Evaluatie & evolutie

Transcriptie

1 DE EVALUATIE VAN DE RENTABILITEIT VAN UW KANTOOR JOHAN VAN HAEVERBEKE Accountant-belastingconsulent Evaluatie & evolutie Oorspronkelijk onderwerp: kostprijs berekening in het accountantskantoor (boekhoudkantoor) Nu evaluatie rentabiliteit: kostprijs berekening als middel om te meten te weten en te verbeteren Marktevolutie Bevragen bij collega s lectuur Enkele tendensen erelonen onder druk Enkele invalshoeken verandering dienstverlening 1

2 Rentabiliteit Rentabiliteit is meer dan uurtarief/tarief Winst op de jaarrekening Rentabiliteit op eigen vermogen Enquête analyse jaarrekeningen accountantskantoren anno 1995/96 Wat bedoelen we dan eigenlijk met rentabiliteit? Rentabiliteit A. Productieve uren x uurtarief B. In meer de bijboekingen (bij prijsafspraken ea) C. In min de afboekingen (bij prijsafspraken ea) D. In min de totale kost van de medewerkers (+IT?) E. In min de standaard vergoedingen v/d vennoten F. = bijdrage (de contributie) G. In min de indirecte kosten (voorzieningen inbegrepen) H. = te verdelen winst 2

3 Enkele overwegingen Waarom veel berekening maken : de markt dicteert de uur prijs of offerte prijs Weten en meten maakt analyse van uw kantoor mogelijk Er is nood aan proactieve bijsturing Niet alleen efficiëntie in de werkprocessen maar ook in de kantoor-rentabiliserende processen De juistere beslissingen nemen om resultaat te verbeteren Belang van de historiekopbouw van gegevens Belang van de duurzaamheid van uw kantoormodel Verduidelijking via een eenvoudige berekeningsmodel 3

4 Toewijzing van de indirecte kosten gebeurt met een verdeelsleutel Twee veel voorkomende methodes (er zijn nog andere methodes mogelijk) Methode A totaal indirecte kosten (jaarbasis) totaal directe kosten (jaarbasis) een percentage omslag indirecte op de directe kosten Onder de indirecte kosten worden ook de niet-productieve of niet-aanrekenbare uren toegewezen. Methode B totaal indirecte kosten (jaarbasis) totaal productieve uren (jaarbasis) een bedrag per productief uur Men kan een verhoudingsgetal toepassen tussen de totaal indirecte kosten en de totaal van de productieve uren Het budget en de verdeling van de indirecte kosten jaar 2013 STANDAARROOSTER Dagen weekend dagen feest dagen productie dagen (=38/5) uren per dag uren aantal uren per maand verlof 20 dagen + ancieniteit? uren na verlof ziekte /afwezig gewerkte opleiding heid uren Productief aanreken baar effectief budget best case Niet aanreken baar januari ,6 167,2 12,7 154,5 154,5 februari , ,7 139,3 139,3 maart ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 april ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 mei , ,7 139,3 139,3 juni , ,7 139,3 139,3 juli ,6 167,2 12,7 154,5 154,5 augustus ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 september ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 oktober ,6 174,8 12,7 162,1 162,1 november ,6 144,4 12,7 131,7 131,7 december ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 % % % , , ,6 Lees verder op: 4

