C.V.I. 6.7 Kwaliteitssystemen en methodieken en hun onderlinge relaties 6.7 KWALITEITSSYTEMEN EN METHODIEKEN EN HUN ONDERLINGE RELATIES

Transcriptie

1 6. KWALITEITSZORG 6.7 KWALITEITSSYTEMEN EN METHODIEKEN EN HUN ONDERLINGE RELATIES Auteur: Ir. P. Sterrenburg Ir. A. W. Barendsz 1998 Herziene versie Co-auteur: Ing. T.J. Verkleij November 2005 blad 1 van 10

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING TERMEN KWALITEITSDIMENSIES KWALITEITSSYSTEMEN GMP HACCP ISO TQM Overig RELATIE TUSSEN GMP, HACCP, ISO 9000, EN TQM KWALITEITSZORG EN KWALITEITSKOSTEN HET BEDRIJF ALS KETEN EN ALS SCHAKEL IN EEN PRODUCTIEKETEN LITERATUUR...10 blad 2 van 10

3 1 INLEIDING Volgens de Europese wet- en regelgeving is de producent verantwoordelijk voor de kwaliteit van de voedingsmiddelen die hij maakt. Teruggaand naar 1993 hebben een aantal Nederlandse fabrikanten van levensmiddelen ontdekt dat in de door hun geproduceerde levensmiddelen stoffen aangetroffen zijn die daar niet aanwezig hoorden te zijn. De indirecte schade, imago-verlies, is hierbij niet of moeilijk in geld uit te drukken. De vraag is welk kwaliteitssysteem de bovengenoemde storingen had kunnen voorkomen. Een andere vraag is welk systeem de beste perspectieven geeft om in een bepaalde situatie zeker te stellen dat de geleverde producten aan de gemaakte afspraken en wettelijke verplichtingen voldoen. In de vers vlees sector hebben een aantal bedrijven voor het eerst kennis gemaakt met kwaliteitssystemen via IKB van het PVV. Deze IKB-systemen zijn in 1992 voor het eerst in de praktijk geïmplementeerd. Tevens is in 1992 de "Vleesproduktenrichtlijn" van de EU (92/5/EG) verschenen. In deze richtlijn wordt gesproken over een procesbeheerssysteem. Feitelijk wordt hier nog niet gesproken over HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points). In de meer algemeen gerichte "Hygiëne richtlijn" van de EU (94/43/EEG) is al wel sprake van HACCP Naast deze kwaliteitssystemen bestaan er een groot aantal "Codes" voor "goede bedrijfsuitvoering". Deze codes kunnen bedrijfs- of anders branchespecifiek zijn. Een aantal van deze codes heeft een officiële status als gevolg van een goedkeuring door de Advies Commissie Warenwet. Wanneer een code een dergelijke goedkeuring heeft, heeft het tevens een officiële status verkregen bij de toezichthoudende overheid. Echter ook zonder een goedkeuring van de Adviescommissie kan het bedrijfsleven met de toezichthoudende overheid een code afspreken omtrent de werkwijze bij een bepaalde productie. Gelieerd aan deze codes kent het bedrijfsleven ook een aantal zelf overeengekomen (product- en proces)kwaliteitscriteria. Dergelijke criteria zijn vaak verbonden aan het voeren van een vignet of keurmerk. Behalve de bovenstaande min of meer sectorspecifieke kwaliteitssystemen zijn er tevens algemeen toepasbare systemen. Voorbeelden hiervan zijn de internationale ISO 9000 en TQM systemen. De ISO 9000 normen vormen de basis om op een beheerste wijze een product van een bepaalde kwaliteit voort te brengen. Het accent ligt hierbij op de bedrijfsorganisatie. Daarnaast zijn de laatste tijd tevens zorgsystemen naar voren gekomen die zich niet op het product richten maar op de effecten die het productieproces heeft op het milieu of het welzijn van de mensen in het productieproces (bijvoorbeeld ARBO-zorgsystemen). De bedrijven die in hun zorgsystemen de volledige bedrijfsvoering opnemen, worden ook wel aangemerkt als bedrijven die integrale kwaliteitszorg toepassen. Belangrijke onderdelen hiervan zijn klanttevredenheid, medewerkertevredenheid en samenleving. Als tevens leiderschap centraal staat dan spreekt men ook wel van Total Quality Management (TQM). In dit hoofdstuk wordt een beeld geschetst van de verschillen en overeenkomsten tussen de diverse typen kwaliteitssystemen en methoden. 2 TERMEN Zoals in veel situaties wordt de terminologie niet altijd eenduidig gebruikt. Vandaar dat in het kort zal worden ingegaan op een aantal vaak voorkomende termen. Kwaliteitszorg Alle activiteiten van de totale managementfunctie die het kwaliteitsbeleid, de doelstellingen en de verantwoordelijkheid vaststellen en deze implementeren met middelen als blad 3 van 10

