ADMINISTRATIEF- EN ONTHAAL MEDEWERKER

Transcriptie

1 INFORMATIEPAKKET ADMINISTRATIEF- EN ONTHAAL MEDEWERKER FUNCTIECONTEXT Het OCMW Waregem staat in om zorg, hulp, opvang en begeleiding te bieden waar nodig en dit in de eerste plaats voor de inwoners van de eigen gemeente. De dienstverlening richt zich op het totale mens-zijn van de cliënt, met bijzondere aandacht en respect voor zijn eigenheid en zelfredzaamheid. Samenwerking van beleid, personeel, cliënten en hun omgeving ervaren wij als een positieve kracht. Daartoe willen wij de nodige middelen inzetten, rekening houdend met een rechtvaardige verdeling tussen individu en gemeenschap. Wij willen vanuit een open kijk en in samenspraak met onze omgeving blijven zoeken naar een kwaliteitsvol, vooruitstrevend en creatief welzijnsbeleid, met bijzondere aandacht voor kansarmen en ouderen. Het OCMW Waregem telt verschillende diensten en voorzieningen, elk met hun eigen werkterrein. De sociale dienst wil voor alle hulpbehoevenden, in de eerste plaats de inwoners van Waregem, een gewaardeerde partner zijn in het oplossen van leefproblemen. De kernopdracht bestaat uit het ondersteunen van alle mensen, die niet of onvoldoende uit eigen kracht kunnen aansluiten bij of deelnemen aan de bestaande maatschappelijke voorzieningen. De activiteiten bestaan o.a. uit het aanbieden van financiële hulpverlening, materiële hulpverlening en psychosociale hulpverlening en advies. Plaats in de organisatie: secretaris hoofdmaatschappelijk werker maatschappelijk werker administratief- en onthaal medewerker DOEL VAN DE FUNCTIE Als administratief medewerker sta je in voor het verlenen van administratief ondersteunende opdrachten om bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de sociale dienst. Als onthaal medewerker sta je in voor het verzorgen van een vriendelijk en correct fysisch en telefonisch onthaal van diverse cliëntgroepen en het geven van juiste inlichtingen en/of doorverwijzingen indien nodig om op die manier bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst.

2 TAKENPAKKET Opstellen van documenten ter ondersteuning van vergaderingen van het bijzonder comité sociale dienst - Administratief voorbereiden van de vergadering comité s (o.a. opmaak agenda, uitnodigingen versturen, verslagen bezorgen) - Nazien en opmaken van lay-out van documenten voor het comité - Verzamelen van de punten sociale dienst ter voorbereiding van de OCMW-Raad - Administratieve verwerking van de notulen van het bijzonder comité sociale dienst - Verwerken gegevens comité met oog op de financiële calculatie naar cliënten en openbare instellingen toe Verantwoordelijke voor het uitvoeren van allerhande administratief ondersteunende taken - Algemene administratieve taken o.a. briefwisseling, opmaken uitnodigingen, - Verzorgen van allerhande typwerk en lay-out van documenten - Versturen van verslagen van vergaderingen en bijeenkomsten - Verzorgen van het klassement (papier en digitaal) - Fotokopieën nemen en verspreiden - Controleren en opvolgen van betalingen (o.a. ten aanzien van huisartsen, mutualiteiten) en per kwartaal rapporteren - Openen van rekeningen - In overleg met de hoofdmaatschappelijk werker instaan voor deelopdrachten zoals het verwerken van verwarmingstoelagen Verantwoordelijk voor onthaal en telefoon - Ontvangen en begeleiden van bezoekers voor de administratieve diensten en de sociale dienst - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen voor de administratieve diensten en de sociale dienst - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - Indien gevraagd afspraken inplannen voor de sociale dienst - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, Communicatie en contacten - Belangrijke informatie mondeling of schriftelijk doorgeven aan collega s - Professioneel netwerk: hoofdmaatschappelijk werker, collega s administratief werker en maatschappelijk werkers - Actieve deelname aan de vastgelegde overlegmomenten