5 Het budget en de verdeling van de indirecte kosten jaar 2013 SECRETARESSE A (= 70% productie aanrekenbaar) Dagen weeken feestdagen ddagen producti e dagen (=38/5)uren per dag aantal uren per maand uren verlof 20 dagen + ancienitei opleiding ziekte gewerkte effectief /afwezigheid uren budget best case Niet aanrekenbaar analyse 70% 75% 75% januari ,6 167,2 12,7 154,5 154,5 108,17 februari , ,7 139, ,3 95,43 maart ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 102,85 april ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 102,85 mei , ,7 139, ,3 95,43 juni , ,7 139,3 7,6 131,7 92,21 juli ,6 167,2 12,7 154,5 154,5 108,17 augustus ,6 159,6 12,7 146,9 7,6 139,3 97,53 september ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 102,85 oktober ,6 174,8 12,7 162, ,1 111,39 november ,6 144,4 12,7 131,7 131,7 92,21 december ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 102, , ,2 1731,4 1211,98 facturatie tarief per medewerker 60,00 gebudgetteerde omzet per medewerker ,80 kostprijs medewerker (pc,,,) Bruto loon per maand Methode A Methode B 2.300,00 total cost jaar basis ,59 directe kostprijs per uur totaal 24,86 24,86 directe kostprijs per productief uur 36,01 36, /1211,98 Omslag ind kost algem verhouding of per uur 49,89 55, ,44 36,01*138,54% Over ,36 ((36,01*1211,98)+(1211,98*19,78))1211, /223895,18 Dagen weekend dagen Het budget en de verdeling van de indirecte kosten jaar 2013 SECRETARESSE B (= 30% productie aanrekenbaar) feest- productie dagen dagen (=38/5)u ren per dag aantal uren per verlof 20 dagen + ancienitei opleiding ziekte /afwezigheid uren uren uren uren gewerkte uren effectief budget best case Niet aanrekenbaar analyse 30% 75% 75% januari , ,7 154,5 154,5 46,36 februari , ,7 139, ,3 40,90 maart , ,7 146,9 146,9 44,08 april , ,7 146,9 146,9 44,08 mei , ,7 139, ,3 40,90 juni , ,7 139,3 7,6 131,7 39,52 juli , ,7 154,5 154,5 46,36 augustus , ,7 146,9 7,6 139,3 41,80 septembe , ,7 146,9 146,9 44,08 oktober , ,7 162, ,1 47,74 novembe , ,7 131,7 131,7 39,52 decembe , ,7 146,9 146,9 44, ,6 9 15,2 1731,4 519,42 facturatie tarief per medewerker 60,00 gebudgetteerde omzet per medewerker ,20 kostprijs medewerker (pc,,,) Bruto loon per maand Methode A Methode B 2.300,00 total cost jaar basis ,59 directe kostprijs per uur totaal 24,86 24,86 directe kostprijs per productief uur 84,02 84,02 Omslag ind kost algem verhouding of per uur 116,40 84, ,44 tekort ,24 ((84,02*519,42)+(1519,42*19,78))/519,42 5

6 Het budget en de verdeling van de indirecte kosten jaar 2013 DOSSIERBEHEERDER MET VIJF JAAR ERVARING (87 % aanreken Dage n weekend dagen feestdagen productie dagen (=38/5) uren per dag aantal uren per maand verlof 20 dagen + opleiding uren uren uren uren ziekte gewerkte /afwezig uren heid Niet aanreke nbaar effectief budget best case analyse 87% 90% 95% januari ,6 167,2 12,7 154,5 154,5 134,444 februari , ,7 139, ,3 118,61 maart ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 127,832 april ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 127,832 mei , ,7 139, ,3 118,61 juni , ,7 139,3 7,6 131,7 114,608 juli ,6 167,2 12,7 154,5 154,5 134,444 augustus ,6 159,6 12,7 146,9 7,6 139,3 121,22 september ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 127,832 oktober ,6 174,8 12,7 162, ,1 138,446 november ,6 144,4 12,7 131,7 131,7 114,608 december ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 127, , ,2 1731,4 1506,318 facturatie tarief per medewerker 80,00 gebudgetteerde omzet per medewerker ,44 kostprijs medewerker (pc,,,) Bruto loon per maand Methode A Methode B 3.000,00 total cost jaar basis ,00 directe kostprijs per uur totaal 32,25 32,25 directe kostprijs per per productief uur 37,58 37,58 Omslag ind kost algem verhouding of per 52,07 57, ,22 over ,22 Het budget en de verdeling van de indirecte kosten jaar 2013 EINDVERANTW FACT PERS CLIENTEEL DOSSIERS of ZAAKVOERDER 65% aanrekenbaar Dagen weekend dagen feest productie (=38/5)ur dagen dagen en per dag aantal uren per maand verlof 20 dagen + ancieniteit? opleiding uren uren uren uren gewerkte uren ziekte /afwezigheid effectief budget best case? Niet aanrekenbaar analyse 65% 70% 80% januari ,6 167,2 12,7 154,5 154,5 100,45 februari , ,7 139, ,3 88,62 maart ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 95,51 april ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 95,51 mei , ,7 139, ,3 88,62 juni , ,7 139,3 7,6 131,7 85,63 juli ,6 167,2 12,7 154,5 154,5 100,45 augustus ,6 159,6 12,7 146,9 7,6 139,3 90,57 september ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 95,51 oktober ,6 174,8 12,7 162, ,1 103,44 november ,6 144,4 12,7 131,7 131,7 85,63 december ,6 159,6 12,7 146,9 146,9 95, , ,2 1731,4 1125,41 facturatie tarief per medewerker 105,00 gebudgetteerde omzet per medewerker ,05 kostprijs medewerker (pc,,,) Bruto loon per maand Methode A Methode B 4.500,00 total cost jaar basis ,00 directe kostprijs per uur totaal 48,43 48,43 directe kostprijs per per productief uur 75,54 75,54 Omslag ind kost algem verhouding of p 104,66 95, ,88 tekort 384,17 6

