Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Gemeente Stadskanaal

Transcriptie

1 Inkoop- & Aanbestedingsbeleid 2011 Gemeente Stadskanaal

2

3 Inhoudsopgave Pagina Inleiding 5 1. Juridisch kader Mandaatstatuut en richtlijnen budgetbeheer 8 2. Marktbenaderingsvormen 9 3. Bedrijfseconomische doelstelling Waardebepaling van een opdracht Contractduur Raamovereenkomsten Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen Te hanteren selectie- en gunningcriteria Organisatorische doelstellingen Omgang met leveranciers: alle leveranciers hebben gelijke kansen Evaluatie leveranciers en groslijsten Inschakeling lokaal bedrijfsleven Regionale samenwerking Vergoeding inschrijvingen Maatschappelijke doelstellingen Duurzaam inkopen Sociaal-maatschappelijke doelstelling Sociale werkvoorziening Inkoopfunctie Inkoopinstrumentarium Beheren van contracten Inkoophandboek 18 Bijlage 1. Bijlage 2. Bijlage 3. Het inkoopproces Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen Tijdelijk verhoogde drempelbedragen

4

5 Inleiding Het inkoop- en aanbestedingsproces is een proces dat voordurend aan wijzigingen onderhevig is. De functie van inkoopcoördinator is na de reorganisatie van 1 januari 2009 gewijzigd. De directie heeft bij de voorbereidingen op de reorganisatie besloten dat het begeleiden van Europese aanbestedingstrajecten voortaan door externe adviesbureaus gebeurt. In verband met wijzigingen in wet- en regelgeving, en het groeien van de aandacht voor inkopen en aanbesteden (met name op het gebied van duurzaamheid), is nu het moment gekomen om het inkoopbeleid 2007 te herzien. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing op het complete spectrum van leveringen, diensten en werken van de gemeente Stadskanaal. Er zijn meerdere definities van inkoop te bedenken, echter de omschrijving die het werkveld van inkoop het best benadert, is de definitie: "alles waar een externe factuur tegenover staat". Inkoop is een procesmatige activiteit. Zie het schema in bijlage 1. Bij inkoop kan het gaan om de verwerving van uiteenlopende zaken zoals software, leerlingenvervoer, re-integratietrajecten, uitzendkrachten, adviesdiensten of kantoormeubilair. Maar ook de aanleg en het onderhoud van riolering, bruggen en wegen, onderhoud van gemeentelijk groen en het bouwen van sportgelegenheden is een inkoopactiviteit. Binnen de overheidssector groeit de aandacht voor inkoop en aanbesteden. Daar is een aantal redenen voor aan te geven die deels met elkaar verband houden: toenemende druk op de rechtmatigheid van het handelen op het gebied van inkoop en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring; invoering van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao); Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden (Wira); de nieuwe Aanbestedingswet; toenemende druk op budgetten. Bovendien hebben diverse gemeenten in 2008 de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen van SenterNovem ondertekend. Hiermee is de volgende ambitie aangegeven. Voor 2010 bij 75% van de inkopen de duurzaamheidscriteria betrekken. Het uiteindelijke doel is 100% duurzaam inkopen in Dat betekent dat aangeboden producten, diensten en werken zoveel mogelijk voldoen aan duurzaamheidscriteria, milieuvriendelijkheidscriteria en maatschappelijke criteria. Gemeente Stadskanaal

