LIMOSA Meldingsplicht voor buitenlandse werknemers, zelfstandigen en stagiairs in België

Transcriptie

1 LIMOSA Meldingsplicht voor buitenlandse werknemers, zelfstandigen en stagiairs in België Inhoudstafel Inleiding...2 De verplichtingen Wie moet gemeld worden? Wie is vrijgesteld? Werknemers en zelfstandigen... 4 Internationaal vervoer... 4 Wetenschappelijke congressen... 4 Vergaderingen in beperkte kring... 5 Installatie en assemblage van goederen... 5 Dringende herstellings- of onderhoudswerken... 5 Zelfstandige zakenlui... 6 Sportlui... 6 Artiesten... 6 Wetenschappers... 7 Overheidspersoneel... 7 Internationale instellingen... 7 Diplomaten Stagiairs en zelfstandige stagiairs U werkt af en toe in België? U werkt regelmatig in meerdere landen? Wanneer moet u de melding doen? Hoe kan u een Limosa-melding doen? Hoe lang blijft de melding geldig? Kan de melding geannuleerd worden? Welke voordelen biedt Limosa? Wat als de meldingsplicht niet nageleefd wordt? Andere verplichtingen Inwerkingstreding en overgangsbepalingen...13 Praktische informatie Welke gegevens moet u melden? Voor gedetacheerde werknemers en zelfstandigen Voor gedetacheerde (zelfstandige) stagiairs Support Bijlagen Bijlage 1: Wat wordt verstaan onder activiteiten in de bouwsector?... 16

2 Inleiding Vanaf 1 april 2007 moeten buitenlandse werknemers, zelfstandigen en stagiairs hun activiteiten in België op voorhand aan de overheid melden precies zoals dat in verschillende andere EU-lidstaten reeds het geval is. Deze meldingsplicht kadert in een groter project: Limosa. Hiermee wil de Belgische overheid betere garanties scheppen voor het vrije verkeer van diensten en werknemers. Daarbij gaat extra aandacht naar ieders rechten en arbeidsvoorwaarden in België. Limosa biedt u als ondernemer enkele belangrijke administratieve voordelen. Het correct uitvoeren van de Limosa-melding maakt uw administratieve verplichtingen in België veel eenvoudiger, onder andere wat betreft het opstellen en bijhouden van het arbeidsreglement, het personeelsregister, de individuele rekening en de loonafrekening. De portaalsite, speelt een centrale rol in dit project. Onmiddellijk na elke melding via die website wordt een ontvangstbewijs Limosa-1 afgeleverd. Dat moet aan de Belgische klant of opdrachtgever worden getoond. Wanneer een werknemer, zelfstandige of stagiair dit Limosa-1 document niet kan voorleggen, moet de Belgische klant of opdrachtgever dit onmiddellijk bij de overheid melden. De portaalsite, zal op termijn verder uitgebouwd worden tot een uniek loket. Dan zal u haast al uw administratieve verplichtingen in verband met werken in België elektronisch kunnen vervullen via één centraal punt. De Limosa-melding is een belangrijke stap naar een legale tewerkstelling in België, met respect voor de Belgische en Europese regels. Daarnaast mogen werkgevers, werknemers of zelfstandigen ook andere verplichtingen niet uit het oog verliezen. Dit document vertelt er meer over. Aanvullende informatie is te vinden op 2

