (rechtmatigheid). (Juridisch kader; is feitelijk een voorwaarde waaraan de gemeente Opmeer te allen tijde is gehouden.) Inkopen geschieden tegen de juiste prijs/kwaliteit verhouding waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van aanbiedingen objectief en eerlijk gebeurt. (Bedrijfseconomische doelstelling). De gemeente Opmeer is een betrokken, betrouwbare en professionele opdrachtgever, die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt. Onder professioneel verstaan we het inrichten van een efficiënte inkoopfunctie. (Organisatorische doelstelling). Het inkoopbeleid heeft tevens als doel het scheppen van kaders om een bijdrage te kunnen leveren aan het realiseren van de primaire beleidsdoelstellingen van de gemeente Opmeer. In die zin heeft inkoop een ondersteunende functie, die een bijdrage levert aan de inhoudelijke doelstellingen van de primaire beleidsterreinen. Duurzaam inkopen krijgt hier een uitdrukkelijke plaats. (Maatschappelijke doelstelling). In de volgende paragrafen wordt elke doelstelling geconcretiseerd. Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 3

4 3 Uitwerking 3.1 Juridisch kader Naleven van wet- en regelgeving De gemeente Opmeer is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt ook voor de wet- en regelgeving met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). Het juridisch kader voor inkopen wordt gevormd door een complex stelsel van internationale en nationale wetten, regelgeving en jurisprudentie. Deze zijn vertaald naar het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Een belangrijk doel van het BAO is het stimuleren van vrije, eerlijke concurrentie om daarmee besparingen te bewerkstelligen voor opdrachtgevers. Kern van de wet- en regelgeving is dat bij elke Europese en nationale aanbestedingsprocedure de beginselen van het EG-verdrag moeten worden nageleefd. De sleutelbegrippen waar het om gaat zijn hierbij: transparant, objectief en non-discriminatoir. De wet- en regelgeving is in feite gestoeld op deze drie kernbegrippen. Dit wil zeggen: Transparant: inkoop- en aanbestedingsprocessen zijn transparant en moeten verantwoord kunnen worden. Objectief: inkoop- en aanbestedingsprocessen worden gebaseerd op feiten en zo veel mogelijk op heldere criteria. Op voorhand mogen geen potentiële partijen, producten, diensten of werken worden uitgesloten. Non-discriminatoir: verschillende behandeling van gelijke gevallen (directe of indirecte discriminatie) is niet toegestaan. De landelijke overheid in Nederland gebruikt bij de aanbesteding van werken altijd het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) De VNG heeft haar leden geadviseerd het ARW 2005 op nationale aanbestedingen eveneens van toepassing te verklaren. Boven een bepaalde drempelwaarde moet de Europese aanbestedingsrichtlijn worden nageleefd. De accountantscontrole dient sinds 2004 onder andere toe te zien op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels enerzijds en de gemeentelijke protocollen en procedures anderzijds maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en dienen integer te zijn. Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en nietdiscriminerende wijze uitgevoerd. Te allen tijde dient de integriteit gewaarborgd te zijn. Alle bestuurders en medewerkers van de gemeente dienen zich daarom te houden aan de Nota Integriteit gemeente Opmeer 2003 die van kracht is. Hierin staan ondermeer regels met betrekking tot integriteit. Integriteitseisen aan opdrachtnemers Naast integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren, stelt de gemeente Opmeer ook eisen op het gebied van integriteit aan opdrachtnemers. Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 4

