6 redenen om te kiezen voor een geautomatiseerd Expense Management systeem

Transcriptie

1 6 redenen om te kiezen voor een geautomatiseerd Expense Management systeem Whitepaper Declaree Het managen van onkosten middels spreadsheets biedt een organisatie niet de juiste controle-, rapportage- en managementfuncties die het accuraat beheren van onkosten mogelijk maakt. Ondanks de beperkingen is het bij een grote meerderheid van organisaties gebruikelijk om spreadsheets te gebruiken als Expense Management systeem en rapportagemiddel. Dit document beschrijft de voordelen en mogelijke besparingen die een online Expense Management systeem uw organisatie kan bieden.

2 6 redenen om te kiezen voor een geautomatiseerd Expense Management systeem Het belang van kostenbeheersing binnen organisaties is de afgelopen tien jaar enorm toegenomen. Mede dankzij nieuwe technologische ontwikkelingen worden financiële afdelingen steeds meer in staat gesteld om beheersings- en controlemaatregelen toe te passen waarmee gestuurd kan worden op kostenbesparingen. Met een gemiddelde kostenallocatie van 7% op reis- en onkostenvergoedingen is het bovendien niet vreemd dat financieel professionals de importantie van een Expense Management systeem prioriteit geven binnen hun organisatie. Hoewel reis- en onkosten management wordt gezien als een zeer belangrijk onderdeel binnen organisaties, is het nog altijd verbazingwekkend te zien hoe goed georganiseerde organisaties een handmatig proces hanteren om onkosten van personeel te managen. Op spreadsheet gebaseerde templates zijn, ongeacht het belang van een goede spreadsheet tool in een zakelijke omgeving, niet ontworpen of uitgerust om onkosten van meerdere afdelingen en personeelsleden te managen. Het managen van onkosten middels spreadsheets biedt een organisatie niet de juiste controle-, rapportage- en managementfuncties die het accuraat beheren van onkosten mogelijk maakt. Ondanks de beperkingen is het bij een grote meerderheid van organisaties gebruikelijk om spreadsheets te gebruiken als Expense Management systeem en rapportagemiddel. Steeds meer organisaties kiezen ervoor om af te stappen van het handmatige en op spreadsheets gebaseerde declaratieproces en over te gaan op een geautomatiseerd Expense Management systeem. De vele voordelen van het gedigitaliseerd onkosten rapporteren, alsmede de daarmee gepaard gaande tijd- en kostenbesparing doet veel organisaties besluiten ook dit onderdeel van de bedrijfsvoering zoveel mogelijk te digitaliseren. Indien u binnen uw organisatie nog gebruik maakt van spreadsheets voor het beheren van reis- en onkosten, neemt u dan kennis van de volgende 6 redenen om over te stappen van het handmatige en tijdverslindende proces naar een eenvoudig te implementeren geautomatiseerde oplossing.

3 1. Geautomatiseerde onkostenrapportages In het conventionele handmatige declaratieproces wordt door financieel professionals veel tijd besteed aan het verzamelen en invoeren van data, het schrijven van formules en het maken van analyses. De processen geassocieerd met het indienen van declaraties door medewerkers en het af- danwel goedkeuren hiervan door managers zorgt eveneens voor veel overhead en een papieren documentenstroom door de organisatie. Wie weleens voor de zaak gereisd heeft zal beamen dat het bijhouden van de onderweg gemaakte kosten een onhandige en lastige taak is. Het proces ziet er in de praktijk ongeveer zo uit: tientallen papieren bonnetjes worden op verschillende plekken ontvangen en moeten worden bewaard. Taxikosten, maaltijden, vliegtickets, hotelkosten, parkeerkosten en vele andere onderweg gemaakte onkosten moeten worden geadministreerd. De papieren bonnetjes verdwijnen in de portemonnee, de koffer, handbagage, het dashboardkastje of in een bureaulade op kantoor. Nadat al deze bonnen verzameld zijn kunnen ze worden overgeschreven in het spreadsheet formulier waarmee onkosten gedeclareerd kunnen worden. Dit formulier wordt in het voornaamste geval per verstuurd naar de manager ter goedkeuring en vervolgens doorgestuurd naar de boekhouder. Het is echter gebruikelijker dat het formulier geprint wordt en belandt op het bureau van de manager, verloren in de stapel van andere rapporten die wachten op goedkeuring. De papieren bonnen worden in een envelop of schoenendoos eveneens door de organisatie gestuurd. Om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht opgelegd door de Belastingdienst moeten deze bovendien 7 jaar bewaard worden, en steekproefsgewijs opvraagbaar zijn in het geval van een controle. Het proces van het beheren van onkosten kan worden gestroomlijnd in een geautomatiseerd systeem, te beginnen met het vastleggen via de mobiele telefoon. Door simpelweg een foto van de bon te maken en de kerngegevens in te voeren wordt de bon direct gedigitaliseerd en wordt de eerste stap in de workflow in gang gezet. De onkostennota s worden door het systeem automatisch opgesteld en online voor zowel de manager als de boekhouder real-time inzichtelijk. In een geautomatiseerd Expense Management systeem zoals Declaree kunnen medewerkers onkosten mobiel rapporteren en automatisch laten doorsturen ter goedkeuring. Het gemak en de eenvoud van onkosten direct digitaal declareren is met stip de voornaamste reden dat organisaties kiezen voor een geautomatiseerd systeem als Declaree.

