HR MEDEWERKER. Het OCMW Waregem telt verschillende diensten en voorzieningen, elk met hun eigen werkterrein.

Transcriptie

1 INFORMATIEPAKKET HR MEDEWERKER SELECTIES, PLANNING EN ADMINISTRATIE Ben je administratief en communicatief? Zit gestructureerd werken, plannen en organiseren jou in de genen? Geeft zelfstandig werken jou een boost en kan je omgaan met werkdruk en wijzigende omstandigheden? Ben je bovendien een teamplayer? Dan ben jij de HR medewerker personeelsdienst die wij zoeken! FUNCTIECONTEXT Het OCMW Waregem staat in om zorg, hulp, opvang en begeleiding te bieden waar nodig en dit in de eerste plaats voor de inwoners van de eigen gemeente. De dienstverlening richt zich op het totale mens-zijn van de cliënt, met bijzondere aandacht en respect voor zijn eigenheid en zelfredzaamheid. Samenwerking van beleid, personeel, cliënten en hun omgeving ervaren wij als een positieve kracht. Daartoe willen wij de nodige middelen inzetten, rekening houdend met een rechtvaardige verdeling tussen individu en gemeenschap. Wij willen vanuit een open kijk en in samenspraak met onze omgeving blijven zoeken naar een kwaliteitsvol, vooruitstrevend en creatief welzijnsbeleid, met bijzondere aandacht voor kansarmen en ouderen. Het OCMW Waregem telt verschillende diensten en voorzieningen, elk met hun eigen werkterrein. De personeelsdienst staat in voor het personeelsbeheer en personeelsbeleid binnen het OCMW Waregem. Vanuit personeelsbeheer zorgt de personeelsdienst voor een correcte loon- en personeelsadministratie voor alle medewerkers van het OCMW. Vanuit personeelsbeleid zorgt de personeelsdienst voor werving, selectie, onthaal van nieuwe werknemers, vormings- en evaluatiebeleid. Plaats in de organisatie: verantwoordelijke personeelsdienst HR medewerker selecties, planning en administratie beleidsmedewerker loonadministratie DOEL VAN DE FUNCTIE Als HR medewerker sta je in voor het plannen en administratief opvolgen van medische onderzoeken, spontane sollicitaties en jobstudenten. Je houdt selectiegesprekken voornamelijk voor ons woonzorgcentrum en het thuiszorgloket in samenwerking met diensthoofden. Je vervolledigt administratief de personeelsdossiers van nieuwe medewerkers en je verzorgt een eerste onthaalgesprek. Daarnaast werk je samen HR gerelateerde projecten (o.a. VTO-beleid, competentieen talentmanagement, onthaalbeleid).

2 TAKENPAKKET Planning, opvolging en personeelsadministratie (hoofdtaak) - Plannen, opvolgen en registreren van medische onderzoeken - Plannen en administratief opvolgen van weekend- en jobstudenten - Ontvangen en opvolging van spontane sollicitanten - Input, opmaken en vervolledigen dossiers van nieuwe medewerkers (o.a. arbeidscontract en opvragen van attesten) - Opvolging van personeelssubsidies - Input tijdsregistratiesysteem - Opmaak en versturen van maandelijkse nieuwsbrief - Meewerken aan allerhande operationele ondersteunde taken Uitvoeren van rekrutering- en selecties - Opvolging aanvraag/behoefte van de klant - Updaten en raadplegen van de sollicitantendatabank - Adverteren in de meest gepaste rekruteringskanalen - Rekruteren van kandidaten (cv-screening) - Houden van selectiegesprekken in samenwerking met diensthoofden - Informeren en adviseren van sollicitanten over positieve/negatieve resultaat - Verzorgen van onthaalgesprek van nieuwe medewerkers Participeren aan HR gerelateerde projecten (ad hoc) Communicatie en contacten - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie aan collega s, personeelsleden en klanten (baliesysteem binnen de personeelsdienst) - Professioneel netwerk: collega s en verantwoordelijke van de personeelsdienst, directie en diensthoofden van diverse diensten, arbeidsbegeleiders, (nieuwe) medewerkers OCMW Waregem Extern: sollicitanten, externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, COMPETENTIEPROFIEL TECHNISCHE COMPETENTIES Vaktechnische kennis: correcte toepassing van sociale wetgeving, rechtspositieregeling en arbeidsreglement, degelijke kennis van de principes van het rekruterings- en selectiegebeuren, vaardigheden interviewtechnieken Talen: mondeling en schriftelijk correct Nederlands ICT: PC-vaardigheid en vlot gebruik telecommunicatie

