crisis bestuurders ramp netcentrisch werken CoPI crisismanagement informatiemanager informatie delen regionaal veiligheidsregio

Transcriptie

1 regionaal interactief operationeel netwerk team netcentrisch werken veiligheidsregio plotter informatievoorziening crisismanagement bestuurders informatie delen CoPI informatiemanager ramp meldkamer crisis

2 Wat is Netcentrisch Werken? Netcentrisch werken is een nieuwe manier van operationele informatie-uitwisseling ten tijde van een ramp of crisis. Deze werkwijze houdt in dat meldkamers, commandoposten (CoPI), regionaal operationeel team (ROT) en bestuurders (BT) niet via de hiërarchische lijn, maar via een online netwerk informatie delen. Zo heeft iedereen hetzelfde actuele beeld van een crisis. Met dit totaalbeeld kunnen betrokkenen sneller besluiten nemen en tot actie over gaan. Ook kunnen we manschappen en middelen zo effectiever inzetten en burgers sneller informeren. Uiteindelijk zorgt dit voor minder schade, minder slachtoffers en een sneller herstel van de normale situatie. Informatiemanagers, -coördinatoren en plotters Informatiemanagers, -coördinatoren en plotters zijn nieuwe operationele functies binnen de rampenbestrijding en crisisbeheersing. De functionarissen zorgen voor de informatievoorziening in de crisisorganisatie met behulp van het Landelijk Crisismanagement Systeem (LCMS). Zij zitten als het ware aan de knoppen van dit systeem. Bij binnenkomst van een melding maakt de meldkamer een startbeeld in het LCMS. Informatiemanagers, -coördinatoren en plotters voegen hier actuele informatie aan toe en passen gegevens aan. Daarnaast leggen zij op basis van informatie uit het LCMS actie- en beslispunten voor aan de leiding. Er zijn meerdere informatiemanagers, -coördinatoren en plotters nodig om alle crisisteams van informatie te kunnen voorzien. Werkwijze en takenpakket Dit boekje omschrijft de werkwijze van netcentrisch werken in Fryslân. Hiervoor zijn de rollen en verantwoordelijkheden van de meldkamer, CoPI, ROT, GBT en RBT in kaart gebracht. Daarnaast zijn de taken omschreven van alle functionarissen die een rol hebben in het netcentrisch werken. Hierbij is uitgegaan van gefaseerde opschaling. In geval van directe opschaling (in een keer GRIP 3 of 4) zal de beeldvorming anders verlopen omdat er mogelijk gelijktijdig in de teams aan het plot wordt gewerkt. GRIP 1 GRIP 2 GRIP 3 GRIP 4 Locatie: ter plaatse Locatie: RCC Locatie: Gemeentehuis Locatie: RCC Operationeel Leider Leider CoPI CoPI Voorlichtingsfunctionaris Informatiemanager Plotter Officier van Dienst Brandweerzorg Officier van Dienst Politiezorg Officier van Dienst Geneeskundige zorg Officier van Dienst Bevolkingszorg Veldeenheden Voorlichting Sectie Informatiemanagement Ondersteuning Sectie Brandweerzorg Sectie Politiezorg Sectie Geneeskundige zorg Sectie Bevolkingszorg Sectie(s) Overige ROT Team Bevolkingszorg Locatie: gemeentehuizen Burgemeester GBT Adviseur Brandweerzorg Adviseur Politiezorg Adviseur Geneeskundige zorg Adviseur Bevolkingszorg Communicatieadviseur Informatiemanager Journaalschrijver/Ondersteuner Officier van Justitie Voorzitter Veiligheidsregio RBT Burgemeesters Operationeel Leider Adviseur Brandweerzorg Adviseur Politiezorg Adviseur Geneeskundige zorg Adviseur Bevolkingszorg Communicatieadviseur Informatiemanager Journaalschrijver/Ondersteuner Dijkgraaf Hoofdofficier van Justitie OPERATIONEEL TACTISCH STRATEGISCH

3 Inhoud Calamiteiten Coördinator meldkamer (CaCo)... 6 Tabblad meldkamer... 9 Commando Plaats Incident (CoPI) Leider CoPI Officieren van Dienst Voorlichtingsfunctionaris Informatiemanager Plotter Tabblad CoPI Regionaal Operationeel Team (ROT) Operationeel leider Algemeen Commandanten Medewerkers stafsecties Voorlichtingsfunctionaris Informatiemanager Informatiecoördinator Plotter Ondersteuner telefonie en beeldregie Ondersteuner Operationeel Leider Tabblad ROT Team Bevolkingszorg (TBZ) Leidinggevende TBZ Hoofd Taakorganisatie Informatiemanager Beleidsteam (BT) Voorzitter BT Adviseurs kolommen Informatiemanager Journaalschrijver Tabblad BT Regievoering Afkortingenlijst