5 Opdrachtnemers dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt hij uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer. Potentiële opdrachtnemers worden hierop getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten en de wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB). Potentiële opdrachtnemers kunnen gevraagd worden verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken op te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen. De gemeente Opmeer stelt ook sociaal-maatschappelijke eisen aan haar opdrachtnemers. Opdrachtnemers worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden met betrekking tot sociaal-maatschappelijke aspecten. Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd. Arbo De producten die worden aanbesteed dienen te voldoen aan de geldende Arbo-normen. Tevens dienen machines en veiligheidsmiddelen voorzien te zijn van een CE-markering om te voldoen aan de Europese 'Machinerichtlijn'. Dienstverleners op het gebied van het uitvoeren van technische werkzaamheden dienen te beschikken over een VCA certificaat. VCA staat voor Veiligheid, gezondheid en milieu Checklist Aannemers, maar het is meer. VCA is een veelzijdig en compleet programma waarmee dienstverlenende bedrijven objectief en structureel kunnen worden getoetst en gecertificeerd op hun VGM-beheersysteem (VGM is Veiligheid, Gezondheid, Milieu). De geldende Arbo normen zullen als selectiecriterium worden opgenomen in de bestekken. Toepassen van het inkoop- en aanbestedingsreglement Om in de praktijk houvast te hebben om aan bovengenoemde eisen te voldoen, dient in de toekomst bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempels voor Europees aanbesteden) zoveel als mogelijk gebruik te worden gemaakt van het inkoop- en aanbestedingsreglement. In dit reglement worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de (Europese) aanbestedingsprocedures. Het kan hierbij gaan om precisering van mogelijkheden die in het BAO worden gegeven, maar het kan ook gaan om handvatten en richtlijnen die de transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij aanbestedingen onder de drempel borgen, rekening houdend met de omvang van de inkopen. Mandaatbesluit Bij het inkopen moeten de regels die gelden op gebied van mandatering en budgettering in acht worden genomen. In de Mandaatregeling Gemeente Opmeer (2008) is de bevoegdheid tot het nemen en ondertekenen van besluiten geregeld. Regeling budgethouders Volgens de geldende regels op het gebied van budgettering is het college van Burgemeester en wethouders bevoegd de door de raad vastgestelde programmabegroting op productniveau uit te voeren en daartoe verplichtingen aan te gaan. Het college draagt vervolgens de uitoefening van Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 5

6 deze bevoegdheid op aan daartoe aangewezen budgethouders. Via vaststelling van de productbegroting wordt de budgethouder aangewezen die verantwoordelijk is voor de realisatie van het product. De budgethouder toetst, alvorens hij/zij een verplichting aangaat, of het budget toereikend is en overeenkomstig het doel waarvoor het is toegekend wordt ingezet en of hij/zij op grond van het eerdergenoemde mandaatbesluit bevoegd is het besluit te nemen en te ondertekenen. 3.2 Bedrijfseconomische doelstelling Onder de bedrijfeconomische doelstelling wordt uitgewerkt welke procedures en selectie- en gunningscriteria in acht moeten worden genomen teneinde een optimale prijs/kwaliteit verhouding te bereiken. 1. Te hanteren aanbestedingsprocedure Voordat een afdeling over kan gaan tot het starten van een (Europese) aanbesteding, moet onderzocht worden of een ander onderdeel van de gemeentelijke organisatie in staat is om de behoefte te vervullen (in-house dienstverlening). Wanneer de eigen organisatie niet in de vraag kan voorzien, wordt overgegaan tot het inkopen van de vraag, conform het inkoop- en aanbestedingsreglement van de gemeente Opmeer en de vigerende drempelbedragen. In bijlage 2 is een overzicht gegeven van deze drempelbedragen en de bijbehorende typen marktbenadering. Waardebepaling van een opdracht Om te kunnen bepalen welk marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten. Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van alle gemeentelijke organisatieonderdelen over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te tellen (de gemeente wordt dus gezien als één opdrachtgever). Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, dienen de behoeften over 48 maanden te worden opgeteld. In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Per afdeling het zelfde product apart aanbesteden, opdrachten splitsen in tijd, of een project in onderdelen aanbesteden is dus niet toegestaan. Bij twijfel kiest de gemeente Opmeer ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen. Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen Het toepassen van een minder uitgebreide procedure wanneer de wet een Europese procedure voorschrijft is niet toegestaan. BAO maakt onderscheid tussen zogenaamde 2A en 2B diensten. Op de laatste categorie is het licht regime van toepassing (bijvoorbeeld catering, rechtskundige diensten, arbeidsbemiddeling, beveiliging, onderwijs, cultuur, sport). Daarnaast is er wettelijk in het BAO een beperkt aantal inkoopsituaties, waarin de Europese procedure niet volledig hoeft te worden gevolgd (art. 30 en 31 BAO). Toepassing van deze artikelen komt weinig voor bij gemeentes, maar indien hierop een beroep wordt gedaan dient dit zeer zorgvuldig te gebeuren. Betreffende voorstellen dienen altijd voorzien te zijn van een instemmend Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 6

7 advies van de (beoogd) inkoopcoördinator. Het college van B&W accordeert dat terecht aanspraak wordt gemaakt op de uitzonderingsgronden, zoals vermeld in het BAO. Afwijken van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is in bepaalde gevallen wel mogelijk. Hiertoe dient een voorstel tot afwijking van het beleid, voorzien van een positief advies van de (beoogd) inkoopcoördinator ter beslissing te worden voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Er dient voldoende tijd en budget gereserveerd te worden voor de uitvoering van de juiste procedure. Tijd- of budgetgebrek is over het algemeen geen reden om van de procedure af te wijken. Dit kan bijvoorbeeld wel het geval zijn bij: Bij specialistische producten en diensten; Bij een complex en kritisch uitvoeringsproces; De verwevenheid met andere productgroepen is (nog) te groot; Indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan één opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; Indien door onvoorziene externe redenen dwingende spoed noodzakelijk is; De marktomstandigheden laat het doorlopen van de voorgeschreven procedure niet toe (bijvoorbeeld bij een monopolist); Bij vervolgopdrachten: indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou kunnen meebrengen. 2. Te hanteren selectie- en gunningscriteria Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) dienen objectief te zijn. Selectiecriteria De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieeleconomische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In het BAO staan de criteria vermeld die de gemeente moet en mag toepassen bij Europese aanbestedingsprocedures. De gemeente Opmeer hanteert standaard selectiecriteria, die zijn vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsreglement. Hierbij kan worden gedacht aan: deskundigheid, ervaring en de omvang van het bedrijf, de ervaringen van de gemeente met de leverancier bij eerdere inkoop en aanbestedingen, financiële soliditeit van de leverancier, milieu- en veiligheidsaspecten, kwaliteitsgarantie, service, garantie en nazorg. In aanvulling op de standaard selectiecriteria worden voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria geformuleerd, passend binnen de kaders van het Inkoopbeleid van de gemeente Opmeer. Uitgangspunt hierbij is om de lasten voor de gemeente én de inschrijvers zoveel mogelijk te beperken en alleen dié selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat. Gunningscriteria Gunning kan op twee verschillende manieren plaatsvinden, namelijk op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel kwaliteit als prijs Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 7

