IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601

Transcriptie

1 IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van DHB0002NLFF Uitgave 1 ( )

2

3 Inhoud De 5601-telefoon... 1 Overzicht van de Gespreksknoppen... 2 Basisfuncties... 3 Gesprek beantwoorden... 3 Gesprek opzetten... 3 Gesprek wissen... 3 Wachtstand... 4 Nummerherhaling... 4 Bericht... 4 Doorverbinden... 5 Conferentie... 6 Systeemfuncties... 7 Inleiding... 7 Bellen... 7 Gesprekken beantwoorden... 7 Gesprek doorschakelen... 7 Gesprekken omleiden... 8 Niet storen... 8 Voic Standaardcodes voor functies Index Page iii IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van DHB0002NLFF Uitgave 1 ( )

4

5 De 5601-telefoon Overzicht van de 5601 In deze handleiding wordt het gebruik van de Avaya 5601-telefoon met het Avaya IP Officetelefoonsysteem met Level 3.0 software besproken. Hieronder worden schematisch de belangrijkste telefoonfuncties van de 5601-telefoon besproken. 1. Waarschuwingslampje: Dit lampje brandt als er voic berichten zijn. Het lampje kan ook ingesteld worden om te knipperen als de telefoon gaat. 2. Gespreksknoppen en LED s: Er zijn twee Gespreksknoppen die gaan branden bij zowel inkomende als uitgaande gesprekken. 3. Hold: Plaatst een gesprek in de wachtstand; haalt een gesprek op dat eerder in de wachtstand is geplaatst. 4. Knoppen voor het beheren van gesprekken: Doorverbinden: Zie Doorverbinden. Conferentie: Zie Conferentie. Drop:Zie Gesprek wissen. Redial: Zie Redial. 5. Toetsenbord: Standaard toetsenbord met 12 knoppen voor het kiezen van telefoonnummers. 6. Volumeregeling: Regelt het handset- of belvolume, afhankelijk van wat er in gebruik is. 7. Aansluiting koptelefoon: Bevindt zich aan de zijkant van het toestel 8. Berichten: Toegang tot de mailbox van de gebruiker. IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 De 5601-telefoon - Page 1 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( ) Overzicht van de 5601

6 Gebruikershandleiding van 5601 Gespreksknoppen Het is handig om twee gespreksknoppen te hebben. Als u een gesprek in de wachtstand hebt, kunt u een ander gesprek beantwoorden en gebruik maken van de gespreksknoppen om tussen de twee gesprekken te schakelen. Als de indicatie voor een wachtend gesprek is ingesteld, ziet u het wachtende gesprek op de volgende gesprekstoets. Ook hier kunt u met behulp van de gespreksknoppen tussen de gesprekken schakelen. Page 2 - De 5601-telefoon IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Gespreksknoppen 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( )

7 Basisfuncties Gesprek beantwoorden Als er een gesprek op uw 5601-telefoon binnenkomt, hoort u een beltoon en gaat de LED naast de gespreksknop knipperen. Binnenkomend gesprek beantwoorden: Voer een van de volgende stappen uit: Als u niet met een ander gesprek bezig bent, gebruikt u de handset om het gesprek te beantwoorden. Als u al met een gesprek bezig bent, plaatst u het actieve gesprek in de wachtstand (zie Hold), en beantwoordt u vervolgens het inkomende gesprek. Gesprek opzetten U kunt met de 5601-telefoon op een van de twee volgende manieren een gesprek tot stand brengen. Om handmatig een gesprek tot stand brengen: 1. Neem de handset van het toestel en zodra u de kiestoon hoort, kiest u het gewenste nummer. of 2. Selecteer een onbezette gespreksknop (LED uit) en kies het gewenste nummer. Neem de handset van het toestel om naar het verloop van het gesprek te luisteren (beantwoord, bezet of geen antwoord). Opmerking: Als u een extern nummer belt, zorg dat u de vereiste code gebruikt (bijvoorbeeld 9) zodat u toegang krijgt tot een externe lijn. Automatisch tot stand brengen van een gesprek: 1. Druk op Nummerherhaling en een gespreksknop waarna de 5601-telefoon het laatst gebelde nummer herhaalt. Gesprek wissen Om een tot stand gebracht gesprek te wissen, kunt u: 1. De handset op het toestel leggen of 2. Druk op Drop. IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Basisfuncties - Page 3 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( ) Gesprek beantwoorden

