IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )

2

3 Inhoud De 5620-telefoon... 7 Overzicht van de Gesprekstoetsen... 9 Gesprekstoetspictogrammen Pictogrammen Systeemfuncties Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Binnenkomend gesprek beantwoorden Gesprek opzetten Gesprek wissen Koptelefoon aan Luidspreker Mute Wachtstand Snelkiezen Nummerherhaling Doorverbinden Conferentie Verkorte kiesnummers Overzicht verkorte kiesnummers Het telefoonboek met verkorte kiesnummers openen/een verkort kiesnummer bellen) Verkort kiesnummer toevoegen vanuit het gespreksrapport Verkort kiesnummer wijzigen Verkort kiesnummer wissen Nieuw verkort kiesnummer toevoegen Gespreksrapport gebruiken...21 Overzicht gespreksrapport Toegang tot de gespreksrapporten Afzonderlijke vermelding logbestand weergeven Bellen vanuit het gespreksrapport Vermelding logbestand veranderen in verkort kiesnummer Afzonderlijke logbestandvermelding wissen Alle vermeldingen uit een logbestand wissen Gespreksrapporten afsluiten De 5620-opties wijzigen Overzicht telefoonopties Opties persoonlijk belpatroon IP-instellingen bekijken Contrast Control De 5620 IP telefoon uitloggen De telefoon herstellen Opties Backup/Terugzetten Functieknop van labels voorzien Taalselectie weergeven Applicatieopties Nummerherhaling Telefoondisplay bij beantwoorden Telefoondisplay bij bellen Gesprekstimers weergeven Snelheid weergave berichten Gespreksknopbreedte Visuele waarschuwing Functietoetsen Overzicht van de functietoetsen Pagina iii - Inhoud IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )

4 5620 Gebruikershandleiding Programmeren van functietoetsen Modus voor afgekort programmeren Modus voor volledig programmeren Functies van de functietoetsen Beschikbare systeemfuncties Groep (#) Kiezen (#) Gebruiker (#) Absnt - Bericht van afwezigheid instellen Acct - Invoer accountcode (!) AD - Verkort kiezen (!) Admin - Self-Administer (!) Apear - Gespreksknop (!) AutCB - Automatisch terugbellen (!) Busy - Bezet BusyH - Bezet bij gesprek in wachtstand CFrwd - Doorschakelen alle gesprekken (!) ClrCW - Doorschakelen wissen CnfRV - Conferentie Meet Me Conf+ - Conferentie toevoegen CPark - Gesprek parkeren (!) CPkUp - Wachtend gesprek opnemen (!)...42 CWOff - Wachtend gesprek uit CWOn - Wachtend gesprek Aan CWSus - Wachtend gesprek uitstellen DCW - Wachtend gesprek bellen Dir - Telefoonboek (!) Dirct - Rechtstreeks bellen DNDOf - Niet storen uit DNDOn - Niet storen aan DNDX+ - Uitzondering Niet storen toevoegen DNDX- - Uitzondering Niet storen verwijderen...44 DPkUp - Directe gesprekken aannemen (!)...44 Drop - Drop (!) DTone - Secundaire kiestoon Emrgy - Alarmnummer kiezen Flash - Flash Hook (#) FolTo - Follow Me naar FwBNo - Doorschakelnummer bij bezet FwBOf - Doorschakelen bij bezet uit FwBOn - Doorschakelnummer bij bezet aan FwdH- - Doorschakelen huntgroepgesprekken uit FwdH+ - Doorschakelen huntgroepgesprekken aan FwdNo - Doorschakelnummer FwdOf - Alle doorschakelingen annuleren FwNOf - Doorschakelen bij niet beantwoorden uit FwNOn - Doorschakelen bij niet beantwoorden aan FwUOf - Doorschakelen onvoorwaardelijk uit...47 FwUOn - Doorschakelen onvoorwaardelijk aan GrpPg - Groepsomroepen (!) HdSet - Wisselen tussen koptelefoon (!) Here+ - Follow me hierheen Here- - Follow me hierheen annuleren HfAns - Intern automatisch beantwoorden (!) HGDis - Huntgroep uitgeschakeld HGEna - Huntgroep inschakelen HGNS- - Nachtstand huntgroep wissen HGNS+ - Nachtstand huntgroep instellen (!) IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) Pagina iv

5 Pagina v - Inhoud Inhoud HGOS- - Buiten gebruik huntgroep wissen HGOS+ - Buiten gebruik huntgroep instellen Wachtstand - Gesprek in wachtstand plaatsen HoldCW - Wachtend gesprek in wachtstand plaatsen IAuto - Automatische intercom ICSeq - Interne belritme instellen IDial - Intercom kiezen Inclu - Dial Inclusion Intru - Inbreken in gesprekken Listn - Afluisteren gesprek Login - Login toestel Logof - Logout toestel Muziek - Wachtmuziek NATim - Niet-beantwoordingstijd instellen door gebruiker OCSeq - Externe belritme instellen Page - Oproepen Parkeren - Gesprek parkeren op ander toestel (!) Park - Parkeren (#) PCall - Prioriteitsgesprek PhyEx - Bel fysiek toestel volgens nummer PickA - Alle gesprekken aannemen PickG - Gesprekken groep aannemen PickM - Gesprekken deelnemers aannemen Prog - Verkort kiesprogramma (!) Wachtrij - Gesprek in wachtrij Quota - Quota wissen RBak- - Terugbellen wanneer vrij annuleren RBak+ - Terugbellen wanneer vrij RBSeq - Belritme terugbellen instellen Recor - Gesprek opnemen Relay - Relay Puls Rely- - Relais uit Rely+ - Relais aan Resum - Gesprek hervatten Ride - Gesprek uit parkeerstand halen RngOf - Belsignaal uit (!) Rtriv - Gesprek terugnemen SAC - Versturen van alle gesprekken (!) Spres - Verkort kiezen onderdrukken (!) Steal - Gesprek terughalen SusCW - Wachtend gesprek uitstellen Suspe - Gesprek uitstellen Timer - Tijdsklok (!) TmDay - Weergave tijd (!) Toggl - Schakelen tussen gesprekken VMCol - Voic ophalen VMOff - Voic uit VMOn - Voic aan VMRB- - Voic terugbellen uit VMRB+ - Voic terugbellen aan WUTim - Wrap-up-tijd instellen door gebruiker Systeemfuncties Inleiding Bellen Gesprekken beantwoorden Wachtend gesprek Gesprek doorschakelen Gesprekken omleiden IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding

6 5620 Gebruikershandleiding Niet storen Voic Standaardcodes voor functies Webbrowsen Overzicht Webbrowsing Toegang tot externe WAP-websites Besturingselementen webnavigatie Gegevens invoeren Beheer en probleemoplossing Overzicht Testen van de lampen en het display van de telefoon...68 Problemen oplossen Index IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) Pagina vi