4 Calamiteiten Coördinator meldkamer (CaCo) Op de meldkamer werken centralisten van de politie, brandweer en ambulance gezamenlijk aan de multidisciplinaire incidentbestrijding. Dit doen zij onder leiding van een Calamiteiten Coördinator (CaCo). In het begin van de opschaling leveren de meldkamer en de eerste eenheden vanaf de incidentlocatie belangrijke input voor het Startbeeld. Dit Startbeeld wordt vervolgens gebruikt door het CoPI, ROT, GBT/RBT en andere partijen. De meldkamer werkt dat beeld continu bij met verbeterde of vernieuwde informatie. Routinefase De meldkamer opereert via het eigen proces. Een incident dat naar oordeel van de CaCo multidisciplinaire coördinatie vraagt, wordt aangemaakt in LCMS-Tekst. Het criterium hiervoor is potentiële GRIP-situatie. Denk bijvoorbeeld aan een grote brand of openbare ordeverstoring. De centralisten worden geïnformeerd over het aanmaken van dit incident in LCMS-Tekst. Routinefase tot en met GRIP 1 Voert regie op het voorkomen van dubbele incidenten in het gemeenschappelijk meldkamer systeem (GMS). Maakt een incident aan in LCMS-Tekst en vult het tabblad Meldkamer aan de hand van de METHANE-indeling (zie tabblad meldkamer) met relevante informatie uit GMS. Tijdens het verdere verloop van het incident werkt de meldkamer haar gegevens over het incident bij in GMS. Vult relevante, actuele informatie in het meldkamerbeeld in. Dit kan middels een handmatige toevoeging van informatie in de betreffende velden in LCMS-Tekst. Of stelt Startbeeld op door GMS informatie via OVI-tool te exporteren naar LCMS. Voert regie op het Startbeeld totdat CoPI operationeel is. Is verantwoordelijk voor informatie-uitwisseling tussen de meldkamer en het CoPI. Draagt regie op Start-/Situatiebeeld (meldkamerbeeld) over na gereed melding informatie manager CoPI. GRIP 1 tot en met GRIP 4 Exporteert via de OVI-tool vanuit GMS periodiek informatie opnieuw naar LCMS-Tekst. Tijdens het verdere verloop van het incident werkt de meldkamer de gegevens over het incident bij in GMS. Vult relevante, actuele informatie in het Situatiebeeld. Dit kan middels een actualisering door middel van de OVI-tool of een handmatige toevoeging van informatie in de betreffende velden in LCMS-Tekst. Controleert de actiemodule in LCMS-Tekst op voor de meldkamer bestemde acties en bewaakt de opvolging en voortgang van deze acties. Controleert de berichtenmodule in LCMS-Tekst op voor de meldkamer bestemde berichten en is verantwoordelijk voor de beantwoording van de gestelde vragen of het delen van informatie binnen de meldkamer. Bij NL-Alert De CaCo verzendt op aangeven van de informatiemanager CoPI of ROT, afhankelijk van de GRIP-situatie, het NL-Alert bericht dat klaar staat in LCMS in het tabblad CoPI respectievelijk het tabblad ROT. In de acute beginfase wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van standaardberichten. De CaCo neemt in deze fase de beslissing en zorgt voor de uitvoering. 6 7

5 Tabblad meldkamer Tabblad Omschrijving Toelichting Meldkamerbeeld Beeldvorming Kladblok gegevens Ingezette eenheden M major incident / ongeval bericht E exact location T type of incident H hazards/aanwezige en potentiële risico s en gevaren voor hulpverleners (meetplan, schotsveld, etc.) A access / toegang tot gebied, aanrijroute veilige opstelplaats N number of casualties / aantal en soort slachtoffers of (andere) schade E emergency services / aanwezige en vereiste hulpdiensten Koppeling met GMS. Koppeling met GMS of handmatig. In tekst. In plot tevens aangeven M, E, H, A. 8 9

6 Commando Plaats Incident (CoPI) Bij de alarmering van GRIP 1 (of hoger) wordt het Commando Plaats Incident (CoPI) geactiveerd. Het CoPI beschikt over een informatiemanager en een plotter. Samen zijn ze, onder leiding van de leider CoPI, verantwoordelijk voor de informatietaken in het CoPI. De leden van het CoPI komen steeds op een afgesproken tijdstip bijeen in de CoPI-bak; een vergadercontainer bij de plaats van het incident. Het vergadermoment van het CoPI is afgestemd met het vergadermoment van het ROT. Leider CoPI Ontvangt aanrijdend bijzonderheden van de CaCo via mobilofoon of telefoon aan de hand van de METHANE-indeling (zie tabblad meldkamer). Stemt, zodra ter plaatse, Informatie-/Startbeeld af met informatiemanager. Stemt beeld af met CaCo. Bepaalt startagenda eerste CoPI. Neemt werkafspraken door met informatiemanager en plotter. Leidt het CoPI-overleg op basis van de CoPI-agenda en de actie- en besluitenlijst. Geeft de informatiemanager ruimte om het Situatiebeeld toe te lichten bij aanvang van de vergadering. Toetst tijdens het CoPI het Situatiebeeld op basis van de informatie die bij de deelnemers CoPI bekend is. Geeft aan welke informatie door de informatiemanager CoPI direct in het CoPI-tabblad moet worden verwerkt. Verifieert CoPI-tabblad en multi-relevante informatie (tekst en plot) die door de informatiemanager overgezet wordt in het CoPI-tabblad. Informeert de Officieren van Dienst bij relevante, nieuwe informatie. Informeert informatiemanager CoPI over nieuwe informatie die buiten vergaderingen uit het veld beschikbaar komt. Bij NL-Alert De leider CoPI bepaalt het verzendgebied van het NL-Alert bericht en het handelingsperspectief in samenwerking met de leden van het CoPI. Officieren van Dienst Geen, anders dan eigen mono-operationele proces. Verifieert het door de informatiemanager gepresenteerde totaalbeeld. Levert mono-informatie aan die multi relevant is. Verzamelt tijdens vergadering multi-informatie die mono relevant is. Draagt relevante multi-informatie uit naar mono-onderdelen in het veld. Draagt nieuwe, kritische multi-informatie aan bij de informatiemanager (als het niet kan wachten tot eerstvolgende CoPI-vergadering)

