Met Microsoft Dynamics NAV zijn wij beter in control

Transcriptie

1 Met Microsoft Dynamics NAV zijn wij beter in control Organisatie AWL is gevestigd in Nederland en Tsjechië. Vanuit deze vestigingen werken meer dan 200 medewerkers aan het realiseren van state-of-theart geautomatiseerde lasmachines voor haar relaties die in heel Europa gevestigd zijn. De machines voldoen aan de hoogste Goede automatisering gaat verder dan het automatiseren van bedrijfsprocessen. Dat ontdekte ook AWL, waar de samenhang tussen diverse softwareprogramma s ontbrak. Met de implementatie van Microsoft Dynamics NAV door Logic Vision heeft AWL nu een totaaloplossing voor al haar bedrijfsprocessen. Het resultaat: meer inzicht in de status van projecten, onderhanden werkbepaling en de aangegane verplichtingen, een betere aansturing van processen plus nauwkeurige en snelle informatievoorziening om op en bij te sturen. kwaliteitseisen en realiseren een aanmerkelijke productiviteitsverbetering. De lassystemen zijn ontwikkeld op basis van jarenlange kennis en deskundigheid. Als één van de vooraanstaande Europese machinebouwers en systeemintegratoren op het gebied van boog-, weerstand- en laserlassen is AWL een sterke partner waarop relaties kunnen bouwen als optimale lasoplossingen worden verlangd. De belangrijkste afzetmarkten zijn de automobielen de metaalverwerkende industrieën. De cultuur van AWL kenmerkt zich door innovatie en kwaliteit. Hiermee blijven relaties ahead in automated welding. EILANDAUTOMATISERING De bedrijfsprocessen bij AWL waren al geautomatiseerd en afgedekt, maar er was duidelijk sprake van eilandautomatisering. We konden wel managementinformatie opvragen, vertelt René van Tol, voorheen Logistics and Quality Manager bij AWL, nu Hoofd Personeel & Organisatie, maar dat was behoorlijk omslachtig. We werkten onder andere met R8 van Ridder, waarin een groot aantal onderdelen van onze organisatie zoals verkoop, inkoop, productie en projecten-registratie was ondergebracht. De financiële integratie ontbrak echter. Het financiële deel was ondergebracht in Exact en verder gebruikten we nog andere pakketten voor onderhoud, inventaris en personeelsadministratie. Door de veelheid aan pakketten waren de rapportages minder betrouwbaar en consistent. Het inzicht in de projectenadministratie was aanwezig, maar de voorspellende informatie ontbrak. Gebrek aan integratie Met de groei van AWL namen ook de projecten in aantal en omvang toe. Hierdoor werd goed monitoren van de projectvoortgang steeds lastiger. Een andere manier van projectmanagement, inclusief voorspellende informatie, bleek noodzakelijk. Met de start van een Tsjechische vestiging werd het omslagpunt bereikt. Van Tol: Ridder R8 was uitsluitend beschikbaar in de Nederlandse taal en dat gaf

2 Eisen - Financieel geïntegreerd pakket problemen in Tsjechië. De ontwikkeling van een taalmodule was niet voorzien. Ook was er geen mogelijkheid om onze rapportagetool te integreren. Redenen genoeg om ons te oriënteren op een financieel geïntegreerd ERP-pakket. - Inzicht in status van projecten - Work Based Structure - Flexibel systeem - Informatie sneller beschikbaar Voordelen AWL maakte in deze periode een omslag van een functionele (productie) organisatie naar een projectgeoriënteerde organisatie. Daardoor had het bedrijf andere tools nodig om de projectmanagers te ondersteunen met beter inzicht in de financiële voortgang en de projectplanning. Van Tol: Voorheen waren de projectmanagers voornamelijk technisch verantwoordelijk, nu kregen zij de verantwoordelijkheid voor het hele traject inclusief de budgetten. Hierdoor werd de noodzaak tot integratie met de financiële administratie verder vergroot. - Betere registratie - Cijfers nauwkeuriger - Beter inzicht in projecten - Betere aansturing van processen - Einde eilandautomatisering - Mogelijkheid om snel projectstructuur op te zetten - Urenregistratie up to date SELECTIEFASE Samen met een management trainee zette Van Tol het selectieproces op. We hebben alle werkprocessen beschreven en per key user de wensen en eisen vastgelegd. De groep key users bestond grotendeels uit MT-leden, waardoor de wensen en eisen ook realistisch waren. Daarna zijn we gaan zoeken naar de best passende systemen. We hadden drie mogelijkheden: SAP, Trimergo en Microsoft Dynamics NAV. Vooraf hadden we bepaald dat we ons zouden beperken tot een demo van twee partijen. Dit werden SAP en Microsoft Dynamics NAV. Trimergo viel af omdat de combinatie oplossing nog in ontwikkeling was. Tweedaagse demo Van Tol: De Work Based Structure van SAP sprak ons aan door de strakke organisatie van het systeem. De verkoper had ook veel ervaring met een Engineer To Order (ETO) omgeving waardoor we prettig communiceerden. Microsoft Dynamics NAV bood die Work Based Structure ook, was echter flexibeler én leek beter bij ons bedrijf te passen. De ETO kennis was bij Logic Vision duidelijk aanwezig, waardoor andere Microsoft partners afvielen. De demo bleek voor AWL echter te kort om een beslissing te nemen. Het bedrijf nodigde beide partijen daarom uit voor een tweedaagse demo. Daarna zou een go/no go moment plaatsvinden. Van Tol: Om het besluit zo gefundeerd mogelijk te kunnen nemen, stelden we als eis dat de consultant die de demo zou geven ook de implementatie zou doen.