3 PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Onderstaande competenties zijn vooropgestelde criteria die een onderdeel vormen van de volledige selectieprocedure en de mogelijkheid bieden om een inschatting te maken van het competentieniveau van de kandidaat. Ook het potentieel om in bepaalde competenties nog te groeien, wordt meegenomen en zal mede de uiteindelijke geschiktheid bepalen. Klantgerichtheid (niv II) is actief initiatieven nemen om voor de klanten een geschikte oplossing te bieden voor specifieke vragen: - onderzoekt gericht de wensen en behoeften van klanten - neemt verantwoordelijkheid op bij fouten, klachten of problemen, neemt deze ernstig en zoekt naar concrete oplossingen - vraagt feedback en zorgt voor follow-up naar de klant - kan pro-actief informatie verstrekken Kwaliteitsgerichtheid (niv II) is actief meewerken aan het verbeteren van de kwaliteit binnen de dienst: - neemt onmiddellijk actie als de kwaliteit ontoereikend is - controleert zaken voordat ze de deur uitgaan - stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om verbetersuggesties te doen - benut informatie afkomstig uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Samenwerken (niv I) is actief meewerken in het team: - toont respect voor de verscheidenheid in mensen - geeft de ander ruimte om voor zijn/haar mening uit te komen - biedt gevraagd en ongevraagd hulp op een correcte wijze - informeert de ander juist en volledig over eigen activiteiten - aanvaardt groepsbeslissingen Integriteit (niv II) is verantwoordelijkheid voor het eigen handelen opnemen en voorbeeldgedrag vertonen: - signaleert wanneer anderen niet conform de deontologische code handelen - kan zelf inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag verspreid worden - houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is - stimuleert anderen in het werken volgens bepaalde procedures, regels en richtlijnen en het nakomen van afspraken - heeft oog voor de kosten en behandelt ter beschikking gestelde middelen als een goede huisvader

4 Organiseren (niv I) is plannen, organiseren en opvolgen van het eigen werk: - stelt voor het eigen werk prioriteiten en leeft deze na - houdt bij het inplannen van werk rekening met de nodige uitvoeringstijd - werkt tijdig en correct af - geeft tijdig aan wanneer de planning niet gehaald wordt - behoudt het overzicht over de zaken waar hij verantwoordelijk voor is Initiatief (niv II) is reactief en structureel initiatief nemen binnen de eigen functie: - formuleert voorstellen en neemt initiatief om bestaande situaties te verbeteren - onderneemt actie om efficiënter te werken - pikt spontaan in op problemen, taken en opdrachten en gaat over tot actie - neemt zelf de verantwoordelijkheid voor een bepaalde opdracht of taak - vangt onverwachte taken op een doeltreffende manier op - speelt spontaan in op kansen die zich aandienen Nauwgezetheid (niv II) is acties ondernemen om orde, structuur, kwaliteit in complexere opdrachten en situaties te behouden: - levert verzorgd werk af - documenteert informatie op overzichtelijke wijze, levert correcte en volledige informatie - controleert het eigen werk op fouten en onnauwkeurigheden - werkt volgens geldende procedures en regels en let op details - schat het effect van niet nakomen van regels, richtlijnen of procedures op juiste wijze in en spreekt anderen hier op aan Stressbestendigheid (niv I) is omgaan met de dagelijkse werkdruk en wijzigende omstandigheden: - blijft kalm onder druk - reageert rustig bij wijzigingen in de planning, bij nieuwe informatie, e.d. - blijft effectief functioneren ook bij onzekerheden of wijzigende omstandigheden - blijft doorzetten in geval van tegenslagen en teleurstellingen - signaleert tijdig overmatige werkbelasting - zorgt ervoor dat de omgeving geen hinder ondervindt wanneer onder tijds- of werkdruk gewerkt wordt Mondelinge communicatie (niv II) is voor een gestructureerde en heldere communicatie in twee richtingen zorgen: - brengt structuur in de boodschap - verduidelijkt de boodschap met concrete voorbeelden - geeft eigen standpunten op een respectvolle en diplomatische wijze weer - gaat regelmatig na of de boodschap ook ontvangen en begrepen werd - biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - handhaaft een actieve luisterhouding (oogcontact, bevestigend knikken, )

