Uw cliëntenacceptatiebeleid, een last of een lust? Voordelen van de opdrachtbrief: een must Betalingen in contanten.

Transcriptie

1 Uw cliëntenacceptatiebeleid, een last of een lust? Voordelen van de opdrachtbrief: een must Betalingen in contanten. Jos De Blay, lid van het Uitvoerend Comité voorzitter interinstituten werkgroep witwassen

2 I. Kernpunten preventieve witwaswet II. Het cliëntacceptatiebeleid: een last of een lust III. De voordelen van de opdrachtbrief IV. Betalingen in contanten

3 Cliëntenacceptatiebeleid Waarom? antwoord op de wettelijke verplichtingen AWW een professionele aanbeveling en niet minder: een manier om het rendement van uw kantoor te optimaliseren! Hoe? door de criteria te bepalen die het kantoor toepast bij acceptatie van een cliënt

4 AWW Preventieve Wet 11/01/1993 Reglement 07/02/2011 Omzendbrief 09/2011 verklarende nota

5 I. AWW en de professionele organisatie kantoor: de kernpunten in 6 Slides Antiwitwas: belangrijke hoeksteen van de kwaliteitstoetsing wettelijk verplichting: art. 38 en 39 AWW 5-jarig werkplan FAG /2015: Nieuwe vragenlijst voor alle externe leden! 2013: slechts een 30-tal leden de vragenlijst niet beantwoord : nog beter? Kantoor met verantwoordelijke voor toepassing van de Wet: «compliance officer» mag de vragenlijst beantwoorden in naam van alle beroepsbeoefenaars van het kantoor Hij moet aangeduid zijn in E-loket De betrokken beroepsbeoefenaars voor wiens rekening hij de vragenlijst beantwoordt moeten aangeduid zijn in het E-loket

6 I. AWW: de kernpunten in 6 Slides 1. Heeft uw kantoor «interne (controle)procedures» uitgeschreven? zoals opgelegd door de AWW art. 16 & 17 AWW Model? website IAB of

7 I. AWW: de kernpunten in 6 Slides 2. Vraagt u systematisch de identificatiegegevens en -documenten op van: uw cliënten de lasthebbers van uw cliënten de uiteindelijke begunstigden van uw cliënten Formulier identificatie UBO ondertekend door cliënt? Bewaart u deze gegevens 5 jaar?

8 I. AWW: de kernpunten in 6 Slides 3. Bepaalt u voorafgaand risicoprofiel van uw cliënten, volgens laag of verhoogd, op basis van volgende criteria? de cliënt zelf en wat u voor de cliënt zal doen activiteit en/of de sector van de cliënt geografisch risico (niet meewerkende landen cf. website CFI) Gevolg: cliënten te classificeren volgens «laag» of «verhoogd» risico? Heeft uw kantoor een interne procedure bij vaststelling van «atypische verrichtingen». Atypische verrichting vastgesteld: verslag opstellen

9 I. AWW: de kernpunten in 6 Slides: model: Hoe? Model risicobepaling: in Handleiding interne procedures

10 I. AWW: de kernpunten in 6 Slides 4. minstens 10 meldingsplichtige beroepsbeoefenaars (ongeacht instituut) actief in uw kantoor Quid? oefenen een activiteit uit in het kantoor; en/of hebben een participatie in het kantoor; en/of zijn lid zijn van het bestuursorgaan geen rekening houden met occasionele samenwerkingen Let wel: kleinere kantoren kunnen er toch voor kiezen een AWW-verantwoordelijke aan te stellen ontlast de overige beroepsbeoefenaars van uw kantoor

11 I. AWW: de kernpunten in 6 Slides Voortdurende waakzaamheid: t.a.v. het cliënteel t.a.v. de uitgevoerde verrichtingen Vermoeden van witwassen in de zin van art. 5 AWW melding aan de CFI Let wel: afwijking meldingsplicht: in geval van juridisch advies art. 26 AWW