6 Gemeente Stadskanaal

7 1. Juridisch kader Het inkoop- & aanbestedingsbeleid geeft sturing aan de inkoopfunctie binnen de gehele gemeente Stadskanaal. Het doel ervan is het eenduidig vastleggen en voor zowel internen als externen toegankelijk maken van wat de uitgangspunten zijn die de gemeente hanteert bij het inrichten van haar inkoopfunctie en het uitvoeren van al haar inkooptaken. Met het herzien van het inkoopbeleid, streeft de gemeente naar een actueel beleid dat voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. Concreet betekent dit dat men rekening houdt met de volgende punten: 1. rechtmatigheid: bij alle inkopen en aanbestedingen minimaal voldoen aan de relevante weten regelgeving op zowel nationaal als Europees niveau; 2. doelmatigheid: het verwervingsproces op een zodanige wijze uitvoeren dat de medewerkers een maximale bijdrage leveren om tot een optimale bedrijfsvoering te komen; 3. objectiviteit: het doel is om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteitsverhouding, waarbij het inkoopproces transparant verloopt en het beoordelen van de aanbieders objectief plaatsvindt; 4. kostenbesparing: inkoopkansen optimaal benutten door het versterken van inkoopsamenwerking met andere gemeenten; 5. transparantie: de gemeente wil een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn, die ondernemers eerlijke en gelijke kansen biedt en tegelijkertijd verantwoording aflegt over de besteding van publieke gelden; 6. kwaliteitsverbetering: de inkoopprocessen leveren een belangrijke bijdrage aan het algehele prestatieniveau van de gemeente, wat moet leiden tot optimalisering van producten, beheersing en vermijding van financiële risico s. Daarnaast gelden voor inkopen boven de Europese drempelwaarden voor diensten, leveringen en werken de bepalingen uit de "Richtlijn 2004/18/EG", kortweg Richtlijn genoemd. Onder werk wordt verstaan het product van bouwkundige of civieltechnische werken, die gezamenlijk bestemd zijn om één economische of technische functie te vervullen. Een dienst is een opdracht die niet onder de definitie van werk valt De Richtlijn is vertaald naar het Besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten (Bao). Een belangrijk doel van het Bao is het stimuleren van vrije, eerlijke concurrentie om daarmee besparingen te bewerkstelligen voor opdrachtgevers. In voorbereiding is momenteel de nieuwe aanbestedingswet. Naar verwachting treedt deze in de loop van 2011 in werking. Deze wet vervangt bij de inwerkingtreding de Bao. Naast de eerdergenoemde beginselen is in de nieuwe wet het beginsel van proportioneel toegevoegd. Op 19 februari 2010 is de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden (Wira) in werking getreden. Naast de al toegepaste wachttijd bij het gunnen (de zogenaamde Alcateltermijn) is de belangrijkste bepaling uit deze nieuwe wet, dat de rechter de mogelijkheid heeft, aangegane contracten te ontbinden, als deze onrechtmatig tot stand zijn gekomen. Gemeente Stadskanaal

8 1.1 Mandaatstatuut en richtlijnen budgetbeheer Bij het inkopen zijn ook de regels die gelden op het gebied van mandatering en budgettering van toepassing. Hierin is ook de bevoegdheid tot het nemen en ondertekenen van besluiten geregeld. Volgens de geldende regels voor budgettering is het college van burgemeester en wethouders bevoegd de door de raad vastgestelde programmabegroting op productniveau uit te voeren en daartoe verplichtingen aan te gaan. Het college draagt vervolgens de uitoefening van deze bevoegdheid op aan daartoe aangewezen budgethouders. Door vaststelling van de productenraming stelt het college de budgetten beschikbaar voor de (deel)budgethouders en de kredietbeheerders die verantwoordelijk zijn voor de realisatie van het product. De (deel)budgethouder c.q. kredietbeheerder toetst, alvorens hij/zij een verplichting aangaat, of het budget toereikend is en of het inzetten van dit budget in overeenstemming is met het doel waarvoor het is toegekend. Voorts toetst de budgethouder of hij/zij op grond van het mandaatstatuut bevoegd is het besluit tot het aangaan van een verplichting te nemen. Gemeente Stadskanaal

9 2. Marktbenaderingsvormen Er zijn vier marktbenaderingsvormen te onderscheiden. Deze zijn: 1. Enkelvoudig (onderhands): de gemeente kiest één opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers. 2. Meervoudig (onderhands): de gemeente kiest minimaal drie opdrachtnemers uit (waaronder minimaal één uit de regio), die een offerte uitbrengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentie. 3. Openbaar aanbesteden (met of zonder voorafgaande selectie): de gemeente plaatst nationaal in de vakbladen en op de gemeentelijke website een aankondiging van een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke opdrachtnemers uit Nederland en buitenland. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden een aantal potentiële opdrachtnemers geselecteerd die een offerte mogen uitbrengen. 4. Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging van een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Zowel bij de nationaal openbare als de Europese aanbesteding, zijn daarnaast in bepaalde situaties nog een aantal uitzonderingsprocedures toepasbaar: concurrentiegerichte dialoog, onderhandse procedure met of zonder voorafgaande bekendmaking, veilen, prijsvraag en dynamische inkoopsystemen. Openbaar aanbesteden geniet de voorkeur omdat dit maximaal tegemoetkomt aan de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Wanneer het bedrag dat gemoeid is met de inkoop echter beperkt is, wegen de administratieve lasten niet op tegen de totale lasten. Met betrekking tot de marktbenaderingsvormen gelden de onderstaande drempelbedragen. Aanbestedingsvorm Werken Leveringen & Diensten Europees (per ) > ,00 > ,00 Openbaar ,00 -< ,00 Meervoudig (onderhands) ,00 -< , ,00 -< ,00 Enkelvoudig (onderhands) , ,00 De Europese Commissie herziet één keer in de twee jaar de Europese drempelwaarden. Deze herziening heeft per 1 januari 2010 plaatsgevonden. De bedragen zijn exclusief btw. Gemeente Stadskanaal

