ewzc-projectenoproep van Consortium van koepelverennigingen Ouderenzorg voorjaar 2014 Informatiesessie s

Transcriptie

1 ewzc-projectenoproep van Consortium van koepelverennigingen Ouderenzorg voorjaar 2014 Informatiesessie s 27/03/2014 Leuven & 28/03/2014 Aalter Koepelvertegenwoordigers: FERUBEL Daniël Vandermeulen VLOZO: Luc Griep VVSG: Annelies De Ridder ZORGNET: Peter Raeymaekers Architect: Consultant: Program manager: Stefan Smeets Renzo Lylon Sammy Timmermans

2 Agenda 1. Roadbook - toelichting 2. Roadbook - proriteiten en aandachtspunten 3. Projectenoproep - vragen en antwoorden 2

3 Roadbook Informatisering WZC - toelichting

4 Punten van toelichting 1. Achtergrond & aanpak 2. Doel van het roadbook 3. Context 4. Visie elektronisch bewonersdossier 5. Concretisering visie 6. Baten / lasten 7. Realisatie elektronische bewonersdossier 4

5 1. Achtergrond & aanpak -1 ICT actieplan Naar een (e)zorgzaam Vlaanderen Ondersteuning van informatiseringstrajecten door de koepelverenigingen ouderenzorg Nood aan algemene principes die garanderen dat projecten onderling in lijn blijven. Beslissing om roadbook informatisering woonzorgcentra op te stellen, met middelen van de Vlaamse overheid 5

6 1. Achtergrond & aanpak -2 Opdrachtgever - Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid - Vier koepelverenigingen ouderenzorg - Passendale groep Realisatie roadbook op basis van informatie ingewonnen bij: - 6 woonzorgcentra (verschillend in omvang) - Koepelverenigingen - Passendale groep - Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid - Vlaamse Zorginspectie 6

7 2. Doel van het roadbook Ontwikkelen visie en principes voor informatisering van de door Vlaanderen erkende WZC - Verhogen informatiseringsgraad - Globale structuur elektronisch bewonersdossier - Globale architectuur gegevensuitwisseling - Relatie met basisdiensten en lopende projecten - Beveiliging Voorstel aanpak voor realisatie visie - Scenario s - Aandachtspunten - Prioriteiten 7

8 3. Context Definitie bewonersdossier - Woonzorgdecreet art. 39 en art. 25 van bijlage XII - RVT-normen KB 21 september Contextdiagramma 8

9 3. Context Externe evoluties - Vitalink - ehealth-platform - Passendale groep - Referentiekader en indicatoren voor woonzorgcentra & e-loket - Actieplan e-gezondheid BelRAI 9

10 4. Visie elektronisch bewonersdossier Maximale informatisering bewonersdossier - Ondersteuning interne zorgprocessen - Bewustmaking - Financiering Behoeften kleine WZC gelijkaardig met grote organisaties - Niet enkel informatisatie maar ook best practices Maximale garantie op samenwerking - Ondersteuning extern gerichte zorgprocessen - Bepalen verantwoordelijkheden & garanderen privacy Groot aantal actoren - Structuur en codering van gegevensstromen - Rekening dient gehouden te worden met lopende initiatieven 10

11 5.1 Concretisering visie - uitgangspunten EBD bevat alle informatie noodzakelijk om zorgtaken te ondersteunen. Datasets die onderdeel vormen van het EBD kunnen door het WZC zelf of extern beheerd worden. Informatie wordt gecodeerd geregistreerd en gedeeld Elke externe actor die een therapeutische- of zorgrelatie heeft met een specifieke bewoner kan toegang krijgen tot de voor zijn rol relevante EBD gegevens. Maximaal hergebruik van de basisdiensten van het ehealth-platform en Vitalink. Pistes dienen uitgewerkt te worden om de rol van de CRA maximaal te ondersteunen. 11

12 5.2 Concretisering visie - Gegevenstypes EBD Individuele bewonersgegevens Identificatie- en administratieve gegevens bewoner Zorgplan Toedieningsinstructies medicatie Parameters / observaties Communicatiefiche Afspraken Documenten (vroegtijdige zorgplanning, goedkeuring zorgplan, fixatie, ) Extern aangeleverde gegevens: medisch dossier, medicatiefiche, ziekenhuisinformatie, Procesondersteunende gegevens Dag- en nachtboek (overdracht) Kwaliteitsindicatoren Facturatie 12