7 Het budget en de verdeling van de indirecte kosten IAB SEMINARIE RENTABILITEIT VAN HET ACCOUNTANTSKANTOOR Voorbeeld KOSTEN BUDGET INDIRECTE KOSTEN OP BASIS VAN RESULTATEN REKENING kost januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december Totaal indirecte 61 huur kantoor 1.600, , , , , , , , , , , , ,00 regies 350,00 350,00 350,00 350,00 350,00 350,00 350,00 350,00 350,00 350,00 350,00 350, ,00 drukwerk 150,00 150,00 150,00 150,00 150,00 150,00 150,00 150,00 150,00 150,00 150,00 150, ,00 kantoorkosten 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200, ,00 informatica 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500, ,00 documentatie 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500, ,00 lidgelden 2.000, ,00 opleiding 500, , ,00 receptie /repr 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300, ,00 autokosten 1.500, , , , , , , , , , , , ,00 diversen 1.000, , , , , , , , , , , , ,00 63 afschrijving 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500,00 500, ,00 directe ,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200,00 200, , ,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100, ,00 66 toeslag ,00 38,54% 86300/223895,18 producti uur eve uren tarief ereloon totale tarief fix productie tot prod aan tarief total loonkosten productieve per uur toeslag uren van 62 personeelskost secretaresse A 1.211,98 55,79 60, , , , ,98 secretaresse B 519,42 84,02 60, , , ,59 519,42 dossierbeheerder 1.506,32 57,36 80, , , ,32 zaakvoerder 1.125,41 95,32 105, , , , ,18 72,18% 4.363,13 19, /4363, , ,18 prod prod a tarief totale kost totaal indirecte kosten (jaarbasis) totaal productieve uren (jaarbasis) Hoe optimaliseren we voorgaand model op een duurzame wijze en verhogen we de rentabiliteit? 7