4 kwaliteits-planning, kwaliteitsbeheersing, kwaliteitsborging en kwaliteitsverbetering binnen het kwaliteitssysteem. Kwaliteitsplanning De activiteiten die de doelstellingen en eisen voor de kwaliteit en voor de toepassing van elementen van het kwaliteitssysteem vaststellen. Kwaliteitsbeheersing Operationele technieken en activiteiten die worden aangewend om aan de kwaliteitseisen te voldoen. Kwaliteitsborging Alle geplande en systematische activiteiten, geïmplementeerd binnen het kader van het kwaliteitssysteem, waar nodig aangetoond, zodat in voldoende mate het vertrouwen te geven kan worden dat een eenheid (product) aan kwaliteitseisen voldoet. Kwaliteitssysteem Organisatorische structuur, procedures, processen en middelen die nodig zijn voor het implementeren van kwaliteitszorg. Integrale kwaliteitszorg (IKZ) Managementaanpak van een organisatie toegespitst op kwaliteit, gebaseerd op de deelname van al haar medewerkers en strevend naar succes op lange termijn door het tevreden stellen van de klant en naar voordelen voor alle medewerkers van de organisatie en voor de samenleving. Ook beschouwd als een beleidsbenadering die streeft naar het verbeteren van kwaliteit, tevredenheid van de afnemer en het verlagen van de kosten. Instrumenten/methodieken die bij dit streven kunnen worden gehanteerd zijn bijvoorbeeld ISO normeringen, HACCP methodieken enzovoorts. Kwaliteitsmanagement Gedeeltelijke vertaling van 'Quality Management. In het Nederlands is dit kwaliteitszorg. GMP Good Manufacturing Practice. Een (beschrijving van een) productiewerkwijze of - systeem. In de levensmiddelenindustrie vaak gericht op kwaliteitsaspecten als veiligheid. Ten algemene aangeduid als GXP Waarbij X staat voor activiteiten of diensten. Voorbeelden zijn: GLP (Lood Laboratory Practice), GVP (Good Veterinary Practice) enzovoorts. HACCP Hazard Analysis and Critical Control Points. Concept voor het op systematische wijze identificeren, evalueren en beheersen van potentiële gevaren met betrekking tot de volksgezondheid. De methodiek kan ook worden toegepast op andere aspecten dan veiligheid, zoals kwaliteit. Hazard Gevaar. Een biologische, chemische of fysische eigenschap die een levensmiddel onveilig maakt voor consumptie. Hazard Analysis Gevaren evaluatie. Bepaling van risico en ernst van gevaren. Risico analyse Bepaling van het risico. Hierbij wordt risico voorgesteld als kans x effect (ernst van de gevolgen). Onderscheid gemaakt kan worden tussen gezondheidsrisico (risico voor de volksgezondheid; bijv. besmetting, vergiftiging) en bedrijfsrisico (risico voor het bedrijf; bijvoorbeeld claims, imago-verlies). blad 4 van 10