3 KLIK MET LOGIC VISION Tijdens de uitgebreide demo ontstond een duidelijke klik met de consultant van Logic Vision. Hij wist écht wat er bij ons speelde, verplaatste zich in onze situatie, had goede ideeën en veel ervaring, zegt Van Tol. Hij liet zien dat Microsoft Dynamics NAV te modelleren is en toonde de flexibiliteit van het systeem. SAP bleek moeilijker naar eigen hand te zetten zonder veel extra kosten te maken. De beslissing voor Microsoft Dynamcis NAV en Logic Vision was dus snel gemaakt. Microsoft Dynamics NAV heeft onze eilandautomatisering opgelost. René van Tol, voorheen Logistics and Quality Manager bij AWL, nu Hoofd Personeel & Organisatie Draagvlak Nu de keuze was gemaakt, diende deze ook intern omarmd te worden. Van Tol: Een van de manieren om de medewerkers te overtuigen was via artikelen en informatie in ons infobulletin On the line. Verder was de rol van de key users essentieel. Zij communiceerden met hun eigen achterban en betrokken deze zo veel mogelijk bij het project. De reactie van de medewerkers was ambivalent, waarbij het grootste deel het nut van een nieuw systeem wel inzag. De werkvoorbereiding hebben we wat sterker moeten overtuigen omdat dit proces in het oude systeem prima was ondergebracht. De projectmanagers daarentegen behoefden geen overtuiging, die zagen het nut direct in nu ze sneller beschikbare en laagdrempelige informatie nodig hadden om hun werk goed te kunnen doen. IMPLEMENTATIEFASE De implementatie startte met de inrichting van standaard Microsoft Dynamics NAV en productie. Van Tol: De integratie tussen projecten en productie bleek tijdens deze fase belangrijker dan in eerste instantie was ingeschat. De inzet van Advanced Job Management was dan ook noodzakelijk. Deze module is ontwikkeld met de standaard projectenmodule van Microsoft Dynamcis NAV als basis. Hiermee is het mogelijk om een uitgebreide projectstructuur, op basis van vrij te definiëren sjablonen, snel per project op te zetten. Voor de projectplanning maken we gebruik van de integratie met MS Project. Omdat wij gekozen hadden voor de laatste versie van Microsoft Dynamics NAV, was deze module pas enkele maanden na de start gereed. Hierdoor zijn we zeven maanden later live gegaan, een maand later dan gepland. De afdeling Sales werkte na vijf maanden al met CRM. Hiervoor was namelijk geen koppeling met Advanced Job Management noodzakelijk.