12 II. Cliëntenacceptatiebeleid: een professionele aanbeveling + maar ook een middel om rendement van uw kantoor optimaliseren Algemene criteria eigen aan het kantoor aangepast aan de aard, omvang en objectieven + waarden

13 II. Cliëntenacceptatiebeleid (excl AWW) Specifieke criteria: de reputatie van aandeelhouders en bestuursleden continuïteit van de onderneming van de cliënt + solvabiliteitsrisico quid risico op niet-betaling honoraria? voldoende tijd en medewerkers om de opdracht te vervullen in de gestelde termijn valt de cliënt binnen de prijsstrategie van het kantoor niveau ereloon om het dossier met de nodige zorg te behandelen

14 II. Cliëntenacceptatiebeleid (excl AWW) Specifieke criteria: Onafhankelijkheid? Historiek van de cliënt: springt hij van het ene kantoor naar het andere? Contact met vorige beroepsbeoefenaar Bezit men het vereiste kennisniveau voor de opdracht Complexiteit van de opdracht? aansprakelijkheidsrisico Sector: kent men de sector? Aanvaardt ons kantoor geen cliënten uit bepaalde sectoren? Sector met veel contanten?

15 II. Cliëntenacceptatiebeleid (excl AWW) Specifieke criteria: grotere cliënt? bestaat er een voldoende interne controle in het bedrijf is de cliënt zelf voldoende winstgevend? wil het kantoor zich specialiseren in bepaalde sectoren of opteert men voor een zo divers mogelijke cliëntenportfolio zelfstandige of vennootschap? commerciële onderneming of vrij beroep? de specialisaties van het kantoor en valt de cliënt binnen deze criteria

16 II. Cliëntenacceptatiebeleid Nog een paar praktische tips: even googelen op de cliënt + andere sociale media Companyweb consulteren: nog andere vennootschappen waar de cliënt bestuurder in is? faillissement(en)? achterstand RSZ? waakzaamheid: je cliënten inbrengen in databank Companyweb: zo wordt automatisch verwittigd bij negatieve vaststellingen (RSZ, WCO, )

17 III. Opdrachtbrief: context Evolutie maatschappelijke en beroepsmatige omstandigheden Toenemende kwaliteitsvereisten t.o.v. cliënt, administratie, Verplichtingen ten aanzien van stakeholders (Wetboek economisch recht - WER) Vastlegging honoraria: transparantie, is in dat verband is verplichting WER

18 III. Opdrachtbrief: Modellen op website IAB + Externe accountant / belastingconsulent moet burgerlijke beroepsaansprakelijkheid verzekeren Let wel: ook van toepassing voor zelfstandige stagiairs met eigen cliënteel

19 III. Opdrachtbrief: potentiële voordelen, niet te missen! rechten en plichten van de partijen wederzijds duidelijk aflijnen van cruciaal belang bij burgerrechtelijke geschillen; Beperking professionele burgerlijke aansprakelijkheid; Prijzen: forfait? wat is inbegrepen in forfait, wat niet? of uurtarief succes fee (vw. vervuld?)

20 III. Opdrachtbrief: potentiële voordelen duur opdracht vastleggen, 1 jaar? 3 jaar?...; wederzijdse opzegformaliteiten bepalen; bv. een opzegtermijn 3 maand, of meer: redelijk blijven! opzegtermijn niet gerespecteerd? cliënt kan kiezen verbrekingsvergoeding te betalen, bv.25% faillissement of kennelijk onvermogen van de cliënt, laattijdige betaling beroepsbeoefenaar kan overeenkomst onmiddellijk verbreken; of verbreking van rechtswege voorzien; bij ongenoegen vd cliënt: hij heeft even de tijd om te overwegen of een overstap wel de voordelen biedt die men hem voorstelt, of die hij ervan verwacht; laattijdige betaling: mogelijkheid tot opschorting van de prestaties voorzien