8 Gebruikershandleiding van 5601 Wachtstand Als tijdens een gesprek een tweede gesprek binnenkomt, en u ziet het gesprek op een gesprekstoets, dan kunt u het eerste gesprek in de wachtstand zetten en het tweede gesprek beantwoorden. Zo plaatst u een gesprek in de wachtstand: 1. Druk op Hold en beantwoordt het tweede gesprek door op de gespreksknop te drukken. De LED naast de eerste gespreksknop gaat knipperen zodat u kunt zien dat deze in de wachtstand staat. Teruggaan naar het gesprek in de wachtstand: 1. Wis het tweede gesprek of zet deze in de wacht en druk op de gespreksknop van het gesprek dat in de wachtstand is. Opmerkingen: 1. Als de systeemfunctie AutoHold is ingeschakeld (raadpleeg uw systeembeheerder) dan kunt u een actief gesprek in de wachtstand zetten door op de gespreksknop van het tweede gesprek te drukken. Als AutoHold is uitgeschakeld dan kunt u het eerste gesprek droppen door op de gespreksknop van het tweede gesprek te drukken. 2. Om een gesprek in wachtstand door te verbinden, zie Doorverbinden. Nummerherhaling De functie Nummerherhaling (of Laatst gebelde nummer) kiest automatisch het laatste door u gebelde toestel- of externe nummer (tot maximaal 24 cijfers). Het laatst gebelde nummer herhalen 1. Druk op Nummerherhaling. Bericht Uw Waarschuwingslampje gaat branden als er een bericht voor u is achtergelaten. Neem de hoorn van de haak en druk op de Bericht knop om uw berichten op te halen en volg de aanwijzingen. Page 4 - Basisfuncties IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Wachtstand 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( )

9 Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Doorverbinden Met de functie Doorverbinden kunt u een gesprek van uw telefoon naar een ander toestel- of extern nummer doorverbinden. Inkomend gesprek doorschakelen naar een ander toestel 1. Druk tijdens een gesprek op Doorverbinden. 2. Als u de kiestoon hoort, kiest u het nummer waarmee u het gesprek wilt doorverbinden. 3. Voer een van de volgende stappen uit: Om het gesprek zonder aankondiging door te verbinden, drukt u nogmaals op Doorverbinden en hangt u op. Het doorverbinden is voltooid. Om het gesprek met een aankondiging door te verbinden, wacht u eerst tot de gebelde partij de telefoon beantwoordt. Als de gebelde partij het gesprek wil aannemen, verbreekt u de verbinding waarmee het doorverbinden is voltooid. Als de gebelde partij het gesprek niet wil aannemen, drukt u nogmaals op Doorverbinden om terug te keren naar de oorspronkelijke beller. Als de lijn bezet is of als er niet wordt opgenomen, drukt u op Drop. U kunt dan weer terugkeren naar het gesprek in de wachtstand door op de gespreksknop te drukken. Om een nieuw gesprek door te verbinden met een gesprek in wachtstand met behulp van Conferentie: 1. Als u tijdens een gesprek een informatienummer wilt bellen of er komt een ander gesprek binnen, druk op Wachtstand Bel naar of beantwoordt een tweede gesprek. Het tweede gesprek moet dan worden doorverbonden met het eerste gesprek in wachtstand. 2. Om het nieuwe gesprek door te verbinden naar het gesprek in wachtstand, druk op Conferentie en vervolgens op Drop. Het doorverbinden is voltooid. IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Basisfuncties - Page 5 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( ) Doorverbinden

10 Gebruikershandleiding van 5601 Conferentie Met de functie Conferentie kunt u een conferentiegesprek voeren met andere partijen (uzelf inbegrepen). Opmerking: Het aantal partijen dat toegang heeft tot een conferentiegesprek wordt bepaald door uw telefoonsysteem. Een partij toevoegen aan een gesprek 1. Druk op Conferentie. 2. Kies het nummer van de persoon die u aan het gesprek wilt toevoegen. 3. Wacht op antwoord. 4. Voeg de persoon aan het gesprek toe door nogmaals op te drukken. Als de gebelde partij niet opneemt of niet wil deelnemen aan de conferentie, drukt u op. U kunt weer terugkeren naar het gesprek in de wachtstand door op de gespreksknop te drukken. 5. Herhaal de stappen 1 t/m 4 voor het toevoegen van partijen aan de conferentie. Een gesprek in de wachtstand toevoegen aan een actief gesprek 1. Druk op Conferentie. 2. Alle gesprekken in de wachtstand worden toegevoegd aan het conferentiegesprek. Page 6 - Basisfuncties IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Conferentie 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( )