4 2. Tijdsbesparing De overgang van een handmatig declaratieproces naar een geautomatiseerd systeem zal veel tijd besparen bij zowel medewerkers, managers als accountants. Het handmatige proces vanaf het invullen van een onkostendeclaratieformulier tot het uitvoeren van de terugbetaling kan vaak weken zo niet maanden duren. Met het gebruik van een geautomatiseerd systeem kan de totale tijdsbesting gewijd aan de complete workflow terug worden gebracht tot slechts enkele minuten. De tijdwinst die behaald wordt met een geautomatiseerd systeem wordt op tal van manieren verwezenlijkt. Het invoeren van een nieuwe declaratie is in de mobiele applicatie in slechts enkele seconden gebeurd. Hierbij wordt direct al een categorie en eventueel een project voor de declaratie gekozen, zodat de accountant op een later tijdstip niet meer hoeft na te denken over de kostenplaats waar de onkosten geboekt dienen te worden. Waar een gemiddelde medewerker ruim een uur per maand besteed aan het bij elkaar zoeken van bonnetjes en het invullen van het onkostenformulier, is dat met het gebruik van een geautomatiseerd systeem slechts een kwestie van het bonnetje op het moment van ontvangst direct te digitaliseren. De onkostenrapportages hoeft de medewerker zelf niet meer naar om te kijken; die worden compleet geautomatiseerd en digitaal aangeleverd aan zijn of haar leidinggevende. Ook de manager behaalt een flinke tijdswinst bij het controleren van de declaratiestromen van medewerkers. Omdat het geautomatiseerde systeem altijd online is kan de manager op elk gewenst tijdstip de ingediende declaraties bekijken en beoordelen. Steekproefsgewijs kan er op detailniveau naar de bonnetjes worden gekeken, maar het is eveneens mogelijk om per medewerker en per batch goed te keuren. Per organisatie zijn de communicatiestromen precies zo in te stellen dat deze voldoen aan de gewenste workflow. Zo is het mogelijk om voor elke bon apart een automatisch bericht ter goedkeuring te versturen, maar is het ook mogelijk om de onkostenrapportages maandelijks per te ontvangen.

