Blokland verbetert haar dienstverlening met een standaard brancheoplossing

Transcriptie

1 Blokland kiest voor Nekovri Dynamics Blokland verbetert haar dienstverlening met een standaard brancheoplossing Organisatie Sinds de oprichting in 1913 is Blokland Cold Stores B.V. in Cuijk uitgegroeid tot een full service koel- en vrieshuis, gespecialiseerd in vlees, vis en vruchtensappen en value added logistics. Blokland heeft meer dan 35 medewerkers en ruim m 3 aan opslagcapaciteit. Maatwerk laat software passen als een jasje en dat werkt wel zo plezierig. Maar na verloop van tijd kan datzelfde maatwerk steeds meer beginnen te knellen en de rem op nieuwe ontwikkelingen zetten. Als dan ook de ondersteuning stopgezet wordt, is de toekomst vol risico s. Voor Blokland reden om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing. Zo standaard mogelijk, die les was wel geleerd. Het traject dat volgde was verre van standaard. Blokland liet samen met collega s uit de branche een nieuwe standaard ontwikkelen: Nekovri Dynamics. Gebaseerd op het wereldwijd gebruikte en bewezen Microsoft Dynamics NAV. MAATWERK REMT VERNIEUWING Bij Blokland werd jarenlang naar tevredenheid gewerkt met een DOS-programma van Unit4. Aan de minder prettige kanten van het programma was iedereen min of meer gewend geraakt. Rapportages die lastig samen te stellen waren, de wekelijks optredende verschillen tussen de facturatie en voorraadadministratie die handmatig aangepast moesten worden, de traagheid van het systeem als er uiteindelijk gefactureerd kon worden, gebruikers die op elkaar moesten wachten om hun werk te kunnen doen. Er was allemaal mee te leven. Wat wel steeds zwaarder woog waren de jaarlijkse onderhoudskosten. Die bleven onverminderd hoog, ook toen daar allang geen doorontwikkeling en upgrades meer tegenover stonden. Elke opdracht tot aanpassing kostte bovendien handenvol geld. Ted Langen, Vestigingsmanager Cuijk bij Blokland zegt daarover: Als we een kleinigheid wilden aanpassen, dan leidde die aanpassing steevast tot storingen elders in het systeem. De kosten waren hierdoor vaak niet in verhouding met de aanpassing waar het in eerste instantie om ging. Het bericht dat het einde van de ondersteuning aangekondigde, gaf echter de genadeklap. Nooit meer zoveel maatwerk, verzucht Langen. En nooit meer zó afhankelijk zijn van kennis van derden. Wat we in minder dan acht jaar aan investeringen hebben moeten afschrijven is je reinste kapitaalvernietiging. Dat risico wilden we niet meer lopen.

