Migratie naar SEPA. 86 days to go

Transcriptie

1 1

2 Migratie naar SEPA 02/10/13 De Laatste Mijl 86 days to go 2 Credit Expo 7 november 2013 Gaston Aussems

3 agenda 01. Stand van migratie in Nederland 02. Bekendheid SEPA en IBAN en verloop migratie 03. SEPA quiz 04. Impact SEPA op uw organisatie 05. Gaat NL het halen? - komt er uitstel? - wat als ik het niet haal? 3

4 SEPA: stand van zaken SCT Grotere Grootbedrijf en Internetbankieren SDD MKB ers is ratio s aan volop stijgen de 98% aan snel, slag, bedrijven Finbox sneller (consumenten IDEAL de slag meeste dan omgezet en en migratie de met 95% andere en consumenten Acceptgiro gepland, piek omgezet kent begin planning kleinzakelijk) landen - migratie Europa omgezet is van de IBAN! zomer en najaar. meer gespreid dan bij grootbedrijf 4

5 Waar staat Nederland overschrijving (SCT)? % jan-13 feb-13 mrt-13 apr-13 jun-13 jul-13 aug-13 sep-13 okt-13 nov-13 dec-13 jan-14 mrt-14 apr-14 Meting juli-13 Meting mei-13 Meting februari-13 Meting november-12 5

6 Waar staat Nederland Incasso (SDD)? % jan-13 feb-13 mrt-13 apr-13 jun-13 jul-13 aug-13 sep-13 okt-13 nov-13 dec-13 jan-14 mrt-14 apr-14 Meting juli-13 Meting mei-13 Meting februari-13 Meting november-12 6

7 Al over sep-13 okt-13 nov-13 SEPA monitor najaar 2013 Wanneer gaat het MKB en middelgrootbedrijf over op SCT? dec-13 jan-14 feb-14 0 MKB Middelgrootbedrijf H Begin 2014 Weet niet 7

8 Al over sep-13 okt-13 nov-13 SEPA monitor najaar 2013 Wanneer gaat het MKB en middelgrootbedrijf over op SDD? dec-13 jan-14 feb-14 0 MKB Middelgrootbedrijf H Begin 2014 Weet niet 8

9 Hoe verloopt het SEPA verandertraject? Boosheid Schok Schuld zoeken Acceptatie Ontkenning Depressie Marchanderen Apathie 9

10 Grootste knelpunten onder bedrijven Tijdsdruk Beperkte test mogelijkheiden Uitval tijdens migratie Software niet klaar Het is te veel Planning en resourcing Traject pre-notificatie uitlevering & uitvoering te lang Registratie en migratie mandaat Batch grootte Reporting onduidelijk gegevens verschillen Verschillen tussen landen 10

11 Grootste knelpunten onder bedrijven Juistheid informatie Onduidelijkheid Acceptgiro conversie Kennis en betrokkenheid binnen organisatie Afhankelijkheid van andere partijen Wij zijn klaar Verschillen van interpretatie Tot nu toe geen grote knelpunten Wantrouwen bij overgang naar nieuwe B2B incasso Interfaces tussen applicaties 11

12 Oplossingen issues en knelpunten Wat doet het Programmabureau? Probleem oplosbaar? Mitigerende maatregelen? Analyseren Niet blokkerend, geen miterende maatregelen. Hoe, wie, wanneer? Hoe, wie, wanneer? Accepteren! 12

13 Oplossingen issues en knelpunten Wat doet het Programmabureau? Issuemanagement bij de Betaalvereniging met DNB, Banken en Bedrijven Specifieke problemen met werkgroep aangepakt (v.b B2B, e-mandate, verkorte nummers, white listing) LinkedIn groep Q&A bij overopiban.nl en Betaalvereniging.nl 13

14 SEPA quiz Bij iedere stelling Eens: hand omhoog Oneens: geen hand omhoog Op basis van het antwoord: Goed: blijven staan Fout: gaan zitten Last (wo)man standing: prijs(je)! 14

15 Stelling 1 Op 1 februari 2014 gaat iedereen over op SEPA, tot die tijd kan ik wel voorbereiden maar niet migreren! U kunt vandaag migreren! Doe het zo snel mogelijk, dan beperkt u risico s en komt u niet in een file terecht. 15