8 Het budget en de verdeling van de indirecte kosten optimalisatie dienstverlening facturatie time sheet maand maart 2013 client xyz per persoon per job tarief tarief Dossierbeheerder voorbereiding jaarafsluiting 10 uur jobcode BH 002afwerking overeenstemmingen VAA berekeningen Eindverantwoordelijke jobcode BH 002voorbereiding jaarafsluiting 10 uur afwerking overeenstemmingen VAA berekeningen Enkele bedenkingen Men kan zich uit de markt prijzen Men belemmert de activiteiten van de meest winstgevende groep Men laat andere taken die 140 euro waard zijn onaangeroerd of aan zich voorbijgaan Stel : volgend jaar doet u juist hetzelfde doch enkel de dossierbeheerde en in 15 uur (efficientie winst) Hoeveel gaat u factureren?? Probeer uw efficientie-winst om te zetten in kwaliteitsbewaking/verbetering en rendementsverbetering Het budget en de verdeling van de indirecte kosten Boordtabellen (Key performers indicators) graag zinvolle cijfers en gegevens steeds een overvloed vermijden. Boordtabellen geven een overzicht van de belangrijke processen en meten de resultaten Men kan meten tov het budget, men kan meten tov de vorige jaren Boordtabellen geven de mogelijkheid om bij te sturen of om structurele problemen enz.. Tijdig aan te pakken Algemene gegevens van het kantoor (telkens in vgl met budget en met vorig jaren) maandelijks opvolging productiviteit kantoor en groepen (en verlof opleiding ziekte) opvolging van de outstanding (cliëntentegoeden verhoogd met te factureren prestaties) Te factureren prestaties (voorraad onderhanden werk) gemiddeld tarief kantoor (voorschrijdend per jaar en vlg met vorige jaren ) algmeen kosten budget : opvolgen en vgl met budget telkens t.o.v. van vorige jaar dezelfde periode en eventueel met voorschrijdende cijfers 8

9 Individuele gegevens per medewerker (telkens in vgl met budget en met vorige jaren) Clientenanalyse Evaluatie cijfers maandelijks Opvolging productiviteit per persoon (en verlof opleiding ziekte) Opvolging te factureren per facturatie verantwoordelijke Gemiddeld tarief per persoon, gemiddeld tarief per activiteit per persoon benchmark in de groep telkens tov van vorige jaar dezelfde periode en enventueel met voorschrijdende cijfers driemaandelijks Cliënten gemiddelde tarieven degressief (van hoog naar laag en vermelding van hun productie) Cliënten met de hoogste productie degressief (van hoog naar laag en vermelding gemiddeld tarief Contributie per cliënt) Cliënten met slechtste score op aging list Analyse van de afboekingen (slechte betalers, faillissementen) en van de kredietnota's Controle systeem op de doorrekening van de kosten eigen aan de cliënt correcte interpretatie, analyse en afweging : staar u niet blind op cijfers functionering en evaluatie: in overleg cijfers mededelen aan medewerkers bijsturen - bespreken - actie ondernemen - misbruiken of fouten voorkomen opsporen algemeen en individueel: flow vgl met budget en met vorig jaar - groei inschatten aanwerving / afwerving Slotoverweging we bieden allemaal dezelfde kwaliteitsvolle compliance werkzaamheden aan (fiscaal /boekhouding enz ) = gevolg sterke concurrentiele prijszetting; we kunnen ons best ook specialiseren in adviezen die ons onderscheiden en een directere meerwaarde bieden aan onze cliënten; consultancy binnen de grenzen van onze deontologie en kennisgebied komt misschien nog te weinig aan bod en biedt ook hier kwaliteit voor ons cliënteel! een alternatief ipv nog hogere tarieven, nog meer kostenbesparingen of nog meer uren werken?? 9

10 Met dank aan onze partners DE OPDRACHTBRIEF DONALD VANDENBERGHE Partner Flamée & Partners cvba 10

11 1) Algemeen kader 2) Wettelijk kader 3) Doel van de opdrachtbrief 4) Voordelen van de opdrachtbrief 5) IAB standaard modelbrieven 6) Overtuigen van de klant 7) Q & A 8) Besluit 1) Algemeen kader: globalisatie - Evoluties in een mondiaal wijzigende omgeving op gebied van informatica, communicatie, personeel, administratie, - Toenemende eisen op het vlak van kwaliteit en deskundigheid; - Toenemende eisen op het vlak van wettelijke verplichtingen; 11

12 1) Algemeen kader: globalisatie - Toenemende eisen betreffende transparantie en informatie- uitwisseling met de verschillende «stakeholders», corporate governance, maatschappelijk verantwoord ondernemen, - Professionele organisatie van uw kantoor; - Professionnele relatie met uw klant; 2) Wettelijk kader - Aanbeveling door de Raad van het IAB dd. 08/06/ Goedkeuring van de algemene voorwaarden door de Raad van het IAB op 02/03/2009 en 07/02/ Het gebruik van de opdrachtbrief betreft een aanbeveling: de algemene voorwaarden aanvullen met een aantal bijzondere voorwaarden in het belang van de beroepsbeoefenaar en de klant. 12