7 Voorlichtingsfunctionaris Geen, anders dan reguliere werkzaamheden. Filtert relevante informatie uit Startbeeld ten behoeve van woordvoering pers en dergelijke. Licht de voor het operationele CoPI proces relevante informatie vanuit de media of omgeving toe. Onderhoudt contact met het Hoofd Taakorganisatie Communicatie in het Team bevolkingszorg (indien operationeel) ten behoeve van persbericht of informeren bevolking. Informeert de aanwezige pers na overleg met het Hoofd Taakorganisatie Communicatie in het Team Bevolkingszorg (indien operationeel). Leest Situatiebeeld ten behoeve van relevante informatie voor het voorlichtingsproces. Laat de beleving van de situatie ter plaatse verwerken door informatiemanager CoPI in het tekstueel Situatiebeeld. Bij NL-Alert Bij GRIP 1 zorgt de voorlichtingsfunctionaris voor het opstellen van het NL-Alert bericht en geeft dit door aan de informatiemanager CoPI voor plaatsing in LCMS. Informatiemanager Brengt hulpmiddelen in gereedheid ten behoeve van informatievoorziening LCMS-Tekst en dergelijke. Oriënteert op Startbeeld en herrubriceert informatie vanuit het veld meldkamerbeeld in het meldkamer-tabblad LCMS-Tekst naar de velden in het CoPI-tabblad. Neemt regie over op Start-/Situatiebeeld, meldt dit bij de CaCo in de meldkamer en legt vast in Situatiebeeld. Bereidt zich voor op presenteren (samenvatting) van het Situatiebeeld in eerste CoPI en stemt af met leider CoPI. Informeert plotter en neemt werkafspraken door. Valideert (tijdens eerste CoPI-vergadering) het door de meldkamer opgestelde Startbeeld op basis van de informatie die vanuit het veld binnenkomt en verwerkt kerninfo in het CoPI-tabblad. Presenteert (samenvatting) het bevroren Situatiebeeld (tekst en geografisch) bij aanvang van het CoPI (ten behoeve van de beeldvorming). Houdt CoPI-journaal bij in de sitrapmodule van LCMS-Tekst. Dit journaal wordt eveneens gebruikt als verslag. Stelt op basis van de behoefte van de meldkamers en het ROT de relevante vragen aan de Officieren van Dienst (valideren en verfijnen). Voert in LCMS actie en besluitenlijst in. Verwerkt multidisciplinair relevante informatie uit het CoPI-overleg in het CoPI-tabblad van LCMS-Tekst (in overleg met leider CoPI). Monitort Situatiebeeld op relevante informatie en informeert leider CoPI bij relevante ontwikkelingen. Voert regie op gebruikte tabbladen in LCMS-tekst (bij GRIP 1). Actieve informatiedeling met de Officieren van Dienst ter aanvulling / actualisatie van het Situatiebeeld (totaalbeeld) dan wel CoPI-beeld. Verwerkt mutaties in LCMS-Tekst en geeft aanwijzingen aan plotter ten behoeve van wijzigingen in LCMS-Plot. Zet via de actiemodule in LCMS-Tekst namens de leider CoPI acties uit aan de informatiefunctionarissen van de meldkamers en het ROT en bewaakt de opvolging en voortgang van deze acties. Kopieert verzonden acties naar het functielogboek om een overzicht te genereren van de status van uitstaande acties. Zet via de berichtenmodule in LCMS-Tekst berichten uit bij andere teams en bewaakt de opvolging en voortgang van deze berichten. Controleert de actiemodule in LCMS-Tekst op voor het CoPI bestemde acties en bewaakt de opvolging en voortgang van deze acties. Verwerkt reacties op uitgezette actie in functielogboek. Controleert de berichtenmodule in LCMS-Tekst op voor het CoPI bestemde berichten en is verantwoordelijk voor de beantwoording van de gestelde vragen of het delen van 12 13

8 informatie uit het bericht met het CoPI. Voert in LCMS actie- en besluitenlijst in. Bij NL-Alert Bij GRIP 1 dicteert de voorlichter het bericht aan de informatiemanager CoPI. Het NL-Alert bericht wordt geplaatst in het CoPI-tabblad onder pers- en publieksvoorlichting. Zodra het bericht in LCMS is geplaatst meldt de informatiemanager CoPI dat aan de CaCo, zodat deze het bericht kan verzenden. Plotter Brengt hulpmiddelen ten behoeve van informatievoorziening (plot/beamer) in gereedheid. Raadpleegt Start-/Situatiebeeld en selecteert geografische informatie en verwerkt deze in de CoPI-laag van LCMS-Plot (in overleg met informatiemanager) ten behoeve van het Situatiebeeld. Presenteert eerste plot op een beamer in CoPI. Bedient LCMS-Plot ten behoeve van de presentatie van het geografisch beeld voor het CoPI. Tekent tijdens het CoPI-overleg de geografische informatie in LCMS-Plot. Bewaakt tijdens het CoPI-overleg het Situatiebeeld in LCMS-Tekst ten behoeve van relevante informatie voor het CoPI en breekt indien nodig in tijdens het overleg. Houdt de besluiten en acties bij. Werkt LCMS-Plot bij aan de hand van actuele ontwikkelingen. Verifieert consistentie grafisch beeld (LCMS-Plot) en tekstueel Situatiebeeld (LCMS-Tekst) in overleg met de informatiemanager. Tabblad CoPI Tabblad Omschrijving Toelichting CoPI-beeld Beeldvorming Oordeelsvorming Besluiten Operationele veiligheid Bestrijding Slachtofferbeeld Lokale meteo Bevolkingsaspecten Persvoorlichting Korte omschrijving bron- en effectgebied. Prognose, knelpunten en risico s. Door het CoPI genomen besluiten. Risico s voor de hulpverleners en de daarmee samenhangende veiligheidsmaatregelen in bron- en effectgebied. Ingezette bestrijdingsmaatregelen (inclusief prioriteiten). Indicatie aard een aantal slachtoffers bron- en effectgebied. Meteo gegevens bron- en effectgebied op basis van waarneming. Aantal betrokken personen in bron- en effectgebied. Voorlichting in bron- en effectgebied. Lokale opvang betrokken personen. Bijzonderheden ten aanzien van contacten met de pers ter plaatse. Locatie Locatie bijzonderheden. Inclusief plot. Inclusief communicatie hierover naar de hulpverleners. Vergelijking opgegeven meteo met lokale meteo. Bijvoorbeeld wat is er extern al bekend geraakt