11 Systeemfuncties Inleiding U kunt door het kiezen van functiecodes niet alleen toegang krijgen tot specifieke functies van uw telefoon, maar ook tot een aantal functies van het systeem. Deze instructies gelden voor de standaardconfiguratie van het systeem. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat u de standaardfunctiecodes gebruikt (zie Standaardfunctiecodes). Verder wordt ervan uitgegaan dat u kunt beschikken over alle functies en volledige toegang hebt tot het openbare telefoonnetwerk. Raadpleeg de systeembeheerder voor informatie over functiecodes die gewijzigd kunnen zijn. Overige systeemfuncties die gewoonlijk door uw systeembeheerder aan sneltoetsen worden toegewezen, worden niet door de 5601-telefoon ondersteund. Bellen Interne gesprekken: Als u een gesprek op wilt zetten naar een ander toestel kiest u eenvoudigweg het nummer. Externe gesprekken: Als u een extern gesprek op wilt zetten, kiest u het nummer (indien nodig voorafgegaan door de toegangscode) of gebruikt u een code voor verkort kiezen (neem contact op met uw systeembeheerder voor een lijst met codes voor verkort kiezen). Wanneer u de bezettoon hoort bij het kiezen, kan het gesprek geblokkeerd zijn. Uw systeembeheerder kan bepaalde telefoongesprekken blokkeren, bijvoorbeeld gesprekken naar 0800/0900-nummers en/of internationale gesprekken. Gesprekken beantwoorden Uw eigen toestel gaat over: Neem de handset van het basisstation. Druk in de modus Koptelefoon op de aan het gesprek gekoppelde knop. Standaard gaat de telefoon als volgt over: Interne gesprekken hebben een enkele ringtoon Externe gesprekken hebben een dubbele ringtoon. Deze kunnen door uw systeembeheerder gewijzigd worden. Een ander toestel gaat over: U kunt dit gesprek vanaf uw eigen telefoon beantwoorden door Gesprek opnemen te gebruiken. Neem de hoorn van de haak en kies: *30 om een gesprek dat waar dan ook binnenkomt te beantwoorden. *31 om een gesprek binnen uw groep te beantwoorden. *32*201# om het gesprek naar een bepaald toestel te beantwoorden, in dit voorbeeld 201. Opmerking: Wanneer uw toestel langer dan een bepaalde opgegeven periode overgaat (standaard 15 seconden), treedt indien u dat hebt geactiveerd een omleidingsfunctie in werking (bijvoorbeeld Voic of Gesprek doorschakelen). Gesprek doorschakelen Uw gesprekken kunnen worden doorgeschakeld naar een ander toestel of een extern nummer wanneer u niet aan uw bureau zit (bij niet beantwoorden), wanneer uw toestel bezet is of bij alle gespreken (bijvoorbeeld wanneer u op vakantie gaat). IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Systeemfuncties - Page 7 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( ) Inleiding

12 Gebruikershandleiding van 5601 Als u rechtstreekse oproepen naar het station (d.w.z. geen huntgroepgesprekken) wilt doorschakelen, kiest u *01. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *02. Als u Doorschakelen bij bezet wilt inschakelen, kiest u *03. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *04. Als u Doorschakelen bij niet beantwoorden wilt inschakelen, kiest u *05. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *06. Als u het nummer wilt instellen waarnaar gesprekken moeten worden doorgeschakeld (201 in dit voorbeeld), kiest u *07*201#. * Om huntgroepgespekken Aan/Uit door te schakelen, gebruik respectievelijk *50 en *51. Gesprekken omleiden U kunt uw gesprekken omleiden naar een ander toestel. In de onderstaande voorbeelden is N het toestel waarnaar u uw gesprekken wilt doorschakelen. Merk op dat als u uw gespreken niet op uw tijdelijke toestel beantwoordt deze worden doorgeschakeld naar uw eigen Voic of doorschakelnummer. Op een ander toestel: *12*N# vanaf het toestel dat u tijdelijk gebruikt. *13*N#om uw gesprekken weer naar uw eigen toestel terug te leiden voordat u daarnaar terugkeert. Op uw eigen toestel: *14*N# vanaf uw eigen toestel. *14*#om beide functies vanaf uw eigen toestel te annuleren. Niet storen U kunt ervoor kiezen om in het geheel geen gesprekken of alleen gesprekken van bepaalde bellers (de uitzonderingenlijst) te ontvangen: Als u de functie Niet storen wilt inschakelen (met of zonder uitzonderingen), kiest u *08. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *09. Gebruik *10*N# om een nummer aan de uitzonderingenlijst toe te voegen. Gebruik *11*N# om een nummer uit de uitzonderingenlijst te verwijderen. Opmerking: Bellers krijgen, op de uitzonderingen na, de bezettoon te horen of worden omgeleid naar uw Voic . Page 8 - Systeemfuncties IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Gesprekken omleiden 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( )