13 3) Doel van de opdrachtbrief - De professionele relatie tussen de accountant en/of belastingconsulent en de cliënt formaliseren; - Het gepersonaliseerd benaderen van de klant; - Het definiëren van het voorwerp van de opdracht, met wederzijdse rechten en plichten; - Het vastleggen van een transparante wijze van samenwerken; 3) Doel van de opdrachtbrief - De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar beperken door de aangeboden diensten expliciet te vermelden ; - Het uitdrukken van professionalisme van het kantoor; - Beperking van de burgerlijke beroepsaansprakelijkheid; - Het meedelen van de erelonen; 13

14 4) Voordelen van de opdrachtbrief - Duidelijke afspraken over de diensten, omschrijving van de diensten waartoe de accountant en/of belastingconsulent zich verbindt of zich niet verbindt; - Duidelijke prijszetting m.b.t. de afgesproken prestaties; - Duidelijke vervaldag van de facturen en betaalwijze; 4) Voordelen van de opdrachtbrief - Duidelijke begrenzing van de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar tot een bepaald bedrag; - Duidelijkheid betreffende het einde van de samenwerking en de daaraan verbonden modaliteiten; - Duidelijke identificatie van de klant, cfr. het klantacceptatiebeleid; 14

15 4) Voordelen van de opdrachtbrief - Duidelijke en kosteloze IAB arbitrageprocedure mogelijk; - Duidelijke structuur voor de (veeleisende) cliënt die een professionele bediening wenst; 5) Model van opdrachtbrief - Een gepersonaliseerde versie is aan te bevelen; - Definiëring van de opdrachten; Recurrente opdrachten Niet - recurrente opdrachten 15

16 5) Model van opdrachtbrief - Verplichtingen van de beroepsbeoefenaar; - Verplichtingen van de opdrachtgever; - Vermelding van de diensten die niet van toepassing zijn; - Facturatie: algemene verkoopsvoorwaarden op de achterzijde van de opdrachtbrief; 5) Model van opdrachtbrief - Het Instituut stelt twee 2 standaardmodellen voor facturatie ter beschikking: facturatie van de erelonen in regie; facturatie van de diensten op basis van een forfait. - Het doorrekenen van de bijkomende kosten; - De plaats van uitvoering van de opdracht; 16

17 5) Model van opdrachtbrief - Plaats van bewaring van de stukken; - Einde van de overeenkomst; door de klant door de beroepsbeoefenaar - Diversen; 6) Overtuigen van de klant - Startdatum vastleggen voor de implementatie; - Interne communicatie met de medewerkers betreffende het doel van de brief; - Toelichting tijdens een persoonlijk contact met de klant; 17

18 6) Overtuigen van de klant - Het juiste momentum, met empathie maar volhardend; - De klant is reeds vertrouwd met dergelijke vraagstelling n.a.v. het aanscherpen van de antiwitwaswetgeving in de banksector; - Een jaarlijkse gewoonte? 6) Overtuigen van de klant - Duidelijk communiceren met alle bestaande en nieuwe klanten; - De win-win uitleggen voor beide partijen o.b.v. objectieve argumenten, een transparante wijze van werken; - De argumentatie voldoende voorbereiden, het gesprek sturen; - Een opportuniteit om aansprakelijkheden te beperken; 18

19 7) Questions & Answers Uw vragen? 8) Besluit - Het minimaliseren van bepaalde operationele risico s; - Het onder controle houden van informatie via procedures; - Deze brief in een bredere context plaatsen; - De kwaliteit van de dienstverlening voortdurend verbeteren; - Deze avond kan u uw opdrachtbrief klaar hebben! VOORTDUREND EXCELLEREN! 19

20 Met dank aan onze partners 20