9 Regionaal Operationeel Team (ROT) Vanaf GRIP 2 wordt het Regionaal Operationeel Team (ROT) geactiveerd. Het ROT wordt geleid door de Operationeel Leider (OL). Het ROT beschikt over de stafsecties Politie, Brandweer, GHOR, Bevolkingszorg en ook de stafsectie Informatiemanagement. Deze laatste bestaat uit een informatiemanager en een informatiecoördinator. De informatiemanager geeft leiding aan de sectie en is verantwoordelijk voor de informatietaken in het ROT. Operationeel leider Stemt bij aankomst Informatie-/Situatiebeeld af met informatiemanager. Stemt af met leider CoPI. Bepaalt startagenda eerste ROT aan de hand van zwaartepunten incident. Leidt het ROT-overleg op basis van de ROT-agenda en de actie- en besluitenlijst. Geeft informatiemanager gelegenheid om het Situatiebeeld toe te lichten. Toetst tijdens het ROT het Situatiebeeld op basis van de informatie die bij de deelnemers ROT bekend is. Geeft informatiemanager ruimte om gedurende het ROT overleg vragen te stellen en het informatieproces te bewaken. Stemt af met leider CoPI en, indien operationeel, voorzitter GBT/RBT. Verifieert ROT-tabblad. Heeft de verantwoordelijkheid om de informatie uit het overleg die in het ROT-tabblad is verwerkt te controleren en indien nodig aan te (laten) passen. Bij NL-Alert De operationeel leider bepaalt het verzendgebied van het NL-Alert bericht en het handelingsperspectief in samenwerking met de leden van het ROT. Algemeen commandanten Oriënteren zich op stand van zaken incident (onder andere doornemen Situatiebeeld en mono-tabblad in LCMS). Nemen aanrijdend of na aankomst contact op met aanspreekpunten uit eigen kolom (niet met meldkamer) ten behoeve van de informatieoverdracht voor het mono proces. Delen beschikbare informatie met medewerkers stafsectie, bepalen informatiebehoefte mono/multi en nemen werkafspraken door. Bereiden ROT vergadering voor met medewerker stafsectie. Nemen werkafspraken door met actiecentra. Lichten, indien gewenst, de knelpunten toe vanuit mono-disciplinair perspectief. Verzorgen mono-disciplinaire inbreng in het overleg ten aanzien van gevraagde acties, besluiten en vragen. Informeren informatiemanager ROT over relevante nieuwe informatie, zodat men geattendeerd wordt op deze aanpassing in het Situatiebeeld

10 Zien er op toe dat valideren en verfijnen van informatie van eigen processen in het mono-tabblad plaatsvindt. Lichten na het ROT overleg de acties voor de kolom toe aan de medewerker stafsectie, waarna de medewerker stafsectie de actie kan uitvoeren. Communiceren via het eigen interne netwerk (vooralsnog niet LCMS). Medewerkers stafsecties Brengen hulpmiddelen in de sectie in gereedheid (onder andere het opstarten van LCMS-Tekst). Oriënteren zich op stand van zaken incident (onder andere het doornemen van het Situatiebeeld en mono-tabblad in LCMS). Delen beschikbare informatie met de algemeen commandant, bepaalt informatiebehoefte mono/multi en nemen werkafspraken door. Bereiden ROT-vergadering voor met algemeen commandant. Nemen werkafspraken door met actiecentrum. Voegen (indien beschikbaar) multidisciplinair relevante informatie toe aan mono-tabblad (LCMS-tekst). Leveren geografische informatie op de A3 plot aan de plotter ROT zodat deze verwerkt kan worden in LCMS-Plot (zowel tijdens als buiten het overleg). Voegen (indien beschikbaar) multidisciplinair relevante informatie toe aan het monotabblad. Controleren de actiemodule in LCMS-Tekst op voor de kolom (stafsectie of actiecentrum) bestemde acties. Oriënteren zich op het uitvoeren van de acties in afwachting van de toelichting door de algemeen commandant. Controleren de berichtenmodule in LCMS-Tekst op voor de stafsectie of actiecentrum bestemde berichten en zijn verantwoordelijk voor de beantwoording van de gestelde vragen of het delen van informatie uit het bericht met de stafsectie of actiecentrum. Filteren mono-informatie ten behoeve van het aanvullen van het eigen mono-tabblad in LCMS-tekst. Valideren en verfijnen informatie van eigen processen in het eigen mono-tabblad in LCMS-tekst. Informeren mono-actiecentra over relevante multi-informatie. Controleren de actiemodule in LCMS-Tekst op voor de kolom (stafsectie of actiecentrum) bestemde acties. Oriënteren zich op het uitvoeren van de acties. Zetten, zo nodig na toelichting door algemeen commandant, de actie door naar het actiecentrum (op de traditionele wijze, en via LCMS-tekst) en bewaken de opvolging en voortgang van deze acties. Controleren de berichtenmodule in LCMS-Tekst op voor de stafsectie of actiecentrum bestemde berichten en zijn verantwoordelijk voor de beantwoording van de gestelde vragen of het delen van informatie uit het bericht met de stafsectie of actiecentrum. Voorlichtingsfunctionaris Oriënteert zich op stand van zaken incident (onder andere het doornemen van het Situatiebeeld in LCMS). Monitort buitenwereld ten aanzien van beeldvorming pers en publiek. Ontvangt hiervoor input van de sectie Bevolkingszorg. Wisselt, indien nodig, informatie en beelden uit met voorlichter in het CoPI en Hoofd Taakorganisatie Communicatie. Neemt werkafspraken door met de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. Adviseert de operationeel leider over de communicatiestrategie en stemt met hem af. Signaleert de externe informatiebehoefte en stemt af met ROT en TBZ. Signaleert de communicatieve consequenties van de acties van het ROT. Monitort Situatiebeeld om advies uit te brengen voor informatievoorziening van de bevolking. Monitort buitenwereld ten aanzien van beeldvorming pers en publiek om advies uit te brengen voor informatievoorziening bevolking. Ontvangt hiervoor input van de sectie Bevolkingszorg. Adviseert de operationeel leider over de communicatiestrategie en stemt met hem af. Wisselt, indien nodig, informatie en beelden uit met voorlichter in CoPI en Hoofd Taakorganisatie Communicatie. Bij NL-Alert Bij GRIP 2, 3 en 4 zorgt de voorlichtingsfunctionaris ROT voor het opstellen van het NL-Alert bericht. Het NL-Alert bericht wordt door de voorlichtingsfunctionaris geplaatst in het ROT-tabblad onder pers- en publieksvoorlichting en stelt de informatiemanager ROT daarvan op de hoogte. Zodra het bericht in LCMS is geplaatst meldt de informatiemanager ROT aan de CaCo dat er een te verzenden bericht klaar staat in LCMS

