F.C. Zwaneven. Regionale Audit

Transcriptie

1 F.C. Zwaneven Regionale Audit kalenderjaar 2016

2 Algemene auditgegevens - club: F.C. Zwaneven - profiel: Regionale audit - auditor: Patrick Van Houtven - clubverantwoordelijken: H. Van Gorp (Voorzitter) - jeugdverantwoordelijken: K. Jespers (Jeugdvoorzitter/JVz), W. Ooms (Technisch Verantwoordelijke Jeugdopleiding/TVJO) - trainers: C. Goris, R. Teckx, S. Verschueren, M. Jacobs - spelers: 2 spelers U15, 2 spelers U17, 2 spelers U21 - documentaire audit: woensdag 24 februari training: S. Dierickx (team: U15) op woensdag 24 februari 2016 Beleid en Strategie Strategisch plan van de club/jeugdopleiding - de missie en visie van de club zijn duidelijk omschreven en konden in de interviews eveneens door iedereen volledig worden bevestigd; we raden aan de gedachtegang betreffende de bestaansreden van de club blijvend aan alle betrokken partijen te communiceren (interne en externe belanghebbenden); ook de rol en de positie van de JO werd door dhr Van Gorp en dhr. Jespers duidelijk toegelicht; hier werd voornamelijk de combinatie van het sociale en sportieve aspect benadrukt welke de club hoog in het vaandel draagt - de kernwaarden voor zowel de club als voor de JO zijn voldoende op elkaar afgestemd; de primaire functie van de JO binnen de club werd duidelijk geformuleerd - er is geen duidelijke strategie, stappenplan of scenario opgesteld inzake doorstroming van eigen opgeleide spelers naar de A-kern; m.a.w.: op welke procesmatige wijze wil met talenten (door)ontwikkelen naar het fanionelftal?; (Actiepunt/AP 1); de visie JO en 1 e elftal dienen hiervoor dusdanig op elkaar afgestemd te zijn - de club/jo heeft standpunten ingenomen wat betreft het intern beleid; het extern beleid omvat momenteel een samenwerking met K.S.K. Kasterlee en een informele samenwerking met scholen Doelstellingen en financiële planning - de club baseert haar sterkte/zwakte-analyse (SWOT) op de vorige Foot PASS-audit en waaruit voornamelijk strategische (lange termijn) doelstellingen werden weerhouden; deze werden in 2015 opnieuw geëvalueerd; we adviseren om eveneens operationele (korte termijn) doelstellingen met concrete acties te formuleren (AP 2) - voor een optimale implementatie en opvolging is het raadzaam om deze doelstellingen uit te werken volgens het SMART-principe (wat, meetbaar, timing, verantwoordelijke); op deze manier kan er nauwkeuriger opgevolgd en geëvalueerd worden; ev. kan aan elke doelstelling nog een budget gekoppeld worden (AP 3) - F.C. Zwaneven werkt met een centrale rekening - uit de globale analyse van de financiële documenten besluiten we dat de JO actueel zelf instaat om het budget voor haar werking rond te krijgen (ref.: selfsupporting ); verder konden we uit de interviews afleiden dat niet alle jeugdinkomsten (volledig) terugvloeien naar de jeugdwerking (bijv. lidgelden); daarom is het opportuun intern eens de oefening te maken wat de JO effectief 'kost' op basis van haar reële inkomsten en uitgaven; we bevelen dan ook aan om een transparant jeugdbudget met gedetailleerde inkomsten en uitgaven op te stellen, met rechtvaardige verdeelsleutels voor gemeenschappelijke inkomsten en uitgaven, bijv. kantine-inkomsten, F.C. Zwaneven 2

3 nutsvoorzieningen enz. (AP 4); dit is een belangrijk aandachtspunt teneinde de werkingsmiddelen voor de JO te optimaliseren; om de werking van de JO een versnelling hoger te laten schakelen, is het aangewezen een structurele top-down investering te voorzien vanuit het clubbudget bovenop een jeugdbudget in balans (AP 5); een efficiënte en effectieve opleiding i.f.v. van doorstroming kan enkel maar als dit ook (extra) financieel gedragen en ondersteund wordt door het clubbestuur - de jeugdverantwoordelijken in de Raad van Bestuur (RvB) hebben medebeslissingsrecht inzake het clubbudget 1. Uitwerken van een concrete strategie inzake doorstroming van eigen opgeleide spelers naar de A-kern 2. De strategische doelstellingen omzetten in korte termijndoelstelling met concrete acties 3. Doelstellingen uitwerken volgens SMART en hieraan een budgettering koppelen 4. Een transparant jeugdbudget opstellen met alle inkomsten en uitgaven 5. Een jaarlijkse structurele top-down investering voorzien Organisatie Organisatiestructuur - binnen F.C. Zwaneven is een globaal cluborganigram voorhanden; de hiërarchische positioneringen en de onderlinge samenhang van de verschillende beleidsorganen is visueel duidelijk - de RvB kan nog duidelijk gepositioneerd worden; de JO wordt vertegenwoordigd door de Jeugdsecretaris en deze heeft een volwaardig beslissingsrecht - er is binnen de club een Sportieve Cel (SC, ref.: Sportief beleid); de TVJO maakt hier deel van uit en heeft medebeslissingsrecht; dit is cruciaal voor het afstemmen van de voetbalvisie op club- en jeugdniveau alsook voor de doorstroming van eigen opgeleide spelers naar de A-kern - de JVz en de TVJO zijn de link tussen de JO en het Dagelijks Bestuur en hebben hierin een volwaardig medebeslissingsrecht Leiderschap en besturing - de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RVB werden duidelijk omschreven - er is een duidelijke formulering van de taken en verantwoordelijkheden van de SC - de taken en verantwoordelijkheden van het Managementteam JO (MJO) kunnen uit de afzonderlijke functiebeschrijvingen worden opgemaakt - een besluitvormingsprocedure voor zowel de RVB als het MJO en de SC werd nog niet geformuleerd(ap 6) 6. Opmaken van besluitvormingsprocedures voor de SC, het MJO en de RVB Talentidentificatie en voetbalopleiding Voetbalspecifieke (opleidings)visie - F.C. Zwaneven heeft een voetbalvisie geformuleerd van hoe het haar 1 ste elftal en de JO wil zien voetballen; het is aangewezen deze visie continu te blijven afstemmen en steeds te verfijnen (AP 7) - de club neemt duidelijke standpunten in over de samenstelling van de leeftijdsgroepen; dit geldt ook voor de specialisatie inzake posities voor F.C. Zwaneven 3

4 veldspelers per ontwikkelingsfase (OF); de interviews leerden ons dat tot OF2 zonder vaste keeper wordt gespeeld - het opleidingsplan (OP) en opleidingsfilosofie is gebaseerd op de voetbalopleidingsvisie van de KBVB; uit de interviews met de trainersstaf blijkt wel dat dit alles nog beter naar de praktijk kan worden vertaald (AP 8) - de taakomschrijvingen per positie per OF in B+ en B- zijn uitgewerkt - momenteel zijn er binnen de club richtlijnen inzake methodiek en didactiek tijdens trainingen en wedstrijden vastgelegd; deze dienen nauwkeuriger omgezet te worden naar de praktijk wat o.a. blijkt uit de interviews en de Praktische implementatie (AP 8) Opleidingsplan ontwikkelingsfase 1 en 2 - net als voor de lichamelijke en mentale vorming worden er voor de voetbaltechnische en -tactische vorming topics en leerplandoelstellingen opgesteld op macroniveau ; om de kwaliteit van de opleiding te verhogen, raden we aan de jaarplannen niet alleen op macro- (meerjarenplan) maar ook specifiek op mesoniveau (seizoensplanning, bijv. opgedeeld in modules of maanden) op te stellen (AP 9) - er zijn modeltrainingen aanwezig Opleidingsplan ontwikkelingsfase 3 en 4 - de rode draad in het opleidingsplan doorheen OF1 en OF2 gaat verder in OF3 en OF4 (AP 9) - het is aangewezen om de nog op te stellen leerdoelstellingen binnen OF4 te koppelen aan individuele sterkte/zwakte analyses van spelers teneinde deze te vertalen in Persoonlijke Ontwikkelingsplannen (POP en); de praktische uitvoering van een POP is het Persoonlijk Actieplan dat met de speler wordt besproken (AP 11) - er zijn modeltrainingen aanwezig Opleidingsplan keepers - een specifiek gedetailleerd OP voor doelmannen is nog niet opgesteld, doch enkele topics werden reeds geformuleerd (AP 10) Trainings- en wedstrijdorganisatie - de club heeft een standaardformulier opgesteld om trainingen voor te bereiden; in de praktijk worden deze formulieren niet steeds gebruikt (AP 12) - er zijn geen formulieren aanwezig om evaluaties van wedstrijden en trainingen te maken (o.a. per OF met ruimte voor kwalitatieve feedback) (AP 12) - actueel is er nog geen standaardformulier en ook geen vaste standaardprocedure geformuleerd voor wedstrijdvoorbereidingen (AP 12) Speel- en trainingsgelegenheid - de club heeft formele afspraken gemaakt over de minimale speeltijd per speler (50%) tijdens wedstrijden; uit de interviews blijkt dat deze principes worden nageleefd - speelminuten en aanwezigheden worden genoteerd maar niet centraal bijgehouden (AP 13) Praktische implementatie - training: o een schriftelijke voorbereiding was voorhanden o het trainingsthema was coördinatie - passing - driehoekspel o er werden geen individuele trainingsdoelen weerhouden F.C. Zwaneven 4

5 o het fun-element was aanwezig door het aantal balcontacten en de vele afwerkingsvormen; een leuke variatie was het rondootje o specifiek feedback werd individueel en collectief gegeven om de kwaliteit van de technische uitvoering te verhogen o er werden (te) weinig wedstrijdgerelateerde oefenvormen geïmplementeerd buiten het vrije wedstrijdje op het einde o de coaching was ondersteunend en positief via een correct taalgebruik o d.m.v. vraagstelling kan er interactie zijn tussen trainer en spelers en zal er een krachtige(re) leeromgeving gecreëerd worden (AP 14) o het gebruik van demo s en het toepassen van de stop-help methode kunnen een meerwaarde betekenen in het stimuleren van een kwalitatieve uitvoering en interactie (AP 14) o het gebruik van de voetbaltaal dient gestimuleerd te worden 7. De voetbalvisie van het fanionelftal continu blijven afstemmen op de opleidingsvisie 8. De OP en en opleidingsvisie sterker implementeren doorheen alle OF s incl. de didactische en methodische principes tijdens trainingen en wedstrijden 9. De OP en periodiseren op mesoniveau 10. Een OP voor doelmannen grondig uitwerken 11. Specifieke LPD en opstellen voor OF4 en POP en integreren 12. Formuleren van een vaste procedure en formulier voor wedstrijdvoorbereidingen en het ontwikkelen van standaardformulieren ter evaluatie van trainingen en wedstrijden 13. Het toepassen en opvolgen van de permanente registratie van speelminuten 14. Het creëren van een interactieve leeromgeving Staf - het aantal gediplomeerde trainers is laag met vijf op twintig (of 25%); een extra aanmoediging om (bij)scholing te volgen is nodig; algemeen moedigen we aan om het aantal gediplomeerde trainers te verhogen (AP 15); de organisatie van opleidingen en bijscholingen op de accommodatie kan eveneens stimulerend werken om de kwalificatie en kennis van de trainersstaf te verhogen (AP 15) (AP 25) - de club kan steeds op een groot aantal medewerkers rekenen 15. De kwalificatie en specifieke voetbalkennis van de technische staf verhogen Individuele Evaluatie en Begeleiding Screening en individuele data - actueel voert F.C. Zwaneven nog geen specifieke voetbalspecifieke screening uit, tenzij bij sommige elftallen via een evaluatieformulier; we adviseren om in de toekomst een standaardprocedure uit te werken om de technische, tactische, fysieke en mentale competenties van spelers in kaart te brengen via screenings en testen, bijv. via een jongleertest, fysieke veldtesten zoals uithouding, snelheid enz. (AP 16) - de club past geen sportmedische screening toe; dit kan ev. een meerwaarde betekenen in het vroegtijdig opsporen van blessures en het bepalen van de groeispurt (AP 16) - zoals eerder aangegeven raden we aan om het aantal speelminuten te registreren via formulieren en te bewaren teneinde de principes inzake speelgelegenheid in de praktijk te stimuleren en op te volgen (AP 13) F.C. Zwaneven 5

