Single Euro PaymentS Area. Aanlevering batchopdrachten Equens

Transcriptie

1 Single Euro PaymentS Area Aanlevering batchopdrachten Equens

2 Per 1 februari 2014 is de definitieve implementatie van de Single Euro Payments Area (SEPA) een feit. SEPA raakt vrijwel alle aspecten van uw bedrijfsvoering. Wij adviseren u dan ook om uw betalingssystemen en -processen ruim op tijd geschikt te maken voor SEPA. In deze brochure informeren wij u over de rechtstreekse aanlevering van batchopdrachten (overboekingen en incasso s) voor Equens. Deze informatie is met name relevant voor gebruikers van het huidige ClieOp03 formaat voor incasso s. Algemeen Met ingang van 1 februari 2014 is de Single Euro Payments Area (SEPA) definitief een feit. In alle 32 deel nemende Europese landen (zie bijlage) moeten dan gestandaardiseerde betaalvormen voor overschrijvingen en incasso s worden gebruikt. Daarmee verdwijnt het verschil tussen binnenlandse en grensoverschrijdende betalingen in euro. Het Europees betalingsverkeer in euro verloopt hierdoor efficiënter. Gevolgen voor het betalingsverkeer De definitieve invoering van SEPA lijkt ver weg, maar de tijd tot 1 februari 2014 is hard nodig om uw betalingsverkeer geschikt te maken voor SEPA. Als uw organisatie op 1 februari 2014 namelijk niet SEPA-proof is, kunt u na die datum geen betalingen meer ontvangen of verrichten. Na deze datum mogen banken namelijk alleen nog de nieuwe SEPA betaalinstructies accepteren en uitvoeren. Het is daarom van groot belang om uw betalingsverkeer ruim op tijd SEPA-proof te maken. De volgende onderwerpen komen in deze brochure aan bod: Het nationaal SEPA-migratieplan International Bank Account Number (IBAN) ISO XML formaat voor aanlevering batches Batchaanleveringen Equens Overboekingen (SEPA Credit Transfer) Incasso s (SEPA Direct Debit) Tijdslijnen aanleveren incasso s Verschillen tussen Algemene Euro-incasso en Bedrijfs Euro- incasso Verschillen tussen huidige Nederlandse incasso en SEPA Euro-incasso Belangrijkste aandachtspunten op een rijtje Voor meer informatie over de technische aspecten van de overgang naar SEPA kunt u contact opnemen met payments.support@kasbank.com. 1

3 Het nationaal SEPA-migratieplan Om de overgang in goede banen te leiden heeft het Nationaal Forum SEPA-migratie (NFS) een nationaal migratieplan opgesteld. De belangrijkste punten uit het migratieplan zijn: verplicht gebruik van International Bank Account Number (IBAN) voor girale overboekingen en incasso s. invoering van de nieuwe ISO XML standaard voor de (bulk)aanlevering van betaal- en incassoopdrachten door zakelijke gebruikers. Het plan gaat tevens in op de communicatie over de SEPA-migratie en de rol van intermediairs in de migratie. De volledige inhoud van het nationale SEPA-migratieplan kunt u vinden op Het migratieplan richt zich onder meer op de overstap van de huidige nationale en grensoverschrijdende overschrijvingen in euro op Europese overschrijvingen in euro (SEPA Credit Transfer), en van de nationale Nederlandse incasso op de Europese Incasso (SEPA Direct Debit). Daarbij worden drie brede groepen gebruikers onderscheiden: consumenten, grootzakelijke gebruikers en kleinzakelijke gebruikers (met specifieke aandacht voor incassanten). Voor iedere groep wordt aangegeven: wanneer zij gaan migreren; wanneer de benodigde betaalproducten en softwarepakketten beschikbaar zijn om de massale migratie van gebruikers mogelijk te maken, en; welke afspraken banken, gebruikers, softwareleveranciers en intermediairs met elkaar maken om het migratiescenario uit te voeren. International Bank Account Number (IBAN) Vanaf 1 februari 2014 is voor overschrijvingen en incasso s het International Bank Account Number (IBAN) verplicht. Het IBAN is zowel voor binnenlandse als grensoverschrijdende eurobetalingen binnen SEPA te gebruiken. Consumenten en bedrijven hebben tot 1 februari 2014 de tijd om over te gaan van het huidige rekeningnummer op IBAN. Voor die tijd moeten alle (tegen)rekeningen in uw administratie naar IBAN zijn omgezet en aangevuld met de Bank Identifier Code (BIC). Voor het (massaal) omzetten van bestaande rekeningnummers naar het IBAN kunt u gebruik maken van de site Via de zogenaamde multi-check kunt u meerdere gegevens in één bestand aanleveren in plaats van ieder apart. Van ClieOp03 naar ISO XML formaat voor aanlevering batches Vanaf 1 februari 2014 mogen geen nationale standaarden meer gebruikt worden voor de verwerking van overschrijvingen en incasso s in euro. Hiervoor in de plaats komen de door de Europese banken ontwikkelde 2