10 3. Bedrijfseconomische doelstelling Hieronder verstaan wij de procedures en selectie- en gunningcriteria, die nodig zijn om een optimale prijs/kwaliteit verhouding te bereiken. 3.1 Waardebepaling van een opdracht Voor het bepalen van de toe te passen marktbenaderingswijze, is het nodig dat de opdrachtwaarde (exclusief btw) conform het Bao is berekend. Hiervoor geldt dat je de opdrachtwaarde vaststelt door alle gelijksoortige behoeften van alle gemeentelijke organisatieonderdelen over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) optelt (de gemeente wordt dus gezien als één opdrachtgever). Hierbij moet je zowel de eenmalige kosten (investeringen) als de jaarlijks terugkerende kosten (exploitatielasten) meerekenen. Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, dan moet je de behoeften over 48 maanden optellen. In geen geval mag de gemeente een aanbestedingsprocedure ontduiken door een opdracht te splitsen, op te knippen of op onjuiste wijze te ramen. Per afdeling hetzelfde product apart aanbesteden, opdrachten splitsen in tijd, of een project in onderdelen aanbesteden is dus niet toegestaan. Bij twijfel moet de gemeente ervoor kiezen om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en nondiscriminatie te waarborgen. 3.2 Contractduur Langdurige contracten zijn niet meer van deze tijd. De ontwikkelingen in de markt en in de techniek gaan daarvoor te snel. Te lange contracten verminderen de marktwerking. Korte contracten houden de leverancier scherp. Daarnaast zal de leverancier zorgen voor een constante kwaliteit, omdat hij weet dat er op korte termijn weer een aanbesteding zal plaatsvinden. Verder blijven de prijzen marktconform. Een contract met een termijn van maximaal vier jaar zal dan ook het uitgangspunt moeten zijn. In bepaalde gevallen zal een kortdurend contract niet wenselijk zijn. Bijvoorbeeld bij zeer specialistisch diensten of leveringen. Investeringen verdienen zich namelijk over een langere tijd terug. Hierbij moet je denken aan bepaalde softwarepakketten en openbaar vervoersvoorzieningen. Ook bij een overeenkomst die in sterke mate is bepaald door een vertrouwensrelatie (bijvoorbeeld accountant, ARBO-arts of "huis"jurist) kan een kortdurend contract niet wenselijk zijn. In dit soort contracten moeten goede afspraken zijn opgenomen over onder andere de indexering en de opzegtermijn. 3.3 Raamovereenkomsten Raamovereenkomsten mogen volgens de wet (Bao) niet langer duren dan vier jaar. Een mantel- of raamovereenkomst is een overeenkomst, waarbij voor een langere periode met een bepaalde leverancier is afgesproken dat de inkoop van bepaalde artikelen tegen bepaalde voorwaarden plaatsvindt. Dit kan leiden tot schaalvoordelen en dus goedkopere inkoop. Daarom kiest de gemeente ervoor om meer gebruik te maken van mantel- of raamovereenkomsten. Er zijn twee soorten raamovereenkomsten: 1. raamovereenkomst met een verplichting tot afname: de gemeente is verplicht een bepaalde hoeveelheid tegen vastgestelde voorwaarden af te nemen; 2. raamovereenkomst zonder verplichting tot afname: de gemeente is niet verplicht de raamovereenkomst te gebruiken, de leverancier is wel gebonden aan de voorwaarden in de raamovereenkomst. Gemeente Stadskanaal