13 5.2 Informatie-uitwisseling met externe actoren 13

14 5.3 Concretisering visie - privacy en toegangsbeheer - 1 Zorgactoren - Interne WZC gegevens interne medewerkers Identificatie en authenticatie interne medewerkers Verlenen autorisaties - Externe gegevens interne medewerkers Principe van circles of trust - Interne WZC gegevens externe actoren Cfr. bestaande principes van onder andere Vitalink Bewoners & vertegenwoordigers 14

15 5.3 Concretisering visie - privacy en toegangsbeheer - 2 Algemene beveiliging WZC - Beveiliging vanaf ontstaan gegevens tot aflevering - Zowel intern binnen WZC als bij externe communicatie - Voldoende kennis aanwezig bij WZC of lokale ICTleverancier? - Veiligheidsconsulent een mogelijke piste? Continue beschikbaarheid van systemen en informatie Bewaring van gegevens - Persoonsgegevens na toedienen laatste zorg minimaal 2 jaar en maximaal 5 jaar bewaard - Medische gegevens 30 jaar. 15

16 6. Baten en lasten per doelgroep -1 Woonzorgcentra - Baten: Steeds toegang tot alle relevante informatie Vermijden fouten, beantwoorden vragen, vereenvoudiging opname nieuwe bewoner, ziekenhuisopname Organisatie multidisciplinair overleg Rapportering - Lasten: ICT- investering, organisatorische impact Bewoner en zijn familie - Baten: Toegang tot communicatiefiche, overzicht deelgenomen activiteiten - Lasten: Voldoende ICT-kennis aanwezig? 16

17 6. Baten en lasten per doelgroep -2 Huisarts - Baten: Via EMD toegang tot EBD Voorbereiden bezoeken, multidisciplinair overleg, ondertekenen medicatiefiche, - Lasten: vereist gebruik van EMD gekoppeld aan o.a Vitalink Apotheker, externe kinesist, ziekenhuis - Baten: Consulteren relevante EBD informatie (vb. medicatiefiche, communicatiefiche, ) - Lasten: Vereist gebruik van ICT-systemen die o.a. gekoppeld zijn met Vitalink Overheid - Baten: Gestructureerde aanlevering van informatie - Lasten: Ondersteuning papieren en elektronische stromen 17

18 7.1 Realisatie - scenario WZC Opname 18

19 7.1 Scenario ziekenhuisopname/ontslag 19

20 7.1 Scenario opvolging/actualisatie zorg 20

21 7.2 Aandachtspunten Bewonersdossier - ICT-investeringen niet steeds optimaal benut - Financiering Informatiestromen tussen actoren - Momenteel vooral problemen bij opname nieuwe bewoner en communicatie met het ziekenhuis. - Huisarts maakt nu vaak geen gebruik van elektronisch bewonersdossier in WZC. Beveiligings- en continuïteitsrisico s - Beveiliging gegevens, maar ook draadloze netwerken en VPN - Continue beschikbaarheid van systemen & back-ups 21

22 Roadbook prioriteiten en aandachtspunten

23 ICT zorgvoorzieningen: rode draad Beperkte marktgrootte Beperkte interne capaciteit Beperkt marktaanbod Early adopters vs laggards: grote stretch Geen marktbrede afspraken Wetgeving en ICT steeds nauwer verwant Context steeds complexer Efficiëntie verhogen bij leverancier en voorziening 23

24 Rol koepels VZ Collectief Synergie Regionaal Nationaal 24

25 Beheersmodel Leverancier Voorziening

26 Software best practises/richtlijnen/projecten ehealth Infoveiligheid Efficiëntie Markt 26

27 Infomatisering woonzorgcentra: 3 sporen Zorgobjectief 27

28 Bewustmaking Afstand verkleinen - Vertrekpunt aanwezig - Optimale benutting EBD? - Schaal helpt Informatieverstrekking Uitwisselen best practices Leercurve projecten Communicatie-event - eind

29 Context Technische studie Vertrekt van de roadmap Samenwerking, interoperabiliteit, Output: - Strategie - Architectuur - Organisatie - Roadmap Via analyse en input - Sector - Leveranciers Synchronisatie project-oproep 29