21 III. Opdrachtbrief: potentiële voordelen verbodsbepaling afwerving medewerkers voorzien met schadebeding bij overtreding; betalingsvoorwaarden vastleggen; vb. bij laattijdige betaling de wet op de bestrijding van de betalingsachterstand toepasselijk verklaren (rentevoeten 7,5 8,5 %) forfaitair schadebeding voorzien; bepaling van het toepasselijk recht; bij betwisting of klacht: dossier voorleggen aan Arbitragecommissie IAB kostenloos, snel Enz

22 III. Opdrachtbrief: tijd voor actie! Overtuig uw cliënt interne communicatie een must momentum, niet wachten desnoods internal training van de vennoten en van de medewerkers first case/target??? overwin uw angst

23 III. Opdrachtbrief: tijd voor actie! meeting gebruik didactisch middel stel uw kantoor voor beheers het onderwerp van de meeting kwalitatieve argumentatie wees assertief en empathisch overtuig uw cliënt

24 III. Opdrachtbrief: voordelen, en wat nu? Niet helemaal overtuigd? tijd voor reflectie! Wel overtuigd? hoogste tijd voor actie!

25 IV. Beperking op betalingen in contanten: context Art. 21 AWW: verkoop, aankoop roerende goederen, nu ook dienstprestaties!!! Wat? Verkoop door een handelaar van één of meerdere roerende goederen Aankoop door een handelaar in edele metalen (in de zin van artikel 69 van de wet van 29 december 2010 houdende diverse bepalingen) van één of meerdere goederen, al dan niet van particulier ook identificatieplicht van de particulier. Dienstverlening Roerend goed of dienst van EUR of meer

26 IV. Beperking op betalingen in contanten: context Maximum 10% van het verkoop-, aankoopbedrag of van de dienstverlening, met een maximum van EUR. NIET > DAN EUR (vanaf 1 januari 2014) Niet van toepassing op betalingen tussen particulieren, evenmin op overschrijvingen op bankrekeningen (evident) Volgens website economie ook niet op verkopen door particulier aan handelaar (zie ook art. 21 AWW) Toenemend aantal controles ambtenaren economische zaken

27 IV. Beperking op betalingen in contanten Oplossing in sommige omstandigheden? De koper begeeft zich samen met de verkoper/handelaar/dienstverstrekker naar een nabijgelegen postkantoor en stort, na vertoon van zijn ID-kaart van de koper aan de postbeambte, de prijs langs het postkantoor in contanten op de bankrekening van de handelaar, uw cliënt in die zin heeft uw cliënt voldaan aan de wettelijke verplichtingen van art. 21 van de preventieve AWW

28 IV. Beperking op betalingen in contanten Vaststelling cash-betalingen > Meerdere cash-betalingen uitgevoerd door dezelfde persoon tijdens een korte tijdspanne wordt beschouwd als één betaling Plafond wordt als volgt bepaald:

29 IV. Beperking op betalingen in contanten Aanbeveling bij vaststelling cash-betalingen > anticipatief cliënten informeren hetzij met nieuwsbrief, hetzij individueel Bij vaststelling zelf: brief aan het bestuursorgaan om deze inbreuk te melden en de gevolgen hiervan toelichten intern verslag + verhoogd risiconiveau + eventueel melding aan de CFI Maar!!! ENKEL indien vermoeden van witwassen, art. 5 AWW

30 IV. Beperking op betalingen in contanten Sancties bij overtreding, ten laste van handelaar of dienstverstrekker Strafrechtelijke geldboeten: art. 41 AWW van 250 tot euro. max. 10 % van de ten onrechte in contanten betaalde sommen. hoofdelijke aansprakelijkheid schuldenaar en de schuldeiser controle door ambtenaren ministerie economische zaken Laatste tijd aanzienlijke toename aantal controles

31 Dank voor uw aandacht. Veel succes!