5 3. Kostenbesparing Het besparen op zakelijke euro s is een van de grootste voordelen van het gebruiken van een Expense Management systeem. De kosten die bespaard worden ten opzicht van het ouderwetse handmatige declaratieproces verschillen per organisatie, maar zijn samengesteld uit de volgende onderdelen: de tijd die het maken, goedkeuren en vergoeden van het declaraties kost, evenals de kosten om het rapport af te drukken en te sturen naar de juiste persoon. Een simpele rekensom leert dat een organisatie waarin 50 medewerkers ieder een uur, en een leidinggevende en boekhouder ieder een dag per maand spenderen aan het declareren, goedkeuren en verwerken van alle gemaakte onkosten een kostenpost met zich meebrengt van meer dan 1.750,- euro aan direct gelieerde kosten. Het meest voor de hand liggende besparende voordeel van een geautomatiseerde oplossing is de afname in tijd die besteed wordt aan het invullen van het onkostenformulier. Met een simpelere en snellere workflow voor het declareren van onkosten kunnen medewerkers hun tijd en middelen beter besteden, waarmee de productiviteit verhoogd en dus direct geld wordt bespaard. Ook is het met een web-gebaseerd systeem niet meer nodig om formulieren en bonnetjes te printen. Een andere besparing zit hem in de opslag van de papieren bonnetjes: doordat deze niet meer geraadpleegt hoeven te worden en voor de Belastingdienst de digitale kopie volstaat, hoeven de papieren bonnen niet meer gearchiveerd te worden. Met de verschillende besparende voordelen van een geautomatiseerd systeem kunnen bedrijven die de software geïmplementeerd hebben vanaf de eerste dag al meer dan 65% besparen op het totale declaratieproces, wat in het rekenvoorbeeld neerkomt op meer dan 25,- euro per declaratieformulier. Oude situatie (1u medewerker / 1 dag manager en boekhouder) Kosten medewerker per uur ( / 228 / 8) = ca. 22,- Kosten manager en boekhouder per dag ( / 228) = ca. 328,- Kosten medewerkers: 22,- * 50 = 1.100,- Kosten manager en boekhouder: 2 * 328,- = 656,- Totale kosten huidige situatie: ca ,- Nieuwe situatie (20m medewerker / 1u manager en boekhouder) Kosten medewerker 20 minuten: (ca. 22,- / 3) = 7,33 Kosten manager en boekhouder per uur: (328 / 8) = 41 Kosten medewerkers: 7,33 * 50 = 366,50 Kosten manager en boekhouder: 2 * 41 = 82,- Totale kosten nieuwe situatie: ca. 450,- Kostenbesparing: 75% REKENVOORBEELD

6 4. Geen gebruik meer van spreadsheets Hoewel het gebruik van spreadsheets niet als de voornaamste reden wordt gezien voor het overschakelen naar een geautomatiseerd systeem wordt dit wel direct gekoppeld aan de last en frustratie die organisaties ervaren bij het organiseren en verwerken van de declaraties. Financiële professionals vertrouwen al meer dan twee decennia op professionele spreadsheet software zoals Microsoft Excel om zakelijke kosten te beheren. Hoewel de mogelijkheden van Excel eindeloos lijken voor het maken van handmatige rapportages, is het voor het organiseren van processen en workflows geen geschikte software. Ook het aanleveren van geautomatiseerde standaardrapportages, of het inrichten van communicatiestromen is iets waarvoor Excel niet bedoeld is. Het gebruik van spreadsheets als basis voor declaratieformulieren is daarom achterhaald, slecht controleerbaar, en bovendien onnodig duur. Bedrijven die een geautomatiseerd systeem voor kostenbeheersing hanteren vinden een significante afname van de noodzaak voor spreadsheet software. Klanten van Declaree hoeven niet meer op zoek naar het declaratieformulier via het intranet, besparen op printkosten, en kunnen een workflow inrichten waarmee nieuwe declaraties direct bij de leidinggevende in de inbox belanden. Door de beveiligde online archivering is het terugzoeken van gegevens zeer eenvoudig, en is tevens de fiscale bewaarplicht gewaarborgd.

7 5. Worfklow en accordering Waar organisaties nog een papieren declaratieproces hanteren, eindigen onkostennota s doorgaans tussen stapels papier op de bureau s van leidinggevenden. Eenmaal goedgekeurd worden deze stapels papier doorgegeven aan de financiële afdeling, die vervolgens handmatig deze gegevens moet verwerken en de fysieke papieren nota s en formulieren moet archiveren. En dat is in het geval dat alles gelijk wordt goedgekeurd. Indien er discussie is over een bepaalde onkostendeclaratie, of als een bon niet meer goed leesbaar is, wordt dit doorgaans niet opgevangen in het proces en komt er omtrent de declaratie weer een geheel nieuwe communicatiestroom op gang. Met behulp van een web-based Expense Management systeem hoeven managers zich nooit meer zorgen te maken over stapels papieren declaratieformulieren. Met een geautomatiseerd systeem zijn alle onkosten direct online inzichtelijk, en is de workflow zo in te richten dat de complete organisatorische hiërarchie en eveneens het vier-ogen principe op een eenvoudige manier te realiseren is. Het accorderen van onkostendeclaraties is hiermee geen tijdverslindend en vervelend karwei meer, maar een gemakkelijk en inzichtelijk geautomatiseerd proces. Bovendien worden alle kwitanties veilig online opgeslagen, en wordt via het systeem een automatische terugkoppeling gegeven zodra een bepaalde declaratie niet wordt geaccepteerd. Eveneens is het mogelijk om hierbij een opmerking te plaatsen, zodat buiten het proces om geen nieuwe afzonderlijke communicatiestromen op gang hoeven te komen. Een gedocumenteerd proces voor het indienen van onkostendeclaraties, en een workflow voor het accorderen hiervan, is van vitaal belang voor de financiële afdeling om ervoor te zorgen dat rapporten tijdig worden beoordeeld en op de juiste wijze worden goedgekeurd terwijl medewerkers zekerheid hebben van een nauwkeurige en tijdige vergoeding van de gemaakte kosten.