3 COMPETENTIEPROFIEL TECHNISCHE COMPETENTIES - Functiespecifieke kennis algemene administratieve vaardigheden - Talen: mondeling en schriftelijk correct Nederlands, basiskennis Frans en Engels - ICT: kennis van informatica toepassingen (Word, Excel), vlotte PC-vaardigheid, New Horizon PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Onderstaande competenties zijn vooropgestelde criteria die een onderdeel vormen van de volledige selectieprocedure en de mogelijkheid bieden om een inschatting te maken van het competentieniveau van de kandidaat. Ook het potentieel om in bepaalde competenties nog te groeien, wordt meegenomen en zal mede de uiteindelijke geschiktheid bepalen. Klantgerichtheid (niv II) is actief initiatieven nemen om voor de cliënten een geschikte oplossing te bieden voor specifieke vragen: - onderzoekt gericht de wensen en behoeften van klanten - neemt verantwoordelijkheid op bij fouten, klachten of problemen, neemt deze ernstig en zoekt naar concrete oplossingen - vraagt feedback en zorgt voor follow up naar de klant - kan pro-actief informatie verstrekken Kwaliteitsgerichtheid (niv I) is kwaliteitsgericht werken binnen de eigen functie en situatie: - werkt volgens de geldende kwaliteitseisen - controleert of het eigen werk beantwoordt aan de gestelde kwaliteitsnormen - verbetert fouten in het eigen werk zodat een kwalitatief resultaat wordt afgeleverd - doet concrete verbetersuggesties - blijft onder druk oog hebben voor detail en kwaliteit van het werk Samenwerken (niv I) is actief meewerken in het team: - toont respect voor de verscheidenheid in mensen - geeft de ander ruimte om voor zijn/haar mening uit te komen - biedt gevraagd en ongevraagd hulp op een correcte wijze - informeert de ander juist en volledig over eigen activiteiten - aanvaardt groepsbeslissingen Integriteit (niv I) is correct en respectvol handelen ten aanzien van de omgeving: - leeft bestaande regels, procedures en afspraken na - kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar - gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie - geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten - accepteert en respecteert gezag en kent de grenzen van de eigen verantwoordelijkheid

4 Probleemoplossend werken (niv I) is eenvoudige problemen zelfstandig oplossen binnen de eigen functie en situatie: - detecteert en signaleert tijdig problemen - kan de ernst en draagwijdte van het probleem correct inschatten - redeneert logisch en zoekt actief naar oplossingen - weet wanneer het probleem tot de eigen verantwoordelijkheid behoort en verwijst door naar deskundigen indien nodig - vraagt om assistentie als hij/zij het probleem niet zelf kan oplossen Organiseren (niv I) is plannen, organiseren en opvolgen van het eigen werk: - werkt tijdig en correct af - maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (o.a. takenlijsten) - stelt voor het eigen werk prioriteiten en leeft deze na - houdt bij het inplannen van werk rekening met de nodige uitvoeringstijd - geeft tijdig aan wanneer de planning niet gehaald wordt - behoudt het overzicht over de zaken waar hij verantwoordelijk voor is Initiatief (niv II) is reactief en structureel initiatief nemen binnen de eigen functie: - formuleert voorstellen en neemt initiatief om bestaande situaties te verbeteren - onderneemt actie om efficiënter te werken - pikt spontaan in op problemen, taken en opdrachten en gaat over tot actie - neemt zelf de verantwoordelijkheid voor een bepaalde opdracht of taak - vangt onverwachte taken op een doeltreffende manier op - speelt spontaan in op kansen die zich aandienen Nauwgezetheid (niv II) is acties ondernemen om orde, structuur, kwaliteit in complexere opdrachten en situaties te behouden: - levert verzorgd werk af - documenteert informatie op overzichtelijke wijze, levert correcte en volledige informatie - controleert het eigen werk op fouten en onnauwkeurigheden - werkt volgens geldende procedures en regels en let op details - schat het effect van niet nakomen van regels, richtlijnen of procedures op juiste wijze in en spreekt anderen hier op aan Mondelinge communicatie (niv II) is zorgen voor een gestructureerde en heldere communicatie in twee richtingen: - brengt structuur in de boodschap en verduidelijkt de boodschap met concrete voorbeelden - gaat regelmatig na of de boodschap ook ontvangen en begrepen werd - biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - handhaaft een actieve luisterhouding (oogcontact, bevestigend knikken, ) - geeft door gedrag en houding blijk van interesse en begrip voor wat de gesprekspartner brengt

5 Stressbestendigheid (niv II) is omgaan met onverwachte en extra belastende situaties: - kan emoties onder controle houden in stresssituaties, bij tegenstand of vijandige reacties - kan de rust behouden bij zichzelf en bij de groep - relativeert problemen, spanningen of tegenslagen - blijft onder moeilijke werkomstandigheden hoofd- en bijzaak onderscheiden - blijft functioneren in onbekende en moeilijke situaties - zet werkpunten om in effectieve acties Flexibiliteit (niv I) is zich kunnen als de concrete werksituatie dat vereist: - kan het werktempo verhogen indien nodig - is bereid zijn taken te doen die niet tot het normale pakket behoren - beheerst ook de taken van collega s en springt in indien nodig - is bereid zijn zich aan te passen aan de noden van de organisatie - kan omgaan met problemen of plotse veranderingen in de omgeving, taken, verantwoordelijkheden of mensen AANWERVINGSVOORWAARDEN Diplomavereisten: houder van het diploma of getuigschrift van hoger secundair onderwijs of gelijkgesteld De intensiteit (de breedte en de duur) van de ervaring speelt een rol bij de beoordeling van de kandidaturen indien meer dan 25 kandidaten: o ervaring in een onthaalfunctie o ervaring in een administratieve functie o kennis van het Office Pakket (Word, Excel, Outlook) Slagen voor de selectieprocedure SELECTIEPROCEDURE CV-SCREENING OP AANWERVINGSVOORWAARDEN: 16 SEPTEMBER 2016 PRESELECTIE: DATA: 26 OF 29 SEPTEMBER 2016 Een eerste mondeling gesprek op basis van motivatie, CV en verwachtingen SELECTIEPROEVEN: De weerhouden kandidaten worden uitgenodigd voor psychotechnische proeven op administratieve vaardigheden, plannen en organiseren en persoonlijkheid (thuisopdracht). MONDELING GEDEELTE: 14 OKTOBER 2016 Bevraging van vakkennis en persoonsgebonden competenties. Om geslaagd te zijn moeten kandidaten minstens 60% in totaal behalen.

6 HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 8 september 2016 via een standaard sollicitatieformulier dat je terugvindt via volgende link: ONS AANBOD Wij voorzien voor alle nieuwe medewerkers een uitgewerkt begeleiding en inscholingstraject door een meter of peter. een voltijdse tewerkstelling een contract van onbepaalde duur een boeiende functie in een dynamisch OCMW een aantrekkelijke verloning volgens barema C1-C2-C3 overname relevante openbare en privé-anciënniteit met een max. van 10 jaar gratis hospitalisatieverzekering maaltijdcheques ter waarde van 7 euro per gewerkte dag volledige terugbetaling woon-werkverkeer met openbaar vervoer fietsvergoeding van 0,22 cent per km

7 Berekening maandloon: De bedragen in bijgevoegde tabel zijn jaarwedden en moeten nog geïndexeerd worden. Vb voltijds maandloon voor startende medewerker met 3 jaar relevante ervaring : 2.016,57 euro bruto per maand (= X 1,6406 (=index)) 12 Voor een persoonlijke berekening van het netto maandloon kan u telefonisch contact opnemen met de personeelsdienst op het nummer Niveau C C1 C2 C