Toelichting op de STEK-vragenlijsten

Transcriptie

1 Toelichting op de STEK-vragenlijsten Toelichting op vragenlijst Documentencontrole : Beleid Vraag 2: Beleidsverklaring Bijlage I van de STEK-eisen: hier vindt u een voorbeeld beleidsverklaring Vraag 3: Monteurs per categorie Sinds met het van kracht worden van de F-gassen verordening - is het mogelijk om verschillende typen certificaten te behalen. Afhankelijk van het type behaalde certificaat is een monteur gerechtigd om bepaalde typen werkzaamheden te verrichten. Daarom is het noodzakelijk om een overzicht te hebben met daarin de bevoegdheden en/of certificaten van de monteur. Medewerker belast met specifieke werkzaamheden De daadwerkelijke handelingen moeten uitgevoerd worden door een gecertificeerde monteur. Binnen de organisatie zijn er echter misschien meer medewerkers betrokken bij de projecten; dit kunnen bijvoorbeeld service-, verkoop-, inkoop- of administratieve medewerkers zijn. Vraag 4: Competentiematrix Als een monteur examen heeft gedaan, heeft hij/zij de minimale kennis voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Het daadwerkelijke vak wordt geleerd in de praktijk. In een competentiematrix houdt u bij wat een monteur allemaal (succesvol) gedaan heeft. Een competentiematrix behoort dus inzicht te geven in de vaardigheden van een monteur. Zo kunt u de juiste monteur met een gerust hart naar een klant sturen. In de matrix kunt u ook duidelijk maken welke monteur bij welk soort installatie bevoegd / competent genoeg is. Denkt u daarbij aan: - Omvang installatie (koudemiddelinhoud, koelvermogen) - Complexiteit van de installatie: o Meer circuits o Elektronisch expansie ventiel o Compressorregeling(en) o Afgiftesysteem (bijv. uitgebreid waternet) o Gebouwbeheersysteem o etc. >>> Toelichting op de STEK-vragenlijsten - versie 2, juni / 6

2 - Uitgevoerde werkzaamheden o Storing zoeken o Installeren o Inbedrijfstellen o Inregelen secundair systeem o Reparatie o Schriftelijke rapportage o Klantvriendelijkheid o etc. Procedures Vraag 1: Procedure voor het omgaan met installaties met terugkerende lekken/gebreken Het uitgangspunt is uiteraard om alles in één keer goed te doen. Echter de praktijk wijst uit dat zaken fout gaan. De doelstelling van deze procedure is te achterhalen wát er fout is gegaan. Is het een incident of een structureel probleem? Hebben we te maken met menselijk falen of is er een constructie/materiaal probleem? Hoe het probleem wordt opgelost, is een essentieel onderdeel van de procedure. De procedure dient te voorzien in een mechanisme (wie doet wat) waardoor herhaalde lekkages en gebreken inzichtelijk wordt. Belangrijk onderdeel van de procedure is het op de hoogte stellen van de klant over een oplossing. Vraag 2: Procedure omgaan met klachten en afwijkingen. Klachten van klanten maar ook van medewerkers moeten afgehandeld worden. Of het nu gaat om een machine die niet goed functioneert of een onderdeel dat foutief besteld of geleverd is. Uit de procedure moet duidelijk worden hoe u de klacht registreert, wie hem behandelt en wat het mandaat van de betreffende medewerker is. Vraag 3: Procedure drukbeproeving Bijlage D STEK-eisen: hier vindt u een modelwerkinstructie drukbeproeving Vraag 4: Procedure inbedrijfstellen Bijlage H STEK-eisen: hier vindt u de Richtlijn inbedrijfstellen van een koelinstallatie, aangevuld met instructies van de leverancier. Vraag 5: Procedure vacümeren Bijlage E STEK-eisen: hier vindt u een modelwerkinstructie vacümeren en vullen installatie Vraag 6: Procedure installatiecontrole Bijlage F STEK-eisen: hier vindt u modelwerkinstructie installatiecontrole Toelichting op de STEK-vragenlijsten - versie 2, juni / 6