6 Individuele evaluatie en bijsturing - zoals vermeld maakt de club nog onvoldoende gebruik van de evaluatieformulieren (met uitzondering van OF2 en OF3); het is aangewezen om de implementatie per OF door te drukken en deze evaluatie af te stemmen op de specifieke topics en LPD en teneinde de spelers nauwkeurig te kunnen beoordelen via een kwantitatieve en kwalitatieve feedback (AP 17); in de toekomst kan men op basis van deze analyse huiswerk meegeven met de speler om specifieke technische vaardigheden extra te oefenen tijdens een bepaalde periode; voor spelers van OF4 kan dit profiel, zoals vermeld, vertaald worden in een POP wat concrete werkpunten bevat per speler (AP 18) Individuele feedback en functioneringsgesprekken - actueel organiseert de club geen functioneringsgesprekken met spelers/ouders (AP 19); o.b.v. formele evaluaties betekenen deze gesprekken een meerwaarde in de individuele begeleiding van spelers; daarnaast bieden ze de gelegenheid om de toekomstperspectieven van de speler te bespreken; tenslotte kunnen besluiten en ev. acties uit deze gesprekken schriftelijk weerhouden worden in een persoonlijk speler dossier - uit de interviews blijkt dat spelers zowel individueel als collectief feedback krijgen tijdens trainingen en wedstrijden 16. Opstellen en integreren van een voetbalspecifieke en medische screening 17. De individuele evaluaties implementeren binnen alle OF s en vervolledigen met huiswerk en actiepunten 18. Voor OF4 de evaluaties vertalen in een POP 19. Organiseren van functioneringsgesprekken met spelers/ouders Ondersteuning en Rekrutering Medische begeleiding - om een gezonde en verantwoorde sportbeoefening te verzekeren, werd een vaste blessurebehandelingsprocedure opgemaakt (wat te doen vanaf het oplopen van een blessure tot en met de revalidatie) - het is te allen tijde te vermijden dat de trainer af gaat op het woord van de speler om de trainingen te hervatten na een blessure; in dit kader dient een gedetailleerde procedure uitgewerkt te worden wanneer trainingen en/of wedstrijden mogen hervat worden (wie beslist, hoe wordt de trainer op de hoogte gebracht enz.?) - hierop aansluitend is het alvast positief dat er EHBO-instructies bij sportletsels ter beschikking zijn voor de trainers en afgevaardigden; aanvullend kan deze materie extra toegelicht worden door bijv. iemand van het Rode Kruis uit te nodigen op de club Sociale begeleiding - op sociaal gebied onderscheid de club zich door het lidgeld voor spelers uit kansarme gezinnen aan te passen - op sociaal maatschappelijk gebied levert de club inspanningen om waar mogelijk mee te werken aan een goed doel, doch een vast gegeven is dit nog niet - concrete activiteiten m.b.t. preventie en remediëring van sociaal probleemgedrag zijn nog niet uitgewerkt; de aanstelling van een ombudspersoon kan dit opstarten (AP 20) F.C. Zwaneven 6