4 Over het implementatieteam is Van Tol zeer te spreken. Het traject is voor het overgrote deel uitgevoerd bij AWL. Dat was prettig omdat dit de efficiëntie en de communicatie ten goede kwam. Verder kon er direct getoetst worden met de medewerker op de vloer wanneer er een probleem ontstond. Ten slotte had ik zo meer controle over de target die we ons gesteld hadden, namelijk live in zes maanden. Dat dit uiteindelijk zeven maanden zijn geworden, heeft vooral te maken met de implementatie van Advanced Job Management. OPLEIDING Met Microsoft Dynamics NAV kunnen we de focus weer richten op onze core business. René van Tol, voorheen Logistics and Quality Manager bij AWL, nu Hoofd Personeel & Organisatie AWL heeft ook aandacht gegeven aan de opleiding van de gebruikers. Van Tol: De key users zijn door Logic Vision opgeleid en zij hebben de eindgebruikers weer getraind. Hiervoor hadden we een ruimte en een testomgeving ingericht. Dit is allemaal voorspoedig verlopen, met uitzondering van Time Registration. Deze module, die bij AWL voor de urenverantwoording wordt gebruikt, is door de financiële administratie getest. We hebben het testen van alle varianten enigszins onderschat. Je kunt je voorstellen dat het een enorm karwei is om met achterstand de uren van 200 medewerkers te verantwoorden. De registratie van deze uren is nu overigens via de PC en via barcodescanning mogelijk. LIVEGANG De livegang is relatief rustig verlopen. Volgens Van Tol heeft dit, buiten een goede voorbereiding, te maken met de gefaseerde livegang. De administratieve processen rolden zich als een soort boeggolf uit. Eerst de werkvoorbereiding (inkoop en productie), daarna het magazijn (ontvangst goederen) en daarna financieel. De afdeling Sales was al twee maanden live met CRM, dus daarover hoefde ik me geen zorgen te maken. Ook de rol van de applicatiebeheerder heeft de livegang vereenvoudigd. Hij heeft bijvoorbeeld de koppeling gemaakt met de barcodescanner voor de urenregistratie en rapporten opgezet. Zijn rol is essentieel geweest tijdens het traject. VOORDELEN AWL werkt nu bijna twee jaar met Microsoft Dynamics NAV. De voordelen zijn duidelijk merkbaar, vertelt Van Tol tevreden. Het systeem is laagdrempelig

5 waardoor meer medewerkers er actief mee werken. Dit leidt tot een betere Meer informatie - AWL Techniek - Logic Vision Contactpersoon Ramon Speelpenning telefoonnummer: r.speelpenning@logicvision.nl registratie en dat heeft weer effect op de nauwkeurigheid van onze cijfers. Het inzicht dat we voorheen ontbeerden is nu aanwezig. Hierdoor is het aansturen van de processen duidelijk verbeterd. Verder is de Look & Feel van Microsoft Dynamics NAV prettig. Het is een Microsoft product dat herkenbaar is voor de meeste medewerkers. Onze oudere medewerkers zijn niet huiverig om het te gebruiken en dat is een positieve ontwikkeling. Hulpmiddel Automatisering is een hulpmiddel bij het soepel laten verlopen van onze primaire werkprocessen. Inmiddels hebben we een groot aantal verbeterdoelen behaald. Van eilandautomatisering is geen sprake meer. Er wordt efficiënter en met minder fouten gewerkt, er is meer inzicht en de processen zijn beter aan te sturen. Hierdoor kunnen we ons beter richten op onze core business: het ontwerpen en bouwen van productie-installaties waarin de verbindingstechniek centraal staat. TOEKOMST Waarom Microsoft? Prettige Look & Feel. Microsoft Dynamics NAV is een Microsoft product dat herkenbaar is voor de meeste medewerkers. Het is een flexibele oplossing. Aantal users 55 users Implementatietijd Zeven maanden Van Tol: Dankzij de integrale structuur binnen Microsoft Dynamics NAV zijn de rapportages verbeterd en zijn wij beter in staat de productiviteit te meten. Dit heeft ondermeer geleid tot het optimaliseren van de afdeling Service. Bezetting en omzet van deze afdeling zijn op elkaar afgestemd. Verder gaan we de leveranciersbeoordeling optimaliseren met behulp van de gegevens in Dynamics NAV. Op logistiek vlak gaan we de onderdelenleveringen strakker volgen waardoor we verwachten de doorlooptijden bij het assembleren te kunnen verkorten. Dit zal dan weer leiden tot een hogere productiviteit. ADVIES VAN AWL Wij hebben vooraf bepaald dat we ons tot een demo van twee partijen zouden beperken. Als je een goede voorbereiding treft, kun je jezelf zo n beperking opleggen. Verder is het belangrijk dat je automatiseringspartner verstand van én ervaring heeft in je business. Dan pas kun je tot een werkelijke samenwerking komen. Met Logic Vision heeft dat prima gewerkt! Disclaimer Microsoft aanvaardt geen inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de in deze case beschreven ervaringen van haar partners.