Business Communications Manger Gebruikerskaart Primaire telefoon

Transcriptie

1 Business Communications Manger Gebruikerskaart Primaire telefoon 2001 Nortel Networks P versie 01

2

3 Uw primaire telefoon gebruiken Uw telefoon is geprogrammeerd als primaire telefoon voor specifieke externe lijnen van uw systeem. Dit betekent dat elk extern gesprek op deze lijnen dat niet wordt beantwoord, dat wordt doorverbonden, geparkeerd of in de wachtstand wordt gezet, evenals elk gesprek dat om welke reden dan ook niet wordt afgehandeld, een belsignaal op uw telefoon geeft. Uw systeem kan meerdere primaire telefoons hebben. Betekenis van belsignalen en indicatielampjes Uw telefoon produceert verschillende belsignalen bij verschillende soorten gesprekken. Externe gesprekken geven een normaal belsignaal, bij interne gesprekken klinken twee korte belsignalen. Omgeleide externe gesprekken geven hetzelfde belsignaal als interne gesprekken. Het indicatielampje naast een toets geeft informatie over de status van een gesprek op een lijn-, lijngroep-, antwoord- of intercomtoets. brandt Er is een actief gesprek op de lijn. knippert snel U hebt een gesprek in de wachtstand op deze lijn. knippert langzamer Er is een inkomend gesprek. knippert langzaam Iemand anders heeft een gesprek in de wachtstand gezet op deze lijn. uit De lijn is beschikbaar. Betekenis van displayberichten Nst van 223 Wanneer er een onbeantwoord gesprek een belsignaal geeft op uw telefoon, kunt u een van de volgende berichten zien op de display: Via niet storen DRT lijn001 In wachtstand gezet door Carolien Lijn001 terugbellen TERUGBELLEN De persoon met telefoon 223 heeft een gesprek naar u doorgeschakeld met behulp van Niet storen. Het systeem heeft een gesprek naar u doorverbonden vanaf een telefoon die in de Niet storen-modus staat. Dit gesprek werd niet beantwoord, dus heeft het systeem het naar u doorverbonden. Carolien heeft het gesprek te lang in de wachtstand laten staan, waardoor het systeem het naar u heeft doorverbonden. Er werd een gesprek op lijn 001 aangeklopt, geparkeerd of doorverbonden, maar niemand heeft het beantwoord. Druk op TERUGBELLEN of op de lijntoets om verbinding met het gesprek te krijgen. Pagina 1 - Business Communications Manger Gebruikerskaart Primaire telefoon

4 Lijn001 naar primaire Lijn007>Brenda Lijn007 Lijn121 Er is geen telefoon die een gesprek op lijn 001 kan ontvangen, waardoor het systeem het naar u heeft doorverbonden. Een gesprek op lijn 007 is naar Brenda doorgeschakeld of gestuurd, maar werd niet beantwoord. Het gesprek dat binnenkwam op lijn 007 is naar bestemmingslijn 121 gestuurd. Lijn 121 is bezet, dus heeft het systeem het naar u doorverbonden. Pagina 2 - Business Communications Manger Gebruikerskaart Primaire telefoon

5 Gesprekken afhandelen Veel gesprekken beantwoorden Een bericht achterlaten voor een collega Gesprekken doorverbinden Een gesprek doorverbinden wanneer een telefoon in gesprek is Soms komen de gesprekken sneller binnen dan u ze kunt afhandelen. Wanneer meerdere gesprekken belsignalen geven, gebruikt u Wachtrij om het volgende gesprek te beantwoorden. 1. Voer de functiecode voor Wachtrij in (Ä âú). Als er meer dan één gesprek wacht op afhandeling, krijgen inkomende externe gesprekken voorrang op terugbel-, aangeklopte of doorverbonden gesprekken. U kunt de functie Bericht van Business Communications Manger gebruiken om iemand een bericht te sturen dat deze u moet terugbellen. 1. Voer de functiecode voor Bericht in (ÄÚ). 2. Druk op TOEV. (Deze stap is niet nodig bij telefoons met een eenregelige display.) 3. Kies het interne nummer van degene naar wie u het bericht wilt zenden. Op de telefoon van deze persoon wordt de melding Bericht voor u weergegeven. Als u een gesprek wilt doorverbinden naar iemand: 1. Druk op DOORVERBINDEN. 2. Kies het nummer van degene naar wie u het gesprek wilt doorverbinden. 3. Als u eerst met deze persoon wilt spreken, wacht u tot hij/zij opneemt. 4. Druk op OK. Wanneer een telefoon in gesprek is of de doorverbinding wordt geweigerd, kunt u Aankloppen gebruiken om een gesprek door te verbinden. 1. Voer de functiecode voor Aankloppen in (Ä Û). 2. Kies het interne nummer van degene naar wie u het gesprek wilt doorverbinden. Deze krijgt een bericht dat er een aangeklopt gesprek in de wachtstand staat. Pagina 3 - Business Communications Manger Gebruikerskaart Primaire telefoon