2 Eisen - Continuïteit - Standaard oplossing - Geïntegreerd systeem met voorraadbeheersing en facturatie - Flexibiliteit - Barcodescanning - Tracking & Tracing - Variabele orderpick- en uitslagmethode op STANDAARD BRANCHEOPLOSSING Als lid van Nekovri, de Vereniging van Nederlandse koel- en vrieshuizen, had Blokland zitting in de klankbordgroep automatisering. Partijen in deze groep zochten naar een branchebreed gedragen automatiseringsoplossing met branchespecifieke functionaliteiten die maatwerk overbodig zouden maken. Waardoor niet elk koel- en vrieshuis opnieuw het wiel hoefde uit te vinden en informatie onderling gemakkelijk uitgewisseld kon worden. Meerdere leveranciers vertoonden hun demonstraties, maar de echte klik ontstond niet. Langen: We werden pas enthousiast toen we een demonstratie van Boltrics Professionals kregen. basis van variabelen - Gebruiksgemak PARTNERKEUZE OP BASIS VAN INHOUD EN VERTROUWEN Voordelen - Sneller en efficiënter werken - Relatief lage (beheers)kosten - Betrouwbare en snelle informatievoorziening - Hogere medewerkersbetrokkenheid - Flexibel aan te passen, meer gebruiksgemak In Boltrics vonden de leden een partner met kennis van en ervaring in de koel- en vriesbranche. Wat ze lieten zien, sprak meteen aan, vertelt Langen. Een programma dat gebaseerd is op Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met specifieke functionaliteiten voor onze branche. De software coördineert zowel de logistieke processen op de werkvloer als de bedrijfsprocessen. Het plaatje klopte, zowel op het technische als het menselijke vlak. Er was geen push, geen gelikt verkooppraatje, het ging om de inhoud. Ze waren duidelijk over wat wel en niet kon. Vragen werden kordaat, open en eerlijk beantwoord. Met duidelijke kennis van onze bedrijfsprocessen en informatiestromen. Dit gaf ons het vertrouwen in een samenwerking. De timing kon niet beter. Voor Blokland was het vijf voor twaalf, dus de beslissing van de klankbordgroep kwam precies op tijd. Het systeem is flexibel en slim van opzet, PROGRAMMA VAN EISEN waardoor het onmogelijke opeens mogelijk is. De voornaamste eisen van de klankbordgroep waren continuïteit, flexibiliteit, standaardisatie, betaalbaarheid en integratie. Langen: Over de branchespecifieke functionaliteiten zijn de nodige discussies gevoerd. Over de RF-module (scannen) bijvoorbeeld. Bij Blokland zijn we gewend te werken met een eigen scansysteem, de andere leden hebben die ervaring niet. Mobiele barcodesystemen helpen grip en controle te krijgen op de logistieke processen op de werkvloer. Die wilden wij absoluut in de ontwikkeling meenemen. En dat is ook gebeurd. Medewerkers kunnen nu de barcodes van artikelen en locaties scannen, waarna Nekovri Dynamics de informatie automatisch verwerkt.

3 IMPLEMENTATIE VOLGENS HET BOEKJE Na vijf maanden van ontwikkeling werden de contouren van Nekovri Dynamics zichtbaar. Een select aantal medewerkers kon op afstand inloggen om de nieuwe functionaliteiten te testen. Niet veel later volgde de implementatie bij Blokland zelf. Over de implementatie en de support van Boltrics is Langen positief. Er was regelmatige een consultant van Boltrics aanwezig om vragen te beantwoorden en knelpunten op te lossen. Naarmate de livegang dichterbij kwam, ontstond er enige nervositeit onder de medewerkers. Was het niet raadzamer om eerst een periode schaduw te draaien? Aan de andere kant groeide het systeem en nam het vertrouwen met de dag toe dat alle processen goed waren afgedekt. AANDACHT TIJDENS LIVEGANG VERGROOT DRAAGVLAK Tweeënhalve maand na de implementatie volgde de livegang. Op advies van Boltrics is Blokland in een keer overgegaan. Langen: We gingen van een DOS naar een Windows omgeving en dat is een hele overstap. Boltrics was hier volledig op voorbereid en we kregen alle tijd en aandacht. In de eerste week waren hier vier consultants aanwezig en elke gebruiker kon met zijn of haar probleem bij hen aan tafel schuiven. Die aandacht heeft voor veel draagvlak gezorgd. Als ik het morgen weer moest doen, wil ik met dezelfde mensen van Boltrics aan tafel zitten. VOORDELEN Nekovri Dynamics is gebaseerd op en ondersteund door de technologie van Microsoft. Dat is een garantie voor de continuïteit en betrouwbaarheid. Branchespecifieke functies zijn standaard in de software opgenomen, waardoor kostbaar en tijdrovend maatwerk niet nodig is en de implementatie snel te realiseren is. De software is volledig afgestemd op de dagelijkse praktijk in koel- en vrieshuizen en dat levert rendementsvoordelen op. Langen: Het systeem is flexibel en slim van opzet, waardoor het onmogelijke mogelijk wordt. Vroeger konden we twee halve pallets met dezelfde producten maar een verschillend batchnummer niet samenvoegen. Met het nieuwe systeem is dat wel mogelijk. Via barcodescanning weet het systeem precies wat waar staat, tot op de kleinste verpakkingseenheid. Dat scheelt veel dure opslagruimte.

