SWCA-functies (Systemwide Call Appearance)

Transcriptie

1 SWCA-functies (Systemwide Call Appearance) Art.nr. N November 2005

2 Informatie over System-wide Call Appearance (SWCA)-toetsen Met de functie System-wide Call Appearance (SWCA) kunt u inkomende en uitgaande gesprekken op uw BCM-systeem (Business Communications Manager) parkeren en tegelijkertijd de weergave van het gesprek aan een groep toestellen toewijzen. Met deze functie wordt de lijn vrijgehouden waarop het gesprek plaatsvindt, zodat een andere gebruiker het gesprek op elk ander toestel met dezelfde SWCA-toetsen kan overnemen. Opmerking: Uw toestel moet een niet-gebruikte intercomtoets hebben als u SWCA-gesprekken wilt aannemen. Voorzie de telefoontoetsen van etiketten om aan te geven met welke code elke programmatoets wordt geprogrammeerd (zie tabel 1). Tabel 1: Etiketten voor SWCA-toetsen SWCA-toetsen toewijzen Schrijf hier de tekst voor het etiket van de SWCA-toets Regel 1 Regel 2 SWCA1 SWCA2 SWCA3 SWCA4 SWCA5 SWCA6 Wijs zo mogelijk voor alle toestellen in dezelfde belgroep dezelfde toetsen aan dezelfde SWCA-codes toe. U kunt de toetsen elke gewenste naam geven, maar het is handig om te verwijzen naar de SWCA-code die onder de desbetreffende toets is opgeslagen. Als u wilt weten welke code aan een toets is toegewezen, dient u Toetsinformatie (FUNCTIE *0) te gebruiken. Toetsnummer # SWCA-code FUNCTIE *521 FUNCTIE *522 FUNCTIE *523 FUNCTIE *524 FUNCTIE *525 FUNCTIE *526 FUNCTIE *527 FUNCTIE *528 FUNCTIE *529 FUNCTIE *530 FUNCTIE *531 FUNCTIE *532 FUNCTIE *533 FUNCTIE *534 FUNCTIE *535 FUNCTIE *536 Pagina 2

3 SWCA-toetsen aan de telefoon toevoegen De systeembeheerder kan SWCA-toetsen toewijzen aan een groep met telefoons. Gebruikers kunnen deze toetsen ook op hun eigen toestellen toewijzen. 1 Druk op FUNCTIE *3 2 Selecteer een geheugenknop met een indicatielampje 3 Voer een SWCA-code in (FUNCTIE *521 tot FUNCTIE *536) Gesprekken afhandelen met SWCA-toetsen Een gesprek aannemen en aan een SWCA-toets toewijzen Uw systeembeheerder kan u uitleggen hoe het systeem werkt. Het systeem kan op de volgende manieren worden geprogrammeerd: 1 Een inkomend gesprek wordt op een van de volgende drie manieren aan een SWCA-toets gekoppeld: handmatig, voor de duur van het gesprek handmatig, zolang het gesprek is geparkeerd automatisch, voor de duur van het gesprek 2 Wanneer u op WACHT drukt, wordt het gesprek onder een niet-gebruikte SWCA-toets geparkeerd. Een tweede gesprek aannemen: Wanneer een tweede gesprek wordt beantwoord door het systeem, wordt het oorspronkelijke gesprek automatisch geparkeerd onder een beschikbare SWCA-toets. Hiervoor moet het systeem worden ingesteld op Auto Wacht (FUNCTIE 73), Als u Auto Wacht wilt uitschakelen, voert u FUNCTIE 73 opnieuw in. U kunt het gesprek ook op een van de volgende manieren parkeren: 1 Wanneer het gesprek actief is, dient u de SWCA-code in te voeren die overeenkomt met de toets waaronder u het gesprek wilt parkeren. Zie SWCA-toetsen aan de telefoon toevoegen op pagina 3. 2 Wanneer het gesprek actief is, dient u FUNCTIE *520 in te voeren om de eerste beschikbare SWCA-code (die aan uw toestel is toegewezen) te zoeken. Als een beschikbare code wordt gevonden, wordt het gesprek aan die code gekoppeld. Druk op WACHT of op de toegewezen SWCA-toets om het gesprek te parkeren. Als er geen code beschikbaar is, blijft het gesprek alleen op uw lijn actief. Zet het gesprek in de WACHT totdat er een SWCA-toets beschikbaar komt. Als het gesprek al aan een SWCA-code is gekoppeld (voor de duur van het gesprek), wordt het opnieuw onder die code geparkeerd. Pagina 3

4 SWCA gebruiken zonder programmeertoetsen Er hoeven geen SWCA-toetsen op uw toestel geprogrammeerd te zijn om een SWCA-gesprek uit de parkeerstand te kunnen halen. U kunt een gesprek dat onder een SWCA-toets is geparkeerd, aannemen door de SWCA-code in te voeren (FUNCTIE *521 tot FUNCTIE *536) die is gebruikt om het gesprek te parkeren. Hiervoor moet de persoon die het gesprek heeft geparkeerd echter andere functies gebruiken om aan te geven waar het gesprek is geparkeerd, zoals Oproep (FUNCTIE 60), (FUNCTIE 66) of Berichten (FUNCTIE 1). Inkomend gesprek aan SWCA-toets toegewezen Regel 1 Regel 2 SWCA1 SWCA4 In dit voorbeeld komt een gesprek binnen op lijn 1 en wordt het automatisch overgezet op SWCA1 (de eerste nietgebruikte SWCA-toets). Het continu brandende lampje naast SWCA1 en de lijntoets geeft aan dat het gesprek op dit toestel actief is en nog niet is geparkeerd. SWCA2 SWCA3 SWCA5 SWCA6 Op alle andere toestellen in de groep brandt alleen het lampje naast SWCA 1 continu. De lijntoetsen voor de andere toestellen zijn vrij om gesprekken te ontvangen. Als u nogmaals op SWCA1 drukt om het gesprek te parkeren, gaat het lampje naast de lijntoets uit en begint het lampje naast SWCA1 op alle toestellen in de groep te knipperen. Dit geeft aan dat het gesprek kan worden aangenomen. Wachtstand gebruiken met SWCA-toetsen Als een gesprek niet automatisch onder een SWCA-toets wordt geparkeerd wanneer u op WACHT drukt, betekent dit dat het gesprek alleen op uw toestel is geparkeerd op de lijn waarop het is binnengekomen. Als u het gesprek voor de hele groep beschikbaar wilt maken, moet u de wachtstand opheffen (druk op WACHT), en vervolgens op een niet-gebruikte SWCAtoets drukken. Het gesprek wordt onder de desbetreffende SWCA-toets geparkeerd en de lijn waarop het gesprek is binnengekomen, is weer vrij. Tijdelijk geparkeerde gesprekken afhandelen U kunt het systeem zodanig configureren dat bij gesprekken die onder SWCAtoetsen zijn geparkeerd, de SWCA-toets direct wordt vrijgegeven wanneer het gesprek wordt aangenomen. In dit geval moet de persoon die het gesprek aanneemt, een van de eerder beschreven handmatige methoden gebruiken om het gesprek weer onder een niet-gebruikte SWCA-toets te parkeren. U kunt systeem ook zodanig configureren dat het gesprek voor de duur van het gesprek (totdat een van de gesprekspartners de verbinding verbreekt) onder dezelfde SWCA-toets wordt vastgehouden, ongeacht hoeveel keer het gesprek wordt aangenomen en opnieuw wordt geparkeerd. Pagina 4

5 Een gesprek aannemen zonder dat er SWCA-toetsen beschikbaar zijn Als aan alle SWCA-toetsen gesprekken zijn toegewezen en er nog een gesprek binnenkomt, kunt u het volgende doen: 1 Zet het gesprek in de wacht totdat er een SWCA-toets beschikbaar komt. U doet dit door het gesprek aan te nemen. Het eerste gesprek gaat automatisch op uw toestel in de wacht. 2 Voer een SWCA-code in die niet aan een knop op uw toestel is toegewezen. Als u een gesprek aan een code koppelt die niet op uw toestel staat, dient u de functie Oproep, of Berichten te gebruiken om de groep of een andere persoon te melden dat er een gesprek in de wacht staat en onder welke code dit is geparkeerd. Een gesprek van een SWCA-toets terugnemen Als het lampje naast een SWCA-toets knippert, kunt u het gesprek terugnemen door de hoorn op te nemen en op de desbetreffende SWCA-toets te drukken, of door de SWCA-code in te voeren die aan de desbetreffende toets is gekoppeld. Regel 1 Regel 2 SWCA1 SWCA2 SWCA3 SWCA4 SWCA5 SWCA6 In dit voorbeeld is het onder SWCA1 geparkeerde gesprek teruggenomen door de gebruiker. Deze heeft op de SWCA1- toets gedrukt. Het knipperende lampje naast SWCA1 brandt nu continu. Naast een van de intercomknoppen brandt een lampje continu. Op alle andere toestellen in de groep brandt het lampje naast SWCA1 continu, wat aangeeft dat het gesprek is teruggenomen en actief is. Als u er niet zeker van bent welk gesprek u moet aannemen, kunt u een van de volgende codes gebruiken om het langst of het laatst geparkeerde gesprek te vinden: 1 FUNCTIE *537 neemt het langst geparkeerde SWCA-gesprek terug. Het lampje op alle toestellen in de groep brandt continu, wat een actief gesprek aanduidt. 2 FUNCTIE *538 neemt het laatst geparkeerde SWCA-gesprek terug. Het lampje op alle toestellen in de groep brandt continu, wat een actief gesprek aanduidt. Opmerking: deze codes werken alleen op toestellen waarop de SWCA-toetsen zijn gedefinieerd; er wordt alleen gezocht onder de codes die op dat specifieke toestel zijn geprogrammeerd. Pagina 5

6 Overige functies voor het gebruik van SWCA Verlopen SWCA-gesprekken Als een gesprek onder een SWCA-toets gedurende een vooraf ingestelde tijd (met de parkeertimer) in de parkeerstand blijft en niet aangenomen wordt, gaat het gesprek uit de parkeerstand op de SWCA-toets en gaat de telefoon opnieuw over op het toestel waarop het gesprek voor het laatst werd geparkeerd. Uitgaande gesprekken U kunt uitgaande gesprekken ook onder een SWCA-toets parkeren. Als op uw systeem gesprekken automatisch aan een SWCA-toets worden toegewezen, wordt het gesprek aan een toets toegewezen zodra het wordt aangenomen. Anders kunt u tijdens het gesprek op een niet-gebruikte SWCA-toets of op WACHT drukken om het gesprek onder een SWCAtoets te parkeren. Hierdoor komt het gesprek weer beschikbaar voor andere gebruikers in de groep en wordt uw intercomlijn weer vrijgegeven. Auto Wacht FUNCTIE 73 Op uw toestel moet de functie Auto Wacht zijn ingesteld zodat een gesprek automatisch in de WACHT wordt gezet als u een tweede gesprek aanneemt. Als de functie Auto Wacht op uw toestel niet is ingeschakeld, gebruikt u FUNCTIE 73 om deze instelling te wijzigen. Als u Auto Wacht wilt uitschakelen, voert u FUNCTIE 73 opnieuw in. Gesprekken doorverbinden FUNCTIE 70 Als u het gesprek naar een toestel doorverbindt waarop niet dezelfde SWCAtoetsen zijn ingesteld, verdwijnt het gesprek uit de SWCA-toets op uw toestel zodra het gesprek is doorverbonden. Als het gesprek weer aan uw groep moet worden toegewezen, voert de persoon die het gesprek heeft aangenomen een SWCA-controlecode in die aan uw groep is toegewezen. Hierdoor wordt het gesprek weer toegewezen aan een SWCA-toets op uw toestel. Telefonisch vergaderen FUNCTIE 3 U kunt een conferentiegesprek niet onder een SWCA-toets parkeren. Gesprekken die onder een SWCA-toets zijn geparkeerd, kunnen niet in een conferentiegesprek worden betrokken. Als u een gesprek dat onder een SWCA-toets is geparkeerd in een conferentie wilt betrekken, doet u het volgende: 1 Druk op de SWCA-toets om het gesprek uit de parkeerstand te halen. Pagina 6 2 Druk op WACHT. 3 Druk op FUNCTIE 3 om met de vergadering te beginnen. Als van twee SWCA-gesprekken een telefonische vergadering wordt gemaakt en de conferentieleider de gesprekken vervolgens doorverbindt door het gesprek vrij te geven, blijft het resterende gesprek tussen de twee afhankelijke sets gekoppeld aan de momenteel gekoppelde SWCA-toets (indien van toepassing) op elke afhankelijke set. Als van twee externe SWCA-gesprekken een telefonische vergadering wordt gemaakt en de conferentieleider de gesprekken vervolgens doorverbindt door het gesprek vrij te geven, wordt het resterende gesprek tussen de (hoofd)lijnen niet aan een SWCA-toets gekoppeld.