7 Rekrutering - de club heeft een formeel samenwerkingsverband met K.S.K. Kasterlee en kan zo haar talentvollere jeugdspelers een provinciale opleiding aanbieden - rekruteren van nieuwe spelertjes gebeurt via flyers in naburige scholen voor O1 en O2 en via voetbalstages; dit kan uitgroeien tot een volwaardig ledenwervingsplan (AP 21) - een specifiek ledenwervingsplan voor meisjes is niet uitgewerkt (AP 22) 20. Uitwerken van een sociale begeleiding 21. Een ledenwervingsplan met specifieke doelstellingen en acties ontwikkelen 22. Activiteiten rond de rekrutering van meisjes organiseren Communicatie en HRM Interne & externe communicatie - er zijn specifieke gedragsregels geformuleerd, en dit zowel voor spelers, ouders, trainers en jeugdafgevaardigden; deze worden gecommuniceerd via de clubwebsite - de club organiseert jaarlijks een algemeen infomoment voor de ouders van nieuwe spelers - de club organiseert allerhande activiteiten om het verenigingsweefsel te verstevigen; dit kunnen we enkel maar aanmoedigen en stimuleren - de organisatie van een jeugd(participatie)raad of spelersplatform is opportuun om de spelers zo actief bij het beleid van de club te betrekken; zo wordt o.a. ook hun mondigheid en persoonlijkheid verder ontwikkeld; dit kan op termijn leiden tot meer engagement en doorstroming naar vrijwilligersfuncties binnen de club (AP 23) - jaarlijks wordt er een tornooi georganiseerd toegankelijk voor de ploegen uit de regio - de website is voldoende informatief Human resources management - actueel is er binnen de club geen vaste strategie uitgewerkt om medewerkers te rekruteren (AP 24); hier wordt best een verantwoordelijke voor aangeduid - er worden maandelijks vergaderingen georganiseerd voor het MJO, incl. verslaggeving; de technische staf vergadert sporadisch - er worden geen interne vormingsactiviteiten georganiseerd; het inrichten van demotrainingen en discussiemomenten rond voetbalspecifieke thema s is een opportuniteit (AP 25) - de club stimuleert het volgen van externe opleidingen door trainers te ondersteunen via een terugbetaling van het inschrijvingsgeld - tijdens het bezoek van de TVJO aan trainingen is er de mogelijkheid tot informele feedback; momenteel heeft de club geen vaste procedure voor de formele evaluatie van de technische staf uitgewerkt; wij adviseren om in de toekomst functioneringsgesprekken met de technische staf te organiseren (AP 26); deze jaarlijkse evaluaties kunnen het ondersteuningsproces van de technische staf optimaliseren Ledenbehoud - actueel heeft de JO nog geen ledenbehoudsplan met concrete actiepunten opgesteld - om te weten wat er leeft onder de interne leden kan een jaarlijkse enquête voor de spelers/ouders en trainers veel aan het licht brengen; op deze manier kunnen er nog meer concrete actiepunten worden uitgewerkt om de mogelijke drop-out van spelers en medewerkers tegen te gaan (AP 27) F.C. Zwaneven 7

8 - de club organiseert tijdens het seizoen sociale nevenactiviteiten om het verenigingsleven te ondersteunen 23. Een jeugd(participatie)raad opstarten 24. Een procedure uitwerken voor de aanwerving van medewerkers 25. Inrichten van interne vormingsactiviteiten zoals demotrainingen 26. Evaluaties en functioneringsgesprekken met trainers implementeren 27. Het plannen van een enquête i.f.v. ledenbehoud Accommodatie en Materieel - de JO beschikt over een modern en goed onderhouden jeugdcomplex - men beschikt per ploeg over voldoende voetbaldidactisch materiaal en elk veld is voorzien van het nodige aantal doelen (groot en klein) - er dient (verder) aandacht geschonken te worden aan de kwaliteit van de trainingsvelden; de verlichting is voldoende - er zijn voldoende kleedkamers ter beschikking van de JO en deze zijn van een goede kwaliteit - er zijn aparte (kantoor)ruimtes voorzien met ICT-materiaal incl. WIFI - een centraal gedeeld databeheer of gespecialiseerde voetbalsoftware is niet aanwezig (AP 28) 28. Op termijn investeren in gespecialiseerde voetbalsoftware Effectiviteit - zestien van de 22 spelers die deel uitmaakten van de A-kern van vorig seizoen ( 14-15) hebben hun opleiding bij F.C. Zwaneven genoten; met deze 70% eigen opgeleide spelers is er sprake van een volwaardig doorstromingsproces, temeer daar veertien van deze zestien regelmatig basisspeler waren; teneinde in de toekomst de doorstroming te blijven garanderen, is het noodzakelijk ze strategisch en operationeel te plannen en op te volgen (AP 29) - binnen de huidige B-kern is het aandeel eigen opgeleide spelers 68% 29. De doorstroming van eigen opgeleide jeugdspelers naar de A-kern en de B-kern blijvend ter harte nemen F.C. Zwaneven 8