8 een rol spelen. Afhankelijk van de aard, de complexiteit en de gewenste innovatie van het product dient er een keuze te worden gemaakt. Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de inschrijvingen relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of ze voldoen aan de vooraf gestelde minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Vaak word het criterium van de laagste prijs gehanteerd voor inkoop van producten die in hoge mate gestandaardiseerd zijn en technisch goed zijn te specificeren. Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving worden naast de prijs, aanvullende criteria geformuleerd zoals gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit, milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerken e.d. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving is een eenduidige beoordelingssystematiek. De wijze waarop inschrijvingen worden beoordeeld wordt beschreven in de aanbestedingsdocumenten conform de richtlijnen die het BAO hiervoor geeft. 3.3 Organisatorische doelstellingen Onder organisatorische doelstellingen wordt begrepen dat de gemeente Opmeer zich opstelt als betrokken, betrouwbare en professionele opdrachtgever. Dit vertaalt zich in de houding ten aanzien van leveranciers, buurgemeentes (de regio) als ook de invulling van de inkoopfunctie binnen de gemeente Opmeer. 1. Omgang met leveranciers Alle leveranciers hebben gelijke kansen De gemeente Opmeer hanteert de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoopbeleid. Locale leveranciers worden niet bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. De vestigingsplaats en oorsprong van een onderneming kunnen nimmer een rol spelen bij de selectie of bij de gunning van een (openbare) aanbesteding. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan. Op beperkte schaal kan de gemeente binnen het uitnodigingsbeleid bij onderhandse aanbestedingen rekening houden met de kansen van (op basis van objectieve eisen en criteria geschikt bevonden) lokale en/of regionale ondernemers. Uit de beleidsregels van andere gemeenten blijkt dat meerdere gemeenten een dergelijk uitnodigingsbeleid hanteren. Alleen dus bij een (meervoudige) onderhandse aanbesteding (dus niet bij Europese en openbare aanbestedingen), hanteert de gemeente het beleid dat, uitgaande van het principe kansen zonder voorrang, de gemeente ernaar zal streven tenminste een derde van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het lokale c.q. regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. Hierbij is noodzakelijk dat voor alle deelnemers aan de procedure de geschiktheid op gelijke wijze is vastgesteld en zij eveneens allen onder dezelfde voorwaarden meedingen. Met het oog op de integriteit dient de gemeente ook bij dit uitnodigingsbeleid een systeem te hanteren, waarbij de selectie en beoordeling van de kandidaten en hun aanbieding plaatsvindt op basis van heldere en objectieve criteria, die in verhouding staan tot de uit te voeren opdracht. Op deze wijze heeft de gemeente zowel oog voor het belang van de lokale werkgelegenheid, als voor de omschreven doelstelling van inkoop (optimaal aanwenden van (financiële)middelen), waarbij met name de aanbestedingsfase cruciaal is voor het behalen van deze doelstelling. Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 8

9 Evaluatie leveranciers en groslijsten De gemeente Opmeer streeft naar periodieke evaluatie van opdrachtnemers waarmee langdurig wordt samengewerkt, bijvoorbeeld binnen een mantel- of raamovereenkomst. De beoordeling moet transparant, objectief en non-discriminatoir zijn. Deze evaluaties hebben invloed op een mogelijke contractverlenging, opdrachtverstrekking binnen raamcontracten (binnen de mogelijkheden die het BAO biedt). Contractduur Langdurige contracten zijn niet meer van deze tijd. De ontwikkelingen in de markt en in de techniek gaan daarvoor te snel. De termijn van maximaal 4 jaar zal als uitgangspunt worden gehanteerd. Te lange contracten verminderen de marktwerking. Korte contracten houden de leverancier scherp. Daarnaast zal de leverancier zorgen voor een constante kwaliteit omdat hij weet dat er op korte termijn weer een aanbesteding zal plaatsvinden. Verder blijven de prijzen marktconform. In een enkel geval zal een kortdurend contract niet wenselijk zijn. Bijvoorbeeld bij een zeer specialistisch dienstenpakket. Bij dit soort contracten moeten goede afspraken gemaakt worden over onder andere de indexering en de opzegtermijn. De argumenten om een afwijkende contractduur toe te passen dienen op schrift te worden gesteld. Het college van burgemeester en wethouders sanctioneren deze afwijkende keuze. Een afwijkende keuze moet uiteraard passen binnen de vastgestelde wet- en regelgeving. 