30 Functionaliteit: prioriteiten Transmurale zorg - Voorzieningen - Zorgverstrekkers - Bestaande platformen gebruiken Zorgplanning - Multidisciplinaire samenwerking Kwaliteitsbeleid - Voorbij overheidsvereisten Apotheek - Informatiseren medicatieproces 30

31 Projectaanvraag: formele aandachtspunten Uiterste indieningsdatum: 15 mei 14 Duurtijd project: einde 2015 Minstens 3 WZC en 1 leverancier betrokken Samenwerkingsovereenkomst Maximale subsidie: 200keuro Minstens 4 projecten 20% cofinanciering De minimis Gestarte projecten mogelijk Goede projectaanpak/organisatie(rollen) Projectvoorwaarden mogelijk Projectopvolging en -rapportering na goedkeuring 31

32 Inhoudelijke aandachtspunten Zorgimpact Uitrol SMART doelstellingen Bestaande instrumenten/standaarden volgen Uitwisselbaarheid/hanteerbaarheid gegevens Informatieveiligheid Complementariteit huidige oplossingen Only once Bewaren van gegevens Gebruiksvriendelijkheid 32

33 Evaluatieprocedure 33

34 Projectenoproep vragen en antwoorden

35 Vragen & antwoorden V: roadbook verwijst naar een addendum 2 met prioriteiten, maar dat lijkt te ontbreken. A: prioriteiten werden in roadbook zelf opgenomen, niet in apart addendum. Verwijzing klopt inderdaad niet meer. V: wanneer worden de goedkeuringen van de project verwacht? A: streefdatum is 15/06/2014. V: valt ook hardware onder de subsidiëring? A: nee. V: waar vinden we het document projectbegroting? A: ontbrak inderdaad. Wordt nabezorgd. V: 20% confinanciering? A: is in het samenwerkingsverband onderling onder mekaar overeen te komen. 35

36 Vragen & antwoorden V: mag het ook gaan om een project dat een proof-of-concept oplevert? A: voorkeur gaat uit naar projecten die een productieklaar product oplevert, dat tot een snelle uitrol kan komen. V: morgen de 3 WZC uit dezelfde groep zijn? A: het aanvraagformulier zegt niets over een mogelijke verbondenheid tussen de woonzorgcentra, dus ontvankelijk is de aanvraag zeker. Bij de beoordeling zal er allicht wel rekening worden gehouden met de mogelijkheden tot uitrol en die zullen groter zijn als het binnen een grote variëteit aan woonzorgcentra is gedemonstreerd. Dus, het is een beetje afhankelijk van hoe hetzelfde en hoe verschillend de woonzorgcentra zijn die worden meegenomen V: kunnen de projectproducten ook invloed hebben op het procesmatige? A: het programma beoogt de informatisering van zorgprocessen, kunnen inderdaad logistieke zorgprocessen zijn. Het tool moet geïmplementeerd worden. V: EBD standaarden beschikbaar tegen midden mei 2014? A: de exploratie is nog in uitvoering, tegen midden mei kan er nog geen tastbaar resultaat zijn. Er zijn wel al de principes in het ewzc-roadbook. Het priogramma gaat ook zien wat de projecten voorstellen. 36

37 Vragen & antwoorden V: quid Vitalink? A: Vitalink zal er nog niet zijn in eerste lijn. Er zijn wel koppelingen te verwachten in 2017, 2018, Er zijn al de vaccinatieschema s, medicatieschema s, en er komt nog Sumehr. Let wel: de WZC waren niet betrokken in de Vitalink-piloten. V: er is het roadbok sprake van bepaling van protocollen, maar quid semantiek waarvan sprake? A: voor bepalen van de semantiek vanuit de Overheid zijn nog geen acties gepland. Misschien kunnen er voorstellen en gewicht vanuit de sector komen? V: wie zijn de leden van het Evaluatiecomité / de Validatiegroep? A: de experten zijn Anja Declerq / KUL, Jan De Lepeleire (Rudy Faelens) / Huisarstenen en CRA s - Passendale, Birgit Morlion / iminds, Domique Verté / VUB. De businessvertegenwoordigers / koepelvertegenwoordigers zijn Annelies De Ridder (VVSG), Luc Griep (VLOZO), Peter Raeymaekers (Zorgnet Vlaanderen) en Daniël Vandermeulen (FERUBEL), er is een vertegenwoordiger van de Vlaamse overheid 37