5 Critical Control Point Kritisch Beheers Punt. Een punt, stap of procedure waar een potentieel gevaar wordt beheerst door middel van monitoring en terugkoppeling zodat het voorkomen of geëlimineerd wordt of tot een aanvaardbaar niveau wordt gereduceerd. ISO International Standards Organisation. De ISO 9000 serie beschrijft de normen voor kwaliteitszorg voor ontwerp en productie op bedrijfsniveau. TQM Total Quality Management; zie Integrale kwaliteitszorg. IKB Integrale Keten Beheersing, aanduiding van een systematiek om in de productieketen aspecten van kwaliteit door onderlinge afspraken te beheersen. 3 KWALITEITSDIMENSIES Kenmerkend voor alle kwaliteitssystemen is het feit dat de producent verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het product ('contractor responsibility). (Hoofdstuk 11.5 van het Handboek voor de Vleeswarenindustrie gaat in op productaansprakelijkheid). In de loop van de tijd zijn, als gevolg van de verantwoordelijkheid van de producent, de bedrijven in sterkere mate procesgericht dan productgericht gaan denken. Als gevolg van de gegevens die vrij komen bij de inspecties en keuringen van producten is men steeds beter in staat geworden om het proces te beheersen. Een positief gevolg daarvan is bijvoorbeeld dat wanneer de producent aan kan tonen dat hij al het mogelijke heeft gedaan om aan de kwaliteitseisen te voldoen dit er toe kan leiden dat de ingangscontrole bij de afnemer wordt gereduceerd. Bij de inspanningen tot het beheersen van het productie proces heeft men ook steeds meer inzicht gekregen in de organisatorische randvoorwaarden noodzakelijk voor het beheersen van het proces. Dit heeft op zijn beurt er toe geleid dat een bedrijf dat aan deze randvoorwaarden wil voldoen dit vervolgens tot uitdrukking zal/moet brengen in zijn bestuur en beleid. In figuur 1 is schematisch weergegeven op welke niveau's in een organisatie de verschillende kwaliteitssystemen worden gebruikt. 4 KWALITEITSSYSTEMEN Een wezenlijk aspect van kwaliteitssystemen is het toepassingsgebied en toepassingsniveau van de regeling (zie figuur 2) 4.1 GMP Mede naar aanleiding van de codes die door de Codex Alimentarius zijn gepubliceerd zijn zogenaamde GMP's opgesteld. De GMP's variëren sterk, zowel qua reikwijdte als qua inhoud. Er zijn GMP's die betrekking hebben op het totale productieproces, inclusief de controle van het proces, de grondstoffen en de eindproducten. Er zijn echter ook GMP's die zich beperken tot bijvoorbeeld de receptuur. De GMP's kunnen gebruikt worden als instrument om aan de wetgeving te voldoen. Ze kunnen echter ook bovenwettelijke elementen bevatten. Het toepassen van een GMP blijft echter een vrijwillige keus van het bedrijf. blad 5 van 10

6 blad 6 van 10

7 Globaal kunnen er vier verschillende typen GMP's onderscheiden worden, te weten: GMP's die door de overheid zijn opgenomen in de wet- en regelgeving; GMP's die door de overheid zijn geïnitieerd als richtlijn waar het bedrijfsleven zich op basis van vrijwilligheid aan kan houden; GMP's die door internationale organisaties (bijv. Codex) zijn gepubliceerd en die door het bedrijfsleven of de overheden kunnen worden overgenomen; GMP's die door een bepaalde sector zijn ontwikkeld en worden gehanteerd zonder overheidsbemoeienis. (Tot op zekere hoogte kunnen hieronder ook de in Nederland gebruikte IKB-systemen worden gerekend.) Uitgangspunten van de GMP's die ontwikkeld zijn op basis van de Codex-codes zijn: het vermijden van besmetting; het beperken van groei van micro-organismen; het in afdoende mate afdoden van ongewenste soorten micro-organismen; beheersing van grond- en hulpstoffen. Het merendeel van de GMP's in de voedingsmiddelenindustrie heeft zich vooral gericht op de hygiëne maatregelen. Gezien de variabiliteit in reikwijdte en inhoud is echter hun bijdrage aan het implementeren van kwaliteitszorgsystemen vrij beperkt gebleven. 4.2 HACCP De HACCP methodiek is een kwaliteitszorgsysteem dat een definitie heeft met het meest beperkte toepassingsgebied van de systemen. HACCP richt zich in eerste instantie op het voorkomen van gevaren van producten voor de gezondheid. De methodiek zelf is echter ook toepasbaar op een breed scala van andere gevaren die bestaan in het productieproces, zoals bijvoorbeeld sensorische kwaliteitsaspecten. De HACCP systematiek kent zeven principes die via een door de Codex ontwikkeld stappenplan (11 stappen) in het bedrijf kunnen worden ingevoerd. Deze systematiek dient per product en het daarbij behorende proces te worden uitgevoerd. HACCP zelf geeft geen normen en toleranties voor de verschillende processen. Deze dienen door de bedrijven zelf in hun toepassing te worden geformuleerd. HACCP richt zich vrijwel uitsluitend op het beheersen van het productieproces. HACCP heeft zich in de jaren negentig mogen verheugen op een toenemende belangstelling. Dit laatste is vooral het gevolg van het in de wetgeving (EG-richtlijnen en nationale wetgeving) opnemen van HACCP voor de levensmiddelenindustrie. 4.3 ISO-9000 Hoe het kwaliteitssysteem van een bedrijf georganiseerd moet zijn om met een gerechtvaardigd vertrouwen een product van een tevoren afgesproken kwaliteit te produceren is vastgelegd in de ISO 9000 series. Hierbij wordt aandacht besteed aan: In ISO 9000 zijn elementen voor kwaliteitszorg en kwaliteitsborging vastgelegd; in ISO 9004 voor kwaliteitszorg en elementen van kwaliteitssystemen. In principe vormen de ISO 9000 en 9004 de basis voor de ISO 9001, 9002 en blad 7 van 10