16 Stelling 2 De IBAN is overal in Europa even lang, namelijk 18 posities De IBAN in Europa varieert van 14 tot 32 posities. Hij is echter wel altijd op dezelfde wijze opgebouwd. 16

17 Stelling 3 Per 1 februari 2014 mag een bank geen bestanden in ClieOp03 formaat meer accepteren Vanaf 1 februari 2014 mag de bank alleen bestanden ontvangen in het ISO20022 XML formaat 17

18 Stelling 4 Bij de overgang op de Europese incasso (SDD) gaat de storneringstermijn van 30 naar 56 dagen De stornotermijn is op 1 november 2009 op 56 dagen gesteld voor de gehele Europese Unie 18

19 Stelling 5 Een debiteur kan een Europese incasso al weigeren vóór de transactie op zijn rekening is geboekt De bank van de debiteur zal binnenkomende incasso s tonen voor uitvoering en de debiteur kan hem dan al weigeren (zogenaamde refusal) 19

20 SEPA harmoniseert de interne betaalmarkt Binnen de Single Euro Payments Area kunnen consumenten en bedrijven met één rekening en één set betaalmiddelen met hetzelfde gemak naar Nederlandse en naar buitenlandse rekeningen betalen.

21 Wat gaat er veranderen? 1. Bankrekeningnummer wordt IBAN 2. Standaard voor overschrijving wordt SEPA Credit Transfer (SCT) 3. Standaard voor incasso wordt SEPA Direct Debit (SDD) 4. Technische standaard voor betaalformaten wordt XML (ISO 20022) Overzichtelijk, maar mogelijk met grote impact! 15 21

22 Rekeningnummer wordt IBAN Wat is het? IBAN : International Bank Account Number Country code (ISO) Check digit Bank Identifier Basic Bank Account Number Voorbeeld Nederlandse IBAN: NL99 BANK Opmerkingen: - De bank identifier is landspecifiek (in NL is dit ABNA, INGB, RABO, TRIO, etc) - Elk land heeft zijn eigen Basic Bank Account Number system - Nederland heeft IBAN van 18 digits; maar ga uit van maximale aantal van 34 - Internationale afspraak rond schrijfwijze is in groepjes van 4: NL99<spatie>BANK<spatie>0123<spatie>etc

23 Rekeningnummer wordt IBAN Wat moet u doen? -Rekeningnummers klanten/leden/ aanpassen - Banken rekenen adresboek internetbankieren automatisch om - Omrekenen bestanden kan (kosteloos) via - Per nummer (via site of SMS) - In een bestand -Communicatiemiddelen aanpassen: - Briefpapier, of sjablonen voor brieven - Informatiebrochures, order-, lidmaatschapsformulieren, - Websites

24 Overschrijving wordt SEPA Credit Transfer Overschrijving (binnenlands) Grensoverschrijdende overschrijving (in euro s, binnen Europa) Europese overschrijving Tijdens de overgangsperiode (tot 1/2/2014) worden oude typen overschrijving stapsgewijs vervangen door de Europese overschrijving als voorkeursoptie. Hoe en wanneer dit gebeurt is bankspecifiek

25 SEPA Credit Transfer Wat moet u doen? - U maakt gebruik van internetbankieren: - Bank maakt IBAN/SCT in de loop van 2013 de voorkeursoptie - Banken ondersteunen invoeren IBAN i.p.v. BBAN - Adresboek met opgeslagen nummers wordt omgerekend door de bank - U gebruikt (boekhoud)systeem om te betalen - Neem contact op met uw softwareleverancier voor conversie - Grootste wijziging zit in bestandsuitwisseling met de bank (XML) - Let op: u zult vaker met IBAN betaald worden - Verantwoording op rekeningafschrift wijzigt

26 Euro Acceptgiro wordt IBAN Acceptgiro Acceptgiro Wordt SEPA proof en tot uiterlijk 2019

27 Euro Acceptgiro wordt Wat moet u doen? Nieuwe formulieren bestellen Software of sjabloon voor printen aanpassen Eventueel proefdruk naar de bank sturen (zgn OCR-B regel) Elektronische verantwoording wijzigt Geen VerwInfo bestand meer Terugkoppeling in MT940, GMU of (toekomstig) CAMT.053 Let op: Nieuwe IBAN acceptgiro vanaf 1/7/2013 te verspreiden Oude tot uiterlijk 31/12/2013 en worden verwerkt tot 1/2/2014 Denk na over pijplijneffecten en (op termijn) over alternatieven

28 Incasso wordt SEPA Direct Debit Eenmalige incasso; machhging papier / telef. Doorlopende incasso; machhging papier / telef. Zakelijke incasso varianten Europese incasso; machhging papier Zakelijke Europese incasso Eenmalige incasso en kansspelincasso zonder stornorecht vervalt Telefonisch machtigen vervalt Aanvullende bescherming consumenten

29 Verschil twee typen incasso Onderwerp SEPA Direct Debit Core SEPA Direct Debit B2B Gebruiken voor Consumenten en bedrijven Uitsluitend bedrijven Stornotermijn Mandaat Aanlevering aan bank Altijd 56 dagen maar 13 maanden bij ontbreken geldig mandaat Uitsluitend tussen Dediteur (betaler) en Crediteur (incassant) Eenmalige en eerste transactie aanleveren > 5 werkdagen voor verwerkingsdatum. Volgende SDD s > 2 dagen Geen stornorecht, alleen debet bank kan transactie binnen 2 dagen terugdraaien Debiteur geeft mandaat aan Crediteur Debiteur registreert mandaat bij zijn bank. Debet bank vergelijkt transactie met mandaat voor uitvoering. Alle SDD s aanleveren aan de debtor bank > 1 werkdag voor verwerkingsdatum Prenotificatie > 14 dagen voor debitering idem

30 Rol van de machtiging verandert Mandaat = machtiging in SEPA termen Rol van mandaten wijzigt Bij nationale incasso machtiging alleen administratief Bij SEPA Incasso mandaatgegevens onderdeel transactie Electronische mandaatadministratie nodig Gekoppeld met betaalopdrachten Mandaat ook op papier bewaren (rechtmatige bewijs) e-mandate in ontwikkeling (medio 2015)

31 Voorbeeld geldig mandaat Eenmalige/Doorlopende machtiging Logo Incassant Gegevens incassant Naam Adres Postcode Woonplaats Land Kenmerk machhging Incassant ID Gesuggereerde tekst Door ondertekening van dit formulier u toestemming aan <naam incassant> om eenmalig/doorlopende incasso- opdracht(en) te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af ge schrijven en aan uw bank om eenmalig doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomshg de opdracht van <naam incassant>. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Gegevens geïncasseerde Naam Adres Postcode Woonplaats Land IBAN BIC (ophoneel) Plaats en datum Handtekening Zie europees-betalen/sepa-documentatie/ voor uitgebreide voorbeelden

32 Bestaande mandaten mogen, onder voorwaarden, worden geconverteerd Conversie naar SDD Core mandaten toegestaan, omdat rechten debiteur gelijk blijven of verbeteren Toevoegen van mandaatgegevens, in het bijzonder: IBAN Incassant ID Unieke mandaatreferentie Datum ondertekening: 1/11/2009 Bij voorkeur debiteur op de hoogte stellen van omzetting Voor SDD B2B altijd nieuw mandaat verkrijgen omdat rechten debiteur verslechteren (geen stornorecht)

33 Bestaande mandaten mogen, onder voorwaarden, worden geconverteerd Wat te doen met via het internet verkregen machtigingen? Uitgangspunt: nu en in SEPA geen geldige machtiging Optie 1: doorgaan huidige praktijk o.b.v. risicoafweging Optie 2: Overschakelen op schriftelijke machtiging Wat te doen met via de telefoon verkregen machtigingen? Uitgangspunt: onder bepaalde voorwaarden wel geldige machtiging (zie Geldige machtiging mag geconverteerd worden Niet geldige machtiging: zie via het internet verkregen machtigingen