3 Vraag 7: Procedure periodiek onderhoud en reparaties Verwijzen naar leveranciers instructies en de STEK-eisen werkinstructies Vraag 8: Procedure vullen installaties met koudemiddel Bijlage E STEK-eisen: bevat een modelwerkinstructie vacümeren en vullen installatie Vraag 9: Procedure lekdichtheidscontrole Bijlage C STEK-eisen: hier vindt u een modelwerkinstructie lekdichtheidscontrole Vraag 10: Procedure afzuigen/verwijderen koudemiddel Bijlage G STEK-eisen: hier vindt u de Richtlijn verwijderen van koudemiddel voorafgaande aan reparatie of ontmanteling Vraag 12: Procedure omgaan met tekortkomingen, afwijkingen en onvoorziene omstandigheden. Aan de hand van deze procedure moet het duidelijk zijn wat de monteur moet doen als hij geconfronteerd wordt met tekortkomingen, afwijkingen en onvoorziene omstandigheden. Wie moet hij/zij bellen, waar wordt e.e.a. genoteerd, hoe wordt de klant geïnformeerd en wat zijn de bevoegdheden van de monteur om e.e.a. te corrigeren. Vraag 13: Procedure falende procesbeheersing Beschreven moet zijn: door wie, volgens welke interval, worden de in paragraaf genoemde elementen uitgevoerd, en welke formulieren/documenten worden hiervoor gebruikt. Vraag 14-20: Samenhang correctieve en corrigerende maatregel: Correctieve maatregel: oplossen van een probleem zodat het werk door kan gaan. De monteur of werkvoorbereider constateert iets en lost het probleem voor een project op. Corrigerende maatregel: beoordelen of de correctie een incident was of een structureel probleem aanduidt. Indien structureel: welke maatregel moeten we nemen om dit probleem structureel op te lossen. Heeft u een corrigerende maatregel doorgevoerd (en daarmee een verandering in het systeem aangebracht)? Dan moet u na een bepaalde periode controleren of deze tot verbetering heeft geleid. Voorbeeld: zie volgende pagina Toelichting op de STEK-vragenlijsten - versie 2, juni / 6

4 Voorbeeld: De monteur wordt naar een project gestuurd om onderhoud uit te voeren aan een installatie. Terplekke constateert de monteur dat de filterdroger vervangen dient te worden. Tevens constateert de monteur dat hij betreffende filterdroger niet in zijn bus heeft. Conform interne afspraken mag de monteur het betreffende onderdeel halen bij een leverancier in de buurt (correctieve maatregel). De monteur noteert dit op de bon. Deze correctieve maatregel wordt vervolgens beoordeeld op incidenteel of structureel karakter: De werkbon wordt ingeleverd en iemand op kantoor (bijv. de servicemanager) verwerkt deze. De opmerking (op werkbon) dat het onderdeel niet voorradig was in de bus, wordt onderzocht. De manager belt met de monteur en vraagt waarom hij geen voorraad in de bus had Optie 1: Voorgaande avond voor een storing bij een klant geweest en heeft daar de laatste filterdroger gebruikt, en in de daaropvolgende ochtend meteen naar project gereden. Verdere navraag leert dat dit de afgelopen periode niet vaker is voorgekomen. Conclusie: Een eenmalig incident Vervolgstap: Aan het eind van het jaar controleren of dit nog steeds zo is. Optie 2: De laatste keer dat de monteur in het magazijn was, hadden ze geen voorraad van het betreffende artikel. Navraag in het magazijn leert dat de standaard voorraad twee stuks is. Deze waren echter door een andere monteur meegenomen. Conclusie: Nader onderzoek nodig. - Het blijkt dat ze eens per maand worden besteld - Het blijkt dat voorraad in de bus twee is, en ze verbruiken er gemiddeld drie per week - Het blijkt dat de verbruikte artikelen pas na twee weken aan het magazine worden doorgegeven - etc. Vervolgstap: Nadat de mogelijke oorzaak is opgelost, moet u aan het einde van het jaar controleren of het probleem daadwerkelijk is opgelost. Vraag 31: Genormeerde beproevingsmethoden Om de sterkte van een installatie te controleren, moet er een drukbeproeving uitgevoerd worden. Op welke manier deze uitgevoerd moet worden, is deels afhankelijk van de installatie. Hetzelfde geldt voor temperaturen, lekdichtheid, energie etc. Het uitvoeren van deze controles moet binnen de organisatie door iedereen op dezelfde wijze gedaan worden. Voor de meeste beproevingen kan worden volstaan met de werkinstructies. Toelichting op de STEK-vragenlijsten - versie 2, juni / 6