11 N.B. Mantelovereenkomsten zijn hetzelfde als raamovereenkomsten. De term "mantelovereenkomsten" is verouderd. 3.4 Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingsvormen Het toepassen van een minder uitgebreide procedure wanneer de wet een Europese aanbestedingsprocedure voorschrijft, is niet toegestaan. Het Bao maakt onderscheid tussen zogenaamde 2A en 2B diensten. Bij 2A diensten is de gemeente verplicht om een Europese aanbestedingsprocedure toe te passen. Bij 2B diensten is dit, ook al overschrijd je het drempelbedrag, niet verplicht. Men is alleen verplicht om vooraf specificaties op te stellen en het achteraf te melden. Voorbeelden hiervan zijn: beveiliging, catering, rechtskundige diensten, arbeidsbemiddeling, onderwijs, cultuur, sport. Daarnaast is er in het Bao een beperkt aantal inkoopsituaties opgenomen, waarin de gemeente de Europese procedure niet volledig hoeft te volgen (artikelen 30 en 31 van het Bao). Toepassing van deze artikelen komt weinig voor bij gemeenten, maar bij een beroep hierop dient dit zeer zorgvuldig te gebeuren. De inkoopcoördinator moet daarom bij dit soort voorstellen altijd worden ingeschakeld. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd te besluiten op het gebied van het gebruik van de uitzonderingsgronden, zoals vermeld in het Bao. Afwijken van het gemeentelijke inkoopbeleid is in bepaalde gevallen wel mogelijk (zie hiervoor de opsomming in bijlage 2). Om de procedure juist uit te voeren, moet er voldoende tijd en budget beschikbaar zijn. Tijd- of budgetgebrek is over het algemeen geen reden om van de procedure af te wijken. 3.5 Te hanteren selectie- en gunningcriteria Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) dienen objectief te zijn. Selectiecriteria De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieeleconomische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In het Bao staan de criteria vermeld die de gemeente moet en mag toepassen bij Europese aanbestedingsprocedures. De gemeente hanteert bij nationaal openbare en Europese aanbestedingen een aantal selectiecriteria: deskundigheid, ervaring en de omvang van het bedrijf, de ervaringen van de gemeente met de leverancier bij eerdere inkoop en aanbestedingen, financiële soliditeit van de leverancier, milieu- en veiligheidsaspecten, kwaliteitsgarantie, service, garantie en nazorg. Uitgangspunt hierbij is om de lasten voor de gemeente én de inschrijvers zoveel mogelijk te beperken en alleen dié selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat. Gunningcriteria Gunning kan op twee verschillende manieren plaatsvinden, namelijk op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel kwaliteit als prijs een rol spelen. Een keuze is afhankelijk van de aard, de complexiteit en de gewenste innovatie van het product. Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de inschrijvingen relatief eenvoudig. De inschrijving moet voldoen aan de vooraf gestelde minimumeisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Men hanteert vaak het criterium van de laagste prijs voor de inkoop van producten die in hoge mate gestandaardiseerd zijn en technisch goed zijn te specificeren. Gemeente Stadskanaal

12 Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving, worden naast de prijs, aanvullende criteria geformuleerd zoals gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit, milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerken en dergelijke. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het gunningcriterium "economisch meest voordelige inschrijving" is een eenduidige beoordelingssystematiek, waarbij relatieve beoordelingssystemen (score van de één is afhankelijk van de score van de andere) zo veel mogelijk moeten worden vermeden. De wijze van beoordeling van inschrijvingen wordt beschreven in de aanbestedingsdocumenten conform de richtlijnen die het Bao hiervoor geeft. Gemeente Stadskanaal

13 4. Organisatorische doelstellingen Onder organisatorische doelstellingen verstaat de gemeente dat zij zich opstelt als een betrokken, betrouwbare en professionele opdrachtgever. Dit vertaalt zich in de houding ten aanzien van leveranciers, buurgemeenten (de regio) als ook de invulling van de inkoopfunctie binnen de gemeente. 4.1 Omgang met leveranciers: alle leveranciers hebben gelijke kansen Zoals vermeld in hoofdstuk 2, hanteert de gemeente de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij alle inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoopbeleid. De vestigingsplaats en oorsprong van een onderneming kunnen nooit een rol spelen bij de selectie of bij de gunning van een aanbesteding. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan. Wél streeft de gemeente ernaar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen toegankelijk te maken binnen de mogelijkheden die het Bao hiervoor stelt. Stuurmiddelen hiervoor zijn het gebruik van percelen binnen (Europese) aanbestedingen en het hanteren van niet onnodig zware selectie- en gunningcriteria. Het bedrijfsleven heeft baat bij een goede concurrentiestelling van de gemeente. De effectiviteit van eerlijke concurrentie wordt bevorderd door het tegengaan van: 1. De procedure, waarbij alleen aan bepaalde leveranciers is gevraagd een offerte in te dienen. 2. De preferente behandeling van een leverancier die ook anderszins belangen heeft. 3. Het toestaan van een speciale behandeling van een bepaalde leverancier vanwege andere gemeentelijke belangen. De keuze om bepaalde marktpartijen uit te nodigen voor onderhandse aanbestedingen moet objectief motiveerbaar zijn. 4.2 Evaluatie leveranciers en groslijsten De gemeente streeft naar een periodieke evaluatie van opdrachtnemers waar de gemeente langdurig mee samenwerkt, bijvoorbeeld binnen een raamovereenkomst. De beoordeling moet transparant, objectief en non-discriminatoir zijn. Deze evaluaties hebben invloed op een mogelijke contractverlenging of opdrachtverstrekking binnen raamcontracten (binnen de mogelijkheden die het Bao biedt), maar kunnen ook leiden tot uitsluiting bij deelname aan aanbestedingen onder de drempelbedragen voor openbaar aanbesteden. Op basis van deze evaluaties kan de gemeente groslijsten opstellen. Bij meervoudige onderhands aanbestedingen kunnen de (deel)budgethouder c.q. kredietbeheerders hiervan gebruikmaken. 4.3 Inschakeling lokaal bedrijfsleven Regelmatig krijgt de gemeente de opmerking van lokale bedrijven dat zij niet in staat zijn om concurrerend mee te doen met onderhandse aanbestedingen. In verband met de mondiale economische recessie heeft het college daarom in 2009 besloten om tijdelijk de drempelbedragen van de aanbestedingsvormen te verhogen (zie hiervoor bijlage 3). Uit de praktijk blijkt dat de economische crisis nog niet voorbij is. De tijdelijk verhoogde drempelbedragen zijn daarom ook voor de komende jaren van toepassing. Gemeente Stadskanaal

14 Bij meervoudig onderhands aanbesteden gelden de volgende uitgangspunten: Indien de markt lokaal dusdanig is, dat zij in staat is de gevraagde producten te leveren, worden te allen tijde geschikte lokale marktpartijen uitgenodigd tot het uitbrengen van een offerte. De geschiktheid van lokale marktpartijen wordt getoetst aan de hand van de volgende aspecten: kennis, ervaring, omzeteis, integriteit en inschrijvingsgedrag. Ten behoeve van het behouden van concurrentie, dient te allen tijde minimaal één offerte aangevraagd te worden bij een niet lokale leverancier. Daarnaast zal bij enkelvoudige aanbestedingen, voor zover mogelijk, de voorkeur uitgaan naar lokale leveranciers. Onder "lokaal" betekent het gehele grondgebied van de gemeente Stadskanaal. 4.4 Regionale samenwerking Bij een aantal productgroepen van voornamelijk repeterend karakter geldt "massa = kassa". Daartoe is het nodig grote volumes te genereren. Op deze wijze ontstaat er een interessant volume voor potentiële leveranciers die ook nog logistieke voordelen voor hem opleveren die terug te vinden moeten zijn in betere prijzen voor de samenwerkende gemeenten. Naast financieel voordeel leidt regionale samenwerking tot (verbeterde) kennisuitwisseling en efficiënter contractbeheer. Toepassing kan als volgt plaatsvinden. Samenwerking met de gemeente Groningen of met het Gemeentelijk Inkoopoverleg Noord (GIN). Het GIN bestaat uit een groot aantal gemeenten in Groningen, Drenthe en deels Friesland. Ook samenwerking met het lokale bedrijfsleven kan in bepaalde situaties tot inkoopvoordelen leiden, bijvoorbeeld op het gebied van inkoop van brandstoffen of beveiliging. Samenwerking bij specifieke trajecten is alleen mogelijk indien het beleid van de buurgemeenten op elkaar is afgestemd, dat het klikt tussen de samenwerkende organisaties en er weinig verschil is over de inzet en de specificaties. Een pre is tevens dat er weinig verschil is in de interne processen. 4.5 Vergoeding inschrijvingen De gemeente hanteert het beleid dat er in beginsel geen vergoeding van inschrijfkosten plaatsvindt. Alleen voor aanbestedingen waarbij van de inschrijvers onevenredig veel werkzaamheid wordt gevraagd om tot een inschrijving te komen, kan een tegemoetkoming in de kosten plaatsvinden. Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij het vragen om een voorontwerp of bij een prijsvraag. Gemeente Stadskanaal