8 Uit het bovenstaande valt af te leiden dat het toepassingsgebied van ISO 9001 groter is dan van ISO 9002 en dat op zijn beurt weer groter dan ISO ISO 9001 is ISO 9002 plus de onderdelen 'ontwerp van producten' en 'nazorg. De ISO normen brengen eenheid in de beoordeling van de kwaliteitsbeheersing van een bedrijf. Echter ieder bedrijf kan deze zelf kwantitatief invullen. Dit onder de voorwaarde dat aan de relevante wetgeving wordt voldaan. ISO zegt wat er geregeld moet zijn en niet hoe. 4.4 TQM TQM is op zich niet gedefinieerd. Het kan omschreven worden als een managementconcept gericht op het verbeteren van kwaliteit, de tevredenheid van de afnemer/klant en de samenleving waarin de organisatie opereert. Hierbij kan ook gedacht worden aan arbeidsomstandigheden (ARBO), milieu-aspecten, logistieke aspecten enz. 4.5 Overig Naast de hierboven beschreven systemen, waarvan gezegd kan worden dat ze oplopend van GMP naar TQM completer (en complexer) worden, zijn er ook systeembeschrijvingen die zich op meerdere facetten richten of betrekking hebben op meerdere schakels in een voortbrengingsketen. De term KAM is een afkorting van Kwaliteit, ARBO en Milieu. KAM-zorg(systemen) verwijzen naar systemen die in meer of mindere mate geïntegreerd op systematische wijze zorg dragen voor deze aspecten. Hierbij kunnen normeringen en methodieken zoals ISO en HACCP worden toegepast. Een vergelijkbaar systeem is LAKMET-zorg, waarbij LAKMET een afkorting is voor Logistiek, Arbeidszorg, Kwaliteit, Milieu, Energie en Techniek. Ver doorgevoerd zou men dit laatste als een vorm van TQM kunnen beschouwen. Zowel LAKMET als KAM richt zich op één productielocatie of -schakel. Er is een groeiende tendens naar kwaliteitsafspraken over een hele productiekolom. IKB is hier een voorbeeld van. IKB is niet gedefinieerd, met dien verstande dat het betrekking heeft op meerdere schakels in de voortbrengingsketen. De praktische invulling kan liggen op product, proces en bedrijfsvoeringsniveau. Net als bij GMP is hier het probleem dat reikwijdte en toepassingsgebied van IKB niet eenduidig zijn. In het algemeen kan wel gesteld worden dat IKB te maken heeft met de beleidsvorming over een keten van voortbrengende bedrijven heen. Vaak wordt IKB ook als concept door een concern of een branche binnen beleidsdoelstellingen gehanteerd. Ten algemene kan gesteld worden dat de invoering van kwaliteitszorg principes consequenties heeft voor de organisatie van het bedrijf. 5 RELATIE TUSSEN GMP, HACCP, ISO 9000, EN TQM Gezien de grote verscheidenheid in reikwijdte en inhoud van de vele GMP codes is het praktisch ondoenlijk om aan te geven wat de relatie in het algemeen is tussen GMP HACCP ISO en TQM. De overlap tussen een GMP en de andere systemen is sterk afhankelijk van de reikwijdte en inhoud van de specifieke GMP Wanneer een GMP zich slechts richt op bijv. receptuur dan kan het als onderdeel van HACCP beschouwd worden. Wanneer de GMP zich uitstrekt tot klachtenafhandeling en het voorkomen van klachten dan krijgt het kenmerken van TQM. Sterk veralgemeniserend kunnen GXP (GMP GLP enz) codes gezien worden als regelingen voor een productie- of beroepsgroep met over het algemeen een beperkte reikwijdte en inhoud. Bij de relatie tussen de overige drie (HACCP ISO en TQM) moet men zich realiseren dat in een bedrijf de verschillende niveau's en afdelingen ieder voor zich vanuit hun eigen functies en vaardigheden spreken over kwaliteit (zie figuur l). Bij het ontwikkelen en implementeren van een kwaliteitszorgsysteem moet men er zich van bewust zijn dat men met deze dimen- blad 8 van 10