4 SEPA Credit Transfer (SCT) en de SEPA Direct Debit (SDD). Alleen met deze betaalproducten kan dan nog in euro geld worden overgemaakt en geïncasseerd. Momenteel wordt in Nederland voor de aanlevering van grote bestanden (bijvoorbeeld voor salarisbetalingen of incasso s voor verzekeringen) het ClieOp03 formaat gebruikt. Dit formaat wordt omgezet naar de nieuwe ISO XML standaard. Deze standaard is verplicht voor alle zakelijke gebruikers. Het nieuwe formaat biedt tevens de mogelijkheid om gebruik te maken van: 35 tekens voor het betalingskenmerk (was 16) 140 tekens voor omschrijving/mededelingen (was 96) Aangezien omzetting naar het nieuwe formaat een omvangrijk en nauwkeurig proces is, raden wij u aan hier tijdig mee te beginnen. Indien u deze werkzaamheden heeft uitbesteed, is overleg met uw softwareleverancier noodzakelijk. Batchaanleveringen Equens De technische specificaties voor de rechtstreekse aanlevering van bestanden aan Equens in het nieuwe ISO XML formaat vindt u op Voor de aanlevering van batches worden door KAS BANK een aantal modules ter beschikking gesteld waarmee u de bestanden zelf kunt inlezen en monitoren. Over deze modules wordt u nog nader geïnformeerd. Overboekingen (SEPA Credit Transfer) Overboekingen naar een andere bankrekening binnen het SEPA-gebied moeten na 1 februari 2014 aan de volgende voorwaarden voldoen: aanlevering conform ISO XML gebruik IBAN is verplicht vermelding van Bank Identifier Code (BIC) van de bank van de tegenpartij kostenoptie altijd Shared (zowel de debet- als creditpartij betaalt zijn eigen kosten van de overboeking) transactie vindt plaats tussen 2 SEPA-landen. Incasso s (SEPA Direct Debit) Voor incasso s binnen het SEPA-gebied moet voor 1 februari 2014 aan de volgende voorwaarden zijn voldaan. Nieuw incassocontract Voor het gebruik van de Europese incasso zal een nieuw incassocontract met de bank moeten worden opgemaakt. Dit geldt zowel voor Algemene Euro-incasso s als Bedrijven Euro-incasso s. 3

5 Creditor-ID Met het aangaan van het nieuwe incasso-contract zal een Creditor-ID (Incassant-ID) op certificaat worden verstrekt. Dit is een uniek kenmerk voor de incassant met al zijn rekeningen. Het ID bestaat uit 19 posities en wordt meegegeven op alle machtigingen. Het ID wordt gebruikt om de geïncasseerde bij de afrekening te informeren of het de juiste incassant betreft. In Nederland is het Creditor-ID gebaseerd op het KvK-nummer van de organisatie die de incasso s uitstuurt. Bijvoorbeeld: NL 99 ZZZ Kenmerk machtiging Het kenmerk machtiging is een uniek nummer dat bepaald kan worden door de incassant. Het kenmerk kan bijvoorbeeld als volgt zijn samengesteld: debiteurennummer/aansluitnummer/abonneenummer/lidnummer Actieve machtigingenadministratie De incassant is verplicht tot het actief bijhouden van: machtigingen in de administratie een uniek nummer per machtiging Vervanging huidige machtigingen Voor het product Algemene Incasso is vervanging van bestaande machtigingen niet noodzakelijk. Wel zult u de betreffende klanten moeten informeren over uw Creditor-ID en het kenmerk van de machtiging. Bij het product Bedrijven incasso is vervanging van de huidige machtigingen verplicht. Dit is een gevolg van de bepaling dat er voor deze incasso s geen terugboekings-mogelijkheid meer bestaat. De te incasseren partij moet daarom vooraf de mogelijkheid krijgen om af te zien van (omzetting van) deze machtiging. Voorbeelden van Europese machtigingen vindt u via Kennisgeving debiteuren Nog vóór de eerste incasso moet het betalingskenmerk en de Creditor-ID aan de debiteur zijn gecommuniceerd. Voor de incassodatum moet een pre-notificatie worden verstuurd. Dit kan o.a. per brief of via de factuur. Wijziging aanlevertijdstippen (tijdslijnen) Algemene Euro-incasso Bedrijven Euro-incasso Eerste incasso 6 werkdagen voor verwerking 2 werkdagen voor verwerking Eénmalige incasso 6 werkdagen voor verwerking 2 werkdagen voor verwerking Terugkerende incasso 3 werkdagen voor verwerking 2 werkdagen voor verwerking Algemene Euro-incasso Bedrijven Euro-incasso 4