4 Sneller en efficiënter werken Waarom Microsoft? Microsoft Dynamics NAV biedt continuïteit voor de toekomst. Aantal users 12 users Integratie Microsoft Office RF scanning Webportal Implementatietijd 2,5 maanden Ook het verwerken van binnenkomende goederen gaat veel sneller. Voorheen moesten we wachten tot op kantoor alle informatie was verwerkt voordat het systeem een sticker produceerde. Pas als die sticker op de desbetreffende pallet was aangebracht, kon de pallet door. Nu maken de magazijnmedewerkers zelf direct een barcode aan en het systeem vult die achteraf met de bijbehorende informatie. De pallet kan nu vanuit de expeditieruimte direct door naar de koel- of vriesruimte. Dat komt de kwaliteit ten goede. Betrouwbare informatievoorziening De administratieve verwerking van entrepot (douane) goederen is eenvoudiger en transparanter geworden. We kunnen een strakke registratie voeren, vertelt Langen, met rapportages die door de douane worden geaccepteerd. Het nieuwe systeem bespaart ons hier veel tijd en zorgen. Ook de klant wil steeds meer en specifiekere informatie ontvangen. Voorheen moesten we die informatie bij elke aanvraag handmatig uit het systeem halen. Nu is het een kwestie van aangeven welke informatie de klant graag wil ontvangen en het systeem doet voortaan de rest. Ook het voorheen arbeidsintensieve facturatieproces gaat nu dertig tot vijftig procent sneller. De facturen zijn bovendien duidelijk en gedetailleerd, waardoor er minder vragen van klanten komen. De verantwoordelijkheid voor de werkprocessen is dichter bij de mensen zelf gekomen. Sneller en rolgebaseerd werken Nekovri Dynamics is rolgebaseerd. De medewerkers zien alleen die informatie en menu s die ze voor hun werk nodig hebben. Langen: Dat is zeker op de werkvloer handig. Medewerkers worden niet belast met menu s waar ze niets mee doen. En hoe lager de gebruiksdrempel, hoe beter het systeem werkt. De medewerkers in het magazijn registreren nu zelf, waardoor de verwerking sneller gaat. Ze scannen elke beweging van de producten en zijn zich ook bewust van de noodzaak hiertoe. Ze zien namelijk ook welke gevolgen het heeft als ze het niet doen. De verantwoordelijkheid voor de werkprocessen is daarmee dichter bij de mensen zelf gekomen. Waar het eigenlijk op neer komt, zo vat Langen zijn ervaringen met Nekovri Dynamics samen, is dat we onze dienstverlening opwaarderen. We kunnen beter tegemoet komen aan de wensen van onze klanten, die daardoor met meer tevredenheid blijven terugkomen.

5 Meer informatie TOEKOMST - Blokland B.V - Boltrics Professionals contactpersoon Jan-Cornell van Ekris telefoonnummer: +31(0) Voor de toekomst ziet Langen graag een koppeling tussen de energiekosten en de voorraadbeheersing. Bijna veertig procent van alle kosten bestaat uit energiekosten. Een goede monitoring van deze kosten kan het rendement helpen verbeteren. Ook EDI, het elektronisch uitwisselen van informatie met andere partners heeft zijn aandacht. jcvanekris@boltrics.nl TIP VAN BLOKLAND Zet de wensen op papier en leg deze naast het aanbod. Maak vooraf duidelijke afspraken over de haalbaarheid van dit aanbod. In de praktijk komt het nog te vaak voor dat beloftes niet ingevuld worden, maar dan ben je al tot elkaar veroordeeld. Dus zorg dat u met de juiste partner in zee gaat, die de haalbaarheid vooraf kan aantonen. Disclaimer Microsoft aanvaardt geen inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de in deze case beschreven ervaringen van haar partners.