5 Toelichting op vragenlijst Bedrijfsaudit : Vraag 12: Instructies m.b.t. PBM s (PBM: Persoonlijke BeschermingsMiddelen) Meestal worden instructies meegeleverd door de leverancier van de middelen. Deze kunnen uitgebreid worden met bijvoorbeeld instructies over de minimale voorraad en of een monteur in geval van nood zelf PBM s mag aanschaven. Vraag 13: Beoordeling medewerker (projectevaluatie) Naar aanleiding van de werkregistratie en- of andere informatiebronnen moet het inzichtelijk worden of een monteur de werkzaamheden correct heeft uitgevoerd. Bijv. een monteur of externe maakt een opmerking over eerder uitgevoerde werkzaamheden. Maar ook een check op de gebruikte materialen of het aantal keer dat een herhalingsbezoek plaatsvindt, kan een indicatie zijn. Vraag 17: Overzicht effectiviteit correctieve en corrigerende maatregel Het moet inzichtelijk zijn of een maatregel werkt. Voorbeeld: Geconstateerd dat na het aanbrengen van extra leidingbeugels op een koelinstallatie na enige tijd roestvorming ontstaat bij de boorgaatjes. Dit is afgelopen periode ( t/m ) 10 keer voorgekomen. Corrigerende maatregel: Alle monteurs hebben nu standaard een spuitbus met verf in de bus. Er is instructie gegeven dat bij het boren in metalen delen van een koelinstallatie de gaatjes afgewerkt moeten worden met de spuitbus. Effectiviteit: In de periode t/m is er geen roestvorming geconstateerd na het aanbrengen van extra beugels. Conclusie: maatregel is 100% effectief. Vraag 23 Aantoonbaar werkoverleg De STEK-eisen vragen om minimaal één keer per jaar overleg te hebben met uw medewerkers over de STEK-eisen. Advies: maak een vaste agenda en leg de afspraken vast. Dit vormt een prima bewijs dat u aantoonbaar de STEK onderwerpen behandeld hebt. Vraag 24: Overzicht medewerkers betrokken bij interne kwaliteitsbewaking Afhankelijk van de organisatiestructuur moet uit het overzicht duidelijk zijn welke rollen door wie ingevuld zijn. Toelichting op de STEK-vragenlijsten - versie 2, juni / 6

6 Vraag 25: Overzicht kwaliteit ingekochte materialen Hier wordt gevraagd naar een herleidbaar overzicht van non-conformiteit van ingekochte materialen. Een methode is bijvoorbeeld om pakbonnen van materiaal dat niet voldoet, in een map te doen. Voeg daaraan een lijst toe met minimaal daarop het artikel, de leverancier en een beknopte omschrijving van de nonconformiteit. Vraag 26: Operationaliteit ingangscontrole Feitelijk controleert u de inkomende goederen (bestelling): heeft u datgene gekregen wat u besteld heeft. In complexere organisaties kan dit uitgebreid worden met een eenmalige check of materiaal voldoet aan gestelde eisen. Vraag 31: RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie) Elke onderneming, behalve een ZZP er *, is verplicht (Arboregelgeving) om een RI&E uit te voeren. De actuele RI&E dient minimaal de in paragraaf 5.1 koeltechnische risico s te bevatten. Voor een ZZP er geldt dat de risico-onderwerpen als checklist gebruikt kunnen worden. (* : Indien u ook al is het eenmalig - een persoon inhuurt, moet u op dat moment een actuele RI&E bezitten.) Vraag 33: Communicatie RI&E U moet aangegeven welke communicatiekanalen gebruikt worden, en hoe gewaarborgd wordt dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de RI&E. Ook moet u aangeven hoe gewaarborgd is dat de medewerker de meest actuele informatie heeft. Vraag 34 Bedrijfsveiligheid instructies Veiligheidsrisico s: voor het gebruik van potentieel gevaarlijk materialen moeten veiligheidsinstructies aanwezig zijn en worden gecommuniceerd. Veel materiaal wordt al door leveranciers aangeleverd en kan prima gebruikt worden voor de bedrijfsveiligheid instructies, aangevuld met bedrijfsspecifieke instructies. Vraag 35: Werkplekinspectie Dit kan de bus van de monteur zijn, de werkplaats/magazijn of daadwerkelijk op locatie. Het moet aantoonbaar zijn door wie en wanneer de werkplekinspectie is uitgevoerd. Eventuele bijzonderheden moet u vastleggen. Vraag 36: Register voor meldingen ongevallen Dit register moet goed bereikbaar en actueel zijn. Het moet ook een korte beschrijving bevatten van elk ongeval. Toelichting op de STEK-vragenlijsten - versie 2, juni / 6