34 Pre-notificatie Door middel van pre-notificatie informeert de crediteur de debiteur over de aankomende incassotransactie Eisen aan de pre-notificatie: Minimaal 14 dagen voor de incassotransactie verstrekken Vermelding bedrag en datum incasso Moet persoonlijk aan debiteur geadresseerd zijn Pre-notificatie is verder vormvrij: Brief, , SMS, mijn portal Integratie in bijv. polisblad, (energie)nota, andere correspondentie

35 Pre-notificatie in de praktijk Casus Oplossing pre- no4fica4e Regelma4g (bijv. maandelijks) terugkerende incasso van hetzelfde bedrag Bedrag is niet bekend ten 4jde van pre- no4fica4e Datum niet precies bekend Pre- no'fica'e met incassoschema waarop bedragen en data genoemd worden van incasso binnen de periode. Op of omstreeks de 26e van de maand zullen we het bedrag van EUR 125 afschrijven van uw rekening. Zo nauwkeurig mogelijke omschrijving. Op de 22e van de maand zullen we uw leasetermijn ad EUR 527 plus de brandstolosten van de afgelopen maand van uw rekening afschrijven. Zo nauwkeurig mogelijke omschrijving. Rond de 15e van de maanden februari, mei, augustus en november zullen we het lidmaatschapsgeld van 60 incasseren. Eerste (gepre- no4ficeerde) incasso is niet gelukt (bijv. a.g.v. storno) Opnemen in algemene voorwaarden dat bijv: Binnen x dagen na de niet geslaagde incasso een nieuwe incassopoging wordt gedaan Dat bedrag bij volgende incassopoging wordt gevoegd.

36 Actief mandaatbeheer wordt Mandaat management houdt in dat incassant verantwoordelijk is voor een juiste administratie en het correcte beheer en archivering van machtigingen Aandachtspunten: belangrijk Bewaak geldigheid: mandaat blijft geldig tot uiterlijk 36 maanden na laatste incasso Voor bewijslast bewaar papieren mandaat ten minste 13 maanden na laatste incasso Juiste sequence type (eerste/frst en vervolg/rcur), wordt later nader toegelicht

37 Klant-bank interface wordt XML Bank Andere banken ClieOp03 Pain.001 (SCT) Pain.008 (SDD) MT940 (einde dag) MT942 (intradag) GMU Aangepaste versie van MT940/942 en GMU CAMT.053 Processor Eventueel VerwInfo (acceptgiro en incasso) Initiator Alleen relevant indien u betalingen in bestandsvorm aanbiedt 31 37

38 Advies van bedrijven aan bedrijven Onderschat het testtraject niet Snel beginnen Plan B Doorbijten Zoek maar alvast een conversie leverancier Tijdig beginnen Neem snel contact op met je software leverancier Neem contact op Ervaringen delen met je bank Doorwerken Impact analyse Plannen, plannen, plannen 38

39 Advies van bedrijven aan bedrijven Snelheid opvoeren Blijft kort op de bal Gebruik een stappenplan Vergis je niet in de Concentreer je op t hoogst complexiteit incasso noodzakelijke Beter goed, dan snel en Maak duidelijke afspraken met leveranciers Extern uitbesteden minder goed Opschieten! 39

40 Lessons learned en tips Collega bedrijven, sofware leveranciers & banken overopiban.nl LinkedIn Nieuwsbrief overopiban Bedenk dat er vaak anderen zijn die uw probleem al opgelost hebben! 40

41 Wat doen andere landen? Gaan ze het halen? 41

42 Waar staat Europa? % feb-08 aug-08 jan-09 jun-09 nov-09 apr-10 jul-10 dec-10 mei-11 okt-11 mrt-12 aug-12 jan-13 jul-13 SCT SDD 42

43 Hier heb ik een 3sec delay ingesteld tussen verschijnen tekst 1 & 2. Daar kun je rekening mee houden in je presentatie! NEE!! Gaat NL het halen? Komt er uitstel? 43

44 Wat als ik het niet haal? Alternatieve betaalmethode s zoeken Factuur i.p.v. incasso Excel sheet naar bank met overschrijvingen ipv zelf doen(je kunt wel betalingen ontvangen) Conversie diensten gebruiken 44

45 De finish Vragen? 45