11 Informatiemanager Brengt hulpmiddelen ten behoeve van informatievoorziening LCMS-Tekst in gereedheid. Neemt Situatiebeeld in LCMS-Tekst door. Stemt af met informatiemanager CoPI. Informeert informatiecoördinator, plotter en de ondersteuner operationeel leider, bespreekt prioriteiten informatieproces en bepaalt acties. Bereidt zich voor op presenteren (samenvatting) Situatiebeeld en stemt af met operationeel leider. Neemt regie op Situatiebeeld over en meldt dit bij informatiemanager CoPI en CaCo in de meldkamer, legt vast in ROT-tabblad dat het ROT operationeel is. Legt vast in Situatiebeeld. Past op basis van de ingevoerde informatie het Situatiebeeld aan. Presenteert (samenvatting van) het bevroren Situatiebeeld (aan de hand van het Situatiebeeld en grafisch plot op het scherm) bij aanvang van het ROT (ten behoeve van de beeldvorming). Komt terug op de afgesproken acties. Licht verwachte acties voor het ROT vanuit de andere teams toe. Dit met ondersteuning van het functiegebonden logboek op het ene scherm en het geografisch plot (LCMS-Viewer) op het andere scherm. Houdt gedurende het overleg kort en kernachtig de relevante informatie uit het ROT-overleg bij in LCMS-Tekst. Zet via de actiemodule in LCMS-Tekst alleen multidisciplinaire acties uit aan andere teams en kolommen (meldkamer, CoPI, BT en de kolommen). Kopieert verzonden acties naar het functielogboek om een overzicht te genereren van de status van uitstaande acties. Zet via de berichtenmodule in LCMS-tekst alleen multidisciplinaire berichten uit aan andere teams. Verwerkt relevante informatie uit ROT in ROT-tabblad. Attendeert leden ROT op relevant informatie (monitorfunctie). Is verantwoordelijk voor regievoering (consistentie, actualiteit, onduidelijkheden, kernachtige verwoording etc.) op de tabbladen in LCMS-tekst (vanaf GRIP 2). Stemt af met informatiecoördinator ROT, de ondersteuner van de operationeel leider en plotter ROT. Stemt indien gewenst af met informatiecoördinatoren van andere teams. Ziet er op toe dat stafsectie brandweer plotinformatie ten behoeve van het effectgebied (gevaarlijke stoffen) aanlevert aan plotter (ROT). Bij NL-Alert Als door de voorlichtingsfunctionaris wordt gemeld dat er een bericht in LCMS is geplaatst, meldt de informatiemanager ROT aan de CaCo dat er een te verzenden bericht klaar staat in LCMS

12 Informatiecoördinator Brengt hulpmiddelen ten behoeve van de informatievoorziening (LCMS-Tekst/Viewer) in gereedheid. Neemt Situatiebeeld in LMCS-Tekst door. Overlegt met informatiemanager ten behoeve van het informeren, prioriteiten informatieproces bespreken en acties bepalen. Levert indien gewenst, in overleg met informatiemanager, een print-out van het Situatiebeeld ten behoeve van de ROT-vergadering aan de Algemeen Commandanten. Print indien gewenst een geografisch beeld op A3 formaat in kleur ten behoeve van de mono stafsecties, zodat deze hierop geografische informatie kunnen intekenen en aanleveren. Toont Situatiebeeld op één van de schermen. Verwerkt aanwezige informatie in ROT-tabblad voor zover dit nog niet is gebeurd. Verwerkt informatie uit de meldkamer, CoPI, en mono-tabbladen tot kerninformatie in het ROT-tabblad. Neemt werkafspraken met informatiemanager door ten behoeve van informatieverwerking tijdens vergaderingen. Voert regie over alle tabbladen in LCMS-tekst (consistentie, actualiteit, onduidelijkheden, kernachtige verwoording etc.). Past indien nodig het Situatiebeeld aan. Neemt kerninformatie uit mono- en teamtabbladen over in het ROT-tabblad. Bewaakt tijdens het ROT-overleg het Situatiebeeld in LCMS-Tekst ten behoeve van relevantie informatie voor het ROT en breekt indien nodig in bij de vergadering. Informeert namens het ROT, indien gewenst, bij andere teams naar onduidelijkheden en/of urgente vragen. Bewaakt de consistentie tussen het geografische en tekstueel beeld. Controleert de actiemodule in LCMS-Tekst op voor het ROT bestemde acties en bewaakt de opvolging en voortgang van deze acties. Verwerkt in functielogboek. Controleert de berichtenmodule in LCMS-Tekst op voor het ROT bestemde berichten en is verantwoordelijk voor de beantwoording van de gestelde vragen of het delen van informatie uit het bericht met het ROT. Print indien gewenst Situatiebeeld uit voor begin vergadering. Is verantwoordelijk voor uitvoerende regie op de tabbladen (bij GRIP 2 en verder) en het geven van aanwijzingen aan secties voor benodigde wijzigingen. Voert aanpassingen in de tabbladen door naar aanleiding van inconsistentie, verouderde informatie, onduidelijkheden, niet kernachtige verwoording etc. Neemt kerninformatie uit mono- en team-tabbladen over in het ROT-tabblad. Valideert en verfijnt informatie door procesverantwoordelijken van de secties uit te vragen. Bewaakt de consistentie tussen het geografisch en tekstueel beeld. Zet via de actiemodule in LCMS-Tekst namens de operationeel leider acties uit aan andere teams en bewaakt de opvolging en voortgang van deze acties. Zet via de berichtenmodule in LCMS-Tekst berichten uit bij andere teams en bewaakt de opvolging en voortgang van deze berichten. Controleert de actiemodule in LCMS-Tekst op voor het ROT bestemde acties en bewaakt de opvolging en voortgang van deze acties. Kopieert verzonden acties naar functielogboek om een overzicht te genereren van de status van de acties. Controleert de berichtenmodule in LCMS-Tekst op voor het ROT bestemde berichten en is verantwoordelijk voor de beantwoording van de gestelde vragen of het delen van informatie uit het bericht met het ROT. Plotter Brengt hulpmiddelen ten behoeve van de informatievoorziening (LCMS-Plot etc.) in gereedheid. Treedt in overleg met informatiemanager en -coördinator om werkafspraken door te nemen. Verwerkt aanwezige geografische informatie uit het ROT-tabblad in de ROT-laag van LCMS-Plot voor zover dit nog niet is gebeurd. Stemt af met de plotter CoPI. Bereidt het tonen van het grafisch beeld op één van de schermen voor. Werkt indien gewenst tijdens vergaderingen het grafisch plot bij. Bewaakt het Situatiebeeld in LCMS-Tekst om hieruit de geografische informatie te filteren die vervolgens in LCMS-Plot geplaatst kan worden. Ontvangt van de medewerkers stafsectie (mono) geografische informatie (eventueel op de A3 plot) en verwerkt deze in LCMS-Plot. Visualiseert objecten of andere geografische informatie in het effectgebied die relevant zijn voor het operationele proces. Verwerkt nieuwe info vanuit mono-secties in LCMS-Plot. Verifieert consistentie grafisch beeld en Situatiebeeld. Filtert en plot de geografische informatie uit het Situatiebeeld. Verwerkt door stafsecties geleverde informatie ten aanzien van het effectgebied in het geografisch plot. Print eventueel nieuwe versie van het grafisch plot op A3 formaat uit en deelt deze uit op de stafsecties