13 Voic Niet alle systemen ondersteunen Voic en niet op alle systemen is Voic geïnstalleerd. Systeemfuncties Als u Voic wilt inschakelen, kiest u *18. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *19. Als u uw Voic wilt ophalen, gebruikt u de code *17. Uw Voic kan zodanig worden ingesteld dat u wordt gebeld zodra u ophangt, waarna u de berichten kunt ophalen. Deze functie heet Voic terugbellen. Als u Voic terugbellen wilt inschakelen, kiest u *48. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *49. Door tijdens het luisteren naar uw berichten een nummer te kiezen kunt u de volgende functies oproepen: Nadat berichten zijn afgeleverd, worden deze nog 24 uur in het systeem bewaard (voor Voic Lite is dit vastgelegd, maar kan door uw systeembeheerder worden gewijzigd als u IP Office is uitgerust met Voic Pro). U kunt uw Voic ophalen vanaf een andere toestel met behulp van de PIN-code die uw systeembeheerder voor u heeft ingesteld. U kunt uw berichten ophalen wanneer u niet op kantoor bent door een nummer te bellen dat voor dit doel is geregistreerd of door uw toestelnummer te kiezen en uw PIN-code in te voeren wanneer hierom wordt gevraagd. Als de validatie is geslaagd, kiest u 1 om uw berichten op te halen. De systeembeheerder geeft tevens het ontvangstnummer op waarnaar het gesprek wordt omgeleid als de beller 0 kiest en ook uw adres als uw Voic en geïntegreerd zijn. IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Systeemfuncties - Page 9 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( ) Voic

14 Gebruikershandleiding van 5601 Standaardcodes voor functies Hieronder staan de normale standaardcodes voor functies die voor alle gebruikers beschikbaar zijn. Uw systeembeheerder kan extra codes toevoegen voor andere functies en voor verkort kiezen. Waar N staat, dient het juiste nummer te worden geplaatst. Bijvoorbeeld, bij *07*N#, vervangt u de N door het toestelnummer waarnaar u uw gesprekken wilt doorschakelen als de doorschakelfunctie aanstaat. *00 Alle doorschakelingen annuleren *32*N# Gesprek toestel opnemen *01 Onvoorwaardelijk doorschakelen aan *33*N# Gesprek in wachtrij *02 Onvoorwaardelijk doorschakelen uit *34 Wachtmuziek *03 Doorschakelen bij bezet aan *35*N# Login toestel *04 Doorschakelen bij bezet uit *36*N# Logout toestel *05 Doorschakelen bij niet beantwoorden aan *06 Doorschakelen bij niet beantwoorden uit *37*N# *38*N# Gesprek parkeren *07*N# Doorschakelen naar nummer *39 Relais aan *08 Niet storen aan *40 Relais uit *09 Niet storen uit *41 Relais Puls *10*N# Uitzondering Niet storen toevoegen *42 Relais aan *11*N# Uitzondering Niet storen verwijderen *43 Relais uit *12*N# Follow Me hierheen *44 Relais Puls *13*N# Volg mij hierheen annuleren *45*N# Terughalen *14*N# Follow Me naar *46 Terughalen Gesprek uit parkeerstand halen *15 Wachtend gesprek aan *47 Conferentie toevoegen *16 Wachtend gesprek uit *48 Voic terugbellen aan *17 Voic ophalen *49 Voic terugbellen uit *18 Voic aan *50 Huntgroepgesprekken doorschakelen aan *19 Voic uit *51 Huntgroepgesprekken doorschakelen uit *20*N# Nachtstand huntgroep instellen *52 Gesprek wissen *21*N# Nachtstand huntgroep wissen *53*N# Leden gesprekken aannemen *29 Schakelen tussen gesprekken *57*N# Doorschakelnummer bij bezet *30 Willekeurig gesprek opnemen *70*N# Bel fysiek toestel volgens nummer *31 Gesprek groep opnemen *71*N# Bel fysiek toestel volgens ID Page 10 - Systeemfuncties IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Standaardcodes voor functies 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( )

15 Index Overzicht 1 A Aan/uit Huntgroepgesprekken 7 Aansluiting koptelefoon 1 Alle doorschakelingen annuleren 10 AutoHold 4 Avaya 10 Avaya Avaya IP Office 1 B Beantwoorden 3, 7 Bellen 3, 7 Bellen Fysiek tst 10 Bericht 4 Berichtknop 4 druk op 4 Bezet Uit 10 Bezig met omleiden 8 Gesprekken 8 Bezig met wissen 3 Bellen 3 Bij niet beantwoorden 10 Busy on: 10 C Conferentie 5, 6 Conferentie toevoegen 10 D Default_Feature_Codes.htm 10 Doorschakelen Doorverbinden 5 Droppen 5 Druk op 4 Berichtknop 4 Gespreksknop 4 Druk op Drop 3 Druk op Hold 4 Druk op Redial 3, 4 E 9 F Februari 10 Follow Me hierheen 10 Follow Me naar 10 G Gebruikershandleiding van IP Office Gesprek doorschakelen 7 Gesprek groep opnemen 10 Gesprek in wachtrij 10 Gesprek opnemen 7 Gesprek parkeren 10 Gesprek toestel opnemen 10 Gesprek uit parkeerstand halen 10 Gesprek wissen 10 Gesprekken 3, 7, 8 Beantwoorden 3, 7 Bezig met omleiden 8 Bezig met wissen 3 Opzetten 3, 7 Gespreksknop van gesprek 4 Gespreksknoppen 1, 2, 4 druk op 4 Gesprekstoets 4 H Huntgroep 7 Huntgroepgesprekken doorschakelen aan 10 Huntgroepgesprekken doorschakelen uit 10 I ID 10 Inleiding 7 Interne gesprekken 7 IP Office 9 K Knoppen voor het beheren van gesprekken 1 L Laatst gebelde nummer 4 LED 1, 3, 4 Leden gesprekken aannemen 10 Login toestel 10 Logout toestel 10 N N 8, 10 Nachtstand huntgroep instellen 10 Nachtstand huntgroep wissen 10 Niet beantwoorden uit 10 Niet storen 8 Niet storen aan 10 Niet storen uit 10 Niveau Nummer 10 Nummerherhaling 1, 4 O Onvoorwaardelijk doorschakelen aan 10 Onvoorwaardelijk doorschakelen uit 10 Opzetten 3, 7 Bellen 3, 7 Overige systeemfuncties 7 Overzicht P Persconferentie 6 PIN 9 R Redials: 4 Relais aan 10 Relais Puls 10 Relais uit 10 S Schakelen tussen gesprekken 10 Standaard 12 knoppen 1 Standaardcodes voor functies 10 Stappen herhalen 6 Systeembeheerder 4, 7, 9, 10 IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Index - Page 11 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( ) Standaardcodes voor functies

16 Gebruikershandleiding van 5601 T Terughalen 10 U Uitzondering Niet storen toevoegen 10 Uitzondering Niet storen verwijderen 10 V Voic 1, 7, 8, 9 Voic aan 10 Voic Lite 9 Voic ophalen 10 Voic terugbellen 9 Voic terugbellen aan 10 Voic terugbellen uit 10 Voic uit 10 Voic Pro 9 Volg mij hierheen annuleren 10 Volumeregeling 1 W Wachtend gesprek aan 10 Wachtend gesprek uit 10 Wachtmuziek 10 Wachtstand 4, 5, 6 Willekeurig gesprek opnemen 10 Page 12 - Index IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Standaardcodes voor functies 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( )

17 Index Getallen en gegevens met betrekking tot prestaties die in dit document worden genoemd zijn symbolisch en dienen nadrukkelijk schriftelijk te worden bevestigd door Avaya voordat deze van toepassing kunnen zijn op een specifieke order of contract. De onderneming behoudt zich te allen tijde het recht voor wijzigingen of aanvullingen aan te brengen in de uitgebreide specificaties. De openbaarmaking van informatie in dit document houdt niet in dat deze niet is beschermd door patenten of andere beschermende rechten van Avaya of anderen. Intellectueel eigendom met betrekking tot dit product (inclusief handelsmerken) gedeponeerd door Lucent Technologies is overgedragen aan of wordt in licentie gebruikt door Avaya. Alle handelsmerken die worden aangeduid met het teken of zijn respectievelijk gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Avaya Inc. Alle overige handelsmerken zijn het eigendom van hun respectieve houders. Dit document bevat informatie welke het eigendom van Avaya is. Deze informatie mag uitsluitend openbaar worden gemaakt of worden gebruik in overeenstemming met van toepassing zijnde overeenkomsten. Opmerkingen of suggesties met betrekking tot dit document kunt u sturen naar "wgctechpubs@avaya.com" Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Avaya Sterling Court Mundells Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1LZ Verenigd Koninkrijk Tel: +44 (0) Fax: +44 (0) adres: contact@avaya.com Web: IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5601 Index - Page 13 40DHB0002NLFF Uitgave 1 ( ) Standaardcodes voor functies