3 De verplichtingen 1 Wie moet gemeld worden? De Limosa-meldingsplicht geldt voor alle werknemers 1 en stagiairs, die tijdelijk of gedeeltelijk in België komen werken en in principe niet onderworpen zijn aan de Belgische sociale zekerheid 2. De Limosa-meldingsplicht geldt eveneens voor alle zelfstandigen 3 en zelfstandige stagiairs die tijdelijk of gedeeltelijk in België komen werken, ongeacht of zij onderworpen zijn aan de Belgische sociale zekerheid. Werknemers Algemeen gesteld moet er een melding gedaan worden bij de tewerkstelling van werknemers die hetzij: gewoonlijk in een ander land dan België werken zijn aangeworven in een ander land dan België Anders gezegd: de verplichte Limosa-melding geldt voor alle werknemers die tijdelijk of gedeeltelijk in België tewerkgesteld worden door een niet-belgische werkgever. Zelfstandigen Een melding is vereist voor een zelfstandige die tijdelijk een zelfstandige activiteit in België komt uitoefenen, maar hier niet permanent verblijft. Stagiairs Stagiairs zijn eveneens verplicht hun komst te melden wanneer zij in het kader van een buitenlands studieprogramma of een buitenlandse beroepsopleiding hun stage, geheel of gedeeltelijk, in België doen. Uitzonderingen Op deze algemene verplichting bestaan uitzonderingen. Vooral voor korte opdrachten in België gelden er vrijstellingen. Meer hierover vindt u in hoofdstuk 2. Ook niet iedereen die grensoverschrijdend werkt, valt onder de meldingsplicht. Het is belangrijk om concreet na te gaan of de betrokken werknemers, zelfstandigen of stagiairs wel onder het toepassingsgebied van de meldingsplicht vallen. 1 Werknemers zijn personen die in het kader van de meldingsplicht naar Belgisch recht tegen loon en onder het gezag van een andere persoon arbeidsprestaties leveren. 2 In uitzonderlijke gevallen zal iemand die onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid toch een Limosamelding moeten doen. 3 Zelfstandigen zijn natuurlijke personen die een beroepsbezigheid uitoefenen waarvoor zij niet door een arbeidsovereenkomst of door een (overheids)statuut verbonden zijn. 3

4 In de volgende situaties bestaat er bijvoorbeeld geen meldingsplicht: Werknemers die in het buitenland wonen en die enkel voor een Belgische of buitenlandse werkgever en voor onbepaalde duur in België werken (grensarbeiders). Werknemers die voor een Belgische werkgever gewoonlijk op het grondgebied van verschillende landen werken, zoals handelsvertegenwoordigers. 2 Wie is vrijgesteld? 2.1 Werknemers en zelfstandigen Op de meldingsplicht bestaan verschillende vrijstellingen. Die hangen voornamelijk af van: de reden van de komst naar België de duur van het verblijf (nodig voor de activiteiten in België) Internationaal vervoer De werknemers en zelfstandigen uit de sector van het internationaal vervoer van personen of goederen zijn vrijgesteld. Deze vrijstelling geldt echter niet wanneer men in België cabotage-activiteiten komt uitvoeren. Dit wil zeggen dat iemand goederen in België ophaalt én die ook in België aflevert. Voorbeeld Een Franse transportfirma, die in opdracht van een Belgische klant goederen ophaalt in Amsterdam en aflevert bij een klant in Brugge, is vrijgesteld. Een Franse firma die in België bij klant A goederen ophaalt om ze, in België bij klant B af te leveren is niet vrijgesteld. Wetenschappelijke congressen Werknemers en zelfstandigen worden vrijgesteld als ze wetenschappelijke congressen bijwonen in België. Voorbeeld De Braziliaanse arts die gedurende twee weken een medisch congres bijwoont in Brussel, is vrijgesteld. 4