13 Ondersteuner telefonie en beeldregie Ontsluit ruimten indien nodig. Verzoekt mensen de ruimte vrij te maken indien nodig. Schakelt telefonie doorschakeling uit. Brengt hulpmiddelen ten behoeve van de informatievoorziening (beamers etc.) in gereedheid. Zet vergaderbenodigdheden klaar. Voert aanwezigheidsadministratie uit. Deelt RCC-passen uit indien nodig. Bemenst de telefooncentrale en verbindt gesprekken door. Stelt gewenste beelden samen op de RCC schermen in overleg met informatiemanager. Geen, anders dan reguliere werkzaamheden. Onderhoudt contact met sectie informatie over onder andere mogelijke ondersteuning, uitprinten plot, teksten, eenvoudige technische ondersteuning. Neemt contact op met helpdesks in geval van technische problemen. Verwerkt binnenkomende faxen. Handelt binnenkomende telefonie af, onder andere loggen. Ondersteuner Operationeel Leider Reguliere werkzaamheden. Stemt af met informatiemanager ROT. Legt acties en besluiten vast in het LCMS. Houdt actie, knelpunten en besluitenlijst bij in ROT-tabblad. Houdt presentielijst bij van de ROT-vergadering. Stemt af met informatiemanager ROT. Tabblad ROT Tabblad Omschrijving Toelichting ROT-beeld Beeldvorming Oordeelsvorming Besluiten Operationele veiligheid Bestrijding Slachtofferbeeld Meteo- en getijdeninformatie Bevolkingsaspecten Bestuurlijke aspecten Mediabeeld Pers- en publieksvoorlichting/ communicatiestrategie Informatie ketenpartners Betrokken diensten en organisaties Korte omschrijving van het gehele incident. Prognose, knelpunten en risico s. Door het ROT genomen besluiten. Risico s voor de hulpverleners en de daarmee samenhangende veiligheidsmaatregelen in bron- en effectgebied. Ingezette bestrijdingsmaatregelen (inclusief prioriteiten). Indicatie aard en aantal slachtoffers bron- en effectgebied. Meteo- en getijdeninformatie voor bron- en effectgebied (inclusief verwachtingen). Aantal betrokken personen in bron- en effectgebied. Feitelijke informatie ten behoeve van voorlichting. Opvang betrokken personen (eventueel opvanglocaties). Besluiten en dilemma s waarover een bestuurlijk oordeel wordt gevraagd. Scenario s worden uitgewerkt maar niet verwerkt in LCMS. Mediawatching (inclusief sociale media). Crisiscommunicatie. Relevante informatie van ketenpartners, relevant voor de beeldvorming. Welke diensten en organisaties zijn betrokken bij het incident en/ of de bestrijding ervan. Inclusief plot. Inclusief communicatie hierover naar de hulpverleners. In principe CoPI tenzij bestrijding span of control van CoPI overstijgt. Uitwerking strategische uitgangspunten. Wat is er extern al bekend geraakt. Inhoud statement, openbaarheid versus vertrouwelijkheid, voorlichting burgers en bedrijven

14 Team Bevolkingszorg (TBZ) Het Team Bevolkingszorg (TBZ) houdt zich bezig met zelfstandig uit te voeren taken (gemeentelijke processen) en wordt daarbij aangestuurd door de sectie Bevolkingszorg in het ROT. Het TBZ en de gemeentelijke taakorganisaties zijn gehuisvest in de getroffen gemeente(n). Leidinggevende TBZ Oriënteren zich op stand van zaken incident (onder andere doornemen Situatiebeeld en mono-tabblad in LCMS). Stemt af met de algemeen commandant Bevolkingszorg in het ROT. Stemt af met informatiemanager TBZ. Fungeert als voorzitter van het TBZ. Voorafgaand aan het plenair overleg geeft de leidinggevende TBZ het woord aan de informatiemanager. De informatiemanager TBZ presenteert kort de highlights uit het informatiebeeld. De leidinggevende TBZ houdt een ronde langs de hoofden van het TBZ. Deze hoofden geven aanvullingen en/of wijzigingen op de situatie. De informatiemanager bewaakt het informatiebeeld. De leidinggevende TBZ licht de besluiten en uitgezette acties van het ROT toe aan de leden van het TBZ (indien inhoudelijk een toelichting nodig is, geen discussie). De leidinggevende TBZ licht de besluiten en uitgezette acties van het TBZ na afloop van de vergadering toe aan de algemeen commandant Bevolkingszorg in het ROT. Afstemming met informatiemanager TBZ, de hoofden taakorganisatie en de algemeen commandant Bevolkingszorg. Hoofden Taakorganisatie Oriënteren zich op stand van zaken incident (onder andere doornemen Situatiebeeld en mono-tabblad in LCMS). Leveren informatie van de teamleiders van de eigen taakorganisatie aan de informatiemanager TBZ. Inventariseren de informatie die van belang is voor de eigen taakorganisatie. Halen informatie bij de teamleiders van de eigen taakorganisatie. Het hoofd neemt na afloop van het plenair overleg de acties mee naar het eigen deelproces en licht deze toe