2. Regionale samenwerking Bij een aantal productgroepen van voornamelijk repeterend karakter geldt massa = kassa. Daartoe is het nodig grote volumes te genereren. Op die wijze wordt een interessant volume bereikt voor potentiële leveranciers welke ook nog logistieke voordelen voor hem opleveren die terug te vinden moeten zijn in betere prijzen voor de samenwerkende gemeenten. Met de inkoop van kantoorbenodigdheden, WvG-hulpmiddelen, WMO/huishoudelijke zorg, energie en de vervanging van het P&O-pakket (PIMS) zijn reeds goede resultaten behaald door regionale samenwerking. Waar van toepassing wordt samenwerking met buurgemeentes en/of de regio gezocht. Samenwerking bij specifieke trajecten is alleen mogelijk indien het beleid van de buurgemeentes op elkaar is afgestemd, dat het klikt tussen de samenwerkende organisaties en er weinig verschil is over de inzet en de specificaties. Een pre is tevens als er weinig verschil is in de interne processen. 3. Inkoopfunctie Een groot deel van de inkoopactiviteiten is momenteel decentraal belegd, d.w.z. binnen de organisatie is sprake van een combinatie van decentrale inkoop voor min of meer afdelingsspecifieke producten (dat zijn producten die men binnen één afdeling of sector inkoopt, zoals bijv. infrastructurele werken) en centrale inkoop voor de sectoroverschrijdende producten (dat zijn producten die meerdere sectoren en afdelingen inkopen, zoals bijvoorbeeld kantoorartikelen, schoonmaak van het gebouw, uitzendkrachten). De gemeente Opmeer is echter één entiteit en dient daarom een beleid te voeren dat zoveel mogelijk is gericht op clustering van gelijksoortige inkoopbehoeften. Dit is wettelijk verplicht bij Europees aanbesteden, maar ook wenselijk uit oogpunt van doelmatigheid. Met clustering kan een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 9

10 Er is geen centraal aanspreekpunt waar alle sectoren en afdelingen terecht kunnen voor professionele ondersteuning van hun inkoopprocessen. Doordat elke sector en afdeling veelal voor zichzelf inkoopt en onderlinge afstemming ontbreekt, bestaat het risico dat commerciële schaalvoordelen verloren gaan. In sommige afdelingen ontbreekt voldoende kennis van de inkoopprocessen. In de meeste gevallen zijn inkoopprocessen niet of beperkt beschreven. Om het inkoopbeleid te professionaliseren erkent het college de noodzaak voor het inrichten van een coördinerende inkoopfunctie die het meest aansluit bij de huidige vormgeving van de organisatie. Daarbij ligt de nadruk niet op centralisatie van de inkoop in de organisatie, maar op de een of andere vorm van gecoördineerd inkopen. Een inkoopcoördinator of -adviseur draagt zorg voor het behalen van de synergievoordelen, door, waar mogelijk, (sectoroverschrijdende) producten door middel van inkoopbundeling af te handelen. Door beleidsmatig ondersteuning te geven en de afdelingen op maat te adviseren bij hun inkoopproces, wordt verder vormgegeven aan professionalisering van de inkoop in de gemeente. De vakafdelingen zijn deskundig met betrekking tot de materie. Jaarlijks dient door de (beoogd) inkoopcoördinator een inkoopjaarplan te worden opgesteld waarin de inkoopbehoeften staan vermeld. Hiermee wordt bereikt dat zoveel mogelijk gelijksoortige producten gebundeld kunnen worden aanbesteed en eventuele risicovolle aanbestedingen tijdig zijn gesignaleerd door de inkoopadviseur. Na signalering van mogelijkheden tot clustering, wordt zoveel als wenselijk en mogelijk gestreefd naar het afsluiten van gemeentebrede raamcontracten. Het afsluiten van raamcontracten is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren. Onder een mantel- of raamovereenkomst wordt verstaan elke vorm van een overeenkomst, waarbij voor een langere periode met een bepaalde leverancier is overeengekomen dat desgewenst bepaalde producten tegen bepaalde voorwaarden worden ingekocht. Dit kan leiden tot schaalvoordelen en dus goedkopere inkoop. Daarom wordt ervoor gekozen om meer gebruik te maken van mantel- of raamovereenkomsten. Er zijn twee soorten mantelovereenkomsten: mantelovereenkomst met afname plicht d.w.z. de gemeente is verplicht een bepaalde hoeveelheid tegen vastgestelde voorwaarden af te nemen; en mantelovereenkomst zonder afname plicht d.w.z. gemeente is niet verplicht de mantelovereenkomst te gebruiken, de leverancier is wel gebonden. Verdere taken van de (beoogd) inkoopcoördinator zijn het beheren van de contracten en het ondersteunen van kennisontwikkeling bij de medewerkers van de afdelingen en de verdere ontwikkeling van het inkoopbeleid. Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, kiest de gemeente ervoor om naast dit gemeentebrede inkoop- en aanbestedingsbeleid, een standaard werkwijze te ontwikkelen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Deze standaard werkwijze wordt vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsreglement met daarin opgenomen eenduidige procedures en richtlijnen en hulpmiddelen voor het daadwerkelijk inkopen van leveringen, diensten of werken. Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 10

11 De verantwoordelijkheid voor het juist en tijdig uitvoeren van inkooptrajecten is en blijft bij de afdelingshoofden. Alle afspraken boven gunning uit de hand worden gemeld bij de (beoogd) inkoopcoördinator. Deze inkoopadviseur heeft een beslissende rol aangaande de keuze voor het te volgen inkooptraject en kan een faciliterende rol vervullen bij het selectieproces. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een meldingsformulier, waarop de budgethouder de gegevens noteert aangaande de inkoop en een voorstel doet ten aanzien van de te volgen procedure. De (beoogd) inkoopcoördinator heeft een signalerende en controlerende rol en voorziet het managementteam en/of de controller gevraagd en ongevraagd van advies. De rol van de inkoopadviseur is niet vrijblijvend. Bij meningsverschil tussen vakafdeling en de (beoogd) inkoopcoördinator, heeft het Managementteam uiteindelijk een doorslaggevende stem en het college van B&W bij Europese trajecten. Achteraf vindt door de afdeling BAC/Fin steekproefsgewijs een controle plaats op een aantal uitgevoerde inkooptrajecten. 3.4 Maatschappelijke doelstellingen Belangrijke doelstelling van inkoop is het ondersteunen bij het realiseren van de primaire beleidsdoelstellingen van de gemeente Opmeer. Het vastgesteld beleid van de gemeente Opmeer op terreinen van onder meer Economie, Arbeidsmarktbeleid, Milieu, Integriteit is leidend, uitdrukkelijk wel met in acht neming van de wet- en regelgeving die op het gebied van inkoop geldt. Specifieke aspecten worden hieronder toegelicht. Economisch beleid Het is de bedoeling het gemeentelijk inkoopbeleid, waar mogelijk, in te bedden in het economisch beleid. Het economisch beleid is gericht op het versterken van de concurrentie- en innovatiepositie van het locale en regionale bedrijfsleven. In het raadsprogramma Betrouwbaar, Actief, Betrokken steekt de gemeente Opmeer in op een actieve stimulering van de lokale economie. Daar waar de gemeente Opmeer met inkoop het lokale bedrijfsleven een impuls kan geven, moet zij dit niet nalaten, uitdrukkelijk wel, zoals hierboven is vermeld, met in acht neming van de weten regelgeving. Wel is het mogelijk om het lokale bedrijfsleven meer inzicht te verschaffen in de gemeentelijke werkwijze rondom inkoop en aanbesteden. Van bevoordeling van lokale ondernemers bij aanbestedingen kan nooit sprake zijn, omdat dit wettelijk niet is toegestaan. Duurzaam inkopen Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemersschap waarbij mens, milieu en munten in balans zijn. Bij de mens gaat het om sociaalethische zaken als mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie etc. Bij milieu om de belasting van milieu en natuur en bij munten om de financiële aspecten. Het beleid van de gemeente Opmeer is gericht op het bevorderen van de duurzame leefomgeving, alsmede het creëren van werkgelegenheid. Duurzaam inkopen houdt in dat bij elke aanbesteding duurzaamheidsaspecten worden opgenomen zowel bij selectie- als bij gunningscriteria. Tevens wordt duurzaamheid meegenomen in de bestuurlijke besluitvorming (in adviesnota s) als een toetsend criterium voor de betreffende aanbesteding. Medewerkers, die betrokken zijn bij inkoop, dienen daarom op de hoogte te zijn van de Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 11