5 Vergaderingen in beperkte kring Werknemers en zelfstandigen die in België vergaderingen in beperkte kring bijwonen, worden vrijgesteld. Om de vrijstelling te kunnen genieten, mogen ze in totaal niet meer dan 60 dagen per jaar in België aanwezig zijn op dergelijke vergaderingen. Bovendien mag elke vergadering niet langer duren dan 20 opeenvolgende kalenderdagen. Het gaat hier om uiteenlopende types vergaderingen, meestal in de vorm van een soort zakenreis, contractonderhandelingen met een klant, het houden van evaluatiegesprekken, strategische vergaderingen Voorbeelden De General Manager van een Amerikaanse multinational is vrijgesteld als hij naar België komt om gedurende elf dagen evaluatiegesprekken te voeren met de Europese Country Managers op de Europese hoofdzetel. De Italiaanse manager die een bijscholingscursus van vijf dagen volgt in Antwerpen, is vrijgesteld. Installatie en assemblage van goederen Werknemers en zelfstandigen zijn vrijgesteld als ze naar België worden gestuurd voor de initiële assemblage en/of de eerste installatie van een goed. Het moet gaan om gekwalificeerde en/of gespecialiseerde werknemers van de onderneming die het goed levert of de zelfstandige die het goed levert. De werken mogen ook niet langer dan 8 dagen duren. Bovendien geldt deze afwijking niet voor activiteiten in de bouwsector (zie bijlage 1). Voorbeeld Een Amerikaanse firma verkoopt een hoogtechnologische drukpers aan een Belgische drukkerij. De firma stuurt twee technici. Die moeten de drukpers installeren, afstellen en een opleiding geven aan de personeelsleden van de Belgische klant. Dit alles neemt 5 dagen in beslag. Deze Amerikaanse firma en haar werknemers zijn vrijgesteld. Dringende herstellings- of onderhoudswerken Gespecialiseerde technici van buitenlandse ondernemingen en zelfstandigen zijn vrijgesteld als ze naar België komen om dringende onderhoudswerken of dringende reparatiewerken uit te voeren aan machines of apparatuur. Het moet wel gaan om machines of apparatuur die door hun werkgever of de zelfstandige zelf geleverd werden aan de onderneming waar de reparatie of het onderhoud plaatsvindt. Deze technici mogen niet langer dan 5 dagen per maand in België verblijven. 5

6 Voorbeeld De airco in een Belgisch bedrijf is defect. Het bedrijf contacteert de leverancier in Frankrijk die een technicus stuurt. Na een halve dag is het technisch probleem opgelost. De Franse werkgever/leverancier is vrijgesteld van melding. Zelfstandige zakenlui Zelfstandige zakenlui zijn vrijgesteld van melding als ze voor hun activiteiten niet meer dan 5 dagen per maand in België verblijven. Zelfstandige bestuurders en mandatarissen van vennootschappen zijn eveneens vrijgesteld als ze in België deelnemen aan raden van bestuur en algemene vergaderingen van vennootschappen. Ook zij mogen zich voor deze activiteiten niet meer dan 5 dagen per maand in België bevinden. Sportlui Werknemers van buitenlandse ondernemingen zijn vrijgesteld als ze naar België komen om aan internationale sportwedstrijden deel te nemen. Ze mogen enkel voor de duur van de sportproef en hooguit 3 maanden per kalenderjaar in België verblijven. Deze vrijstelling geldt ook voor: scheidsrechters begeleiders officiële vertegenwoordigers, personeelsleden en alle andere personen erkend door internationale of nationale sportfederaties Zelfstandige sportlui en hun zelfstandige begeleiders die geen hoofdverblijfplaats hebben in België worden vrijgesteld als ze in België beroepsprestaties verrichten en hiervoor niet langer dan 3 maanden per kalenderjaar in België vertoeven. Artiesten Artiesten met internationale faam worden vrijgesteld op voorwaarde dat hun verblijf in België nodig voor deze activiteiten niet meer dan 21 dagen per kwartaal bedraagt. Deze vrijstelling geldt ook voor hun begeleiders die nodig zijn voor het schouwspel en die als werknemer naar België komen. Zelfstandige artiesten en hun zelfstandige begeleiders die geen hoofdverblijfplaats hebben in België worden vrijgesteld als ze in België beroepsprestaties verrichten en hiervoor niet langer dan 21 dagen per kwartaal in België vertoeven. 6

7 Wetenschappers Wetenschappers/onderzoekers van een buitenlandse universiteit of wetenschappelijke instelling die normaal in het buitenland verblijven, zijn vrijgesteld. Tenminste, indien ze in België deelnemen aan een wetenschappelijk programma in een onthaaluniversiteit of een wetenschappelijke instelling. Ze mogen hiervoor echter niet langer dan 3 maanden per kalenderjaar in België blijven om de vrijstelling te genieten. Overheidspersoneel Werknemers die in dienst zijn van een buitenlandse overheidsdienst als statutair of contractueel personeelslid, zijn vrijgesteld. Voorbeeld Een Sloveense ambtenaar, die gedurende een jaar naar Brussel komt werken bij de permanente vertegenwoordiging van haar land in het kader van het Europese voorzitterschap, is vrijgesteld. Internationale instellingen Werknemers van een internationale instelling van publiek recht die in België gevestigd is, zijn vrijgesteld. Het statuut van deze instelling moet wel geregeld worden door een geratificeerd verdrag. Voorbeeld De Amerikaanse communicatiemanager, die gedurende een half jaar komt werken voor de NATO, is vrijgesteld. Diplomaten Leden van een diplomatieke of consulaire zending zijn vrijgesteld. 7