15 5. Maatschappelijke doelstellingen Belangrijke doelstelling van inkoop is het ondersteunen bij het realiseren van de primaire beleidsdoelstelling van de gemeente. Het vastgestelde beleid op de terreinen van onder meer economie, arbeidsmarktbeleid, milieu, integriteit is leidend. Wel met de uitdrukkelijke inachtneming van de wet- en regelgeving die op het gebied van inkoop geldt. Specifieke aspecten worden hieronder toegelicht. 5.1 Duurzaam inkopen De gemeente is deelnemer aan het door het Ministerie van VROM opgezette en door het Agentschap NL uitgevoerde "Programma Duurzaam Inkopen". Dit betekent dat in te kopen leveringen, diensten en werken - naast de andere criteria - zoveel mogelijk voldoen aan de criteria die gelden voor milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. Bij vaststelling van dit beleid gaat de gemeente duurzamer inkopen. Bij elke aanbesteding worden duurzaamheidaspecten opgenomen, zowel bij de specificaties als de selectie- en gunningcriteria. Als beleidsuitgangspunt kiest de gemeente ervoor om in 2015 alle inkopen 100% duurzaam uit te voeren. De gemeente heeft namelijk in september 2008 de Deelnameverklaring Duurzaam Inkopen van SenterNovem ondertekend. Hierin verbindt zij zich aan de doelstelling om in % van haar inkopen duurzaam te laten plaatsvinden en vanaf %. Medewerkers die betrokken zijn bij inkoop, dienen op de hoogte te zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten als volgt af te wegen: bij aanvang van elk inkooptraject moeten zij de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkennen en zo nodig achteraf verantwoorden; in de programma s van eisen de duurzaamheidaspecten (indien mogelijk) opnemen; duurzaamheid expliciet meenemen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningcriteria; duurzaamheidafspraken daar waar mogelijk expliciet opnemen in het contract; 5.2 Sociaal-maatschappelijke doelstelling De gemeente wil vanuit haar sociaal-maatschappelijke beleid zoveel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Daarom heeft ze zich ten doel gesteld om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt te helpen om die afstand te verkleinen. Deze kan veroorzaakt zijn door lichamelijke of geestelijke beperkingen, maar ook door culturele of etnische achtergronden. De sociaal-maatschappelijke doelstelling is een vast onderwerp bij de specificaties en de selectie- en gunningcriteria. "Contract compliance" is één van de instrumenten die hierbij vaak gebruikt wordt. Contract compliance komt ook wel voor in de termen social return of 5%-regeling. Contract compliance komt neer op een (zekere mate van) verplichting voor een bedrijf om bij door de gemeente uitbesteed werk een deel van de arbeidskrachten uit het cliëntenbestand van de gemeente te nemen. Contract compliance kan je zien als één van de vormen om (op een andere manier) met werkgevers om te gaan. Meestal gaat het om aanbestedingen van een gemeente voor omvangrijke werken in bijvoorbeeld infrastructuur en grond-, weg- en waterbouw. Het principe kan echter op meer sectoren (bijvoorbeeld schoonmaak of groenvoorziening) van toepassing zijn. De gemeente zal bij dergelijke aanbestedingen in het bestek zo veel mogelijk aandacht vragen voor dit onderwerp. Gemeente Stadskanaal

16 5.3 Sociale werkvoorziening Binnen de gemeente Stadskanaal is Wedeka als sociaal werkvoorzieningschap actief. Wedeka verricht onder andere het groenonderhoud voor de gemeente. Het werkvoorzieningschap is een zelfstandige organisatie en maakt geen onderdeel uit van de gemeente. De vraag rijst in hoeverre de gemeente opdrachten één-op-één mag gunnen aan Wedeka. Op grond van artikel 19 van de Richtlijn 2004/18 kan de gemeente deelneming aan procedures voor de gunning van overheidopdrachten voorbehouden aan sociale werkvoorzieningschappen mits: a. de meerderheid van de bij de uitvoering van de betreffende overheidsopdracht betrokken werknemers, personen met een handicap zijn die, wegens de aard of de ernst van hun handicaps, geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen; b. het voorbehouden aan de sociale werkvoorziening wordt vermeld in de aankondiging. Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van het zogenaamde "alleenrecht". De gemeente mag, op grond van artikel 17 van de Richtlijn 2004/18, aan een andere aanbestedende dienst of aan een samenwerkingsverband van aanbestedende diensten, op basis van een uitsluitend recht overheidsopdrachten gunnen. Een derde mogelijkheid is gebruik te maken van het begrip inbesteden. Hieraan zijn naar aanleiding van jurisprudentie (onder andere Teckal arrest) door de wetgever allerlei eisen gesteld. Het SW-bedrijf moet je in dit geval zien als een onderdeel van de gemeente. Het mag dan ook geen eigen rechtspersoonlijkheid hebben. Gemeente Stadskanaal