7 De 5620-telefoon Overzicht van de 5620 In deze handleiding wordt het gebruik van de Avaya 5620-telefoon, in toetsen- en lampmodus, met het Avaya IP Office-telefoonsysteem met Level 3.0 software besproken. Hieronder worden schematisch de belangrijkste telefoonfuncties van de 5620-telefoon besproken. 1. Display-, gespreks- en functieknoppen: Met de Gespreksknoppen kan de gebruiker meerdere gesprekken verwerken terwijl de gespreksinformatie zoals naam/telefoonnummer enz. op het display wordt weergegeven. Het display bevat vier pagina's; dit zijn (standaard) drie gesprekslijnen en maximaal 21 systeemfuncties die aan de functieknoppen kunnen worden toegewezen. Zie Gesprekstoetsen en Overzicht van de functietoetsen. De weergegeven informatie verschilt, afhankelijk van de actieve functie. 2. Waarschuwingslampje wachtend bericht: Dit lampje brandt onafgebroken als er voic berichten zijn. Het lampje kan ook ingesteld worden om te knipperen als de telefoon gaat. 3. Pagina Rechts/Links: Verschuift binnen dezelfde applicatie van de ene naar de volgende pagina als op het display de pagina-indicator ( ) te zien is. Deze knoppen werken niet als de pagina-indicator niet op het display te zien is. 4. Opties: Geeft het hoofdscherm Opties weer. Van hieruit kunnen de display- en applicatie-instellingen worden bijgewerkt. Pagina 7 - Overzicht van de 5620 De 5620-telefoon IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding

8 5620 Gebruikershandleiding 5. Knoppen voor het beheren van gesprekken: Hold: Rode knop wordt gebruikt om een gesprek in de wachtstand te zetten Zie Wachtstand. Doorverbinden: Verbindt een gesprek met een andere telefoon Zie Doorverbinden. Conferentie: Zet conferentiegesprekken op met meer dan één andere persoon. Zie Conferentie. Drop: Verbreekt het huidige gesprek of, indien er een conferentiegesprek wordt gehouden, verbreekt de verbinding met de laatste persoon die aan de conferentie deelneemt. Zie Gesprek wissen. Laatste nummer herhalen: Kiest het laatste gebelde nummer of geeft de laatste 6 cijfers weer die vanaf het toestel zijn gebeld, afhankelijk van de configuratie in het menu Opties. Zie Redial. 6. Numerieke toetsenblok: Standaard toetsenblok met 12 knoppen voor het kiezen van telefoonnummers. 7. Volumeregeling: Regelt de handset, luidspreker, koptelefoon of belvolume, afhankelijk van wat er in gebruik is. Als u het volume verhoogt of verlaagt, ziet u in het bovenste displaygebied het pictogram van een luidspreker, koptelefoon, handset of de bel om aan te geven voor welk apparaat u de volume regelt, gevolgd door een visuele "volumemeter" met het volumeniveau. Deze knoppen regelen ook het volume van de toetsklikken als u op de vaste toetsen van de telefoon drukt, zoals het numerieke toetsenblok of de sneltoetsen. 8. Mute en LED-indicator: Hiermee worden de actieve luidspreker, handset, of koptelefoon uitgeschakeld zodat anderen u niet kunnen horen. De bijbehorende LED-lampjes branden onafgebroken als het geluid op de handset of koptelefoon is uitgeschakeld. 9. Koptelefoon- en LED-indicator: Als de koptelefoon is aangesloten, gaat de audioregeling van de handset of luidspreker naar de koptelefoon. De bijbehorende LED-lampjes branden onafgebroken als de koptelefoon actief is. De aansluiting voor de koptelefoonkabel bevindt zich aan de onderkant van het toestel, onder de voorste rand. 10. Luidspreker- en LED-indicator: Geeft toegang tot de luidsprekerfunctie. De bijbehorende LED-lampjes branden onafgebroken als de luidspreker actief is. De Luidsprekerfunctie biedt alleen een controlerende functie en is geen echte luidspreker; u kunt wel het gesprek horen, maar u moet de handset opnemen om te spreken. 11. Telefoon/Afsluiten: Toont het hoofdscherm van de telefoonapplicatie of, indien van toepassing, sluit de huidige op IP Office gebaseerde functie af, zoals verkort kiesnummer of gespreksrapport, en brengt het display weer in de normale stand terug. 12. Sneltoetsen: Deze worden gebruikt om naar bepaalde functies zoals Verkort Kiesnummer of Gespreksrapport te navigeren of om deze op te starten; ze dienen ook om bepaalde acties binnen de functies te besturen. Deze toetsen komen overeen met de tekstprompts op het display die er vlak boven staan Gebruikershandleiding De 5620-telefoon - Pagina8 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) Overzicht van de 5620

9 Gesprekstoetsen De 5620-telefoon Er zijn vier pagina's met gespreks- en functietoetsen. Gebruik de om door de vermeldingen te bladeren. Standaard bevat de eerste pagina van het hoofdscherm drie toetsen die zijn ingesteld als 'gespreks-'knoppen. Deze laten zien dat de 5620 een telefoon is met meervoudige lijnen die worden aangeduid met a=,b= and c=. Aan de overige 21 Functietoetsen kunnen door uw systeembeheerder systeemfuncties worden toegewezen die specifiek van toepassing zijn op uw behoeften (zie Functietoetsen). Uw systeembeheerder kan een gespreksknop wijzigen met: Een gekoppelde gespreksknop Een gekoppelde gespreksknop zorgt dat de status en werking van de gespreksknop overeenkomen met een vooraf gedefinieerde telefoon van een collega. In dat geval kunt u namens uw collega gesprekken aannemen, tot stand brengen en beantwoorden. Een lijnknop Er kan een IP Office-centrale lijn (geen IP-lijnen) aan u worden toegewezen, zodanig dat de status van die lijn wordt weergegeven en u gebruik kunt maken van de lijnknop om gesprekken tot stand te brengen en te ontvangen. Gespreksdekkingsknop Een gespreksdekkingsknop waarschuwt u wanneer een vooraf gedefinieerde collega een gesprek ontvangt. De gebruiker die gedekt is, hoeft zelf niet de gespreksknoppen te gebruiken. Zodoende kunt u namens uw collega gesprekken aannemen. Een systeemfunctie Systeemfuncties: Systeemfuncties, zoals Verkort kiezen (waarmee een vaak gebeld nummer automatisch wordt gebeld) kunnen ingesteld worden op de cijfers op het toetsenbord en/of toetsenblok. Zie Functietoetsen. Al het bovenstaande kan alleen door de systeembeheerder worden toegewezen. Voor meer gegevens over de installatie en werking van verbindings- lijn- of dekkingstoetsen, zie de Toetsen- en lamphandleiding van IP Office. OPGELET: 1. Het is handig om meer dan twee Gespreksknoppen te hebben. Als u een gesprek in de wachtstand hebt, kunt u een ander gesprek beantwoorden/maken en gebruik maken van de gespreksknoppen om tussen de twee gesprekken te schakelen of deze door te schakelen of een conferentiegesprek op te zetten. Als de indicatie voor een wachtend gesprek is ingesteld, ziet u het wachtende gesprek op de volgende gesprekstoets. 2. Hoewel de systeembeheerder de gespreksknoppen kan wijzigen met: Een gekoppelde knop Een lijnknop Gespreksdekkingsknop Systeemfuncties zou dit het gebruik van de functies zoals conferentie en doorschakelen aanzienlijk beperken. Daarom wordt u dringend aangeraden om van alle Gespreksknoppen de standaardinstellingen te behouden. Pagina 9 - De 5620-telefoon 5620 Gebruikershandleiding Gesprekstoetsen 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )

10 5620 Gebruikershandleiding Gesprekstoetspictogrammen Pictogrammen Met de pictogrammen die worden weergegeven op de gespreks- en functietoetsen kunt u de status van elk gesprek bepalen (bijvoorbeeld, in de wachtstand). De pictogrammen geven ook aan of een functie op een bepaalde knop is geactiveerd. Inkomend gesprek: Een symbool naast een gesprekstoets geeft aan dat er een inkomend gesprek isl. Door op de toets ernaast te drukken wordt het gesprek beantwoord en worden andere huidige gesprekken in de wachtstand geplaatst. Verbonden: A symbool naast een gesprekstoets geeft aan dat dit het gesprek is dat momenteel verbonden is. Ook het telefoonnummer van de beller (indien beschikbaar) wordt weergegeven. Door op de toets ernaast te drukken, wordt het gesprek in de wachtstand geplaatst. Op het display wordt ook een H weergegeven. Wachtstand: Een symbool naast een gespreksknop geeft aan dat een gesprek in de wachtstand staat. Door op de toets ernaast te drukken, wordt het gesprek uit de wachtstand gehaald en worden andere gesprekken in de wachtstand geplaatst. Functie actief: De knop links of rechts van de functietoets is actief. Systeemfuncties Er zijn systeemfuncties die alleen door de systeembeheerder geprogrammeerd kunnen worden op uw functietoetsen. Uw systeembeheerder kan aan u twee self administrator' functies toewijzen, waarmee u systeemfuncties kunt toevoegen aan uw sneltoetsen. Zie Overzicht van de functietoetsen voor meer informatie over de systeemfunctie die alleen aan u kan worden toegewezen door uw systeembeheerder. Bovendien is er een aantal systeemfuncties waar u zelf altijd toegang toe hebt d.m.v. de functiecodes. Zie de Inleiding tot de systeemfuncties voor meer informatie over de systeemfuncties waartoe u zelf altijd toegang hebt door het bellen van functiecodes, bijv. *17 om uw Voic -berichten af te luisteren Gebruikershandleiding De 5620-telefoon - Pagina10 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) Gesprekstoetspictogrammen Pictogrammen

11 Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Binnenkomend gesprek beantwoorden Als er een inkomend gesprek is, hoort u een beltoon en ziet u een knipperend belpictogram op de bijbehorende gespreksknop. Om een binnenkomend gesprek te beantwoorden, voer een van de volgende stappen uit: Beantwoorden van het eerste inkomende gesprek 1. Neem de handset op of druk op de knop om de luidspreker te gebruiken. Beantwoorden van wachtende gesprekken 1. Als gesprek in de wachtstand is ingeschakeld, ziet u het wachtende gesprek op de volgende gesprekstoets en klinkt er een beltoon als extra indicatie dat er een wachtend gesprek is. Als u ervoor kiest om het gesprek in de wachtstand te beantwoorden, drukt u op de knop die bij het wachtende gesprek hoort en het huidige gesprek wordt in de wachtstand geplaatst. Gesprek opzetten U kunt op twee manieren een gesprek tot stand brengen, afhankelijk van hoe u de telefoon wilt gebruiken. Een gesprek opzetten via de handset 1. Neem de handset op 2. en kies het telefoonnummer van de persoon waarmee u wilt spreken, inclusief eventuele cijfers voor de buitenlijn en/of netnummers. Een gesprek opzetten via de luidspreker 1. Druk op. 2. en kies het telefoonnummer van de persoon waarmee u wilt spreken, inclusief eventuele cijfers voor de buitenlijn en/of netnummers. 3. Zie Luidspreker voor meer informatie over het gebruik van de luidspreker. Een gesprek opzetten met verkort kiezen 1. Zie Verkorte kiesnummers gebruiken. Gesprek wissen Om een tot stand gebracht gesprek te wissen, kunt u: 1. De handset op het toestel leggen of 2. Druk op Drop. U hoort de kiestoon, tenzij u in 'call center-modus' werkt, dan hoort u niets. Pagina 11 - Binnenkomend gesprek beantwoorden Basisfuncties voor het beheren van gesprekken IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding

12 5620 Gebruikershandleiding Koptelefoon aan Als u met de 5620 een koptelefoon gebruikt, dan moet deze verbonden zijn met de koptelefoonaansluiting aan de onderzijde van de 5620-telefoon. Druk op Koptelefoon om de koptelefoon te activeren en de handset uit te schakelen. Het lampje naast de knop brandt als de koptelefoon geactiveerd is. Binnenkomend gesprek beantwoorden: 1. Druk op de gesprekstoets naast de pictogram van een knipperende bel ( ): Gesprek met koptelefoon wissen: 1. Druk op Drop. Handmatig een gesprek tot stand brengen: 1. Gebruik het numerieke toetsenblok om het gewenste nummer in te toetsen (vergeet niet de vereiste toegangscode (bijvoorbeeld 9) voor een buitenlijn te gebruiken) en luister naar de voortgang van het gesprek. Automatisch een gesprek tot stand brengen: Voer een van de volgende handelingen uit: Druk op Nummerherhaling en een gespreksknop waarna de 5620-telefoon het laatst gebelde nummer herhaalt. Zie Redial of Ga naar het gespreksrapport en zet een gesprek op met een specifieke vermelding. Zie Bellen vanuit het gespreksrapport. of Ga naar de lijst met Verkorte kiesnummers in uw persoonlijke telefoonboek en initieer een gesprek met een specifieke vermelding. Zie Verkort kiesnummer bellen. Als het gesprek wordt beantwoord, kunt u met de gebelde partij spreken Gebruikershandleiding Basisfuncties voor het beheren van gesprekken - Pagina12 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) Koptelefoon aan

13 Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Luidspreker Met de ingebouwde tweewegluidpreker kunt u gesprekken tot stand brengen en beantwoorden zonder de handset te gebruiken. Vergeet niet dat de tweewegluidsprekers niet altijd in elke omgeving naar tevredenheid functioneren (bijvoorbeeld in een lawaaierige omgeving). De luidspreker gebruiken met een andere functie: 1. Druk op. 2. Bel een nummer of beantwoord een gesprek, of selecteer de gewenste functie. 3. Pas indien nodig het volume van de luidspreker aan. 4. Om het volume te wijzigen gebruikt u de en knoppen. De displaybalk bovenin het display geeft het volumeniveau aan. (Er zijn acht volumeniveaus.) Overschakelen van luidspreker naar handset: 1. Neem de handset op en zet het gesprek voort. Overschakelen van handset naar luidspreker: 1. Druk op. 2. Leg de handset neer. Een gesprek met de luidspreker beëindigen: 1. Druk nogmaals op. Mute Tijdens een actief gesprek, kunt u de Mute-functie gebruiken zodat de partij met wie u belt, u niet kan horen. Deze functie wordt meestal samen met de Luidsprekerfunctie gebruikt, maar kan ook gebruikt worden om tijdens het gesprek off line te converseren. Zo voorkomt u dat de persoon aan de andere kant van de lijn u hoort 1. Druk op Mute. 2. De andere partij kan u niet horen. De indicator naast de Mute-knop brandt als de Mute-functie actief is. 3. Om het gesprek weer te herstellen, drukt u nogmaals op Mute. Pagina 13 - Basisfuncties voor het beheren van gesprekken 5620 Gebruikershandleiding Luidspreker 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )

14 5620 Gebruikershandleiding Wachtstand Met de functie Wachtstand wordt een gesprek in de wacht geplaatst totdat u het kunt beantwoorden. Gesprek in wachtstand plaatsen 1. Druk op Hold. 2. De tekst op het display voor deze lijn verandert in een witte tekst met een donkergrijze achtergrond, en het pictogram Hold wordt weergegeven. Ophalen van het gesprek in de wachtstand 1. Druk op de bijbehorende Lijn/Functieknop met het wachtend gesprek, of druk op Hold. 2. Het gesprek is nu actief. Snelkiezen Met de functie Verkort kiezen kunt u de 5620-telefoon automatisch nummers laten bellen die in uw persoonlijke telefoonboek staan (maximaal 104). Zie Verkort kiesnummer bellen. Bellen naar een nummer in het persoonlijke telefoonboek met behulp van de Verkort kiezenfunctie 1. Druk vanuit het startscherm op de SpDial sneltoets. Het Sneltoets-scherm wordt weergegeven. 2. Druk op de knop naast het nummer dat u wilt bellen. 3. Als het nummer dat u wilt bellen niet wordt weergegeven, gebruik en om door de vermeldingen te bladeren of anders kunt u de eerste letter van de gewenste naam intoetsen om naar de pagina te gaan met een overeenkomstige vermelding. 4. De 5620-telefoon belt nu het nummer voor u. Nummerherhaling De functie Nummerherhaling (of Laatst gebelde nummer) kiest automatisch het laatste door u gebelde toestel- of externe nummer (tot maximaal 24 cijfers). De 5620 kan maximaal de 10 laatst gebelde nummers opslaan. Opmerking: Als u hetzelfde nummer tweemaal achter elkaar belt, verschijnt het nummer slechts eenmaal in de nummerherhalingslijst. Een eerder gebeld nummer opnieuw kiezen: 1. Druk op Nummerherhaling. Gebruik en om door de vermeldingen te bladeren. Als u het gewenste nummer hebt gevonden, drukt u op de bijbehorende gespreksknop Gebruikershandleiding Basisfuncties voor het beheren van gesprekken - Pagina14 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) Wachtstand

15 Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Doorverbinden Met de functie Doorverbinden kunt u een gesprek van uw telefoon naar een ander toestel- of extern nummer doorverbinden. Een gesprek met een andere telefoon doorverbinden 1. Druk tijdens een actief gesprek (of met slechts een wachtend gesprek en geen actieve gesprekken), op de knop Doorverbinden. 2. Het gesprek wordt in de wachtstand geplaatst, het pictogram Hold wordt weergegeven en u hoort een 3. kiestoon terwijl de eerstvolgende lijn wordt geactiveerd. 4. Kies het nummer waarnaar u het gesprek wilt doorverbinden. 5. Als u geen aankondiging van het gesprek wilt, druk nogmaals op Doorverbinden en ga verder met stap 6. Als u op een antwoord wilt wachten en een aankondiging van het gesprek wilt, ga naar stap Het gesprek wordt doorgestuurd naar het toestel of het nummer dat u hebt gebeld. Een twee seconden durend bericht op het display geeft aan dat het doorverbinden is voltooid. 7. Blijf aan de lijn en kondig het gesprek aan; als de lijn in gesprek is, of als er niet wordt opgenomen, gaat u terug naar het gesprek in de wachtstand door op de gespreksknop/functieknop van het wachtende gesprek te drukken. 8. Druk nogmaals op Doorverbinden. 9. Het gesprek wordt doorgestuurd naar het toestel of het nummer dat u hebt gebeld. Een twee seconden durend bericht op het display geeft aan dat het doorverbinden is voltooid. 10. Leg de handset neer. Pagina 15 - Basisfuncties voor het beheren van gesprekken 5620 Gebruikershandleiding Doorverbinden 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )

16 5620 Gebruikershandleiding Conferentie Het aantal beschikbare conferenties is afhankelijk van het op uw systeem geïnstalleerde IP Officesysteem. Een partij toevoegen aan een gesprek 1. Bel de eerste partij en druk op Conferentie. 2. De tekst op de display voor deze lijn verandert in een witte tekst met een donkergrijze achtergrond. Het huidige gesprek wordt in de wachtstand geplaatst, het pictogram Soft Hold wordt weergegeven en u hoort een kiestoon. 3. Bel het nummer van de volgende partij en wacht op een antwoord. 4. Druk nogmaals op Conferentie om de nieuwe partij aan het gesprek toe te voegen. 5. Herhaal stappen 1-3 voor elke nieuwe partij die u aan de conferentie wilt toevoegen. Een gesprek in de wachtstand toevoegen aan het actieve gesprek 1. Druk op Conferentie. 2. Het pictogram op de huidige lijn verandert in het pictogram Soft Hold. 3. Druk op de gespreksknop/functieknop van het wachtende gesprek. 4. Druk nogmaals op de knop Conferentie. 5. Alle partijen zijn nu verbonden. Uzelf uit het conferentiegesprek terugtrekken (Drop) 1. Druk op de knop Drop. 2. Verbreekt de lijn waarmee de drop-knop is verbonden Gebruikershandleiding Basisfuncties voor het beheren van gesprekken - Pagina16 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) Conferentie

17 Verkorte kiesnummers Overzicht verkorte kiesnummers De 5620 kan maximaal 108 persoonlijke verkorte kiesnummers opslaan, die u kunt gebruiken door SpDial op het display te kiezen. De verkorte kiesnummers zijn alfabetisch opgeslagen. Door op de of toets naast een naam te drukken, wordt het onder die naam opgeslagen verkorte kiesnummer gebeld. Het symbool geeft aan dat er meerdere pagina's zijn. U kunt met de toetsen Pagina Links en Pagina Rechts door de pagina's bladeren. Door op Toevoegen te drukken kunt u een nieuw verkort kiesnummer toevoegen. U kunt ook op Bewerken drukken en een bestaand verkort kiesnummer om de huidige instellingen te wijzigen. Opmerking: Verkorte kiesnummers kunnen worden gebruikt voor alle nummers die ook handmatig vanaf het toestel kunnen worden gebeld. Indien, zoals bij externe gesprekken, een prefix (extra nummer) vereist is, dan moet dit deel uitmaken van het verkorte kiesnummer. Pagina 17 - Overzicht verkorte kiesnummers Verkorte kiesnummers IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding

18 5620 Gebruikershandleiding Het telefoonboek met verkorte kiesnummers openen/een verkort kiesnummer bellen). U kunt het telefoonboek voor verkorte kiesnummers gebruiken om een gesprek tot stand te brengen met de handset op of los van het basisstation. 1. Druk op SpDial om het telefoonboek met verkorte kiesnummers weer te geven. Als SpDial niet wordt weergegeven, kan het zijn dat u op Telefoon afsluiten moet drukken om de huidige schermfunctie af te sluiten. 2. Het symbool wordt weergegeven als er meer dan 1 pagina met verkorte kiesnummers zijn. U kunt met de toetsen Pagina Links en Pagina Rechts door de pagina's bladeren 3. Als het vereiste verkorte kiesnummer op het scherm wordt weergegeven, drukt u op de of toets naast de naam van het verkorte kiesnummer. 4. Ga verder als beschreven onder een gewoon gesprek. Verkort kiesnummer toevoegen vanuit het gespreksrapport U kunt vanuit een gespreksrapport een nieuw verkort kiesnummer aanmaken. Zie Vermelding logbestand veranderen in verkort kiesnummer. Met dit proces wordt het normale invoerscherm voor verkorte kiesnummers gestart, waarbij de naam en het nummer in het gespreksrapport reeds zijn ingevuld. Verkort kiesnummer wijzigen 1. Open het telefoonboek met verkorte kiesnummers ( SpDial) (zie Het telefoonboek met verkorte kiesnummers openen/een verkort kiesnummer bellen). 2. Ga naar de pagina met het verkorte kiesnummer dat u wilt bewerken ( Pagina links en Pagina rechts) 3. Druk op Bewerken. 4. Druk op de of toets naast het verkorte kiesnummer dat u wilt bewerken. Het bewerkingsproces is vergelijkbaar met het toevoegen van een nieuw verkort kiesnummer, zie Nieuw verkort kiesnummer toevoegen. Tijdens het bewerken van een bestaand verkort kiesnummer, is er tevens een optie Wissen zodat u het verkorte kiesnummer kunt verwijderen uit het telefoonboek met verkorte kiesnummers. Nadat u het verkorte kiesnummer hebt geselecteerd, druk op Wissen om te bevestigen of op Annuleren om af te sluiten zonder te wissen. Verkort kiesnummer wissen 1. Open het telefoonboek met verkorte kiesnummers ( SpDial) (zie Het telefoonboek met verkorte kiesnummers openen/een verkort kiesnummer bellen). 2. Ga naar de pagina met het verkorte kiesnummer dat u wilt bewerken ( Pagina links en Pagina rechts). 3. Druk op Wissen. 4. Druk op de of toets naast het verkorte kiesnummer dat u wilt wissen. 5. Druk op Wissen om het wissen te bevestigen. Druk op Annuleren om af te sluiten zonder te wissen Gebruikershandleiding Verkorte kiesnummers - Pagina18 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )Het telefoonboek met verkorte kiesnummers openen/een verkort kiesnum

19 Nieuw verkort kiesnummer toevoegen 1. Open het telefoonboek met verkorte kiesnummers (zie Het telefoonboek met verkorte kiesnummers openen/een verkort kiesnummer bellen). 2. Druk op Toevoegen. Verkorte kiesnummers 3. De cursor, een symbool, staat in het lege naamveld. U kunt, door op de naastgelegen toets te drukken, tussen de naam- en nummervermelding bladeren. 4. Voer de tekst in met behulp van het numerieke toetsenblok van de telefoon. Elke toets vermeldt de daarbij behorende letters. Het kan zijn dat u de toets meer dan eenmaal in moet drukken, afhankelijk van het gewenste teken. Bijvoorbeeld, op de 2 toets bevinden zich ook de letters A, B en C. Om een C in te voeren, druk op de toets totdat een C wordt weergegeven. Als het volgende teken dat u wilt invoeren, zich op dezelfde toets bevindt, druk op en voer het volgende teken in. 5. Bij het invoeren van de tekens zijn er nog een aantal andere mogelijkheden. Opmerking: De besturing op dit scherm is contextgevoelig, d.w.z. dat een optie alleen verschijnt waar dit ook van toepassing is. Opslaan verschijnt bijvoorbeeld alleen maar als een naam en nummer zijn ingevoerd. Opslaan - Slaat wijzigingen aan verkorte kiesnummers op. - De cursor gaat één teken naar links. - De cursor gaat één teken naar rechts. Annuleren - Brengt u terug bij het telefoonboek met verkorte kiesnummers zonder wijzigingen door te voeren. Wissen - Verwijdert de gehele naam. Hoofdletters/Kleine letters - Wijzig de hoofd-/kleine letter van het teken. Backspace - Verwijdert het teken links van de cursor. Apostrof - Voegt een apostrof-teken (') in. Komma - Voegt een komma (,) in. Spatie - Voegt een spatie in. Pagina 19 - Verkorte kiesnummers 5620 Gebruikershandleiding Nieuw verkort kiesnummer toevoegen 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )

20

21 Gespreksrapport gebruiken Overzicht gespreksrapport De 5620 houdt een gespreksrapport bij, waar u toegang toe hebt door selecteren. Log op het display te Het gespreksrapport houdt een log bij van alle gemiste gesprekken, uitgaande gesprekken en inkomende gesprekken die zijn beantwoord. Elk van deze gespreksrapporten bevat de 30 meest recente gesprekken in een van de categorieën. De volgende gegevens worden weergegeven: De naam van de gebelde of bellende partij, indien beschikbaar. Het nummer van de gebelde of bellende partij. Het tijdstip van het gesprek. De datum van het gesprek, indien dit voor vandaag plaatsvond. Het symbool geeft aan dat de log uit meerdere pagina's bestaat. U kunt met de toetsen Pagina Links en Pagina Rechts door de pagina's bladeren. Door op de of toets te drukken naast de vermelding van een gespreksrapport worden de volledige gegevens van de vermelding weergegeven. Elke afzonderlijke vermelding van een gespreksrapport omvat: De naam van de gebelde of bellende partij, indien beschikbaar. Het nummer van de gebelde of bellende partij. Het tijdstip van het gesprek. De datum van het gesprek. De duur van alle uitgaande en beantwoorde gesprekken. Naast het gebruik van gespreksrapporten voor informatie, kunt u een gespreksrapport ook omzetten in een verkort kiesnummer voor toekomstige gesprekken. U kunt ook afzonderlijke vermeldingen in het logbestand wissen of zelfs alle vermeldingen in een bepaald logbestand. Opmerking: De vermeldingen in het logbestand gaan verloren als het telefoonsysteem of de afzonderlijke 5620-telefoon opnieuw wordt ingesteld. Pagina 21 - Overzicht gespreksrapport Gespreksrapport gebruiken IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding

22 5620 Gebruikershandleiding Toegang tot de gespreksrapporten 1. Druk op de toets onder Log. Als Log niet wordt weergegeven, kan het zijn dat u op Telefoon afsluiten moet drukken om de huidige schermfunctie af te sluiten. 2. Het gespreksrapport opent altijd in het rapport Gemiste gesprekken. 3. Om de gewenste vermelding in de gespreksrapporten te selecteren, druk op de toets onder Gemiste, InAns of Uitgaand. Gemiste:Het rapport met gemiste gesprekken, dat zijn de op uw toestel ontvangen gesprekken die niet werden beantwoord. Dit omvat ook de gesprekken die naar Voic of een ander nummer zijn omgeleid nadat uw toestel werd gebeld. InAns: Het gespreksrapport met inkomende gesprekken die zijn beantwoord. Dit omvat zowel interne als externe gesprekken. Uitgaand: Het gespreksrapport van de gesprekken die zijn gevoerd. Dit omvat zowel interne als externe gesprekken. 4. Als het geselecteerde gespreksrapport meer dan een pagina met vermeldingen bevat, ziet u het teken. Gebruik de Pagina Links en Pagina Rechts toetsen om door de pagina's te bladeren. Afzonderlijke vermelding logbestand weergeven 1. Zoek de gewenste vermelding in de gespreksrapporten waarin u bent geïnteresseerd. 2. Druk op de of toets naast de vermelding. 3. De details over het gespreksrapport worden weergegeven. 4. Gebruik de Return toets om weer terug te gaan naar het gespreksrapport Gebruikershandleiding Gespreksrapport gebruiken - Pagina22 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) Toegang tot de gespreksrapporten

23 Gespreksrapport gebruiken Bellen vanuit het gespreksrapport 1. Zoek de gewenste vermelding in de gespreksrapporten Gemiste, InAns of Uitgaand. 2. Druk op de of toets naast de vermelding. 3. De details over het gespreksrapport worden weergegeven. 4. Druk op Call om het gesprek tot stand te brengen. Als het getoonde nummer een extern nummer is, maar geen extern cijfer ervoor heeft dat door uw telefoonsysteem wordt gebruikt, neemt u de handset van het basisstation, belt u het nummer voor de externe lijn en drukt u vervolgens op Call. Vermelding logbestand veranderen in verkort kiesnummer 1. Zoek de gewenste vermelding in het gespreksrapport en druk op de of toets naast de vermelding. 2. Druk op Add to SD. 3. Het scherm voor het bewerken en toevoegen van verkorte kiesnummers verschijnt, waarbij de informatie in het gespreksrapport reeds is ingevuld. Bewerk de gegevens indien nodig en druk op Opslaan of Annuleren. 4. U gaat weer terug naar het selectiemenu verkorte kiesnummers. Afzonderlijke logbestandvermelding wissen 1. Zoek de gewenste vermelding in het gespreksrapport en druk op de of toets naast de vermelding. 2. Druk op Wissen. 3. Druk op Wissen om de vermeldingen in het gespreksrapport te wissen. Druk op Annuleren om terug te gaan naar het gespreksrapport zonder de vermeldingen te wissen. 4. U komt weer terug in het gespreksrapport. Alle vermeldingen uit een logbestand wissen 1. Druk op Gemiste, InAns of Uitgaand om het gespreksrapport te selecteren. 2. Druk op de toets onder AllesWissen. 3. Selecteer Wissen om de vermeldingen in het gespreksrapport te wissen. Druk op Annuleren om terug te gaan naar het gespreksrapport zonder de vermeldingen te wissen. Gespreksrapporten afsluiten 1. Druk op Telefoon afsluiten. Pagina 23 - Gespreksrapport gebruiken 5620 Gebruikershandleiding Bellen vanuit het gespreksrapport 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )

24

25 De 5620-opties wijzigen Overzicht telefoonopties Met de knop Optie) kunt u bepaalde telefooninstellingen bekijken en configureren. Deze opties zijn anders dan de functietoetsen die geconfigureerd moeten worden door de systeembeheerder. De beschikbare telefooninstellingen zijn o.a.: Weergave van het Telefoonscherm bij het beantwoorden van een gesprek. Belpatroon aanpassen. Bepalen hoe u wilt dat de Nummerherhalingsfunctie werkt (het laatst gebelde nummer herhalen of een selectie maken uit de laatste zes gebelde nummers). Weergeven van de Gesprekstimer. Wijzigen van de snelheid waarmee de berichten worden weergegeven. Het contrastgebied van het display wijzigen. Afmelden. Backup maken en herstellen van knopgegevens verkort kiezen, functietoetslabels en optieinstellingen. Kiezen van een andere taal voor de gebruikersinterface van de Wijzigen van de breedte van de weergegeven gespreksknoppen. Zorgen dat het lampje van de Voiceberichten knippert als de telefoon overgaat. De gesprekrapportvermeldingen uitschakelen en weer inschakelen. Dit hoofdstuk behandelt ook hoe de status van bepaalde telefoon/serverinteracties te verifiëren. Deze informatie kan nuttig zijn voor het oplossen van problemen of als u de werking van de telefoon met uw systeembeheerder doorneemt. Opties persoonlijk belpatroon De 5620 IP telefoon heeft 8 verschillende belpatronen. U kunt via de optie Persoonlijk belpatroon het door u gewenste patroon horen en selecteren. Selecteer deze optie uit het hoofdscherm Opties, door op de telefoonknop Opties te drukken. Zo kunt u een belpatroon horen en de Persoonlijke Belopties wijzigen: 1. Selecteer de bijbehorende gespreksknop/functieknop links of rechts van een patroon met een nummer. Het Huidige patroon nummer verandert in het geselecteerde patroon, dat eenmaal overgaat als voorbeeld. 2. Herhaal stap 1 totdat uw voorkeurspatroon als het Huidige patroon verschijnt. 3. Sla de instellingen op door op Opslaan te drukken. 4. Na het opslaan of annuleren wordt het eerste hoofdscherm Opties weergegeven. OPMERKING: Als u tijdens het kiezen van een patroon off-hook gaat, een gesprek beantwoordt of er is een stroomonderbreking, dan wordt het proces onderbroken en moet u weer bij stap 1 beginnen. Pagina 25 - Overzicht telefoonopties De 5620-opties wijzigen IP Office (R3.0) 5620 Gebruikershandleiding