8 2.2 Stagiairs en zelfstandige stagiairs Voor heel wat categorieën van stagiairs moet geen Limosa-melding gedaan worden. Volgende stagiairs worden vrijgesteld voor de duur van hun stage: stagiairs-studenten die in België een verplichte stage lopen in het kader van hun studies of een beroepsopleiding Voorbeeld De Franse student-chocolatier, die in het kader van zijn beroepsopleiding een maand stage loopt bij een Belgische chocoladeproducent, is vrijgesteld. zelfstandige stagiairs die in België een stage volgen in het kader van hun studies en die een wettige verblijfsvergunning hebben. zelfstandige stagiairs die in België een stage doen die werd goedgekeurd door hun bevoegde overheid in het kader van een uitwisselingsprogramma gebaseerd op wederkerigheid. 8

9 3 U werkt af en toe in België? In dit geval moet er voor elke opdracht een aparte Limosa-melding gedaan worden. 4 U werkt regelmatig in meerdere landen? Soms wordt een activiteit structureel in verschillende landen uitgeoefend, waarvan een belangrijk deel in België. Hierdoor verblijven de werknemers of de zelfstandige regelmatig in België. Voor deze gevallen bestaat er een vereenvoudigde Limosa-melding. Voorbeelden Uitzonderingen Een Duitse handelsvertegenwoordiger woont in Duitsland en gaat in opdracht van zijn Duitse werkgever klanten bezoeken in Duitsland, België en Nederland. Ongeveer 40% van zijn arbeidstijd brengt hij door in België. Een Luxemburgse zelfstandige consultant begeeft zich naar Luxemburgse en Belgische klanten. 80% procent van zijn klanten bevinden zich in België. Deze bepalingen gelden niet voor activiteiten: in de bouwsector in de sector van de uitzendarbeid Voor deze sectoren moet elke activiteit afzonderlijk gemeld worden. Geldigheidsduur van de vereenvoudigde Limosa-melding De vereenvoudigde Limosa-melding is geldig voor een periode van maximaal 12 maanden. Ze kan telkens na afloop van deze periode verlengd worden voor een volgende periode van 12 maanden. Inhoud van de melding Er worden grotendeels dezelfde gegevens gevraagd als bij een gewone melding. De plaats van tewerkstelling en klant in België moet echter NIET aangeduid worden. (Dit is bijvoorbeeld nuttig wanneer klanten op diverse locaties bezocht worden.) Er moet voor een werknemer ook geen werkrooster worden opgegeven. 9

10 5 Wanneer moet u de melding doen? Voor gedetacheerde werknemers en zelfstandigen moet de melding gebeuren vóór de aanvang van de tewerkstelling op Belgisch grondgebied. Voor gedetacheerde (zelfstandige) stagiairs moet de melding gebeuren vóór de aanvang van de stage in België. 6 Hoe kan u een Limosa-melding doen? a) de Limosa-melding uitvoeren U kan een melding doen via een gebruiksvriendelijke webtoepassing op Deze elektronische melding is eenvoudig en snel. U ontvangt meteen uw ontvangstbewijs Limosa-1. Met eventuele vragen, of bij problemen met de elektronische melding, kan u terecht bij het contactcenter Limosa ( ). Het contactcenter is bereikbaar van maandag tot vrijdag van 7u tot 20u (Centraal-Europese Tijd) en kan u bijstaan in het Engels, Frans, Duits en Nederlands. Via het contactcenter kan u ook een melding op papier aanvragen. U krijgt dan, na de manuele verwerking, een Limosa-1 per post of fax. Deze procedure neemt echter veel meer tijd in beslag dan de elektronische melding. b) het ontvangstbewijs Limosa-1 Van elke aangifte ontvangt de aangever onmiddellijk een ontvangstbewijs Limosa-1. U doet er goed aan dit document af te drukken. Elke gedetacheerde werknemer, zelfstandige of stagiair moet zo n Limosa-1 kunnen voorleggen aan zijn Belgische klant of opdrachtgever, vooraleer de werken beginnen. Dit is niet het geval bij een detachering zonder Belgische klant, opdrachtgever of entiteit van een multinationale groep. De gedetacheerde moet het Limosa-1-document echter wel kunnen voorleggen bij een eventuele controle door een sociale inspectiedienst. Voorbeeld Een Spaans journalist wordt door zijn persbureau naar België gestuurd om EUactiviteiten te verslaan. Hoewel het Spaanse persbureau geen Belgische afdeling heeft, moet de journalist in kwestie toch het Limosa-1 document op zak hebben. Wanneer iemand geen Limosa-1 kan tonen, moet de Belgische opdrachtgever of klant dit melden bij de Belgische overheid. Hij is daartoe bij wet verplicht! 10