17 6. Inkoopfunctie De gemeente Stadskanaal heeft in het verleden gekozen voor het gecoördineerde inkoopmodel. In dit model blijft de verantwoordelijkheid voor de tactische- en operationele inkoop bij de teams. De inkoopcoördinator heeft een signalerende, coördinerende, adviserende en faciliterende taak. Elk gemeentelijk organisatieonderdeel kan contact opnemen met de inkoopcoördinator om advies en ondersteuning te vragen bij inkoop en aanbesteding. Schematisch is de taakverdeling van de inkooptrajecten als volgt. De (deel)budgethouder/kredietbeheerder: zorgt voor budget; is eindverantwoordelijke en controleert de voortgang van de bestelling. De materiedeskundige: stelt de inhoudelijke eisen voor het bestek op; selecteert; bestelt (eventueel met toepassing van afgesloten raamovereenkomsten); evalueert de leveranciers; bewaakt en voert de nazorg uit. De inkoopcoördinator: begeleidt de activiteiten in het inkoopproces; zorgt ervoor dat de organisatie op de hoogte is van afgesloten raamovereenkomsten; zorgt voor de samenstelling van groslijsten. Neventaken inkoopcoördinator: strategisch/tactisch beheert het inkoopbeleid; stelt het inkoopactieplan op; bundelt inkoopvolumes daar waar het zinvol is. operationeel neemt deel aan inkoopteams (procesbegeleiding); bewaakt de inkoopprocessen; zorgt voor het contractenbeheer (zie onderdeel 6.2); ondersteunt en adviseert waar nodig. 6.1 Inkoopinstrumentarium Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, kiest de gemeente ervoor om naast het inkoopbeleid zoveel mogelijk standaard werkwijzen, modellen en protocollen te ontwikkelen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Deze zijn opgenomen in het inkoophandboek. 6.2 Beheren van contracten Bij de neventaken van de inkoopcoördinator staat als operationele taak van de inkoopcoördinator het contractenbeheer. Door het opzetten van een gemeentebreed contractenregister kan de gemeente centraal de contractuele afspraken monitoren. In deze centrale database is door de (deel)budgethouders en kredietbeheerders informatie te vinden over einddata en andere contractuele afspraken om hierop vroegtijdig te kunnen anticiperen. Daarnaast kunnen ze een indicatie geven of nieuwe contracten in het register zijn opgenomen. Gemeente Stadskanaal

18 6.3 Inkoophandboek Om het inkoopproces zo professioneel mogelijk in te richten, is het hanteren van een standaard werkwijze belangrijk. Deze bestaat uit eenduidige procedures en werkvoorschriften, die zijn vastgelegd in het inkoophandboek. In dit handboek is een aantal standaardformulieren opgenomen. V8352 Gemeente Stadskanaal