8 6. Altijd en overal direct onkosten verwerken Een van de grootste voordelen van een online Expense Management oplossing is de mobiliteit. Een online systeem is beschikbaar voor gebruikers vanaf elke locatie op elk moment. Vele professionals declareren hun onkosten op een maandelijkse basis, waarbij de papieren kwitanties van 30 dagen of meer bijeen moeten worden gezocht. Daarbij ontstaat veel onduidelijkheid over de oorsprong van de kosten: voor welke klant stond u daar geparkeerd? Met wie ging u toen lunchen? Gegevens die voor de interne controle én voor de Belastingdienst altijd vermeld dienen te worden bij een declaratie. Los van het bijeen verzamelen van de bonnetjes moet ook het laatste sjabloon van het onkostendeclaratieformulier worden gezocht, en worden er doorgaans uren besteed aan het invullen hiervan. Typisch een karwei dat niet eenvoudig onderweg gedaan kan worden. Door het online systeem in combinatie met de mobiele applicaties te gebruiken worden medewerkers in staat gesteld om op elk moment de onkosten te verwerken en real-time te digitaliseren. Op het moment van ontvangst van de kwitantie is het slechts een kwestie van een foto van de bon te maken, en de omschrijving in te geven. De BTW wordt automatisch uitgerekend op basis van het totaalbedrag, en de toewijzing op een categorie en project zorgt voor een accurate kostenbeheersing en inzichtelijke rapportages. Ongeacht de locatie, het reizen in een vliegtuig, dineren met een klant, of reizen buiten het land, kunnen werknemers hun uitgaven beheren. Bovendien rekent de mobiele applicatie een buitenlandse kwitantie direct om naar de eigen valuta. Declaree stelt gebruikers zelfs in staat om bonnetjes te declareren zonder internetverbinding. Op het moment dat er weer verbinding is, wordt er automatisch gesynchroniseerd.

9 Declaree, de oplossing voor uw geautomatiseerde onkosten Declaree is een geautomatiseerd Expense Management systeem waarmee u uw complete declaratiestroom kunt digitaliseren. De software wordt aangeboden als SaaS applicatie (Software As A Service) waarmee u gevrijwaard bent van installatie, onderhoud, server-updates en back-ups van de software. De applicatie draait op een afzonderlijke Nederlandse server. De applicatie is toegankelijk via een browser (desktop / tablet) en via separaat te installeren mobiele applicaties. De koppeling tussen uw backend, CRM of boekhoudpakket is eveneens snel te realiseren. Door aan te sluiten op de Declaree API (Application Programming Interface) kunt u al uw medewerkers binnen enkele seconden Declaree laten gebruiken, en alle data omtrent bonnetjes eenvoudig terug koppelen naar uw eigen administratie. Heeft u niet de technische kennis in huis om dit zelf te realiseren? Dan biedt het Declaree team de technische expertise om dit compleet voor u in te richten. Mocht u behoefte hebben aan uitgebreide training in het gebruik van de software, dan is dit uiteraard mogelijk. Ook specifieke wensen aangaande (functionaliteit van) Declaree of uitbreidingen op de mobiele applicatie zijn klant-specifiek in te richten. Zelfs een whitelabel optie behoort tot de mogelijkheden! Het team achter Declaree bestaat uit Jasper Spoor, Bart Jochems, en Bas Janssen. Zij volgden alle drie een technische opleiding op de hogeschool of de universiteit. Na enkele jaren ervaring op te hebben gedaan bij een internetbedrijf hebben zij in 2012 een eigen bedrijf opgericht en Declaree vanuit hun technische expertise in-house ontwikkeld. Wilt u weten wat Declaree voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op voor een vrijblijvende afspraak, of kijk op