11 Wanneer een Limosa-melding meerdere werknemers tegelijkertijd aangeeft, ontvangt de aangever: een algemeen ontvangstbewijs met een overzicht van alle gemelde werknemers een afzonderlijke Limosa-1 per gemelde werknemer OPMERKING: Limosa-meldingen voor zelfstandigen kunnen uitsluitend één persoon per melding bevatten. 7 Hoe lang blijft de melding geldig? Kan de melding geannuleerd worden? Een gewone Limosa-melding moet steeds de duur van de activiteiten in België dekken. Er bestaat geen maximale geldigheidsduur. Een vereenvoudigde Limosa-melding is wél beperkt in de tijd. Ze is maximaal 12 maanden geldig, maar kan telkens verlengd worden met maximaal 12 maanden. Indien de detachering langer duurt dan eerst gemeld, moet u een nieuwe melding doen. Dit moet gebeuren vóór het verstrijken van de aanvankelijk gemelde duur. Indien de detachering niet plaatsvindt, moet u de melding annuleren. Dit doet u ten laatste op de begindatum van de gemelde detachering. (Het annuleren van meldingen wordt pas later mogelijk. De precieze datum wordt bekendgemaakt op 8 Welke voordelen biedt Limosa? 8.1. Vrijstelling van bepaalde sociale documenten Buitenlandse werkgevers die aan de Limosa-meldingsplicht voldoen, genieten enkele belangrijke voordelen. Bepaalde verplichtingen vallen weg voor de activiteiten van hun personeel in België. Deze hebben betrekking op: het arbeidsreglement het personeelsregister de regels voor de controle van de deeltijdse werknemers Ook werkgevers die vrijgesteld zijn van de Limosa-meldingsplicht krijgen deze voordelen. Werkgevers die een melding doen, moeten ook geen individuele rekening en loonafrekening meer opmaken op voorwaarde dat ze gelijkaardige documenten kunnen voorleggen die 11

12 werden opgesteld volgens de wet van het land van herkomst. Zo wordt een dubbele loonadministratie vermeden Meer informatie over uw verplichtingen Via de website kan u nagaan met welke specifieke regels u bij de tewerkstelling in België rekening moet houden. Voor gedetacheerde werknemers gelden bijvoorbeeld de Belgische loon-, arbeids- en veiligheidsvoorwaarden. Deze hebben onder andere betrekking op de maximale arbeidsduur, werk op zon- en feestdagen en de te respecteren minimum loonbarema s Positieve impact bij uw klanten en opdrachtgevers Door de meldingsplicht na te leven, verbetert u uw positie op de Belgische markt. Klanten en opdrachtgevers zullen uw betrouwbaarheid hoger inschatten. 9 Wat als de meldingsplicht niet nageleefd wordt? De Limosa-melding is een wettelijke verplichting. Niet naleven ervan kan leiden tot strafrechtelijke of administratieve sancties. Zowel de werkgever, zijn aangestelde of lasthebber, de gedetacheerde zelfstandige als de instelling waar de stagiair studeert kunnen bestraft worden. Ook degene bij wie of voor wie de werkzaamheden in België uitgevoerd worden, kan vervolgd worden. Tenminste, als hij het ontbreken van een Limosa-1 niet aan de overheid meldt. 12