5 Adviseren (niv II) is vaktechnisch adviseren, binnen het eigen expertisedomein: - gebruikt technische expertise om gericht advies te geven aan collega s of klanten en wint zo hun vertrouwen - geeft steeds inhoudelijk correct advies - geeft advies op maat van de vraag van de klant - breng een advies zowel mondeling als schriftelijk begrijpelijk en gestructureerd over - legt op basis van achtergronden en context uit waarom een bepaald standpunt ingenomen wordt Flexibiliteit (niv II) is zich doelgericht aanpassen om gestelde doelstelling sneller en efficiënter te kunnen bereiken: - kan de planning structureel aanpassen in functie van nieuwe prioriteiten, onverwachte gebeurtenissen, tijdsdruk, dringende vragen of behoeften - is bereid (tijdelijk) extra verantwoordelijkheden op te nemen - past de werkwijze aan als blijkt dat het efficiënter kan - gaat op een verantwoorde wijze om met regels en procedures Leervermogen (niv II) is zich actief ontwikkelen binnen de eigen functie: - zoekt en probeert nieuwe aanpakken en elementen en evalueert deze - zoekt informatie die in de werksituatie toepasbaar is, leest vakliteratuur en bezoekt relevante websites - heeft inzicht in eigen sterktes en zwakten - neemt acties om eigen kennis, vaardigheden en competenties te verbeteren en zo beter te presteren - zet werkpunten om in effectieve acties AANWERVINGSVOORWAARDEN Diplomavereisten: o houder zijn van een diploma bachelor of gelijkgesteld in een richting HRM of o een diploma bachelor of gelijkgesteld en ministens 2 jaar ervaring in een HR gerelateerde administratieve functie De intensiteit (de breedte en de duur) van de ervaring speelt een rol bij de beoordeling van de kandidaturen indien meer dan 25 kandidaten Slagen voor de selectieprocedure

6 DE SELECTIEPROCEDURE CV-SCREENING OP AANWERVINGSVOORWAARDEN PRESELECTIE: 27 OF 28 JANUARI 2015 Een eerste mondeling gesprek op basis van motivatie, CV en verwachtingen SELECTIEPROEVEN: De weerhouden kandidaten worden uitgenodigd voor psychotechnische proeven op administratieve vaardigheden, plannen en organiseren en persoonlijkheid MONDELING GEDEELTE: 9 OF 10 FEBRUARI 2015 Bevraging van vakkennis (o.a. basiskennis arbeidswetgeving) en persoonsgebonden competenties. Om geslaagd te zijn moeten kandidaten minstens 60% in totaal behalen. ONS AANBOD contract van onbepaalde duur een boeiende functie in een dynamische OCMW Waregem een uitgewerkt onthaal- en inscholingstraject en begeleiding door peter en/of meter een aantrekkelijke verloning volgens barema B1-B2-B3 zie laatste pagina overname relevante openbare en privé-anciënniteit een gratis hospitalisatieverzekering maaltijdcheques ter waarde van 6,25 euro per gewerkte dag volledige terugbetaling woon-werk verkeer met openbaar vervoer fietsvergoeding van 0,20 euro per km HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 21 januari Stuur jouw gemotiveerde kandidatuur met CV, recente pasfoto en kopie van diploma per mail naar carmen.vanderborght@ocmw.waregem.be of per post naar de personeelsdienst, t.a.v. Carmen Van der Borght, Schakelstraat 41 te 8790 Waregem. VOOR MEER INFORMATIE KAN JE CONTACT OPNEMEN MET DE PERSONEELSDIENST OP HET NUMMER 056/

7 Berekening maandloon: De bedragen in bijgevoegde tabel zijn jaarwedden en moeten nog geïndexeerd worden. Vb voltijds maandloon voor startende medewerker met 1 jaar nuttige ervaring : 2.318,78 euro bruto per maand (= X 1,6084 (=index)) 12 Voor een persoonlijke berekening van het netto maandloon kan u telefonisch contact opnemen met Carmen Van der Borght op het nummer B1 B2 B