6 Een gesprek doorverbinden naar een collega die niet op zijn/haar plaats zit Als iemand niet op zijn/haar plaats zit, maar het belangrijk is dat deze het gesprek ontvangt, kunt u het gesprek parkeren en vervolgens aankondigen met behulp van Oproepen. 1. Voer de functiecode voor Gesprek parkeren in (ÄàÝ). De ophaalcode wordt weergegeven op de display. 2. Druk op OPROEPEN. 3. Selecteer het gewenste oproeptype. 4. Roep de persoon op en vraag hem/haar het gesprek te beantwoorden met behulp van de ophaalcode. Deze persoon kan het gesprek ophalen met elke Business Communications Manger telefoon. Een collega die in gesprek is onderbreken De status van een andere telefoon bewaken Als uw collega in gesprek is en er een belangrijk tweede gesprek binnenkomt, kunt u zijn/haar huidige gesprek onderbreken. 1. Kies het nummer van uw collega. Op de display wordt weergegeven: In gesprek. 2. Voer de functiecode voor Gesprek met voorrang in (Äßá). Na een pauze wordt uw gesprek doorverbonden. Uw collega kan verhinderen dat uw gesprek met voorrang wordt doorverbonden door de functiecode voor Niet storen te gebruiken. (Het is mogelijk dat bepaalde primaire telefoons deze functie niet ondersteunen.) Als u een toets voor direct kiezen of een antwoordtoets met een indicatielampje hebt geprogrammeerd voor een andere telefoon, dan kunt u de status van deze telefoon bewaken via het indicatielampje naast de desbetreffende toets. U kunt ook Terugbellen gebruiken om u te laten melden dat een telefoon die in gesprek was of die niet werd beantwoord, weer beschikbaar is. 1. Kies het nummer van de persoon die u wilt spreken. U hoort een belsignaal of een bezetsignaal. 2. Druk op LATER. Op de display wordt weergegeven: Terugbellen?. 3. Druk op JA. Wanneer deze persoon ophangt of opnieuw de telefoon gebruikt, geeft uw telefoon een belsignaal en vraagt de display of u deze persoon wilt terugbellen. Druk op JA om terug te bellen. Pagina 4 - Business Communications Manger Gebruikerskaart Primaire telefoon

7 Ervoor zorgen dat gesprekken worden beantwoord wanneer u niet op uw plaats zit. Zorgen voor backupbeantwoording van interne gesprekken Wanneer u niet op uw plaats zit, kunt u ervoor zorgen dat gesprekken worden beantwoord door ze door te schakelen naar iemand anders. 1. Voer de functiecode voor Oproep doorschakelen in (ÄÝ). 2. Kies het nummer van degene die uw gesprekken beantwoordt. Uw gesprekken geven nu een belsignaal op de telefoon van deze persoon. Ga als volgt te werk om Oproep doorschakelen te annuleren: 1. Voer de functiecode voor Oproep doorschakelen annuleren in (Ä Ý). Een meer geavanceerde manier om gesprekken te laten beantwoorden wanneer u niet op uw plaats zit, is het gebruiken van een servicemodus. Vraag uw systeembeheerder om informatie over speciale services. Behalve voor backup-beantwoording van externe gesprekken, kunt u via Oproep doorschakelen ook zorgen voor backup-beantwoording van interne gesprekken. Personen kunnen al hun gesprekken naar u doorschakelen. Uw systeem kan ook zodanig worden geprogrammeerd dat u alle gesprekken beantwoordt die gericht zijn aan telefoons die in gesprek zijn of niet opnemen. Raadpleeg uw systeembeheerder voor informatie over Oproep doorschakelen bij in gesprek en Oproep doorschakelen bij geen antwoord. Pagina 5 - Business Communications Manger Gebruikerskaart Primaire telefoon

8 Persoonlijke instellingen maken voor uw telefoon Geheugentoetsen programmeren voor veelgebruikte functies Geheugentoetsen programmeren voor nummers die u vaak belt Lijntoetsen verplaatsen U kunt geheugentoetsen zodanig programmeren dat u met één toetsdruk toegang krijgt tot functies die u veel gebruikt, bijvoorbeeld Doorverbinden, Bericht en Terugbellen. 1. Druk op Ä Ü. 2. Druk op de toets die u wilt programmeren. 3. Druk op Ä en voer de functiecode in die u wilt programmeren. 4. Voorzie de toets van een label. U kunt de functie nu gebruiken door op de geprogrammeerde toets te drukken. Lijn-, intercom-, handsfree/stil- en antwoordtoetsen kunt u niet programmeren. U kunt geheugentoetsen zodanig programmeren dat u nummers die u vaak belt, kunt oproepen met één toetsdruk. 1. Druk op Ä Ú om een extern nummer te programmeren of op Ä Û om een intern nummer te programmeren. 2. Druk op de toets die u wilt programmeren. 3. Voor externe nummers: als u wilt dat deze toets voor direct kiezen gebruik maakt van een bepaalde lijn of groeplijn, selecteert u die lijn of groeplijn. 4. Kies het nummer dat u wilt programmeren. 5. Voor externe nummers drukt u op ú of op OK wanneer u klaar bent. 6. Voorzie de toets van een label. U kunt de gewenste persoon nu eenvoudig bellen door op de geprogrammeerde toets te drukken. Lijn-, intercom-, handsfree/stilen antwoordtoetsen kunt u niet programmeren. U kunt de toetsen op uw telefoon verplaatsen om ze aan te passen aan uw wensen. 1. Druk op Ä Ú. 2. Druk op de lijntoets die u wilt verplaatsen. 3. Druk op de toets waarnaar u deze lijn wilt verplaatsen. 4. Druk op. De twee toetsen zijn omgewisseld. 5. Verwissel de toetslabels. U kunt alleen lijntoetsen verplaatsen volgens de beschrijving in stap 2. U kunt geen lijntoets omwisselen met een antwoord-, handsfree/stil- of intercomtoets. Pagina 6 - Business Communications Manger Gebruikerskaart Primaire telefoon P09XXXXX versie 0.01