9 Actiepunten 1. Uitwerken van een concrete strategie inzake doorstroming van eigen opgeleide spelers naar de A-kern 2. De strategische doelstellingen omzetten in korte termijndoelstelling met concrete acties 3. Doelstellingen uitwerken volgens SMART en hieraan een budgettering koppelen 4. Een transparant jeugdbudget opstellen met alle inkomsten en uitgaven 5. Een jaarlijkse structurele top-down investering voorzien 6. Opmaken van besluitvormingsprocedures voor SC, MJO en de RVB 7. De voetbalvisie van het fanionelftal continu blijven afstemmen op de opleidingsvisie 8. OP van de JO beter implementeren doorheen alle OF s 9. De OP en periodiseren op mesoniveau 10. Een OP voor doelmannen grondig uitwerken 11. Specifieke LPD en opstellen voor OF4 en POP en integreren 12. Formuleren van een vaste procedure voor wedstrijdvoorbereidingen en het ontwikkelen van standaardformulieren ter voorbereiding en evaluatie van trainingen en wedstrijden 13. Het toepassen en opvolgen van de permanente registratie van speelminuten 14. Het creëren van een interactieve leeromgeving 15. De kwalificatie en specifieke voetbalkennis van de technische staf verhogen 16. Opstellen en integreren van een voetbalspecifieke en medische screening 17. De individuele evaluaties implementeren binnen alle OF s en vervolledigen met huiswerk en actiepunten 18. Voor OF4 de evaluaties vertalen in een POP 19. Organiseren van functioneringsgesprekken met spelers/ouders 20. Uitwerken van een sociale begeleiding 21. Een ledenwervingsplan met specifieke doelstellingen en acties ontwikkelen 22. Activiteiten rond de rekrutering van meisjes organiseren 23. Een jeugd(participatie)raad opstarten 24. Een procedure uitwerken voor de aanwerving van medewerkers 25. Inrichten van interne vormingsactiviteiten zoals demotrainingen 26. Evaluaties en functioneringsgesprekken met trainers implementeren 27. Het plannen van een enquête i.f.v. ledenbehoud 28. Op termijn investeren in gespecialiseerde voetbalsoftware 29. De doorstroming van eigen opgeleide jeugdspelers naar de A-kern en de B-kern blijvend ter harte nemen F.C. Zwaneven 9

10 Conclusie F.C. Zwaneven heeft reeds een goede jeugdwerking en kan ambitieus naar de toekomst kijken. Binnen de club zijn heel wat gemotiveerde mensen aan het werk ten dienste van de JO. De club beschikt over een goed uitgewerkt OP, heeft een goede doorstroming naar de A-kern, doch op gebied van rekrutering, communicatie en individuele evaluatie dienen nog stappen gezet te worden. Naar de toekomst toe is het zaak om het OP nog meer in de praktijk te brengen en aandacht te besteden aan bovenvermelde actiepunten. We wensen de club hier alvast alle succes bij! F.C. Zwaneven 10

11 een project van Voetbalfederatie Vlaanderen en Double PASS met de steun van de Vlaamse Overheid Double PASS bvba