12 mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten af te wegen; Bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend; In de programma s van eisen worden duurzaamheidaspecten zoveel mogelijk opgenomen; Duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningscriteria. Duurzaamheidsafspraken worden waar mogelijk expliciet opgenomen in het contract. De gemeente Opmeer verklaart zich bereid deel te nemen aan het door het ministerie van VROM opgezette en door SenterNovem uitgevoerde Programma Duurzaam Inkopen. Dit betekent dat in te kopen producten, diensten en werken naast de andere criteria zoveel als mogelijk moeten worden beoordeeld op basis van milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. In het inkoop- en aanbestedingsreglement worden instrumenten aangedragen die hiervoor door verschillende instanties zijn ontwikkeld en worden er handvatten gegeven om de expertise van andere gemeentelijke diensten, maar ook de expertise van de markt te benutten. Sociaal maatschappelijke doelstelling De gemeente Opmeer wil in het kader van het gemeentelijk sociaal maatschappelijk beleid zo veel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Daarom heeft de gemeente zich ten doel gesteld om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, te helpen om die afstand te verkleinen. Deze afstand kan veroorzaakt worden door lichamelijke of geestelijke beperkingen, maar ook door bijvoorbeeld culturele of etnische achtergronden. Het BAO staat het toe om sociale overwegingen te verbinden aan het uitvoeren van een opdracht. Onder bepaalde voorwaarden is dit toegestaan. Twee aspecten zijn van belang bij de sociaal maatschappelijke doelstelling: 1. Voorbehouden opdrachten aan SW bedrijven Op grond van artikel 19 van richtlijn 2004/18 van de BAO (Besluit Aanbesteden van Overheidsopdrachten) kan een aanbestedende dienst bij het plaatsen van overheidsopdrachten preferentie verlenen aan werkplaatsen met arbeidson- of mindergeschikten (sociale werkvoorzieningen). De achtergrond van dit artikel is het sociale belang van het voorzien van sociale werkvoorzieningen van voldoende activiteiten en het feit dat sociale werkvoorzieningen veelal een achterstand hebben bij het verwerven van opdrachten ten opzichte van bedrijven zonder arbeidsgehandicapte medewerkers. Een voorwaarde voor de toepassing van artikel 19 van dit besluit is dat de voorbehouden overheidsopdracht ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd met arbeidsgehandicapte medewerkers van de sociale werkvoorziening. Gemeente Opmeer zal in voorkomende gevallen gepast gebruik maken van deze mogelijkheid. 2. Sociale arbeid als aandachtspunt bij Contract Compliance Contract compliance is een van de instrumenten die recent (weer) in de belangstelling is komen te staan. Contract compliance komt ook wel voor in de termen social return of 5%-regeling. Contract compliance komt neer op een (zekere mate van) verplichting voor een bedrijf om bij door de gemeente uitbesteed werk een deel van de arbeidskrachten uit het cliëntenbestand van de gemeente te nemen. Contract compliance kan worden gezien als een van de vormen om (op een andere manier) met werkgevers om te gaan. Meestal gaat het om aanbestedingen van een gemeente voor omvangrijke werken in bijvoorbeeld Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 12

13 infrastructuur en grond-, weg- en waterbouw. Het principe kan echter op meer sectoren (bijvoorbeeld schoonmaak of groenvoorziening). Ook hoeft het niet (alleen) te gaan om aanbestedingen voor infrastructuur maar kan het ook (investerings)subsidies aan organisaties en instellingen of voorwaarden bij bedrijfsvestigingen betreffen. De gemeente Opmeer zal bij dergelijke aanbestedingen in het bestek aandacht vragen voor dit onderwerp. Het uitwerkingsreglement inkoop geeft nadere invulling van dit onderwerp. Het programma van eisen bij inkoop geeft aan welke randvoorwaarden de aanbieder worden voorgelegd bij het aandachtspunt "sociale arbeid". Daarnaast vraagt het programma van eisen aandacht voor de "sociale arbeid" met de uitnodiging aan aanbieders om de mogelijkheden binnen het contract aan te geven. Het programma van eisen gaat dan in feite uit van een tweerichting verkeer tussen inkoper en aanbieder. Het begrip 'sociale arbeid' is in dit verband gebruikt als samenbundeling van - inzet klanten SZ - inzet jongeren voor leerwerkplaatsen - inzet mensen met indicatie WSW - en mogelijk nog andere doelgroepen. Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 13