15 Informatiemanager Oriënteert zich op stand van zaken incident (onder andere doornemen Situatiebeeld en mono-tabblad in LCMS). Neemt werkafspraken door met de sectie Bevolkingszorg in het ROT. Meldt aan de sectie Bevolkingzorg en de informatiemanager ROT dat het TBZ operationeel is. Voor aanvang van elk plenair overleg, print en slaat de informatiemanager TBZ de meest actuele versie van het informatiebeeld (tabblad situatie en tabblad bevolkingszorg) op (pdf) en legt deze klaar voor alle leden van het plenair overleg. Voorafgaand aan het plenair overleg, geeft de leidinggevende TBZ het woord aan de informatiemanager. De informatiemanager presenteert kort de highlights uit het informatiebeeld. Hij brengt daarbij accenten aan ten behoeve van de besluitvorming in het TBZ. De informatiemanager licht eveneens de verwachte acties voor het TBZ vanuit de andere teams toe. Hij doet dit met ondersteuning van het bevroren en geprinte infobeeld (pdf) en het geografisch plot op één van de schermen. De informatiemanager plaatst nieuwe informatie (voortgang en knelpunten) ten aanzien van de eigen processen in het tabblad Bevolkingszorg. De informatiemanager plaatst adviezen, acties en vragen in één bericht en stuurt dit naar de sectie Bevolkingszorg ROT en de betrokken bevolkingszorg teams. De informatiemanager bewaakt informatiebeeld en de uitgezette acties en besluiten. De informatiemanager ziet toe op volledigheid, actualiteit en juistheid van de bijdrage aan het informatiebeeld vanuit TBZ perspectief. Onderhoudt contact met de sectie Bevolkingszorg in het ROT (informatie halen en brengen)

16 Beleidsteam (BT) Afhankelijk van de GRIP-situatie is er een Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) of een Regionaal Beleidsteam (RBT). Een GBT wordt opgestart bij GRIP 3 en een RBT bij GRIP 4. Bij het alarmeren (rechtstreeks) van GRIP 4 of bij opschaling van GRIP 3 naar GRIP 4, komt het GBT te vervallen. Het Team Bevolkingszorg (TBZ) blijft in deze situatie wel functioneren in de betreffende gemeente. De burgemeester geeft leiding aan een GBT. Bij een RBT is het de Voorzitter Veiligheidsregio die de leiding heeft. Ten behoeve van het BT dient optimale informatievoorziening te worden gerealiseerd. Dit wordt gedaan door de functionaliteiten van informatiemanagement in het BT uit te laten voeren door een informatiemanager en een journaalschrijver. Wanneer er sprake is van een RBT wordt het totaalbeeld gepresenteerd door de operationeel leider. De informatiecoördinator is in dit geval ondersteunend. Voorzitter BT Stemt bij aankomst Informatie-/Startbeeld met de operationeel leider af. Voorafgaand aan de vergadering heeft voorzitter BT een moment waarop hij afstemt met de informatiemanager GBT/RBT. Bepaalt startagenda GBT/RBT aan de hand van zwaartepunten incident. Stemt vergaderklok ten behoeve van contactmomenten af met operationeel leider. Leidt het BT-overleg op basis van het bevroren BT-beeld. Geeft de informatiemanager bij aanvang vergadering de gelegenheid kort de highlights uit het totaalbeeld te presenteren en daarbij accenten aan te brengen ten behoeve de besluitvorming in het GBT/RBT (totaalbeeld is agenda-leidraad). De voorzitter houdt een ronde langs de deelnemers van het GBT/RBT om het totaalbeeld te toetsen (aanvullingen en/of wijzigingen op de situatie). De actiepunten uit de voorgaande GBT/RBT vergaderingen worden aan de hand van de besluitenlijsten door de voorzitter behandeld. Geeft de informatiemanager ruimte om vragen gedurende het GBT/RBT-overleg te stellen en het informatieproces te bewaken. Stemt af met operationeel leider. Verifieert het GBT/RBT-verslag. Heeft de verantwoordelijkheid om de besluiten uit het overleg die in het GBT/RBT-beeld zijn verwerkt te controleren en indien nodig aan te (laten) passen. Adviseurs kolommen Nemen tijdens aanrijden of bij aankomst contact op met de algemeen commandant in het ROT voor beeldvorming incident en (bestuurlijke) zwaartepunten. Nemen Situatiebeeld door in LCMS. Bepalen informatiebehoefte mono/multi en stemmen af met de operationeel leider. Leveren actuele bestuurlijke informatie die beschikbaar is aan bij informatiecoördinator, voorafgaand aan eerste vergadering BT (indien daar tijd voor is). Geen, anders dan reguliere werkzaamheden. Geen, anders dan reguliere werkzaamheden