38 Vragen & antwoorden V: wat zijn de beslissingsstadia voor de goedkeuring van deze projecten? En wanneer wordt de uiteindelijke beslissing verwacht? A: er zijn 2 toegangspoorten, een eerste o.b.v. de ontvankelijkheidscriteria (hoofdstuk 0), en een tweede o.b.v. een eerste inhoudelijke lezing (hoofdstuk 1). Evaluaties gebeuren door een validatiegroep / evaluatiecomité bestaande uit de businesskoepelsvertegenwoordigers, onafhankelijke experten, en de Vlaamse overheid - tussen midden mei en half juni, gevolgd door selectie door Stuurgroep. De validatiegroep kan zich laten adviseren door de consortiumarchitect en op afroep ad-hoc door een technische reflectiegroep. V: wat is de exacte looptijd van de projecten, dit is niet echt duidelijk verwoord in de documentatie? A: het mogen projecten zijn die reeds gestart zijn of nog moeten starten. De periode voor toekenning van het vastgelegde subsidiebedrag is nu verzekerd tot einde Indien nodig zal een verlenging moeten gevraagd worden, maar daarvan is de uitkomst nu niet zeker. 38

39 Vragen & antwoorden V: gaat het om het uittesten van volledig werkende tools in de partner-wzc, die bijgevolg ook volledig geïntegreerd zijn met bestaande software/vitalink/ehealth, of mag het ook gaan om het uittesten van concepten waarbij bestaande softwarepakketten de informatie aanleveren (via Excel formulieren of rechtstreekse gegevensbanktoegang) en we dan offsite de geplande interventie/analyse/ uitvoeren en de resultaten hiervan dan terug bezorgen aan de partner-wzc in kwestie door middel van een rapport (bijv. in PDF formaat) A: bedoeling is het realiseren en uitrollen van werkende, bruikbare, efficiënte, kostengunstige oplossingen. Koppelingen met bestaande sw-oplossingen is één van de doelstellingen. Voorkeur gaat uit naar projecten die een productieklare producten opleveren, dat snel en breed kunnen uitgerold worden. V: de beoogde start- en einddatum van het project is niet duidelijk (en dit bepaalt uiteraard de grootte van het project dat we indienen). Zo wordt onder punt 2.4 als einddatum eind 2015 vermeld ( Enkel een project met een duurtijd tot maximum einde 2015 komen in aanmerking voor steun ), even verderop staat: Voor één project kan maximaal voor twee jaar een subsidie worden toegekend. A: de periode voor toekenning van het vastgelegde subsidiebedrag is nu verzekerd voor 2014 en tot einde Indien nodig zal een verlenging moeten gevraagd worden, maar daarvan is de uitkomst nu niet zeker. 39

40 Vragen & antwoorden V: Wanneer krijgen we een bericht over de aanvaarding/verwerping van de projectaanvraag? A: er zijn 2 toegangspoorten, een eerste o.b.v. de ontvankelijkheidscriteria (hoofdstuk 0), en een tweede o.b.v. een eerste inhoudelijke lezing (hoofdstuk 1); de projecten die deze poorten eventueel niet passeren worden dan meteen op de hoogte gebracht. De proecten die deze poorten passeren worden verder geëvalueerd in streven om tot finale selectie en berichtgeving te komen midden juni V: Is de maximale financiering voor 2 jaar of ook voor minder bijvoorbeeld 1 jaar? A: volume van financiering is onafhankelijk van de doorlooptijd, wel afhankelijk van volume van project, en zijn producten. V: welke partners moeten samenwerken? Klopt het dat zeker 3 à 4 WZC en 1 of meerdere softwareleveranciers betrokken moeten worden? A: het zijn de WZC die vraaggestuurd indienen met vermelding van (om zeker te stellen dat allen geënageerd zijn) "Samenstelling van het samenwerkingsverband", en het is het indienende WZC dat de hoofdverantwoordelijkheid/coördinatie neemt over het project, in hun overeenkomst met hun leverancier(s), en eventuele andere partners. Het aanvraagformulier zegt niets over een mogelijke verbondenheid tussen de woonzorgcentra, dus ontvankelijk is de aanvraag zeker. Bij de beoordeling zal er allicht wel rekening worden gehouden met de mogelijkheden tot uitrol en die zullen groter zijn als het binnen een grote variëteit aan woonzorgcentra is gedemonstreerd. Dus, het is een beetje afhankelijk van hoe hetzelfde en hoe verschillend de woonzorgcentra zijn die worden meegenomen. Inderdaad minstens één softwareleverancier 40