14 Bijlage 1 Begripsbepaling Definitie van inkoop Inkoop wordt gedefinieerd als alles waar een externe factuur tegenover staat. Deze brede definitie houdt in dat zowel leveringen, diensten als werken vallen onder de noemer inkoop. Het inkoopproces Het inkoopproces kan worden onderscheiden in een zevental fasen. De eerste vier fasen behoren tot de tactische inkoop. De fasen vijf tot en met zeven behoren tot de operationele inkoop. In de onderstaande afbeelding staan de fasen uit het inkoopproces weergegeven: De tactische inkoop omvat: Inventariseren: het bepalen van de behoefte van de eigen organisatie en het inventariseren van het aanbod in de markt; Specificeren: het opstellen van het programma van eisen, conceptcontract en de offerteaanvraag; Selecteren: het aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van de beste leveranciers; Contracteren: het eventueel onderhandelen met leveranciers en afsluiten van contracten. Na het contracteren van de leveranciers volgt de operationele inkoop. Dit houdt in: Bestellen: het plaatsen van orders; Bewaken: het bewaken van het uitleveren van orders, verifiëren en afhandelen van facturen; Nazorg: het afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer- /minderwerk, evalueren van leveranciers en het herzien van contracten. Naast de tactische en operationele inkoop wordt ook strategische inkoop onderscheiden. Dit omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook strategische vraagstukken rondom inen uitbesteding, de wijze van inkoopcoördinatie etcetera. Aanbesteden Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na concurrentie-stelling, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactisch inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Het doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen. Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 14

15 Bijlage 2 Marktbenaderingsvormen De gemeente Opmeer onderscheidt vier vormen van marktbenadering. Deze vormen zijn: 1) Enkelvoudig onderhands: de gemeente kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers. 2) Meervoudig onderhands: de gemeente kiest een aantal opdrachtnemers uit, die een offerte uitbrengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentie. 3) Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente plaatst nationaal in de vakbladen en op de gemeentelijke website een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke opdrachtnemers uit Nederland en buitenland. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden een aantal potentiële opdrachtnemers geselecteerd die een offerte mogen uitbrengen. 4) Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Om concurrentie te bevorderen is het ook aan te bevelen om aanvullend in de vakbladen een aankondiging te plaatsen. In het inkoop- en aanbestedingsreglement worden deze vier procedures verder uitgewerkt die in deze paragraaf voorkomen. Openbaar aanbesteden geniet de voorkeur omdat dit maximaal tegemoet komt aan de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Wanneer het bedrag dat gemoeid is met de inkoop echter beperkt is, wegen de (administratieve) lasten niet op tegen de baten. De gemeente Opmeer hanteert daarom de navolgende marktbenaderingswijzen en drempelbedragen bij het aanbesteden van leveringen, diensten en werken. Werken Europees aanbesteden Openbaar aanbesteden tot (eventueel na selectie) Meervoudig onderhands tot (tenminste 2 of meer offertes) Gunning uit de hand Tot Leveringen en diensten Europees aanbesteden Openbaar aanbesteden tot (eventueel na selectie) Meervoudig onderhands tot (tenminste 2 of meer offertes) Gunning uit de hand Tot De Europese drempelbedragen gelden vanaf 1 januari De bedragen zijn exclusief BTW. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. Kadernota Inkoop en aanbesteden Gemeente Opmeer 2009 blad 15