9 sies en de verschillende niveau's en gezichtspunten te maken heeft Elk niveau en elke afdeling heeft immers zijn eigen behoeften, wensen en verwachtingen ten aanzien van de specifieke resultaten. Globaal kan men stellen dat voor een individueel bedrijf de volgende pakketten te onderscheiden zijn: procesbeheersing HACCP (en GMP) bedrijfsorganisatie ISO klant- en medewerkertevredenheid, omgeving TQM In figuur 2 is dit getracht te visualiseren. De relatie tussen ISO en HACCP ligt opgesloten in aanvullendheid op elkaar. Hierbij geeft ISO aan wat er op bedrijfsniveau geregeld moet worden, waarbij HACCP een instrument is waarmee aangegeven wordt hoe dit op het procesniveau dient te gebeuren. Zowel ISO als HACCP vereisen dat het bedrijf zich hierbij zelf normen stelt. 6 KWALITEITSZORG EN KWALITEITSKOSTEN Kwaliteit en kwaliteitszorg zijn verbonden aan kwaliteitskosten. Hierbij kunnen verschillende kosten worden onderscheiden zoals preventie- (bijvoorbeeld machine-onderhoud, scholing) en beoordelingskosten (bijv. monitoring, keuringen) enerzijds en faalkosten (bijv. herbewerking, retourpartijen, imagoverlies) anderzijds. Preventie- en beoordelingskosten zijn investeringen en uitgaven. Faalkosten kunnen gecategoriseerd worden als verspillingen. Modelmatig (maar ook gevoelsmatig) zal men er naar streven om de som van preventie- en beoordelingskosten en faalkosten zo laag mogelijk te maken. Een dergelijke modelmatige benadering is in figuur 3 weergegeven. Situatie 1 is een denkbeeldig moment voordat er gewerkt wordt volgens een kwaliteitssysteem, terwijl situatie 2 weerspiegelt de stand van zaken illustreert nadat er reeds langere tijd wordt gewerkt vorens een kwaliteitssysteem. blad 9 van 10

10 7 HET BEDRIJF ALS KETEN EN ALS SCHAKEL IN EEN PRODUCTIEKETEN Een bedrijf kan op zich worden bekeken als een productieketen. Schakels hierin zijn bijvoorbeeld ontvangst grondstoffen, productieproces, verpakken en expeditie. De verschillende systemen (GMP, HACCP, ISO, TQM) betreffen delen van of het hele bedrijf. Zij zijn echter niet operationeel over gehele ketens van het voedingsmiddelenvoortbrengingsproces (van primaire productie tot verkoop aan de consument). Vanuit de marktwerking-gedachte kan men als uitgangspunt hanteren dat door de eisen, die de afnemers van de verschillende schakels gaan stellen, op termijn alle schakels in deze keten hun voortbrenging van producten qua kwaliteit (systematisch) geborgd zullen hebben. Ook ziet men dat bedrijven door samenwerking (tot en met overnames) de productkwaliteit in de gehele voortbrengingsketen willen kunnen beheersen met als doel te voldoen aan steeds hogere eisen. Binnen verschillende sectoren is te constateren dat bijv. door branche- en sectorvertegenwoordigingen GMP-codes en Integrale Ketenbeheersingssystemen (IKB) worden ontworpen om voor één of meer aspecten in de verschillende schakels beheerssystemen operationeel te maken. Voorbeelden van dergelijke systemen in de voortbrengingsketen van dierlijke producten zijn: de GMP-code voor Veevoeder, de GVP-code voor dierenartsen, de gehaktcode, de hygiënecode voor slagerijen en de hygiënecode voor poeliers. Daarnaast zijn er IKB-systemen voor de productie van vlees van runderen, varkens, kalkoenen en pluimvee (en tevens voor de productie van eieren) op dit moment geïmplementeerd in de vleessector. 8 LITERATUUR 1. Barendsz, A.W (editor) Praktijkhandboek Voedselveiligheid; Een stappenplan en naslagwerk voor het opzetten en invoeren van uw HACCP-kwaliteitssysteem volgens de Warenwetregeling Hygiëne van Levensmiddelen Amsterdam, WEKA Uitgeverij B.B., Codex Guidelines for the Application of the Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) System Geneva, FAO/WHO Codex Alimentarius Commission, Heer, A. de, en C.T.B. Ahaus ISO-9000 serie en Kwaliteitshandboek Deventer, Kluwer, VMT, HACCP een praktische handleiding Houten, Keesing Noordervliet B.V Werkboek HACCP in de Vleessector, deel 1 Zoetermeer, Produktschappen Vee, Vlees en Eieren, Werkboek HACCP in de Vleessector, deel 2 Vee, Vlees en Eieren in Nederland Zoetermeer, Produktschappen Vee, Vlees en Eieren, 1996 blad 10 van 10