13 10 Andere verplichtingen De Limosa-melding is een belangrijke stap naar een correcte tewerkstelling in België, conform het Belgische en Europese recht. Er bestaan echter nog andere verplichtingen die buitenlandse firma s of zelfstandigen moeten respecteren. Deze kunnen van sociale, arbeidsrechtelijke of fiscale aard zijn. Sommige verplichtingen vereisen bijkomende administratieve formaliteiten en/of financiële bijdragen. Voor andere moet u enkel bepaalde regelgeving (bijvoorbeeld op vlak van veiligheid ) respecteren. Als voorbeeld: Bij opdrachten die de grenzen overschrijden, voorziet de Europese verordening nummer 1408/71 een specifiek formulier dat aanduidt welk socialezekerheidsstelsel van toepassing is (het formulier E101). Ook na het vervullen van de Limosa-meldingsplicht is zo n formulier nog steeds nodig. Wanneer inbreuken op deze verplichtingen worden vastgesteld, volgt in de meeste gevallen een sanctie. Op vindt u verwijzingen naar meer informatie over deze verplichtingen. 11 Inwerkingstreding en overgangsbepalingen De Limosa-meldingsplicht treedt in werking op 1 april 2007 Voor activiteiten die reeds begonnen zijn, geldt een overgangstermijn van zes maanden. Bijvoorbeeld: activiteit gestart op 31 maart 2007 = eerste verplichte melding uiterlijk op 30 september Bij opeenvolgende contracten geldt dat het eerste contract na de inwerkingtreding van de wet moet gemeld worden. Bijvoorbeeld: weekcontract: eerste verplichte melding = maandagochtend van eerste werkweek na inwerkingtreding van de wet: maandag 2 april

14 Praktische informatie 1 Welke gegevens moet u melden? Alvorens een melding te doen, dient u over een aantal gegevens te beschikken. 1.1 Voor gedetacheerde werknemers en zelfstandigen Algemene gegevens Voor een werknemer of een zelfstandige moeten de volgende gegevens ingegeven worden: de identificatiegegevens van de werknemer of zelfstandige de datum waarop de detachering in België begint en eindigt het soort diensten die in België verricht zullen worden of de economische sector de locatie in België waar de prestaties effectief zullen geleverd worden de identificatiegegevens van de Belgische klant of opdrachtgever Aandacht: Ook een lasthebber moet zijn identificatiegegevens vermelden indien hij de melding doet. Specifieke en bijkomende gegevens voor een werknemer de identificatiegegevens van de werkgever de wekelijkse arbeidsduur van de werknemer het uurrooster van de werknemer 1.2 Voor gedetacheerde (zelfstandige) stagiairs Voor de gedetacheerde stagiairs moeten de volgende gegevens ingegeven worden: de identificatiegegevens van de buitenlandse instelling waar de stagiair zijn studie of zijn beroepsopleiding volgt de identificatiegegevens van de Belgische instelling waar de stage gevolgd wordt de identificatiegegevens van de stagiair het nationaal identificatienummer in het land van oorsprong de begin- en einddatum van de stage in België 14

15 2 Support Het Contactcenter Limosa kan u helpen met informatie en assistentie bij de melding. Bereikbaar via : Telefoon: Fax: limosa@eranova.fgov.be Post: PB 224, 1050 Brussel, BE België Openingsuren: Talen: Nederlands Frans Engels Duits Van maandag tot vrijdag Doorlopend van 7u tot 20 u (Centraal-Europese Tijd) 15

16 3 Bijlagen 3.1 Bijlage 1: Wat wordt verstaan onder activiteiten in de bouwsector? De activiteiten in de bouwsector zijn die activiteiten die betrekking hebben op het maken, herstellen, onderhouden, wijzigen of het vernietigen van bouwwerken. Het gaat onder meer om: uitgravingswerk grondwerk opbouw montage en demontage van geprefabriceerde elementen inrichting of uitrusting verbouwing renovatie herstelling ontmanteling afbraak onderhoud onderhoud-, schilder- en schoonmaakwerken sanering 16