19 Proces Inkoop Begroting Procesomschrijving 1. Input: inkoopbehoefte 2. opstellen kostenraming Opmerkingen 1. Inkoopbehoefte geldt zowel voor interne als externe partijen. De gemeente kan dus voor externe parijen als inkoper optreden. Een externe partij is bijvoorbeeld de brandweer. 2. Het opstellen van een kostenraming vindt tevens plaats aan de hand van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting. Hiervoor kan intern en extern advies worden ingewonnen. Voldoende middelen aanwezig? Nee 3. Extra budget aanvragen 3. Indien er onvoldoende budget aanwezig is, dan zal er extra budget moeten worden gevraagd. inkoopbeleid Ja 4. Aanbestedingsvorm kiezen 4. Indien er voldoende budget aanwezig is, zal er een aanbestedingsvorm gekozen moeten worden. Dit gebeurt op basis van het vastgestelde inkoopbeleid. 5. Potentiële leveranciers benaderen voor indienen offertes Offertes van potentiële leveranciers 5. De potentiële leveranciers zullen worden benaderd om op basis van een programma van eisen, c.q. bestek een offerte in te dienen. 6. Offertes beoordelen en leverancier selecteren 6. De meest geschikte leverancier zal worden geselecteerd. Dit gebeurt op basis van kostenoverweging en het inkoopbeleid. Indien prijs niet binnen de raming valt, dan zal dit tot de volgende vervolgstappen leiden. Deze stappen zijn: onderhandelen over lagere prijs, opdrachtgever vraagt extra budget of inkoop vindt niet plaats. Begroting Overschrijding kostenraming? Nee 7. eenmalige opdracht verstrekken of langdurig contract sluiten Ja Onderhandelen leverancier, extra budget vragen of einde proces inkoop Contract naar inkoopcoördinator 7. Wanneer de offerte van de geselecteerde leverancier voldoet aan de gestelde eisen, verstrekt de opdrachtgever een eenmalige opdracht of hij gaat een contract voor langere duur aan met de geselecteerde leverancier. De maximale looptijd bedraagt 4 jaar. De ondertekening van de opdracht vindt plaats conform de budgethoudersregeling. Het contract gaat in kopie naar de inkoopcoördinator. 8. (Op)levering product, dienst of werk incl. bijbehorende factuur (Op)levering en factuur akkoord? Nee Onderhandelen met leverancier of retourzending 8. Na gunning van de opdracht vindt (op)levering plaats. Tevens wordt de factuur ontvangen. Beoordeeld wordt of de factuur in overstemming is met de offerte. Is dit niet het geval, dan vinden onderhandelingen plaats of wordt het geleverde geretourneerd. 9. Factuur coderen 9. Na akkoord wordt de factuur geparafeerd en gecodeerd door de opdrachtgever. De financiële administratie zorgt voor betaling van de factuur. 10. Output: (Op)geleverd product, dienst of werk 10. Het resultaat is een (op)geleverd product dat aan de gestelde eisen van de opdrachtgever voldoet. 11. Jaarlijks aanbestedingen en leveranciers evalueren 11. Jaarlijks vindt er door de inkoopcoördinator een evaluatie van de aanbestedingen plaats. De budgethouders beoordelen de leveranciers.

20 Bijlage 2 Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen Afwijken van Europees aanbesteden is in de Richtlijn 2004/18 c.q. het Bao geregeld. De afwijkingsmogelijkheden zijn zeer restrictief. Om af te wijken van het gemeentelijk inkoopbeleid, gelden de volgende bepalingen. 1. Afwijken van het aanbestedingsbeleid is toegestaan, indien men duidelijk gemotiveerd aan geeft waarom men af wil wijken. Het besluit om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders. 2. Bij alle afwijkingen moet om advies gevraagd worden bij de inkoopcoördinator. 3. Bij openbare aanbestedingen van werken mag je onder de volgende voorwaarden van het aanbestedingsbeleid afwijken: a. De verwachte kosten wegen niet op tegen de verwachte baten, of b. Er is geen concurrentie te verwachten, of c. Wanneer dat strikt noodzakelijk is als gevolg van dwingende spoed. Het spoedeisende karakter mag niet te wijten zijn aan de aanbestedende dienst. Het moet hierbij gaan om omstandigheden die de aanbestedende dienst niet kon voorzien. Het gaat alleen om werken, die nodig zijn om een onmiddellijke noodsituatie te verhelpen, bijvoorbeeld calamiteiten. d. In het geval van aanvullende werken, die als gevolg van onvoorziene omstandigheden, noodzakelijk zijn om het oorspronkelijke werk af te ronden. e. In het geval van aanvullende werken, die, nauw verweven zijn met het oorspronkelijke werk. f. In het geval van herhalingsopdrachten die deel uitmaken van de oorspronkelijke opdracht. Eén van de voorwaarden is, dat in het aanbestedingsdocument (bestek) van de eerste opdracht melding is gemaakt van mogelijke bijkomende werkzaamheden. g. In het geval van wettelijk gedwongen winkelnering h. Er een andere dwingende reden is om van aanbesteding af te zien. Deze dwingende reden mag niet aan de aanbestedende dienst te wijten zijn 4. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen mag je gemotiveerd afwijken. Hierbij moet het college van burgemeester en wethouders ook het besluit nemen.

21 Bijlage 3 Tijdelijk verhoogde drempelbedragen Voor de periode 1 juni 2009 tot 1 juni 2011 gelden de volgende drempelbedragen. Aanbestedingsvormen Aantal Drempelbedrag offertes Enkelvoudig 1 Leveringen en diensten:< ,00 Werken: < ,00 Meervoudig > 3 Leveringen en diensten: , ,00 Werken: tussen , ,00 Openbaar Werken: tussen , ,00