41 Vragen & antwoorden V: mogen we de softwareleveranciers zelf uitkiezen? A: samenstelling van het samenwerkingsverband is te bepalen door het verband zelf in functie van de doelstellingen en prioriteiten van het roadbook en de oproep. V: wie wordt verondersteld te beoordelen of softwareleveranciers software leveren aan redelijke prijzen en hoe wordt dit (verondersteld te worden) beoordeeld? A: die beoordeling gebeurt door het evaluatiecomité inclusief de experten, waar nodig ondersteund met ander ad-hoc advies, via benchmarking,.. V: kunnen project-indieners en -partners autonoom handelen en opzichte van de overheid of worden er zaken opgelegd vanuit de overheid (tijdens het project)? A: het roadbook en het oproepformulier inclusief evaluatiecriteria en aandachtspunten werden opgesteld in consensus tussen de koepelvertegenwoordigers en de Vlaamse overheid; en jhet roadbook met intensieve samenwerking van de Passendale-groep. Tijdens het project is er een periodieke rapportering naar de Programma Management Groep, rappportering die ook beschikbaar is voor de Stuurgroep waartoe ook de Vlaamse overheid behoort. O.a. evalueert de Stuurgroep de realisatie van de doelstellingen cfr. goedgekeurd projectplan voor uitbetaling van de schijven. 41

42 Vragen & antwoorden V: de projectaanvraag vermeldt dat het geld wordt toegekend aan instellingen, wie valt onder instelling? Bepaalde voorwaarden of onderling met partners te bepalen? A: geld wordt uitbetaald aan de indiener die zorgt voor de verder verdeling binnen het samenwerkingsvervand cfr. de daarin gemaakt afspraken, en cfr. de ingediende begroting. V: Is het de bedoeling dat de 20% financiële bijdrage verdeeld mag worden over alle partners of iedere partij 20%? A: 20% is globaal voor het project; onderlinge verdeling is te bepalen binnen het samenwerkingsverband en bijhorende begroting. Het consortium aanziet die eigen inbrengen in finaciering als een engagement van het samenwerkingsverband. V: Is het mogelijk om wat meer uitleg te geven over de verklaring op eer over de-minimis steun? A: zie detail in betreffende Verordening Nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun, (EU Publicatieblad van 24 december 2013, L 352/1). Dit heeft enkel betrekking op de "ondernemingen. Mogelijk kan het consortium deze conformiteit nog niet meteen nagaan tijdens de evaluatie zelf van de aanvragen zelf. 42

43 Nog enkele mededelingen koepelvereniging FOS is VLOZO geworden. VLOZO is de afkorting van: Vlaams Onafhankelijk Zorgnetwerk. Vriendelijk verzoek om deze gegevens aan te passen in de bestanden en documenten. de-minimis werd tweemaal vermeld in het formulier, maar één keer met een oude referentie. De correcte referentie is Verordening Nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun, (EU Publicatieblad van 24 december 2013, L 352/1) de projecten die geselecteerd worden door de jury voor subsidie krijgen ook het Flanders Care label. Flanders Care. We zien de projecten als voorbeelden van innovatieve projecten die kwalitatieve van zorg promoten en dus beantwoorden aan de missie van Flanders Care. Met het label kunnen anderen geïnspireerd worden en we zullen dan ook op de Flanders Care website de projectinformatie weergeven. De deelnemers kunnen het Flanders' Care label voor de loop van het project in hun communicatie opnemen. Daarnaast krijgt het project en organisatie visibiliteit op de website van Flanders' Care. Het logo kan gebruikt worden voor de duur van uw project. FC presentaties zijn te vinden op: (naar beneden scrollen naar presentaties en dan bij aftrap zorgproeftuinen is er een ppt met slide over het label). 43

44 Vragen? 44