17 Informatiemanager Voor aanvang van elk GBT/RBT-overleg, print de informatiemanager de meest actuele versie van het totaalbeeld en slaat het beeld van dit totaalbeeld op (pdf). De informatiemanager legt de printversie klaar voor alle leden van het GBT/RBT-overleg. Voorafgaand aan de vergadering stemt de informatiemanager BT af met de voorzitter BT en de operationeel leider. Meldt in LCMS dat het GBT/RBT operationeel is. De informatiemanager GBT/RBT presenteert kort de highlights uit het totaalbeeld. Hij brengt daarbij accenten aan ten behoeve van de besluitvorming in het GBT/RBT. De informatiemanager licht eveneens de verwachte acties voor het BT vanuit de andere teams toe. Hij doet dit met ondersteuning van het bevroren en geprinte totaalbeeld (pfd) en het geografisch plot op één van de schermen. De informatiemanager GBT/RBT volgt nog tijdens het overleg periodiek de wijzigingen in het totaalbeeld en meldt urgente ontwikkelingen. Besluiten van het GBT/RBT plaatst de informatiemanager GBT/RBT in het totaalbeeld (veld bestuurlijke besluitvorming). Neemt indien nodig contact op met informatiemanager ROT voor afstemming informatieproces. Heeft de verantwoordelijkheid om de besluiten die uit het overleg in het BT-beeld zijn verwerkt te controleren en indien noodzakelijk door de voorzitter te laten goedkeuren. Bewaakt de regelmatige toelevering van status informatie vanuit ROT en landelijke gremia, zoals het Nationaal Crisiscentrum (NCC). Overlegt zo nodig communicatie met andere informatiepunten in het informatienetwerk. Tabblad BT Tabblad Omschrijving Toelichting BT-beeld Beeldvorming Oordeelsvorming Bestuurlijke besluitvorming Slachtofferbeeld Mediabeeld Bevolkingsaspecten Bestuurlijke aspecten Pers- en publieksvoorlichting Betrokken diensten en organisaties Korte omschrijving van het gehele incident. Prognose, knelpunten en risico s. Door BT genomen besluiten. Indicatie aard en aantal slachtoffers bron- en effectgebied. Mediawatching (inclusief sociale media). Aantal betrokken personen bron- effectgebied. Feitelijke informatie ten behoeve van voorlichting. Opvang betrokken personen (eventueel opvanglocaties). Besluiten en dilemma s waarover een bestuurlijk oordeel wordt gevraagd. Crisiscommunicatie. Welke diensten en organisaties zijn betrokken bij het incident en/ of de bestrijding ervan. Inclusief plot. Inclusief toelichting. Wat is extern al bekend gemaakt. Uitwerking strategische uitgangspunten. Inhoud statement, openbaarheid versus vertrouwelijkheid, voorlichting burgers en bedrijven. Journaalschrijver Reguliere werkzaamheden. Verwerkt gedurende het overleg, kort en kernachtig, de genomen besluiten en projecteert deze gelijktijdig. Na accordering van besluiten door voorzitter BT worden besluiten en acties doorgezet naar de informatiemanager ten einde in LCMS te verwerken

18 Regievoering Regievoering is van belang om alle informatie in het LCMS consistent te houden. Het verwerken van de juiste informatie in de mono-tabbladen is een mono-verantwoordelijkheid; het verwerken van de juiste informatie in de multi-tabbladen is de verantwoordelijkheid voor de betreffende informatiecoördinator. Er vindt regie plaats op de noodzakelijkheid, actualiteit, beschikbaarheid, tegenstrijdigheid en validatie van informatie. GRIP 1: Informatiecoördinator CoPI Past op basis van de ingevoerde informatie uit de meldkamer en het CoPI het Situatiebeeld aan. Is verantwoordelijk voor: - aansturen dat elke sectie/informatiepunt voor de benodigde informatie zorgt; - aansturen dat relevante informatie wordt gedeeld; - controleren of alle noodzakelijke informatie beschikbaar is en bepalen welke nog ontbreekt; - controleren of er opvallende informatie in LCMS zit; - controleren of het gaat om gevalideerde informatie of om aannames; - laten valideren van nog niet gevalideerde informatie door de procesverantwoordelijke/eigenaar; - actualiteit van informatie in het Situatiebeeld en verwijderen van verouderde informatie; - bewaken van de consistentie van het grafisch beeld; - bewaken van consistentie multidisciplinair relevante informatie. Vanaf GRIP 2: Informatiemanager ROT Informeert alle informatiefunctionarissen en bespreekt prioriteiten informatieproces en bepaalt acties. Neemt regie op Situatiebeeld over en meldt dit bij informatiecoördinator CoPI en CaCo meldkamer. Past op basis van de ingevoerde informatie uit de meldkamer, CoPI, mono-tabbladen ROT het Situatiebeeld aan. Is verantwoordelijk voor: - aansturen dat elke sectie/informatiepunt voor de benodigde informatie zorgt; - aansturen dat acties om informatie te valideren worden opgepakt; - aansturen dat relevante informatie wordt gedeeld; - aansturen dat de informatie coherent is en geen tegenstrijdigheden bevat of zet acties uit om dit te bewerkstelligen; - controleren dat alle noodzakelijke informatie beschikbaar is en bepalen welke nog ontbreekt; - controleren of er opvallende informatie in LCMS zit; - controleren of het gaat om gevalideerde informatie of om aannames; - laten valideren van nog niet gevalideerde informatie door de procesverantwoordelijke/eigenaar; - actualiteit van informatie in LCMS en verwijderen van verouderde informatie; - bewaken van de consistentie van het grafisch beeld; - bewaken van consistentie multidisciplinair relevante informatie

19 Afkortingenlijst Notities AC BT CaCo CoPI GBT GRIP GMS LCMS METHANE NCC OL OvD OVI-Tool RBT RCC ROT TBZ algemeen commandant beleidsteam calamiteiten coördinator commando plaats incident gemeentelijk beleidsteam gecoördineerde regionale incidentbestrijdings procedure gemeenschappelijk meldkamer systeem landelijk crisismanagement systeem major incident, exact location, type of incident, acces, number of casualities, emergency services nationaal crisis centrum operationeel leider officier van dienst softwarematige koppeling tussen GMS en LCMS regionaal beleidsteam regionaal coördinatiecentrum regionaal operationeel team team bevolkingszorg 36 37

20 Notities Notities 38 39

21 Postbus BK Leeuwarden T E info@vrfryslan.nl I Bezoekadres: Harlingertrekweg 58 Leeuwarden Dit is een uitgave van Veiligheidsregio Fryslân. Binnen Veiligheidsregio Fryslân werken Brandweer Fryslân en GGD Fryslân aan de brandweerzorg, publieke gezondheidszorg, rampenbestrijding en crisisbeheersing. Versie 1, 2012