26 5620 Gebruikershandleiding IP-instellingen bekijken Vanaf dit scherm kunt u de telefoon- en systeeminformatie bekijken. Normaal gesproken hoeft een gebruiker deze informatie niet te zien, maar uw Systeembeheerder kan u vragen om ingeval er problemen zijn te rapporteren over bepaalde waarden op een van de statusschermen. De gegevens op het statusscherm kunnen worden bekeken, maar kunnen niet worden gewijzigd vanaf uw Druk op Optie) en selecteer vervolgens IP-instellingen bekijken. 2. Er zijn twee pagina's op het display. Gebruik en selecteer uit: IP-adressen Kwaliteit van service Interfaces Drivers 3. Om terug te gaan naar het eerste scherm IP-instellingen bekijken, drukt u op Return. Alle opties worden in de volgende subsecties beschreven. IP-adresinstellingen IP-(Internet Protocol )adresinformatie is in staat bepaalde componenten en verbindingen vast te stellen. De IP-adresinformatie omvat de locatie (adres) van uw telefoon op de IP Office-unit, de locatie en poort (verbinding) van de IP Office zelf, de gespreksroute, adresmaskers en de identificatie van de File Server waarmee uw telefoon communiceert. Hoewel dit op zich allemaal vrij technisch is, kan het feit dat u weet hoe u deze beschikbare informatie beschikbaar kunt bekijken uw systeembeheerder assisteren bij het natrekken van bepaalde vragen m.b.t. problemen met telefoonfuncties of verbindingen. Informatie over servicekwaliteit (QoS=Quality of Service) QoS verwijst naar een aantal technieken die worden gebruikt om de kwaliteit van de geluidsweergave over het netwerk te verbeteren. Telefooninterface Uw telefoon is een koppeling tussen verscheidene hardwareapparaten en software. Dit scherm biedt informatie over drie van de belangrijkste interfaces. Overige informatie De schermen met de status overige bieden extra informatie over uw telefoon en de verbindingen ervan. Contrast Control De eerste keer dat u de telefoon gebruikt, is het contrast van het displaygebied van de 5620 IP Telefoon ingesteld op een niveau in het midden. Wilt u dit aanpassen aan uw werkomgeving en verlichting, dan zijn er 15 contrastniveaus beschikbaar. LET OP: Mogelijk kunt u niet altijd een duidelijk verschil zien tussen alle 15 niveau-instellingen. Een aantal van de hoogste en laagste contrastinstellingen lijken veel op de ernaastgelegen instellingen. Dit is normaal. Zo wijzigt u het contrastniveau: 1. Druk op Optie) en selecteer vervolgens Contrast Control. 2. Om het contrast aan te passen, gebruik of totdat u het gewenste contrastniveau hebt bereikt. ( symbolen geven een visuele bevestiging van het huidige niveau.) 3. Sla het door u ingestelde contrastniveau op door op de toets Opslaan te drukken, of om de vorige instelling te herstellen, zonder deze te wijzigen, drukt u op Annuleren Gebruikershandleiding De 5620-opties wijzigen - Pagina26 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) IP-instellingen bekijken

27 De 5620-opties wijzigen De 5620 IP telefoon uitloggen U kunt uw telefoon uitloggen om onbevoegd gebruik tijdens uw afwezigheid te voorkomen, of om privacy-redenen OPGELET: Door uit te loggen gaan alle vermeldingen in het logbestand verloren en worden alle opties die u hebt gewijzigd weer volgens de standaardwaarden hersteld. Zo logt u uw telefoon uit: 1. Druk op Optie) en selecteer vervolgens Log Off. 2. Selecteer Ja om de registratie van uw telefoon ongedaan te maken bij IP Office, om alle vermeldingen uit het logbestand te verwijderen en om de opties die u hebt geconfigureerd weer volgens de standaardwaarden te herstellen. 3. Door Nee te selecteren gaat u weer terug naar het hoofdmenu Optie; uw telefoon blijft ingelogd bij het netwerk en uw vermeldingen in het logbestand en de optiewaarden blijven ongewijzigd. De telefoon herstellen Als uw telefoon niet op het telefoonsysteem is geregistreerd, wordt in de bovenste regel "Extension=*." weergegeven. Zo herstelt u uw telefoon na het afmelden: 1. Op het telefoondisplay wordt uw toestelnummer weergegeven. Druk op de hekje-toets (#). Als uw toestelnummer niet op het scherm verschijnt, gebruikt u het toetsenblok om het nummer in te voeren, en drukt u vervolgens op de hekje-toets (#). 2. Op het display wordt u gevraagd om uw wachtwoord in te voeren. Gebruik het toetsenblok om uw PBX/switch wachtwoord in te voeren en druk daarna op de Hekje-toets (#). Als er reeds een wachtwoord door uw systeembeheerder is ingesteld, kunt u een willekeurig nummer invoeren en op de hekje-toets drukken (#). 3. Uw telefoon is nu klaar voor gebruik. Pagina 27 - De 5620-opties wijzigen 5620 Gebruikershandleiding De 5620 IP telefoon uitloggen 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )

28 5620 Gebruikershandleiding Opties Backup/Terugzetten De opties backup/herstellen van de 5620 IP telefoon moeten voor gebruik worden ingesteld en geconfigureerd door de systeembeheerder. Deze opties worden weergegeven op het telefoonscherm via de knop Opties, maar zijn alleen bruikbaar als deze door de systeembeheer zijn geconfigureerd. De opties backup/herstellen bieden de volgende mogelijkheden: Het automatisch maken van een backup van uw optie-/voorkeurinstellingen en uw knoplabels voor de snelkiesfuncties, namen en nummers, elke keer als u een wijziging van een van de instellingen of knoppen opslaat. De automatische backup beschermt de gegevens tegen systeemfouten, doordat u de backupbestanden van uw actieve instellingen en knoplabels kunt terugzetten. Het herstellen van de optie-instellingen en knoplabels voor de snelkiesfuncties, namen en nummers na een storing aan of vervanging van de telefoon. Het vaststellen of aanpassen van de FTP (File Transfer Protocol)-instellingen zoals het serveradres van het netwerk, het directory-pad voor het opslaan van gegevens waar een backup van is gemaakt en een Gebruikers-ID en Wachtwoord voor toegang tot de server via uw telefoon. Verifiëren of er een automatische backup is gemaakt. Omdat de verschillende telefoonsystemen unieke karakteristieken en instellingen hebben, is voor het wijzigen van de opties Backup/Herstellen gewoonlijk de hulp van de systeembeheerder vereist. Het is bijvoorbeeld onwaarschijnlijk dat een gebruiker van de 5620 IP telefoon het specifieke Server IP-adres kent voor het instellen van de FTP-parameters, zonder dit eerst aan de systeembeheerder te vragen. Vanwege de technische aard van deze functie, wordt aangeraden dat u eerst met de systeembeheerder overlegt, alvorens wijzigingen in de configuratie aan te brengen. Functieknop van labels voorzien Deze actie wordt niet ondersteund door de 5620 IP Telefoon op het Avaya IP Office System Gebruikershandleiding De 5620-opties wijzigen - Pagina28 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) Opties Backup/Terugzetten

29 De 5620-opties wijzigen Taalselectie weergeven Niet-Engelstalige sprekers kunnen de weergegeven taal van de gebruikersinterface op de 5620 IP telefoon wijzigen. De taalselectiefunctie is toegankelijk via de knop Opties. De taalopties zijn: Engels (de standaardtaal op de display) Français Italiano Japans (Katakana-tekens). Español Deutsch Nederlands Português Opmerking: Hiermee worden de taalinstellingen van de gebruiker op het telefoonsysteem niet gewijzigd. 1. Druk op Optie), en Taal. Een menu met de beschikbare talen wordt weergegeven. 2. Druk op de toets of naast de gewenste taal. In de oorspronkelijke taal verschijnt de vraag Weet u het zeker? met hetzelfde bericht in de nieuwe taal daaronder. 3. Voer een van de volgende stappen uit: Om terug te gaan naar het optiemenu zonder de wijzigingen op te slaan, drukt u op Return. Om de instellingen op te slaan en terug te gaan naar het optiemenu, drukt u op Ja (Dit wordt weergegeven in zowel de originele als de geselecteerde taal). Pagina 29 - De 5620-opties wijzigen 5620 Gebruikershandleiding Taalselectie weergeven 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )

30 5620 Gebruikershandleiding Applicatieopties Nummerherhaling De functie Nummerherhaling (of Laatst gebelde nummer) kiest automatisch het laatste door u gebelde toestel- of externe nummer (tot maximaal 24 cijfers). De 5620 kan maximaal de 10 laatst gebelde nummers opslaan. Opmerking: Als u hetzelfde nummer tweemaal achter elkaar belt, verschijnt het nummer slechts eenmaal in de nummerherhalingslijst. Een eerder gebeld nummer opnieuw kiezen: 1. Druk op Nummerherhaling. Gebruik en om door de vermeldingen te bladeren. Als u het gewenste nummer hebt gevonden, drukt u op de bijbehorende gespreksknop. Telefoondisplay bij beantwoorden Deze actie bestuurt het telefoondisplay bij het beantwoorden van de telefoon. Als de optie Telefoondisplay bij beantwoorden? op Ja is ingesteld, verschijnt het telefoonscherm in het displaygebied als u een gesprek beantwoordt, ongeacht in welk scherm u op dat moment bezig was. U verliest alle niet opgeslagen werk in behandeling op dat scherm (bijvoorbeeld het labelen van een knop voor een Verkort kiesnummer), behalve bij de Webtoegangsapplicatie (die het huidige webscherm onthoudt ). Als de optie Telefoondisplay bij beantwoorden? op Nee is ingesteld (de fabrieksinstelling), heeft het beantwoorden van een inkomend gesprek geen effect op het weergegeven applicatiescherm, hoewel de bovenste displaylijn een van toepassing zijnd bericht zal weergeven. Wijzigen van Telefoondisplay bij beantwoorden: 1. Selecteer de bijbehorende Gespreks-/functieknop. Deze kan geschakeld worden tussen Ja en Nee. 2. Selecteer Opslaan. Om de vorige instelling te herstellen, zonder deze te wijzigen, drukt u op Annuleren. 3. Na het opslaan of annuleren wordt het eerste hoofdscherm Opties weergegeven. Telefoondisplay bij bellen Deze actie bestuurt het telefoondisplay als u een gesprek tot stand brengt. Als de optie Telefoondisplay bij bellen? op Ja is ingesteld (fabrieksinstelling), verschijnt het telefoonscherm in het displaygebied als u een gesprek tot stand brengt, ongeacht in welk scherm u op dat moment bezig was. U verliest alle niet opgeslagen werk in behandeling op dat scherm (bijvoorbeeld het labelen van een knop voor een Verkort kiesnummer). Als de optie Telefoondisplay bij bellen? op Nee is ingesteld, heeft het beantwoorden van een inkomend gesprek geen effect op het weergegeven applicatiescherm, hoewel de bovenste displaylijn een van toepassing zijnd bericht zal weergeven. Wijzigen van Telefoondisplay bij bellen: 1. Druk op Redial, Applicatieopties en selecteer vervolgens de functieknop Telefoondisplay bij bellen. Deze kan geschakeld worden tussen Ja en Nee. 2. Selecteer Opslaan. (Om de vorige instelling te herstellen, zonder deze te wijzigen, drukt u op Annuleren.) 3. Na het opslaan of annuleren wordt het eerste hoofdscherm Opties weergegeven Gebruikershandleiding De 5620-opties wijzigen - Pagina30 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( ) Applicatieopties

31 De 5620-opties wijzigen Gesprekstimers weergeven Deze actie regelt of de duur van het huidige gesprek wel of niet wordt weergegeven. Indien dit op Ja is ingesteld, wordt de duur van het huidige gesprek op de gesprekstoets weergegeven. Indien dit op Nee is ingesteld, wordt de duur van het gesprek niet weergegeven. Wijzigen van de status van de Gesprekstimers weergeven: 1. Selecteer de bijbehorende Gespreks-/functieknop. Deze kan geschakeld worden tussen Ja en Nee. 2. Selecteer Opslaan. Om de vorige instelling te herstellen, zonder deze te wijzigen, drukt u op Annuleren. 3. Na het opslaan of annuleren wordt het eerste hoofdscherm Opties weergegeven. Snelheid weergave berichten Als de IP Office berichten naar uw telefoon stuurt die langer zijn dan het displaygebied, wordt het eerste gedeelte van het bericht gedurende een specifieke tijdsinterval weergegeven. Het tweede deel van het bericht wordt vervolgens weergegeven gedurende een specifieke tijdsinterval. De Snelheid weergave berichten kan op Snel (displayinterval is 2 seconden) of op Langzaam - standaard (displayinterval is 3 seconden) worden ingesteld. Wijzigen van de Snelheid weergave berichten: 1. Selecteer de bijbehorende Gespreks-/functieknop. Deze kan geschakeld worden tussen Snel en Langzaam. 2. Selecteer Opslaan. Om de vorige instelling te herstellen, zonder deze te wijzigen, drukt u op Annuleren. 3. Na het opslaan wordt het eerste hoofdscherm Opties weergegeven. Gespreksknopbreedte Als de gespreksknopbreedte is ingesteld op Volledig (standaardinstelling), dan wordt op elke lijn waarop een gesprek binnenkomt, de volledige breedte van het display gebruikt, en worden berichten in het displaygebied van de gespreksknop volledig weergegeven. Indien deze optie op Half is ingesteld, wordt het weergavegebied van de gespreksknop beperkt tot de helft en berichten m.b.t. het gesprek worden alleen in de bovenste regel weergegeven. Zo wijzigt u de Gespreksknopbreedte: 1. Selecteer de bijbehorende Gespreks-/functieknop. Deze kan geschakeld worden tussen Volledig en Half. 2. Selecteer Opslaan. Om de vorige instelling te herstellen, zonder deze te wijzigen, drukt u op Annuleren. 3. Na het opslaan of annuleren wordt het eerste hoofdscherm Opties weergegeven. Visuele waarschuwing Als deze optie op Nee (standaard) is ingesteld, wordt alleen door het belsignaal een waarschuwing gegeven van een inkomend gesprek. Wanneer dit op Ja is ingesteld, hoort u de het belsignaal van de telefoon en knippert uw voice-berichtenindicatorlampje om u te waarschuwen dat er een inkomend gesprek is. Wijzigen van de Visuele waarschuwing: 1. Druk op de bijbehorende Gespreks-/functieknop. Deze kan geschakeld worden tussen Nee en Ja. 2. Selecteer Opslaan.(Om de vorige instelling te herstellen, zonder deze te wijzigen, drukt u op Annuleren.) 3. Na het opslaan of annuleren wordt het eerste hoofdscherm Opties weergegeven. Pagina 31 - De 5620-opties wijzigen 5620 Gebruikershandleiding Applicatieopties 40DHB0002NLEP Uitgave 1 ( )