6 Batchaanleveringen Equens (Euro-incasso) De technische specificaties voor de rechtstreekse aanlevering van bestanden aan Equens in het nieuwe ISO XML formaat vindt u op Voor de aanlevering van batches worden door KAS BANK een aantal modules ter beschikking gesteld waarmee u de bestanden zelf kunt inlezen en monitoren. Over deze modules wordt u nog nader geïnformeerd. Verschillen tussen Algemene Euro-incasso en Bedrijven Euro-incasso Algemene Euro-incasso Bedrijven Euro-incasso Terugboekingsrecht debiteur 56 kalenderdagen - 8 weken geen Terugboekingsrecht KAS BANK 5 werkdagen 2 werkdagen debiteur Soort debiteuren Zowel particuliere als zakelijke rekeninghouders Zakelijke Rekeninghouders Termijn insturen opdrachten 6 of 3 werkdagen voor verwerking 2 werkdagen voor verwerking Bereikbaarheid banken in Europa Alle SEPA-banken Beperkt, door bank te bepalen Verschillen tussen huidige Nederlandse incasso en SEPA Euro-incasso NL incasso algemeen Alleen in Nederland Geen stornorecht debiteur bij eenmalige incasso Incassobedrag zelfde werkdag bijgeschreven Bankstorno 30 kalenderdagen Bestandsformaat = ClieOp 03 Twee contracten: voor doorlopende en eenmalige incasso Onterechte incasso: melding binnen 13 maanden Algemene Euro-incasso Alle landen binnen SEPA Debiteur heeft 8 weken stornorecht, ook bij eenmalige incasso 6 Werkdagen voor verwerking aanbieden bij eenmalige of eerste incasso, 3 werkdagen bij volgende incasso s Bankstorno 5 werkdagen Bestandsformaat = XML (Pain) Doorlopende en eenmalige incasso s in één contract Onterechte incasso: melding binnen 13 maanden *Nieuw: - gebruik van Incassant-ID (Creditor-ID) - verplicht kenmerk machtiging - pre-notificatie (14 dagen van tevoren) 5

7 Belangrijkste aandachtspunten op een rijtje Graag zetten wij de belangrijkste aandachtspunten voor een tijdige migratie van uw betalingsverkeer naar de nieuwe SEPA standaard op een rij. Bepaal zo spoedig mogelijk hoe uw onderneming SEPA gaat aanpakken. Stel hiervoor een migratieplan op dat rekening houdt met het nationaal migratieplan SEPA Nederland (zie Bereid uw organisatie op alle niveaus voor op SEPA. Houdt rekening met budgetten, noodzakelijke wijzigingen in uw IT-systemen enzovoort. Als u gebruik maakt van een softwareleverancier, neemt u dan zo spoedig mogelijk contact op om te overleggen over de overgang naar het nieuwe bestandsformaat ISO XML. Analyseer uw debiteuren- en crediteurenadministratie en bepaal wat gedaan moet worden om het huidige rekeningnummer formaat om te zetten naar het International Bank Account Number. School uw medewerkers in het correct aanleveren van SEPA transacties. Bepaal hoe u de machtigingenadministratie gaat inrichten bij incasso s. Vermeld waar noodzakelijk het IBAN en BIC op uw formulieren/facturen. SEPA landen In totaal nemen 32 landen deel aan de Single Euro Payments Area. Ook landen die niet de euro als nationale munteenheid hanteren, zijn dus onderdeel van SEPA. De nieuwe technische standaarden en producten gelden echter alleen voor betalingen in euro s en niet voor betalingen in andere valuta. Alle 27 landen binnen de Europese Unie: België Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Estland Finland Frankrijk (inclusief Frans-Guyana Guadeloupe, Martinique, Réunion) Griekenland Hongarije Ierland Italië Letland Litouwen Luxemburg Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal (inclusief Azoren en Madeira) Roemenië Slovenië Slowakije Spanje (inclusief Canarische Eilanden Ceuta en Melilla) Tsjechië Verenigd Koninkrijk (Engeland, Schotland, Wales, Noord-Ierland) Zweden 6

8 Plus drie landen uit de Europese Economische Ruimte: Noorwegen IJsland Liechtenstein En: Monaco Zwitserland Informatiebronnen Disclaimer: Hoewel de informatie in deze brochure met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is samengesteld en naar het oordeel van KAS BANK een juiste weergave is van de stand van zaken ten tijde van publicatie, kan KAS BANK er niet voor instaan dat deze informatie juist en volledig is en/of blijft. KAS BANK aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor schade als gevolg van het gebruik van, het vertrouwen op of een handelen of nalaten naar aanleiding van de informatie in deze brochure. KAS BANK is een Europese specialist in effectendienstverlening, welke wereldwijd financiële markten koppelt. Onze neutrale positie voorkomt belangenverstrengeling, waardoor het mogelijk is een uitgebreid aanbod van diensten aan te bieden waar toewijding, lange t ermijn relaties en volledige transparantie de boventoon voeren SEPA Equens KAS BANK AMSTERDAM Spuistraat VT Amsterdam The Netherlands T: KAS BANK LONDON 5th Floor, 10 Old Broad Street London EC2N 1AA United Kingdom T: KAS BANK WIESBADEN Biebricher Allee Wiesbaden Germany T: